Bebi Ecaterina Grupa 125, Seria A

MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR

1. Descrierea de ansamblu Acest pas descrie stocarea si partajarea documentelor electronice si pe hartie. Cu cat proiectul este mai mare, cu atat mai dificila devine partajarea eficienta a informatiilor intre toti membri echipei si partile interesate de proiect . Acest aspect intervine mai ales cand mai multe persoane lucreaza la un livrabil mare. Daca managerul de proiect nu se gandeste dinainte la aceste procese pentru managementul documentelor, echipa va intampina probleme in gasirea informatiilor relevante. Acestia se vor simti de asemeni frustrati in gestionarea livrabilelor aflate in formate inconsistente. In general, aceasta rezulta in accentuarea confuziei si efortul de refacere a lucrarilor deja terminate. In general, ideea managementului documentelor este similara cu ceea ce se face pentru managementul codului sursa al programelor pentru calculator. Managementul codului sursa trebuie facut cu ajutorul unei unelte pentru managementul schimbarilor software, sau al unei baze de date care tine evidenta proprietatii codului si a versiunilor. Fara astfel de unelte, dezvoltarea si intretinerea proiectelor software de mari dimensiuni ar fi foarte dificila. In acelasi mod trebuie aplicat si managementul si controlul documentelor, in special pentru proiectele mari. Citeva exemple vor ajuta la explicarea acestui concept. Sa spunem ca proiectul tau va crea multe documente care trebuie stocate si partajate de exemplu Definitia Proiectului, Jurnalul Situatiilor Dificile, Cerintele de Business, Planul de Testare, etc. Dupa ce un document este creat, membri echipei trebuie sa stie unde va fi stocat. In functie de complexitatea uneltei software, documentul poate fi plasat intr-un director din retea, intr-un director aflat pe discul local, intrun pachet software pentru managementul documentelor, etc. Dupa crearea documentului, trebuie sa stii cine poate avea acces la el. Majoritatea documentelor pot fi accesibile intregii echipe, dar vrei ca acestia sa aiba doar drepturi de citire nu de modificare. Trebuie sa creezi o conventie de denumire pentru documentul original si pentru orice revizuire a sa. Spre exemplu, daca actualizezi Definitia Proiectului, trebuie ca documetul actualizat sa inlocuiasca versiunea mai veche? Probabil ca ar trebui sa salvezi documentul original si sa denumesti noul document versiunea 2. Toate acestea fac parte din procedurile pentru managementul documentelor. Sa analizam de asemeni si rapoartele asupra starii curente. Trebuie sa te gindesti dinainte ce conventie de denumire vei folosi pentru rapoartele asupra

Bebi Ecaterina Grupa 125, Seria A

starii curente. Daca fiecare membru al echipei trimite managerului de proiect un raport, nu va trece mult pana cand managerul de proiect va avea zeci sau sute de rapoarte. Daca formatul raportului este Nume / Data / Raport asupra Starii Curente sortarea se va face in ordine cronologica. Daca rapoartele vor fi denumite Nume / Raport asupra Starii Curente / Data, sortarea se va face dupa numele perosanei. Poate ca managerul de proiect ar trebui sa stearga rapoartele dupa ce le revizuieste. Toate aceste intrebari sunt componente ale managementului documentelor. Consideratiile privind managementul documentelor sunt neimportante pentru proiectele mici. Pentru proiectele mari insa, aceste procese trebuie planificate din timp, in caz contrar aparand confuzii, incertitudine si munca suplimentara pe masura ce proiectul evolueaza. 2. Date structurate si nestructurate Datele pot fi stocate intr-una din cele doua stari: structurate sau nestructurate. Datele structurate se refera la informatii stocate intr-un format repetitiv si structurat. Datele structurate se refera la fisiere, tabele, baze de date, data warehouse, etc. Acest tip de date este usor de stocat si accesat prin intermediul programelor de calculator. In schimb, datele nestructurate sunt de obieci intr-un format care este mai usor de inteles pentru oameni. Datele nestructurate includ documente, imagini, grafica, inregistrari audio si video, etc. Datele nestructurate pot fi manipulate din ce in ce mai usor cu ajutorul computerului, dar intelegerea continutului de baza se face in continuare de catre oameni. Aceasta sectiune a Metodologiei TenStep prezinta aspectele managementului documentelor. Cu toate ca documentele sunt preocuparea principala pentru toate proiectele, acest termen poate fi extins la proiectul tau pentru a include orice tip de data nestructurata descris anterior. Cu alte cuvinte, daca proiectul genereaza fisiere audio si video, se pot utiliza aceleasi tehnici pentru conventiile de denumire, indexare, stocare, etc.

Managementul Documentelor / Procesul

1. Descrierea de ansamblu Componentele procesului de management al documentelor sunt descrise in aceasta sectiune. Aceste procese pot fi modificate in functie de necesitatile proiectului si apoi incluse in documentul Procedurile pentru Managementul Proiectului. Multe dintre aceste componente sunt necesare pentru a sprijini procesul pe care-l parcurge un document de la creare la aprobare.

Bebi Ecaterina Grupa 125, Seria A

2. Proiecte Mici Cu toate ca proiectele mici au putine probleme legate de managementul documentelor, unele dintre procese si infrastructura pentru managementul documentelor pot fi totusi relevante si pentru acestea. De exemplu, chiar si un proiect mic va avea nevoie de un depozit comun sau o structura de directoare pentru a stoca livrabilele proiectului. Alte aspecte ale managementului documentelor, cum sunt conventiile comune de denumire, pot fi de asemeni relevante in functie de cat de multe documente sunt generate. Fiecare manager de proiect isi poate evalua propriul proiect pentru a vedea ce parti ale managementului documentelor au sens in contextul proiectului. Daca se utilizeaza un software pentru managementul documentelor, acesta poate facilita si rezolva multe dintre aceste aspecte. 3. Proiecte Medii Cu cat proiectul este mai mare, cu atat este necesara mai multa rigoare si structura in managementul documentelor. Te poti confrunta cu o mare dezordine cand cauti si salvezi documente, daca nu te-ai gandit dinainte la un plan pentru managementul documentelor. Urmatoarele domenii trebuie considerate parti ale planului general pentru managementul documentelor. Acestea nu reflecta un proces in sine, deoarece multe dintre aceste elemente pot fi luate in considerare simplementate in orice ordine. Determina unde vor fi stocate documentele . Echipa de proiect trebuie sa aiba un loc comun, sau repository, pentru stocarea documentelor. Acesta poate fi un director de fisiere, o aplicatie software pentru managementul documentelor, un dulap pentru stocarea dosarelro de carton, etc. Managerul de proiect trebuie sa se asigure ca documentele nu sunt stocate oriunde in functie de preferintele fiecarui membru al echipei. Daca se intampla asa, echipa va avea dificultati in gasirea documentelor importante cand are nevoie, in special daca exista fluctuatie de personal in cadrul echipei. Echipa trebuie de asemeni sa stie ce tipuri de documente vor fi adaugate in repository. Este posibil ca acesta sa contina fiecare document in toate stadiile de evolutie, incluzand versiunile preliminare si documentele din spatiul de lucru al fiecarui membru al echipei. Oricum, se obisnuieste ca fiecare membru al echipei sa aiba un spatiu propriu de lucru in care sa-si stocheze propriile documente si numai versiunile finale, aprobate, sa fie stocate in biblioteca. Defineste o structura logica si fizica pentru organizarea documentelor . Odata ce stii unde trebuie stocate documentele, trebuie de asemeni sa determini structura directorului. Aceasta ii ajuta pe membri echipei sa stie unde trebuie sa salveze documentele si sa le gaseasca usor atunci cand au nevoie de ele. Primul pas este definirea organizarii logice a documentelor, care inseamna doar crearea

Bebi Ecaterina Grupa 125, Seria A

unei ciorne pe baza careia sa poti culege feedback. Dupa ce s-a convenit asupra acestui model logic, el trebuie implementat intr-o structura specifica de diretcor sau alta aplicatie software. Structura trebuie sa fie simplu de inteles si sa permita gasirea rapida a informatiilor relevante. Dupa crearea structurii logice pentru citeva proiecte, vei incepe sa descoperi similitudini si vei vedea ca este benefic sa creezi o structura standardizata pentru toate proiectele. Definirea standardelor de denumire. Poate fi dificil sa regasesti documentele chiar daca exista o structura de organizare buna. Un standard comun pentru denumirea documentelor faciliteaza regasirea informatiei. Un astfel de exemplu a fost descris anterior pentru conventia de denumire privind Raportul asupra Starii Curente. O astfel de conventie poate fi 20031201 Joe Smith Raport asupra Starii Curente. In aceasta schema, toate rapoartele dintr-o anumita perioada vor fi alaturate. Pe de alta parte Joe Smith 20001201 Raport asupra Starii Curente grupeaza rapoartele dupa persoana. Managerul de proiect trebuie sa se asigure ca toata lumea foloseste aceeasi schema de denumire. Desi acest exercitiu poate parea plictisitor, a avea un standard comun pentru denumirea documentelor asociate este deosebit de util, deoarece echipa proiectului va genera sute de documente de-a lungul timpului. Determina daca unele documente necesita versionare . Managerul de proiect trebuie sa determine daca se vor salva versiuni multiple ale documentelor sau se va salva doar ultima versiune. Multe documente, cum este Definitia Proiectului, trebuie sa aiba salvate toate versiunile aprobate. Pentru acestea, conventia de denumire necesita un fel de numar de versiune. De exemplu, documentul original poate fi denumit Definitia Proiectului ABC v 1. Numele documentului se va schimba cu Definitia Proiectului ABC v 2 daca este revizuit ulterior. Versiunile vechi sunt in continuare disponibile, daca este nevoie de ele. Pe de alta parte, documente cum este Jurnalul Situatiilor Dificile contine toate situatiile curente si anterioare. Jurnalul curent inlocuieste intotdeauna jurnalul anterior si nu are nici un rost sa se pastreze versiuni separate. Determina daca (si cum) se va tine evidenta aprobarii documentelor . Cind documentele trebuie aprobate, si in special daca procesul de aprobare este lung, este important sa se tina evidenta situatiei aprobarilor. Spre exemplu, este important sa stii daca livrabilul pe care-l citesti este versiunea finala si aprobata, sau este doar o ciorna. Se pot tine biblioteci separate pentru documentele care trec prin diverse faze ale procesului de aprobare. Indicatorii tipici sunt ciorna, in lucru si final. Cand se creaza un document, el este in modul ciorna. Cand documentul este circulat pentru aprobare, el trece in directorul in lucru. Cand documentul este aprobat, el trece in directorul final. Defineste standarde de formatare a documentelor . Este mai usor pe termen lung daca documentele sunt citite si create dupa un format standard. De exemplu, echipa ar trebui sa hotarasca asupra unui tipului si dimensiunii fontului pentru toate documentele. Suplimentar, echipa poate conveni asupra un antet standard, coperti, tabel de cuprins, etc. Aceasta furnizeaza un aspect standardizat al intregii documentatii.

Bebi Ecaterina Grupa 125, Seria A

Utilizeaza unelte standardizate pentru documente . Echipa trebuie sa aiba un set standard de unelete pentru procesarea documentelor. In mod normal, aceasta cerinta nu este o problema daca echipa este unitara. Lipsa uneletelor comune poate fi o problema daca echipa include perosane din organizatii diferite, tari sau firme diferite. Spre exemplu, ceva atit de simplu cum este o aplicatie standard pentru procesarea documentelor nu este in mod normal o problema. Oricum, daca ai in echipa furnizori sau subcontractori, unii vor folosi Word iar altii vor folosi WordPerfect ca unealta de procesare a documentelor. La fel, toti membri echipei trebuie sa utilizeze acelasi software pentru calcul tabelar. Odata ce s-a identificat aplicatia standard folosita, trebuie sa te asiguri ca intreaga echipa foloseste aceeasi versiune. Cu alte cuvinte, daca vrei sa folosesti Word 2000, asigura-te ca toti mebri echipei au Word 2000. Uneori documentele nu se pot partaja daca citirea si crearea lor nu se face cu aceeasi versiune de software. 4. Proiecte Mari Pentru proiectele mari, primul pas este sa analizezi procesul pentru proiecte medii, pentru ca toate elemenetele din acesta se aplica si la proiectele mari. De fapt, regulile pentru structurile directoarelor si conventiile de denumire sunt si mai importante in proiectele mari. In afara de aceste elemente, pentru proiectele mari trebuie avute in vedere si alte aspecte. Desemnarea unui bibliotecar. Odata ce ai stabilit un repository, cineva trebuie sa fie responsabil pentru managementul acestuia. Aceasta nu e o sarcina dificila daca proiectul este mic catre mediu. Oricum, daca proiectul genereaza multe documente, aceasta poate lua mult timp, posibil chiar sa necesite alocarea unei perosane cu program de lucru integral. Trebuie de asemeni sa desemnezi un inlocuitor pentru bibliotecar, cand acesta este plecat. Bibliotecarul poate fi un rol alocat unuia sau mai multor membri ai echipei. Oricum, acest rol poate fi indeplinit de o persoana cu atributii administrative, in proiectele care necesita un post cu program integral. Responsabilitatile bibliotecarului sunt urmatoarele: Coordonarea activitatilor legate de biblioteca de documente Stabilirea, mentinerea si impunerea standardelor bibliotecii de documente, precum si monitorizarea acestora pentru conformanta Identificarea si rezolvarea problemelor legate de biblioteca Monitorizarea si controlul accesului si al actualizarilor bibliotecii Determina cand este necesara arhivarea documentelor vechi, face arhivarea si curatarea bibliotecii. Definirea regulilor de acces.

Bebi Ecaterina Grupa 125, Seria A

Regulile de acces descriu cine poate revizui un document si cine il poate actualiza. Cele mai multe dintre documente vor fi accesibile intregii echipe pentru citire. Unele documente necesita un nivel mai ridicat de securitate. Oricum, trebuie clarificat ce documente pot fi actualizate decatre membri echipei. In general, regula este ca persoana care a creat documentul trebuie sa fie singura care il poate actualiza. Daca folosesti o aplicatie pentru managementul documentelor, aceste regului de acces pot fi stabilite si impuse. Chiar si daca folosesti o structura banala de directoare, poti stabili reguli clare. De exemplu, poti stabili un director pentru documente finale, aprobate, de care nimeni nu are voie sa se atinga. Poti de asemeni stabili directoare de lucru pentru membri echipei, unde acestia isi pot pune documentele personale si livrabilele aflate in lucru. Creaza scheme de cuvinte cheie si indexare pentru cautari. In functie de tehnologia folosita, ar trebui sa poti cauta documente. Aceste cautari se fac de obicei dupa numele documentului (aceasta face ca standardul de denumire sa fie si mai important) si/sau dupa cuvinte cheie. Cuvintele cheie sunt cuvinte descriptive care sunt asociate cu un document, astfel incat acesta sa poate fi regasit mai tarziu, chiar daca nu i se cunoaste numele sau locatia de stocare. Aceste cuvinte cheie formeaza metadatele documentului, adica datele care descriu documentul insusi. Strcutura de cuvinte cheie trebuie definita la inceput. Exemple de scheme simple de indexare include: titlul documentului, subiectul, autorul sau persoana de contact, data publicarii si citeva cuvinte cheie. Documentul va putea fi apoi regasit prin cautarea dupa oricare dintre cuvintele asociate cu aceasta schema. Definirea regulilor de actualizare a bibliotecii . Toti membri echipei au nevoie de acces complet la documentele la care lucreaza. Oricum, echipa trebuie sa decida daca oricine poate face actualizari ale documentelor apartinand altei persoane. Spre exemplu, este normal ca oricine sa poata adauga documente in partea de biblioteca in care se stocheaza livrabilele finale, aprobate. Pe de alta parte, poate ca vrei ca accesul la aceste zone sa fie controlat doar de catre bibliotecar. Calitatea generala a bibliotecii se va degrada daca oricine poate sa adauge, sa stearga si sa modifice documentele oriunde. Bibliotecarul trebuie sa controleze accesul la multe dintre aceste biblioteci. Membri echipei vor trimite documentele bibliotecarului, care le va adauga in biblioteca. O procedura pentru a sprijini acest proces: Membri echipei transmit documentele bibliotecarului cand au primit aprobarea finala sau la sfarsitul fiecarei faze si la sfarsitul proiectului. Membrul echipei completeaza un formular care descrie livrabilul, cuvintele cheie, data aprobarii, directorul pentru stocare, etc. Bibliotecarul verifica daca documentul este potrivit pentru biblioteca si daca respecta standardele proiectului. Daca nu corespunde sau nu respecta standardele, documentul este returnat membrului echipei pentru corectare. Daca documentul este relevant si respecta standardele, bibliotecarul il plaseaza in directorul corespunzator al biblioteci si actualizeaza alte informatii necesare despre cuvintele cheie. Bibliotecarul foloseste formularul documentului pentru

Bebi Ecaterina Grupa 125, Seria A

adaugarea metadatelor corespunzatoare, inclusiv cuvintele cheie, data aprobarii, descrierea, etc. Determinarea perioadei de retinere si de eliminare . Eliminarea documentelor vechi asigura pastrarea in bibiloteca doar a informatiilor relevante. De exemplu, rapoartele individuale saptamanale pot sa nu mai fie necesare dupa trei luni. In schimb, Definitia Proiectului este necesara pe toata durata proiectului, chiar daca este veche de 12 luni. Periodic, bibliotecarul poate arhiva informatiile care nu mai sunt relevante si poate sa elimine documentele vechi din biblioteca. Determinarea cerintelor de backup si de recuperare a bibliotecii . Daca nu se face automat backup, managerul de proiect trebuie sa puna activitati in planul de lucru pentru a fi sigur ca acesta se realizeaza. Daca organizatia are deja un proces sistematic pentru backup, asigura-te ca frecventa este adecvata pentru a permite refacerea versiunilor celor mai recente ale documentelor. Managerul de proiect trebuie sa stie unde se stocheaza backup-ul si pentru cat timp. Cel putin o copie a acestuia trebuie depozitata in alta locatie, pentru cazurile de dezastru. Revizuirea periodica a bibliotecii. Daca proiectul este foarte mare si biblioteca devine foarte complicata, poate avea rost sa se programeze o revizuire periodica a bibliotecii si a procesului de management al documentelor. Bibliotecarul va fi responsabil pentru coordonarea acestei revizuiri. In cursul revizuirii se pot verifica urmatoarele lucruri: Backup-ul si curatarea bibliotecii se fac corespunzator. Documentatia este stocata in locatiile corespunzatoare. Documentele sunt indexate si clasificate corespunzator, astfel incat pot fi accesate cand este nevoie de ele. Documentele se adauga permanent sau cel putin la sfirsitul fiecarei faze majore.

Managementul Documentelor / Tehnici

1. Tehnologia pentru managementul documentelor va influenta procesul O mare parte a procesului pentru managementul documentelor este influentata de tehnologia de managementul documentelor folosita in proiect. De exemplu, aplicatiile pentru managementul documentelor au de obicei o structura 7

Bebi Ecaterina Grupa 125, Seria A

logica standard. Tot ce ai de facut este sa introduci nume specifice pentru a-l face real. Programele pot impune de asemeni versionarea si pot avea caracteristici pentru autoritatea privind controlul actualizarilor. Aplicatia poate de asemeni descrie metadatele necesare pentru cuvintele cheie si indexare. 2. Documente de proiect si documente de managementul proiectului Biblioteca de documente contine toate livrabilele proiectului atit cele legate de proiect cat si cele legate de managementul proiectului. De exemplu, biblioteca va contine atit Definitia Proiectului si Planul de Lucru (livrabile de management de proiect), cat si Proiectul Tehnic si Planul de Testare (livrabile de proiect). Atunci cand incepi sa iei in considerare procesul pentru managementul documentelor, toate documentele produse in cadrul proiectului trebuie luate in considerare. 3. Dupa proiect Dupa ce proiectul a fost incheiat, unele documente trebuie arhivate in timp ce altele trebuie mentinute pe o perioada nedefinita. Spre exemplu, rapoartele asupra starii curente pot fi arhivate (sau eliminate) cand proiectul a fost incheiat, deoarece sunt perisabile si au o valoare limitata dupa terminarea proiectului. In schimb, trebuie sa salvezi Manualul de Utilizare dupa ce proiectul a fost terminat. Aceste documente salvate pot fi actualizate in continuare in biblioteca, daca aceasta este utilizata la nivelul intregii organizatii. Altfel, aceste documente pe termen lung trebuie mutate in biblioteca folosita de echipa de suport. Unele companii intretin o biblioteca centrala pentru livrabilele majore, care poate fi refolosita. De exemplu, cerintele de Business create pentru proiectul tau pot fi utilizate de alt proiect care se desfasoara in acelasi domeniu. Strategia de Testare definita in proiectul tau poate fi reutilizata in alt proiect cu necesitati similare privind testarea. Dupa incheierea proiectului, managerul de proiect si bibliotecarul trebuie sa determine ce informatii pot fi reutilizate in proiectele viitoare, daca organizatia are o biblioteca unde documentele pot fi introduse si salvate. 4. Spatii de lucru De obicei, biblioteca de documente nu contine documentele aflate in lucru (depinde si de aplicatia de managementul documentelor utilizata). Fiecare membru al echipei trebuie sa aiba un spatiu de lucru unde poate stoca versiuni ale documentelor care sunt in lucru dar nu sunt inca in circulatie. Acesta poate fi

Bebi Ecaterina Grupa 125, Seria A

o structura de director in care fiecare membru al echipei are acces deplin. Fiecare isi poate structura spatiul de lucru in functie de necesitatile proprii. 5. Ciorne Ciornele sunt documente care au fost completate de catre autor, dar care nu sunt inca gata pentru a fi considerate terminate din perspectiva proiectului. In cele mai multe cazuri, aceasta se intimpla pentru ca documentul parcurge un anumit proces de revizuire. Ciornele pot fi stocate in spatiul de lucru al autorului. Oricum, pentru proiectele mari, sau pentru proiectele in care este necesar un management mai riguros al documentelor, are sens sa intretii o biblioteca sau un director pentru ciorne. In acest caz, procesul de actualizare este urmatorul - documentul este creat si editat in spatiul de lucru al autorului. Dupa terminarea ciornei initiale, documentul este mutat din spatiul de lucru in biblioteca de ciorne. Documentul ramane acolo pana cand autorul are nevoie sa-l actualizeze sau este gata pentru a fi mutat in biblioteca proiectului. Daca ciorna trebuie actualizata din nou (sa zicem, pe baza revizuiri ulterioare), documentul este copiat inapoi in spatiul de lucru pentru actualizare, lasand o copie in biblioteca pentru ciorne. Cand procesul de actualizare este complet, documentul este mutat inapoi in biblioteca pentru ciorne cat timp este recirculat. Acest proces se repeta pana cand documentul este incheiat in totalitate. Atunci poate fi mutat din biblioteca de ciorne in locatia finala, in biblioteca proiectului. Valoarea acestei abordari este ca echipa proiectului are intotdeauna o singura ciorna oficiala a fiecarui document si o singura versiune aprobata, de asemeni. 6. Garbage in Garbage Out Aceasta problema clasica exista inca in managementul documentelor, indiferent de cat este de sofisticat procesul. Managementul documentelor ajuta la stocarea si extragerea informatiei care exista deja in proiect. De aceea, trebuie sa stabilesti de la inceput un set relevant de cuvinte cheie, sau altfel oameni nu vor putea regasi documentul mai tirziu. Chiar daca gasesti documentul, continutul poate fi sau nu util. Membri echipei trebuie sa inteleaga ca documentele lor trebuie sa fie bine scrise, astfel incat alte persoane sa le poata citi si intelege continutul. In unele proiecte mari, membri echipei cauta documente, le gasesc, dar descopera ca nu pot folosi continutul acestora. Procesul de managementul documentelor poate fi de folos in aceste situatii prin implicarea celorlalti, inclusiv a bibliotecarului, in revizuirea documentelor inainte de a fi adaugate in biblioteca. Oricum, daca permiti documentele prost scrise sa

Bebi Ecaterina Grupa 125, Seria A

fie adaugate in biblioteca, vei constata ca oamenii nu vor utiliza biblioteca prea des, de moment ce nu vor percepe valoarea documentelor continute in aceasta.

10