Ghidul Contabilului junior se adreseaz absolvenilor instituiilor de nvmnt cu profil economic, care dein deja noiunile de baz n domeniul

contabilitii (planul de conturi, funcionarea conturilor etc.). De aceea, acest material nu se dorete a fi un manual" despre ABC-ul nregistrrilor contabile. Se dorete a fi un material orientativ care s permit identificarea etapelor iniiale n procesul de cunoatere i familiarizare att cu particularitile firmei pentru care urmeaz s se in evidena contabil, ct i cu cerinele legate de organizarea i evoluia n timp a responsabilitilor unui contabil, vzute din perspectiva beneficiarului serviciilor de contabilitate. Elementele prezentate n acest ghid au n vedere att situaia prestrii serviciilor de contabilitate n cadrul departamentului financiar al unei firme, ct i n cadrul unei firme de contabilitate. Precizrile legate de proceduri i documente din acest material au n vedere legislaia actualizat
A

la nivelul lunii iulie 2010. In timp, este recomandat actualizarea conformitii acestor precizri cu legislaia n vigoare la un moment viitor.

I Cunoaterea dosarelor i a documentelor firmeiclient

Atenia Ia detalii, rbdarea i organizarea trebuie s se numere printre calitile unui contabil, caliti ce i vor permite stabilirea unei structuri logice, cu chei de control bine detenninate pentru ordonarea i corelarea unui volum semnificativ de documente i informaii. Aceast avalan de informaii se poate dovedi covritoare pentru un nceptor dac nu este abordat n mod sistematic. Pentru stabilirea unui reper iniial n cunoaterea firmei-client pentru care se va ine contabilitatea, o modalitate de abordare recomandat poate fi studierea dosarului cu documentele de constituire (act constitutiv, certificat de nregistrare, modificri la actul constitutiv) i contractele (de servicii sau de vnzare-cumprare) ale companiei respective pentru a fixa datele ce trebuie cunoscute obligatoriu: - n u m e l e finnei, reprezentanii legali, obiectul (obiectele) de activitate, sediul social, puncte de lucru, sucursale; - vectorul fiscal al acesteia: impozit pe profit sau microntreprindere, TVA sau nu, impozite salariale sau nu; - identificarea contractelor de servicii externe care ar trebui nregistrate la administraia financiar i verificarea existenei certificatelor de evitare a dublei impuneri aferente; - identificarea mijloacelor de transport, terenurilor sau cldirilor pentru care sunt ntocmite contracte de vnzare-cumprare i verificarea declaraiilor aferente. Toate aceste date de identificare din punct de vedere juridic i fiscal sunt importante pentru corecta ntocmire a documentelor justificative (facturi, chitane etc.) i a declaraiilor periodice. De asemenea, odat stabilit profilul firmei pentru care se va ine contabilitatea, se va putea face i corelarea corect ntre documentele contabile i cele juridice (de ex.: facturile cu contractele de servicii sau de vnzare-cumprare). 2. Din punct de vedere financiar-contabil, Ordinul nr. 3.512/2008 privind documentele financiarcontabile stabilete elementele principale pe care trebuie s le conin documentele justificative n baza crora se nregistreaz n contabilitate operaiunile economico-financiare: denumirea documentului;

 denumirea/numele i prenumele i, dup caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care ntocmete documentul; numrul documentului i data ntocmirii acestuia; menionarea prilor care particip la efectuarea operaiunii economico-financiare (cnd este cazul); coninutul operaiunii economico-financiare i, atunci cnd este necesar, temeiul legal al efecturii acesteia; datele cantitative i valorice aferente operaiunii economico-financiare efectuate, dup caz; numele i prenumele, precum i semnturile persoanelor care rspund de efectuarea operaiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atribuii de control financiar preventiv i ale persoanelor n drept sa aprobe operaiunile respective. coninutul operaiunii economico-financiare i, atunci cnd este necesar, temeiul legal al efecturii acesteia; datele cantitative i valorice aferente operaiunii economico-financiare efectuate, dup caz; numele i prenumele, precum i semnturile persoanelor care rspund de efectuarea operaiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atribuii de control financiar preventiv i ale persoanelor n drept s aprobe operaiunile respective, dup caz; alte elemente menite s asigure consemnarea complet a operaiunilor efectuate. Documentele care stau la baza nregistrrilor n contabilitate pot dobndi calitatea de document justificativ numai n condiiile n care furnizeaz toate informaiile prevzute de normele legale n vigoare.
In cuprinsul oricrui document emis de ctre o societate comercial trebuie s se menioneze i elementele prevzute de legislaia din domeniu, respectiv forma juridic, codul unic de

nregistrare i capitalul social, dup caz.

Conform articolului 74 din Legea nr. 31/1990 privind societile comerciale: (1) n orice factur,

ofert, comand, tarif, prospect i alte documente ntrebuinate n comer, emannd de la o societate, trebuie s se menioneze denumirea, forma juridic, sediul social, numrul din registrul comerului i codul unic de nregistrare. Sunt exceptate bonurile fiscale emise de aparatele de marcat electronice, care vor cuprinde elementele prevzute de legislaia din domeniu.
A.

In funcie de specificul lor, pentru documentele financiar-contabile pot exista cerine suplimentare celor menionate anterior cu titlu general. n plus, Normele metodologice ale Ordinului nr. 3.512/2008 precizeaz cerine specifice i modele minimale pentru documentele justificative i registrele obligatorii de contabilitate.

Ca exemplu de document pentru care exist cerine specifice menionate n alte legi, este factura care se ntocmete i se utilizeaz n conformitate cu prevederile Codului fiscal, articolul 155.

Factura cupiinde n mod obligatoriu urmtoarele informaii: a) numrul de ordine, n baza uneia sau mai multor serii, care identific factura n mod unic; b) data emiterii factinii; c) denumirea/numele, adresa i codul de nregistrare prevzut la art. 153, dup caz, ale persoanei impozabile care emite factura; d) denumirea/numele, adresa i codul de nregistrare prevzut la art. 153, ale reprezentantului fiscal, n cazul n care furnizorul/prestatorul nu este stabilit n Romnia i i-a desemnat un repre-