MANAGEMENTUL PROIECTELOR - PROIECTEALL MANAGER este un program de management.

Proiectat initial pentru birourile de arhitectura, pentru a-si evalua ct mai aproape de realitate costurile de realizare a constructiei, el a devenit un program la fel de util constructorilor (care pot aduga partea de manoper si celelalte costuri ce intervin n realizarea unei constructii) si furnizorilor de materii prime si materiale ce pot face acum oferte cu cele mai noi preturi, preturi ce intr automat n calcul final al constructiei. In paginile urmatoare sunt e plicati pasii de baza pentru crearea si gestionarea corecta a unui proiect. 1. Selectare Modul Proiecte !electarea modulului proiecte se face din meniul principal din modulul Managementul Proiectelor " Proiecte (vezi #ig.$.$.)

#ig.$.$.

. Crearea Categoriilor de Proiecte %rice proiect trebuie incadrat intr-o categorie de proiecte.

#ig.&.$. Pentru a putea defini datele principale ale unui proiect, prima etapa consta in crearea Categoriilor de Proiecte. Pentru activarea' dezactivarea ferestrei Categorii se foloseste functionalitatea cu acelasi nume din bara de instrumente. ( ista de asemenea posibilitatea de editare' stergere a categoriei selectate si actualizarea categoriilor introduse. % data stabilite categoriile de proiecte, se poate trece la adaugarea proiectelor. !. Creare Proiect intr-o Categorie de Proiecte

#ig.).$. *daugarea unui nou proiect intr-o categorie se poate face folosind clic+ dreapta mouse pe categoria respectiva sau folosind functionalitatea ,Adaugare "roiect- din bara de instrumente. #unctia .istare Proiecte va afisa toate proiectele e istente in categoria selectata.

#. $e%inire $ate Princi"ale Proiect

#ig./.$. 0atele principale ale proiectului se refera la denumire, incadrarea acestuia intr-o categorie de proiecte, stabilirea firmei si beneficiarului, cat si a datei de start si finale, cand se preconizeaza finalizarea proiectului. Pe parcursul acestui timp, proiectul va putea fi urmarit pas cu pas cu a1utorul diagramelor de timp. 2ampurile $enumire si Cod sunt obligatorii, in cazul necompletarii veti primi un mesa1 de atentionare. 2odul reprezinta un element de numerotare, el nu este generat automat de program, fiind lasat la latitudinea fiecaruia. &. Continut Proiect % data stabilita denumirea proiectului si categoria din care face parte, se trece la adaugarea continutului. Pentru o eficienta desfasurare a proiectului este indicat sa fie impartit pe etape, astfel se vor crea directoare si subdirectoare cu nume sugestive pentru fiecare etapa in parte.

#ig.3.$.

In e emplul de mai 1os am creat structura unui proiect4

#ig.3.&. '. Adaugare Produ(e in Proiect 0upa structurarea proiectului, urmatorul pas il constituie adaugarea produselor. *cest lucru se poate efectua cu a1utorul mouse-ului (un singur clic+ dreapta) (vezi #ig.5.$.)

#ig.5.$. sau se poate importa o lista din *llplan folosind functia Im"ortare din All"lan (vezi #ig.5.$.).

In programul *llplan, aceasta se regaseste in ,2antitati generale- " .ista 6 " *ll 7anager (vezi #ig.5.&.).

#ig.5.&. 0upa ce ati creat lista, se salveaza sub format te t cu o denumire sugestiva pe care sa o regasiti usor (e 4 Parter-la rosu). 0aca se alege varianta de adaugare produse din meniu, programul va deschide fereastra Catalog de unde se poate accesa Normati)ul de Produ(e (vezi #ig.5.).).

#ig.5.).

*. Normati) Produ(e

Pentru a avea acces la produse, initial va trebui importat 8ormativul din directorul 8ormative al programului. *cest lucru se efectueaza folosind functia cu acelasi nume din bara de instrumente. (vezi #ig.9.$.)

#ig.9.$. *cest normativ se prezinta sub forma a ) cataloage (catalog 2: catalog I;: catalog <P2=) ce se vor importa din directorul *ll 7anager in modulul Normati) Produ(e (vezi #ig.9.&.).

#ig.9.&.

+. Im"ort din Normati) in Catalog Pasul urmator il constituie importul produselor de care aveti nevoie din 8ormativ in 2atalog. Mentiune4 ( indicat sa stabiliti de la inceput pretul de catalog al produselor, astfel, in momentul crearii proiectelor, produsele vor fi importate cu pretul din catalog, acesta putand fi modificat ulterior in proiect. 0aca nu este stabilit pretul in catalog, produsele vor fi introduse in proiect cu valoarea >.

#ig.6.$. !e vor bifa toate produsele (sau produsele de care este nevoie), dupa care importul se va efectua cu a1utorul functiei Im"orta in Catalog din bara de instrumente.

,. Selectie Produ( <evenind in *ll 7anager la etapa adaugare produs, programul va deschide catalogul, in care s-au importat toare produsele din normative, si folosind functia dublu clic+ a mouse-ului se pot adauga pe rand produsele dorite (vezi #ig.?.$.).

#ig.?.$.

1-. Selectare cantitate Inainte de introducerea unui produs in proiect, trebuie introdusa cantitatea acestuia, fereastra va apare efectuand dublu clic+ pe un produs din catalog. In campul obligatoriu Cantitate este suficient sa se introduca valoarea numerica, unitatea de masura fiind pastrata de program.

#ig.$>.$.

In cazul in care se doreste introducerea aceleiasi cantitati pentru un numar mai mare de produse trebuie bifata functia din partea stanga a ferestrei ,*plica la toate- si programul va introduce cantitatea dorita la toate produsele selectate. 11. Introducere Reteta

#ig.$$.$. In momentul introducerii unui produs in proiect, veti primi un mesa1 de instiintare ca produsul respectiv contine ingrediente. ( ista posibilitatea de alegere daca se doreste introducerea produsului cu ingredientele sale sau doar introducerea produsului finit. Indicat este sa se accepte introducerea acestora cu ingrediente pentru a avea un control amanuntit asupra tuturor etapelor. % parte din produse contin si partea de manopera si echipamentee folosite. .a toate acestea se pot introduce preturile dorite direct in proiect, fara a afecta pretul de catalog al produselor. 0aca se doreste produsul finit fara a se tine cont de ingredientele folosite, manopera si echipamente este suficient sa se bifeze optiunea Ignorare Ingrediente in partea de 1os a ferestrei.

1 . .i/uali/are Reteta Produ( in Proiect

#ig.$&.$.

!ub fiecare produs introdus va aparea reteta acestuia 4 ingrediente, manopere si echipamente folosite. 1!. In(umare Mano"era

#ig.$).$. *vand retetele produselor, se poate calcula amanuntit manopera pentru fiecare produs in parte. 0in %ptiuni se selecteaza functia In(umare si se alege optiunea ,=oate manoperele ingrediente-. 1#. $e%inire Pret Total Mano"era "e Produ(

#ig.$/.$.

#ereastra de insumare manopera contine cateva campuri obligatorii ce trebuie completate. Programul denumeste singur descrierea sumei si unitatea de masura. .a Pret @nitar se stabileste pretul pe manopera, pret ce va intra in calculul total al proiectului. 1&. Inlocuire Produ( din Reteta

#ig.$3.$. In cazul in care se doreste inlocuirea unui produs din reteta, e ista optiunea Inlocuire. Programul va incarca lista cu toate produsele din catalog de unde puteti selecta noul produs dorit (vezi #ig.$3.&.).

#ig.$3.&.

1'. $e%inire Cantitate Produ( Nou In momentul introducerii noului ingredient in proiect trebuie redefinita cantitatea acestuia (vezi #ig.$5.$.).

#ig.$5.$.

1*. .i/uali/are Cantitati Produ( Nou 0aca se doreste introducerea noului produs cu tot cu ingredientele sale, acestea vor aparea in proiect ca sume 4 suma produse, suma echipamente si suma manopere (vezi #ig.$9.$.).

#ig.$9.$.

1+. $e%alcare Reteta Produ( Nou (i .i/uali/are Produ(e

#ig.$6.$. $etaliere Suma este e act procesul invers al functiei suma manopere, desface suma respectiva in componentele sale. In fig.$6.&. sunt prezente produsele din Suma Produ(e. !e recunosc usor datorita e plicatiilor din paranteze, in dreptul fiecarui produs fiind scrisa provenienta.

#ig.$6.&.

1,. $e%inire Preturi Produ(e =rebuie tinut cont de un aspect foarte important, cand se defineste un pret de produs direct in proiect, nu )a %i in%luentat "retul de catalog. 2and se importa produsele in proiect, initial vin cu pretul de catalog, dar acesta poate fi modificat oricand. 0aca ulterior se doreste revenirea la preturile de catalog in proiect, se foloseste functia Actuali/are "returi "rodu(e si programul va reactualiza preturile din proiect cu cele din catalog. Primul pas4 se da clic+ dreapta pe produs si se selecteaza functia Editare (vezi #ig.$?.$.).

#ig.$?.$. Programul va deschide fereastra de editare produs unde se stabileste Pretul Unitar al produsului, moneda si unitatea de masura. (vezi #ig.$?.&.).

#ig.$?.&.

-. Editare Pret in Proiect

#ig.&>.$. In e emplul din figura &>.$. sunt & campuri ce se refera la pret4 .aloare " unde este trecut pretul de catalog si Pret Unitar " unde se poate modifica pretul direct in proiect.

#ig.&>.&. 2and se introduce o suma la pretul unitar si se valideaza prin tasta enter, in campul .aloare se va actualiza pretul, ceea ce inseamna ca programul nu va mai tine cont in calculul Pretului Total de preturile din catalog, ci de noile preturi stabilite in proiect. 1. .i/uali/are Pret Actual Proiect

#ig.&$.$. =oate modificarile preturilor sunt actualizate in timp real. Pretul este prezentat defalcat, pe produse, manopera, echipamente, consumuri, transporturi si Pret Total in orice moneda.

. Ra"oarte 0 Ra"ort Preturi Pentru o buna evaluare a situatiei in timp real e ista optiunea Ra"oarte. <aportul de preturi contine lista detaliata a produselor din proiect si preturile acestora.

#ig.&&.$. In #iltru <aport se bifeaza elementele care sa apara in raportul de preturi. (lementele nebifate vor fi specificate la inceputul raportului, sub titlu, in paranteza. (vezi #ig.&&.).).

#ig.&&.&.

#ig.&&.).

<aportul se poate salva in calculator in orice format (.doc, . ls, .htm) si se poate printa.

!. Ra"oarte - Cerere O%erta !e pot crea cereri de oferte pentru firmele furnizoare, se pot salva in calculator in format .doc, . ls, .htm si se pot printa in vederea utilizarii lor ulterioare. *cestea se prezinta sub forma unor liste cu toate produsele din proiect, cu unitatile de masura si cantitatile aferente. 2ererea de oferta se poate efectua pentru intreg proiectul sau pe bucati, in functie de cerintele fiecaruia. Pentru a crea cererea de oferta pentru intregul proiect se foloseste optiunea clic+ dreapta pe denumirea proiectului respectiv ( in e emplul de fata ,2asa 2lient- vezi #ig.&).$. ), iar de la Ra"oarte se selecteaza Cerere de O%erta si se specifica denumirea fisierului si calea pentru salvare (vezi #ig.&).&.).

#ig.&).$.

#ig.&).&.

#. Ra"oarte - $e)i/ Analitic "e Articole de Lucrari 1C&2

#ormularul 23 este o forma de deviz analitic, cu preturi si valori ale articolelor pe fiecare tip de resurse (materiale, manopera, utila1e, transport) si cu o recapitulatie specifica. Pentru a crea un astfel de deviz analitic se foloseste filtrul raport unde se bifeaza elementele care sa apara in devizul respectiv: filtrul este identic cu cel de la raport preturi (vezi #ig.&&.&.). 0evizul se poate salva in calculator in format .doc, . ls, sau .htm, sub orice denumire, si ulterior se poate printa.

#ig.&/.$.

&. Ra"oarte 0 Cantitati !e pot crea rapoarte si in functie de cantitatile din proiect, rapoarte generale ce cuprind toate elementele sau rapoarte defalcate pe diverse tipuri de elemente4 produse, echipamente, transporturi, manopere, consumuri si alte produse (vezi #ig.&3.$.). =oate aceste rapoarte se pot salva in calculator in format .doc, . ls, .htm: ele sunt complete, cuprinzand toate informatiile din proiect4 coduri, denumiri, cantitati, unitati de masura, preturi etc.

#ig.&3.$.

'. Ra"oarte 0 Retetar Produ( *cest fel de raport denumit sugestiv Retetar Produ( este valabil doar in cazul produselor ce contin ingrediente. In momentul crearii unui astfel de raport, produsul respectiv trebuie sa contina ingrediente pentru a putea fi efectuat retetarul, in caz contrar programul va afisa un mesa1 de atentionare (vezi #ig.&5.&.). In fig.&5.$. elementul ales este simplu, nu contine ingrediente, astfel programul nu poate genera retetarul respectiv.

#ig.&5.$.

#ig.&5.&.

#ig.&5.). In e emplul din figura &5.). produsul respectiv contine ingrediente, deci se poate efectua retetarul produsului. *cesta se poate salva in calculator in format .doc, . ls, .htm si se poate printa.

*. $enumire Elemente

#ig.&9.$. In lista cu produsele din proiect se pot defini si elementele. *ceste elemente sunt folosite in cadrul listelor din programul *llplan. In rapoarte in dreptul fiecarui produs apare specificat si elementul din care face parte. 2ateva e emple de elemente ar fi 4 buiandrug, grinda, planseu, stalp etc (vezi #ig.&9.$.) . Pentru a trece o denumire e suficient un dublu clic+ in campul respectiv, confirmarea denumirii se face prin folosirea tastei enter.

+. Re)i/ii .a fiecare salvare a proiectului se inregistreaza cate o revizie. *ceste revizii se pot accesa folosind meniul O"tiuni " Re)i/ii din bara de instrumente (vezi #ig.&6.$.). 0aca se doreste inlocuirea proiectului actual cu una dintre versiunile anterioare ale proiectului e suficient un clic+ pe revizia respectiva si programul va face inlocuirea.

#ig.&6.$.

*ceste revizii se salveaza implicit cu denumirea datei, orei si utilizatorului (vezi #ig.&6.$.) dar se poate interveni asupra denumirii folosind optiunea din partea dreapta a proiectului (vezi #ig.&6.&.)

#ig.&6.&. ( ista optiunea de incarcare a ultimii versiuni salvate folosind optiunea din meniu Reincarcare ultima )er(iune (al)ata (vezi #ig.&6.).)

#ig.&6.)

,. Sal)are Continut Proiect 2ontinutul proiectelor poate fi salvat in calculator, sau pe orice memorie e terna de tip discheta, cd, usb, in format .ampr1 cu a1utorul functiei Sal)are continut %i(ier3 din %ptiuni (vezi #ig.&?.$.). =rebuie retinut faptul ca acest format al fisierului (.ampr1 ) poate fi deschis doar cu programul *ll 7anager.

#ig.&?.$.

2ontinutul fisierului poate fi deschis in alta baza de date cu a1utorul functiei $e(c4idere continut din %i(ier (vezi #ig.&?.&.)3 din %ptiuni. In momentul apelarii acestei functii, programul va deschide fisierul respectiv pe care se poate lucra in continuare. In cazul in care cele doua baze de date contin aceleasi coduri de produse, nu va fi nevoie de inlocuirea vreunui produs. In caz contrar, cand codurile de produse difera, programul le va percepe ca produse necunoscute, acest lucru fiind vizibil prin intermediul iconitelor din dreptul produselor . In aceasta situatie acestea vor trebui inlocuite cu produse specifice celei de-a doua baze.

#ig.&?.&. !-. $ocumente Proiect Pentru ca gestionarea proiectului sa fie completa, e ista posibilitatea introducerii documentelor aferente proiectului si lucrarilor desfasurate. In fereastra 0ocumente Proiect, folosind functionalitatea Adaugare $ocument programul va deschide modulul de Ierarhie 0ocumente, unde se inregistreaza toate documentele.

#ig.)>.$. 0ocumentele introduse pentru fiecare proiect se pot vizualiza direct din modulul Proiecte apeland functionalitatea $ocumente din bara de instrumente (vezi #ig.)>.&.). *cest buton permite activarea' dezactivarea campului ce contine documentele introduse in proiect ( vezi fereastra 0ocumente proiect ,2asa 2lient- din fig.)>.&. ).

#ig.)>.&.

!1. .i/uali/are 5lu6 5inanciar

#ig.)$.$. 0upa introducerea documentelor se poate vizualiza flu ul financiar, sau mai bine zis evolutia financiara a proiectului respectiv. #lu ul #inanciar se poate apela din bara de instrumente de la optiunea .i/uali/are 5lu6 5inanciar (vezi #ig.)$.$.). Araficul prezinta doua situatii4 %lu6ul teoretic, cel de culoare rosie, ce reprezinta situatia care reiese din documente, si %lu6ul real, cel de culoare verde, ce reprezinta situatia reala a platii. In cazul ideal aceste doua flu uri ar trebui sa corespunda. In e emplul de mai 1os, neconcordanta graficelor indica o intrerupere a platilor si o stagnare a flu ului respectiv la o anumita suma (vezi #ig.)$.&.). Pe scara platilor sunt reprezentate sumele ce trebuie platite, iar pe scara timpului sunt trecute luna si ziua (e 4 $'$5 " $5.>$) cand trebuie efectuate platile, pana la data finala a contractului.

#lu ul financiar se poate actualiza in functie de moneda dorita. !e poate salva in calculator in format .1pg, in vederea printarii ulterioare, se poate trimite ca fisier altui utilizator al programului sau ca atasament la e-mail.

#ig.)$.&.

! . .i/uali/are Ra"ort de Tim"

#ig.)&.$.

*cest raport de timp apare in format .htm si prezinta toate proiectele in stadiul lor actual. Pentru cele la care nu s-a stabilit o data finala, apare scris pe graficul de timp ,fara data finala-. In partea de 1os a raportului e ista o liniuta mica rosie ce reprezinta data si ora curenta , in momentul intocmirii raportului.

#ig.)&.&. *cest raport de timp se poate accesa si din meniul principal din Modulul Ra"oarte 0Ra"ort de tim" "e "roiecte (vezi #ig.)&.).)