1.

O introducere n mediul Project

n aceasta lectie voi introduce mediului de lucru din Project. Dupa ce deschidem Project , iata ce vom vedea:

La stanga se afla panoul de vizualizare al proiectului format din mai multe iconite care ne vor ajuta sa schimbam modul de vizualizare al proiectului n functie de cerinte. La dreapta acestui panou este modul de vizualizare Gantt hart format dintr!un formular tabelar "asa cum putem vedea si n #$cel% si zona de reprezentare a diagramei Gantt, ambele zone fiind despartite printr!o bara mobila cu care se poate stabili procentul de spatiu vizibil din fiecare zona. Dupa cum puteti vedea n panoul de vizualizare "cel cu mai multe iconite%, a doua iconita de sus este selectata "Gantt Chart%, fapt ce ne spune ca ne aflam n modul de vizualizare al diagramei Gantt. &ormularul tabelar din modul de vizualizare Gantt hart este alcatuit din mai multe coloane, printre care si Task Name unde vom introduce tas'!urile "sarcinile% care alcatuiesc proiectul, durata acestora, s.a.m.d. Diagrama Gantt din dreapta formularului este alcatuita si ea dintr!un antet care ne permite sa observam relatiile si durata tas'!urilor, subtas'urilor, si chiar a proiectului.

2. Definirea proiectului si a task-urilor acestuia

ntroducerea datelor (a presupunem ca am ntocmit o schema a proiectului si a tas'!urilor acestuia iar acum trebuie sa introducem informatiile n Project. )om introduce toate datele n ordinea aparitiei acestora n cadrul schemei n coloana Task Name astfel:

Pe prima linie a tabelului avem numele proiectului, n cazul acesta un !istem "o#il de raportare "un fel de aparat mobil precum un telefon mobil%. &iind un proiect soft*are, trebuiesc ntocmite cerintele de performanta a sistemului pe care se va instala "ce componente fizice l vor alcatui nct sa fie att performant ct si ieftin%, nsa pentru acest lucru trebuie sa aflam care sisteme se folosesc cel mai mult. Pentru a afla acest lucru, trebuie sa inter$ie$am utili%atorii "potentialii cumparatori ai acestui produs%, dupa care putem defini cerintele de performanta "determinam exact ce componente ne trebuiesc%. &iind un sistem soft&are, trebuie sa realizam o lo'ica a desi'n-ului acestui soft*are "logica adica planul programului nct sa fie ct mai usor si ct mai optim de implementat %, desi'n-ul #a%ei de date "structura bazei de date care va fi accesata din cadrul programului%, mai trebuie sa implementam codul de pro'ram ( "o bucata de cod care va forma programul final% care va fi realizat de o echipa si respectiv codul ) realizat de alta echipa. Pentru acest soft*are trebuie sa cumparam componentele *resursele+ hard&are "adica acele componente fizice care fac sistemul functional% necesare functionarii acestuia, iar apoi sa le asam#lam. Dupa aceasta, pentru a obtine un prototipal proiectului, va trebui sa inte'ram partea soft*are "programul% n partea hard*are "aparatul%.

!ta#ilirea datei de ncepere a proiectului

+nainte nsa de a defini duratele de desfasurare a tas'!urilor si subtas'!urilor, trebuie sa definim perioada de nceput a proiectului. Pentru acest lucru selectam din meniul Project ultimul element, Project nformation si va aparea urmatoarea fereastra:

,ici vom alege 15.04.06 ca data de nceput a proiectului " !tart date% sau orice alta data acesta fiind doar un e$emplu. Proiectului nu i se va da data de finalizare, aceasta fiind calculata n functie de mai multe criterii.

!ta#ilirea duratelor fiecarui task si su#task Dupa ce am setat data de ncepere a proiectului, putem defini durata tas'!urilor si subtas'!urilor ca n imaginea urmatoare:

n imaginea de mai sus am definit durata doar la tas'!urile care sunt simple "nu sunt alcatuite din mai multe subtas'!uri%, c-t si la subtas'!urile tas'!urilor pe care nca nu le!am evidentiat. .as'!urile care contin subtas'!uri sunt task uri structurate. n acest proiect avem / astfel de tas'!uri structurate. Primul tas' structurat

este de fapt chiar primul nivel din proiect, !istem mo#il de raportare, iar la acesta nu definim durata "fapt pentru care apare 1da,- n loc de 1da,%. ,cel semn de ntrebare reprezinta faptul ca nu a fost specificata o durata pentru tas'!ul respectiv. 0rmatoarele patru tas'!uri structurate sunt Cerinte de performanta, !oft&are, .ard&are si Prototip. #vident, nici la acestea nu s!a stabilit o durata, aceasta fiind calculata mai ncolo de catre Project, dupa ce evidentiem tas'!urile structurate.

/$identierea task-urilor structurate Pentru a evidentia faptul ca primul nivel din tabel este un tas' structurat, cautam n bara de instrumente butonul 1indentare la dreapta2 si l apasam dupa ce selectam toate subtas'!urile care vor apartine tas'!ului structurat de pe primul nivel ca mai jos "selectia se face ca si n #$cel, fac-nd clic' pe al doilea tas', apoi tin-nd apasata tasta (hift si fac-nd clic' pe ultimul tas'%:

Dupa ce apasam butonul de indentare la dreapta va trebui sa obtinem rezultatul imaginii urmatoare "primul nivel va avea un minus n st-nga lui, fapt ce denota ca este un tas' structurat%:

La fel procedam pentru urmatoarele tas'!urile strucurate: selectam cele 3 subtas'!uri "urmatoarele 3% ale cerintelor de performanta si le indentam la dreapta, la fel cu soft*are si urmatoarele patru subtas'!uri ale sale, tas'!ul hard*are cu urmatoarele 3 subtas'!uri ale sale, si tas'!ul prototip cu singurul subtas' ramas. 4ezultatul trebuie sa arate astfel:

0e'aturi ntre acti$itatile unui proiect (a presupunem ca avem mai multe activitati ce vor fi desfasurate. ,cestea nu se vor desfasura neaparat simultan, ci unele dintre ele pot fi dependente de altele. #$ista activitati care sunt dependente de altele, adica anumite activitati nu pot fi ncepute p-na nu se termina altele. ,ici apare notiunea de legatura ntre activitati "sau tas'!uri%. #$ista 5 tipuri de legaturi ce pot aparea ntre 3 activitati:

Numerotarea task-urilor si a su#task-urilor Pentru a atasa numere de identificare a tas'!urilor si subtas'!urilor alegem din meniul Tools, elementul Options si va aparea fereastra de optiuni unde vom bifa optiunea !ho& outline num#er alaturata dupa care dam o' si ne vor aparea tas'!urile numerotate n mod unic pentru fiecare din ele ca in imaginea de mai jos:

1. Crearea le'aturilor ntre task-uri

ntre activitati pot e$ista 5 tipuri de legaturi, nsa cel mai folosit tip de legatura este cel 2inish-!tart, adica o activitate va ncepe imediat ce se termina o alta activitate. De asemeni, foarte folosita este si legatura

!tart-!tart, unde doua activitati pot ncepe simultan. elelalte doua legaturi ramase, !tart-2inish si 2inish2inish sunt de fapt cazuri particulare la primele doua. ,sadar, n proiectul nostru mutam bara dintre tabel si diagrama Gantt spre dreapta p-na putem vedea coloana Predecessors n tabel, ca mai jos:

Dupa cum putem vedea, Project asociaza fiecarui tas' si subtas' un cod de identificare n prima coloana a tabelului. ,ceste coduri vor putea fi folosite pentru a marca un predecesor n coloana Predecessors. ,sadar, ntorc-ndu!ne la proiectul nostru, stim ca Definirea cerintelor de performanta se poate face abia dupa ce inter$ie$am utili%atorii. ,sadar, pe linia subtas'!ului definirea cerintelor de performanta vom scrie n coloana predecesorilor codul liniei unde se afla subtas'!ul intervievare utilizatori, adica 1 n cazul nostru. +ata mai jos cum va arata tabelul:

6bservam de altfel ca imediat ce am introdus predecesorul subtas'!ului de definire a cerintelor de performanta, diagrama Gantt s!a modificat pun-nd automat acest subtas'!ul mai la dreapta, pentru a marca faptul ca definirea cerintelor de performanta se poate realiza dec-t dupa ce intervievam utilizatorii. n continuare, stim ca subtas'!ul lo'ica desi'n-ului va putea fi e$ecutat abia dupa ce s!au definit cerintele de performanta, asadar predecesorul acestui subtas' va fi 3 si vom obtine o legatura 2inish-!tart. Dupa ce definim cerintele de performanta putem trece la subtas'!ul cumpararea componentelor hard&are, acesta -vand ca predecesor, evident, tot 3. ,ici se realizeaza prima noastra legatura !tart-!tart, fiindca logica design ului poate fi realizata n timpul cumpararii componentelor !ard"are. 7ai departe, subtas'!ul desi'n-ul #a%ei de date poate fi realizat dupa ce se ntocmeste logica design ului, asadar predecesorul pentru acest subtas' este 4. Dupa ce se realizeaza design!ul bazei de date, se poate trece la crearea codului de program. ,cesta nsa este mpartit pe doua echipe, minimiz-nd astfel durata crearii codului de program. ,sadar, Codul pro'ram ( se va realiza n acelasi timp cu Codul pro'ram ), ambele av-nd acelasi predecesor 5. (sam#larea hard&are se va realiza dupa ce se vor cumpara componentele !ard"are, deci va avea ca predecesor 11. (i n cele din urma, inte'rarea soft&are6hard&are se va putea realiza abia dupa ce se asambleaza !ard"are ul si dupa ce se creaza codul program. ,sadar, aici vom avea 8 predecesori, 12, 7, si 8 pe care i vom scrie separati prin 192. +ata cum va arata tabelul final si diagrama Gantt:

Dupa ce am determinat si introdus predecesorii subtas'!urilor, si dupa ce am obtinut diagram Gantt, putem vedea si durata de desfasurare a proiectului n prima linie din tabel, n cazul nostru fiind 14 %ile. 9inenteles, aceasta durata ar putea fi afectata de mai multi factori, printre care lipsa de resurse, nt-rzieri aparute pe parcursul desfasurarii subtas'!urilor, s.a.m.d.

3. Drumul critic al proiectului

Drumul critic dintr!un proiect este alcatuit din toate activitatile care nu pot avea nt-rzieri, iar orice nt-rziere care ar aparea n aceste activitati ar duce la prelungirea termenului de finalizare al proiectului. Project poate sa determine care sunt aceste activitati care formeaza drumul critic. Pentru aceasta, selectam din meniul 2ormat optiunea Gantt Chart :i%ard care va deschide un e$pert ce ne va ghida n determinarea drumului critic. n acest e$pert apasam Ne;t si va aparea urmatoarea fereastra:

,ici vom bifa Critical path dupa care apasam Ne;t. n fereastra care ne!a aparut acum suntem ntrebati ce informatii sa afisam n diagrama Gantt "resurse, date etc.%. 9ifam None, deoarece deocamdata nu dorim sa afiseze nimic, neav-nd resurse, s.a.m.d. Dupa ce mai apasam Ne;t, e$pertul ne ntreaba daca dorim sa apara legaturile ntre tas'!uri sau nu. Lasam bifata optiunea <es, apasam Ne;t, apoi 2ormat it si n cele din urma /;it :i%ard. +ata cum va arata diagrama Gantt:

,sadar, putem trage de aici concluzia ca pot aparea nt-rzieri n realizarea Codului pro'ram ), n cumpararea componentelor hard&are si n asam#larea hard&are fara a afecta n vreun fel durata proiectului, nsa, daca una din aceste activitati dureaza mai mult dec-t este disponibil, se va afecta durata proiectului. 4estul activitatilor sunt critice si orice nt-rziere care ar aparea n desfasurarea acestora poate afecta durata desfasurarii proiectului.

=. !ensi#ilitatea unui proiect

0na din marile probleme ale managementului unui proiect este sensibilitatea unui proiect, adica probabilitatea ca drumul critic al proiectului sa se schimbe, sau cu alte cuvinte, probabilitatea ca proiectul sa dureze mai mult dec-t a fost planuit. Pentru a determina sensibilitatea unui proiect, trebuie sa ne punem o ntrebare: avem mai mult de un singur drum critic n proiect : Daca avem mai mult de un drum critic, creste posibilitatea ca daca unul din drumuri dureaza mai mult, celelalte sa devina non!critice. n cadrul proiectului nostru putem vedea ca e$ista un singur drum critic dominant, asadar avem de!a face cu o sensibilitate scazuta. ,poi mai trebuie sa ne punem o ntrebare: cum ram-ne cu activitatile non!critice : are e probabilitatea ca daca acestea ar dura mai mult sau ar ncepe mai t-rziu dec-t a fost planuit sa devina critice : Pentru a raspunde la aceasta ntrebare trebuie sa aflam care este rezerva de timp "timp e$tra% care acestea o au la dispozitie pentru a se desfasura. ,cest lucru l aflam duc-ndu!ne n meniu la >ie&, apoi din submeniul Ta#le: #ntr; sa selectam !chedule. ,cum vom muta la dreapta bara care desparte tabelul de diagrama p-na vom vedea toate coloanele ca mai jos:

oloanele care ne intereseaza sunt 2ree !lack si Total !lack. (e observa ca toate tas'!urile critice "adica cele care formeaza drumul critic% au valoarea ? n aceste coloane. oloana 2ree !lack reprezinta cu c-t poate fi nt-rziat un tas' fara a nt-rzia tas'!urile succesoare "care depind de acesta% iar Total !lack reprezinta cu c-t poate fi nt-rziat un tas' fara a nt-rzia proiectul. ,sadar, putem demonstra ca acest proiect nu este foarte sensibil "adica sunt mici sansele ca drumul critic sa se schimbe% lu-nd urmatoarele cazuri particulare: Codul pro'ram ) *8+ este estimat a dura 8 zile, si putem vedea ca poate avea o nt-rziere de 3 zile, adica mai mult de <=>. (sam#larea hard&are *12+ este estimata a dura o zi, si poate nt-rzia ? zile@

4. @ntAr%ieri ntre acti$itati

0n alt caz posibil este aparitia "sau impunerea% unei nt-rzieri ntre doua activitati consecutive " 2inish!tart%. (a presupunem ca poate aparea o nt-rziere ntre cumpararea componentelor hard&are si asam#larea hard&are. Pentru a realiza acest lucru n Project, facem dublu clic' pe numele tas'!ului care va avea nt-rziere "n cazul nostru succesorul, fiindca avem legatura #inis! $tart%, adica pe asamblare !ard"are, si vom vedea urmatoarea fereastra:

Putem vedea n casuta din coltul din st-nga al ferestrei cu numele tas'!ului, durata mai la dreapta, iar sub aceste casute putem vedea lista activitatilor de care depinde "predecesorii%, n acest caz cumpararea componentelor !ard"are. n aceasta lista vom selecta coloana 0a' si vom introduce durata nt-rzierii dintre aceste doua activitati, adica 1d "8 zile%. De asemeni, n acesta lista putem modifica si tipul legaturii dintre activitati n coloana T,pe select-nd unul din cele patru tipuri puse la dispozitie si definite n Lectia 8. ,pasam OB si vom vedea n diagrama Gantt cum subtas'!ul asamblare !ard"are s!a mutat mai la dreapta cu 8 zile.

?.

Dia'rama retea

(tructura ierarhica a proiectului poate fi observata acces-nd meniul >ie& Ai select-nd Net&ork Dia'ram vom vedea urmatoarea imagine:

Putem vedea acum o parte din schema ierarhica, doar ca aici fiecare 1notita2 contine si detaliile activitatii respective. Pentru a vedea toate activitatile, putem derula zona de vizualizare cu sagetile de pe marginea ferestrei. 9inenteles, si aici casutele rosii reprezinta drumul critic, iar cele albastre drumul non!critic. Pentru a vedea ntreaga retea, ne putem duce n meniu la >ie& si selectam Coom, iar n fereastra ce va aparea vom selecta optiunea /ntire Project dupa care apasam Ok. +ata rezultatul:

Putem vedea n st-nga casutele care nu au legaturi ntre ele, acestea fiind tas'!urile structurate, iar cele cu legaturi ntre ele sunt, evident, subtas'!rile. #vident, nu putem ntelege mare lucru fiindca Project a micsorat foarte mult casutele data fiind marimea structurii. #$ista nsa o smecherie: pun-nd cursorul mouse!ului deasupra unei casute, acea casuta se va mari pentru a putea vedea detaliile "ca mai jos%, iar dupa ce mutam cursorul mouse!ului n alta parte acea casuta se va micsora napoi.

(a zicem ca nu avem nevoie de casutele care reprezinta tas'!urile structurate. Pentru a scapa de ele, alegem Options din meniul Tools, si debifam optiunea !ho& summar, task dupa care apasam Ok. )om vedea ca toate casutele din st-nga care nu aveau legaturi ntre ele dispar din diagrama. Pentru a permite mutarea casutelor, vom alege 0a,out din meniul 2ormat. n fereastra care ne apare, sus avem doua optiuni, (utomaticall, position all #o;es "pozitioneaza automat toate casutele% si (llo& manual #o; positionin' "permite pozitionarea manuala a casutelor%. )om bifa a doua optiune si vom apasa Ok. ,cum pozitionam mouse!ul pe marginea unei casute "va trebui sa se schimbe cursorul mouse!ului ntr!un fel de sagetute negre%, dupa care putem muta casuta. 0n alt lucru care s!ar putea sa nu ne placa sunt sagetile de legatura ntre casute, fiindca se suprapun. Pentru a schimba acest lucru, ne ducem iar la 0a,out din meniul 2ormat si bifam optiunea !trai'ht. ,cum vom vedea diagrama e$act cum trebuie: cu legaturile nesuprapuse, e$act ca in structura ierarhica pe care am facut!o si noi.