Consiliul pentru Standarde Ocupa!

ionale "i Atestare

Unitatea de Cercetare "i Servicii Tehnice

STANDARD OCUPATIONAL

Ocupa!ia: Auditor al calit#!ii

Domeniul: Administra!ie "i management

Bucure"ti 2000

Unitatea pilot: Registrul Na!ional al Auditorilor din Romnia Coordonator proiect standard ocupa!ional: Cornelia N"stase Membrii echipei de redactare a standardului ocupa!ional: Cristina Ana Andreescu, consultant, SC Braco SA Isabela Ni!", director executiv, RENA Referen!i de specialitate: Victor Greceanu Doru Eugen Stan Standard aprobat COSA la data de 28-06-2000

Cod COSA: T - 26# copyright 2000 , COSA - U.C.S.T. Toate drepturile asupra acestui document sunt rezervate. Acesta nu poate fi reprodus par!ial sau integral, nu poate fi folosit sau citat n alte lucr"ri f"r" acordul COSA.

Auditor al calit!"ii Descrierea ocupa!iei Auditor al calittii este persoana calificat pentru efectuarea auditurilor calittii. Prin audit al calittii se ntelege examinarea sistematic si independent n scopul de a determina dac activittile referitoare la calitate si rezultatele aferente satisfac dispozitiile prestabilite precum si dac aceste dispozitii sunt implementate efectiv si sunt corespunztoare pentru realizarea obiectivelor. Ocupatia de auditor al calittii se refer la auditorii care efectueaz audituri n domeniul calittii, att interne ct si externe ( evaluare furnizori , certificare, acreditare si consultant). Auditul este instrumentul de culegere a datelor care permite analiza si aprecierea msurii n care se obtin dovezi pentru furnizarea ncrederii c sunt satisfcute conditiile specificate. In functie de conditiile specificate, un audit se poate desfsura n vederea identificrii nivelului de implementare si eficientei unui sistem al calittii, n vederea certificrii unui sistem al calittii, certificrii unui produs, acreditrii unui organism de certificare sau acreditrii unui laborator de ncercri. Principiile de planificare, organizare si coordonare a auditului rmn aceleasi, ceea ce variaz fiind referentialul convenit ntre prti si procedurile specifice care apartin entittii care organizeaz auditul. Persoanele care doresc s devin auditori ai calittii trebuie s demonstreze att competente generale cum sunt competentele de planificare, de comunicare, de lucru n echip, de perfectionare a pregtirii profesionale ct si competente specifice ocupatiei de auditor. Competentele specifice ocupatiei de auditor sunt cele care se refer la auditul propriu-zis (ntocmirea documentelor specifice, examinarea documentelor puse la dispozitie de auditat, colectarea si structurarea informatiilor specifice, analiza si aprecierea eficacittii sistemului de management al calittii auditat, ntocmirea raportului de audit s.a.) si sunt obtinute n urma absolvirii cursurilor de instruire specific. Deasemenea, auditorii calittii sunt specialisti care trebuie s demonstreze abilitti analitice, tenacitate, s aprecieze situatiile n mod realist, s aib capacitatea de examinare, s nteleag operatiuni complexe dintr-o perspectiv larg si s nteleag rolul unittilor individuale n cadrul ntregii organizatii.

Auditor al calit!"ii UNIT$%ILE DE COMPETEN%$ Domeniile de competen"! Competen!e fundamentale Competen!e generale la locul de munc" Competen!e specifice Unit!"ile de competen"!
Comunicarea specific" activit"!ii de audit Munca n echipa de audit Perfec!ionarea preg"tirii profesionale Analiza &i aprecierea conformit"!ii &i eficacit"!ii sistemului calit"!ii Colectarea &i structurarea informa!iilor specifice activit"!ii de audit Conducerea auditului Examinarea documentelor referitoare la sistemul calit"!ii &i ntocmirea raportului de examinare ntocmirea documentelor specifice activit"!ii de audit ntocmirea raportului de audit Planificarea activit"!ii de audit

Comunicarea specific# activit#!ii de audit

Descrierea unit"!ii Unitatea se refer" la activitatea de comunicare a auditorului cu persoanele cu care vine n contact n timpul activit"!ii de preg"tire a auditului, de desf"&urare propriu zis" a auditului &i discu!iilor cu echipa de audit (atunci cnd se lucreaz" n echip"). ELEMENTE DE COMPETEN$% #. Stabile&te rela!ii de comunicare cu factorii implica!i CRITERII DE REALIZARE #.#. Rela!iile de comunicare cu factorii implica!i sunt stabilite utiliznd mijloacele &i metodele adecvate. #.2. Comunicarea se face utiliznd un limbaj specific domeniului, adecvat situa!iei &i interlocutorului #.3.Rela!iile de comunicare sunt stabilite cu persoanele &i n condi!iile prev"zute n planul de audit. 2.#. Informa!iile preluate &i transmise sunt analizate &i selectate cu discern"mnt pentru a se asigura obiectivitatea &i relevan!a acestora 2.2. Informa!iile preluate sunt focalizate pe domeniul de interes &i sunt eviden!iate n documentele de lucru. 3.#. Discu!iile sunt ini!iate &i conduse n sensul ob!inerii informa!iilor necesare realiz"rii obiectivului urm"rit n timpul stabilit. 3.2. Discu!iile sunt conduse respectndu-se punctul de vedere al interlocutorului. 3.3. Metoda de comunicare este adecvat" scopului &i importan!ei comunic"rii. 3.4.Discu!iile sunt orientate cu polite!e n sensul concentr"rii pe subiectul de interes.

2. Preia &i transmite informa!ii

3. Ini!iaz" &i conduce discu!iile

Gama de variabile

Unitatea se aplic" tuturor categoriilor de auditori n domeniul calit"!ii. Factorii implica!i pot fi : clien!i, organisme de certificare/acreditare, auditat, autorit"!i publice, auditori. Mijloacele adecvate de comunicare se refer" la: contact prin telefon, fax, email &i scrisoare sau contact direct cu factorii implica!i. Metode de comunicare: verbal sau scris Obiectivul urm"rit se refer" la obiectivul auditului a&a cum este acesta descris n planul de audit. Ghid pentru evaluare

La evaluare se va urm"ri: - capacitatea de a comunica eficient n situa!ii concrete. - tonul utilizat &i atitudinea fa!" de interlocutor; - capacitatea de argumentare - capacitatea de a se adapta la interlocutor &i la situa!ii - n!elegerea corect" a psihologiei interlocutorului Cuno&tin!e: - tehnici de comunicare - terminologia de specialitate a ocupa!iei - referen!ialul pentru sistemul calit"!ii - referen!ialul pentru audit - cuno&tin!e generale de psihologie &i de comunicare Aptitudini &i atitudini: - comunicare eficient" - deschidere - capacitate de ascultare activ" - fluen!" &i coeren!" n exprimare - claritate &i concizie - orientarea discu!iilor spre obiectivul urm"rit

Munca n echipa de audit

Descrierea unit"!ii ELEMENTE DE COMPETEN$% #. Identific" sarcinile ce-i revin n cadrul echipei CRITERII DE REALIZARE #.#. Sarcinile personale sunt identificate cu operativitate, n conformitate prevederile planului de audit &i a indica!iilor auditorului &ef.

2. Particip" la ndeplinirea sarcinilor echipei

#.2. Sarcinile sunt identificate &i nsu&ite prin n!elegerea corect" a 2.#. Sarcinile sunt ndeplinite printr-o colaborare &i conlucrare permanent" cu membrii echipei de audit astfel nct s" se asigure corelarea termenelor. 2.2. Situa!iile neprev"zute sunt rezolvate cu solicitudine &i operativitate pentru atingerea obiectivelor auditului. 2.3. Deciziile care privesc sarcinile echipei sunt stabilite de auditorul &ef prin consultarea tuturor membrilor n func!ie de competen!ele &i

Gama de variabile

Unitatea se aplic" tuturor auditorilor din domeniul calit"!ii. Ghid pentru evaluare

La evaluare se va urm"ri: - capacitatea de a identifica sarcinile ce-i revin n cadrul echipei - cunoa&terea limitelor de competen!" &i a responsabilit"!ilor pentru fiecare membru al echipei - capacitatea de a se adapta la stilul &i ritmul de munc" al echipei - spiritul de echip" Cuno&tin!e - tehnici de audit - planul de audit - referen!ialul - terminologia specific" ocupa!iei - generale de comunicare &i de lucru n echip" Aptitudini/atitudini: - solicitudine - corectitudine - punctualitate - asumarea responsabilit"!ii - flexibilitate &i adaptabilitate - spirit de echip"

Perfec!ionarea preg#tirii profesionale

Descrierea unit"!ii ELEMENTE DE COMPETEN$% #. Identific" necesarul de instruire CRITERII DE REALIZARE #.#.Nivelul de preg"tire este evaluat cu obiectivitate prin raportare la cerin!ele din domeniu. #.2. Necesarul de instruire este identificat de fiecare auditor n func!ie de sectoarele de activitate n care dore&te s"-&i dezvolte activitatea &i de standardele noi care apar n domeniu. 2.#. Modalit"!ile de perfec!ionare profesional" sunt identificate de c"tre auditor n func!ie de necesit"!ile de instruire identificate. 2.2. Participarea la forme de instruire este sus!inut" prin dovezi obiective. 2.3. Instruirea este eficient" &i asigur" nsu&irea cuno&tin!elor noi din

2. Particip" la forme de instruire

Gama de variabile

Unitatea se aplic" tuturor categoriilor de auditori n domeniul calit"!ii. Necesarul de instruire se refer" att la aspectele care !in de domeniul managementului calit"!ii ct &i la alte aspecte referitoare la calitate, n sectoarele de activitate n care dore&te s" efectueze audituri. Instruirea trebuie s" cuprind" cuno&tin!ele necesare aprecierii stadiului de implementare &i eficacit"!ii sistemelor calit"!ii. Formele de instruire pentru perfec!ionarea preg"tirii profesionale pot fi seminarii, simpozioane, cursuri. sau alte forme de instruire stabilite de organismele/organiza!iile care efectueaz" audituri. O forma de instruire care c&tig" tot mai mult teren este schimbul de experien!" pe baza unor studii de caz. Dovezile obiective pot fi: diplome, certificate care atest" participarea la cursuri, lucr"ri publicate, lucr"ri sus!inute Ghid pentru evaluare

La evaluare se va urm"ri: - obiectivitatea cu care face autoevaluarea - modul n care &i-a nsu&it cuno&tin!ele, prin capacitatea de a le aplica pe durata auditului - dovezile privind perfec!ionarea preg"tirii profesionale Cuno&tin!e: - cuno&tin!e actuale n domeniu - terminologia de specialitate - referen!iale noi

Aptitudini &i atitudini: - capacitate de autoevaluare obiectiv" - deschidere - seriozitate - dorin!a de perfec!ionare

Analiza "i aprecierea conformit#!ii "i eficacit#!ii sistemului calit#!ii

Descrierea unit"!ii Unitatea descrie competen!ele pe care trebuie s" le de!in" un auditor pentru a caracteriza func!ionarea unui sistem al calit"!ii, a recomanda certificarea unui sistem al calit"!ii, acreditarea unui organism n baza evalu"rii sistemului calit"!ii sau a face recomand"ri pentru mbun"t"!irea acelui sistem. ELEMENTE DE COMPETEN$% #.Identific" stadiul de implementare a sistemului calit"!ii CRITERII DE REALIZARE #.#. Stadiul de implementare a sistemului calit"!ii este stabilit cu obiectivitate prin m"sura n care sunt transpuse n practic" declara!iile din documentele care descriu sistemul de management al calit"!ii al auditatutului. #.2. Principiile &i criteriile luate n considera!ie pentru stabilirea stadiului de implementare sunt cele descrise n referen!ialul convenit n planul de audit. 2.#. Gradul de demonstrare a conformit"!ii sistemului calit"!ii este stabilit cu obiectivitate &i impar!ialitate astfel nct dovezile identificate pentru furnizarea ncrederii dovedesc c" sunt satisf"cute condi!iile specificate. 2.2. Principiile &i criteriile luate n considera!ie la stabilirea gradului de demonstrare a conformit"!ii sistemului calit"!ii sunt cele descrise n referen!ialul convenit n planul de audit. 3.#. Eficacitatea sistemului calit"!ii este stabilit" prin m"sura n care au fost realizate obiectivele definite n politica referitoare la calitate. 3.2. Aprecierea eficacit"!ii se face cu obiectivitate &i realism. 4.#. Eficacitatea ac!iunilor corective este apreciat" prin analiza obiectiv" a rezultatelor ac!iunilor ntreprinse de organiza!ie pentru rezolvarea neconformit"!ilor identificate cu ocazia auditului la fa!a locului. 4.2. Aprecierea eficacit"!ii ac!iunilor corective se face !innd cont de efectul pe termen lung al acestora, de m"sura n care acestea au eliminat cauzele reapari!iei neconformit"!ilor. 4.3. Aprecierea eficacit"!ii ac!iunilor preventive se face !innd cont de efectul de prevenire a apari!iei unor posibile neconformit"!i.

2.Identific" gradul de demonstrare a conformit"!ii sistemului calit"!ii cu referen!ialul

3. Apreciaz" eficacitatea sistemului calit"!ii

4. Apreciaz" eficacitatea ac!iunilor corective &i preventive propuse

Gama de variabile

Unitatea se aplic" tuturor categoriilor de auditori n domeniul calit"!ii. Recomand"rile pentru mbun"t"!irea sistemului de management al calit"!ii apar n cazul auditurilor efectuate n cadrul contractelor de consultan!" &i a auditurilor interne (de sistem, de produs sau de proces). Stadiul de implementare a unui sistem al calit"!ii este determinat de m"sura n care documentele care l caracterizeaz" &i rezultatele auditului la fa!a locului demonstreaz" c" sunt ndeplinite prevederile referen!ialului. M"sura n care sunt transpuse n practic" referen!ialul &i declara!iile din documente este apreciat" conform criteriilor &i procedurilor entit"!ii care organizeaz" auditul. Defini!ia gradului de demonstrare a conformit"!ii este cea din standardul SR ISO 8402, pct. 4.5. Eficacitatea sistemului calit"!ii este m"sura n care sistemul de management al calit"!ii implementat ntr-o Ghid pentru evaluare

La evaluare se va urm"ri: - capacitatea de analiz" &i sintez" - capacitatea de argumentare - modul de apreciere al stadiului de implementare - modul de apreciere a eficacit"!ii sistemului calit"!ii - aprecierea corect" a eficacit"!ii ac!iunilor corective &i preventive - capacitatea de a sesiza aspecte relevante Cuno&tin!e: - terminologia de specialitate - referen!ial - domeniul n care se efectueaz" auditul - instrumente &i tehnici de evaluare a eficacit"!ii Aptitudini &i atitudini: - deschidere - obiectivitate - impar!ialitate - capacitate de evaluare - putere de sintetizare - gndire de ansamblu - gndire pozitiv" - lipsa ideilor preconcepute - discern"mnt

Colectarea "i structurarea informa!iilor specifice activit#!ii de audit

Descrierea unit"!ii Unitatea descrie competen!a necesar" desf"&ur"rii activit"!ii de baz" a auditului, activitate desf"&urat" att n faza de preaudit ct &i n aceea de audit propriu zis &i de supraveghere. Informa!iile sunt colectate la fa!a locului, n zona auditat", fiind corespunz"toare st"rii de fapt ntlnite pe durata auditului. ELEMENTE DE COMPETEN$% #. Identific" sursele de informa!ii CRITERII DE REALIZARE #.#. Identificarea sursei de informa!ii avizate se realizeaz" prin contactarea conduc"torului locului de munc". #.2.. Sursele de informa!ii sunt identificate n baza planului de audit, n func!ie de documentele care caracterizeaz" sistemul de management al calit"!ii al auditatului &i de situa!ia din teren. 2.#. Colectarea dovezilor se face cu responsabilitate astfel nct s" se asigure obiectivitatea &i veridicitatea datelor &i informa!iilor. 2.2.Dovezile colectate sunt pertinente &i suficiente pentru formularea neconformit"!ilor referitoare la sistemul calit"!ii auditat. 2.3.Informa!iile provenite din interviuri sunt verificate &i prin alte dovezi obiective sau surse independente, astfel nct s" se asigure corectitudinea informa!iilor. 2.4. Modul de colectare a dovezilor se stabile&te n func!ie de specificul zonei auditate, n conformitate cu procedurile entit"!ii care organizeaz" auditul.

2.Colecteaz" si examineaz" dovezile obiective

2.5. Examinarea dovezilor se face cu obiectivitate &i impar!ialitate intr3.Identific" si formuleaz" neconformit"!i 3.#. Neconformit"!ile sunt identificate pe baza examin"rii dovezilor colectate n zona auditat". 3.2. Neconformit"!ile sunt formulate n raport cu referen!ialul convenit &i documentele sistemului de management al calit"!ii al auditatului. 3.3. Formularea neconformit"!ilor este clar" &i concis" nct s" nu permit" interpret"ri sau confuzii. 3.4. Toate neconformit"!ile &i observa!iile identificate de un auditor sunt discutate n echipa de audit pentru verificare &i validare. 3.5. Neconformit"!ile sunt supuse spre aprobare auditorului &ef &i sus!inute cu dovezi obiective.

Gama de variabile

Unitatea se aplic" tuturor categoriilor de auditori n domeniul calit"!ii. Sursele de informa!ii pot fi: persoanele din zona auditat", nregistr"rile g"site n zona auditat", observa!iile directe &i rezultatele ncerc"rilor &i inspec!iilor efectuate asupra produselor, proceselor etc. Defini!ia dovezii obiective este descris" la pct.2.#9. standardul SR ISO 8402. Metodele de culegerea datelor pot fi: interviu, m"sur"tori, examinarea documentelor &i a nregistr"rilor, observarea activit"!ilor &i a condi!iilor din zonele auditate etc. Ghid pentru evaluare

La evaluare se va urm"ri: - modul de utilizare a tehnicii interviului - capacitatea de percep!ie realist" a situa!iei - capacitatea de sintez" - capacitatea de argumentare - modul de exprimare n scris - modul de identificare &i formulare al neconformit"!ilor &i a observa!iilor Cuno&tin!e: - terminologia de specialitate a ocupa!iei - referen!ial - tehnici de culegere a datelor (auditare) Aptitudini &i atitudini: - deschidere - obiectivitate - impar!ialitate - capacitate de analiz" &i sintez" - capacitate de selec!ie - capacitate de lucru n condi!ii de stres - fermitate - aten!ie &i putere de concentrare - comunicare eficient", capacitate de ascultare activ" - spirit de observa!ie - gndire logic" - capacitate de exprimare oral" &i n scris - atitudine pozitiv", lipsit" de formalism - lipsa ideilor preconcepute

Conducerea auditului

Descrierea unit"!ii ELEMENTE DE COMPETEN$% #.Stabile&te &i distribuie sarcinile n cadrul echipei de audit CRITERII DE REALIZARE #.#. Sarcinile &i responsabilit"!ile membrilor echipei sunt stabilite &i distribuite astfel nct s" se asigure realizarea obiectivelor auditului. #.2. Sarcinile &i responsabilit"!ile n cadrul echipei sunt distribuite conform planului de audit #.2. Distribuirea sarcinilor de c"tre auditorul &ef se face n func!ie de preg"tirea &i experien!a fiec"rui membru al echipei. 2.#. 'edin!ele de deschidere &i nchidere sunt conduse astfel nct acestea s" respecte prevederile SR ISO #00##-#&i s" ating" scopul auditului. 2.2. 'edin!ele de deschidere &i de nchidere sunt conduse cu tact &i fermitate. 2.3. Auditul este monitorizat cu fermitate &i profesionalism n sensul atingerii obiectivelor n timpul planificat. 3.#. Activitatea echipei de audit este coordonat" cu tact &i eficien!", de o manier" care s" asigure realizarea obiectivelor auditului la termenul planificat. 3.2. Activitatea echipei de audit este astfel integrat" nct s" asigure un diagnostic ct mai exact al stadiului de implementare a sistemului calit"!ii. 3.3. Activitatea echipei este astfel coordonat" nct s" asigure 4. Solu!ioneaz" divergen!ele ap"rute (in 4.#. Eventualele divergen!e care apar n timpul desf"&ur"rii auditului att interiorul echipei sau, ntre auditori si la interfa!a cu auditatul sau n cadrul echipei sunt mediate &i rezolvate cu client/auditat) tact &i profesionalism. 4.2.Solu!ionarea divergen!elor se face n timp util pentru a nu afecta obiectivele auditului &i termenele convenite.

2.Monitorizeaz" auditul &i conduce &edin!ele de deschidere &i nchidere a auditului.

3. Coordoneaz" activitatea echipei de audit

Gama de variabile

Unitatea se aplic" auditorului &ef. Modul n care trebuie condus" activitatea de audit precum &i &edin!ele de deschidere/nchidere este prezentat n standardul SR ISO #00 ## - #. Defini!iile aplicabile acestei activit"!i sunt cele din SR ISO 8402. Preg"tirea &i experien!a se refer" att la aspectele profesionale ct &i la cele de audit. Ghid pentru evaluare

La evaluare se va urm"ri: - modul n care monitorizeaz" auditul pentru atingerea obiectivelor n timpul planificat - modul n care conduce &edin!ele - tactul cu care solu!ioneaz" divergen!ele ap"rute - tonul utilizat &i atitudinea fa!" de interlocutor; - capacitatea de argumentare - capacitatea de a se adapta la interlocutor &i la situa!ii neprev"zute - modul n care selecteaz" aspectele relevante Cuno&tin!e: - terminologia de specialitate a ocupa!iei - referen!ialul - cuno&tin!e psihologice - cuno&tin!e de negociere &i mediere - tehnici de auditare Aptitudini &i atitudini: - comunicare eficient" - obiectivitate - impar!ialitate - tact &i diploma!ie - bun conduc"tor - stil participativ - capacitate de cooperare - capacitate de n!elegere corect" a psihologiei interlocutorului

Examinarea documentelor referitoare la sistemul calit#!ii "i ntocmirea raportului de examinare

Descrierea unit"!ii ELEMENTE DE COMPETEN$% #.Identific" documentele supuse examin"rii &i referen!ialul CRITERII DE REALIZARE #.#.Documentele supuse examin"rii sunt identificate prin comparare cu obiectivul auditului &i prevederile referen!ialului. #.2.Referen!ialul stabilit de client sau auditat este identificat &i interpretat corect. 2.#. Aspectele neconforme din documentele examinate sunt identificate cu obiectivitate prin compararea cu toate cerin!ele aplicabile ale referen!ialul stabilit. 2.2. Neconformit"!ile &i observa!iile sunt identificate prin compararea documentelor cu referen!ialul, astfel nct s" permit" stabilirea gradului n care sistemul de calit"!ii prezentat n acele documente ndepline&te prevederile referen!ialului. 3.#. Raportul ntocmit trebuie s" permit" formarea unei opinii de ansamblu referitoare la sistemul calit"!ii care urmeaz" s" fie auditat. 3.2. Raportul de examinare a documentelor exprim" cu obiectivitate gradul de conformitate a documentelor prezentate n raport cu referen!ialul convenit. 3.3. Raportul ntocmit este complet &i con!ine toate informa!iile necesare, conform procedurilor entit"!ii care organizeaz" auditul.

2. Identific" aspectele neconforme

3. ntocme&te raportul de examinare a documentelor

Gama de variabile

Unitatea se aplic" tuturor categoriilor de auditori n domeniul calit"!ii. Examinarea documentelor este o etap" care se desf"&oar" naintea nceperii auditului. Scopul acestei examin"ri este de a nl"tura eventualele neconformit"!i nc" din faza de documentare a sistemului astfel nct s" permit" stabilirea oportunit"!ii nceperii auditului. Documentele supuse examin"rii sunt acele documente care apar!in unei organiza!ii /zone &i care documenteaz" cerin!ele sistemului calit"!ii care urmeaz" s" fie auditat. Prin aspecte neconforme se n!elege totalitatea observa!iilor &i constat"rilor identificate n timpul examin"rii documentelor &i care indic" faptul c" documentele nu sunt conforme cu cerin!ele referen!ialului indicat. Defini!ia generic" pentru neconformitate este cea indicat" n standardul SR ISO 8402. De remarcat c" fiecare entitate care organizeaz" un audit poate s"-&i stabileasc" propriile defini!ii pentru neconformit"!i. Comanda clientului este documentul prin care clientul comunic" ceea ce urm"re&te prin solicitarea unui audit. n Ghid pentru evaluare

La evaluare se va urm"ri: - eviden!ierea corect" &i complet" a aspectelor neconforme cu referen!ialul - capacitatea de analiz" &i sintez" - capacitatea de argumentare - modul de exprimare n scris - modul de formulare al neconformit"!ilor &i observa!iilor Cuno&tin!e: - terminologia de specialitate - referen!ial Aptitudini &i atitudini: - deschidere - obiectivitate - impar!ialitate - meticulozitate - spirit ordonat - exprimare concis"

ntocmirea documentelor specifice activit#!ii de audit

Descrierea unit"!ii ELEMENTE DE COMPETEN$% #. Identific" documentele &i datele necesare CRITERII DE REALIZARE #.#. Documentele necesare sunt identificate n func!ie de referen!ial &i de procedurile de lucru ale entit"!ii care organizeaz" auditul. #.2. Documentele necesare sunt identificate &i n func!ie de cerin!ele clientului atunci cnd acesta difer" de auditat #.3. Datele necesare sunt identificate &i selectate cu discern"mnt, n func!ie de tipul documentului de ntocmit, ntr-un mod care s" permit" completarea corect" a acestuia. 2.#. Documentele de lucru sunt ntocmite de fiecare membru a echipei de auditori, n func!ie de rolul pe care l are n audit &i conform prevederilor planului de audit. 2.2. Documentele sunt ntocmite corect, complet &i sunt completate cu acurate!e. 2.3. Documentele sunt completate respectndu-se regulile &i procedurile entit"!ii care organizeaz" auditul. 2.4. Exprimarea este clar" &i concis" iar scrisul lizibil. 3.#. Documentele ntocmite /completate sunt p"strate &i protejate conform regulilor &i procedurilor entit"!ii care organizeaz" auditul. 3.2. Documentele completate sunt protejate conform prevederilor de confiden!ialitate stabilite la nceputul auditului. 3.3. Documentele sunt difuzate la termenele stabilite &i respectnd ntocmai regulile &i procedurile entit"!ii care organizeaz" auditul.

2. ntocme&te &i completeaz" documentele necesare desf"&ur"rii auditului

3.P"streaza &i protejeaz" documentele

Gama de variabile

Unitatea se aplic" tuturor categoriilor de auditori n domeniul calit"!ii. Defini!ia no!iunii de entitate este cea cuprins" n standardul SR ISO 8402 &i n acest standard referirea este n mod special la organiza!ii. Documentele necesare preg"tirii &i desf"&ur"rii auditului se refer" att la documentele de lucru utilizate de fiecare membru al echipei de audit (list" de verific"ri, fi&e de observa!ii, chestionare, rapoarte de neconformitate sau alte documente utilizate n acela&i scop) ct &i la documentele generale &i unic utilizate n timpul unui audit ( planul de audit, raportul de audit, procesele verbale ale &edin!elor de deschidere respectiv nchidere a auditului). Activitatea de p"strare &i protejare a documentelor se refer" la faptul c" documentele utilizate pe parcursul unui audit nu trebuie s" se deterioreze iar nregistr"rile ob!inute trebuie s" fie lizibile &i descifrabile. Activitatea de protejare se mai refer" &i la aspectul de confiden!ialitate al datelor &i informa!iilor culese n timpul Ghid pentru evaluare

La evaluare se va urm"ri: - modul de utilizare a formularelor tip - modul de completare al formularelor utilizate - modul de ntocmire a listei de verific"ri, cnd este cazul - modul de administrare, difuzare, p"strare a documentelor &i modul de asigurarea confiden!ialit"!ii datelor. Cuno&tin!e: - terminologia de specialitate - referen!ial - specifice tipului de audit efectuat Aptitudini &i atitudini: - obiectivitate - capacitate de analiz", sintez" &i de estimare - responsabilitate - confiden!ialitate - etic" profesional" - facilitate n exprimare - spirit ordonat - rigurozitate &i meticulozitate

ntocmirea raportului de audit

Descrierea unit"!ii ELEMENTE DE COMPETEN$% #. Selecteaz" informa!iile necesare CRITERII DE REALIZARE #.#.Informa!iile relevante sunt selectate dintre dovezile obiective colectate de c"tre auditori n timpul auditului. #.2.Informa!iile sunt suficiente pentru a reflecta ct mai realist rezultatele auditului. 2.#. Raportul de audit este ntocmit de auditorul &ef n baza rapoartelor de neconformitate prezentate de membrii echipei de audit. 2.2. Raportul reflect" cu fidelitate spiritul &i con!inutul auditului. 2.3.Raportul de audit este complet n conformitate cu procedurile entit"!ii care organizeaz" auditul, con!innd cel pu!in elementele prev"zute n SR ISO#00##-#. 2.4. Raportul include evaluarea obiectiv" a capacit"!ii sistemului de a-&i realiza obiectivele 3.#. Raportul de audit este sus!inut de auditorul &ef n fa!a conducerii auditatului, conform cerin!elor SR ISO #00##-#. 3.2. Raportul este sus!inut cu claritate &i fermitate. 3.3.Difuzarea raportului se face n perioada de timp convenit" cu clientul &i /sau auditatul. 3.4. Raportul este difuzat conform procedurii stabilite cu clientul.

2. ntocme&te raportul de audit

3. Sus!inerea &i difuzarea raportului de audit

Gama de variabile

Unitatea se aplic" numai auditorului &ef n domeniul calit"!ii. Con!inutul minim al raportului de audit este cel prezentat n standardul SR ISO #00## - #. Defini!iile aplicabile acestei activit"!i sunt cele din SR ISO 8402. Ghid pentru evaluare

La evaluare se va urm"ri: - capacitatea de sintez" - capacitatea de argumentare - respectarea procedurii de ntocmire - relevan!a con!inutului - respectarea spiritului &i a rezultatelor auditului Cuno&tin!e: - terminologia de specialitate - referen!ialul pentru sistemul de management al calit"!ii - referen!ialul pentru audit - comunicare eficient" Aptitudini &i atitudini: - comunicare eficient" - spirit de organizare &i ordonat - etic" profesional" - obiectivitate - fermitate - impar!ialitate - consecven!" - capacitate de exprimare oral" &i n scris

Planificarea activit#!ii de audit

Descrierea unit"!ii ELEMENTE DE COMPETEN$% #. Identific" activit"!ile necesare organiz"rii &i desf"&ur"rii auditului CRITERII DE REALIZARE #.#. Activit"!ile sunt stabilite n baza referen!ialului convenit cu clientul.

2. Identific" metodele &i procedurile de lucru

#.2. Activit"!ile sunt identificate cu obiectivitate n conformitate cu 2.#. Metodele de lucru sunt stabilite n func!ie de referen!ialul convenit &i de prevederile standardelor &i/sau ghidurilor interna!ionale. 2.2. Procedurile de lucru sunt identificate n func!ie de tipul auditului &i de practica organismului /organiza!iei care desf"&oar" auditul. 3.#. Resursele necesare se stabilesc astfel nct s" se asigure respectarea termenelor convenite. 3.2. Resursele se stabilesc astfel nct obiectivul auditului convenit cu clientul s" fie realizat eficient. 3.3 Resursele se stabilesc n mod obiectiv n func!ie de domeniul, complexitatea &i profunzimea. auditului. 4.# Planul de audit este ntocmit n baza solicit"rii clientului &i a referen!ialului convenit. 4.2. Planul de audit ntocmit este flexibil astfel nct s" permit" adaptarea acestuia la situa!iile concrete care pot s" apar", f"r" a afecta termenul de realizare sau obiectivul auditului. 4.3. Con!inutul planului de audit este clar &i r"spunde complet nevoilor de informare a clientului/auditatului &i echipei de audit. 4.4. Planul este ntocmit astfel nct s" permit" utilizarea eficient" a resurselor. 4.5. Planul de audit este transmis spre aprobare clientului/auditatului la

3.Stabile&te resursele necesare

4. ntocme&te planul de audit

Gama de variabile

Unitatea se aplic" tuturor categoriilor de auditori n domeniul calit"!ii. Resursele se refer" la personalul implicat, timp, bani &i resurse materiale implicate n audit. Referen!ialul poate fi: SR EN ISO 900#, 9002,9003, SR EN 4500#, SR EN 450##, 450#2, 450#3, SR EN 45004, SR EN 45003 sau alte referen!iale fa!" de care se urm"re&te evaluarea conformit"!ii convenite cu clientul.

Solicitarea clientului cuprinde: tipul auditului, perioada desf"&ur"rii auditului, refen!ialul etc. Auditul poate fi: intern (de sistem, de produs sau de proces), de secund" parte (evaluare furnizori) , de ter!" parte (de certificare, de acreditare a organismelor de certificare, de acreditare a laboratoarelor de ncerc"ri, de supraveghere &i de consultan!"). Metodele de lucru se refer" la standardele interna!ionale, ghiduri de interpretare a standardelor interna!ionale &i/sau na!ionale care descriu modul n care se desf"&oar" auditul ct &i la metodele specifice ale organismelor/organiza!iilor care desf"&oar" audituri, atunci cnd acestea difer" de prevederile standardelor men!ionate anterior. Procedurile de lucru se refer" la procedurile documentate care apar!in organismelor/organiza!iilor care ini!iaz" auditul Con!inutul planului este cel prev"zut n referen!ial &i cuprinde cel pu!in urm"toarele date: tipul auditului, domeniu, Ghid pentru evaluare

La evaluare se va urm"ri: - identificarea corect" a solicit"rilor clientului - identificarea corect" a referen!ialului - cunoa&terea metodelor &i procedurilor de lucru - adecvarea planului de audit ntocmit pentru atingerea obiectivului auditului Cuno&tin!e: - referen!ialul - standardul care indic" metoda de audit: SR ISO #00## &i SR EN 45002 - ghidurile interna!ionale referitoare la modul n care se desf"&oar" auditul - procedurile de lucru - planificarea Aptitudini/atitudini - obiectivitate - capacitate de analiz", sintez" &i estimare