SPITALUL UNIVERSITAR DE URGENTA BUCURESTI (SUUB)

PROCEDURA DE SISTEM

CONTROLUL INREGISTRARILOR
Editia: 1 Rev.: 1

Cod: PS-4.2.4
Pag. 1 / 4

Ex. nr..
Responsabilitati Elaborat: "eri#icat: %&robat: Nume si prenume Ing. Eugen Neacsu Pro#. $r. $ragos "inereanu Se# 'ucr.$r. (lorin C)t)lin C*rstoiu Semnatura Data 11. !.2 1 11. !.2 1 11. !.2 1

SITUATIA EDITIILOR SI RE I!IILOR Pa". +oate E#.$Re% Ed.1/ Rev.1 Data 11. !.2 1 Moti%ul s&'imbarii pa"inii Proiectarea initiala a siste,ului de ,anage,ent al calitatii Elaborat eri(i&at Ing. E.Neacsu Pro#. $r. $ragos "inereanu Aprobat Se# 'ucr.$r. (lorin C)t)lin C*rstoiu

). 1.1 1.2 *.

SCOP Procedura are ca sco& stabilirea si ,entinerea unui siste, unitar &entru identi#icarea- de&o.itarea- &rote/area- regasirea- durata de &astrare si eli,inare a inregistrarilor calitatii. Procedura descrie res&onsabilitatile co,&arti,entelor si #unctiilor i,&licate in activitatile ,entionate anterior. DOMENIU Procedura se a&lica tuturor inregistrarilor- ra&oartelor si #or,ularelor utili.ate in ur,a a&licarii &revederilor siste,ului de ,anage,ent al calitatii- atat de &ersonalul s&italului- cat si de #urni.orii sai de &roduse si servicii.

+. DE,INITII SI PRESCURTARI 0.1 De(initii 0.1.1 Inre"istrare 1IS2 3 :2 !4: docu,ent care &reci.ea.a re.ultatele obtinute sau care #urni.ea.a dove.i ale activitatilor inde&linite. Nota 1: Inregistrarile &ot #i utili.ate- de e5e,&lu- &entru trasabilitatea docu,entelor si &entru #urni.area de dove.i ale veri#icariloractiunilor &reventive si a actiunilor corective.

(-

1-1

SPITALUL UNIVERSITAR DE URGENTA BUCURESTI (SUUB)

PROCEDURA DE SISTEM

CONTROLUL INREGISTRARILOR
Editia: 1 Rev.: 1

Cod: PS-4.2.4
Pag. 2 / 4

Nota 2: In general inregistrarile nu trebuie su&use unui control al revi.iilor. 0.1.2 -nre"istr.ri #e s.n.tate 1SR IS2 I6% 1:2 34: #i7iere care con8in in#or,a8ii &ertinente de s)n)tate re#eritoare la o anu,it) &ersoan) sau un gru& care bene#icia.) de servicii de s)n)tate. 9n ,od obi7nuit includ ur,)toarele docu,ente- du&) ca.: evaluarea ini8ial)- &lanul de *ngri/ire- note -diagnostic i,agistica 7i/sau re.ultatele de laborator sau constat)ri- ,edica,ente/re8etere.u,atul e5ternarii - inclusiv &rogra,ul &entru acas) 7i reco,andarea de ur,at. %cestea &ot include- de ase,enea ,ateriale &entru educarea &acientului/ clientului- #or,ele necesare de &lat)- 7i/sau docu,entele legale cerute de lege &entru ad,iterea viitorului &acient/client. 0.2 /. Pres&urtari Nu se a&lica DOCUMENTE DE RE,ERINTA $ CONE0E

/.). Do&umente #e re(erinta 4.1.1. SR EN ISO 122)3 *2245 :Siste,e de ,anage,ent ale calitatii. Cerinte; 4.1.2. MC52):<anualul calitatii :SUU67 /.*. Do&umente &onexe 4.2.1 SR ISO I8A5)3*2215 =Siste,e de ,anage,ent al calit)8ii. 'inii directoare &entru *,bun)t)8iri de &roces *n organi.a8iile de servicii de s)n)tate; 9. PROCEDURA

!.1 Generalitati !.1.1 Inregistarile calitatii s&eci#ice s&italului includ: - inregistrari &rivind calitatea serviciilor ,edicale si ne,edicale> - inregistrari &rivind #unctionarea siste,ului de ,anage,ent al calitatii> - inregistrari &rovenite de la &acienti> - inregistrari &rovenite de la #urni.ori> - inregistari &rovenite de la ,inistere- organis,e de certi#icareautori.are- etc. !.1.2 +oate docu,entele S<C 1 de e5.: ,anualul calitatii- &rocedurile de siste,&rocedurile o&erationale- &rotocoale ,edicale- etc.4 #ac re#erire la #or,ularera&oarte- &lanuri care sunt #olosite &entru a inregistra in#or,atii. !.1.0 Inregistrarile calitatii sunt reali.ate-du&a ca.- &e su&ort de ?artie si/sau

(-

1-1

SPITALUL UNIVERSITAR DE URGENTA BUCURESTI (SUUB)

PROCEDURA DE SISTEM

CONTROLUL INREGISTRARILOR
Editia: 1 Rev.: 1

Cod: PS-4.2.4
Pag. 0 / 4

!.1.4

!.1.! !.1.@

!.1.A

in#or,atic. Inregistrarile calitatii #urni.ea.a dove.i obiective re#eritoare la : 1 %&licarea si e#icienta docu,entelor S<C- in toate activitatile des#asurate> 2 Res&ectarea cerintelor de calitate i,&use de cerinte legale si de regle,entare- clienti si organis,ele de certi#icare> 0 %ctivitatile- &rocesele- serviciile- ele,entele S<C- in sco&ul i,bunatatirii calitatii si reducerii costurilor. Princi&alele inregistrari ale calitatii generate in cadrul S<C sunt &re.entate in ane5a 1. (iecare inregistrare din siste, este insotita de date &rivind: 1 Rolul inregistrarii in #lu5ul in#or,ational> 2 Identi#icarea inregistrarii> 0 Cine e#ectuea.a inregistrarea> 4 Res&onsabilitatea &astrarii inregistrarii> ! Nu,arul de e5e,&lare la o co,&letare si destinatia #iecarui e5e,&lar> @ (recventa de co,&letare a docu,entului> A 'ocul de ar?ivare si durata de &astrare a #iecarui e5e,&lar> B %ccesul la inregistrari ale clientului- asa cu, sunt convenite &rin contract. 3 %lte in#or,atii re#eritoare la #or,ular 1 de e5.: intretinerea si distrugerea inregistrarilor4. "eri#icarea inregistrarilor se #ace din &unct de vedere al co,&letitudinii de catre se#ul co,&arti,entului i,&licat sau &ersoana i,&uternicita in scris de acesta.

!.2 Controlul inre"istrarilor !.2.1 $aca nu este alt#el stabilit in cerinte legale- de regle,entare- contracte- atunci durata de &astrare a inregistrarilor este: 1 0 ani in co,&arti,ent> 2 la ar?iva restul &erioadei de &astrare> e5.: 1 ani . !.2.2 Inregistrarile de la &ct.1 sunt &astrate in dosare- bibliora#turi- su&orti ,agnetici in cadrul co,&arti,entelor care le-au elaborat si/sau &ri,it. !.2.0 !.2.0 Inregistrarile de la &ct.2 sunt &astrate in dosare- bibliora#turi- su&orti ,agnetici in cadrul ar?ivei 1ar?iva electronica4. !.2.4 Inregistrarile sunt ast#el identi#icate si inde5ate- ast#el incat sa &oata #i regasite #ata de serviciile si activitatile la care se re#era.

(-

1-1

SPITALUL UNIVERSITAR DE URGENTA BUCURESTI (SUUB)

PROCEDURA DE SISTEM

CONTROLUL INREGISTRARILOR
Editia: 1 Rev.: 1

Cod: PS-4.2.4
Pag. 4 / 4

!.2.! Pentru inregistarile &rivind #unctionarea siste,ului de ,anage,ent al calitatiidosarele se identi#ica &rin: - cod dosar- #or,at din anul de activitate- ur,at de nu,arul ele,entului SR EN IS2 3 1:2 B 1 de e5.: 2 1 - 4.2.44> Cibliora#turile care contin dosarele s&eci#icate anterior se identi#ica &rin: - cod bibliora#t #or,at din: SR EN IS2 3 1:2 B /anul de activitate. !.2.@ Inregistrarile care au de&asit durata de &astrare se eli,ina &rin gri/a se#ilor de co,&arti,ente care le &oseda- res&ectiv a ar?ivei. !.2.A Inregistrarile sunt &astrate si &rote/ate in conditii care sa &revina distrugerea lor &rin: 1 Condens sau inundatie> 2 (oc sau variatii e5tre,e de te,&eratura in .ona de &astrare> 0 (urt- &ierdere- ,ani&ulare necores&un.atoare sau deteriorare intentionata 1 acces controlat4> 4 Piederea caracterului de con#identialitate> ! %ctiunea insectelor sau ro.atoarelor. !.0 Anali:a inre"istrarilor !.0.1 In ur,a anali.arii inregistrarilor calitatii RS<C &oate adauga inregistrari noi sau le &oate co,&leta/ ,odi#ica &e cele e5istente. !.0.2 Inregistrarile calitatii sunt accesibile re&re.entantilor autori.ati - daca acest lucru este sti&ulat in contract> de ase,enea se &un la dis&o.itia re&re.entantilor organis,elor de certi#icare- &e &erioada convenita. ;. RESPONSA6ILITATI

@.1 Se(ii #e &ompartimente $ se&tii au ur,atoarele res&onsabilitati: @.1.1 Dr,aresc a&licarea docu,entelor S<C in activitatile des#asurate in cadrul co,&arti,entelor si elaborarea inregistrarilor &reva.ute. @.1.2 "eri#ica co,&letitudinea si corectitudinea inregistrarilor e,ise. @.1.0 Pastrea.a inregistrarile &e &erioada &reva.uta. @.1.4 Pun la dis&o.itie &entru consultarea organelor de control /&acientilor / organis,elor de certi#icare/ auditorilor interni- inregistrarile solicitate. @.2 <. Responsabilul &u ar'i%a spitalului asigura &astrarea inregistrarilor in conditiile s&eci#icate la ca&. !.2.B. INREGISTRARI Nu se a&lica

(-

1-1

SPITALUL UNIVERSITAR DE URGENTA BUCURESTI (SUUB)

PROCEDURA DE SISTEM

CONTROLUL INREGISTRARILOR
Editia: 1 Rev.: 1

Cod: PS-4.2.4
Pag. ! / 4

4.

ANE0E Nu se a&lica .........

(-

1-1