Etapele scrierii proectului

Proiect Procult

TOPICI
IDEEA PROIECTUL MANAGERUL DE PROIECT ECHIPA PROIECTULUI ELABORAREA PROIECTULUI DERULAREA PROIECTULUI FINALIZAREA PROIECTULUI

Introducere
Fr o finanare direct a ideilor i proiectelor, cele mai multe organizaii nonguvernamentale (ONG) dar i guvernamentale (coala i Universitatea!) nu i-ar putea atinge scopurile. Pentru succesul ideilor, a proiectelor i, deci, al oamenilor, este esenial scrierea unor proiecte clare, amnunite i cu obiective bine definite.

Ce este un proiect?
Proiectele sunt activiti unice, orientate spre un obiectiv, cu un grad ridicat de noutate i cu o sarcin de lucru complex.

 Ele sunt limitate n timp i din punct de vedere al resurselor materiale i umane, necesitnd de obicei o colaborare interdisciplinar n cadrul unei structuri organizatorice speciale, precum i tehnici i metode speciale implicnd riscuri specifice. Obiectivul urmrit l reprezint crearea unei valori noi (produs, serviciu, structur, etc.).

Exemple de proiecte:
dezvoltarea i lansarea unui produs nou; reorganizarea unei organizaii; introducerea unui nou sistem de salarizare orientat spre performan; proiectarea i implementarea unui sistem informatic; elaborarea i susinerea unei campanii publicitare.

NU UITAI!!!

TIMPUL RESURSE LIMITATE

nainte de scrierea unei propuneri

Intervievai beneficiarii anteriori i viitori. Consultai propuneri de proiecte anterioare. Evitai repetarea greelilor i reproducerea unor rezultate ce au fost deja realizate. Donatorii nu vor acorda finanri pentru ceva ce deja a fost fcut. Consultai rapoarte de evaluare a proiectelor anterioare. Nu v bazai pe membrii proiectului pentru a reine toate greelile i domeniile din eforturile anterioare ce trebuie mbuntite. Organizai focus grupuri. Asigurai-v c oamenii de care avei nevoie sunt disponibili i pot s contribuie.

nainte de scrierea unei propuneri

Verificai datele statistice. Nu lsai pe alii s descopere lacune i inexactiti n datele pe care v bazai. Consultai experi. Opiniile externe v vor da idei i credibilitate. Efectuai sondaje, etc. Adunai ct mai multe informaii preliminare pentru a demonstra angajamentul fa de proiect i pentru a perfeciona obiectivele. Organizai ntlniri sau forumuri ale comunitii. Cnd publicul simte c a fost consultat cu privire la o problem, va fi mult mai predispus la cooperare i la sprijinirea proiectului.

 ELABORAREA PROIECTULUI

Principalele caracteristici ale unui proiect sunt (Brown, 2004):

Este un instrument al schimbrii; Are un nceput i un sfrit bine determinate; Are un anumit scop; Rezultatele sale reprezint o livrare; Este unic; Este responsabilitatea unei singure persoane sau a unui singur organism; Implic cheltuieli, resurse i timp; Folosete o gam larg de resurse i competene.

Proiecte de orice fel: Care este visul vostru? Ce vrei s facei cu adevrat n viitor? Care este proiectul vostru de via?

Exist trei aspecte diferite pe care se cuvine s le realizm separat: n primul rnd, gsirea ideii i a finanatorului potrivit pentru ideea noastr, n al doilea rnd, scrierea, elaborarea proiectului i n cazul n care proiectul este finanat, derularea proiectului i managementul su efectiv.

V sugerez s pornii n elaborarea unui proiect cu o tehnic foarte simpl

Tehnica celor 6 ntrebri: CE? DE CE? CU CE? PENTRU CE? CUM? CINE?

Cu alte cuvinte:
Ce vrem s facem n proiect? Care este ideea proiectului? De ce vrem s facem ceea ce facem? Care este motivaia noastr? Cu ce resurse? Pentru ce / cine - care sunt beneficiarii proiectului? Cum vrem s facem ceea ce facem? Cine va face?

 Dup ce nou ne sunt foarte clare, dar doar dup ce ntr-adevr avem foarte limpede n minte, rspunsurile la aceste ntrebri, doar atunci putem ncepe cutarea finanatorilor.

 95 % din realizrile noastre se bazeaz pe a ti ce vrem!

Aspecte ce trebuie luate n considerare la nceputul planificrii proiectului

Beneficiarii proiectului Echipa proiectului i partenerii Criteriile de succes Scop i obiective Modele alese pentru atingerea scopului proiectului Costuri i cheltuieli Contribuia proprie Finanatori poteniali

Elemente ale propunerii de proiect

Titlul proiectului Scopurile i obiectivele proiectului Descrierea activitilor proiectului Descrierea rezultatelor ateptate Planul de implementare al proiectului nceperea operaiunilor Alocarea resurselor Personalul proiectului Bugetul detaliat al proiectului (costuri fixate, echipament necesar) Alte mijloace tehnice (e.g. vehicule) Diviziunea surselor financiare (contribuie proprie i alte resurse)

Cum se scrie o propunere de proiect

Decizia cheie ce trebuie luat la nivelul acestei etape, este structura propunerii de proiect (inclusiv coninutul i lungimea). Structura este determinat de natura proiectului precum i de cerinele ageniei finanatoare. n varietatea de formaturi, formulare de cerere, linii generale pentru designul proiectului, instruciuni ale cererilor de finanare, este posibil s se detecteze anumite elemente comune.

Pagina titlu
O pagin titlu trebuie s apar n propuneri mai mari de trei, patru pagini. Pagina titlu trebuie s indice: titlul proiectului, numele organizaiei principale (i partenerii poteniali, dac exist), locul i data pregtirii proiectului numele ageniei donatoare creia i se adreseaz propunerea.

Titlul proiectului
trebuie s fie scurt, concis i s se refere preferabil la un anumit rezultat cheie al proiectului sau la activitatea principal a acestuia. Titlurile care sunt prea lungi sau prea generale nu reuesc s sugereze cititorului ce conine proiectul

Pagina cuprins
Dac propunerea de proiect este mai mare de 10 pagini, este bine s se includ un cuprins la nceputul sau sfritul documentului. Pagina cuprins i ajut pe cititori s gseasc uor prerile relevante ale documentului. Aceast pagin trebuie s conin Titlul numrul paginii de nceput ale fiecrei seciuni a propunerii.

Rezumatul
Evaluatorii nu au timp s citeasc integral propunerea de proiect. De aceea, este util s se insereze un rezumat al proiectului. Rezumatul trebuie s includ: formularea problemei; obiectivele proiectului; organizaiile care vor implementa proiectul; activitile cheie ale proiectului; bugetul total al proiectului.

 Teoretic, rezumatul trebuie alctuit dup ce seciunile relevante exist deja n forma extins. Pentru un proiect mic, rezumatul nu poate fi mai lung de 10 rnduri. Proiectele mai mari au deseori rezumate lungi de dou pagini.

Contextul
Aceast parte a proiectului descrie mediul social, economic, politic i cultural de la care se iniiaz proiectul. Aceast descriere trebuie s conin date relevante din cercetri efectuate n faza de planificare a proiectului sau colectate din alte surse. Cel care l scrie trebuie s ia n considerare nevoia de echilibru ntre lungimea acestei seciuni i mrimea propunerii de proiect n ntregime. Cantitile mari de date relevante trebuie puse ntr-o anex.

Justificarea proiectului
ntotdeauna trebuie oferit o argumentare a proiectului. Datorit importanei sale, aceast seciune este de obicei mprit n patru subcapitole.

Formularea problemei Nevoi prioritare Abordarea propus, tipul interveniei Organizaia implementatoare

Formularea problemei
Formularea problemei ofer o descriere a probleme(lor)i specifice pe care proiectul ncearc s o soluioneze, cu scopul de a susine proiectul. Mai mult, propunerea de proiect trebuie s arate de ce o anumit chestiune este o problem pentru comunitate sau societate, ce implicaii negative afecteaz grupul int. Trebuie s existe de asemenea o explicare a nevoilor grupului int ce apar ca o consecin direct a problemei descrise.

Nevoi prioritare
Nevoile grupului int ce apar ca impact negativ direct al problemei, trebuie prioritizate. Trebuie inclus o explicaie a modului n care s-a luat aceast decizie (ce criterii au fost utilizate).

 Acestor nevoi li se va acorda apoi un nivel mai nalt sau mai scazut de prioritate, n funcie de importana pentru comunitate, i va fi dat o descriere a modului n care s-a ajuns la aceast decizie: De exemplu: - un sondaj pe populaia local, - costurile asociate interveniei proiectului, etc.). Aceast procedur confer credibilitate interveniei selectate.

Abordarea propus (tipul interveniei)

Propunerea de proiect trebuie s descrie strategia aleas pentru soluionarea problemei i cum anume va duce aceasta la mbuntiri.

Organizaia implementatoare
Aceast seciune trebuie s descrie capabilitile organizaiei dvs. prin referire la capacitatea acesteia i proiectele anterioare. Descriei: - de ce anume organizaia dvs. este cea mai potrivit s conduc proiectul, - legtura ei cu comunitatea local, - clienii organizaiei i - ce fel de expertiz poate oferi organizaia. - dac sunt implicai ali parteneri, oferii informaii cu privire la capacitatea acestora.

Ponturi pentru o prezentare de succes a organizaiei

Nu utilizai niciodat un limbaj ce poate fi perceput ca un atac la adresa altor organizaii sau instituii. Efectuai o analiz a punctelor forte ale organizaiei nainte de a pregti propunerea, i apoi evidentiai-le. Artai c procesul de planificare este participativ i ia n considerare opiniile grupului int. Pregtii un scurt document pentru a prezenta experiena dvs. (dosarul organizaional) i ataai-l la propunerea de proiect.

Reguli pentru stabilirea scopului proiectului

1. Un proiect trebuie s aib un singur scop. 2. Scopul trebuie s fie legat de viziunea pentru dezvoltare. 3. Este dificil sau imposibil de msurat realizarea scopului prin indicatori msurabili, dar trebuie s fie posibil de demonstrat meritul su i contribuia la viziune.

Obiectivele proiectului
Prima problem care necesit atenie este numirea obiectivelor. n englez se folosesc i ali termeni ca goal/aim/purpose, etc. De cele mai multe ori ins se folosete termenul de scop (obiectiv general) (goal) cruia i se substituie mai multe obiective (objective). Odat ce s-a lmurit aceast problem, trebuie stabilit ierarhia obiectivelor precum i numrul nivelurilor ierarhiei. n realitate, o organizaie trebuie s i fi rezolvat deja aceast problem n faza de planificare a proiectului.

Scopul proiectului (sau obiectivul general)

Acesta este un scop general care trebuie s explice care este problema principal i de ce este important proiectul, care sunt beneficiile grupului int pe termen lung.

Obiectivele proiectului
Obiectivele trebuie s abordeze problema principal n termenii beneficiilor de care vor dispune beneficiarii sau grupul int ca rezultat direct al proiectului. Obiectivele proiectului ofer o imprire mai detaliat a scopului proiectului. Un proiect va avea de cele mai multe ori obiective multiple.

Rezultatele proiectului
Rezultatele descriu serviciile sau produsele ce vor fi oferite beneficiarilor. Acestea sunt ceea ce conducerea proiectului promite s ofere. Rezultatele sunt mai detaliate ca obiectivele i scopul i trebuie s fie posibil de msurat prin indicatori obiectivi. Astfel, acestei zone trebuie s i se acorde o importan special. Rezultatele trebuie s abordeze principalele cauze ale problemei cu care se confrunt grupul int. Pentru a asigura rezultate relevante, conducerea proiectului trebuie s fi identificat corect nevoile grupului.

 Cum pot fi legate rezultatele proiectului de obiectivele acestuia?

...prin activiti!

 Indicatorii ofer echipei proiectului o baz cuantificabil pe care s evalueze succesul proiectului n atingerea obiectivelor. Specificarea indicatorilor are rolul de a verifica viabilitatea rezultatelor i a obiectivelor proiectului. Aceasta formeaz baza constituirii unui sistem de monitorizare a proiectului. Odat ce indicatorii sunt definii, ei trebuie elaborai n aa fel nct s ofere detalii cantitative, calitative i de timp.

Grupul int
Definii grupul int i artai ce beneficii va avea acesta n urma proiectului. Proiectul trebuie s ofere o descriere detaliat a mrimii i caracteristicilor grupului int i mai ales a beneficiarilor direci ai proiectului. Criteriile de analiz a grupului int pot fi compoziia etnic, sexul, vrsta, etc. Cnd aceast analiz este mai elaborat, ea poate fi ataat ca anex.