I. Date generale Ce este un buget?

Un buget este un plan financiar al unui proiect. Un astfel de document trebuie sa includa o preconizare a cheltuielilor si a veniturilor legate de un proiect. Mai presus de orice, un buget este un document de a carui fezabilitate depinde sustinerea proiectului din partea unui finantator sau a unui partener.

La ce este bun un buget?

Un buget este important in fiecare etapa a unui proiect, indeplinind mai multe functii: Planificare Un buget este necesar pentru a planifica un nou proiect, astfel incat cei de care depinde deciza sa isi faca o idee completa despre costurile proiectului. In luarea deciziei de a incepe proiectul vor conta in primul rand disponibilitatea fondurilor si eficienta cu care vor fi folosite. Fund-raising Bugetul este punctul critic al oricarei negocieri cu finantatorii. Acestia sunt interesati in primul rand de eficienta banilor investiti de ei, adica de raportul beneficii/costuri. Indicatorii de eficienta sunt cele mai convingatoare argumente. Crearea a ! noi locuri de munca cu 100$/loc de munca ar fi o investitie e"trem de eficienta, insa informarea a !! de tineri despre drepturile lor electorale cu 500$/tanar informat, ar putea sa nu para atat de convingatoare. Implementarea proiectului Un buget clar este necesar pentru a monitoriza si a tine sub control proiectul, o data ce acesta a inceput. #rincipalul instrument de monitorizare il constituie compararea costurilor actuale cu cele din buget. $ara un buget clar, acest lucru este imposibil. %eoarece planurile uneori se schimba, s&ar putea sa fie necesar se se revizuiasca bugetele dupa ce proiectul a inceput. Evaluarea proiectului Bugetul este un instrument de baza in evaluarea succesului unui proiect, atunci cand acesta ia sfarsit. 'l a(uta sa se raspunda la intrebarea: )A realizat proiectul ceea ce a fost stabilit initial sa realizeze*+

%atorita multiplelor functii pe care le indeplineste, bugetul original trebuie sa fie clar, logic si bine prezentat.

II. Realizarea unui buget

Cel mai important lucru intr&un buget este ca el sa surprinda in detaliu nevoile financiare ale proiectului. #entru asta este nevoie ca analiza sa se efectueze la nivelul sarcinilor. In cadrul matricii logice, acest nivel este cel mai de (os si el trebuie completat dupa identificarea obiectivelor componente si a out&put&urilor. #entru a a(unge la un buget final al proiectului trebuie urmati patru pasi: . Defalcarea proiectului in activitati care consuma resurse. #entru acest lucru, o metoda simpla este lucrati la nivelul out&put&urilor, si sa realizati o lista de sarcini pentru fiecare dintre acestea. #entru a verifica daca au fost trecute toate sarcinile consumatoare de resurse, este utila folosirea unei diagrame #',-. Aceasta verifica logica activitati&evenimente. .u trebuie omise sarcini precum: realizarea documentatiei, instruirea membrilor echipei, evaluari intermediare, revizuiri aduse proiectului, rapoarte etc. Ignorarea unor astfel de sarcini poate sa duca la surprize neplacute pe parcursul proiectului. !. Calcularea resurselor pentru fiecare activitate. Resurse legate de personal Pentru a calcula resursele legate de personal" referiti-va in primul rand la volumul de munca e#primat in ore sau in zile . .umarul de persoane anga(ate va rezulta abia mai tarziu, in functie de resursele financiare alocate, sau de resursele umane disponibile. #entru a calcula volumul de munca, incercati sa estimati cat i-ar trebui unui singur om sa o duca la capat. /pre e"emplu, pentru sarcina )distribuirea a !!! de reviste+, rezultatul ar putea fi 0! de ore de munca ale unui distribuitor. In functie de numarul de oameni disponibili veti putea calcula durata sarcinii. Acest lucru va va a(uta sa realizati diagrama 1A.-- si analiza #',-. In cazul in care sunt implicati ! oameni, acestia vor duce la capat activitatea de mai sus in 2 zile, lucrand cate 3 ore pe zi. Resurse care nu sunt legate de personal

Aceste resurse si costurile aferente sunt impartite de obicei in: . 2. %. 3. 7. '. ). Ec$ipamente 4calculatoare, copiatoare, mobilier, etc.5 Consumabile 4topuri de hartie, cartuse de imprimanta, dis6ete, C%&uri, etc.5 &ransport si diurna Comunicatii 4telefon, fa", posta, e&mail5 Publicatii 4tiparire, editarea sau copierea unor brosuri, rapoarte, etc.5 (ervicii contractate *lte costuri

#entru a integra mai usor toate resursele unui proiect, folositi matricea de mai (os. %aca proiectul este comple", realizati mai multe diagrame 4e". cate una pentru fiecare output5. $igura . Calcularea resurselor pentru sarcinile defalcate. '"emplu de proiect: )organizarea unei conferinte de presa+. +re de munca pe departamente
/arcini: Office manager (arcina )Inchiriere sala+ (arcina ! ),edactare comunicat presa+ (arcina % )-ransmiter e fa"+ (arcina , )'laborare mape de presa+ .....
: ore 0 ore

Ec$ipamente r

Consumabile

Coordonato r P.R.

Designe

*c$izitii" (ervicii

8 ore telefon, 7 l benzina, chirie sala, 2 ore 4elaborare59 2 ore 4verificare5 0 ore 3 ore utilizare computer

0 ore

3 ore

0 ore utilizare computer

7! foi "ero", pi"uri, etc.

&otal

...

...

...

...

...

...

Coloanele pot fi modificate in functie de cerintele proiectului. %. Estimarea costurilor %upa ce aveti listate toate resursele de care este nevoie in proiect, incercati sa estimati costul unei unitati si apoi caculati costul total. Cum se face estimarea costului unitar* %e cele mai multe ori este vorba de a ghici intr&un mod )stiintific+. #entru a fi cat mai e"acti aveti urmatoarele solutii: sa obtineti informatii de la furnizori, eventual oferte stampilate pentru a le prezenta finantatorului, sa le cereti membrilor echipei, in special celor din departamentele specializate, sa faca o estimare, sa aflati de la cineva care a facut un proiect similar, sa studiati notele de la proiectele anterioare ale organizatiei voastre %. Prelucrarea datelor si intocmirea bugetului (alariile. Calculati cate persoane veti plati si sub ce forma 4cu norma intreaga sau conventie civila5. In functie de rezultat, calculati celelalte ta"e sau beneficii salariale cum ar fi asigurarile de orice tip. /pre e"emplu, pentru un anga(at cu conventie civila al unui ;.1, trebuie trecut in buget nu numai salariul brut, ci si contributia la asigurarile sociale 4CA/5 si ta"a la fondul de sanatate, atat cotele datorate de anga(ator cat si de anga(at. #entru a putea calcula corect toate costurile salariale este bine sa va adresati unui contabil sau unei persoane cu e"perienta in domeniul financiar. Costurile indirecte -sau de regie.. Apro"imati costurile care nu sunt legate direct de indeplinirea sarcinilor, insa pe care le organizatia le suporta pentru spri(inirea proiectului. Acestea pot consta in spatii pentru birouri, intretinere, electricitate, etc. %easemenea salariile contabilului, ale office managerului, sau ale directorului e"ecutiv fac parte din costurile indirecte. Anumiti finantatori au reguli specifice in privinta finantarii costurilor indirecte. In cazul #<A,', de obicei este finantat numai un procent fi" din totalul costurilor directe, respectiv =>

 Costurile accidentale. /tabiliti o rezerva pentru cazurile de urgenta care pot aparea in timpul proiectului. In cazul #<A,', aceste costuri pot fi de ma"im 7> din totalul costurilor eligibile. ?a final realizati un tabel care sa includa toate aceste costuri, si eventual, in coloanele din dreapta precizati si finantatorii.