Sunteți pe pagina 1din 13

ORDIN nr. 1.

120 din 15 octombrie 2013 privind aprobarea Procedurii simplificate aplicate de beneficiarii privai n cadrul proiectelor finanate din instrumente structurale, obiectivul "Convergen", precum i n cadrul proiectelor finanate prin mecanismele financiare SEE i norvegian pentru atribuirea contractelor de furnizare, servicii sau lucrri EMITENT: MINISTERUL FONDURILOR EUROPENE PUBLICAT N: MONITORUL OFICIAL nr. 650 din 22 octombrie 2013 Data intrarii in vigoare : 22 octombrie 2013

Forma actualizata valabila la data de : 22 octombrie 2013 Prezenta forma actualizata este valabila de la 22 octombrie 2013 pana la 24 octombrie 2013 Avnd n vedere prevederile: - art. 9 lit. c) i lit. c^1) din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 337/2006, cu modificrile i completrile ulterioare; - art. 60 din Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006 al Consiliului din 11 iulie 2006 de stabilire a anumitor dispoziii generale privind Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de Coeziune i de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1.260/1999, cu modificrile i completrile ulterioare, precum i clarificrile din: - Scrisoarea Comisiei Europene nr. Ares (2011)325248 din 24 martie 2011 emis de Direcia General pentru Politic; - Scrisoarea Comisiei Europene nr. Ares (2013)2548289 din 1 iulie 2013 emis de Direcia General Piaa Intern i Servicii, n temeiul art. 8 alin. (4) din Hotrrea Guvernului nr. 43/2013 privind organizarea i funcionarea Ministerului Fondurilor Europene, cu modificrile i completrile ulterioare, ministrul fondurilor europene emite urmtorul ordin: ART. 1 Se aprob Procedura simplificat aplicat de beneficiarii privai n cadrul proiectelor finanate din instrumente structurale, obiectivul "Convergen", precum i n cadrul proiectelor finanate prin mecanismele financiare SEE i norvegian pentru atribuirea contractelor de furnizare, servicii sau lucrri, prevzut n anexa care face parte integrant din prezentul ordin. ART. 2 De la data intrrii n vigoare a prezentului ordin, beneficiarii privai ai proiectelor finanate din fondurile menionate la art. 1, care au achiziii aflate n curs de desfurare ce nu intr sub incidena art. 9 lit. c) i c^1) din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, aprobat cu modificri i completri prin Legea

nr. 337/2006, cu modificrile i completrile ulterioare, nu au obligaia continurii acestora n baza Ordinului ministrului afacerilor europene nr. 1.050/2012 privind aprobarea Procedurii de atribuire aplicabile beneficiarilor privai de proiecte finanate din instrumente structurale, obiectivul "Convergen", avnd posibilitatea anulrii procedurii. ART. 3 Dac beneficiarii privai decid s continue achiziiile aflate n curs de desfurare, la data intrrii n vigoare a prezentului ordin, acestea se supun legislaiei n vigoare la data iniierii, rmnnd sub incidena prevederilor Ordinului ministrului afacerilor europene nr. 1.050/2012 pn la finalizarea procedurii. ART. 4 Autoritile de management/Operatorii de program au obligaia de a modifica procedurile operaionale i orice alte reglementri incidente, n sensul conformrii acestora cu procedura simplificat prevzuta n anex, n termen de 5 zile lucrtoare de la data intrrii n vigoare a prezentului ordin. ART. 5 Autoritile de management/Operatorii de program vor duce la ndeplinire prevederile prezentului ordin. ART. 6 La data intrrii n vigoare a prezentului ordin se abrog Ordinul ministrului afacerilor europene nr. 1.050/2012 privind aprobarea Procedurii de atribuire aplicabile beneficiarilor privai de proiecte finanate din instrumente structurale, obiectivul "Convergen", publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 776 din 16 noiembrie 2012, i orice alte dispoziii contrare acestuia. ART. 7 Prezentul ordin se public n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, i intr n vigoare la data publicrii. Ministrul fondurilor europene, Eugen Orlando Teodorovici Bucureti, 15 octombrie 2013. Nr. 1.120. ANEX aplicat de proiectelor finanate din instrumente structurale, obiectivul "Convergen", precum i n cadrul proiectelor finanate prin mecanismele financiare SEE i norvegian pentru atribuirea contractelor de furnizare, servicii sau lucrri PROCEDURA SIMPLIFICAT beneficiarii privai n cadrul

CAP. I Domeniu de aplicare Prezenta procedur descrie principiile i etapele minime pe care trebuie s le parcurg beneficiarii privai care achiziioneaz produse, servicii sau lucrri n cadrul proiectelor finanate din instrumente structurale, obiectivul "Convergen", i n cadrul mecanismelor financiare SEE i norvegian. Beneficiarii privai care achiziioneaz servicii sau lucrri aplic prevederile Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 337/2006, cu modificrile i completrile ulterioare, (O.U.G. nr. 34/2006), dac sunt ndeplinite cumulativ condiiile art. 9 lit. c) i c^1). Dac valoarea estimat a achiziiei, fr TVA, depete pragurile valorice prevzute de art. 19 din O.U.G. nr. 34/2006, atunci beneficiarii privai aplic procedura simplificat prevzut la cap. VII, respectiv: a) n cazul contractelor de furnizare, beneficiarii privai aplic procedura simplificat fr s existe o limit valoric superioar de la care s se aplice dispoziiile O.U.G. nr. 34/2006; b) n cazul contractelor de servicii i lucrri beneficiarii privai aplic procedura simplificat dac nu ndeplinesc cumulativ condiiile prevzute la art. 9 lit. c) i c^1) din actul normativ citat mai sus. *T* Atenie! Este interzis divizarea unui contract n mai multe contracte de valoare mai mic, cu acelai obiect, n vederea ncadrrii sub pragurile stipulate de prevederile O.U.G. nr. 34/2006. Atenie! Contractul care are ca obiect att furnizarea de produse, ct i prestarea de servicii este considerat contract de servicii dac valoarea estimat a serviciilor este mai mare dect valoarea estimat a produselor prevzute n contractul respectiv. Prin urmare, dac avem un contract n care

valoarea serviciilor depete valoarea produselor care se vor achiziiona, se aplic prevederile art. 9 lit. c^1) din O.U.G. nr. 34/2006 dac sunt ndeplinite n mod cumulativ cele dou condiii legiferate. Contractul care are ca obiect produse i lucrri este considerat contract de lucrri, dac valoarea estimat a lucrrilor este mai mare dect valoarea estimat a produselor prevzute n contractul respectiv. Prin urmare, dac avem un contract n care valoarea lucrrilor depete valoarea produselor care se vor achiziiona, se aplic prevederile art. 9 lit. c) din O.U.G. nr. 34/2006, dac sunt ndeplinite n mod cumulativ cele dou condiii legiferate. n toate cazurile, ncadrarea contractului de achiziie se realizeaz n funcie de valoarea estimat cea mai mare. *ST* Prevederile prezentei proceduri se completeaz cu dispoziiile incidente din actele normative specifice, n funcie de obiectul achiziiei (de exemplu: vnzarea-cumprarea de terenuri, alte imobile etc.). CAP. II Achiziia direct Dac valoarea estimat a achiziiei, fr TVA, nu depete pragurile valorice prevzute de art. 19 din O.U.G. nr. 34/2006 pentru fiecare achiziie, beneficiarul achiziioneaz direct produse, servicii sau lucrri. Achiziia se realizeaz pe baz de documente justificative (de exemplu: comand, bon fiscal, factur, contract etc.). n acest caz, dosarul achiziiei va cuprinde o not privind determinarea valorii estimate (valoarea fiind actualizat la momentul achiziiei, dac este cazul) i documentele justificative ale achiziiei, inclusiv documentele care dovedesc ndeplinirea obligaiilor contractuale (de exemplu: procese-verbale de recepie

servicii i lucrri, livrabile, procese-verbale etc.). Nu este obligatorie semnarea unui contract. CAP. III Temei legal

de

predare

primire

Temeiul legal al prezentei proceduri l reprezint: - prevederile art. 60 din Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006 al Consiliului din 11 iulie 2006 de stabilire a anumitor dispoziii generale privind Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de Coeziune i de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1.260/1999, cu modificrile i completrile ulterioare. CAP. IV Definiii n prezenta procedur, termeni de mai jos sunt definii astfel: - beneficiar privat - entitate juridic ce nu are calitatea de autoritate contractant, conform prevederilor art. 8 din O.U.G. nr. 34/2006; - operator economic - oricare furnizor de produse, prestator de servicii ori executant de lucrri persoan fizic autorizat/juridic, de drept public sau privat, ori grup de astfel de persoane cu activitate n domeniu, care ofer n mod licit pe pia produse, servicii i/sau execuie de lucrri; - valoare estimat - o determinare valoric a obiectului contractului de achiziie care se stabilete pe baza calculrii i nsumrii tuturor sumelor pltibile pentru ndeplinirea contractului respectiv, fr taxa pe valoarea adugat, lund n considerare orice forme de opiuni i, n msura n care acestea pot fi anticipate la momentul estimrii, orice eventuale suplimentri sau majorri ale valorii contractului; - procedur simplificat - etapele minime ce trebuie parcurse de beneficiarii privai n vederea atribuirii i semnrii unui contract de achiziie; - specificaii tehnice - cerine tehnice obiective ce descriu obiectul achiziiei; - ofert - document solicitat de beneficiarul privat n procesul de prospectare a pieii care conine informaii despre produse/servicii/lucrri aflate pe pia; - contract de furnizare - contractul cu titlu oneros, ncheiat n scris ntre un beneficiar privat i unul sau mai muli operatori economici, avnd ca obiect livrarea de produse, n conformitate cu prevederile contractului de finanare; - contract de lucrri - contractul cu titlu oneros, ncheiat n scris ntre un beneficiar privat i unul sau mai muli operatori economici, avnd ca obiect proiectarea i execuia, precum i proiectarea i/sau execuia de lucrri ori realizarea prin orice mijloace a unei construcii, n conformitate cu prevederile contractului de finanare;

- contract de servicii - contractul cu titlu oneros, ncheiat n scris ntre un beneficiar privat i unul sau mai muli operatori economici, avnd ca obiect prestarea de servicii, n conformitate cu prevederile contractului de finanare. CAP. V Principii aplicabile prezentei proceduri Pe parcursul ntregului proces de achiziie, la adoptarea oricrei decizii trebuie avute n vedere urmtoarele principii: - principiul transparenei; - principiul economicitii; - principiul eficienei; - principiul eficacitii. Prin transparen se nelege aducerea la cunotina publicului a informaiilor referitoare la aplicarea procedurii simplificate. Principiul economicitii prevede minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activiti, cu meninerea calitii corespunztoare a acestor rezultate. Respectarea principiului eficienei presupune asigurarea unui raport optim ntre rezultatul obinut (calitate) i resursele financiare alocate. Principiul eficacitii vizeaz gradul de ndeplinire a obiectivelor specifice stabilite pentru fiecare activitate planificat, n sensul obinerii rezultatelor scontate. CAP. VI Evitarea conflictului de interese Beneficiarii privai persoane fizice/juridice au obligaia de a lua toate msurile necesare pentru a evita situaiile de natur s determine apariia unui conflict de interese. n cazul beneficiarilor privai sunt aplicabile prevederile art. 14 i 15 din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea i sancionarea neregulilor aprute n obinerea i utilizarea fondurilor europene i/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 142/2012, cu modificrile i completrile ulterioare (O.U.G. nr. 66/2011), coroborate cu prevederile art. 8 din Normele metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea i sancionarea neregulilor aprute n obinerea i utilizarea fondurilor europene i/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora, aprobate prin Hotrrea Guvernului nr. 875/2011, cu modificrile i completrile ulterioare. CAP. VII Procedura simplificat Etapa 1 - Elaborarea specificaiilor tehnice i verificarea valorii estimate a) Elaborarea specificaiilor tehnice

Beneficiarul privat elaboreaz cerinele tehnice obiective ce descriu obiectul achiziiei n conformitate cu prevederile contractului de finanare. n situaiile de excepie, cnd, din motive tehnice, artistice sau pentru motive legate de protecia unor drepturi de exclusivitate, contractul de achiziie poate fi atribuit numai unui anumit operator economic, vor fi descrise detaliat i motivat specificaiile tehnice particulare. De asemenea, dac produsele ce urmeaz a fi achiziionate sunt fabricate numai pentru cercetare, experimentare, studiu sau dezvoltare, cu excepia testelor de viabilitate comercial i a produciei pe scar larg destinate recuperrii costurilor de cercetare i dezvoltare, atunci beneficiarul privat va evidenia i va detalia motivat particularitile tehnice i scopul achiziiei. b) Verificarea valorii estimate Se va verifica actualitatea valorii estimate a achiziiei i, dac este cazul, se va rectifica aceast valoare. *T* Atenie! Dac n urma elaborrii specificaiilor tehnice se constat c valoarea estimat la momentul demarrii achiziiei depete valoarea prevzut n contractul de finanare, beneficiarul privat poate suplimenta aceast valoare din bugetul propriu sau din bugetul contractului de finanare numai dup ce obine aprobarea autoritii de management/operatorilor de program. Se verific dac valoarea estimat la momentul lansrii procedurii simplificate se situeaz n continuare peste pragurile prevzute la art. 19, dar sub pragul valoric prevzut de art. 9 lit. c) i c^1) din O.U.G. nr. 34/2006. *ST* Etapa 2 - Prospectarea pieii a) Publicarea unui anun Beneficiarul privat va publica, gratuit, un anun pe pagina web www.fonduri-ue.ro, seciunea "Achiziii privai", nsoit de

specificaiile tehnice. Publicarea acestui anun pe site este obligatorie. Publicarea anunului i a specificaiilor tehnice nu este obligatorie n urmtoarele cazuri: - atunci cnd, din motive tehnice, artistice sau pentru motive legate de protecia unor drepturi de exclusivitate, contractul de achiziie poate fi atribuit numai unui anumit operator economic; - produsele sunt fabricate numai pentru cercetare, experimentare, studiu sau dezvoltare, cu excepia testelor de viabilitate comercial i a produciei pe scar larg destinate recuperrii costurilor de cercetare i dezvoltare. *T* Atenie: Motivarea acestor situaii trebuie s fie atent elaborat. *ST* Nepublicarea anunului pe pagina web www.fonduri-ue.ro, cu excepia situaiilor expres reglementate de prezenta procedur, atrage o corecie de 25% din valoarea eligibil a contractului de achiziie. Pentru a asigura o publicitate suplimentar, beneficiarul privat poate transmite n aceeai zi cu publicarea anunului i invitaii de participare la procedura simplificat. n acest caz, informaiile publicate trebuie s fie identice cu cele cuprinse n invitaiile de participare. Transmiterea de invitaii nu este obligatorie. n anun/invitaie se acord un termen pentru elaborarea i prezentarea ofertei, lund n considerare complexitatea contractelor. Pentru contractele de furnizare se vor acorda minimum 6 zile calendaristice, iar pentru contractele de servicii i lucrri se acord minimum 10 zile calendaristice. La stabilirea datei de prezentare a ofertei nu se iau n calcul ziua de publicare/transmitere a anunului/invitaiei i ziua n care se depun ofertele. n anun se va bifa cmpul care anun operatorii economici c s-au adus clarificri/modificri la informaiile iniiale. La finalul procedurii, n termen de 5 zile calendaristice de la semnarea contractului de achiziie, se va completa anunul pe pagina web www.fonduri-ue.ro cu informaii despre ctigtorul contractului. n cazul n care beneficiarul privat nu completeaz informaiile menionate mai sus, cu excepia situaiilor expres reglementate de prezenta procedur, se aplic o corecie de 5% din valoarea eligibil a contractului de achiziie. b) Analiza ofertelor Beneficiarul privat compar ofertele primite. Dac se primete o singur ofert, beneficiarul poate s o analizeze i s procedeze la atribuirea contractului de achiziie, dac oferta respect specificaiile tehnice elaborate conform etapei 1. c) Elaborarea notei justificative de atribuire Se justific alegerea ofertei pentru contractare (se prezint avantajele tehnice i financiare care motiveaz alegerea n raport cu celelalte oferte primite/specificaiile tehnice).

n situaiile de excepie, cnd publicarea anunului i a specificaiilor tehnice nu este obligatorie, alegerea trebuie motivat n nota justificativ de atribuire, prin raportare la specificaiile tehnice particulare/scopul achiziiei. Etapa 3 - Semnarea contractului de achiziie Contractul se va semna numai cu operatorul economic stabilit prin nota justificativ de atribuire. a) Reguli aplicabile contractului de achiziie: - Contractul trebuie s menioneze datele de identificare ale celor dou pri semnatare, obiectul, valoarea i durata contractului. Vor fi prevzute n mod expres condiii referitoare la prestarea serviciilor, execuia lucrrilor, livrare, montaj, punere n funciune, recepie, standarde de calitate, service, garanii, posibilitatea de acordare a unui avans etc., dup caz, conform prevederilor legale aplicabile. - Oferta aleas i specificaiile tehnice vor fi parte integrant din contract, sub form de anexe. - Nu se pot modifica prin contract specificaiile tehnice i oferta ctigtoare care au stat la baza atribuirii contractului. - Orice contract semnat n condiiile legislaiei naionale n vigoare ncepe s produc efecte din momentul semnrii acestuia de ctre ambele pri. Anterior semnrii contractului nu pot fi furnizate/prestate/executate bunuri/servicii/lucrri i nu pot fi efectuate pli. Acelai principiu este aplicabil i actelor adiionale la aceste contracte. b) Ajustarea preului b.1) Pe parcursul ndeplinirii contractului de achiziie, preul poate fi ajustat numai n urmtoarele situaii: 1. au avut loc modificri legislative, modificri ale normelor tehnice sau au fost emise de ctre autoritile publice centrale ori locale acte administrative care au ca obiect instituirea, modificarea sau renunarea la anumite taxe/impozite locale, al cror efect se reflect n creterea/diminuarea costurilor pe baza crora s-a fundamentat preul contractului de achiziie; 2. pe pia au aprut anumite condiii n urma crora s-a constatat creterea/diminuarea indicilor de pre pentru elemente constitutive ale ofertei, al cror efect se reflect n creterea/diminuarea costurilor pe baza crora s-a fundamentat preul contractului de achiziie. Posibilitatea de ajustare a preului trebuie s fie precizat att n anun, ct i n contractul ncheiat, prin clauze speciale n acest sens. Beneficiarul are obligaia de a preciza totodat i modul concret de ajustare a preului, indicii care vor fi utilizai, precum i sursa informaiilor cu privire la evoluia acestora, cum ar fi buletine statistice sau cotaii ale burselor de mrfuri. Lipsa, modificarea sau completarea respectivelor informaii/clauze determin inaplicabilitatea prevederilor referitoare la posibilitatea de ajustare a preului contractului de achiziie. b.2) Ajustarea preului n lipsa unor clauze concrete este posibil numai n urmtoarele cazuri: 1. atunci cnd survin circumstane imprevizibile i independente de voina prilor, altele dect cele prevzute la pct. b.1); sau

2. atunci cnd durata de aplicare a procedurii, n mod neprevzut, depete perioada preconizat iniial din motive care exclud orice culp a beneficiarului/operatorului economic. *T* Atenie! n orice situaie, preul contractului nu poate fi ajustat dect n msura strict necesar pentru acoperirea creterii costurilor pe baza crora s-a fundamentat preul contractului. Modul de ajustare a preului contractului de achiziie nu trebuie s conduc n niciun caz la depirea pragurilor prevzute n O.U.G. nr. 34/2006 sau la diminuarea avantajelor menionate n nota justificativ de atribuire. *ST* Etapa 4 - Implementarea contractului de achiziie Se vor respecta ntocmai clauzele contractuale asumate. Reguli de modificare a contractului de achiziie: - Modificarea contractului de achiziie se realizeaz prin acte adiionale. - Modificri la contract se pot face doar n perioada de execuie a contractului. - Orice modificare care prelungete durata de execuie a contractului trebuie fcut astfel nct implementarea s fie realizat naintea expirrii contractului de finanare n cauz, iar plile s fie realizate conform regulilor de eligibilitate stabilite prin contractul de finanare. *T* Atenie! Orice modificare a contractului nu trebuie s conduc la diminuarea avantajelor menionate n nota justificativ de atribuire.

Exemplu: Nu este permis modificarea termenului de livrare, dac acesta a fost o condiie important n specificaiile tehnice i a fost un avantaj consemnat n nota justificativ de atribuire. *ST* - Scopul actului adiional trebuie s fie strns legat de obiectul contractului iniial. - Beneficiarul privat poate suplimenta preul contractului, dac asigur finanare din bugetul propriu. Modificarea valorii contractului se poate realiza n cazul contractelor de servicii i lucrri, fr a depi valoarea din contractul de finanare/acte adiionale i/sau pragurile valorice prevzute de art. 9 lit. c) i c^1) din O.U.G. nr. 34/2006. n toate situaiile de modificare a valorii contractului (inclusiv n situaia diminurii valorii) de furnizare, servicii sau lucrri se consult i se obine aprobarea autoritii de management/operatorului de program nainte de modificarea propriu-zis. - Oferta care a stat la baza semnrii contractului se poate modifica, n cazul produselor, doar cu aprobarea autoritii de management/operatorului de program, dac ceea ce s-a ofertat nu se mai comercializeaz n mod curent pe pia (cu prezentarea unei dovezi n acest sens) i dac produsele se nlocuiesc cu unele avnd caracteristici egale sau superioare din punct de vedere tehnic care nu ridic probleme de compatibilitate, fr modificarea preului. CAP. VIII Dosarul achiziiei. La finalul procedurii se va ntocmi dosarul de achiziie, care va conine, pentru procedurile simplificate, avnd o valoare estimat care depete pragul valoric prevzut de art. 19 din O.U.G. nr. 34/2006, urmtoarele documente: *T* Nr. Documente care trebuie introduse n Contract de crt. dosarul achiziiei lucrrifurnizareservicii 1. Specificaiile tehnice v v v

2. Nota privind determinarea valorii v v v estimate actualizat 3. Dovada anunului v v v 4. Nota justificativ de atribuire v v v 5. Declaraii pe propria rspundere din v v v care rezult c nu a nclcat prevederile referitoare la conflictul de interese 6. Ofertele originale v v v 7. Contractul de achiziie v v v 8. Actele adiionale (dup caz) v v v 9. Alte documente relevante v v v *ST* CAP. IX Documente-suport pentru cererea de rambursare Documente care se depun de ctre beneficiarul privat n scopul verificrii administrative a cheltuielilor efectuate n cadrul contractului de finanare (pentru documentele pe suport hrtie, un singur exemplar): 1. nota privind determinarea valorii estimate actualizat;

2. dovada anunului; 3. nota justificativ de atribuire; 4. contractul de achiziie, avnd ca anex oferta aleas; 5. actele adiionale (acolo unde este cazul); 6. declaraii pe propria rspundere din care rezult c nu a nclcat prevederile referitoare la conflictul de interese; 7. CD cu documentele scanate (format PDF) care alctuiesc dosarul achiziiei, inclusiv documentele care dovedesc ndeplinirea obligaiilor contractuale (exemplu: procese-verbale de recepie servicii i lucrri, livrabile, procese-verbale de predare-primire etc.). -------