Abordri i concepte noiuni de baz i noiuni specifice privind proiectele

Noiuni i concepte

Proiect Managementul proiectelor Ciclul de via al proiectelor Factori de succes n proiecte

Puin istorie

Istoric, conceptul a fost folosit prima oar de arhiteci, i anume de Filippo Brunelleschi, n secolul XV, n construirea domului catedralei din Florena (projetto)

Proiect - apariie i dezvoltare

Implementarea primelor concepte moderne ale managementului de proiect a fost realizat, n cadrul Proiectului Manhattan, condus de armata Statelor Unite pentru realizarea primei bombe atomice. De fapt, armata a fost industria cheie aflat n spatele dezvoltrii unor tehnici moderne ale managementului de proiect. n anul 1917, Henry Gantt supranumit i printele planificrii i a tehnicilor de control, studiaz ordinea operaiilor n munc i elaboreaz faimoasa diagram Gantt, ca mijloc pentru programarea muncii.
4

Proiect - apariie i dezvoltare

n anul 1957 este dezvoltat Metoda drumului critic (CPM) de ctre DuPont n colaborare cu Remington Rand Corporation pentru coordonarea proiectelor de ntreinere a uzinelor n anul 1958 a fost elaborat de Booz-Allen & Hamilton metoda probabilistic PERT (Program Evaluation and Review Technique) i folosit pentru proiectul Polaris al Marinei Militare a Statelor Unite (Polaris este o rachet balistic cu lansare de pe submarine). n anul 1967, n SUA ia natere Institutul Managementului de Proiect (Project Management Institute - PMI). Premisa acestui institut este aceea c tehnicile i instrumentele utilizate de ctre managementul de proiect sunt aceleai indiferent de industria n cadrul creia sunt utilizate
5

Proiect - apariie i dezvoltare

n anul 1967, n Europa se nfiineaz Asociaia Internaional pentru Managementul de proiect (The International Project Management Association - IPMA) n anii 1970, armata SUA ncepuse deja s foloseasc produse software pentru realizarea unor proiecte majore.
n anul 1981, PMI creaz A Guide to the Project Management. Body of Knowledge PMBOK Guide Pe msur ce calculatoarele i software-ul au devenit mai accesibile i mai uor de utilizat, tot mai multe companii din diferite domenii au nceput s foloseasc aceste instrumente n dezvoltarea i administrarea tuturor tipurilor de proiecte.
6

Definitia Proiectului
Un proiect reprezint o ntreprindere unicat, care are un nceput i un sfrit clar, realizat n vederea atingerii unor eluri bine stabilite, cu respectarea anumitor parametri referitori la costuri, termene i calitate. (Buchanan and Boddy , 1992) Un proiect este constituit dintr-un ansamblu de persoane i alte resurse grupate temporar pentru realizarea unui anumit obiectiv, de regul ntr-o perioad de timp dat i cu utilizarea unui buget fixat. Proiectele sunt asociate n general cu produse i proceduri care sunt realizate pentru prima dat ori cu proceduri cunoscute, dar modificate. (Graham, 1985)
7

Definitia Proiectului
Alte definiii

Un ansamblu de persoane i resurse, grupate temporar pentru realizarea unui anumit obiectiv, cu buget limitat, ntr-o perioad de timp dat.

O activitate ntreprins conform unui plan, n scopul ndeplinirii unui obiectiv, ntr-o anumit perioad de timp. O serie de activiti orientate spre atingerea unor obiective clar definite, ntr-o perioad de timp definit i cu un buget dat. Un instrument folosit la ndeplinirea unei sarcini importante (ex. program), care la randul su sprijin implementarea unei politici publice sectoriale i transparente.

Ce nu sunt proiectele?
Proiecte vs Activiti curente ntr-o organizaie

Proiecte
Implic schimbri semnificative

Activiti
Eventualele schimbri sunt mici i treptate

Sunt limitate ca i amploare i durat

Sunt unice Folosesc resurse temporare

Nu se sfresc niciodat
Au caracter repetitiv Folosesc resurse stabile

Sunt temporare
Au un management orientat spre atingerea unor obiective Sunt caracterizate de risc i incertitudine

Sunt permanente
Au un managementul orientat spre ndeplinirea unui rol Sunt caracterizate printr-un sentiment de stabilitate
9

Ce este un proiect? PCM

PM(BOK)

70 Dezvoltat de CE PCM Manual guidelines 2001, 2004 www.europa.eu

70 Dezvoltat de Project Management Institute(PMI) PMBOK(Project Management Body of Kowledge)2001, 2005 www.pmi.org

10

Ce este un proiect?
Definiii: PCM:succesiune logic de activiti coordonate i controlate, de natur diferit, realizat ntr-o manier organizat metodic i progresiv, avnd constrngeri de timp, resurse i cost, destinat obinerii de noi rezultate, necesare pentru ndeplinirea unor obiective clar definite
PM(BOK): efort temporar asumat pentru a crea un produs sau serviciu unic
11

Caracteristici
Aadar tripla constrngere ce guverneaz orice proiect, indiferent de complexitatea acestuia, de sursa de finanare sau de tipul organizaiei care l gestioneaz, este reprezentat de: timp, buget i calitate

Tripla constrngere
Performana

Performana cerut

buget proiect Timp Timpul alocat

Cost

12

Caracteristici

Limitat de timp (dat de nceput i de sfrit bine stabilite) i localizare bine delimitat n spaiu Are anumite obiective bine definite i un scop care trebuie ndeplinite ca rspuns la o problem pe care ne-am propus s o rezolvm. Are prevzut un buget aprobat n limitele cruia trebuie s se ncadreze Trece prin mai multe faze (concepere, planificare, executare, evaluare, finalizare) Consum resurse (umane, materiale, timp, bani, care sunt cunoscute de la nceputul activitilor)

13

Caracteristici

Este o activitate complex, care implic riscuri specifice Are un responsabil leaderul de proiect, iar rspunderile fiecrui membru din echipa care particip la proiect sunt bine definite Are un anumit grad de risc care trebuie bine gestionat pentru ca proiectul s se realizeze n continuare Creeaz o valoare nou produs/serviciu/idee/structur unic i cu un grad ridicat de noutate Necesit o colaborare interdisciplinar n cadrul unei structuri organizatorice speciale.
14

Proiect vs. Program

Proiectul este cel mai mic dintre cei 3P.

Legtura dintre cei 3P: Proiectul este parte a unui program, care este parte a unei politici.
15

Proiect vs. Program

Program msura a CE prin care vor fi transpuse n practic o serie de activiti, susinute printr-un buget
Program o serie de proiecte interconectate, care contribuie la realizarea unui obiectiv comun general relevant la nivel de sector/ar/internaional Programul - cadrul instituional de implementare al mai multor proiecte pentru ndeplinirea unui obiectiv general
16

Proiectul :
orientat spre rezolvarea unei probleme specifice i complexe

Proiect vs. Program

Structura programului (structura cascada)
PRIORITATE
Obiectiv general Obiective specifice Rezultate Obiectiv general Obiective specifice Rezultate Obiectiv general Obiective specifice Rezultate

MASURA

Sub-masura

PROIECT

Activitati

Obiectiv general
Obiective specifice

Activitati

Activitati

Rezultate

Activitati
17

PROIECT - STRUCTURA GENERICA

Obiectivul general
reflect contribuia proiectului la atingerea obiectivului (obiectivelor) programului al crui instrument de implementare este - se refer la impactul final. reflect beneficiile directe ale grupurilor int (beneficiarii proiectului) se refer la rezultatele (outcomes) intermediare ale proiectului. produse sau servicii realizate sau furnizate ca urmare a ndeplinirii activitilor proiectului

Obiective specifice

(outputs)

Realizri

Activiti

aciuni care trebuie ndeplinite pentru a putea furniza realizrile dorite

Mijloace

resurse financiare, umane, materiale, informaionale aflate la dispoziie pentru a putea ndeplini activitile proiectului
18

Ciclul Programului vs. Ciclul Proiectului

Ciclul unui program Ciclul unui proiect

PROGRAMARE

EVALUARE

IDENTIFICARE

IMPLEMENTARE

FORMULARE

Decizie finantare

FINANTARE

19

Ce NU este un PROIECT?
Proiectul
Studiu de Fezabilitate Cerere De Finantare

O succesiune de activiti, cu durat bine stabilit , care urmresc atingerea unor obiective (rezolvarea unei probleme)

Evideniaz necesitatea i avantajelele implementrii ideii unui proiect

Cnd proiectului i se d o anumit form; devine un document pe baza cruia se solicit fonduri de la un finanator

20

Succesul unui proiect

Succesul unui proiect se poate msura prin ct de mult s-a apropiat de elurile (obiectivele) propuse i cum s-a ncadrat n termene i costuri!

21

21

Ce este un PROIECT ?
. proiectul este .
o succesiune de activitati planificate care

Deci

O investiie de resurse, pe o perioad determint, avnd ca scop Urmrete atingerea unor obiective (eluri) realizarea unui obiectiv specifice i a unor rezultate concrete sau set de obiective Abordeaz o problem specific Este limitat n timp Dispune de resurse limitate Consum resurse

Un proiect = o idee de mbuntire a unei stri de lucruri

22

altfel spus....
un pachet distinct de activiti, mijloace i investiii ntr-o locaie data si de-a lungul unei perioade de timp, urmnd un calendar pre-definit contribuind la obiectivele de dezvoltare global, definite n relaia cu nevoile prin atingerea unui scop, vizat de un grup int de beneficiari prin obtinerea de rezultate pe baza unui cost total al proiectului pentru activiti i investiii cost a crui defalcare arat contribuia financiar a tuturor prilor

n cadrul unei instituii responsabile pentru proiect

a cror avantaje sunt considerate mai mari dect costurile lor

23

Un proiect public: o investiie social

Proces complex de decizie,
AGRICULTURA

implicand un larg numar de stakeholders

cu interese comune sau contradictorii

ENERGIE

EDUCATIE

1. Programat: integrat intr-un cadru coerent la nivel national/regional

2. Identificat:
in relatie cu nevoile grupurilor tinta

3. Formulat: definit intr-un mod fezabil 6. Evaluat: pentru a explica si a trage lectii din TRANSPORT experienta
24

CONSTRUCTII

4. Finantat:
SANATATE

adesea de diferiti contribuabili

5. Implementat: activitati indeplinite pentru a obtine rezultate

Managementul proiectelor
Ce verb ar caracteriza cel mai bine managementul de proiect?

25

Managementul proiectelor

A organiza A prioritiza A planifica A comunica A conduce A motiva

A delega
A urmri A evalua A asculta

A avertiza
A vinde A mpciui A filtra

A rezolva
A controla A negocia A achiziiona

A accepta
A refuza A antrena A facilita
26

A pune la dispoziie
A informa

Managementul proiectelor

PCM
Managementul de proiect reprezint o utilizare abil a tehnicilor pentru atingerea rezultatelor la nivelul stabilit, cu bugetul i n perioada de timp prevzute.

PM(BOK) Arta de a conduce i coordona resursele de-a lungul vieii unui proiect utiliznd tehnici moderne de conducere pt atingerea obiectivelor predeterminate de scop, cost, timp, calitate i satisfacerea participanilor
Making the project happen.
27

Fazele proiectului
PCM

PM(BOK)

Programare Identificare Formulare Implementare Evaluare i Audit

Iniiere Planificare Implementare ncheiere

28

IMPORTANT
Proiectele nu trebuie scrise i promovate spre finanare aa de dragul proiectelor, pentru c aa este la mod, sau pentru a ctiga nite bani sau pentru c exist fonduri europene considerabile, sau pentru c ne-a rugat cineva s-l ajutm cu scrierea unui proiect. Beneficiarul trebuie s caute bani pentru proiecte i nu proiecte pentru bani. Finanatorul procedeaz n sens invers. Proiectele scrise i promovate de organizaii trebuie s reias i s fie armonizate cu strategia de dezvoltare a organizaiei, ceea ce nseamn c stabilirea ideii, obiectivelor i activitilor proiectului trebuie s precead cutarea / identificarea sursei de finanare.
29

Factori de succes n proiecte

Ateptrile tuturor celor implicai, mediul, resursele, i planificarea trebuie s fie realiste. nelegerea nevoilor reale, avnd cerine complete i bune. Viziune i strategie clar de la bun nceput. Obiective clare, stabile i bine definite (cerinele produsului). Bun comunicare ntre factorii interesai Toi membrii echipei trebuie s aib aceeai imagine despre proiect.
30

Factori de succes n proiecte

Identificarea problemelor (simptomelor) din vreme i reacie rapid i corect. Gestionarea modificrilor i riscurilor. Urmrirea i controlul execuiei. Adaptarea planurilor. Msurarea i nelegerea progresului proiectului. nvarea din leciile fiecrui proiect, situaie, eveniment, Plan bine definit.

31

10 motive pentru care proiectele eueaz:

Structur i organizare inadecvate ale proiectului Lipsa participrii echipei de proiect la elaborarea planului Planificare defectuoas i inadecvat Lipsa participrii echipei proiectului la rezolvarea problemelor Comunicare deficitar Tehnic inadecvat Administrare inadecvat Program nerealist Obiective neclare Mecanisme de control inadecvate
32

8 motive pentru care proiecte au succes:

Structura organizaiei se potrivete echipei de proiect Echipa proiectului

particip la activitatea de planificare este angajat n stabilirea programului este angajat n stabilirea unui buget real utilizeaz n mod corespunztor tehnicile de planificare a reelei i nu permite ca planul s eueze nainte de a fi pus n aplicare se folosete de birocraie, politici i proceduri i nu acioneaz mpotriva acestora i d acordul cu privire la obiectivele realiste i specifice ale proiectului

Toate prile interesate (participani, sponsori, clieni) sunt implicate nc de la nceputul proiectului.
33

Proiect de SUCCES

Obiective clar definite Un bun plan de activiti al proiectului Comunicare, comunicare, comunicare Un scop bine definit i urmrit tot timpul Sprijinul prilor interesate / implicate n proiect

34