Unitate

Procedura Sistemului de Control Managerial

Ediia : I Nr. de ex. 1 evi!ia " Nr. de ex. 1 Pag. 1 / 6 Exem#lar nr. 1

ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Arhiv

Cod: PL-25

1.

Lista responsabi i or !" e aborarea# $eri%i!area &i aprobarea e'i(iei sa"# '"p) !a*# a re$i*iei +n !a'r" e'i(iei pro!e'"rii, E e-ente pri$in' responsabi ii . opera(i"nea Ela$orat %eri&icat A#ro$at

Nr. Crt. 1.1. 1.2. 1.1. 2.

N"-e e si pren"-e e

/"n!(ia Arhivar Pre'edinte Comisie (irector

Data

0e-n)t"ra

0it"a(ia e'i(ii or &i a re$i*ii or +n !a'r" e'i(ii or pro!e'"rii E'i(ia sa"# '"p) !a*# re$i*ia +n !a'r" e'i(iei Ediia I Co-ponent) re$i*"it) Ela$orarea ediiei iniiale Mo'a itatea re$i*iei Con&orm )M*P +,-./""0 cu modi&icrile 'i com#letrile ulterioare Data a !are se ap i!) pre$e'eri e sa" re$i*iei e'i(iei (ata a#ro$rii #rin deci!ia (irectorului

Nr. Crt. 2.1.

1. Nr. !rt. 1.1. 1.2.

Lista !"prin*2n' persoane e a !are se 'i%"*ea*) e'i(ia sa"# '"p) !a*# re$i*ia 'in !a'r" e'i(iei pro!e'"rii

0!op" Di%"*)rii A#licare In&ormare

E3e-p ar nr. 1 /

Co-parti-ent Com#artimente Arhiv Comisia de monitori!are1 coordonare 'i 2ndrumare metodologic a de!voltrii sistemului de control managerial Arhiv (irector

/"n!(ia Arhivar Pre'edinte comisie

N"-e &i pren"-e

Data pri-irii

0e-n)t"ra

1.1. 1.4.

Arhivare A#ro$are

3 ,

Arhivar (irector

4. 0!op" pro!e'"rii Pre!enta #rocedura sta$ile'te modul de arhivare1 #strarea 'i res#onsa$ilitile #rivind arhivarea documentelor 2n cadrul Instituiei 4colare 5. Do-eni" 'e ap i!are Procedura se a#lic 2n cadrul Instituiei 4colare. Procedura se a#lic de ctre toate com#artimentele din cadrul instituiei1 #entru arhivarea 'i #strarea tuturor documentelor #e su#ort h5rtie1 2nregistrri &oto1 video1 audio. Pre!enta #rocedur nu se a#lic #entru arhivarea documentelor 2n &orm electronic. 4colare 5. Do!"-ente 'e re%erin()

Unitate

Procedura Sistemului de Control Managerial

Ediia : I Nr. de ex. 1 evi!ia " Nr. de ex. 1 Pag. 2 / 6 Exem#lar nr. 1

ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Arhiv

Cod: PL-25

5.1. 6egea 1-.1++- a Arhivelor Naionale actuali!at. 5.2. ).M.*.P. nr. +,-./""0 #entru a#ro$area Codului controlului intern1 cu#rin!5nd standardele de management.control intern la entitile #u$lice 'i #entru de!voltarea sistemelor de control managerial1 re#u$licat7 5.1. )rdinul 1,/3 din 3" octom$rie /"1/ #rivind modi&icarea )rdinului ministrului &inanelor #u$lice nr. +,-./""0 #entru a#ro$area Codului controlului intern.managerial1 cu#rin!5nd standardele de control intern.managerial la entitile #u$lice si #entru de!voltarea sistemelor de control intern.managerial. 6. De%ini(ii &i abre$ieri a e ter-eni or "ti i*a(i (e&iniii: Ter-en" Procedur De%ini(ia &i.sa"# 'a!) este !a*" # a!t" !are 'e%ine&te ter-en" Pre!entare 2n scris a #a'ilor ce tre$uie urmai1 a metodelor de lucru sta$ilite 'i a regulilor de a#licat necesare 2nde#linirii atri$uiilor 'i sarcinilor1 av5nd 2n vedere asumarea res#onsa$ilitilor7 P0 8Procedur de sistem9 : #rocedur care descrie o activitate sau un #roces care se des&'oar la nivelul tuturor com#artimentelor din cadrul Instituiei 4colare7 Com#artiment : com#artiment . serviciu . $irou1 etc.7 Conductorul com#artimentului : director. 'e& $irou. 'e& serviciu1 etc.7 PO 8Procedur )#eraional9 : #rocedur care descrie o activitate sau un #roces care se des&'oar la nivelul unuia sau mai multor com#artimente din cadrul Instituiei 4colare7 PL 8Procedur de lucru9 : #rocedur care descrie o activitate sau un #roces care se des&'oar la nivelul unui singur com#artiment din cadrul Instituiei 4colare7 e#re!int o activitate &uncional1 inde#endent 'i o$iectiv care d asigurri 'i consiliere conducerii #entru $una administrare a veniturilor 'i cheltuielilor #u$lice1 #er&ecion5nd activitatea entitii #u$lice. A;ut entitatea #u$lic s<'i 2nde#lineasc o$iectivele #rintr<o a$ordare sistematic 'i metodic1 care evaluea! 'i 2m$unte'te e&iciena 'i e&icacitatea sistemului de conducere1 $a!at #e gestiunea riscului1 a controlului 'i a #roceselor de administraie Proces sistematic1 inde#endent 'i documentat 2n sco#ul o$inerii de dove!i o$iective 'i de evaluare a lor cu o$iectivitate1 #entru a determina msura 2n care sunt 2nde#linite criteriile de audit Ansam$lu de #olitici1 #roceduri sau cerine utili!ate ca re&erin Ansam$lu de structuri organi!atorice1 res#onsa$iliti1 #roceduri1 #rocese 'i resurse ce are ca sco# im#lementarea controlului managerial Ne2nde#linirea unei cerine (ate care susin c ceva exist sau este adevrat ) constatare a &a#telor1 e&ectuat #e durata des&'urrii unui audit 'i susinut #rin dove!i o$iective Aciune de eliminare a unei necon&ormiti detectate Msur 2n care sunt reali!ate activitile #lani&icate 'i sunt o$inute re!ultatele #lani&icate elaie 2ntre re!ultatul o$inut 'i resursele utili!ate Activitate de a determina #otrivirea1 adecvarea 'i e&icacitatea su$iectului 2n cau!1 2n ceea ce #rive'te 2nde#linirea o$iectivelor sta$ilite Comisia de monitori!are1 coordonare 'i 2ndrumare metodologic a de!voltrii sistemului de control managerial

Nr. Crt. 6.1.

6.2.

Auditul #u$lic intern

6.1. 6.4. 6.5. 6.5. 6.6. 6.7. 6.8. 6.19. 6.11. 6.12. 6.11.

Audit Criterii de audit Sistem de control managerial Necon&ormitate (ovad o$iectiv )$servaie Corecie E&icacitate E&icien Anali! Comisia

A$revieri:

Unitate

Procedura Sistemului de Control Managerial

Ediia : I Nr. de ex. 1 evi!ia " Nr. de ex. 1 Pag. 3 / 6 Exem#lar nr. 1

ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Arhiv

Cod: PL-25

Nr. !rt. 1. 2. 1. 4. 5. 5. 6. 7. 8. 7.

Abre$ierea P) E. %. A. A#. Ah. PS P6 =%C Des!rierea pro!e'"rii Procedura o#eraional Ela$orare %eri&icare A#ro$are A#licare Arhivare Procedur de sistem Procedur de lucru =uget de venituri 'i cheltuieli

Ter-en" abre$iat

7.1. E$i'enta 'o!"-ente or 6a nivel de instituie1 toate com#artimentele sunt o$ligate s 2nregistre!e 'i s in evidena tuturor documentelor intrate1 a celor 2ntocmite #entru u! intern 'i a celor ie'ite. (ocumentele.2nregistrrile se #strea! de ctre ela$oratori 'i utili!atori la locul de munc 8arhiv activ91 #e durata s#eci&icat 2n documentele sistemului de control managerial1 reglementri legale. (u# ex#irarea #erioadei de #strare o#erativ1 'e&ii de#artamentelor 2ntocmesc #ro#uneri #entru arhivare 2n arhiva Instituiei 4colare1 care sunt a#ro$ate de (irector Anual1 #ersoana res#onsa$il cu 2ndosarierea documentelor la &iecare com#artiment gru#ea! documentele 2n uniti arhivistice #otrivit #ro$lematicii 'i a termenelor de #strare sta$ilite 2n nomenclatorul arhivistic al Instituiei 4colare. Nomenclatorul arhivistic este 2ntocmit de ctre res#onsa$ilul cu #atrimoniu din cadrul Instituiei 4colare1 #e $a!a #ro#unerilor transmise de 'e&ii de#artamentelor organi!atorice din cadrul instituiei1 este a#ro$at #rin deci!ie a (irectorului1 'i con&irmat de ctre Arhiva Naional. >n &iecare dosar se introduce o #agina de gard1 care se com#letea! de ctre #ersoana res#onsa$il cu 2ndosarierea documentelor la &iecare com#artiment. Se numerotea! &iecare #agin din dosar 'i totalul de #agini se 2nscrie #e #agina de gard. (ocumentele ast&el gru#ate1 se de#un de ctre #ersoana res#onsa$il cu 2ndosarierea acestora1 2n al doilea an de la constituire1 la de#o!itul arhivei Instituiei 4colare1 #e $a! de inventar de documente si #roces ver$al de #redare #rimire. Evidena tuturor intrrilor 'i ie'irilor de uniti arhivistice 2n.din de#o!itul arhivei este consemnat de ctre arhivarul unitii 2ntr< un registru de evidenta. Scoaterea documentelor din evidena arhivei se &ace numai cu a#ro$area (irectorului Instituiei 4colare1 2n urma selecionrii sau trans&erului 2n alt de#o!it de arhiv.

7.2. 0e e!(ionarea 'o!"-ente or >n cadrul Instituiei 4colare &uncionea! o Comisie de selecionare1 numit #rin deci!ie a (irectorului. Aceast comisie se 2ntrune'te anual sau ori de c5te ori este necesar1 la #ro#unerea arhivarului unitii1 #entru a a#ro$a lista cu documentele care urmea! a &i 2nlturate ca &iind ne&olositoare1 ex#ir5ndu<le termenul de #strare7 hotr5rea luat se consemnea! 2ntr<un Proces %er$al al Comisiei de selecionare. (ocumentele se scot din evidenele arhivelor 'i se #ot elimina numai 2n $a!a Proceselor %er$ale ale comisiei menionate anterior.

7.1. P)strarea 'o!"-ente or

Unitate

Procedura Sistemului de Control Managerial

Ediia : I Nr. de ex. 1 evi!ia " Nr. de ex. 1 Pag. 4 / 6 Exem#lar nr. 1

ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Arhiv

Cod: PL-25

(irectorul Instituiei 4colare nume'te #rin deci!ie o #ersoan 2n &uncia de arhivar al unitii1 care este o$ligat s #stre!e documentele deinute 2n arhiv 2n condiii cores#un!toare. Conducerea unitii1 la #ro#unerea arhivarului unitii1 aloc s#aiul necesar #entru arhiv Arhivarul unitii asigur 2nde#linirea condiiilor 8tem#eratur1 umiditate1 lumino!itate1 condiii de siguran9 2n incinta s#aiului destinat arhivrii. Arhivarul unitii urmre'te 2ntoarcerea documentelor ie'ite la solicitarea 'e&ilor de com#artimente s#re consultare 'i sesi!ea! (irectorul Instituiei 4colare 2n ca!ul 2nt5r!ierii acestora sau a altor #ro$leme a#rute 2n arhiv. Pstrarea documentelor 2n arhiv se &ace #e durata #rev!ut 2n nomenclatorul arhivistic.

7.4. Res"rse ne!esare, ?.,.1. esurse materiale mo$ilier #entru stocarea dosarelor @ s#aii de arhivare cores#un!toare7 PC cu acces la internet 'i la reeaua #ro#rie a Instituiei 4colare7 linie tele&onic7 a#arat &ax7 co#iator7 im#rimant7 rechi!ite s#eci&ice. esurse umane

?.,./.

arhivar7 comisia de selecionare7 #ersonal instituie7 #ersonal secretariat7 comisia7 director. esurse &inanciare

?.,.3. 8.

con&orm $ugetului Instituiei 4colare #entru anul 2n curs.

Responsabi it)(i &i r)sp"n'eri +n 'er" area a!ti$it)(ii

8.1. Or'onator" 'e !re'ite, +.1.1. Aloc s#aiul necesar arhivrii. +.1./. Asigur resursele umane 'i materiale #entru crearea condiiilor de &uncionare normal a arhivei. +.1.3. Nume'te #rin deci!ie com#onena Comisiei de selecionare la nivelul Instituiei 4colare . +.1.,. Nume'te #rin deci!ie arhivarul unitii. +.1.0. A#ro$ scoaterea documentelor din evidena arhivei1 2n urma selecionrii sau mutrii 2n alt de#o!it. 8.2. e%ii 'e !o-parti-ente +./.1. Asigur #strarea la locul de munc 8o#erativ9 'i de#unerea la arhiv a documentelor du# ex#irarea #erioadei de #strare o#erativ1 legarea1 cartonarea 'i identi&icarea. +././. Pro#un #redarea documentelor la arhiva Instituiei 4colare.

Unitate

Procedura Sistemului de Control Managerial

Ediia : I Nr. de ex. 1 evi!ia " Nr. de ex. 1 Pag. 5 / 6 Exem#lar nr. 1

ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Arhiv

Cod: PL-25

+./.3. Coordonea! 2ndosarierea documentelor #e uniti arhivistice la nivelul entitii. +./.,. Pro#une #ersoana res#onsa$il cu 2ndosarierea documentelor. +./.0. *ac #ro#uneri #entru 2ntocmirea1 modi&icarea 'i com#letarea Nomenclatorului arhivistic1 #entru documentele create.#strate de ctre entitatea #e care o conduc. 8.1. Ar:i$ar" responsabi !" ar:i$area +.3.1. Preia documentele gru#ate 2n uniti arhivistice de la entiti #entru #strarea 2n arhiv. +.3./. Asigur documentele deinute 2n arhiv 2n condiii cores#un!toare. +.3.3. Aine evidena intrrilor<ie'irilor unitilor arhivistice din arhiv. +.3.,. %eri&ic modul de #strare 2n tim# a documentelor. +.3.0. Pune la dis#o!iie1 2n anumite situaii1 #e $a! de semntur 'i ine evidena documentelor 2m#rumutate entitilor creatoare1 #e $a!a registrului de eviden a intrrilor<ie'irilor unitilor arhivistice7 la restituire veri&ic integritatea documentelor 2m#rumutate. +.3.-. Convoac comisia de selecionare 2n vederea anali!rii dosarelor cu termenele de #strare ex#irate1 care sunt #ro#use #entru distrugere. +.3.B. Asigur di&u!area Nomenclatorului arhivistic tuturor com#artimentelor organi!atorice din cadrul Instituiei 4colare. 8.4. Co-isia 'e se e!(ionare +.,.1. Anali!ea! 'i a#ro$ lista 2ntocmit de ctre arhivarul Instituiei 4colare cu documentele av5nd termenele de #strare de#'ite1 #ro#use s#re a &i distruse. 19. Ane3e# +nre;istr)ri# ar:i$)ri

Nr. ane3). !o' %or-" ar *.PS<"1."1 *.P)</?."1 *.P6</0."1 *.P6</0."/ *.P6</0."3

Den"-irea ane3ei. %or-" ar" "i

E aborator

Aprob)

Nr. 'e e3e-p a re 1 1 1 1 1

Di%"*are o! Arhiv Arhiv Arhiv Arhiv Arhiv

Ar:i$are perioa') Con&orm Nomenclator Arhivistic Con&orm Nomenclator Arhivistic Con&orm Nomenclator Arhivistic Con&orm Nomenclator Arhivistic Con&orm Nomenclator Arhivistic Con&orm Nomenclator

A te e e-ente

Pagin de gard Nomenclator arhivistic Pagina de gard dosar Inventarul de documente #entru arhivare Proces %er$al #redare< #rimire documente #entru arhivare egistru de eviden intrri<ie'iri documente

Ela$orator Ela$orator Secretar Comisia Comisia Arhivar Personal com#artimente Arhivar

(irector (u# ca! (irector (irector (irector

Arhiv Arhiv Arhiv Arhiv Arhiv

*.P6</0.",

(irector

Arhiv

Arhiv

Unitate

Procedura Sistemului de Control Managerial

Ediia : I Nr. de ex. 1 evi!ia " Nr. de ex. 1 Pag. 6 / 6 Exem#lar nr. 1

ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Arhiv

Cod: PL-25

*.P6</0."0

2n.din arhiv P% al Comisiei de selecionare

Comisia

(irector

Arhiv

Arhiv

Arhivistic Con&orm Nomenclator Arhivistic

11. C"prins
N"-)r" !o-ponentei +n !a'r" pro!e'"rii 9. 1. 2. 1. 4. 5. 5. 6. 7. 8. 19. 11. Den"-irea !o-ponentei 'in !a'r" pro!e'"rii Pa;ina

Pagin de gard 6ista res#onsa$ililor cu ela$orarea1 veri&icarea 'i a#ro$area ediiei sau1 du# ca!1 a revi!iei 2n cadrul ediiei #rocedurii Situaia ediiilor 'i a revi!iilor 2n cadrul ediiilor #rocedurii 6ista cu#rin!5nd #ersoanele la care se di&u!ea! ediia sau1 du# ca!1 revi!ia din cadrul ediiei #rocedurii Sco#ul #rocedurii (omeniul de a#licare (ocumente de re&erin (e&iniii 'i a$revieri ale termenilor utili!ai (escrierea #rocedurii es#onsa$iliti 'i rs#underi 2n derularea activitii Anexe1 2nregistrri1 arhivri Cu#rins

9 1.5 1.5 1.5 1.5 1.5 1.5 2.5 1.5 4.5 5.5 5.5