Corespondena comercial

1. Scrisoare de afaceri
1.1. Forma scrisorii de afaceri este fix. Ea trebuie s cuprind:
antet - n care sunt menionate urmtoatele date: numele complet i adresa firmei
eminente (Emitorul, E), numrul de referire la nreistrarea n !eistrul
"omerului (numrul de nreistrare i dat), cod fiscal, numr de cont n banc.
#ot n antet este pre$ent emblema firmei emitente (E) n culoarea ei specific.
adresa firmei ctre care se adresea$ (!eceptorul, !) %a fi scris n bloc, nu n
continuare, a%&nd menionate elementele unul sub altul'
data redactrii scrisorii se %a menine n perioada dreapt, sus pe pain'
textul scrisorii se redactea$ ncep&nd din partea st&n a painii, de la acelai
ni%el. (u este recomandat a se folosi aliniatul'
titlul nu se sublinia$'
1.). Scrisoarea circular este un tip de scrisoare de %&n$are prin coresponden, un text
multiplicat pe sute poate mii de exemplare, fr a se ti cine %a cumpra n final produsul
trebuie adresat nominal, deci este ne%oie ca E s cunoasc numele complet i corect al
lui ! nainte de a se adresa acestuia. *ceast scrisoare este redactat ntr-un procesor de
text. +n element metataxabil absolut indispensabil este semntura emitorului, care
personali$ea$ textul, i apropie pe E i ! i, de ce nu, l-ar putea con%ine pe ! s
rspund afirmati%.
1.3. Scopul scrisorii de afaceri este acela de:
a) a transmite un mesa,
b) a-l determina pe ! s acione$e
c) a atrae simpatia lui ! fa de E
-e menionat c nu ntotdeauna acest scop este atins, ceea ce face ca ma,oritatea
scrisorilor de afaceri s eue$e din bun nceput, nefiind n stare s transmit mesa,ul
propus. -e aceea, e bine de tiut c principalele nsuiri ale unei scrisori de afaceri sunt
urmtoarele:
a) claritate (scrisoarea s fie conceput n mod clar, dup un plan)
b) simplitate (fra$ele s fie scurte, fra$ele luni pierd din claritate, iar mesa,ul nu i %a
atine inta)
c) conciziune (planul scrisorii s fie conceput pe puncte, iar acestea s fie tratate pe r&nd)
d) ton amical (de abordat acolo unde este ca$ul)
(u trebuie s lipseasc conclu$ia final a textului, pentru ca ! s nelea clar ce solicit
E de la el.
1.4. Foarte important este redactarea. -e felul n care este conceput o scrisoare de
afaceri depinde reali$area scopului propus de E i satisfacerea ambelor pri (E i !).
.e %or folosi cu precdere uniti lexicale i fra$eoloice aparin&nd limbajului
economic i juridic, termeni specifici, destinai comunicrii ntr-un anumit sector al
%ieii socio-profesionale. /deile %or fi pre$entate loic, pe aliniate (spaiul lsat ntre
pararafe %a fi dublu).
-e reinut c enunurile luni, arborescente enerea$ un mesa, ambiuu, ceea ce face ca
textul s-i piard din claritate. Expunerile preioase %or fi e%itate dar E se %a feri, n
acelai timp, de exprimri coloc%iale, %ulare.
/dealul, ntr-o asemenea scrisoare, este ca s fie exprimate c&t mai multe idei n c&t mai
puine cu%inte.
Corespondena comercial se deosebete astfel net de corespondena particular
(specie a literaturii subiecti%e, alturi de ,urnalul intim, memorii i autobiorafie) care
dea,ea$ subiecti%ism, afecti%itate, sensibilitate, familiaritate, nefondare tiinific a
ideilor pre$entate. "orespondena comercial, dimpotri%, cu c&t este mai riuros
tiinific i i %a demonstra ideile, cu at&t mai eficient %a fi.
0e parcursul unui asemenea text, toate ideile con%er ctre o sinur problem. "u alte
cu%inte, E i cere lui ! un sinur fapt, i ofer spre anali$ un sinur produs1ser%iciu, i
ncredinea$ un sinur mesa,, l atenionea$ asupra unui sinur nea,uns etc. (n funcie
de tipul de scrisoare). 2rind sfera referentului, atenia %a fi disperat i ineal
distribuit, iar mesa,ul se %a do%edi ineficient, inoperant. Este necesar a fi respectate cu
strictee reulile de ortorafie i de punctuaie ale limbii rom&ne literare contemporane.
*stfel:
*bre%ierile care se termin la fel ca i cu%&ntul se scriu fr punct (dl, dr, dna)
*bre%ierile care se termin altfel dec&t cu%&ntul se scriu cu punct (sept., a.m.,
p.m.)
Folosim %irula dup:
- enumerri
- apo$iie (-l 0opescu, noul nostru... % %a anuna...)
- atributi%a intercalat (-l 0opescu, pe care l-ai nt&lnit, %a %eni...)
- %ocati% - numele sau titlul (%ei fi de acord, domnilor, s...)
3 Folosim punct i %irul - n enumerarea unor elemente descrise pe scurt fiecare:
Colaboratorii firmei sunt puini:
Filip, care se ocup de !nzri "duic,
care se ocup de contracte, #i$il care se ocup de protocol i ...........
- Folosim dou puncte naintea unei enumerri
- (u folosim semnul exclamrii n scrisorile de afaceri
- Folosim parante$ele pentru a include ntre ele informaii suplimentare dar nu le
ncadrm prin %irule.
1.%. &oiuni de baz priind corespondena
"omunicarea permanent este absolut necesar i obliatorie n acti%itatea social i
economic. Ea se poate reali$a fie %erbal (o modalitate din ce n ce mai eficient cu
condiia ce E s fie un bun cunosctor de !elaii 0ublice), fie n scris (prin
coresponden).
"orespondena oficial se reali$ea$ ntre aenii economici, nele&nd prin aent
economic:
a) o persoan fi$ic ce desfoar o acti%itate economic pe ba$a liberei iniiati%e'
b) o societate comercial'
c) o reie autonom'
d) o asociaie, o fundaie'
e) orane de stat, parlamentare sau u%ernamentale.
"orespondena n scris se reali$ea$ prin circulare, cataloae, liste de preuri, scrisori
comerciale.
4neleem prin coresponden comercial ntreul
ansamblu al scrisorilor comerciale sc5imbate ntre aenii
economici sau ntre aenii i persoanele fi$ice n scopul
de a perfecta diferite acti%iti comerciale, economice sau
sociale.
*ceste tipuri de texte se caracteri$ea$ printr-un stil al redactrii specific, stilul
corespondenei comerciale.
4n ciuda comunicrii moderne prin telefon, fax, scrisoarea comercial este de mare
actualitate pentru c pre$int numeroase a%anta,e:
a) e%it reaciile pripite pentru c necesit o reflecie prealabil'
b) e%it c5eltuieli mari de deplasare ale partenerilor care nu dispun de mi,loace (telex,
transport pentru ntre%ederi)'
c) e%it pierderea de timp'
.crisoarea comercial mai ndeplinete i un important rol economic deoarece ea
repre$int firma, intreprinderea, n faa lui ! (a destinatarului) i a,ut la re$ol%area
tran$aciilor propuse. Ea intr, de asemenea, n politica de !elaii 0ublice.
.crisoarea comercial ndeplinete, de asemenea un rol ,uridic de seam fiind acceptat
drept mi,loc de prob n ,ustiie. .-a pre%$ut pstrarea leal a corespondenei
comerciale excesi% de %oluminoase a firmelor, concernelor, 5oldin-urilor pe microfilm.
0e scurt, putem spune c scrisoarea comercial are rol:
a) practic'
b) economic'
c) ,uridic'
1.'. Concluzii
"oninutul unei scrisori comerciale se plasea$ pe pain astfel nc&t corpul scrisorii s
dein )16 din pain, restul spaiului fiind destinat celorlalte elemente de form.
0rile unui asemenea text sunt:
a) antet
b) numele i adresa destinatarului (!)
c) obiectul scrisorii
d) coninutul - orani$at pe trei pri:
- introducerea, n care se specific moti%ul pentru care se corespondea$, nsoit de
formule de politee
- corpul, unde se pre$int n ordine fc&ndu-se referire i la celelalte normati%e n %ioare
- nc5eierea, care trebuie s conin conclu$ia scrisorii, pre$entat ntr-o form c&t mai
politicoas
e) semntura lui E (imediat sub coninutul scrisorii) nsoit de menionarea funciei
f) tampila
4n st&na painii, ,os, sunt menionate iniialele persoanei care a dactilorafiat scrisoarea.