MANAGEMENTUL

PROIECTULUI
EDUCATIONAL
I. Elemente de baza privind managementul
proiectelor
Cuprins
Programe i proiecte
Noiuni generale privind proiectele
Planificare strategic i proiecte
Sistemul proiect
Abordarea participativ n managementul
proiectelor
Ciclul de via al proiectului
Elaborarea propunerii de proiect
Criterii de selecie a proiectelor
Tipuri de proiecte educaionale
Programe i proiecte
Noiuni generale privind proiectele
un numr de activiti conexe care se desfoar conform
unui plan prestabilit n vederea realizrii obiectivelor fixate
n termenul determina;
un grup de activiti intercondiionate desfurate ntr-o
manier organizat, cu un punct de plecare i un punct
final bine definite, n vederea realizrii unor rezultate
specifice dorite pentru a satisface o serie de obiective clar
definite;
un ansamblu de activiti ce trebuie realizate ntr-o
succesiune logic pentru a ndeplini obiectivele prestabilite
indicate de client/beneficiar;
un ansamblu de activiti derulate pe o perioad
determinat care concur la realizarea unui scop comun
general i necesit o investiie de resurse, n vederea
ndeplinirii unui set de obiective precise;
un mod de mbuntire a unei situaii existente.
Principalele caracteristici ale unui proiect
implic activiti i obiective, necesit coordonare si
control potrivit unei succesiuni clare, care s permit
ncadrarea n costurile i performanele stabilite;
presupune o dinamic a ciclului de via al proiectului;
parcurge mai multe etape de evoluie: iniiere,
dezvoltare, atingerea finalitilor, ncheierea;
se bazeaz pe interdependena dintre scop, obiective,
activiti, resurse, rezultate, evaluare;
interacioneaz cu celelalte activiti din organizaie si
adesea, cu alte proiecte;
are un caracter de unicitate, oferit n principal de
structura propus i nu neaprat de activiti;
are un anumit nivel de complexitate;
adesea, proiectul concureaz alte proiecte sau aciuni
similare propuse sau derulate de alte organizaii.
Elementele componente ale proiectelor
termene de nceput i termene pentru finalizare;
specificaii privind utilitatea, finalitatea i calitatea output-
urilor;
obiectivele, activitile i resursele necesare;
bugetul;
un cadru de desfurare, care include relaii si funcii ce
trebuie definite i dezvoltate n concordan cu obiectivele
i natura specific a fiecrui proiect (realitile obiective ce
trebuie identificate, delimitate / stabilite, definite,
dezvoltate);
echipa de proiect;
ciclul de via al proiectului compus din mai multe etape ce
includ: identificarea, analiza, formularea proiectului,
pregtirea acestuia, evaluarea preliminar a proiectului,
angajarea finanrii, implementarea, monitorizarea i
evaluarea final a rezultatelor proiectului.
Reuita unui proiect depinde de:
voina de a reui a tuturor factorilor care pot contribui la
derularea proiectului, ceea ce presupune participarea
acestora n toate etapele n care i pot aduce contribuia;
este obligatorie explicarea clar a dificultilor cu care
grupul de pregtire / gestionare / implementare a
proiectului se va confrunta pe parcurs, a obiectivelor de
atins, instaurarea unui sistem de evaluare a progresului,
precum i recunoaterea i punerea n valoare a tuturor
aciunilor care determina minimizarea riscurilor;
claritatea structurrii proiectului, care presupune o bun
nelegere a contextului existent, a obstacolelor si
avantajelor, a resurselor disponibile sau poteniale, a
condiiilor de reuit i a tuturor elementelor implicate n
implementarea proiectului;
urmrirea unui ciclu judicios de via a proiectului;
calitatea managementului proiectului.
Planificare strategic i proiecte
Planificarea strategic se realizeaz pe termen lung i foarte
lung i se refer la obiective care nu pot fi planificate n acelai
mod ca printr-un proiect (ntr-o abordare pragmatic resursele
umane, materiale i financiare nu pot fi calculate cu exactitate
pentru lungi perioade de timp).
Planificarea strategic presupune o viziune de ansamblu, o
perspectiv suficient de flexibil pentru a include elemente
tactice i modificri care s nu compromit obiectivele pe
termen lung ce se gsesc ncorporate n cadrul viziunii
organizaionale.
Planificarea strategic poate avea drept rezultat final un
program extins pe o perioad mare, nu poate fi conceput n
toate amnuntele i pe toate palierele.
Elementele de detaliu ale planificrii strategice sunt asigurate
prin intermediul proiectelor i al managementului acestora.
Planificare strategic i proiecte
Se impune evidenierea distinciei dintre proiectul ca rezultat al
procesului de concepie i procesul de implementare a
concepiei respectiv punerea n practic a proiectului.
Specificul fiecruia este diferit iar metodele de management sunt i
ele diferite.
Proiectul n sine este ntotdeauna legat de o organizaie i const
n alocarea resurselor pentru a se atinge un obiectiv clar. Resursele
provin nu numai din cadrul organizaiei, dar i din exteriorul
acesteia, de la alte organizaii, precum i de la grupul int.
n momentele conceperii i derulrii unui proiect este important
analiza contextului i a perspectivei organizaionale n care
se deruleaz acesta. Contextele derulrii unui proiect pot fi extrem
de diverse; de la contexte total favorabile n care cadrul general,
interesele celor implicai i rezultatele ateptate reprezint factori
facilitatori ai derulrii programului, pn la contexte total
defavorabile n care nu exist convergen ntre factorii mai sus
amintii. n managementul general al proiectelor analiza contextului
se traduce prin aa-numitul studiu de fezabilitate.
Sistemul - proiect
Abordarea participativ n managementul
proiectelor
PROIECT
INSTITUIE GRUP INT
CONTEXT
Piramida proiectului
Ciclul de via al proiectului
Structura general a ciclului de viata a unui proiect const ntr-o suit
de etape succesive de culegere a informaiilor i de luare a deciziilor,
care au loc ntre nceperea si ncheierea proiectului. Terminologia
asociat acestor etape difer n funcie de finanatori.
FORMULAREA I
PREGTIREA
ANALIZA I
EVALUAREA
PRELIMINAR
IMPLEMENTAREA
EVALUAREA
FINAL
IDENTIFICAREA
PROBLEMEI
Ciclul de via al proiectului
Modelul 1 corespunde unui ciclu de via al proiectelor propuse a fi finanate prin
programe europene ce pune accent pe cele dou faze de evaluare. Modelul 2 prezint o
structur general a unui proiect ce particip la o competiie de finanare, n timp ce
modelul 3 prezint un model generic al ciclului de via al unui proiect, fie finanat fie
nefinanat.
Ciclul de via al proiectului
Ciclul de via al unui proiect cuprinde urmtoarele etape generale:
1. identificare i analiz; 2. pregtire i asumare; 3. implementare
i monitorizare; 4. evaluare final.
1. Identificarea i analiza include urmtoarele activiti:
a. adunarea unui volum ct mai mare de informaii;
b. definirea ideii proiectului;
c. stabilirea obiectivului general al proiectului;
d. analiza situaiei prezente;
e. identificarea necesitilor ce urmeaz a fi rezolvate;
f. realizarea unui plan de cheltuieli sau un buget orientativ;
g. stabilirea prioritii acestor necesiti;
h. decizia de oportunitate privind proiectul;
i. stabilirea grupului int;
j. consultarea cu potenialii parteneri;
k. consultarea cu potenialii beneficiari.
Ciclul de via al proiectului
2. Pregtirea i asumarea proiectului
cuprinde urmtoarele etape:
a. stabilirea obiectivelor specifice i a rezultatelor
ateptate;
b. identificarea resurselor necesare pentru derularea
proiectului;
c. identificarea resurselor disponibile pentru proiect;
d. distribuia proiectului pe activiti;
e. distribuia responsabilitilor ntre parteneri;
f. conceperea formei finale i planificarea
proiectului;
g. asumarea de ctre promotor i parteneri a
obligaiilor ce decurg din proiect.
Ciclul de via al proiectului
3. Implementarea i monitorizarea proiectului se refer la urmtoarele
activiti:
a. mobilizarea resurselor pentru fiecare sarcin i obiectiv;
b. consultarea cu membrii echipei proiectului, cu partenerii de proiect i
beneficiarii;
c. furnizarea de informaii despre evoluia proiectului pe tot parcursul
desfurrii acestuia;
d. adaptarea continu a proiectului n funcie de ateptrile potenialilor
beneficiari;
e. respectarea termenelor limit, monitorizare permanent i dezvoltarea unor
forme de raportare ntre membrii proiectului sau ntre echipa proiectului i
finanator;
f. achiziionarea de bunuri i servicii;
g. monitorizarea obiectivelor de ansamblu ale proiectului, asigurarea unor servicii
de calitate, urmrirea meninerii unor costuri ct mai sczute;
h. diseminarea rezultatelor i a bunelor practici;
i. identificarea eventualelor eecuri dar i a soluiilor care s conduc la
eliminarea acestora;
j. modificarea rezultatelor planificate i a obiectivelor proiectului cu unele
realizabile, atunci cnd se constat discrepane grave fa de planificarea
iniial.
Ciclul de via al proiectului
4. Evaluarea final cuprinde urmtoarele etape n
derularea proiectului:
a. evaluarea ndeplinirii integrale a obiectivelor generale i
specifice de ctre promotor i parteneri (evaluare
intern);
b. evaluare financiar i auditare n cazul n care este vorba
despre proiecte finanate din diverse surse; de regul, n
funcie de volumul finanrii i de exigenele specifice,
finanatorii pot impune structuri de evaluare independente
(evaluare extern);
c. valorificarea experienei ctigate, prin identificarea unor
idei pentru proiecte viitoare;
d. identificarea unor poteniale surse de finanare pentru
viitoare proiecte;
e. identificarea necesitilor pentru proiecte viitoare.
Elaborarea propunerii de proiect:
Rezumatul proiectului
Rezumatul proiectului include:
titlul proiectului i eventual acronimul acestuia;
cuvintele cheie (de obicei, maxim cinci)
durata proiectului (exprimat n luni);
programul sau domeniul cruia i se subscrie proiectul;
promotorul proiectului;
scopul proiectului i justificarea necesitii proiectului;
prezentarea succint a stadiului actual al problematicii proiectului, sau a
situaiei de fapt, la nivel instituional, local, regional, naional sau internaional;
obiectivul central al proiectului (perspectiva pe termen lung) i eventual alte
dou - trei obiective principale (perspectiva pe termen scurt / mediu) ;
o descriere scurt a activitilor principale ale proiectului; aceste activiti
trebuie s fie n deplin concordan cu obiectivul central al proiectului;
rezultatele precise pe termen scurt / lung care trebuie s fie uor de evaluat;
grupul sau grupurile-int precum i posibilii beneficiari ai rezultatelor
proiectului;
impactul i eficiena estimat a proiectului n funcie de criteriile specifice i de
tipul proiectului;
costurile estimate: costurile totale reclamate de realizarea proiectului,
finanarea solicitat, posibiliti de autofinanare.
Elaborarea propunerii de proiect:
Parteneriatul i echipa de proiect
Propunerea de proiect trebuie s includ, informaii
referitoare la membrii parteneriatului. Pe lng datele de
identificare ale fiecrui membru al parteneriatului (promotor,
parteneri, experi, prestatori de servicii), trebuie indicate clar
responsabilitile i rezultatele ateptate de la fiecare dintre
acetia.
Echipa de management a proiectului este, de regul,
constituit din membri ai instituiei promotoare, persoane cu
experien i cu abiliti diferite n ce privete conducerea
unor proiecte (de exemplu: specialiti n legislaie, specialiti
financiari, specialiti n relaii umane i comunicare,
informaticieni etc.).
Directorul de proiect trebuie s fie un specialist recunoscut
i cu experien n tematica pe care o abordeaz proiectul ct
i n managementul de proiect. De multe ori, acestuia i
revine responsabilitatea derulrii proiectului, att din
perspectiva rezultatelor obinute ct i a cheltuielilor
angajate.
Elaborarea propunerii de proiect:
Descrierea obiectivelor i activitilor proiectului
Obiectivele propuse prin proiect exprim cu claritate ceea ce urmeaz s se
realizeze i constituie elemente cheie, n funcie de care se construiesc celelalte
capitole ale proiectului. Foarte important, trebuie fcut distincia clar ntre
obiective i mijloacele de realizare a acestora. Descrierea planului i
activitilor din cadrul proiectului presupune utilizarea unor instrumente
specifice (realizarea unor tabele i diagrame):
structura de management a proiectului; contribuia la dezvoltarea
resursei umane;
distribuia secvenelor de activiti n cadrul proiectului, pentru
fiecare partener;
organigrama de dependen a proiectului (graficul PERT);
programarea cronologic a activitilor proiectului (graficul
GANTT);
analiza subprogramelor, a activitilor, a fazelor, cu specificarea
clar a rezultatelor i impactului;
strategia de evaluare a rezultatelor (pariale i globale); aici trebuie
avute n vedere criteriile pentru evaluare, diseminarea rezultatelor,
beneficii i avantaje, utilizarea rezultatelor de ctre grupul-int,
parteneri i teri;
metode de monitorizare i raportare.
Elaborarea propunerii de proiect:
Planul financiar al proiectului
Planul financiar trebuie s ofere un set de informaii extrem
de importante n contextul procesului de scriere a proiectului.
De regul, finanatorii impun propriile reguli privind accesarea
diverselor categorii de fonduri. Acesta este i motivul pentru
care este absolut necesar citirea atent a ghidului
finanatorului i a instruciunilor financiare. Cu foarte mici
excepii toate programele ce pot fi accesate astzi presupun
o cofinanare, respectiv asigurarea unei pri din totalul
finanrii solicitate de nsi promotorul proiectului.
n funcie de specificul fiecrui proiect, se pot evidenia dou
mari categorii de cheltuieli costuri eligibile i costuri
neeligibile. nainte de angajarea oricrui tip de cheltuieli
directorul de proiect i echipa managerial trebuie s se
informeze asupra diverselor categorii de cheltuieli. De
remarcat faptul c anumite cheltuieli eligibile pentru unele
categorii de proiecte (de exemplu echipamentele costisitoare
n cazul unor proiecte de dotri) pot fi neeligibile n cadrul
altor tipuri de proiecte.
Elaborarea propunerii de proiect:
Impactul continuitatea, diseminarea
Impactul proiectului se exprim n consecinele
pozitive / negative generate la nivelul grupurilor
int i al partenerilor de proiect.
Continuitatea Durabilitatea se refer la modul n
care promotorul proiectului va reui s continue
activitile dup ce se va sfri sprijinul acordat de
instituia finanatoare.
Diseminarea se refer la modul n care se
realizeaz difuzarea informaiilor despre proiect i
despre rezultatele sale ctre instituii / persoane /
entiti pentru care aceste informaii pot prezenta
interes.
Criterii generale de selecie a proiectelor
Conformitatea i adecvarea proiectului la tematica general
i obiectivele scoase la competiie;
Realismul i fezabilitatea proiectului;
Calitatea managementului de proiect (experiena i
competena directorului de proiect);
Organizarea i planificarea activitilor proiectului:
structura, etape, resurse;
Claritatea responsabilitilor, coordonarea eforturilor
partenerilor;
Structura i calitatea parteneriatului;
Asigurarea resurselor pentru derularea proiectului (situaia
financiar a partenerilor, dotri necesare, etc.);
Analiza i evaluarea costurilor (nivelul costurilor totale, pe
etap, pe activiti, eficiena costuri / rezultate);
Calitatea produselor i serviciilor oferite.
Criterii specifice de selecie a proiectelor
Calitatea tiinific a propunerii (gradul de
noutate, originalitatea propunerii, conectarea cu
proiecte naionale / internaionale, contribuia la
dezvoltarea domeniului, multidisciplinaritate,
parametri de performan etc.);
Beneficii directe estimate pentru grupul int,
promotori, alte grupuri implicate sau vizate;
Impactul asupra mediului (fizic, natural, social);
Complexitate structural;
Dezvoltarea de parteneriate;
Impunerea de modele sau bune-practici etc.
Tipuri de proiecte educaionale
proiecte de atragere a resurselor financiare i de dezvoltare a
bazei materiale centrate pe achiziionarea de echipamente,
mijloace de nvmnt, materiale informative, tehnic de
calcul, soft-uri i alte categorii de resurse care pot asigura
formarea unei baze de date, suport pentru activitatea
didactic i pentru activitile nonformale din coal.
proiecte de dezvoltare a resurselor umane centrate pe
informarea i formarea corpului profesoral n diferite domenii
atractive pentru activitatea la nivelul instituiei i/sau
comunitii.
proiecte de intervenie educaional elaborate n vederea
identificrii unor aspecte problematice specifice comunitii
educaionale i rezolvarea acestora prin elaborarea unor
proiecte de intervenie prompt n plan educaional. Exemple:
proiecte de contientizare i rezolvare a fenomenelor
sociale;
proiectele de asisten psihopedagogic specializat;
Tipuri de proiecte educaionale
proiecte de dezvoltare a relaiilor comunitare axate pe
identificarea la nivelul comunitii, a unor categorii speciale de
resurse educaionale( limb, tradiii, obiceiuri, arhitectur
local, port popular etc.) i integrarea acestora cu succes n
procesul instructiv-educativ, prin crearea unor parteneriate
ntre coal i comunitatea local. Exemple:
parteneriatele cu prinii i alte instituii ale comunitii la nivel local
(ziua porilor deschise, clubul prinilor, iniierea i derularea unor
campanii de contientizare a unor probleme cu care se confrunt
comunitatea etc.)
parteneriate ntre coli la nivel naional (pot aborda fenomene reale
i provocatoare att pentru copii ct i pentru cadrele didactice:
cunoaterea modelului cultural naional, prin includerea unor
domenii diverse: literatur, art, istorie, relaia dintre minoriti i
majoritate, promovarea unor anse egale pentru minoritile
dezavantajate, comunicare intercultural etc.).
parteneriate ntre coli i instituii la nivel internaional aceste tipuri
de proiecte au fost ncurajate i susinute de unele programe
europene, unele devenite familiare i n sistemul nostru de
nvmnt: Socrates, Comenius, Grundtvig, Leonardo da Vinci.