MANAGEMENTUL

PROIECTULUI
EDUCATIONAL
II. Metode i instrumente pentru
managementul proiectului
Managementul general al proiectelor
Principii generale i operaionale
Trsturile managementului proiectelor:
Multilateralitatea - implic, pe lng cunotine de
specialitate i aptitudini organizatorice (organizarea
optim a timpului, conducerea echipei, administrarea
resurselor);
Inovaia este o trstur de baz a managementului
proiectelor, ea reprezentnd modul de rezolvare a unor
probleme noi, specifice fiecrui proiect n parte;
Complementaritatea se refer la arta managerului de
proiect de a realiza o mbinare ntre capacitile i
perspectivele membrilor echipei de proiect.
Managementul general al proiectelor
Principii generale i operaionale
Principii ale managementului de proiect
Unicitatea obiectivului: un proiect are un singur obiectiv principal
(general). Acesta este motivul pentru care proiectul exist i este finanat;
Existena unui manager de proiect (coordonatorul / directorul de proiect)
care are competena, autoritatea i responsabilitatea privind conducerea
proiectului ; el poate delega membrilor echipei luarea unor decizii;
Descompunerea structural a proiectului: n funcie de complexitatea
proiectului, acesta se mparte n subuniti structurale (subproiecte, sarcini,
grupuri de activiti, activiti, subactiviti);
Abordarea de sus n jos pornind de la obiectiv ctre resurse: alocarea
resurselor necesare realizrii obiectivelor proiectului se face numai dup ce
sunt specificate toate activitile incluse n cadrul proiectului;
Evaluarea i reevaluarea proiectului n toate fazele sale n scopul
ndreptrii eventualelor erori de planificare;
Monitorizarea continu: monitorizare intern sau monitorizare extern.
Managementul general al proiectelor
Principii generale i operaionale
Principii operaionale ale managementului de proiect
adoptarea unei metodologii manageriale adecvate i utilizarea ei cu consecven;
o filozofie de proiect care s duc spre un management performant;
elaborarea unui plan de proiect viabil i fezabil;
obiective realiste i tangibile;
programarea, urmrirea i bugetarea proiectului sunt elemente inseparabile;
alegerea unui manager de proiect care s aib competene profesionale n domeniul
proiectului, competene manageriale i capacitatea de a lucra n echip;
susinerea i implicarea total a echipei manageriale i a echipei de proiect;
focalizarea ateniei asupra corelaiei timp-activiti;
adoptarea unor modele de comunicare rapide i eficiente pe toate palierele de
activitate ale proiectului;
recunoaterea rolului ntregii echipe n succesul unui proiect;
evitarea i eliminarea activitilor i ntrunirilor care nu sunt eficiente;
identificarea rapid i rezolvarea eventualelor probleme pentru evitarea unor costuri
suplimentare;
evaluarea i msurarea ritmic a progresului realizat;
ncadrarea strict n parametrii calitativi i financiari asumai prin plan.
Managementul general al proiectelor
Elemente constitutive ale managementului proiectului
Calitatea managementului proiectului;
Gestionarea parteneriatului;
Managementul resurselor umane ale
proiectelor;
Managementul comunicrii n cadrul
proiectului;
Urmrirea scopurilor (obiectivelor);
Urmrirea costurilor;
Managementul riscurilor n cadrul
proiectelor.
Managementul general al proiectelor
Parteneriatul i echipa de management a proiectului
Parteneriatul trebuie s fie constituit n funcie de raportul
costuri implicate beneficii aduse proiectului
Promotorul proiectului / coordonatorul proiectului - are rolul
de instituie coordonatoare dar i de contractor financiar
principal al proiectului. ROLURI:
realizeaz coordonarea i supervizarea tiinific, financiar,
administrativ a proiectului,
menine legtura cu instituia finanatoare, realizeaz i nainteaz
raportrile periodice i finale presupuse de derularea proiectului;
este principalul responsabil pentru derularea n bune condiii a
proiectului i atingerea obiectivelor propuse;
este beneficiarul iniial al fondurilor solicitate i primite; rspunde n
ceea ce privete repartizarea costurilor pe capitole bugetare i de
ncadrarea n aceste alocaii;
organizeaz evalurile (auditul) intern i extern al proiectului;
are drepturi depline asupra rezultatelor proiectului.
Managementul general al proiectelor
Parteneriatul i echipa de management a proiectului
Partenerii sunt entiti selectate de ctre promotor n
scopul unei ct mai judicioase derulri a proiectului,
plecnd de la competenele i aportul potenial la
ndeplinirea proiectului; acetia sunt contractani
secundari. ROLURI:
semneaz proiectul dar, din punct de vedere tehnic, se afl n relaie
direct cu promotorul proiectului i nu cu finanatorul;
rspund numai de partea de proiect care le-a fost ncredinat n
mod specific sau numai de anumite faze ale proiectului;
au drept de utilizare a rezultatelor activitii proprii realizate n
cadrul proiectului;
au drepturi limitate asupra rezultatelor generale ale proiectului
(dac nu este prevzut altfel n contractul iniial).
Managementul general al proiectelor
Parteneriatul i echipa de management a proiectului
Experii i / sau prestatorii de servicii pot fi persoane
sau entiti care pot oferi servicii necesare pentru
derularea proiectului, limitate ca volum sau timp;
experii i prestatorii de servicii sunt aa-numiii
subcontractani i interpreteaz urmtoarele roluri:
ofer servicii extrem de specializate; de regul, dac angajarea
unui subcontactant presupune sub 5% din buget (suma poate
diferi de la un proiect la altul) acesta nu este menionat n
proiect ci este amintit doar serviciul ce urmeaz a fi
achiziionat odat cu implementarea proiectului;
ofer servicii care nu pot fi asigurate de membrii
parteneriatului;
rspunde direct fa de contractantul principal.
Managementul general al proiectelor
Echipa de management a proiectului
Managementul general al proiectului se realizeaz, de obicei, n cadrul unei
structuri constituit n acest scop: comitet de conducere a proiectului. n
funcie de o serie de factori acest comitet se poate suprapune cu echipa
managerial a proiectului. Exist ns i cazuri cnd acest comitet de
conducere nu se suprapune cu echipa managerial a proiectului. Eventualele
diferene dintre cele dou structuri pot avea n vedere nivelul i amploarea
deciziilor care sunt adoptate.
Comitetul de conducere poate fi vzut ca o structur supraordonat ce
are un rol de integrare a proiectelor n contextele unor programe pe termen
mediu sau lung, n timp ce echipa de management a proiectului are, n
acest caz, un rol subordonat, avnd competene decizionale legate strict de
proiect.
Indiferent dac este vorba despre un proiect mai larg, ce are att un comitet
de conducere al proiectului ct i o echip managerial distinct, sau
despre un proiect de anvergur mai redus ce beneficiaz doar de o echip
de management, funciile acestor structuri sunt aceleai. n esen este vorba
despre funciile manageriale generale ce pot fi regsite n cadrul oricrui
proces de conducere raional. Aceste funcii generale pot fi particularizate
dup cum urmeaz, n cadrul managementului de proiect:
A. Previziunea :
Definirea obiectivelor i a prioritilor proiectului;
Alegerea cilor i a politicii de urmat;
Adoptarea deciziilor privind activitile viitoare din cadrul
proiectului;
B. Organizarea
Selectarea partenerilor din cadrul consoriului de proiect;
Alegerea personalului care activeaz n cadrul proiectului
Organizarea structurii parteneriatului, a modalitilor de
comunicare i de relaionare ntre membri;
C. Comanda
Definirea mecanismelor de decizie din cadrul proiectului;
Adoptarea deciziilor privind activitile din cadrul proiectului;
D. Coordonarea
Stabilirea i delegarea sarcinilor n cadrul proiectului;
Coordonarea activitilor;
Informarea proprie i informarea celorlali;
E. Controlul
Monitorizarea intern a proiectului;
Controlul continuu al activitilor;
Legtura cu structurile organizatorice supraordonate
Legtura cu structurile externe de evaluare a proiectului;
Autoevaluarea activitilor;
Aciuni de remediere i adoptarea de noi decizii ca urmare a
controlului, evalurii i monitorizrii.
Managementul general al proiectelor
Resursele umane i comunicarea n managementul
proiectelor
Leadershipul este crucial n managementul proiectelor se refera la abilitatea
de a identifica ce trebuie fcut i apoi de a selecta cele mai potrivite persoane
pentru a se ocupa de aceste sarcini. Un leadership eficient n cadrul
managementului proiectelor presupune centrarea pe obiective, precum i
asigurarea mobilizrii echipei i parteneriatului.
Caracteristicile unui bun coordonator (director) de proiect sunt urmtoarele:
Atitudine pozitiv;
Minte deschis;
Adaptabilitate;
Inventivitate;
Asumarea unor riscuri calculate;
Corectitudine;
Angajament.
Managementul general al proiectelor
Resursele umane i comunicarea n managementul
proiectelor
n managementul eficient al proiectelor este important lucrul eficient n echip.
Grupurile de lucru trec, de obicei, printr-o serie de etape (constituire,
identificarea problemelor, crearea normelor, atingerea performanei,
destrmare, cf. Tuckman, 1965). Rolul directorului de proiect este acela de a
pstra direcia evoluiei grupului, care, n anumite condiii poate s penduleze
ntre o etap i cealalt nainte de a trece la urmtoarea. Coordonatorul de
proiect este cel care ajut grupul s nainteze pentru a putea desvri
proiectul.
Conflictul poate aprea n orice stadiu al proiectului. Acest lucru se poate
ntmpla n condiiile n care pot apare, la nivel individual sau la nivelul
subgrupurilor, interese diferite de interesele ntregii echipe de proiect. La un
moment dat, prile ar putea ajunge la conflicte dac i modific perspectiva
asupra proiectului sau dac scopurile asumate ca echip intr n contradicie cu
propriile dorine i interese. Aceste contraste pot conduce foarte repede ctre
conflicte. Rezolvarea conflictelor dintre membrii echipei devine astfel, un
element important al muncii de echip.
n plus, asumarea i considerarea diversitii n cadrul echipei, este un element
important pentru prevenirea i pentru rezolvarea conflictelor. Managementul
conflictelor devine, n acest context, o adevrat art de a controla i de
rezolva conflictele n mod creativ i productiv. Competenele directorului de
proiect n managementului conflictelor pot conduce i pot canaliza aceste
conflicte astfel nct rezultatele s fie mai degrab pozitive dect distructive.
Managementul general al proiectelor
Comunicarea n managementul proiectelor
Comunicarea element extrem de important pentru
succesul proiectului.
n condiiile unui management raional i judicios al
proiectului, relaiile de comunicare din cadrul unui proiect
ar trebui s fie structurate, nc de la debutul acestuia, n
cadrul unui plan de comunicare.
Reelele de comunicare pot avea diverse configuraii
(comunicare direct, n lan, reea, stea etc.). De cele mai
multe ori, coninutul i modul de comunicare este adesea
mai important dect metoda propriu-zis.
ntlnirile oficiale ntre actorii implicai reprezint, n cadrul
multor proiecte, una dintre activitile importante.
Neplanificarea aspectelor de comunicare poate conduce
ctre o pierdere de timp i de bani.
Managementul general al proiectelor
Comunicarea n managementul proiectelor
Tipologia ntlnirilor n cadrul unui proiect:
ntlnirile exploratorii ntre poteniali parteneri, cu scopul de a fixa
tematica general a proiectului i pentru a rafina ideea de baz;
ntlnirile constitutive, derulate la debutul proiectelor, care au rolul de a
pune n contact actorii implicai n cadrul proiectului i de a stabili
cadrul general de aciune al proiectului;
ntlnirile structurale, ce fac public structura i compoziia
parteneriatului i a managementului de proiect; de regul sunt dublate i
de evenimente de pres pentru promovarea evenimentului
ntlniri periodice, care pot fi de dou tipuri: cele formale de prezentare
a stadiului i evoluiei proiectului ctre partenerii interesai sau ctre
finanatori i ntlnirile curente de lucru derulate cu o anumit
ritmicitate, la nivelul parteneriatului i a echipei de management, cu
scopul gestionrii curente a proiectului i evalurii activitilor;
ntlnirile pentru diseminarea rezultatelor; acestea pot avea diverse
forme n funcie de specificul proiectelor;
ntlnirile de finalizare a proiectelor organizate la sfritul derulrii
activitii de proiect, i acestea dublate uneori, de evenimente de pres.
Managementul general al proiectelor
Comunicarea n managementul proiectelor
Trebuie reliefat, de asemenea i importana managementului
informaiilor i documentelor n cadrul unui proces de comunicare
eficient. Acestea sunt importante nu numai n timpul derulrii
proiectului, pentru luarea deciziilor, dar i n scopuri de evaluare i
monitorizare.