PROCEDURA SISTEM CALITATE

CONTROLUL DOCUMENTELOR
Exemplar nr. __
STATUT : APLICARE Cod : PSQ -01-00 Ediia : 1
ELABORAT AVIZAT APROBAT EDIIA REVIZIA
MEMBRU CEAC RESPONSABIL CEAC MANAGER
1 0
Cristina BLAA Irena I!ia T"NTOAC Lara#E!ena PDURARU
SCOP
Prezenta procedur descrie politica de control a tuturor documentelor utilizate n
GRDINIA CASA CU PIICI!" pri#ite ca documente ale Sistemului de Management al
Calitii$
DOMENIUL DE APLICARE
%$&$ '&( Procedura se aplic cu pri#ire la documentele cu circuit intern" )olosite
ntre entit*ile GRDINI+I CASA CU PIICI!" ,i la documentelor cu circuit extern" de
pro#enien* e-tern sau de pro#enien* intern trimise n e-terior$
'%( Procedura nu se re)er la.
/ documente de tip nregistrri 'care )ac o0iectul unei proceduri aparte(1
/ documentele utilizate de ser#iciul )inanciar/conta0il al GRDINI+I CASA CU PIICI!$
%$%$ Principalele documentele cu circuit intern sunt cele destinate 2estionrii
proceselor instructi#e/educati#e" de cercetare" administrati#e 3 sociale ,i de
cooperare institu*ional" inclusi# documentele destinate e-clusi# sistemului de mana2ement al
calit*ii$
%$4$ '&( Documentele de pro#enien* e-tern care intereseaz sunt cele care se
re)er la procesul instructi#e/educati# ,i #izeaz ntr/o )orm sau alta 2rdini*a$ 5ac parte din
aceast cate2orie. documente le2islati#e" 6otr7ri 2u#ernamentale" ordine ministeriale"
standarde ,i re2lementri ale unor or2aniza*ii" o)erte" mesa8e adresate 2rdini*ei de persoane
pu0lice ,i pri#ate" etc$
'%( Documentele de pro#enien* intern trimise de 2rdini* n e-terior se re)er la di#erse tipuri
de rspunsuri ,i scrisori" n conte-tul documentelor cu circuit intern" al documentelor de
pro#enien* e-tern" al ac*iunilor de reprezentare ,i asi2urare a #izi0ilit*ii 2rdini*ei" etc$
CONFIDENIALITATE
Document intern GRDINIA CASA CU PIICI!
Ni#el de accesi0ilitate. pu0lic
pag.1/16
PROCEDURA SISTEM CALITATE
CONTROLUL DOCUMENTELOR
Exemplar nr. __
STATUT : APLICARE Cod : PSQ -01-00 Ediia : 1
FIA DE VIA a PSQ 01 - 00
+DIIA DAA AP9ICARII D+SCRI+R+A :;DI5ICARII +:I+N
1 <&$<=$%<<> Creat pentru aplicare$ CEAC
DOCUMENTE DE BAZA
SR +N IS; ><<&.%<<= / Sisteme de mana2ement al calit*ii$ Cerin*e$
+N IS; ><<<.%<<< / Sisteme de mana2ement al calit*ii$ +lemente
)undamentale ,i #oca0ular$
+N IS; ><<?.%<<< / Sisteme de mana2ement al calit*ii$ 9inii directoare pentru
m0unatatirea per)ormantelor$
SR IS; &><&&. %<<4 / G6id pentru auditarea sistemelor de mana2ement al calit*ii ,i3sau
mediu$
SR IS; &<<&4. %<<4 / 9inii directoare pentru documenta*ia sistemului de mana2ement al
calit*ii
9+G+A =@3%<<A / Pentru apro0area ;rdonan*ei de ur2en* a Gu#ernului nr$
@B3%<<B pri#ind asi2urarea calit*ii educa*iei" modi)icat prin ;UG &<%3%<<A
C$G$%&.&<$<&$%<<@ / Standarde de acreditare ,i e#aluare periodic a unit*ilor de
n#*m7nt preuni#ersitar
C$G$ &B4?.%B$&&$%<<= / Pri#ind apro0area standardelor de re)erin* ,i a indicatorilor
de per)orman* pentru e#aluarea ,i asi2urarea calit*ii n n#*m7ntul preuni#ersitar
Asi2urarea calit*ii / G6id pentru unit*ile ,colare
Procedura opera*ional. / Metodologia de elaborare a procedurilor i instruciunilor de
lucru i de asimilare a regulamentelor GRDINI!I "C#S# C$ %I&ICI' ca documente ale
sistemului de management al calitii
Procedura 2eneral. #udit intern"
Instruc*iuni pri#ind acti#itatea de ar6i# la creatorii ,i de*intorii de documente" ordin de
zi nr$ %&@3&>>A al Ar6i#elor Na*ionale$
9e2ea nr$ &4B3%<<@ pri#ind #r(i)area documentelor n *orm electronic$
Declara*ia mana2erului pri#ind Politica de Asi2urarea Calit*ii n GRDINIA CASA CU
PIICI!
DOCUMENTE CITATE
Procedura. P; <&/<< / Metodologia de elaborare a procedurilor i instruciunilor de lucru i de
asimilare a regulamentelor GRDINI!I "C#S# C$ %I&ICI' ca documente ale sistemului de
PROCEDURA SISTEM CALITATE
CONTROLUL DOCUMENTELOR
Exemplar nr. __
STATUT : APLICARE Cod : PSQ -01-00 Ediia : 1
management al calitii 5i,e de e#aluare periodic a calit*ii n Grdini*a Casa cu pitici! D
Domeniul A. Capacitatea institu*ional" criteriul a( structurile institu*ionale" administrati#e ,i
mana2eriale" su0domeniul. mana2ement opertational" idicator de per)orman*. %$%$ e-isten*a ,i
)unc*ionarea sistemului de 2estionare a in)orma*iei1 nre2istrarea" prelucrarea ,i utilizarea
datelor ,i in)orma*iilor
CUPRINS
pa2ina
Cap$& Descrierea procedurii EEEEEEEEEEEEEEEEEE ?3&&
&$& Controlul documentelor EEEEEEEEEEEEEEE ?3&&
&$% Comunicare e-tern ,i comunicare intern EEEEEEE ?3&&
&$4 Administrarea ,i 2estionarea circula*iei documentelorEE
&$?$Acti#it*i$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$
B3&&
A3&&
&$?$&$ Utilizarea elementelor de identi)icare a documentelor A3&&
&$?$%$ Analiz" apro0are ,i emitere EEEEEEEEEE A3&&
&$?$4$ Di)uzarea documentelor EEEEEEEEEEEE A3&&
&$?$?$ Pstrarea documentelor EEEEEEEEEEEE A3&&
&$?$B$ :odi)icarea documentelor EEEEEEEEE @3&&
&"?"A" Ar6i#area documentelor EEEEEEEEEEEE @3&&
&$?$@$ Scoaterea din circula*ie a documentelor ,i ar6i#a
curent
=3&&
&$?$=$ Resurse pentru *inerea documentelor su0 control"
transa0ilitatea EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEE
=3&&
&$?$>$ Implementare EEEEEEEEEEEEEEEEE =3&&
Cap$ % :odalit*i de punere la zi a procedurii EEEEEEEEEEE >3&&
Cap$4 Responsa0ilit*i ,i autoritate EEEEEEEEEEEEEEE >3&&
4$& :ana2erul Grdini*ei Casa cu pitici! EEEEEEEEE$$ >3&&
4$% Comisia de e#aluare ,i asi2urarea calit*ii n educa*ie EE >3&&
4$4 Persoana desemnat din cadrul C+AC pentru controlul
documentelor EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEE$
>3&&
4$? Pre,edin*ii de consilii" responsa0ilii de comisii" ,e)ii de
compartimente EEEEEEEEEEEEEEEEEEE$$
>3&&
4$B Secretara 2rdini*ei EEEEEEEEEEEEEEEEE$ >3&&
4$A Secretarele de consilii ,i comisii EEEEEEEEEEE$$$ >3&&
Cap$ ? Fnre2istrri &<3&&
Cap$ B De)ini*ii ,i a0re#ieri
Cap$ A Ane-e EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEE &&3&&
$a% &'1(
PROCEDURA SISTEM CALITATE
CONTROLUL DOCUMENTELOR
Exemplar nr. __
STATUT : APLICARE Cod : PSQ -01-00 Ediia : 1
Ca! 1! DESCRIEREA PROCEDURII
"#$#%a&'()*'
&$&$ Co$(%o&+& do,+-#$(#&o%
'&( Co$(%o&+& do,+-#$(#&o% se re)er" dup caz" la urmtoarele aspecte.
/ apro0area documentelor nainte de emitere" n ceea ce pri#e,te adec#area acestora din
punctul de #edere al con*inutului ,i )ormei1
/ analizarea" actualizarea" reapro0area documentelor1
/ asi2urarea identi)icrii modi)icrilor ,i a stadiului re#izuirii curente1
/ asi2urarea disponi0ilit*ii #ersiunilor aplica0ile ale documentelor la toate punctele de
utilizare pentru )unc*iile ,i persoanele implicate1
/ asi2urarea lizi0ilit*ii ,i a identi)icrii cu u,urin* a documentelor1
/ asi2urarea identi)icrii ,i distri0u*iei controlate a documentelor de pro#enien* e-tern1
/ pre#enirea utilizrii neinten*ionate a documentelor perimate prin scoaterea lor din circuit
,i identi)icarea adec#at n cazul c7nd sunt pstrate$
'%( C'%,+&a*'a do,+-#$(#&o% este *inut su0 control atunci c7nd documentele
permit.
/ identi*icarea persoanelor care le/au ela0orat" a#izat" apro0at" di)uzat" modi)icat" retras1
/ identi*icarea persoanelor care le/au primit pentru e-ercitarea anumitor responsa0ilit*i"
/ asocierea unic a documentelor cu datele de emitere ,i trans)er ast)el nc7t s se
cunoasc cu e-actitate traseul n cadrul GRDINI+I CASA CU PIICI! at7t pentru
documentele de pro#enien* intern c7t ,i pentru cele de pro#enien* e-tern$
'4( :ediul suport al documentelor poate )i (+rtia sau un suport in*ormatic$
&$%$ Co-+$',a%# #.(#%$) /' ,o-+$',a%# '$(#%$)
'&( Prin prezenta procedur" mana2ementul GRDINI+I CASA CU PIICI! se
asi2ur c la ni#elul proceselor ,i documentelor" unitatea de n#*m7nt are sta0ilite procese
adec#ate de comunicare" un accent deose0it a#7ndu/l comunicarea n interiorul 2rdini*ei cu
ntrea2ul persona" de)init comunicare intern$
Not, Fn cazul documentelor prin care se comunic anumite responsa0ilit*i n mod implicit se
consider c persoanele care au responsa0ilitatea aplicrii dispozi*iilor unui document" rspund
n )a*a ,e)ului ierar6ic de aplicarea lor" iar atunci c7nd disponi0ilitatea aplicrii cade n seama
unei entit*i"de aplicare rspund n )a*a ,e)ului ierar6ic superior" conductorii entit*ii
respecti#e$ De exemplu. dac responsa0ilitatea re#ine unui mem0ru al comisiei de e#aluare ,i
asi2urarea calit*ii n educa*ie" de aplicare rspunde n )a*a mana2erului responsa0ilul C+AC$
'%( Documentele ela0orate n GRDINIA CASA CU PIICI! )aciliteaz comunicarea inteniei
,i consec)ena aciunii at7t n interiorul unit*ii de n#*m7nt c7t ,i n rela*ia 2rdini*ei cu
e-teriorul$ %roblema elaborrii coninutului documentelor nu constituie obiectul pre-entei
proceduri.
PROCEDURA SISTEM CALITATE
CONTROLUL DOCUMENTELOR
Exemplar nr. __
STATUT : APLICARE Cod : PSQ -01-00 Ediia : 1
'4( Utilizarea procedurii contri0uie la.
/ )urnizarea de do#ezi o0iecti#e cu pri#ire la controlul documentelor n GRDINIA CASA CU
PIICI! 1
/ e#aluarea e)icacit*ii ,i a adec#rii continue a sistemului de mana2ement al calit*ii din
GRDINIA CASA CU PIICI! la cerin*ele interne ,i e-terne1
/ derularea proceselor din unitatea de n#*m7nt n con)ormitate cu cerin*ele interne ,i
e-terne ,i m0unt*irea calit*ii proceselor1
/ asi2urarea cerin*elor de repeta0ilitate ,i trasa0ilitate1
/ asi2urarea unei instruiri adec#ate a personalului 2rdini*ei cu pri#ire la controlul
documentelor$
'?( Personalul GRDINI+I CASA CU PIICI! are responsa0ilitatea de a opera n cadrul
proceselor pe care le deruleaz cu documente #ala0ile ,i de a ela0ora documente proprii pentru
m0unt*irea ,i controlul di)eritelor procese$ Se recomand ca documentele proprii s )ie
ela0orate de ctre persoanele implicate n procesele ,i acti#it*ile respecti#e" prin aceasta
asi2ur7ndu/se o n*ele2ere mai 0un a cerin*elor necesare" o sporire a implicrii personalului ,i
dez#oltarea sim*ului apartenen*ei la GRDINIA CASA CU PIICI! $
Not. 9a ela0orarea unor documente proprii de m0unt*ire ,i control a proceselor tre0uie s
se *in seama de urmtoarele aspecte.
/ identi)icarea proceselor necesare pentru a m0unt*i sistemul actual1
/ n*ele2erea interac*iunilor dintre aceste procese1
/ documentarea proceselor de m0unt*ire" at7t c7t este necesar" pentru a asi2ura
)unc*ionarea ,i controlul e)icace al acestora$
Fn scopul documentrii proceselor de mbuntire se #a a#ea n #edere"
dup caz" utilizarea3adaptarea tipi-atelor ,i3sau a documentelor existente.
Prin aceasta se #a scurta semni)icati# timpul de ela0orare a documentelor proprii ,i se #a u,ura
identi)icarea proceselor necesare pentru a m0unt*i sistemul actual $
&$4! Ad-'$'0(%a%#a /' 1#0('o$a%#a ,'%,+&a*'#' do,+-#$(#&o%
'&( Fn cadrul GRDINI+I CASA CU PIICI! administrarea documentelor ,i 2estionarea
circula*iei acestora se realizeaz n con)ormitate cu or2ani2rama din A$#.a $%! 2 ,i cu
urmtoarele instruciuni de lucru.
/ #dministrarea i gestionarea circulaiei documentelor cu circuit intern n
cadrul GRDINI+I CASA CU PIICI!/
/ #dministrarea i gestionarea circulaiei documentelor cu circuit extern de
provenien extern/
/ #dministrarea i gestionarea circulaiei documentelor cu circuit extern de
provenien intern trimise de unitatea de n)m+nt n exterior.
'%( Cu pri#ire la documentele cu circuit intern administrarea ,i 2estionarea
circula*iei lor are urmtoarele scopuri.
/ punerea n circula*ie a unor documente care permit identi)icarea persoanelor
care le/au ela0orat ,i a entit*ilor GRDINI+I CASA CU PIICI! de la care pro#in" a
persoanelor care le/au a#izat sau apro0at potri#it )unc*iilor pe care le ocup n cadrul
GRDINI+I CASA CU PIICI!" a entit*ii care le/a pus n circula*ie" a persoanelor sau
entit*ilor crora le sunt destinate" precum ,i asocierea unic a documentelor cu datele de
emitere1
/ trans*erul controlat al documentelor at7t ntre entit*i" c7t ,i ntre persoane ,i entit*i al
documentelor cu circuit intern prin nregistrarea documentelor la punerea n circula*ie ,i la
primirea lor prin registrul intrri0ieiri$
'4( Cu pri#ire la documentele cu circuit extern administrarea ,i 2estionarea
$a% )'1(
PROCEDURA SISTEM CALITATE
CONTROLUL DOCUMENTELOR
Exemplar nr. __
STATUT : APLICARE Cod : PSQ -01-00 Ediia : 1
circula*iei lor are urmtoarele scopuri.
/ punerea n circula*ie n cadrul GRDINI+I CASA CU PIICI! a unor documente de
pro#enien* e-tern care permit identi)icarea sursei care le/au ela0orat ,i de la care pro#in" a
persoanelor din unitatea de n#*m7nt care" potri#it )unc*iilor pe care le ocup n cadrul
GRDINI+I CASA CU PIICI!" le/a pus n circula*ie" a persoanelor sau entit*ilor crora le
sunt destinate" precum ,i asocierea unic a documentelor cu datele de intrare n GRDINIA
CASA CU PIICI!1
/ punerea n circula*ie a unor documente de pro#enien* intern trimise n e-terior care permit
identi)icarea persoanelor care le/au ela0orat ,i a entit*ilor GRDINI+I CASA CU PIICI! de
la care pro#in" a persoanelor care le/au a#izat sau apro0at potri#it )unc*iilor pe care le ocup n
cadrul unit*ii de n#*m7nt" a entit*ii care le/a pus n circula*ie" a persoanelor sau entit*ilor
crora le sunt destinate" precum ,i asocierea unic a documentelor cu datele de emitere1
/ trans*erul controlat n GRDINIA CASA CU PIICI!" at7t ntre entit*i c7t ,i ntre persoane ,i
entit*i" al documentelor care apar*in de circuitul e-tern prin nregistrarea documentelor la
punerea n circula*ie ,i la primirea lor prin registrul intrri0ieiri.
&$? A,('3'()*'
&$?$&$ U('&'4a%#a #&#-#$(#&o% d# 'd#$('5',a%# a do,+-#$(#&o%
'&( Pentru identi)icarea documentelor" se )olosesc ca principale elemente de identi)icare.
antetul1 semntura" numrul i data de nregistrare la primire con)orm registrului de intrri0ieiri$
'%( Pentru documentele redactate n GRDINIA CASA CU PIICI! antetul #a con*ine si2la
2rdini*ei" numele 2rdini*ei" numele entit*ii emitente sau compartimentului
emitent" adresa 2rdini*ei" numerele de tele)on ,i )a- ale 2rdini*ei" adres de e/mail" data
punerii n circula*ie" numrul ,i data de nre2istrare con)orm re2istrului de intrri3ie,iri"
,i" dup caz" numrul de e-emplare n care a )ost emis$
'4( Numele persoanelor care au apro0at documentul ca urmare a
competenelor asociate )unc*iei ndeplinite n unitatea de n#*m7nt ,i ca reprezentan*i ai unei
structuri de conducere a GRDINI+I CASA CU PIICI!" precum ,i semntura acestora se
trec" dup caz la s)7r,itul documentului sau la nceputul documentului$
'?( Atunci c7nd este necesar" documentul con*ine numele ,i )unc*ia persoanei care l/a
ntocmit$
&$?$%$ A$a&'4)6 a%o7a%# /' #-'(#%#
'&( Fnainte de apro0are documentele tre0uie anali-ate pentru a se asi2ura.
/ adec#area la scopul urmrit1
/ o 0un structurare ,i e-actitate" inclusi# din punctul de #edere al precizrii datei de intrare n
#i2oare1
/ claritate prin )ormulri simple" inteli2i0ile ,i )r am0i2uit*i1
/ lizi0ilitate pentru nscrisurile de orice )orm$
'%( #probarea unui document se )ace de ctre mana2erul sau directorul 2rdini*ei" dup caz"
sau de ctre persoane dele2ate de ace,tia n con)ormitate cu re2lementrile GRDINI+I
CASA CU PIICI!$
'4( !miterea documentelor 'punerea n circula*ie( se )ace numai dup apro0area lor$
&$?$4$ D'5+4a%#a do,+-#$(#&o%
PROCEDURA SISTEM CALITATE
CONTROLUL DOCUMENTELOR
Exemplar nr. __
STATUT : APLICARE Cod : PSQ -01-00 Ediia : 1
'&( Scopul di)uzrii l reprezint punerea la dispozi*ia personalului 2rdini*ei a documentelor de
interes pentru acti#itatea pe care o des),oar n unitatea de n#*m7nt cu scopul utilizrii
in)orma*iilor pe care le con*in sau cu scopul in)ormrii 2enerale$
'%( Di)uzarea este gestionat de emitentul documentului ,i se realizeaz prin secretara
2rdini*ei sau prin secretarii entit*ilor emitente$
'4( +-emplarele di)uzate #or )i disponi0ile n toate locurile unde se e-ecut acti#it*i esen*iale
pentru )unc*ionarea e)icient a procesului descris$
'?( Se distin2 dou tipuri de di)uzri. di*u-area controlat" caz n care )iecare
document este di)uzat cu con)irmarea primirii ,i di*u-area necontrolat D care se utilizeaz
pentru documentele destinate doar pentru in)ormare" )r a #iza n mod e-pres o utilizare
ulterioar$
&$?$?$ P)0(%a%#a do,+-#$(#&o%
'&( Persoanele care au primit documente cu di*u-are controlat" pstreaz aceste documente n
zona de lucru pentru e-ercitarea pe 0aza lor a responsa0ilit*ilor care le re#in con)orm postului"
sau pentru in)ormare$
Identi)icarea persoanelor se )ace prin semntura de primire" n registrul de intrri0ieiri.
'%( Pstrarea documentelor cu di*u-are controlat se )ace n condi*ii de
si2uran* iar edi*iile #ala0ile sunt nre2istrate n Registrul documentelor n vigoare conceput
ca n A$#.a $%! 1$
'4( 5iecare entitate #a pstra propriile documente emise ,i ela0orate pe suport electronic1 ntr2
un *iier propriu1 pe calculatorul din 0iroul mana2erului $ Documentele emise #or )i distri0uite n
ordinea datei de emitere$
In)orma*iile se #or transcrie pe DGD/uri sau pe un alt mediu de stocare" pe inter#ale de un an.
3 septembrie 4 53 august" ,i #or )i pstrate ntr/un loc special destinat n 0iroul mana2erului cu
titlul de. Documente elaborate de.....n inter)alul...$ In)orma*ia ast)el pstrat #a putea ser#i
pentru ar6i#are ,i" n msura n care ,i pstreaz #ala0ilitatea" pentru uz curent$
&$?$B$ Mod'5',a%#a do,+-#$(#&o%
'&( Prin modi)icarea unui document se n*ele2e aducerea de sc6im0ri cu pri#ire la acesta su0
)orma unor noi re#izii sau a unor noi edi*ii" )r a a)ecta )ondul de 0az ,i destina*ia
documentului ini*ial$
Re)i-iile constau n re)ormulri sau a0ro2ri ale unor articole ,i3sau aliniate din documentul
ini*ial sau rezultat dup o re#izie anterioar" iar ediiile se ela0oreaz atunci c7nd se aduc
completri prin noi articole" c7nd apar sc6im0ri de responsa0ilit*i sau atunci c7nd )orma
rezultat n urma uneia sau mai multor re#izii di)er su0stan*ial )a* de re#izia <$
'%( Personalul implicat n ela0orarea" analiza ,i apro0area modi)icrilor tre0uie s ai0 acces la
in)orma*ii adec#ate" pe 0aza crora s ar2umenteze modi)icarea$
Documentele modi*icate #or )i analizate ,i apro0ate de structurile ,i )unc*iile de conducere care
au analizat ,i apro0at n )orma ini*ial" dac prin le2e ,i alte re2lementri nu se speci)ic alt)el$
'4( De re2ul" documentele modi)icate n GRDINIA CASA CU PIICI! se pun n circula*ie n
#ersiune complet cu indicarea documentelor nlocuite ,i a0ro2ate" a datei intrrii n
#i2oare a )ormei modi)icate ,i" dup caz" cu indicarea modi)icrilor )cute$ Fn cazuri speciale"
c7nd modi)icrile sunt par*iale ,i u,or de identi)icat" iar documentul are adresa0ilitate restr7ns"
se poate pstra documentul su0 )orma ini*ial ,i transmite numai modi)icarea nso*it de toate
in)orma*iile necesare unei corecte asocieri la documentul ini*ial$
&$?$A$ A%8'3a%#a do,+-#$(#&o%
'&( Ar6i#a GRDINIA CASA CU PIICI! este alctuit din documente ar6i#ate care se
2sesc n dosare de ar6i# ,i din documente care se 2sesc la personalul 2rdini*ei ,i care
urmeaz s )ie ar6i#ate '#r(i)a curent($
$a% *'1(
PROCEDURA SISTEM CALITATE
CONTROLUL DOCUMENTELOR
Exemplar nr. __
STATUT : APLICARE Cod : PSQ -01-00 Ediia : 1
'%( ;r2anizarea Ar6i#ei GRDINI+I CASA CU PIICI!" inclusi# la ni#elul ar6i#ei curente se
)ace" at7t su0 aspectul con*inutului c7t ,i al )ormei" prin Nomenclatorul de Arhiv al
"RDINIEI 9CASA CU PITICI:structurat" n con)ormitate cu A$#.a $%! ;" de ctre secretarul
unit*ii de n#*m7nt$
Gruparea documentelor pe 0aza nomenclatorului este important at7t pentru acti#itatea curent
c7t ,i pentru acti#it*i ulterioare $
'4( Nomenclatorul de Ar6i# al GRDINI+I CASA CU PIICI! con*ine documente care sunt
precizate ,i se 2estioneaz" inclusi# su0 aspectul termenului de pstrare" con)orm instruc*iunii
de lucru #r(i)area documentelor GRDINI+I CASA CU PIICI! destinate ar(i)ei interne$
'?( Documentele ar6i#ate se 2rupeaz" pe tematici 'pro0leme(" n dosare n cazul documentelor
a#7nd ca mediu suport 67rtia" sau n colec*ii de documente" alctuite tot pe principiul dosarelor"
n cazul )olosirii de di#erse medii de stocare$
&$?$@$ S,oa(#%#a d'$ ,'%,+&a*'# a do,+-#$(#&o% /' a%8'3a ,+%#$()!
'&( Scoaterea din circula*ie a documentelor se realizeaz prin trecerea lor n ar(i)a curent sau
prin distru2ere$ Ar6i#a curent se constituie n acord cu Nomenclatorul de #r(i) al
GRDINI+I CASA CU PIICI!$
'%( Documentele din ar(i)a curent sunt pstrate la compartimente un timp limitat 'un an sau
doi ani" dup caz(" dup care sunt trans)erate n ar6i#a GRDINI+I CASA CU PIICI!$ ;ri de
c7te ori este cazul" se #a e#ita ar6i#area multipl a unor documente de uz intern$
'4( Scoaterea din circula*ie prin distru2ere se aplic documentelor care nu sunt precizate n
instruc*iunile de lucru men*ionate la punctul &$?$A$ ,i se realizeaz de secretarul 2rdini*ei su0
controlul conducerii entit*ii care a 2estionat documentul$
'?( ;r2ani2rama procesului de scoaterea din circula*ie a documentelor este redat n Anexa
nr. 4! ;rice transmitere de documente n conte-tul Ane-ei nr$ ? se consemneaz prin procese
#er0ale de predare/ primire$
&$?$=$ R#0+%0# #$(%+ *'$#%#a do,+-#$(#&o% 0+7 ,o$(%o&6 (%a0a7'&'(a(#
'&( Pentru 0una des),urare a acti#it*ilor re)eritoare la controlul documentelor sunt necesare"
n principal" resurse in)orma*ionale" materiale ,i resurse pentru instruire$
'%( Resursele in)orma*ionale se re)er la cunoa,terea ,i utilizarea de ctre personalul
GRDINI+I CASA CU PIICI! a elementelor de identi*icare a documentelor i la respectarea
de ctre documente a traseului stabilit. Utilizarea corect a resurselor in)orma*ionale #a )acilita"
atunci c7nd este cazul" identi)icarea persoanelor responsa0ile de ela0orarea" emiterea"
di)uzarea" actualizarea ,i ar6i#area de documente$
'4( Resursele materiale necesare controlului documentelor se #or asi2ura de ctre conducerea
GRDINI+I CASA CU PIICI!$ +le includ materiale ,i ec6ipamente de0irotic" spa*ii adec#ate
pentru pstrarea ,i ar6i#area documentelor$
'?( Resursele pentru instruire sunt necesare pentru secretara 2rdini*ei care se ocup cu
pro0leme de ar6i# sau pentru personalul nou an2a8at care urmeaz s )ie implicat ,i n
acti#it*i le2ate de controlul documentelor$
&$?$>$ I-&#-#$(a%#
PROCEDURA SISTEM CALITATE
CONTROLUL DOCUMENTELOR
Exemplar nr. __
STATUT : APLICARE Cod : PSQ -01-00 Ediia : 1
'&( Prezenta procedur distri0uit con)orm 6istei de di*u-are ane-ate se adduce la cuno,tin*a
ntre2ului personal al GRDINIA CASA CU PIICI!$
'%( Implementarea prezentei proceduri ,i a instruc*iunilor de lucru a)erente este n
responsa0ilitatea persoanei desemnate din cadrul comisiei de e#aluare ,i asi2urarea calit*ii n
educa*ie care coordoneaz acti#itatea pe linia controlului documentelor$
'4( :onitorizarea implementrii procedurii se #a )ace periodic de ctre C+AC prin audituri
interne or2anizate ,i des),urate con)orm programului anual de audit intern pri)ind calitatea din
GRDINIA CASA CU PIICI$
#uditurile interne #or a#ea drept scop #eri)icarea aplicrii procedurii ,i identi)icarea de
oportunit*i de m0unt*ire a controlului documentelor n GRDINIA CASA CU PIICI!$
Rezultatele #or )i analizate de ctre C+AC care ntocme,te un raport de e)aluare pe care l
supune spre apro0are Consiliului de administra*ie al GRDINI+I CASA CU PIICI!$
Ca! ;! MODALITI DE PUNERE LA ZI A PROCEDURII
Punerea la zi a acestei proceduri este decis de responsa0ilul emitent" a#7nd in #edere.
/ e#olu*ia standardelor1
- un audit de sistem calitate 1
- o cerere de modi)icare a procedurii1
- n urma modi)icarii normelor le2ale sau a altor cerite
Ca! <! RESPONSABILITI I AUTORITATE
4$&$ Ma$a1#%+& "RDINIEI 9CASA CU PITICI:
- coordoneaz ela0orarea ,i actualizarea instruc*iunilor de lucru
- apro0 nomenclatoarele ,i instruc*iunile de lucru la care )ace re)erire prezenta procedur1
- apro0 comisii de lucru" pre#zute de le2e sau constituite ad/6oc" n conte-tual acti#it*ilor la
care se re)er prezenta procedur$
4$%$ Co-'0'a d# #3a&+a%# /' a0'1+%a%#a ,a&'()*'' =$ #d+,a*'#
/ a#izeaz instruc*iunile de lucru la care )ace re)erire procedur ,i le propune spre apro0are
mana2erului 2rdini*ei1
/ #eri)ic" prin audituri interne" implementarea prezentei proceduri ,i prezint mana2erului
2rdini*ei raportul de e)aluare/
/ actualizeaz prezenta procedur ,i instruc*iunile a)erente$
4$4$ P#%0oa$a d#0#-$a() d'$ ,ad%+& CEAC #$(%+ ,o$(%o&+& do,+-#$(#&o%.
/ ela0oreaz ,i actualizeaz procedura controlul documentelor!1
/ coordoneaz ela0orarea procedurilor opera*ionale ,i instruc*iunilor de lucru necesare aplicrii
prezentei prceduri1
/ coordoneaz ntocmirea Re2istrului documentelor n #i2oare1
$a% +'1(
PROCEDURA SISTEM CALITATE
CONTROLUL DOCUMENTELOR
Exemplar nr. __
STATUT : APLICARE Cod : PSQ -01-00 Ediia : 1
/ ntocme,te nomenclatorul de ar6i#1
/ sta0ile,te atri0u*iilor secretarei 2rdini*ei pe linia administrrii ,i 2estionrii circula*iei
documentelor" a di)uzrii" pstrrii" ar6i#rii ,i scoaterii din circua*ie a documentelor1
/ sta0ile,te atri0u*iilor secretarelor de consilii ,i comisii pe linia administrrii ,i 2estionrii
circula*iei documentelor" a di)uzrii" pstrrii" ar6i#rii ,i scoaterii din circua*ie a documentelor1
/ sta0ile,te resursele necesare instruirii3per)ec*ionrii personalului care se ocup cu pro0leme
de ar6i#$
4$?$ P%#/#d'$*'' d# ,o$0'&''6 %#0o$0a7'&'' d# ,o-'0''6 /#5'' d# ,o-a%('-#$(#:
/ rspund de implementarea prezentei proceduri n entit*ile pe care le conduc" inclusi# de
instruirea personalului din su0ordine cu pri#ire la pre#ederile procedurii1
/ numesc personalul din su0ordine care se ocup cu pro0leme de ar6i#1
- propun comisii de lucru n conte-tul acti#it*ilor la care se re)er prezenta procedur$
4$B$ S#,%#(a%a 1%)d'$'*#' :
/ implementeaz ,i respect prezenta procedur1
/ des),oar acti#it*ile pe linia 2estionrii circula*iei documentelor" a di)uzrii" pstrrii" ar6i#rii
,i scoaterii din circua*ie a documentelor1
/)olose,te n mod ra*ional resursele puse la dispozi*ie$
4$A$ S#,%#(a%#&# d# ,o$0'&'' /' ,o-'0'' :
/ implementeaz ,i respect prezenta procedur1
/ des),oar acti#it*ile pe linia 2estionrii circula*iei documentelor" a di)uzrii" pstrrii" ar6i#rii
,i scoaterii din circua*ie a documentelor1
/)olose,te n mod ra*ional resursele puse la dispozi*ie$
Ca! 2! >NRE"ISTRRI$
?$&$ Fnre2istrri proprii acestei proceduri.
/ Fnre2istrarea &. 6ista de di*u-are a procedurii1
/ Fnre2istrarea %. Indicatorul de stare al procedurii/
/ Fnre2istrarea 4. 6ista procedurilor operaionale i instruciunilor de lucru$
?$%$ Fnre2istrri care ser#esc la aplicarea acestei proceduri.
/ Re2istrele de intrare3ie,ire ale di)eritelor entit*i1
Ca! ? DEFINIII I ABREVIERI
?!1! D#5'$'*'':
a%8'3) H ansam0lu de documente constituite or2anic 'ela0orate sau primite( re)eritoare la istoria
2rdini*ei" destinate prin natura lor a )i conser#ate1
a%8'3) ,+%#$() H ar6i#a constituit din documente primite" e-pediate sau ntocmite pentru uz
intern" rezultate din acti#itatea cotidian a entit*ilor 2rdini*ei" /de e-emplu. #ersiuni de
re2lementri care nu mai sunt #ala0ile" re2lementri a cror durat de aplicare a e-pirat"
rapoarte a cror e)ect s/a consumat/" documente care sunt pstrate la entit*i un timp limitat"
timp n care sunt constituite n dosare sau colec*ii de documente pe suport electronic1
PROCEDURA SISTEM CALITATE
CONTROLUL DOCUMENTELOR
Exemplar nr. __
STATUT : APLICARE Cod : PSQ -01-00 Ediia : 1
a%8'3) #&#,(%o$',) @ sistemul electronic de ar6i#are" mpreun cu totalitatea documentelor n
)orm electronic ar6i#ate1
,o$5'd#$('a&'(a(# @ msuri de protec*ie a in)orma*iilor care se re)er la date personale ale
copiilor ,i an2a8a*ilor 2rdini*ei1
do,+-#$( @ suport de 6artie sau in)ormatic putand )i consultat sau pe care se pot inre2istra
#alori sau date1
5o%-+&a% H suport presta0ilit permi*7nd nre2istrarea #alorilor sau datelor ntr/o maniera
ori2inal ,i u,or de e-ploatat$
'$0(%+,*'+$# d# &+,%+ @ document de re)erin* care prezint modul cum se realizeaz cu
consec#en* acti#it*ile ,i procesele n unitatea de n#*m7nt
=$%#1'0(%a%# @ document care )urnizeaz do#ezi tan2i0ile ale acti#it*ilor e)ectuate sau ale
rezultatelor o0*inute$
-#d'+ d# 0(o,a%# @ orice mediu pe care se poate nre2istra sau de pe care se poate reda un
document n )orm electronic1
%o,#d+%) @ modalitatea speci)ic de des),urare a unei acti#it*i sau a unui proces
?!;! A7%#3'#%':
ARACIP H A2en*ia Rom7n pentru Asi2urarea Calit*ii n Fn#*m7ntul Preuni#ersitar
CEAC H comisia de e#aluare ,i asi2urarea calit*ii n educa*ie
PO H proceduri opera*ionale
PSQ H procedure de sistem calitate
Ca! A ANEBE
A$&$ A$#.a $%!1 / Registrul documentelor n )igoare1
A$%$ A$#.a $%!; / Nomenclatorul de ar(i) al GRDINI+I CASA CU PIICI1
A$4$ A$#.a $%!< D ;r2ani2rama procesului de scoaterea din circulaie a documentelor1
A$?$ A$#.a $%!2 / ;r2ani2rama administrrii i gestionrii circulaiei documentelor n
GRDINIA CASA CU PIICI$
$a% 11'1(
PROCEDURA SISTEM CALITATE
CONTROLUL DOCUMENTELOR
Exemplar nr. __
STATUT : APLICARE Cod : PSQ -01-00 Ediia : 1
AN+IA NR$ &.
AN+
APR;J
:ANAG+R GRDINIA CASA CU PIICI!
PR;5+S;R
9aura/+lena PDURARU
RE"ISTRUL DOCUMENTELOR >N VI"OARE
NR!
CRT
DENUMIREA
DOCUMENTULUI
NUMRUL
DOCUMENTULUIC
DATA EMITERII
CINE L-A
EMIS
OBSERVAII
&$
Re2ulamentul intern al
Grdini*ei Casa cu pitici!
&34<$<=$%<<=
Comisia de
lucru ela0orare
re2ulament
intern
%$
Re2ulament de or2anizare ,i
)unc*ionare al Consiliului de
administa*ie al Grdini*ei
Casa cu pitici!
%34<$<=$%<<=
Comisia de
lucru ela0orare
re2ulamente de
or2anizare ,i
)unc*ionare
4$
Planul de dez#oltare
institu*ional al Grdini*ei
Casa cu pitici!
43<4$<=$%<<=
Comisia de
lucru ela0orare
P$D$I$
PROCEDURA SISTEM CALITATE
CONTROLUL DOCUMENTELOR
Exemplar nr. __
STATUT : APLICARE Cod : PSQ -01-00 Ediia : 1
AN+IA NR$ %
AN+
APR;J
:ANAG+R GRDINIA CASA CU PIICI!
PR;5+S;R
9aura/+lena PDURARU
NOMENCLATORUL DE ARDIV AL
"RDINIEI 9CASA CU PITICI:
NR!
CRT!
ENTITATEA
EMITENT
DENUMIREA DOSARULUI
ECONINUTUL PE SCURT AL
PROBLEMELOR LA CARE
SE REFERF
TERMEN DE
PSTRARE
OBSERVAII
&$ S+CR+ARIA
& Dosarele pro)esionale ale
personalului didactic
trans)erat din 2rdini*
Permanent
%$ S+CR+ARIA %
N$ C+AC
N Raporte de e#aluare e-tern"
rapoarte de e#aluare intern"
rapoarte de acti#itate" planuri
de ac*iuni pre#enti#e3corecti#e"
proceduri de sKstem" procedure
opera*ionale
B ani
N& C+AC
N& Adrese" in)ormri" situa*ii
statistice
% ani
AN+IA NR$ 4.
$a% 1&'1(
PROCEDURA SISTEM CALITATE
CONTROLUL DOCUMENTELOR
Exemplar nr. __
STATUT : APLICARE Cod : PSQ -01-00 Ediia : 1
OR"ANI"RAMA PROCESULUI DE SCOATERE
DIN CIRCULAIE A DOCUMENTELOR
SECRETARIAT
ARDIVE
CURENTE
MANA"ER
DIRECTOR
CONSILIUL DE
ADMINISTRAIE
CONSILIUL PROFESORAL
SECRETARIAT
SECTOR ADMINISTRATIV
C!E!A!C!
COMISIA METODIC
COMPARTIMENT RESURSE
UMANE6 S!U!
COMPARTIMENT
FINANCIAR-CONTABIL
CABINET PSIDOLO"IC
CABINET MEDICAL
ARDIVA
"RDINIEI
GCASA CU PITICI:
DISTRU"ERE
DOCUMENTE
PROCEDURA SISTEM CALITATE
CONTROLUL DOCUMENTELOR
Exemplar nr. __
STATUT : APLICARE Cod : PSQ -01-00 Ediia : 1
$a% 1)'1(
PROCEDURA SISTEM CALITATE
CONTROLUL DOCUMENTELOR
Exemplar nr. __
STATUT : APLICARE Cod : PSQ -01-00 Ediia : 1
ANEBA NR! 2
OR"ANI"RAMA ADMINISTRRII I "ESTIONRII CIRCULAIEI DOCUMENTELOR >N "RDINIA 9CASA CU PITICI:
SECRETARIAT
CD" DD" PD" AD" SCD
MANA"ER
CD6 A6
CONSILIUL DE
ADMINISTRAIE
CD6 A"CD6 A$D6 AD6 ED6 DD6 PD6 MD 6 SCD6
CONSILIUL
PROFESORAL
CD6 A"CD6 A$D6 AD6 ED6 DD6 PD6
MD 6 SCD6
COMPARTIMENT
FINANCIAR- CONTABIL
CD6 A"CD6 A$D6 ED6 DD6 PD6 MD6 SCD
COMPARTIMENT RUS6
PSM6 SU
CD6 A"CD6 A$D6 ED6 DD6 PD6 MD6
COMISIA DE EVALUARE I
ASI"URAREA CALITII >N
EDUCAIE
CD6 A"CD6 A$D6 ED6 DD6 PD6 MD 6 SCD6
COMISIA METODIC
CD6 A"CD6 A$D6 ED6 DD6 PD6 MD 6
SCD6
SECTOR
ADMINISTRATIV
CD6 A"CD6 A$D6 ED6 DD6 PD6 MD 6
SCD6
CONSILIUL REPREZENTATIV
AL PARINILOR
ELABORATOR
+D" :D"
9+G+ND
CD/ Controlul documentelor
A"CD/ Administrarea ,i 2estionarea
circula*iei documentelor
A$D/ Analiza documentelor
AD / Apro0area documentelor
ED / +miterea documentelor
DD/ Di)uzarea documentelor
PD/ Pstrarea documentelor
MD/ :odi)icarea documentelor
AD/ Ar6i#area documentelor
SCD/ Scoaterea din circula*ie a
documentelor
Documente e-terne
D"FP
AR"E
I.T.M.
ARGE,
ISU
Documente de pro#enien*
intern
MINISTERE,
AUTRITATE !"A!#,
INS$E"TRATE,
AGEN%II,
RGANI&A%II,
AS"IA%II, $ARTENERI