Dezvoltare .Sist Manag

DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL
LA NIVELUL ENTITATILOR PUBLICE

I. Controlul intern si responsabilitatea manageriala

II. Necesitatea dezvoltarii sistemului de control managerial in entitatile publice

III. Definirea, reglementarea si continutul standardelor de management / control intern

IV. Premise necesare pentru dezvoltarea sistemului de control managerial al entitatii
publice

V. Instrumentarul cu care opereaza sistemul de control managerial

VI. Metodologia cadru, aplicabila pentru dezvoltarea sistemului de control managerial al
entitatii publice

2
I. CONTROLUL INTERN SI RESPONSABILITATEA MANAGERIALA (1)

Scurt istoric al conceptului de control intern
- Primele preocupari sistematice pentru delimitarea, aprofundarea si definirea conceptului de control intern au aparut incepand
cu a doua jumatate a secolului trecut si au apartinut expertilor contabili, auditorilor interni si externi din tarile occidentale cu o
economie dezvoltata.
- Ei au demonstrat ca aplicarea controlului intern in domeniile financiar si contabil la nivelul entitatilor economice, dar nu numai
la acestea, poate contribuii la intocmirea si certificarea de conturi / situatii financiare sincere, exacte si reale.
- In timp, un numar tot mai mare de factori interni si externi entitatii, intre care s-ar putea mentiona: amplificarea si diversificarea
riscurilor in mediul economic, complexitatea crescanda a organizarii entitatilor, frecventa deficientelor in functionarea acestora,
dezvoltarea continua dar si inasprirea cadrului legal ce trebuie respectat etc., au determinat o largire a sferei de aplicare a
controlului intern, de la domeniile financiar si contabil, la toate activitatile unei entitati, si au pus in evidenta necesitatea
presanta ca managerii / conducatorii de entitati sa aseze in centrul preocuparilor lor crearea si implementarea unor sisteme de
control intern din ce in ce mai eficace, care sa le permita detinerea unui bun control asupra functionarii entitatii in scopul
atingerii obiectivelor prestabilite.
- Aplicarea conceptului de control intern a fost extinsa treptat si la nivelul entitatilor publice, cu precadere a celor facand parte
din administratia publica centrala (sectorul guvernamental), dovedindu-se a fi si in cazul acestora o solutie necesara pentru
cresterea calitatii si eficacitatii actului managerial.
Originea semantica a conceptului de control intern
- Trebuie precizat ca expresia control intern, deja facand parte din terminologia standard utilizata la nivelul Uniunii Europene,
provine din termenul englez internal control care a primit astfel cea mai nepotrivita traducere, intrucat, nu s-a tinut seama ca
pentru anglo-saxoni to control inseamna, in principal, a detine controlul / a tine sub control si abia in subsidiar a verifica, pe
cand in tarile de limba latina este exact invers.
- Din aceasta decurge si dificultatea de a gandi si actiona in coordonatele acestui concept, explicabila prin aceea ca in Romania
predomina inca intelegerea termenului control, exclusiv in acceptiunea sa ingusta, si anume, aceea de verificare a
documentelor / operatiunilor de catre persoane sau structuri, interne sau externe entitati, investite cu astfel de atributii.
- Semnificatia conceptului de control intern fiind prin urmare mult mai larga, aceasta nu poate fi redusa la o forma traditionala de
inspectie, de verificare sau de control, pe care nu o exclude

3

Definitiile conceptului de control intern
- Desi, in ultimii 30 de ani, au fost formulate numeroase definitii ale controlului intern, in ceea ce priveste esentialul s-a cazut de
acord: este vorba despre un ansamblu de elemente concrete implementate de catre responsabilii de la toate nivelele ierarhice,
in scopul detinerii controlului asupra functionarii globale a entitatii publice, precum si a desfasurarii fiecarei activitati a acesteia,
pentru ca obiectivele fixate sa fie atinse
- Pentru exemplificare, sunt prezentate definitiile adoptate de:
Ordinul Expertilor Contabili din Franta, in 1977: Controlul intern reprezinta totalitatea masurilor care contribuie la detinerea
controlului asupra intreprinderii. Are drept scop, pe de o parte, asigurarea protectiei patrimoniului si calitatea informatiei, iar
pe de alta parte, aplicarea instructiunilor conducerii si favorizarea imbunatatirii performantelor. Se manifesta prin
organizarea, metodele si procedurile fiecarei activitati a intreprinderii, pentru a-i mentine perenitatea;
Comitetul Organizatiilor de Sponsorizare a Comisiei Treadway din SUA - COSO, in 1992: Controlul intern este un proces
implementat de consiliul de administratie, conducere si alti membrii ai personalului unei entitati, care isi propune sa
furnizeze o asigurare rezonabila cu privire la atingerea urmatoarelor obiective: eficacitatea si eficienta functionarii,
fiabilitatea informatiilor financiare, respectarea legilor si regulamentelor;
Cartea Alba a reformei manageriale in cadrul serviciilor Comisiei Europene: Controlul intern acopera totalitatea politicilor si
procedurilor concepute si implementate de catre managementul organizatiei, pentru a asigura: atingerea obiectivelor acelei
organizatii intr-un mod economic, eficient si eficace, respectarea regulilor externe si a politicilor si regulilor managementului,
protejarea bunurilor si a informatiilor, prevenirea si depistarea fraudelor si greselilor, precum si calitatea documentelor de
contabilitate si producerea in timp util de informatii de incredere referitoare la segmentul financiar si de management.
- In Romania, definitia controlului intern este reglementat la art. 2 lit. d) din Ordonanta Guvernului nr. 119/1999, republicata:
Controlul intern ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entitatii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de
conducere in concordanta cu obiectivele acesteia si cu reglementarile legale, in vederea asigurarii administrarii fondurilor in
mod economic, eficient si eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele si procedurile.

4

Elementele componente ale controlului intern in acceptiunea COSO:

- Controlul intern cuprinde 5 componente strans interdependente care decurg din maniera in care sunt administrate activitatile, si
care sunt integrate in aceste activitati.
- Desi toate cele 5 componente ale controlului intern sunt aplicabile oricarei entitati, punerea lor in practica se realizeaza in mod
diferit in conformitate cu particularitatile proprii fiecarei entitati in parte.
- Cele 5 elemente componente ale controlului intern sunt:
Mediul de control
mediul de control este un element foarte important al culturii unei organizatii (entitati), intrucat el determina gradul
de sensibilizare a personalului entitatii la nevoia dezvoltarii controlului intern
el constituie fundamentul pe care cladesc celelalte 4 elemente ale controlului intern, impunand disciplina si
organizare
factorii cei mai importanti care determina calitatea mediului de control sunt: integritatea, etica si competenta
personalului; stilul de management al conducatorilor; politica delegarii de responsabilitati; organizarea entitatii;
formarea personalului; interesul si capacitatea conducerii de a defini obiectivele entitatii
Evaluarea riscurilor
oricare entitate este confruntata cu un ansamblu de riscuri interne si externe care trebuie sa fie evaluate
inainte de a se face aceasta evaluare este absolut necesar sa fie stabilite obiective compatibile si coerente
evaluarea riscurilor consta tocmai in identificarea si analiza factorilor susceptibili de a afecta realizarea acestor
obiective; este vorba de un proces care permite stabilirea masurilor prin care riscurile sa poata fi gestionate /
stapanite

5
Activitati de control
pot fi definite ca operatiuni de aplicare a normelor si procedurilor, care contribuie la realizarea politicilor stabilite de
conducere
aceste operatiuni dau o asigurare ca masurile necesare sunt aplicate in vederea stapanirii riscurilor susceptibile de
a afecta realizarea obiectivelor entitatii
activitatile de control sunt realizate la toate nivelele ierarhice si functionale ale structurii organizatorice si cuprind
actiuni de o mare varietate, cum ar fi: observarea, supravegherea, compararea, analiza, evaluarea, validarea,
raportarea, supervizarea, contrasemnarea, avizarea, aprobarea
Informare si comunicare
informatia pertinenta trebuie sa fie identificata, transmisa si receptionata sub o forma si intr-un termen care sa
permita fiecaruia indeplinirea sarcinilor atribuite
sistemele de informare furnizeaza atat date interne (operationale, financiare, de conformitate cu obligatiile legale)
cat si date provenind din exteriorul entitatii, necesare conducerii si controlarii activitatii si luarii de decizii
realizarea responsabilitatilor in materie de control intern reclama, in egala masura, o comunicare interna eficace in
sens ascendent - descendent, precum si in plan orizontal, dar si o comunicare eficace cu tertii
Evaluare
sistemele de control intern trebuie ele insele sa fie controlate / evaluate pentru a se constata daca functioneaza in
mod eficace
in acest scop se recurge la metoda unei evaluari permanente (ce are loc in cadrul activitatilor curente si consta in
controalele punctuale efectuate de persoanele cu functie de conducere) sau la metoda evaluarilor periodice, a caror
intindere, durata si frecventa depinde, in principal, de evaluarea riscurilor si de eficacitatea evaluarii permanente
slabiciunile sistemului de control, constatate cu ocazia evaluarii, trebuie semnalate superiorului ierarhic

6

Managerul general / ordonatorul de credite, precum si celelalte persoane care ocupa o functie de conducere in entitatea publica, sunt
responsabile pentru crearea si functionarea acelui sistem de control intern care sa dea o asigurare rezonabila ca obiectivele entitatii
vor fi atinse.

Conceptul de responsabilitate manageriala
Definire: a exercita managementul unei organizatii (entitate publica sau o structura organizatorica a acesteia), in limitele unor
constrangeri interne si externe, in scopul realizarii eficace, eficiente si in conformitate cu legea a obiectivelor stabilite, a comunica
intr-un mod transparent despre acest lucru si a raspunde pentru neindeplinirea obligatiilor manageriale in conformitate cu tipul de
raspundere juridica.
Principii fundamentale:
- Managerul general / ordonatorul de credite este responsabil de realizarea obiectivelor entitatii;
- Managerul general / ordonatorul de credite isi poate delega autoritatea fara a fi eliberat de responsabilitatea generala;
- Nu exista responsabilitate manageriala fara autoritatea corespunzatoare;
- Responsabilitatea necesita transparenta si raspundere;
- Sistemul trebuie sa se bazeze pe verificari si masuri corective in cadrul entitatii, dar si pe verificari externe.

7
II. NECESITATEA DEZVOLTARII SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL IN ENTITATILE PUBLICE

Fara indoiala, in oricare entitate publica exista un anumit sistem de control managerial, altminteri functionarea acesteia ar fi marcata
de frecvente si grave distorsiuni. Intr-adevar, fiecare conducator trebuie sa se organizeze si sa adopte anumite masuri pentru a-si
conduce activitatea: definirea sarcinilor individuale ale personalului, stabilirea metodelor de lucru, crearea unui sistem informational
adecvat, supervizarea activitatilor personalului etc., ceea ce nu inseamna altceva decat instituirea unui sistem propriu de control
intern managerial
Caracterul public al fondurilor si al patrimoniului (dar si in cazul elementelor patrimoniale aflate in domeniul privat al statului sau al
unitatilor administrativ teritoriale) pe care le gestioneaza o entitate publica, impune ca sistemul de control intern al acesteia sa fie
dezvoltat, perfectionat pana la nivelul care sa permita managerului general / ordonatorului de credite, dar si responsabililor de la
celelalte nivele ierarhice din cadrul entitatii, detinerea unui cat mai bun control asupra functionarii entitatii publice, in ansamblul ei,
precum si a desfasurarii fiecarei activitati a acesteia, in scopul realizarii obiectivelor fixate
Dupa evaluarea stadiului progreselor inregistrate de Romania in raport cu angajamentele asumate la capitolul de negociere nr. 28
intitulat Control financiar, in vederea aderarii, COMISIA EUROPEANA recomanda:
intarirea responsabilitatii manageriale in sectorul public;
cresterea capacitatii administrative a entitatilor publice prin dezvoltarea propriilor sisteme de management financiar si control, in
concordanta cu principiile de buna practica agreate la nivelul Uniunii Europene si pe plan international.

Nota: acquis-ul comunitar in domeniul controlului intern este alcatuit, in mare masura, tocmai din principiile de buna practica
acceptate pe plan international si in Uniunea Europeana; modalitatea in care aceste principii se transpun in sistemele de
management / control intern este specifica fiecarei tari, in functie de conditiile constitutionale, administrative, legislative, culturale etc.
Observatie: in fond, Capitolul nr. 28 nu este un capitol de control financiar in acceptiunea ingusta (predominanta inca in Romania) de
verificare a documentelor / operatiunilor de catre structuri specializate de control, interne sau externe entitatii publice, ci unul de
reforma a managementului public.

8
III. DEFINIREA, REGLEMENTAREA SI CONTINUTUL STANDARDELOR DE CONTROL INTERN (1)
Definire: standardele de control intern reprezinta un ansamblu minimal de reguli de management care trebuie sa fie aplicate in oricare
entitate publica
La elaborarea standardelor de management / control intern a fost avuta in vedere, in principal, experienta in domeniu a Comisiei
Europene, Organizatiei Internationale a Institutiilor Supreme de Verificare (INTOSAI), Comitetului Organizatiilor de Sponsorizare a
Comisiei Treadway (COSO) si a Institutului Canadian al Contabililor Autorizati
Cadrul legal: prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 946/2005 s-au aprobat:
- Codul controlului intern cuprinzand standardele de management / control intern pentru entitatile publice; si,
- masurile ce urmeaza a fi puse in aplicare, pentru dezvoltarea sistemelor de control managrial, la nivelul entitatilor publice, si
anume:
constituirea, prin act de decizie interna a conducatorului entitatii publice, a structurilor investite cu atributii si responsabilitati in
acest sens;
elaborarea programului de dezvoltare a sistemului de control managerial care va contine obiective, actiuni (inclusiv cele de
perfectionare profesionala, atat pentru persoanele cu functie de conducere, cat si pentru cele de executie, prin cursuri
organizate de organismele abilitate), responsabilitati, termene de punere in aplicare etc.;
indrumarea metodologica, coordonarea si monitorizarea cu privire la elaborarea si implementarea programului de dezvoltare a
sistemului de control managerial al entitatii;
transmiterea programelor de dezvoltare si a actelor de constituire a structurilor, deja mentionate, la entitatile publice ierarhic
superioare, in vederea informarii si armonizarii; transmiterea acelorasi documente, de catre entitatile publice in care se exercita
functia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, bugetului asigurarilor sociale de stat sau al bugetului oricarui fond
special, la Unitatea centrala de armonizare a sistemelor de management financiar si control din cadrul Ministerului Finantelor
Publice;
raportari trimestriale cu privire la progresele inregistrate in dezvoltarea sistemelor de control managerial in raport cu
programele aprobate.
Nota: reglementarea standardelor de management / control intern a urmarit, pe de o parte, crearea unui model de control
managerial unitar si coerent pentru entitatile publice iar, pe de alta parte, utilizarea standardelor drept sistem de referinta in raport
cu care se evalueaza calitatea sistemelor de control managerial ale entitatilor publice.

9
III. DEFINIREA, REGLEMENTAREA SI CONTINUTUL STANDARDELOR DE CONTROL INTERN (2)

Gruparea standardelor de management / control intern
Cele 25 de standarde cuprinse in Codul controlului intern sunt grupate, dupa apartenenta lor, in 5 elemente-cheie (domenii) ale
controlului intern, astfel:
- mediul de control (6 standarde: etica, integritatea; atributii, functii, sarcini; competenta, performanta; functii sensibile; delegarea;
structura organizatorica)
- performante si managementul riscului (6 standarde: obiective; planificarea; coordonarea; monitorizarea performantelor;
managementul riscului; ipoteze, reevaluari)
- informarea si comunicarea (4 standarde: informarea; comunicarea; corespondenta; semnalarea neregularitatilor)
- activitati de control (7 standarde: proceduri; separarea atributiilor; supravegherea; gestionarea abaterilor; continuitatea activitatii;
strategii de control; accesul la resurse)
- auditarea si evaluarea (2 standarde: verificarea si evaluarea controlului; auditul intern)
Elementele componente ale unui standard de management / control intern
Fiecare din cele 25 de standarde este structurat pe 4 componente:
Titlul standardului precizeaza domeniul de management la care se refera standardul;
Descrierea standardului enunta regula esentiala pentru domeniul de management la care se refera standardul;
Cerinte generale reprezinta directiile determinante in care trebuie actionat, in vederea aplicarii standardului;
Referinte principale listeaza actele normative reprezentative, care contin prevederi aplicabile standardului (domeniului de
management).
Prezentarea continutului standardelor de management / control intern
Fisele individuale ale celor 25 de standarde (de la pag. 7 la pag. 37)

10
Standard 1

ETICA, INTEGRITATEA

Descrierea standardului
Entitatea publica asigura conditiile necesare cunoasterii, de catre angajati, a reglementarilor care guverneaza comportamentul
acestora, prevenirea si raportarea fraudelor
*)
si neregulilor.

Cerinte generale
- Managerul si salariatii trebuie sa aiba un nivel corespunzator de integritate
**)
profesionala si personala si sa fie constienti de
importanta activitatii pe care o desfasoara;
- Managerul, prin deciziile sale si exemplul personal, sprijina si promoveaza valorile etice si integritatea profesionala si
personala a salariatilor;
- Salariatii manifesta acel comportament si dezvolta acele actiuni percepute ca etice in entitatea publica;
- Managerul si salariatii au o abordare pozitiva fata de controlul financiar, a carui functionare o sprijina.

Referinte principale
***)

- Legea nr. 188/1999 privind Statutul functionarilor publici, republicata, cu modificarile ulterioare;
- Legea nr. 7/2004 privind Codul de conduita a functionarilor publici;
- Legea nr. 251/2004 privind unele masuri referitoare la bunurile primite cu titlu gratuit cu prilejul unor actiuni de protocol in
exercitarea mandatului sau a functiei;
- Legea nr. 161/2003 privind unele masuri pentru asigurarea transparentei in exercitarea demnitatilor publice, a functiilor publice
si in mediul de afaceri, prevenirea si sanctionarea coruptiei, cu modificarile si completarile ulterioare;
- Legea nr. 115/1996 privind declararea si controlul averii demnitarilor, magistratilor, functionarilor publici si unor persoane cu
functii de conducere, cu modificarile si completarile ulterioare;
- Legea nr. 477/2004 privind Codul de conduita a personalului contractual din autoritatile si entitatile publice;
- Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea si sanctionarea faptelor de coruptie, cu modificarile si completarile
ulterioare;
- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 14/2005 privind modificarea formularelor privind declaratia de avere si pentru declaratia
de interese;
- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 56/2004 privind crearea statutului special al functionarului public denumit manager
public, cu modificarile si completarile ulterioare;
- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.190/2004 pentru aprobarea Codului etic al profesiei de controlor delegat;
- Ordinul nr. 252/2004 al ministrului finanteor publice, pentru aprobarea Codului privind conduita etica a auditorului intern.

11
*)
Frauda inseamna orice actiune sau omisiune intentionata in legatura cu: utilizarea sau prezentarea de declaratii ori documente false,
incorecte sau incomplete, inclusiv faptele penale prevazute in Cap. III, sectiunea 4^
1
din Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea si
sanctionarea faptelor de coruptie, cu modificarile ulterioare, care au ca efect alocarea/dobandirea, respectiv utilizarea nepotrivita sau incorecta a
fondurilor comunitare de la bugetul general al Comunitatii Europene si/sau a sumelor de cofinantare aferente de la bugetul de stat, bugetele
prevazute la art. 1 alin. (2) lit. a) f) si I) din Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare, si la art. 1 alin. (2) lit. a) d) din
Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 aprobata cu modificari prin Legea nr. 108/2004, cu modificarile ulterioare; necomunicarea unei
informatii prin incalcarea unei obligatii specifice, avand acelasi efect la care s-a facut referire anterior; deturnarea acestor fonduri de la scopurile
pentru care au fost acordate initial (conform art. 2 lit. b) din Ordonanta Guvernului nr. 79/2003 privind controlul si recuperarea fondurilor comunitare,
precum si a fondurilor de cofinantare aferente utilizate necorespunzator, cu modificarile si completarile ulterioare).
**)
Integritate: Caracter integru; sentiment al demnitatii, dreptatii si constiinciozitatii, care serveste drept calauza in conduita omului; onestitate,
cinste, probitate.
***)
Valorile etice fac parte din cultura entitatii publice si constituie un cod nescris, pe baza caruia sunt evaluate comportamentele. Separat de
acesta, entitatea publica trebuie sa aiba un cod de conduita oficial, scris, care este un mijloc de comunicare uniforma a valorilor etice tuturor
salariatilor. Codul etic stabileste care sunt obligatiile rezultate din lege carora trebuie sa Ii se supuna salariatii, in plus peste cele rezultate ca urmare a
raporturilor de munca: depunerea declaratiei de avere, a declaratiei pentru prevenirea conflictului de interese. Exista si cazuri in care legea prevede
incompatibilitati pentru ocuparea unor functii publice.
Codul de conduita a functionarilor publici este aprobat prin lege. La nivelul fiecarei institutii, codul etic se aproba de catre conducator.
Pentru a putea actiona in conformitate cu valorile entitatii publice, salariatii au nevoie de sprijin si de o comunicare deschisa, in special atunci
cand este vorba despre ajutorul acordat pentru rezolvarea dilemelor si a incertitudinilor in materie de conduita adecvata. Salariatii entitatilor
publice sunt liberi sa comunice preocuparile lor in materie de etica. Managementul entitatii trebuie sa creeze un mediu adecvat acestui tip de
comunicare.
Conducerea trebuie sa supravegheze comportamentul efectiv al salariatilor din subordine, referitor la standardul de etica si integritate si sa
trateze in mod adecvat orice abatere de la codul de conduita.

12
Standard 2

ATRIBUTII, FUNCTII, SARCINI
Entitatea publica transmite angajatilor si actualizeaza permanent:
documentul privind misiunea entitatii publice;
regulamentele interne;
fisa postului (functiei).

Cerinte generale
- Atributiile entitatii publice pot fi realizate numai daca sunt cunoscute de salariati si acestia actioneaza concertat;
- Fiecare salariat are un rol bine definit in entitatea publica, stabilit prin fisa postului;
- Sarcinile sunt incredintate si rezultatele sunt comunicate numai in raportul manager salariat manager (sef subaltern
sef);
- Managerii trebuie sa identifice sarcinile in realizarea carora salariatii pot fi expusi unor situatii dificile si care influenteaza in mod
negativ managementul entitatii;
- Managerul trebuie sa sustina salariatul in indeplinirea sarcinilor sale.

*)

- Legea nr. 90/2001 privind organizarea si functionarea Guvernului Romaniei si a ministerelor, modificata si completata prin
Legea nr. 23/2004;
- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 64/2003 privind stabilirea unor masuri privind infiintarea, organizarea, reorganizarea
sau functionarea unor structuri din cadrul aparatului de lucru al Guvernului ;
- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 11/2004 privind stabilirea unor masuri de reorganizare in cadrul administratiei publice
centrale;
- Hotararea Guvernului nr. 1.209/2003 privind organizarea si dezvoltarea carierei functionarilor publici;
- Actul normativ de organizare si functionare a entitatii publice;
- Hotararea Guvernului nr. 2.288/2004 pentru aprobarea repartizarii principalelor functii de sprijin pe care le asigura ministerele,
celelalte organe centrale si organizatii neguvernamentale privind prevenirea si gestionarea situatiilor de urgenta.
____________________________________________________________________________________________________________
*) Managementul entitatii publice va comunica tuturor angajatilor care sunt sarcinile entitatii, rezultate din actul normativ de organizare si
functionare. Totodata, se va ingriji ca aceste sarcini sa se regaseasca in Regulamentul de organizare si functionare a entitatii publice, la care sa aiba
acces toti salariatii. Se vor intocmi si se vor actualiza, ori de cate ori necesitatile o vor cere, fisele postului pentru toti functionarii publici si personalul
contractual din entitatea publica. Aceasta este o obligatie permanenta a fiecarui nivel de management.
Regulamentul de organizare si functionare a entitatii se publica pe pagina de Internet a entitatii publice.

13
Standard 3

COMPETENTA, PERFORMANTA

Managerul asigura ocuparea posturilor de catre persoane competente, carora le incredinteaza sarcini potrivit competentelor si
asigura conditii pentru dezvoltarea capacitatii profesionale a salariatului.

Cerinte generale
- Managerul si salariatii au acele cunostinte, abilitati si experienta care fac posibila indeplinirea in mod eficace a sarcinilor;
- Competenta angajatilor si sarcinile incredintate trebuie sa se afle in echilibru permanent, stabil. Actiuni pentru asigurarea
acestuia:
definirea cunostintelor si deprinderilor necesare pentru fiecare loc de munca;
conducerea interviurilor de recrutare, pe baza unui document de evaluare definit;
identificarea planului de pregatire de baza a noului angajat, inca din timpul procesului de recrutare;
revederea necesitatilor de pregatire, in contextul evaluarii anuale a angajatilor si urmarirea evolutiei carierei;
asigurarea faptului ca necesitatile de pregatire identificate sunt satisfacute;
dezvoltarea capacitatii interne de pregatire, complementara formelor de pregatire externe entitatii publice;
definirea politicii de pregatire/mobilitate;
- Performantele angajatilor se evalueaza cel putin o data pe an si sunt discutate cu acestia de catre realizatorul raportului;
- Competenta si performanta trebuiesc sustinute de instrumente adecvate, care includ tehnica de calcul, software-urile,
brevetele, metodele de lucru etc.

- Legea nr. 188/1999 privind Statutul functionarilor publici, cu modificarile sic completarile ulterioare;
- Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, cu modificarile si completarile ulterioare;
- Hotararea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al functionarilor publici;
- Legea nr. 215/2001 a administratiei publice locale;
- Hotararea Guvernului nr. 1.021/2004 pentru aprobarea modelului comun european de curriculum vitae;
- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 82/2004 privind unele masuri in domeniul functiei publice;
- Hotararile Guvernului pentru aprobarea planului de ocupare a functiilor publice;
- Ordonanta Guvernului nr. 129/2000 privind formarea profesionala a adultilor;

14
- Hotararea Guvernului nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonantei Guvernului
nr. 129/2000 privind formarea profesionala a adultilor;
- Ordinul nr. 206/2005 al Presedintelui Agentiei Nationale a Functionarilor Publici pentru aprobarea metodologiei de evaluare a
posturilor si a criteriilor de evaluare a posturilor;
- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 15/2005 privind unele masuri pentru ocuparea prin concurs a functiilor publice vacante
din cadrul autoritatilor si entitatilor publice implicate in implementarea angajamentelor asumate prin negocierile pentru
aderarea Romaniei la Uniunea Europeana;
- Actele normative prin care au fost aprobate statutele specifice ale personalului din entitatile sistemului de aparare si ordine
publica, precum si statutele corpurilor profesionale;
- Legea nr. 490/2004 privind stimularea financiara a personalului care gestioneaza fonduri comunitare;
- Hotararea Guvernului nr. 170/2005 pentru aplicarea Legii nr. 490/2004 privind stimularea financiara a personalului care
gestioneaza fonduri comunitare.

15
Standard 4

FUNCTII SENSIBILE

Entitatea publica identifica functiile considerate ca fiind sensibile si stabileste o politica adecvata de rotatie a salariatilor care
ocupa astfel de functii.

Cerinte generale
- In entitatea publica se intocmesc:
inventarul functiilor sensibile;
lista cu salariatii care ocupa functii sensibile;
planul pentru asigurarea rotatiei salariatilor din functii sensibile, astfel incat un salariat sa nu activeze intr-o astfel de functie,
de regula, mai mult de 5 ani;
- In inventarul functiilor sensibile sunt reflectate, de regula, acele functii care prezinta risc semnificativ in raport cu realizarea
obiectivelor;
- Rotatia personalului se face in conditiile respectarii normelor legale si nu trebuie sa greveze asupra activitatii entitatii publice si
a salariatilor.

- Legea nr. 53/2003 Codul muncii, cu modificarile si completarile ulterioare;
- Legea nr. 188/1999 privind statutul functionarilor publici, republicata, cu modificarile ulterioare;
- Alte reglementari in domeniul muncii.

16
Standard 5

DELEGAREA

Managerul stabileste, in scris, limitele competentelor si responsabilitatilor pe care le delega.

Cerinte generale
- Delegarea de competenta se face tinand cont de impartialitatea deciziilor ce urmeaza a fi luate de persoanele delegate si de
riscurile asociate acestor decizii;
- Salariatul delegat trebuie sa aiba cunostinta, experienta si capacitatea necesara efectuarii actului de autoritate incredintat;
- Asumarea responsabilitatii, de catre salariatul delegat, se confirma prin semnatura;
- Subdelegarea este posibila cu acordul managerului;
- Delegarea de competenta nu exonereaza pe manager de responsabilitate.

- Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare, art. 20 alin. (2): ,,Ordonatorii principali de credite pot
delega aceasta calitate inlocuitorilor de drept, secretarilor generali sau altor persoane imputernicite in acest scop. Prin actul de
delegare ordonatorii principali de credite vor preciza limitele si conditiile delegarii.;
- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finantele publice locale, aprobata cu modificari si completari prin Legea
nr. 108/2004;
- Regulamentul de organizare si functionare a entitatii publice;
- Fisa postului;
- Manualul de control financiar preventiv, elaborat de Ministerul Finantelor Publice, Unitatea centrala de armonizare a sistemelor
de management financiar si control, publicat pe adresa de Internet a ministerului (pag. 14, pct. 2.1.2. Delegarea de
competenta).

17
Standard 6

STRUCTURA ORGANIZATORICA

Entitatea publica defineste propria structura organizatorica, competentele, responsabilitatile, sarcinile si obligatia de a raporta
pentru fiecare componenta structurala, si informeaza in scris salariatii.

Cerinte generale
-
Competenta, responsabilitatea, sarcina si obligatia de a raporta sunt atribute asociate postului; acestea trebuie sa fie clare,
coerente si sa reflecte elementele avute in vedere pentru realizarea obiectivelor entitatii publice;

-
Competenta constituie capacitatea de a lua decizii, in limite definite, pentru realizarea activitatilor specifice postului;

-
Responsabilitatea reprezinta obligatia de a indeplini sarcinile si se inscrie in limitele ariei de competenta;

-
Raportarea reprezinta obligatia de a informa asupra indeplinirii sarcinilor.

- Actul normativ de organzare si functionare a entitatii publice.

18
Standard 7

OBIECTIVE

Entitatea publica trebuie sa defineasca obiectivele determinante, legate de scopurile entitatii, precum si cele complementare,
legate de fiabilitatea informatiilor, conformitatea cu legile, regulamentele si politicile interne si sa comunice obiectivele definite
tuturor salariatilor si tertilor interesati.

Cerinte generale
- Obiectivele generale sunt concordante cu misiunea entitatii publice;
- Entitatea publica transpune obiectivele generale in obiective specifice si in rezultate asteptate pentru fiecare activitate si le
comunica personalului;
- Obiectivele trebuie astfel definite incat sa raspunda pachetului de cerinte ,,S.M.A.R.T.
*)
;
- Fixarea obiectivelor reprezinta atributul managementului, iar responsabilitatea realizarii acestora revine atat managementului,
cat si salariatilor;
- Multitudinea si complexitatea obiectivelor impune utilizarea unor criterii diverse de grupare, cu scopul de a facilita
concretizarea responsabilitatilor si de a asigura operativitate in cunoasterea rezultatelor.

**)

- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea instructiunilor privind continutul, forma de prezentare si
structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite in scopul finantarii unor actiuni sau ansamblu de actiuni;
- Legile bugetare anuale;
- Legea cadru a descentralizarii nr. 195/2006.

_____________________________________________________________________________________________________________
*)
S Precise (in limba engleza: Specific); M Masurabile si verificabile (in limba engleza: Measurable and verifiable); A Necesare (in limba
engleza: Appropriate); R Realiste (in limba engleza: Realistic); T Cu termen de realizare (in limba engleza: Time dependent);
**)
Obiectivele generale ale oricarei entitati publice se refera la realizarea unor servicii publice de buna calitate, in conditii de eficienta si
eficacitate maxima, astfel cum sunt prezentate aceste obiective in actul normativ care reglementeaza organizarea si functionarea entitatii publice.

19
Standard 8

PLANIFICAREA

Entitatea publica intocmeste planuri prin care se pun in concordanta activitatile necesare pentru atingerea obiectivelor cu
resursele maxim posibil de alocat, astfel incat riscurile de a nu realiza obiectivele sa fie minime.

Cerinte generale
- Planificarea este una din functiile esentiale ale managementului;
- Planificarea se refera la repartizarea resurselor, pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor. Avand in vedere
caracterul limitat al resurselor, repartizarea acestora necesita decizii cu privire la cel mai bun mod de alocare;
- Planificarea este un proces continuu, ceea ce imprima planului un caracter dinamic. Schimbarea obiectivelor, resurselor sau
altor elemente ale procesului de fundamentare impune actualizarea planului;
- Gradul de structurare a procesului de planificare, de detaliere a planurilor, variaza in functie de diversi factori, precum:
marimea entitatii publice, structura decizionala a acesteia, necesitatea aprobarii formale a unor activitati etc.
- Dupa orizontul de timp la care se refera, in general, se elaboreaza:
planuri anuale;
planuri multianuale;
- Specific planificarii multianuale este stabilirea unei succesiuni de masuri ce trebuiesc luate pentru atingerea obiectivelor.

- Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare;
Art. 4 alin. (1): Legea bugetara anuala prevede si autorizeaza, pentru anul bugetar, veniturile si cheltuielile bugetare,
precum si reglementari specifice exercitiului bugetar;
Art. 4 alin. (5): ,,Pentru actiunile multianuale se inscriu in buget, distinct, creditele de angajament si creditele bugetare;
Art. 4 alin. (6): ,,In vederea realizarii actiunilor multianuale ordonatorii de credite incheie angajamente legale, in limita
creditelor de angajament aprobate prin buget pentru anul bugetar respectiv;
Art. 22 alin. (2) lit. g): ,,Organizarea evidentei programelor, inclusiv a indicatorilor aferenti acestora.;
Art. 32: ,,Ministerul Finantelor Publice va inainta Guvernului, pana la data de 1 mai, obiectivele politicii fiscale si bugetare
pentru anul bugetar pentru care se elaboreaza proiectul de buget si urmatorii 3 ani, impreuna cu limitele de cheltuieli
stabilite pe ordonatorii principali de credite [];

20
Art. 34 alin. (1): ,,Ordonatorii principali de credite au obligatia ca pana la data de 15 iulie a fiecarui an sa depuna la
Ministerul Finantelor Publice propunerile pentru proiectul de buget si anexele la acesta, pentru anul bugetar urmator, cu
incadrarea in limitele de cheltuieli si estimarile pentru urmatorii 3 ani [];
Art. 39 alin. (1): ,,Ordonatorii principali de credite vor prezenta anual programul de investitii publice, pe clasificatia
functionala;
Art. 39 alin. (2): ,,Ordonatorii principali de credite vor transmite pentru fiecare obiectiv de investitii inclus in programul de
investitii informatii financiare si nefinanciare;
Art. 43, referitor la cuprinderea in buget a obiectivelor de investitii;
Art. 53 alin. (1) (3), referitor la planificarea platii salariilor;
- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea Instructiunilor privind continutul, forma de prezentare si
structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite in scopul finantarii unor actiuni sau ansamblu de actiuni;
nr. 108/2004;
- Hotararea Guvernului nr. 866/1996 pentru actualizarea normativelor privind spatiile cu destinatia de birou sau pentru activitati
colective ori de deservire ce pot fi utilizate de ministere;
- Ordonanta Guvernului nr. 80/2001 privind stabilirea unor normative de cheltuieli pentru autoritatile administratiei publice si
entitatile publice, cu modificarile ulterioare;
- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 63/1999 cu privire la gestionarea fondurilor nerambursabile alocate Romaniei de catre
Comunitatea Europeana, precum si a fondurilor de cofinantare aferente acestora, cu modificarile si completarile ulterioare.

21
Standard 9

COORDONAREA

Pentru atingerea obiectivelor, deciziile si actiunile componentelor structurale ale entitatii publice trebuiesc coordonate, in scopul
asigurarii convergentei si coerentei acestora.

Cerinte generale
- Managementul asigura coordonarea deciziilor si actiunilor compartimentelor structurale ale entitatii publice;
- Atunci cand necesitatile o impun, se pot organiza structuri specializate, care sa sprijine managementul in activitatea de
coordonare;
- Coordonarea influenteaza decisiv rezultatele interactiunii dintre salariati in cadrul raporturilor profesionale;
- Salariatii trebuie sa tina cont de consecintele deciziilor lor si ale actiunilor lor asupra intregii entitati publice;
- Coordonarea eficienta presupune consultari prealabile, atat in cadrul structurilor unei entitati publice, cat si intre structurile
respective.

- Legea nr. 82/1991 a contabilitatii, republicata;
- Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicata, art. 4 alin. (1):
,,Conducatorii entitatii publice trebuie sa asigure elaborarea, aprobarea, aplicarea si perfectionarea structurilor organizatorice,
reglementarilor metodologice, procedurilor si criteriilor de evaluare, pentru a satisface cerintele generale si specifice de control
intern;
nr. 108/2004.

22
Standard 10

MONITORIZAREA PERFORMANTELOR
*)

Entitatea publica asigura, pentru fiecare politica si activitate, monitorizarea performantelor, utilizand indicatori cantitativi si calitativi
relevanti, inclusiv cu privire la economicitate, eficienta si eficacitate.

Cerinte generale
- Managementul trebuie sa primeasca sistematic raportari asupra desfasurarii activitatilor entitatii publice;
- Managementul evalueaza performantele, constatand eventualele abateri de la obiective, in scopul luarii masurilor corective ce
se impun;
- Sistemul de monitorizare a performantei este influentat de marimea si natura entitatii publice, de modificarea/schimbarea
obiectivelor sau/si a indicatorilor, de modul de acces a salariatilor la informatii.

- Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare:
art. 22 alin. (2) lit. c): ,,angajarea si utilizarea creditelor bugetare pe baza bunei gestiuni financiare.;
art. 22 alin. (2) lit. f): ,,organizarea sistemului de monitorizare a programului de achizitii publice si a programului de lucrari
si investitii publice.;
art. 56 alin. (2): ,,Ordonatorii principali de credite au obligatia sa intocmeasca si sa anexeze la situatiile financiare anuale
rapoarte anuale de performanta, in care sa se prezinte, pe fiecare program, obiectivele, rezultatele preconizate si cele
obtinute, indicatorii si costurile asociate, precum si situatii privind angajamentele legale.;
- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finantele publice, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr.
108/2004;
- Hotararea Guvernului nr. 925/2003 privind reorganizarea Consiliului Guvernamental pentru Monitorizarea Reformei
Administratiei Publice;
- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea instructiunilor privind continutul, forma de prezentare si
structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite in scopul finantarii unor actiuni sau ansamblu de actiuni.

*)
Monitorizarea performantelor supraveghere, urmarire, de catre aparatul de conducere al entitatii publice, prin intermedul unor indicatori
relevanti, a performantelor activitatii aflate in coordonare.

23
Standard 11

MANAGEMENTUL RISCULUI*
)

Entitatea publica analizeaza sistematic, cel putin o data pe an, riscurile legate de desfasurarea activitatilor sale, elaboreaza
planuri corespunzatoare, in directia limitarii posibilelor consecinte ale acestor riscuri, si numeste salariatii responsabili in
aplicarea planurilor respective.

Cerinte generale
- Orice actiune sau inactiune prezinta un risc de nerealizare a obiectivelor;
- Riscurile sunt acceptabile, daca masurile care vizeaza evitarea acestora nu se justifica in plan financiar;
- Riscurile semnificative apar si se dezvolta in special ca urmare a:
managementului inadecvat al raporturilor dintre entitatea publica si mediile in care aceasta actioneaza;
unor sisteme de conducere centralizate excesiv;
- Un sistem de control intern eficient presupune implementarea in entitatea publica a managementului riscurilor;
- Managerul are obligatia crearii si mentinerii unui sistem de control intern sanatos, in principal, prin:
identificarea riscurilor majore care pot afecta eficacitatea si eficienta operatiunilor, respectarea regulilor si regulamentelor,
increderea in informatiile financiare si de management intern si extern, protejarea bunurilor, prevenirea si descoperirea
fraudelor;
definirea nivelului acceptabil de expunere la aceste riscuri;
evaluarea probabilitatii ca riscul sa se materializeze si a marimii impactului acestuia;
monitorizarea si evaluarea riscurilor si a gradului de adecvare a controalelor interne la gestionarea riscurilor;
verificarea raportarii executiei bugetului, inclusiv a celui pe programe.

art. 21 alin. (4): ,,Ordonatorii principali de credite vor repartiza, potrivit alin. (1), creditele bugetare, dupa retinerea a 10% din
prevederile aprobate acestora, pentru asigurarea unei executii bugetare prudente, cu exceptia cheltuielilor de personal si a
celor care decurg din obligatii internationale, care vor fi repartizate integral. Repartizarea sumelor retinute in proportie de
10% se face in semestrul al doilea, dupa examinarea de catre Guvern a executiei bugetare pe primul semestru.;
- Hotararea Guvernului nr. 2.288/2004 pentru aprobarea repartizarii functiilor pe care le asigura ministerele si organizatiile
neguvernamentale privind prevenirea situatiilor de urgenta;

24
nr. 108/2004;
- Manualul de control financiar preventiv, elaborat de Ministerul Finantelor Publice, Unitatea centrala de armonizare a sistemelor de
management financiar si control, publicat pe adresa de Internet a Ministerului Finantelor Publice (pagina 82, pct. 4.4. ,,Controlul
preventiv al unor operatiuni cu risc ridicat.)

*)
Managementul riscului metodologie care vizeaza asigurarea unui control global al riscului, ce permite mentinerea unui nivel acceptabil al
expunerii la risc pentru entitatea publica, cu costuri minime.
Managementul riscului cuprinde o gama larga de activitati riguros definite si organizate, plecand de la conditiile de existenta si obiectivele
fundamentale ale entitatii publice, precum si analiza factorilor de risc intr-o conceptie de functionare optima si eficienta.

25

Standard 12

INFORMAREA
Entitatea publica stabileste tipurile de informatii, continutul, calitatea, frecventa, sursele si destinatarii acestora, astfel incat
managerii si salariatii, prin primirea si transmiterea informatiilor, sa-si poata indeplini sarcinile.
Cerinte generale
- Informatia este indispensabila unui management sanatos, unei monitorizari eficace, identificarii situatiilor de risc in faze
anterioare ale manifestarii acestora;
- Cultura entitatii publice
*)
are o incidenta majora asupra cantitatii, naturii si fiabilitatii informatiilor, ca si in ceea ce priveste
largirea gamei acestora in domeniul valorilor etice, politicii, puterii, responsabilitatilor si obligatiilor de raportare, obiectivelor
entitatii publice, planurilor etc.;
- Informatia trebuie sa fie corecta, credibila, clara, completa, oportuna, utila, usor de inteles si receptat;
- Managerul si salariatii trebuie sa primeasca si sa transmita informatiile necesare pentru indeplinirea sarcinilor;
- Informatia trebuie sa beneficieze de o circulatie rapida, inclusiv in si din exterior.
- Legea nr. 52/2003 privind transparenta decizionala in administratia publica;
- Legea nr. 143/1999 privind ajutorul de stat, cu modificarile si completarile ulterioare;
- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 27/2003 privind procedura aprobarii tacite, aprobata prin Legea nr. 486/2003;
- Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informatii de interes public;
- Hotararea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001 privind liberul
acces la informatii de interes public;
- Bugetul aprobat al fiecarei institutii publice;
- Analize periodice asupra executiei bugetare;
- Analize periodice asupra documentelor a caror viza a fost refuzata de controlul financiar preventiv, precum si asupra
operatiunilor efectuate pe propria raspundere a ordonatorului de credite;
- Ordine/decizii ale conducatorului entitatii publice.

*)
Cultura entitatii publice forma de cultura organizationala, ce reprezinta armonizarea valorilor individuale, in vederea orientarii lor
convergente spre realizarea obiectivelor fundamentale ale entitatii publice. Cultura reflecta atitudinea pe care o are entitatea publica fata de
schimbare.
Intr-o entitate publica cultura se transmite prin reguli scrise, reguli nescrise si prin standarde de etica sociala si de comportare. Aceste sunt
relativ stabile in timp.

26
Standard 13

COMUNICAREA

Entitatea publica trebuie sa dezvolte un sistem eficient de comunicare interna si externa, care sa asigure o difuzare rapida, fluenta
si precisa a informatiilor, astfel incat acestea sa ajunga complete si la timp la utilizatori.

Cerinte generale
- Managerul asigura functionarea unui sistem eficient de comunicare;
- Sistemul de comunicare trebuie sa fie flexibil si rapid, atat in interiorul entitatii publice, cat si intre aceasta si mediul extern;
- Procesul de comunicare trebuie sa fie adaptat la capacitatea utilizatorilor, in ceea ce priveste prelucrarea informatiilor si
indeplinirea responsabilitatilor in materie de comunicare.

- Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informatiile de interes public;
- Hotararea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001;
- Adresa pe Internet a entitatii publice;
- Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicata;
- Hotararea Guvernului nr. 26/2003 privind transparenta relatiilor financiare dintre autoritatile publice si intreprinderile publice,
precum si transparenta financiara in cadrul anumitor intreprinderi;
- Hotararea Guvernului nr. 1.085/2003 pentru aplicarea unor proceduri ale Legii nr. 161/2003 referitoare la implementarea
Sistemului Electronic National;
- Hotararea Guvernului nr. 1.723/2004 privind aprobarea Programului de masuri pentru combaterea birocratiei in activitatea de
relatii cu publicul.

27
Standard 14

CORESPONDENTA SI ARHIVAREA

Fiecare entitate publica organizeaza primirea/expedierea, inregistrarea si arhivarea corespondentei, astfel incat sistemul sa fie
accesibil managerului, angajatilor si tertilor interesati cu abilitare in domeniu.

Cerinte generale
- Corespondenta trebuie sa fie purtatoarea unor informatii utile in interiorul si in exteriorul entitatii publice;
- Corespondenta utilizeaza purtatori diferiti ai informatiei (hartie, benzi magnetice, floppy, CD etc.) si se realizeaza prin mijloace
diferite (curierul, posta, posta electronica, fax etc.);
- Ponderea in care entitatea publica utilizeaza unul sau altul dintre purtatori si apeleaza la unul sau altul dintre mijloacele de
realizare a corespondentei este determinata de o serie de factori, cum ar fi: gradul de dotare interna si/sau al tertilor, nivelul de
pregatire al salariatilor, urgenta, distanta, costul, siguranta, restrictiile din reglementari etc.;
- In functie de tipul de purtator si mijlocul de realizare utilizat cu privire la corespondenta, operatiunile de intrare, iesire,
inregistrare si stocare trebuiesc adaptate corespunzator, pe baza unor planuri elaborate in acest sens, astfel incat, pentru
fiecare caz, sa poata fi reflectate cerintele majore privind:
asigurarea primirii, respectiv expedierii corespondentei;
confirmarea primirii, respectiv expedierii corespondentei;
stocarea (arhivarea) corespondentei;
accesul la corespondenta realizata.

- Hotararea Guvernului nr. 1.007/2001 pentru aprobarea Strategiei Guvernului privind informatizarea administratiei publice;
- Legea nr. 455/2001 privind semnatura electronica;
- Hotararea Guvernului nr. 1.259/2001 privind aprobarea Normelor tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii nr. 455/2001
privind semnatura electronica;
- Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare;
- Hotararea Guvernului nr. 51/2003 privind procedura de predare-primire a documentelor creatorilor si/sau detinatorilor de
documente, persoane juridice, care s-au desfiintat;
- Ordonanta Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activitatii de solutionare a petitiilor;
- Hotararea Guvenului nr. 1.349/2002 privind colectarea, transportul, distribuirea si protectia, pe teritoriul Romaniei, a
corespondentei clasificate.

28
Standard 15

IPOTEZE, REEVALUARI

Fixarea obiectivelor ia in considerare ipoteze acceptate constient, prin consens. Modificarea ipotezelor, ca urmare a transformarii
mediului, impune reevaluarea obiectivelor.

Cerinte generale
- Ipotezele se formuleaza in legatura cu obiectivele ce urmeaza a fi realizate si stau la baza fixarii acestora;
- Salariatii implicati in realizarea unui obiectiv trebuie sa fie constienti de ipotezele formulate si acceptate in legatura cu
obiectivul in cauza;
- Ipotezele de care salariatii nu sunt constienti reprezinta un obstacol in capacitatea de adaptare;
- Reevaluari ale nevoilor de informare - concretizate in schimbari in ceea ce priveste informatiile necesar a fi colectate, in modul
de colectare, in continutul rapoartelor sau sistemelor de informatii conexe - trebuie efectuate, daca se modifica ipotezele ce au
stat la baza fixarii obiectivelor.

nr. 108/2004;
- Actul normativ de organizare si functionare a entitatii publice.

29
Standard 16

SEMNALAREA NEREGULARITATILOR
*)
Salariatii, deosebit de comunicarile pe care le realizeaza in legatura cu atingerea obiectivelor fata de care sunt responsabili, au si
posibilitatea ca, pe baza unor proceduri distincte, sa semnaleze neregularitati, fara ca astfel de semnalari sa atraga un tratament
inechitabil sau discriminatoriu fata de salariatul care se conformeaza unor astfel de proceduri.

Cerinte generale
- Managerii trebuie sa stabileasca si sa comunice salariatilor procedurile corespunzatoare, aplicabile in cazul semnalarii unor
neregularitati;
- Managerii au obligatia sa intreprinda cercetarile adecvate, in scopul elucidarii celor semnalate si, daca este cazul, sa ia masurile
ce se impun;
- Salariatii care semnaleaza, conform procedurilor, neregularitati, de care, direct sau indirect, au cunostinta, vor fi protejati impotriva
oricaror discriminari;
- Semnalarea neregularitatilor trebuie sa aiba un caracter transparent pentru eliminarea suspiciunii de delatiune;
- Managerul trebuie sa promoveze respectul fata de lege si spiritul de incredere.

Referinte generale
- Legea nr. 571/2004 privind protectia personalului din autoritatile publice, entitatile publice si din alte unitati care semnaleaza
incalcari ale legii;
- Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea si sanctionarea faptelor de coruptie;
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificarile si completarile ulterioare.

*)
Realizarea acestui standard este un demers managerial extrem de dificil, in contextul aplicarii valorilor culturii increderii si al asigurarii unui mediu de
moralitate in cadrul entitatii publice, dat fiind riscul de percepere a standardului ca fiind la interfata cu delatiunea. Pentru ca acest risc sa fie limitat, trebuie cultivat un
sistem de valori bazat pe intelegerea faptului ca, in cadrul entitatii publice, toti salariatii exercita diverse nivele de management si ca au, in mod esential, aceleasi
obiective:
- de a realiza servicii publice de buna calitate, cu costuri minime, trebuincioase contribuabilului;
- de a-si pastra locurile de munca.
Angajatilor le revine sarcina ca, in cazul identificarii unor dovezi in ceea ce priveste existenta unor posibile fraude, coruptie sau orice alta activitate ce poate
afecta in sens negativ interesele majore ale entitatii publice, care depasesc nivelul de competenta al managementului propriu, sau in cazul in care sunt implicate
nivele ale acestuia, sa aduca respectivele dovezi la cunostinta organelor abilitate ale statului. In nici un caz un salariat care descopera dovezi de acest gen si
actioneaza pentru scoaterea lor la lumina nu trebuie sanctionat, si nici recompensat. Actiunea sa trebuie privita ca exercitarea unei indatoriri profesionale.
Realizarea in practica a acestui standard se face si cu ajutorul fisei postului.

30
Standard 17

PROCEDURI
*)

Pentru activitatile din cadrul entitatii publice si, in special, pentru operatiunile economice, aceasta elaboreaza proceduri scrise,
care se comunica tuturor salariatilor implicati.

Cerinte generale
- Entitatea publica trebuie sa se asigure ca, pentru orice actiune si/sau eveniment semnificativ, exista o documentatie adecvata
si ca operatiunile sunt consemnate in documente;
- Documentatia trebuie sa fie completa, precisa si sa corespunda specificului si politicilor entitatii publice;
- Documentatia cuprinde politici administrative, manuale, instructiuni operationale, check-lists-uri sau alte forme de prezentare a
procedurilor;
- Documentatia trebuie sa fie actualizata, utila, precisa, usor de examinat, disponibila si accesibila managerului, salariatilor,
precum si tertilor, daca este cazul;
- Documentatia asigura continuitatea activitatii, in cazul fluctuatiei de personal;
- Lipsa documentatiei, caracterul incomplet sau/si neactualizarea acesteia constituie riscuri in realizarea obiectivelor;
- Intocmirea si urmarirea executarii graficului de circulatie a documentelor la fiecare nivel de responsabilitate din entitatea
publica.

nr. 108/2004;
- Ordonanta Guvernului nr. 79/2003 privind controlul si recuperarea fondurilor comunitare, precum si a fondurilor de cofinantare
aferente utilizate necorespunzator;
- Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicata:
art. 4 alin (1): Conducatorul entitatii publice trebuie sa asigure elaborarea, aprobarea, aplicarea si perfectionarea
structurilor organizatorice, reglementarilor metodologice, procedurilor
*)
si criteriilor de evaluare, pentru a satisface cerintele
generale si specifice de control intern.;

31
- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice referitoare la exercitarea
controlului financiar preventiv, cu modificarile si completarile ulterioare;
- Ordinul Presedintelui Consiliului Concurentei nr. 136/2003 pentru punerea in aplicare a instructiunilor privind vanzarile de
terenuri si/sau cladiri de catre autoritatile publice.

*)
Exista doua acceptiuni cu privire la proceduri:
- aceea a procedurilor gen norme metodologice, precizari si instructiuni, aprobate de catre conducatorul entitatii publice sau chiar de catre
Guvern, pentru organizarea aplicarii unor reglementari de rang superior (a se vedea, ca exemplu, art. 19 lit. d) din Legea nr. 500/2002);
- aceea a metodelor de lucru si a procedurilor scrise, formalizate - care constituie obiectul acestui standard - specifice pentru fiecare entitate
publica, referitoare la activitatile acesteia. Aceste proceduri trebuie sa fie:
scrise, respectiv formalizate. Cunostintele individuale si colective trebuie stocate si puse in ordinea care corespunde scopurilor entitatii
publice;
simple si specifice. Procedurile scrise se constituie in instrument de lucru, pentru ca executantii sa cunoasca normele legale ce
trebuie respectate, pentru fiecare domeniu al entitatii publice;
actualizate in mod permanent, in functie de evolutia reglementarilor in materie;
aduse la cunostinta executantilor.

32
Standard 18

SEPARAREA ATRIBUTIILOR

Elementele operationale si financiare ale fiecarei actiuni sunt efectuate de persoane independente una fata de cealalta, respectiv
functiile de initiere si verificare trebuie sa fie separate.

Cerinte generale
- Separarea atributiilor si responsabilitatilor este una dintre modalitatile prin care se reduce riscul de eroare, frauda, incalcare a
legislatiei, precum si riscul de a nu putea detecta aceste probleme;
- Prin separarea atributiilor se creeaza conditiile ca nici o persoana sau compartiment sa nu poata controla toate etapele
importante ale unei operatiuni sau ale unui eveniment;
- Separarea atributiilor si responsabilitatilor intre mai multe persoane creeaza premisele unui echilibru eficace al puterilor;
- Managerii entitatilor publice in care, datorita numarului mic de salariati, se limiteaza posibilitatea de aplicare a separarii
atributiilor si responsabilitatilor, trebuie sa fie constienti de riscuri si sa compenseze aceasta limitare prin alte masuri.

art. 24 alin. (1): Angajarea, lichidarea si ordonantarea cheltuielilor din fonduri publice se aproba de catre ordonatorul de
credite, iar plata acestora se efectueaza de catre contabil.;
art. 11: Separarea atributiilor: Persoana care exercita controlul financiar preventiv propriu nu trebuie sa fie implicata, prin
sarcinile de serviciu, in efectuarea operatiunii supuse controlului financiar preventiv propriu.;
- Manualul de control financiar preventiv, elaborat de Ministerul Finantelor Publice, Unitatea centrala de armonizare a sistemelor
de management financiar si control, publicat pe adresa de Internet a Ministerului Finantelor Publice - Cap. 2 Actorii
financiari. Principiul separarii functiunilor [];
nr. 108/2004.

33
Standard 19

SUPRAVEGHEREA
*)

Entitatea publica asigura masuri adecvate de supraveghere a operatiunilor, pe baza unor proceduri prestabilite, inclusiv prin
control ex-post, in scopul realizarii in mod eficace a acestora.

Cerinte generale
- Managerul trebuie sa monitorizeze efectuarea controalelor de supraveghere, pentru a se asigura ca procedurile sunt
respectate de catre salariati in mod efectiv si continuu;
- Controalele de supraveghere implica revizuiri in ceea ce priveste munca depusa de salariati, rapoarte despre exceptii, testari
prin sondaje sau orice alte modalitati privind respectarea procedurilor;
- Managerul verifica si aproba munca salariatilor, da instructiunile necesare pentru a minimiza erorile, a elimina frauda, a
respecta legislatia si pentru a veghea asupra intelegerii si aplicarii instructiunilor;
- Supravegherea activitatilor este adecvata, in masura in care:
fiecarui salariat i se comunica atributiile, responsabilitatile si limitele de competenta in realizarea atributiilor;
se evalueaza sistematic munca fiecarui salariat;
se aproba rezultatele muncii obtinute in diverse etape ale realizarii atributiilor.

art. 4: Obligatiile conducatorului entitatii publice in domeniul controlului intern; cerintele controlului intern. [alin. (1) si alin.
(2)];
- Regulamentul de organizare si functionare a entitatii publice.

*)
Managementul entitatilor publice are datoria de a stabili, pentru fiecare nivel de organizare, atributiile pe linia supravegherii curente a
activitatii, conditiile de exercitare a acesteia si raspunderile si, de asemenea, sa initieze, sa aplice si sa dezvolte forme de control (supraveghere)
flexibile si eficiente, bazate cu deosebire pe autocontrol, controlul mutual si controlul ierarhic al salariatilor.

34
Standard 20

GESTIONAREA ABATERILOR

Entitatea publica se asigura ca, pentru toate situatiile in care, datorita unor circumstante deosebite, apar abateri fata de politicile
sau procedurile stabilite, se intocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunzator, inainte de efectuarea
operatiunilor.

Cerinte generale
- Trebuie avut in vedere ca in derularea actiunilor, pot aparea circumstante deosebite, care nu au putut fi anticipate si care induc
abateri ce nu permit derularea tranzactiilor in conformitate cu procedurile existente;
- Abaterile de la procedurile existente trebuie sa fie documentate si justificate, in vederea prezentarii spre aprobare;
- Este necesara analiza periodica a circumstantelor si a modului cum au fost gestionate actiunile, in vederea desprinderii unor
concluzii de buna practica pentru viitor, ce urmeaza a fi formalizate.

art. 20: Regimul refuzului de viza;
art. 21: Autorizarea efectuarii unor operatiuni pentru care se refuza viza de control financiar preventiv;
- Regulamentul de organizare si functionare a entitatii publice si fisa postului in cazul persoanelor cu functie de conducere.

35
Standard 21

CONTINUITATEA ACTIVITATII

Entitatea publica asigura masurile corespunzatoare pentru ca activitatea acesteia sa poata continua in orice moment, in toate
imprejurarile si in toate planurile, cu deosebire in cel economico - financiar.

Cerinte generale
- Entitatea publica este o organizatie a carei activitate trebuie sa se deruleze continuu, prin structurile componente. Eventuala
intrerupere a activitatii acesteia afecteaza atingerea obiectivelor propuse;
- Situatii diferite, care afecteaza continuitatea activitatii: mobilitatea salariatilor; defectiuni ale echipamentelor din dotare;
disfunctionalitati produse de unii prestatori de servicii; schimbari de proceduri etc.;
- Pentru fiecare din situatiile care apar, entitatea publica trebuie sa actioneze in vederea asigurarii continuitatii, prin diverse
masuri, de exemplu:
angajarea de personal in locul celor pensionati sau plecati din entitatea publica din alte considerente;
delegarea, in cazul absentei temporare (concedii, plecari in misiune etc.);
contracte de service pentru intretinerea echipamentelor din dotare;
contracte de achizitii pentru inlocuirea unor echipamente din dotare;
- Existenta inventarului situatiilor care pot conduce la discontinuitati in activitate si a masurilor care sa previna aparitia lor.

- Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, cu modificarile ulterioare;
- Hotararea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al functionarilor publici;
- Hotararea Guvernului nr. 1.021/2004 pentru aprobarea modelului comun european de curriculum vitae;
- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 82/2004 privind unele masuri in domeniul functiei publice;
- Legea nr. 19/2000 privind sistemul public de pensii si alte drepturi de asigurari sociale, cu modificarile si completarile
ulterioare;
- Legea nr. 188/1999 privind Statutul functionarilor publici, republicata, cu modificarile ulterioare.

36
Standard 22

STRATEGII DE CONTROL

Entitatea publica construieste politici adecvate strategiilor de control si programelor concepute pentru atingerea obiectivelor si
mentinerea in echilibru a acestor strategii.

Cerinte generale
- Trebuie asigurata o buna corelare intre strategiile, politicile si actiunile prevazute pentru atingerea obiectivelor si strategiile de
control. Fara o strategie de control adecvata, creste riscul de manifestare a abaterilor de la strategia, politica si programele
entitatii publice si, deci, al nerealizarii obiectivelor la nivelul exigentelor preconizate;
- Strategia de control trebuie sa vizeze in principal: integrarea controlului in componentele procesuale si structurale ale
organizarii entitatii publice; definirea obiectivelor controlului; stabilirea tipurilor de control ce vor fi aplicate, a metodelor si
procedurilor ce trebuie utilizate in cadrul acestora; elaborarea planurilor / programelor de control; pregatirea personalului cu
atributii de control; modalitatile de evaluare si valorificare a rezultatelor controalelor; eficacitatea controlului si eficienta acestuia
prin prisma criteriului costuri / beneficii;
- Asigurarea complementaritatii in aplicarea diferitelor activitati / tipuri de control.

- Strategia dezvoltarii controlului financiar public intern in Romania;
- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice referitoare la exercitarea
controlului financiar preventiv, cu modificarile si completarile ulterioare.

37
Standard 23

ACCESUL LA RESURSE

Managerul stabileste, prin emiterea de documente de autorizare, persoanele care au acces la resursele materiale, financiare si
informationale ale entitatii publice si numeste persoanele responsabile pentru protejarea si folosirea corecta a acestor resurse.

Cerinte generale
- Reglementarea accesului la resurse trebuie sa aiba efect reducerea riscului utilizarii inadecvate a acestora;
- Severitatea restrictiei se va stabili in functie de vulnerabilitatea tipului de resursa si de riscul pierderilor potentiale, care trebuie
evaluate periodic;
- Intre resurse si sumele inregistrate in evidente se fac comparatii periodice (inventare). Vulnerabilitatea bunurilor si valorilor
determina frecventa acestor verificari;

- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 618/2002 pentru aprobarea Precizarilor privind inventarierea bunurilor din domeniul
public al statului;
- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.753/2004 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii
elementelor de activ si de pasiv;
- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea si utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului,
aprobata cu modificari prin Legea nr. 201/2003, cu modificarile ulterioare;
- Legea nr. 213/1998 privind proprietatea publica si regimul juridic al acesteia;
- Legea nr. 143/1999 privind ajutorul de stat, cu modificarile si completarile ulterioare;
- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.661 bis/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de incasare si
utilizare a fondurilor banesti primite sub forma donatiilor si sponsorizarilor de catre entitatile publice;
- Legea nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat in active corporale si necorporale, republicata;
- Hotararea Guvernului nr. 841/1995 privind procedurile de transmitere fara plata si de valorificare a bunurilor apartinand
entitatilor publice, cu modificarile si completarile ulterioare;

38
- Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garantii si raspunderea in legatura cu gestionarea bunurilor,
cu modificarile si completarile ulterioare;
- Decretul nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operatiilor de casa;
- Legea nr. 182/2002 privind protectia informatiilor clasificate;
- Hotararea Guvernului nr. 781/2002 privind protectia informatiilor secrete de serviciu;
- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.235/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor
Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea si utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului, cu
modificarile si completarile ulterioare.

39
Standard 24

VERIFICAREA SI EVALUAREA CONTROLULUI

Entitatea publica instituie o functie de evaluare a controlului intern si elaboreaza politici, planuri si programe de derulare a acestor
actiuni.

Cerinte generale
- Managerul trebuie sa asigure verificarea si evaluarea functionarii sistemului de control managerial al entitatii.
Disfunctionalitatile sau alte probleme identificate trebuiesc rezolvate operativ, prin masuri corective;
- Evaluarea eficacitatii si eficientei controlului se va referi, in functie de cerinte specifice si/sau conjuncturale, fie la ansamblul
obiectivelor entitatii publice, fie la unele dintre acestea, optiune care revine managerului;
- Managerul stabileste modul de realizare a evaluarii eficacitatii controlului;
- Fiecare conducator de compartiment al entitatii va face o verificare si o evaluare a subsistemului de control managerial instituit
la acest nivel, ca baza pentru raportul sau periodic de activitate.

- Ordonata Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicata;
- Regulamentul de organizare si functionare a entitatii publice.

40
Standard 25

AUDITUL INTERN

Entitatea publica infiinteaza sau are acces la o capacitate de audit, care are in structura sa auditori competenti, a caror activitate
se desfasoara, de regula, conform unor programe bazate pe evaluarea riscului.

Cerinte generale
- Auditul intern asigura evaluarea independenta si obiectiva a sistemului de control intern al entitatii publice;
- Auditorul intern finalizeaza actiunile sale prin rapoarte de audit, in care enunta punctele slabe identificate in sistem si
formuleaza recomandari pentru eliminarea acestora;
- Managerul dispune masurile necesare, avand in vedere recomandarile din rapoartele de audit intern, in scopul eliminarii
punctelor slabe constatate de misiunile de auditare.

- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificarile si completarile ulterioare;
- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitatii de audit
public intern, cu modificarile ulterioare;
- Actul intern de aprobare a Normelor metodologice de organizare si exercitare a auditului public intern in cadrul entitatilor
publice.

41
IV. PREMISE NECESARE PENTRU DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL

Constituirea grupului de lucru
Grupul de lucru, care va avea ca sarcina dezvoltarea sistemului de control intern al entitatii, va fi creat prin ordin / decizie a
conducatorului entitatii respective.
Se recomanda ca, grupul de lucru sa aiba in componenta cel putin persoanele cu functie de conducere in entitate.
Coordonarea activitatilor grupului de lucru este in responsabilitatea conducatorului entitatii publice care poate fi asistat / substituit
temporar de inlocuitorul de drept.

Instruirea membrilor grupului de lucru
Este absolut necesar ca membrii grupului de lucru, dar in primul rand managerul general / ordonatorul de credite, sa inteleaga
bine in ce consta controlul intern, sa cunoasca instrumentarul cu care opereaza sistemul de control intern si sa adopte o
metodologie de lucru adecvata acestui demers, intrucat, in caz contrar, esecul este inevitabil.
Instruirea trebuie sa fie realizata, cel putin, pe baza:
- Standardelor de management / control intern pentru entitatile publice din Romania si masurilor ce urmeaza a fi aplicate
in scopul dezvoltarii sistemelor de control managerial, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr.
946/4.VII.2005;
- Indrumarului metodologic pentru dezvoltarea controlului intern in entitatile publice, publicat pe site-ul Ministerului
Finantelor Publice.

42
V. INSTRUMENTARUL CU CARE OPEREAZA SISTEMUL DE CONTROL MANAGERIAL (1)

Instrumentarul de control intern
Definitie: reprezinta un ansamblu de procedee, mijloace, actiuni stabilite de conducere si puse in practica in scopul detinerii unui
bun control asupra riscurilor care pot ameninta functionarea entitatii publice in ansamblul ei, precum si realizarea fiecarei activitati
/ operatiuni a acesteia.

Oricat de variate si numeroase ar fi, instrumentele de control intern pot fi repartizate, potrivit naturii si rolului lor, in sase grupe /
familii omogene:
1. OBIECTIVELE
2. MIJLOACELE
3. SISTEMUL INFORMATIONAL
4. ORGANIZAREA
5. PROCEDURILE
6. CONTROLUL

Denumirile grupelor arata ca, in esenta, instrumentele de control intern, pe care acestea le contin, nu reprezinta idei, mijloace,
procedee sau practici noi, pentru ca multe din ele sunt deja cunoscute si aplicate intr-o anumita masura in cadrul entitatii publice.

43

1. OBIECTIVELE
Obiectivele generale ale oricarei entitati publice pot fi grupate in trei categorii:
- Eficacitatea si eficienta functionarii
Cuprinde obiectivele legate de misiunea entitatii si de utilizarea in conditii de economicitate, eficienta si eficacitate a resurselor;
obiectivele privind protejarea resurselor entitatii de utilizarea inadecvata sau de pierderi si gestionarea pasivelor.
- Fiabilitatea informatiilor interne si externe
Include obiectivele legate de tinerea unei contabilitati adecvate, de pertinenta informatiilor utilizate in cadrul entitatii sau
difuzate catre terti; obiectivele legate de protejarea documentelor impotriva a doua categorii de fraude: disimularea furtului si
distorsionarea rezultatelor.
- Conformitatea cu legile, regulamentele si politicile interne
Priveste obiective legate de asigurarea ca activitatile entitatii se desfasoara in conformitate cu obligatiile impuse de legi si de
regulamente, precum si cu respectarea politicilor interne.
Avand in vedere aceste obiective generale, conducatorul entitatii publice le va particulariza, in concordanta cu obiectul de
activitate si specificul entitatii, in obiective globale precise si clar formulate cuprinse intr-un document de politica si strategie, ce
va fi aprobat si adus la cunostinta intregului personal.
In deplina conformitate cu aceste obiective globale, fiecare conducator de compartiment stabileste, cu acordul managerului
general / ordonatorului de credite, obiectivele derivate, specifice ce revin activitatilor din compartimentul respectiv. Aceste
obiective derivate din cele globale, trebuie sa fie:
- realiste, si in deplina concordanta cu misiunea si atributiile compartimentului;
- repartizate in interiorul compartimentului pe subobiective individuale incredintate personalului de executie;
- masurabile, adica exprimate in indicatori cantitativi sau, dupa caz, calitativi;
- monitorizabile prin sistemul de informare existent / necesar a fi creat in functie de natura indicatorilor proprii obiectivelor
/ subobiectivelor fixate;
- prevazute cu termen de realizare.
Fiecare obiectiv stabilit in aceste conditii constituie un instrument de control intern.

44

2. MIJLOACELE
Definire: constituie, de regula, ansamblul resurselor umane, financiare si materiale privite in corelatie directa cu posibilitatea
realizarii obiectivelor stabilite.
Managerul general / ordonatorul de credite, precum si fiecare persoana care ocupa o functie de conducere, are obligatia de a
examina, atat in faza de planificare cat si in cea de executie, daca mijloacele (umane, financiare si materiale) efectiv
disponibile permit realizarea obiectivelor fixate.
Aceste analize trebuie sa conduca la identificarea instrumentelor de control intern, prin a caror aplicare sa fie realizata corelatia
necesara intre obiective si mijloace.
Aplicarea instrumentelor de control intern, proprii mijloacelor umane, are drept scop:
- realizarea recrutarii si selectiei personalului in astfel de conditii, incat sa fie finalizat prin angajarea persoanelor care
dispun de competentele profesionale cerute;
- organizarea si desfasurarea perfectionarii pregatirii profesionale sa duca in mod real la dezvoltarea cunostintelor, potrivit
cerintelor specifice ale posturilor si promovarii interne;
- cunoasterea si asumarea normelor de conduita cuprinse in codul etic al entitatii publice.
Realizarea permanentei corelari intre obiectivele entitatii publice si mijloacele sale financiare impune recurgerea la o
multitudine de instrumente de control intern, specifice etapelor de elaborare, aprobare (in cazul unor entitati) si executie a
bugetului, instrumente bine cunoscute intrucat majoritatea lor constituie norma de finanta publica.
Gradul necesar de adecvare, intre obiectivele entitatii si mijloacele materiale (intelese ca intreaga diversitate de produse,
servicii si lucrari), poate fi atins utilizand ca principale instrumente de control intern:
- analiza riguroasa a gradului de acoperire a nevoilor reale, la nivelul entitatii publice si la nivelul fiecarui compartiment, cu
mijloacele materiale existente;
- identificarea precisa a naturii, volumului, structurii si caracteristicilor mijloacelor materiale necesar a fi procurate in limita
fondurilor disponibile;
- elaborarea si aprobarea unui detaliat program anual de achizitii publice;
- aplicarea riguroasa a listei de verificare (check-list) pentru controlul respectarii procedurilor de atribuire a contractelor de
achizitie publica.

45

3. SISTEMUL INFORMATIONAL
Detinerea unui bun control asupra functionarii entitatii publice, in ansamblul ei, precum si a fiecarei activitati a acesteia, este de
neconceput fara utilizarea rationala a componentelor unui sistem informational: date, informatii, circuite informationale, fluxuri
informationale, metode prin care se asigura incarcarea bazei de date, structura conceptuala a bazei de date permitand
evidentierea tuturor categoriilor de fisiere de date permanente si temporare, structura iesirilor rezultate din prelucrarea bazelor
de date conform cerintelor utilizatorului, mijloacele fizice (hardware) si logice (software) de tratare a informatiilor.
Trebuie avut in vedere ca un sistem informational cuprinde, in afara de sistemul de informare informatic (adica ansamblul de
persoane, tehnici si echipamente utilizate pentru colectarea, inregistrarea, prelucrarea, transmiterea si stocarea automata a
datelor), si alte sisteme de informare, care nu tin de tehnologia informatica, cum sunt: procesele de comunicare pentru
transmiterea unor noi sarcini, sedintele obisnuite de informare si raportare sau modalitatile stabilite pentru semnalarea
neregularitatilor.
In mod logic, sistemul informational ar trebui sa constituie un sistem integrat in entitatea publica, sub forma unei succesiuni de
tabele de bord, a caror constructie piramidala are la baza ordonarea, corelarea si centralizarea succesiva a informatiilor si
indicatorilor folositi la fiecare nivel de conducere in scopul gestionarii activitatilor proprii, iar, la varf, prezentarea indicatorilor
sintetici, globali necesari managerului general / ordonatorului de credite.
Un management financiar eficient si eficace presupune ca sistemul informational contabil sa detina un rol central, in cadrul
sistemului informatic, pentru conducere.

46

4. ORGANIZAREA
Definire: ca functie manageriala, organizarea constituie un ansamblu de masuri, metode, tehnici, mijloace si operatiuni prin
care conducerea stabileste in conformitate cu anumite principii, criterii, reguli si norme componentele procesuale si
structurale ale organizarii entitatii, in vederea realizarii obiectivelor fixate.
Principiile de baza ale organizarii:
1. Adaptarea - organizarea interna trebuie sa fie adaptata elementelor specifice ale entitatii, cum ar fi: marimea, natura
activitatilor, obiectivele, cadrul legal aplicabil, modul de finantare, mediul, etc.
2. Obiectivitatea - consta in respectarea regulilor care asigura caracterul obiectiv al organizarii interne:
- componentele procesuale si structurale ale unei organizari obiective nu pot fi construite in functie de anumite interese
personale sau private de grup;
- sa fie subordonata exigentelor obiective interne si externe entitatii de care depinde indeplinirea obiectivelor generale,
derivate si individuale stabilite de conducatori;
- asigurarea practica a coerentei de sistem intre organizare si celelalte functii manageriale: previziune, coordonare,
antrenare si evaluare-control.
3. Separarea atributiilor
Decurge din cerinta elementara ca nici o persoana sau veriga organizatorica sa nu detina controlul exclusiv, asupra tuturor
etapelor importante ale unei tranzactii, activitati sau operatiuni.
Urmatoarele trei functii fundamentale sunt incompatibile in oricare entitate publica:
- functia de autorizare (sau de decizie), care apartine managerului general / ordonatorului de credite;
- functia de inregistrare contabila, care nu poate fi exercitata decat de contabil;
- functia financiara, care consta in actul de plata sau de incasare, indeplinita de un specialist in finante sau, dupa caz, de
un casier.
A le atribui pe toate trei sau doar pe doua dintre ele, unei singure persoane, inseamna asumarea unor riscuri importante
privind securitatea activelor. La aceste trei functii permanente si incompatibile se adauga:
- functia de control, aici cuvantul control avand intelesul exclusiv de verificare, ca activitate specializata;
- functia de detinere, specifica persoanelor care detin in gestiune bunuri fizice sau alte valori.
Componentele procesuale si structurale ale organizarii entitatii publice constituie tot atatea tipuri de instrumente de control
intern:
- componente procesuale: sarcina, atributia, activitatea, functiunea;
- componente structurale: postul, functia, compartimentul, relatiile organizatorice (ierarhice, functionale, de cooperare, de
control, de reprezentare), nivelele ierarhice.
Principalele documente ale organizarii sunt: organigramele, regulamentul de organizare si functionare si fisele posturilor.

47

5. PROCEDURILE
Definitie: procedura este constituita din totalitatea pasilor ce trebuie urmati, a metodelor de lucru si regulilor de aplicat in
vederea executarii activitatii, atributiei sau sarcinii.
In practica, procedurile sunt de o mare diversitate si sunt reglementate prin acte normative purtand diferite denumiri, cum ar fi:
lege, ordonanta, cod, carta, hotarare, norma metodologica, instructiune, precizare, circulara, regulament etc.
Dintre cele mai cunoscute proceduri pot fi mentionate: procedura de organizare si desfasurare a concursurilor pentru ocuparea
posturilor publice vacante; procedura de evaluare a performantelor profesionale individuale ale functionarilor publici de
conducere si de executie; procedura de calcul a drepturilor salariale; procedura de inventariere; procedura de inregistrare
contabila; procedura de intocmire si raportare a situatiilor financiare; procedura de atribuire a contractelor de achizitie publica;
procedura de organizare si exercitare a controlului financiar preventiv propriu; procedura de constatare si sanctionare a
contraventiilor etc.
Oricat de numeroase ar fi, procedurile pot fi grupate, in functie de obiectul lor, in trei categorii:
- operationale, care privesc aspectul procesual;
- decizionale, care se refera la exercitarea competentei;
- jurisdictionale, care vizeaza angajarea raspunderii.
Pentru a deveni proceduri interne (elemente / instrumente ale controlului intern) procedurile cuprinse in acte normative trebuie
sa fie particularizate prin acte administrative interne, care au in vedere o serie de trasaturi specifice, cum ar fi: organizarea
proprie entitatii, relatiile intre compartimente, circuitele informationale, competentele si responsabilitatile persoanelor etc.
Procedurile cuprinse in acte administrative emise / necesar a fi emise de conducatorul entitatii publice sau in acte normative a
caror competenta de aprobare revine altor institutii / autoritati publice, pot deveni instrumente viabile de control intern, daca
acestea sunt:
- definite pentru fiecare activitate a entitatii publice;
- deplin integrate in componentele sistemului de organizare al entitatii;
- precizate in documente scrise;
- simple, complete, precise si adaptate obiectului lor;
- actualizate in mod regulat;
- aduse la cunostinta personalului implicat, inclusiv sub forma de documente informatizate;
- bine intelese si, mai ales, bine aplicate.

48

6. CONTROLUL
Procesul managerial concretizat in functiile manageriale de previziune, coordonare, organizare si antrenare are ca suport
exercitarea continua a functiei de evaluare-control, care consta in esenta, in compararea rezultatelor cu obiectivele, depistarea
cauzelor care determina abaterile pozitive sau negative constatate si luarea masurilor corective sau preventive necesare.
Exercitarea functiei de evaluare-control nu mai este privita ca o prerogativa exclusiva a unor persoane / structuri specializate
de control ci, dimpotriva, controlul este considerat ca fiind un proces disipat in intreaga entitate si, in cadrul caruia, fiecare
persoana, incepand cu managerul general / ordonatorul de credite si terminand cu ultimul angajat, este responsabila sa
efectueze un anumit tip de control. Astfel:
- controlul strategic privind realizarea obiectivelor generale revine conducatorilor de nivel superior;
- la nivelul conducatorilor de nivel mediu se exercita controlul tactic al indeplinirii obiectivelor derivate, de rangul intai, din
cele generale;
- conducatorilor de nivel inferior le revine controlul operational cu privire la atingerea obiectivelor derivate de rangul doi
sau trei;
- autocontrolul se exercita de fiecare persoana in parte ( conducator sau executant) in realizarea obiectivului sarcinii
incredintate.
Activitatile de control imbraca forme multiple, cele mai frecvent intalnite fiind: observarea, supravegherea, compararea, analiza,
evaluarea, validarea, raportarea, monitorizarea, supervizarea, contrasemnarea, avizarea, autorizarea si aprobarea.
Efectuarea controlului presupune si cunoasterea a ceea ce trebuie evitat. Controlul nu inseamna:
- a reface munca subordonatilor;
- a intinde curse pentru descoperirea erorilor;
- a practica in permanenta o supraveghere / verificare excesiva a ceea ce se executa.
Deopotriva, trebuie subliniat ca a controla inseamna:
- un act de asistenta, concretizat in indrumarea celui controlat in sarcinile noi si dificile;
- adoptarea unei conduite adecvate in raport cu punctele forte sau cele slabe ale celui controlat;
- un act de motivator, in sensul ca persoana controlata sa inteleaga ca munca sa este importanta si ca eforturile,
dificultatile sau performantele sale nu sunt ignorate;
- un act de verificare, pe de o parte, cel verificat trebuie sa stie ca la perioade aleatorii, in mod sigur, cineva verifica
realizarea sarcinii, pe de alta parte, orice verificare trebuie sa se finalizeze intr-un inscris (viza, nota, raport etc.) necesar
pentru a aprecia calitatea controlului si a se cunoaste frecventa controalelor.

49

Prezentarea celor sase grupe ce contin instrumentele de control intern, care pot fi utilizate in cadrul oricarei entitati publice
pentru construirea propriului sistem de control intern, nu ar fi insa completa daca nu am pune in evidenta ierarhia logica a
grupelor, interdependetele si coerenta intregului ansamblu.
Sa examinam schema de mai jos:

Misiune
Resurse
necesare
Reguli care
trebuie respectate
Obiective
Mijloace
Sistem informational
Organi zare
Proceduri
Control

Nota: linia intrerupta a regulilor de respectat semnifica faptul ca acestea pot, in functie de natura lor, sa se combine cumulativ la mai
multe niveluri.

50
Analizand aceasta schema, constatam:
- ca obiectivele sunt fixate in functie de misiunea ce trebuie indeplinita;
- ca aceste obiective determina mijloacele ce trebuie utilizate in vederea realizarii lor, in cantitatea, calitatea si structura
necesara;
- ca aceste mijloace vor insemna materializarea resurselor necesare, precis identificate si inventariate, ceea ce ofera
garantia ca nimic nu a fost uitat si permite calcularea costurilor aferente procurarii / implementarii acestora;
- ca sistemul informational trebuie sa asigure colectarea, inregistrarea, prelucrarea si furnizarea, in momentul necesar, a
unor informatii utile, fiabile complete si pertinente, in scopul monitorizarii realizarii obiectivelor;
- ca mijloacele precis identificate si inventariate au fost procurate si sunt implementate in componentele structurale ale
organizarii, si asigura premisele functionarii sistemului informational;
- ca procedurile sunt luate in considerare pentru efectuarea controlului, la fel ca si informatiile furnizate de sistemul
informational;
- ca instrumentele de control intern apartinand oricareia din cele sase grupe trebuie sa se supuna, in mod obligatoriu,
regulilor si constrangerilor ce rezulta din reglementarile legale sau din directivele interne.
Coerenta si interdependenta sunt, asadar, foarte puternice. Acestea sunt cerintele pe care managerul general / ordonatorul de credite
va avea grija sa le respecte la implementarea sistemului de control intern al entitatii.
Sistemul de control managerial este definit ca ansamblu integrat al instrumentelor de control intern, implementate la un moment dat in
entitatea publica in scopul realizarii obiectivelor stabilite.
Principii fundamentale ale oricarui sistem de control intern:
a) sa fie adaptat dimensiunii, complexitatii si mediului specific al entitatii;
b) sa se aplice la toate nivelele de conducere si la fiecare activitate / operatiune;
c) sa opereze cu instrumentarul adecvat detinerii unui bun control;
d) sa dea o asigurare rezonabila ca obiectivele vor fi atinse;
e) costurile aferente sistemului de control intern nu trebuie sa depaseasca beneficiile rezultate din aplicarea acestuia;
f) este guvernat de regulile minimale de management cuprinse in standardele de control intern.

51
VI. METODOLOGIA CADRU PENTRU DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL (1)

Privita in integralitatea ei, aplicarea metodologiei - cadru presupune parcurgerea urmatoarelor etape si faze de executie:
Etapa 1 EVALUAREA INSTRUMENTELOR GENERALE DE CONTROL INTERN
1.1. Elaborarea chestionarelor de control intern
1.2. Formularea raspunsurilor la intrebarile din chestionarele de control intern
1.3. Identificarea riscurilor si estimarea nivelului de risc
1.4. Evaluarea propriu-zisa a instrumentelor generale de control intern
1.5. Intocmirea fiselor analitice si sintetice, continand rezultatele fazelor anterioare
Etapa 2 EVALUAREA INSTRUMENTELOR SPECIFICE DE CONTROL INTERN LA NIVELUL FIECAREI ACTIVITATI
A. Faze premergatoare evaluarii
A.1. Delimitarea si definirea activitatilor entitatii
A.2. Stabilirea misiunii, identificarea resurselor necesare si precizarea regulilor / normelor ce trebuie respectate
B. Faze de evaluare la nivelul unei activitati
B.1. Divizarea activitatii in sarcini elementare
B.2. Identificarea si evaluarea riscului / riscurilor proprii fiecarei sarcini elementare
B.3. Evaluarea instrumentelor specifice de control intern, corespunzatoare riscului / riscurilor proprii sarcinilor
elementare
B.4. Intocmirea fisei sintetice a evaluarii aferente unei activitati
C. Verificarea si validarea coerentei ansamblului instrumentelor de control intern evaluate, pentru activitatile componente
ale unei functiuni a entitatii publice
C.1. Analiza comparativa a fiselor sintetice, aferente activitatilor din componenta unei functiuni a entitatii
C.2. Validarea coerentei
Etapa 3 ANALIZA RAPORTULUI INTRE COSTURILE SUPLIMENTARE SI EFECTELE ASTEPTATE, GENERATE DE
IMPLEMENTAREA NOULUI SISTEM DE CONTROL INTERN
Etapa 4 ELABORAREA SI APROBAREA PROGRAMULUI DE IMPLEMENTARE A NOULUI SISTEM DE CONTROL INTERN A
ENTITATII PUBLICE
Etapa 5 MONITORIZAREA EXECUTIEI PROGRAMULUI DE IMPLEMENTARE A NOULUI SISTEM DE CONTROL INTERN

Precizare: inainte de a se trece la descrierea continutului fiecareia dintre etapele metodologiei cadru, este necesar sa subliniem ca,
procesul de proiectare si implementare a sistemului de control managerial al oricarei entitati publice trebuie sa aiba la baza aplicarea
prevederilor Ordinului nr. 946/2005 emis de ministrul finantelor publice si, in mod deosebit, a standardelor de management / control
intern.

52

Intrucat constructia sistemului de control managerial al oricarei entitati publice este subordonata realizarii obiectivelor entitatii, se
impune evidentierea legaturilor stranse existente intre cele trei mari grupe de obiective generale ale entitatii publice si cele 5 elemente
cheie componente ale controlului intern (ele insele interdependente) in cadrul carora sunt grupate standardele de management /
control intern
E
f
i
c
a
c
i
t
a
t
e
a

s
i

e
f
i
c
i
e
n
t
a

f
u
n
c
t
i
o
n
a
r
i
i

(
a
c
t
i
v
i
t
a
t
i
l
o
r
s
i

o
p
e
r
a
t
i
u
n
i
lo
r
)
F
i
a
b
il
i
t
a
t
e
a

i
n
f
o
rm
a
t
i
il
o
r
C
o
n
f
o
rm
i
t
a
t
e
a

c
u

l
e
g
i
le
,

r
e
g
u
l
a
m
e
n
t
e
l
e
s
i

p
o
l
i
ti
c
il
e

i
n
te
r
n
e
A1 A2 A3
B1
B2
B3
B4
B5
C1
C2
C3
C4
AUDITAREA SI EVALUAREA
INFORMAREA SI COMUNICAREA
ACTIVITATI DE CONTROL
PERFORMANTE SI MANAGEMENTUL RISCULUI
MEDIUL DE CONTROL
A
C
T
I
V
I
T
A
T
E

1
A
C
T
I
V
I
T
A
T
E

2
C
O
M
P
A
R
T
I
M
E
N
T

I
I
C
O
M
P
A
R
T
I
M
E
N
T

I

Nota: - blocurile verticale corespunzatoare obiectivelor sunt: A1, A2 si A3;
- sectiunile orizontale corespunzatoare fiecarui element cheie al controlului intern sunt: B1, B2, B3, B4 si B5;
- sectiunile verticale corespunzatoare compartimentelor sau activitatilor entitatii sunt: C1, C2, C3 si C4 (exemplificate limitativ).

53

Aceasta reprezentare grafica tridimensionala pune in evidenta ca:
- atat realizarea fiecarui obiectiv general in parte, cat si a ansamblului acestora are drept suport cele 5 elementecheie (domenii)
ale controlului intern, de exemplu:
informatiile financiare si nefinanciare provenite din surse interne si externe entitatii (element-cheie B4) sunt
indispensabile gestionarii in mod eficace si eficient a activitatilor si operatiunilor (obiectiv A1), intocmirii unor situatii
financiare fiabile (obiectiv A2) si controlului conformitatii cu legile, regulamentele si politicile interne (obiectiv A3);
cele trei obiective generale pot fi realizate numai in masura in care in entitate exista un mediu de control adecvat
(element-cheie B1) concretizat in: adoptarea unei structuri organizatorice rationale si functionale, stabilirea de
competente si responsabilitati in concordanta cu sarcinile atribuite, o politica bine definita cu privire la functiile sensibile
si, nu in ultimul rand, cunoasterea, asumarea si supravegherea respectarii de catre intregul personal a codului etic al
entitatii publice;
- cele cinci elemente cheie ale controlului intern se aplica nu numai la nivel global al entitatii, dar (astfel cum releva cea de-a treia
dimensiune a reprezentarii grafice) si la nivelul fiecarui compartiment, fiecarei activitati a acesteia, constituind astfel suportul de
realizare a obiectivelor derivate din cele generale, ce revin diferitelor compartimente si activitati;
- ea are o importanta valoare metodologica, daca avem in vedere ca poate fi utilizata pentru analiza detaliata a uneia sau mai
multor celule elementare aflate in componenta sa, de exemplu:
o astfel de celula elementara este aceea care se afla la intersectia blocului vertical A3 cu sectiunea orizontala B3 si cu
sectiunea verticala C1, ea reprezentand activitatile de control care se aplica in scopul verificarii conformitatii cu legile,
regulamentele si politicile interne, in cadrul compartimentului C1
Metodologia cadru pentru dezvoltarea sistemului de control managerial constituie o abordare in functie de riscuri, iar riscurile sunt
strans legate de realizarea obiectivelor entitatii
Prin risc intelegem amenintarea ca un eveniment, o actiune, o inactiune sau anumite circumstante sa aiba un efect negativ asupra
capacitatii entitatii publice in a-si indeplini obiectivele fixate

54

ETAPA 1 EVALUAREA INSTRUMENTELOR GENERALE DE CONTROL INTERN:

Scop: stabilirea acelor instrumente generale de control intern prin care se pun in practica regulile de management continute in
standarde, in vederea tinerii sub control a riscurilor care pot ameninta realizarea obiectivelor globale ale entitatii publice.

Conditie prealabila: abordarea primei etape a metodologiei cadru reclama stabilirea de obiective globale precise si clar
formulate, cuprinse intr-un document de politica si strategie, aprobat de managerul general / ordonatorul de credite si adus la
cunostinta intregului personal.

Ca elemente de referinta in evaluarea instrumentelor generale de control intern vor fi utilizate cerintele generale ale standardelor
de management / control intern pentru entitatile publice, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 946/2005.

Observatie: in cele mai multe cazuri exista o distinctie neta intre cerintele generale ale standardului si instrumentele generale de
control intern, intrucat, daca prin primele sunt formulate, de regula, numai directiile in care trebuie orientate actiunile, cele din
urma definesc chiar actiunea concreta stabilita de managerul / managerii entitatii in aplicarea standardului

Precizare: in cazul fiecarui standard ce apartine unui anumit element-cheie al controlului intern, parcurgerea primelor 4 faze de
executie ale etapei 1 se va finaliza prin intocmirea fisei analitice aferenta standardului respectiv, urmand ca sinteza acestora sa fie
prezentata in cadrul fisei sintetice a elementului-cheie corespunzator.

55

Faza 1.1. Elaborarea chestionarelor de control intern

Incepand cu aceasta faza de executie, membrii grupului de lucru (managerii / persoanele care ocupa o functie de conducere in
entitatea publica) initiaza o activitate pe care am putea-o denumi auto-evaluare, in sensul ca vor trebui sa formuleze intrebari
pertinente relativ la starea unei parti a sistemului de control intern, in a carei constructie sau cel putin aplicare, sunt direct implicati
Nota: procedeul auto-evaluarii constituie un important instrument pedagogic de dezvoltare a culturii controlului intern in cadrul
entitatii publice, facandu-i pe cei care ocupa o functie de conducere sa fie constienti de datoria lor de a detine un cat mai bun
control asupra functionarii entitatii
Pentru fiecare standard va fi elaborat un chestionar de control intern
Intrebarile ce urmeaza a fi incluse in chestionare trebuie sa vizeze masura in care, in primul rand, cerintele generale precizate in
standarde, dar si alte cerinte specifice tinand de domeniul standardului sunt puse in practica la nivelul entitatii
Membrii grupului de lucru nefiind, de regula, persoane specializate in evaluarea sistemului de control intern, se recomanda ca,
atat in aceasta faza de executie dar si in continuarea aplicarii metodologiei cadru, managerul general / ordonatorul de credite sa
recurga la capacitatea de consiliere a propriului compartiment de audit intern
Grupul de lucru va trebui sa adopte o adecvata organizare a muncii, precum si un calendar de realizare a activitatii

56

Faza 1.2. Formularea raspunsurilor la intrebarile din chestionarele de control intern

Membrii grupului de lucru vor formula si raspunsurile la intrebarile pe care insisi le-au redactat
Raspunsurile la intrebari nu vor fi niciodata formulate exclusiv prin da sau nu. Ele vor contine un comentariu esential, foarte
succint, constand intr-o apreciere calitativa cand se raspunde cu da si in relevarea cauzalitatilor principale atunci cand raspunsul
este nu
In cazul in care membrii grupului de lucru au opinii diferite cu privire la raspunsul care urmeaza a fi formulat, ei trebuie sa adopte o
forma de validare a raspunsului final

Faza 1.3. Identificarea riscurilor si estimarea nivelului de risc

Se refera la riscurile ce decurg din nepunerea in practica a regulilor de management continute in standarde si care pot ameninta
realizarea obiectivelor globale ale entitatii, dar si realizarea obiectivelor unei / unor activitati
Dupa ce raspunsul la o anumita intrebare privind o cerinta generala a unui standard a fost formulat, urmeaza identificarea riscului /
riscurilor si estimarea marimii acestuia / acestora
Nu se pune problema identificarii precise a tuturor riscurilor care s-ar putea manifesta, o lista completa a acestora fiind imposibil
de elaborat. Trebuie identificate doar riscurile principale
Riscul care a fost identificat va fi specificat concret cu ajutorul catorva cuvinte cheie (de exemplu: comiterea de fraude sau
prescrierea creantelor)
Estimarea marimii riscului se va face, de regula, prin apreciere calitativa (cuantificarea putand fi efectuata de fiecare data cand
aceasta este posibila) pentru a se stabili daca acesta este: grav (G), mediu (M) sau redus (R)
Fara identificarea riscurilor si estimarea nivelului de risc, nu putem avea pretentia de a crea si implementa instrumente generale
de control intern adecvate evitarii acestora

57

Faza 1.4. Evaluarea propriu-zisa a instrumentelor generale de control intern
Pentru fiecare risc identificat si estimat ca marime, membrii grupului de lucru vor trece la evaluarea instrumentelui de control
adecvat, adica vor cauta raspunsul la intrebarea: ce trebuie facut (sau implementat) pentru ca riscul identificat sa nu se produca?
Examinand situatia de facto, in cazul unui anumit risc identificat, membrii grupului de lucru ar putea constata urmatoarele:
- daca exista sau nu un instrument general de control intern, destinat evitarii riscului respectiv;
- in cazul existentei instrumentului de control intern, se va putea aprecia:
a) daca acesta este, total sau partial, adecvat ori neadecvat marimii estimate a riscului;
b) in ce masura este aplicat si eficacitatea acestuia.
Potrivit situatiei concrete constatate, membrii grupului de lucru vor proceda, dupa caz, la:
- validarea instrumentului general de control intern, deja implementat;
- redefinirea instrumentului general de control intern, in concordanta cu natura si marimea riscului;
- conceperea si definirea instrumentului general de control intern adecvat, necesar a fi implementat.
Activitatea in cadrul acestei faze se va finaliza prin intocmirea listei instrumentelor generale de control intern, necesare punerii in
practica a regulilor minimale de management continute in standarde
Trebuie avut in vedere ca va exista intotdeauna ceea ce ar putea fi numit riscul instrumentului de control intern, adica cel inerent
instrumentului insusi, care conceput de oameni, va avea, desigur, imperfectiuni
Un risc nu poate fi niciodata eliminat complet, insa poate fi redusa probabilitatea de aparitie a acestuia

58

Faza 1.5. Intocmirea fiselor analitice si sintetice continand rezultatele fazelor anterioare
Constituind documentul in care trebuie sa fie consemnate elementele finale ale activitatii desfasurate de membrii grupului de lucru
in cadrul fiecareia din cele patru faze de executie precedente, fisa analitica ce se intocmeste in cazul fiecarui standard, este
structurata, potrivit acestei cerinte, conform modelului prezentat mai jos
FISA ANALITICA
Standardul nr. ... Titlul standardului ..
Descrierea standardului ...
Raspuns Risc identificat Instrumentul de control intern
adecvat Nr.
crt.

Chestionar
de control intern Da/Nu Comentariu Specificare Nivel estimat Descriere Starea de fapt a
acestuia
0 1 2 3 4 5 6 7
1
2
3
.
.

Concluzii/Masuri de adoptat: ..
.

Observam ca:
- primei faze de executie ii corespunde coloana nr. 1 intitulata Chestionar de control intern, aici urmand a fi inscrise pe randuri,
in ordine logica, intrebarile referitoare la cerintele generale sau la alte cerinte specifice ale standardului respectiv;
- celei de-a doua faze de executie ii revin coloanele nr. 2 si nr. 3, in care vor fi inscrise, pe randuri, raspunsurile corespunzatoare
fiecareia din intrebarile inscrise in prima coloana;
- in coloanele nr. 4 si nr. 5, care corespund rezultatelor fazei a treia de executie, se va specifica natura riscului identificat,
respectiv nivelul estimat al acestuia: grav (G), mediu (M) sau redus (R), dupa caz;
- rezultatele celei de-a patra faze de executie vor fi mentionate in coloanele nr. 6 si nr. 7, rezervate descrierii precise a
instrumentului de control intern adecvat riscului identificat, respectiv caracterizarii succinte a starii de fapt a acestuia.

59

Examinarea corelarii informatiilor inscrise pe fiecare rand al fisei analitice trebuie completata cu o atenta analiza a ansamblului
elementelor continute in diferitele coloane ale aceleiasi fise
O astfel de analiza poate furniza o imagine concludenta cu privire la:
- calitatea si coerenta intrebarilor formulate;
- preocuparea managerilor de a se conforma directiilor de actiune prevazute in cerintele generale ale standardelor, relevata
de raspunsurile la intrebari;
- natura si marimea riscurilor identificate;
- lista instrumentelor generale de control intern existente si a celor necesar a fi implementate;
- gradul de aplicare si eficacitatea instrumentelor generale de control intern.
Concluziile si masurile necesar a fi luate, stabilite in urma analizei, vor fi inscrise in spatiul destinat cu acest scop la partea finala a
fisei analitice
Cele 25 de standarde sunt grupate, dupa apartenenta lor, in 5 elemente-cheie (domenii) ale controlului intern, astfel:
- mediul de control (6 standarde)
- perfomante si managementul riscului (6 standarde)
- informare si comunicare (4 standarde)
- activitati de control (7 standarde)
- auditare si evaluare (2 standarde)
Atat logica procedurala cat si nevoia unei sinteze a evaluarii la nivelul fiecarui element-cheie, obliga ca, pe baza evaluarii
informatiilor din fisele analitice aferente standardelor care apartin unui anumit element-cheie, sa fie elaborata si fisa sintetica
corespunzatoare acestuia, ca instrument de evaluare globala

60
Structura fisei sintetice se stabileste de catre membrii grupului de lucru potrivit nevoilor de informare ale conducerii entitatii. Ca
posibil model de fisa sintetica ar putea fi adoptat urmatorul:
FISA SINTETICA
DENUMIREA ELEMENTULUI-CHEIE

Titlurile standardelor componente:
1. .... 5.
2. 6.
3. 7.
4.
Lista instrumentelor de control
intern
Nr.
crt.
Intrebarile esentiale privind cerintele
generale ale standardelor
componente
Concluzii punctuale si
masuri de adoptat
Implementate De implementat
0 1 2 3 4
1
2
3
.
.

CONCLUZIILE EVALUARII GLOBALE: ..
..
Precizari:
- coloana nr. 1 va contine intrebarile (cuprinse in chestionarele de control intern aferente standardelor componente) referitoare la
cerintele generale a caror nerespectare implica riscuri identificate ca fiind grave (G) sau medii (M), intrucat necesitatea tratarii
acestora este prioritara;
- in coloana nr. 2 vor fi prezentate succint concluziile si masurile de adoptat cu privire la punerea in practica a cerintelor generale
respective;
- instrumentele de control intern precizate in coloanele nr. 3 si nr. 4 reflecta stadiul existent, premergator actiunii de aplicare
integrala in entitatea publica a regulilor de management continute in standardele componente ale unui anumit element-cheie al
controlului intern.
Observatie: poate fi intocmita si o fisa sintetica globala pentru ansamblul celor 5 elemente-cheie de control intern, informatiile
continute in aceasta furnizand, in primul rand decidentilor, o imagine generala la nivelul entitatii publice cu privire la masura in care
sunt puse in practica standardele de management / control intern aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 946/2005.

61

ETAPA a 2-a EVALUAREA INSTRUMENTELOR SPECIFICE DE CONTROL INTERN, LA NIVELUL FIECAREI ACTIVITATI

Etapa a 2-a din metodologia-cadru incearca sa raspunda nevoii membrilor grupului de lucru de a avea la dispozitie o metoda ce ar
putea fi aplicata in scopul evaluarii instrumentelor specifice de control intern proprii fiecarei activitati a entitatii

A. Faze premergatoare evaluarii
A.1. Delimitarea si definirea activitatilor entitatii
Intrucat in entitatea publica exista deja o anumita delimitare si definire (mai mult sau mai putin riguroasa) a activitatilor,
efectuata cu ocazia stabilirii sistemului de organizare al acesteia, sarcina grupului de lucru se rezuma la operarea
eventualelor corectii necesare, rezultate in urma unei analize critice
Operatiunea trebuie realizata prin examinarea naturii, intinderii si pertinentei atributiilor existente ce corespund diferitelor
activitati, intrucat, in urma unei astfel de analize s-ar putea constata ca, in timp ce unele activitati sunt fie
supradimensionate, fie partial dublate, contradictorii sau chiar inutile, alte activitati, desi necesare, ori nu sunt stabilite si
deci neefectuate, ori nu sunt suficient dezvoltate si/sau adaptate
Activitatea grupului de lucru, in aceasta faza preliminara, se va finaliza cu intocmirea Listei activitatilor entitatii, grupate pe
functiunile acesteia

62

A.2. Stabilirea misiunii, identificarea resurselor necesare si precizarea regulilor / normelor ce trebuie respectate
A.2.1. Stabilirea misiunii
Fiecare activitate (inscrisa in Lista activitatilor entitatii), prin care sunt realizate diferitele functiuni ale entitatii
publice, este rational sa fie dusa la indeplinire in cadrul unei politici bine definite (de exemplu: pentru
conducatorul compartimentului de resurse umane trebuie sa existe o politica de personal, iar in cazul
compartimentului de achizitii publice sau a celui de relatii publice vor fi definite o politica de achizitii, respectiv o
politica de relatii publice)
Odata adoptata, politica determina, in mod nemijlocit, misiunea conducatorului de compartiment
Misiunea este concretizata in obiectivele si atributiile ce revin compartimentului in realizarea activitatilor
Sarcina grupului de lucru este ca, in baza politicilor adoptate pentru fiecare dintre activitatile entitatii, sa
procedeze la analiza si redefinirea misiunii fiecarui compartiment, precizandu-se obiectivele si atributiile ce revin
compartimentului respectiv in realizarea activitatii / activitatilor, in conformitate cu politicile stabilite
Rezultatele activitatii grupului de lucru in aceasta subfaza preliminara urmeaza a fi inscrise in documente
distincte, intocmite pentru fiecare activitate, potrivit modelului de mai jos:

ACTIVITATEA, POLITICA, ATRIBUTII SI OBIECTIVE
Denumirea activitatii:
Politica adoptata:
Compartimentul: .
Misiunea
Nr. crt. Obiective Atributii
1
2
.
.

Compartimentul:
Misiunea
Nr. crt. Obiective Atributii
1
2
.
.

63

A.2.2. Identificarea resurselor necesare
Resursele necesare sunt acele elemente fara de care misiunea stabilita nu poate fi indeplinita (in principal,
resursele umane, financiare si materiale)
Membrii grupului de lucru, care au si calitatea de conducator de compartiment, vor identifica, initial, ei insisi,
resursele necesare indeplinirii misiunii / misiunilor ce revin compartimentelor respective
Operatiunea de identificare a resurselor necesare se realizeaza prin riguroasa inventariere a acestora,
intocmindu-se atat lista celor existente, cat si a celor care lipsesc si se cer a fi procurate
Daca se constata ca, in anumite cazuri, resursele necesare nu pot fi asigurate, se va proceda la revizuirea
misiunii / misiunilor, in sensul reducerii, asigurandu-se, pe aceasta cale, concordanta obligatorie cu resursele
efectiv disponibile
Neadoptarea unei decizii in acest sens constituie un risc asumat, care, in mod inevitabil, se va produce,
consecinta fiind compromiterea partiala sau chiar totala a realizarii obiectivelor stabilite

A.2.3. Precizarea regulilor / normelor ce trebuie respectate
Realizarea misiunii in cadrul unei anumite activitati a entitatii publice, presupune respectarea, cu rigurozitate, a
tuturor regulilor si normelor care ii sunt aplicabile
Pentru ca toate aceste reguli si norme sa poata fi respectate, este imperios necesar ca persoana responsabila de
indeplinirea misiunii, dar si personalul de executie direct implicat, sa le cunoasca cu exactitate
Pentru a fi cunoscute, regulile si normele aplicabile trebuie sa fie precizate in Lista ce urmeaza a fi intocmita
dupa ce acestea au fost strict inventariate, avand totodata grija sa fie eliminate, de fiecare data, toate acele
reglementari vagi care ingreuneaza munca fiecaruia si care nu au legatura directa cu realizarea misiunii
Necunoasterea tuturor regulilor si normelor ce trebuie respectate va avea drept rezultat fie neimplementarea, fie
implementarea unor instrumente specifice de control intern care vor permite ca, in executarea misiunii, sa fie
posibila comiterea de neregularitati, contraventii sau chiar infractiuni
Pentru fiecare activitate in parte, precum si corespunzator misiunii / misiunilor ce revin compartimentului /
compartimentelor care sunt direct implicate in realizarea activitatii respective, membrii grupului de lucru vor
intocmi Lista continand regulile si normele strict aplicabile

64

B. Faze de evaluare la nivelul unei activitati
Finalizarea fazelor premergatoare A.1 si A.2 creeaza premisele necesare pentru a se trece la urmatoarele 4 faze de lucru,
proprii evaluarii la nivelul unei activitati
Precizari necesare:
- expresia la nivelul unei activitati este utilizata exclusiv in sensul ca unitatea de referinta cu care opereaza etapa a doua a
metodologiei-cadru este activitatea
- nici unul dintre instrumentele specifice de control intern, care sunt proprii unei activitati, nu poate fi destinat tinerii sub
control a activitatii privita in ansamblul ei, ci exclusiv riscurilor care se pot produce ca urmare a nerealizarii sau realizarii
necorespunzatoare a uneia sau alteia dintre sarcinile elementare ce intra in componenta activitatii respective

B.1. Divizarea activitatii in sarcini elementare
Prin operatiunea de divizare a unei activitati in sarcini elementare se urmaresc doua obiective:
- unul primar: identificarea si inventarierea exacta a totalitatii sarcinilor elementare ce ar trebui sa existe in componenta
acesteia, si de a caror buna realizare depinde indeplinirea activitatii respective, in ansamblul ei, si implicit atingerea
obiectivelor fixate
- unul direct: crearea premisei necesare pentru identificarea si evaluarea, intr-o faza ulterioara, a riscurilor ce se regasesc
tocmai la nivelul sarcinilor elementare
Membrii grupului de lucru, care au si calitatea de conducator de compartiment, vor efectua aceasta operatiune impreuna cu
acele persoane din subordine care detin o buna experienta profesionala si sunt cei mai buni cunoscatori ai activitatilor ce se
deruleaza in compartimentele respective
Important: persoanele care efectueaza operatiunea de divizare trebuie sa se raporteze in permanenta la regulile si normele
aplicabile activitatii respective (inventariate si listate deja dupa cum s-a aratat la subfaza A.2.3.) asigurandu-se astfel ca nici
o sarcina elementara ce ar trebui realizata in virtutea acestor reguli si norme nu este omisa
Aceasta faza de lucru se va finaliza prin intocmirea, pentru fiecare activitate si compartiment implicat, a Tabelului
continand sarcinile elementare aflate in componenta activitatii respective

65

B.2. Identificarea si evaluarea riscului / riscurilor proprii fiecarei sarcini elementare
Dupa ce a fost intocmit Tabelul in care sunt inscrise, in ordine logica si cronologica, toate sarcinile elementare apartinand
unei activitati, se poate trece la identificarea si evaluarea riscului / riscurilor proprii fiecarei sarcini elementare
Aceasta obligatie revine, in principal, acelor membrii ai grupului de lucru care conduc compartimente in cadrul carora se
executa activitatea sau numai o parte a activitatii respective
Se recomanda ca, in indeplinirea acestei indatoriri, conducatorul de compartiment sa fie asistat de doua trei persoane din
compartiment, care cunosc cel mai bine activitatea respectiva, pentru ca identificarea si evaluarea riscurilor sa poata fi cat
mai completa si exacta
Daca situatia o impune, anumite sarcini elementare, ce au un rol determinant in buna realizare a activitatii, pot fi
descompuse la randul lor pana la limita necesara unei identificari si evaluari mai precise a riscurilor
Identificarea riscului / riscurilor se efectueaza prin formularea raspunsului la urmatoarea intrebare: care ar fi consecintele
nerealizarii sau realizarii necorespunzatoare a acestei sarcini elementare?
Un risc identificat va fi exprimat succint cu ajutorul catorva cuvinte care sa-i redea esenta (de exemplu: efectuarea de plati
necuvenite sau atribuirea nelegala a contractului de furnizare)
Estimarea marimii riscului se va face prin apreciere calitativa (neexcluzandu-se nici posibilitatea cuantificarii) pentru a se
cunoaste daca acesta este grav (G), mediu (M) sau redus (R)
Faza de lucru se va incheia cu elaborarea, pentru fiecare activitate in parte, a Listei riscurilor identificate si evaluate la
nivelul sarcinilor elementare, potrivit modelului de mai jos:

LISTA RISCURILOR IDENTIFICATE SI EVALUATE PENTRU ACTIVITATEA ____________________
Riscuri identificate Nr.
crt.
Sarcini elementare
Specificare Nivel estimat
0 1 2 3
1
2
.
.

66

B.3. Evaluarea instrumentelor specifice de control intern, corespunzatoare riscului / riscurilor proprii sarcinilor
elementare
In cazul fiecarui risc identificat, membrii grupului de lucru trebuie sa caute raspunsul exact la intrebarea: ce trebuie facut
(implementat) pentru ca acest risc sa nu se produca?
Operatiunea de evaluare consta in:
- analiza critica a instrumentelor specifice de control intern deja implementate, pentru a se putea constata in ce masura
acestea sunt eficace in stapanirea riscurilor respective si a se efectua corectiile care se impun
- conceperea si definirea precisa a instrumentelor specifice de control intern necesar a fi implementate
De cele mai multe ori, punctul de plecare in identificarea instrumentului specific de control intern poate fi constatarea ca:
- sarcina nu are un obiectiv precis stabilit exprimat prin indicatori cantitativi sau, dupa caz, calitativi
- competenta (inteleasa ca drept de a lua decizii in limite bine definite pentru realizarea sarcinii) fie nu este atribuita, fie nu
este adecvata
- responsabilitatea pentru realizarea sarcinii nu este strict individualizata
- cerintele de forma si de fond impuse in executia sarcinii sunt numai partial respectate
In evaluarea (stabilirea) instrumentelor specifice de control intern, trebuie avut in vedere faptul ca un risc, oricare ar fi
acesta, nu poate fi niciodata complet eliminat, dar poate fi redusa considerabil probabilitatea de aparitie a acestuia
Faza de lucru se va finaliza prin elaborarea, pentru fiecare activitate in parte, a Listeicomplete a instrumentelor specifice
de control intern, care permit tinerea sub control a riscului / riscurilor la nivelul sarcinilor elementare aflate in componenta
activitatii respective

67

B.4. Intocmirea fisei sintetice a evaluarii aferenta unei activitati
Pentru fiecare activitate in parte, membrii grupului de lucru vor intocmi cate o fisa sintetica a evaluarii cuprinzand:
- sarcinile elementare, ordonate secvential si grupate pe compartimentele in care acestea se executa
- riscurile aferente sarcinilor elementare si nivelul estimat al acestora
- instrumentele specifice de control intern corespunzatoare riscurilor respective
- codul alfabetic asociat fiecarui instrument potrivit apartenentei acestuia, dupa natura sa, la una din cele 6 grupe de
instrumente de control intern (obiective OB, mijloace M, sistem informational SI, organizare ORG,
proceduri P si control C)
Fisa sintetica a evaluarii, aferenta unei anumite activitati, poate fi intocmita conform modelului de mai jos:

FISA SINTETICA A EVALUARII
pentru activitatea ____________________
Riscuri aferente Instrumente specifice de control intern Nr.
crt.
Sarcini elementare
Precizare Nivel estimat Descriere Cod
0 1 2 3 4 5
COMPARTIMENTUL ..

COMPARTIMENTUL ..

Intocmirea acestei fise sintetice serveste si pentru:
- elaborarea schemei logice de realizare a activitatii respective
- stabilirea fiselor posturilor din compartimentele implicate in executia activitatii
- verificarea si validarea coerentei instrumentelor specifice de control intern corespunzatoare sarcinilor elementare ce
intra in componenta activitatilor prin care se realizeaza o anumita functiune a entitatii publice

68

C. Verificarea si validarea coerentei ansamblului instrumentelor specifice de control intern evaluate pentru activitatile
componente ale unei functiuni a entitatii publice

Membrii grupului de lucru pot efectua aceste operatiuni comasand sau nu cele doua faze C.1. si C.2.
Obiective urmarite: depistarea si inlaturarea eventualelor paralelisme, excese birocratice, necorelari etc., ce s-ar putea
manifesta, la nivelul unei functiuni (financiar-contabila, resurse umane, achizitii, juridica, informatica, relatii publice etc.) a
entitatii publice, intre activitatile prin care functia respectiva se realizeaza in mod practic

C.1. Analiza comparativa a fiselor sintetice aferente activitatilor din componenta unei functiuni a entitatii
Intrucat, activitatile care intra in componenta unei anumite functiuni a entitatii au, de regula, o natura omogena, dar pot fi si
complementare, exista posibilitatea ca la nivelul unor sarcini elementare si, implicit, la cel al instrumentelor specifice de
control intern, sa apara cazuri de necorelare, paralelism, exces birocratic etc
Eventualele situatii de acest fel trebuie sa fie identificate, iar procedeul ce se impune a fi utilizat in acest scop il reprezinta
analiza comparativa a fiselor sintetice ale activitatilor in cauza
In functie de constatarile efectuate in urma analizei comparative a fiselor sintetice, va fi necesara sau nu recurgerea la
revizuirea partiala a rezultatelor obtinute, sau chiar reluarea, in parte, a demersului procedural in unele sau in toate cele 4
faze de evaluare (B.1., B.2., B.3. si B.4.) parcurse in cazul activitatilor respective

69

C.2. Validarea coerentei
Instrumentele specifice de control intern trebuie sa indeplineasca o cerinta esentiala, si anume: sa fie coerente, adica sa
constituie un ansamblu de elemente strans interdependente si armonizate intre ele
Examinarea si, ulterior, validarea coerentei instrumentelor specifice de control intern presupune ca acestea sa fie grupate,
dupa natura lor si potrivit codului alfabetic atribuit, in familia (grupa) de care fiecare din ele apartine: obiective (OB),
mijloace (M), sistem informational (SI), organizare (ORG), proceduri (P) si control (C)
A verifica existenta coerentei inseamna a aprecia daca:
- instrumentele din grupa obiective sunt stabilite in concordanta cu misiunea / misiunile de realizat in cadrul activitatii /
activitatilor
- instrumentele din grupa mijloace constituie materializarea, in cadrul componentelor structurii organizatorice a entitatii,
a tuturor resurselor absolut necesare pentru realizarea obiectivelor
- instrumentele din grupa sistem informational asigura furnizarea datelor si informatiilor necesare efectuarii controlului
cu privire la stadiul realizarii obiectivelor
- instrumentele din grupa organizare integreaza procedurile, mijloacele informationale si metodele de control
corespunzatoare
- instrumentele din grupa proceduri asigura particularizarea efectiva a regulilor si normelor aplicabile in realizarea
activitatii / activitatilor si permit efectuarea unui riguros control
- instrumentele din grupa control asigura detinerea unui bun control atat asupra aplicarii instrumentelor care fac parte
din cele cinci grupe anterioare, dar si a celor aflate in componenta acestei ultime grupe
In urma acestei verificari s-ar putea constata ca:
- anumite instrumente specifice nu sunt coerente in raport cu altele (continute in aceeasi grupa sau in grupe diferite), caz
in care o interventie pentru stabilirea coerentei este obligatorie
- in cadrul anumitor grupe exista fie o penurie, fie o abundenta de instrumente specifice, ceea ce poate insemna
omiterea unora necesare, respectiv manifestarea unui exces birocratic (care ar genera complicatii inutile, blocaje
nedorite dar si cheltuieli nejustificate); in ambele situatii va fi necesara reluarea partiala a unor faze de lucru anterioare
Numai dupa operarea tuturor corectiilor ce se impun a fi efectuate in urma verificarii se va putea intocmi Lista revizuita a
instrumentelor specifice de control intern aferente activitatilor care intra in componenta functiunii respective a entitatii, ce va
fi supusa validarii de catre membrii grupului de lucru prin semnarea acesteia
Procedeul de validare trebuie aplicat in cazul fiecarei functiuni a entitatii

70

ETAPA a 3-a ANALIZA RAPORTULUI INTRE COSTURILE SUPLIMENTARE SI EFECTELE ASTEPTATE, GENERATE DE
DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE CONTROL INTERN

Caracterul limitat al resurselor oricarei entitati publice, obliga la efectuarea unei comparatii intre costurile suplimentare si efectele
estimate ale noului sistem de control intern, inainte ca acesta sa fie definitivat si implementat
Din acest motiv, Lista instrumentelor generale de control intern elaborata in cadrul etapei 1, precum si Lista instrumentelor
specifice de control intern stabilita in cadrul etapei a 2-a, nu pot fi considerate ca definitivate
Intrucat, fiecare instrument de control intern (general sau specific) presupune anumite costuri de implementare, dar si efecte
asteptate legate de evitarea producerii unui risc, membrii grupului de lucru au datoria de a analiza, din perspectiva eficientei, si a
aprecia daca implementarea instrumentului de control intern respectiv este justificata sau nu
Nu de putine ori, o astfel de decizie va fi luata in circumstante nefavorabile, intrucat, in practica, calcularea costurilor si a efectelor
implementarii fiecarui instrument de control intern in parte, va fi marcata, in grad diferit, de subiectivitate
De regula, estimarea costurilor de implementare poate fi facuta cu relativa exactitate prin luarea in considerare a costurilor directe
(cele strict legate de implementarea instrumentului in cauza) si a costurilor indirecte (regia generala si cea de sectie)
Estimarea efectelor asteptate ale implementarii unui instrument de control intern se va putea efectua cu diferite grade de
aproximatie daca nu este cunoscuta probabilitatea de aparitie a riscului respectiv si nici impactul potential al acestuia asupra
componentelor patrimoniului entitatii ce sunt expuse riscului in cauza
Analiza raportului costuri / efecte se recomanda a fi efectuata de fiecare data, intrucat, eventualele situatii de nerationalitate in
care costurile de implementare ar depasi cu mult efectele asteptate trebuie sa fie identificate si eliminate
In urma acestei operatiuni, poate fi intocmita Lista finala a instrumentelor de control intern (generale si specifice) care constituie
sistemul de control intern ce urmeaza a fi implementat

71

ETAPA a 4-a ELABORAREA SI APROBAREA PROGRAMULUI DE IMPLEMENTARE A NOULUI SISTEM DE CONTROL INTERN
AL ENTITATII PUBLICE
Intrucat, procesul de implementare a noului sistem de control intern va fi destul de complex si va avea o anumita durata, acesta va
trebui sa fie realizat pe baza unui program detaliat si realist
Caracterul secvential al programului de implementare decurge din logica structurarii si functionarii noului sistem de control intern si
trebuie sa corespunda cerintei tratarii intr-o succesiune de ordin practic a tuturor componentelor acestuia
In program va fi prevazuta aplicarea mai intai a instrumentelor generale de control intern, intr-o concordanta precisa, ce va fi
stabilita avandu-se in vedere:
- ierarhia logica, functionala a celor cinci elemente-cheie ale controlului intern si interdependentele obiective existente intre acestea
- corelatiile dintre standardele de management / control intern care apartin unui anumit element-cheie sau unor elemente-cheie diferite
- masura in care anumite standarde de management / control intern determina si detinerea unui bun control asupra unei / unor activitati
Corespunzator fiecarei functiuni a entitatii publice, precum si activitatii / activitatilor prin care functiunea respectiva se realizeaza in
mod practic, programul va prevedea aplicarea instrumentelor specifice de control intern precizand succesiunea sau, dupa caz,
simultaneitatea in implementare, avandu-se in vedere:
- legaturile procesuale obiective existente intre anumite functiuni ale entitatii publice
- fluxul operational (de realizare) a activitatii / activitatilor din componenta unei anumite functiuni
- situatiile de disfunctionalitate ce ar putea aparea daca durata implementarii nu este cea adecvata
Pentru fiecare actiune prevazuta in program vor fi stabilite competente si responsabilitati individuale, precum si termene precise
de finalizare si raportare
O data elaborat, programul de implementare va fi supus aprobarii managerului general / ordonatorului de credite

ETAPA a 5-a MONITORIZAREA EXECUTIEI PROGRAMULUI DE IMPLEMENTARE A NOULUI SISTEM DE CONTROL INTERN
Un program de implementare, oricat de bine ar fi acesta conceput, va ramane doar un simplu deziderat daca nu va fi riguros
aplicat, iar aplicarea sa progresiva nu va fi permanent monitorizata
Activitatea de monitorizare interna va fi organizata si pusa in practica de managerul general / ordonatorul de credite, acestuia
revenindu-i intreaga responsabilitate pentru buna derulare a acestei operatiuni
Unitatea centrala de armonizare a sistemelor de management financiar si control, din cadrul Ministerului Finantelor Publice,
efectueaza, in temeiul prerogativelor sale legale, monitorizarea externa a executiei programului de implementare a noului sistem
de control intern al entitatii publice

Dezvoltare .Sist Manag

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Dezvoltare .Sist Manag

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL

LA NIVELUL ENTITATILOR PUBLICE

S-ar putea să vă placă și