Sunteți pe pagina 1din 34

gtdromania.ro 2012 David Allen Company. All rights reserved.

F1001A4-V2 24IAN2014 E|emente oe Baz Ghid de Instalare 31


Acest ghid de instalare are scopul de a te ajuta s implementezi tehnicile si ideile descrise n
cursul GTD- Elemente de Baz.
La nceput o s te ajute pas cu pas s i|i alegi instrumentele de care ai nevoie, s |i pui timp
deoparte si s ncepi acest program.
Apoi, Ghidul de instalare |i ofer instruc|iuni clare si cele mai bune practici pentru fecare
din cei 5 pasi ai procesului de stpnire a Fluxului de Lucru. Pentru fecare pas vei primi
o perioad de timp estimativ n asa fel nct s te po|i organiza corespunztor, o list de
instrumente si materiale, dar si o list de verifcat (checklist) pentru a putea urmri evolu|ia
progresului tu.
De asemenea n acest Ghid de Instalare, vei primi sfaturi si direc|ii usor de pus n practic
pentru ob|inerea succesului.
Nu uita faptul c nu vei avea nevoie de noi abilit|i s devii mai productiv si probabil nici nu o s
fie nevoie s achizi|ionezi multe instrumente noi. Oricum, ceea ce poate ti doresti, este un ghid
care s te ndrume in timpul procesului si s |i ofere ncurajare pe parcurs. Acesta este scopul
ghidului de instalare.
|i dorim numai bine n cltoria ta ctre nfptuirea mai multor lucruri cu o usurin| mai mare si
cu bun dispozi|ie!
Ghid de Instalare: Introducere
gtdromania.ro 2012 David Allen Company. All rights reserved. F1001A4-V2 24IAN2014 E|emente oe Baz Ghid de Instalare 32
S pregtim timpuI, spa|iuI i instrumenteIe
Pentru nceput, pune oeoparte o perioao oe timp, a|ege un spa[iu oe |ucru si ia cteva
oin instrumente|e oe Laz. De asemenea ar treLui s [i creezi sistemu| genera| oe
arhivare a materia|e|or oe referin[.
Timp Necesar
36 ore
Pai
1
Rezerv o perioad de timp pentru a
implementa procesul ini|ial de colectare.
2
Selecteaz materialele de baz de care vei
avea nevoie.
3
Pregteste zona de lucru mobilnd-o si
echipnd-o cu cele necesare.
4
Confgureaz sistemul general de arhivare a
materialelor de referin|.
Ghid de Instalare: S ncepem
nceputul reprezint
jumtate din ntreaga
actiune.
Proverb Grecesc
gtdromania.ro 2012 David Allen Company. All rights reserved. F1001A4-V2 24IAN2014 E|emente oe Baz Ghid de Instalare 33
Ghid de Instalare: S ncepem
PasuI 1: Rezerv o perioad de timp
Time Necesar 15 minute
P|anific-[i o perioao oe timp pentru a amenaja un spa[iu oe |ucru si pentru a achizi[iona
instrumente|e necesare, apoi pune n ap|icare procesu| ini[ia| oe Co|ectare (oescris n
Co|ectare).
Programeaz 2-3 ore pentru a fnaliza procesul de Colectare.
Pune-|i deoparte dou zile ntregi, una dup cealalt, dac doresti s realizezi pasii Colectrii
si Procesrii in acelasi timp. ncearc s planifci o perioad de timp ntreag, nu doar buc|i
de timp. Aceasta |i va oferi sentimentul de control si de realizare.
ncepe cu o perioad de timp de minim dou ore nentrerupte.
Sfaturi utile
- Trebuie s fii constient de faptul c
procesul de Colectare a tuturor lucru-
rilor poate s dureze pn la 3 ore.
Procesarea si identificarea actiunilor
pentru fiecare lucru poate s iti ia
inc 8 ore.
- Adu-ti aminte c cel mai probabil
vei fi nevoit s faci aceasta doar
o dat pentru a fi la curent cu
toate restantele pe care le ai (asta
depinznd de volumul de procesat).
Odat ce sistemul tu a fost pus
la punct, o s intri intr-un mod de
mentenant a sistemului.
-Este mai bine s nu iti propui s
muncesti la acest proces in orele de
dup programul de lucru deoarerece
este posibil s nu dispui de energia
si entuziasmul necesar.
gtdromania.ro 2012 David Allen Company. All rights reserved. F1001A4-V2 24IAN2014 E|emente oe Baz Ghid de Instalare 34
PasuI 2: Ob|ine materiaIeIe de care ai nevoie
Timp Necesar 1/2 ora (sau 2 oro in oazul in oaro trobuio sa morgi la oumparaturi )
Vei avea nevoie oe cteva materia|e oe Laz pentru a oL[ine maximu| oin metooo|ogia GTD.
MateriaIe de baz:
Tvi|e pentru organizarea
hrtiilor (cel pu|in 3)
Scotch
Un top de hrtie Radier
Un creion sau un pix Etichetator (labeler) automat
Post-it-uri (6x6) Dosare
Agrafe de hrtie Calendar
Map pentru dosare Cos de gunoi si de reciclare
Capsator si capse Masin de distrus hrtie
Instrumente de CoIectare pentru "Intrri
Stabileste materialele de care ai nevoie pentru a-|i servi ca locuri de ,,Intrri":
Tvi|a fzic de "Intrri" (tvi| din plastic, lemn, piele sau srm pentru colectarea lucrurilor
pe baz de hrtie si orice alt lucru fzic ce trebuie procesat)
Carnet din hrtie pentru a putea scrie idei (notepads, carne|ele cu spiral, cartele de
indexare, pos-it-uri pentru noti|e etc)
Dispozitive electronice pentru luarea de noti|e (calculator/computer, PDA, tablet etc.)
Dispozitive pentru nregistrare vocal (voicemail, reportofon, etc.)
Email
Ghid de Instalare: S ncepem
gtdromania.ro 2012 David Allen Company. All rights reserved. F1001A4-V2 24IAN2014 E|emente oe Baz Ghid de Instalare 35
PasuI 3: Amenajeaz spa|iuI de Iucru
Timp Necesar 02 ore
Vei avea nevoie oe o |oca[ie fizic pentru a-[i oeservi ca spa[iu oe |ucru att acas, ct si
|a Lirou, vei oori s staLi|esti sisteme ioentice |a amLe|e |oca[ii. at componente|e oe Laz
pentru spa[iu| tu oe |ucru. Se|ecteaz-|e pe ce|e oe care ai nevoie [inno cont oe tipu| oe
munc pe care | oesfsori.
Selecteaz-|i spa|iul de lucru si asigur-te c ai o suprafa| sufcient pentru scris.
Instaleaz o tvi| pentru "Intrri".
S-ar putea s mai ai nevoie si de:
Un Telefon
Un computer
Organizator cu tvi supratetajate
Sertar pentru dosare
Rafturi
n cazul n care cltoresti frecvent pregteste un "birou portabil". Poate f o serviet sau o
geant cu dosare si materiale portabile.
Ghid de Instalare: S ncepem
Sfat: Amenajarea Spa]iului de
Lucru
Nu mprti spatiul tu de lucru
cu familia, prietenii sau colegii
ti.
gtdromania.ro 2012 David Allen Company. All rights reserved. F1001A4-V2 24IAN2014 E|emente oe Baz Ghid de Instalare 36
PasuI 4: Pregtete-|i sistemuI de arhivare a materiaIeIor de
referin|
Time Necesar 2 ore
Vei avea nevoie de sertare cu suport pentru dosare. Achizi|ioneaz si unele noi dac e
nevoie. Alege s aib sistemul mecanic de calitate. Acesta nu este momentul n care s faci
compromisuri legate de calitatea lor...
Creeaz un sistem unic de arhivare n ordine alfabetic, nu mai multe sisteme bazate pe
domenii diferite.
n timp ce |i procesezi tvi|ele cu intrri, creeaz noi dosare n func|ie de ceea ce ai nevoie
pentru a-|i arhiva materialele de referin| neac|ionabile.
Rezerv-|i timpul necesar pentru a face curat n dosarele deja existente cu materiale de
referin|. Arunc materialele nedorite, care nu sunt necesare, nlocuieste dosarele nvechite,
mparte dosarele prea voluminoase n dou sau trei dosare mai mici, etc.
Realizeaz etichete tiprite pentru dosarele tale, folosind labeler-ul(etichetatorul).
Nu |i umple sertarele cu dosare mai mult de 3/4 din spa|iu, astfel vei putea avea acces mult
mai usor la ele.
Evit dosarele suspendate si etichetele plastifate pe ct posibil - trebuie s creezi un dosar
nou ct mai repede si mai usor cu putin|.
Po|i s te ghidezi cum s |i creezi sistemul tu principal de arhivare si citind articolele de la
sfrsitul acestui caiet de curs.
Sfat: Definirea Sistemului de Arhivare
- Pstreaz-ti dosarele cu referinte
generale la ndemn.
- S ai mai multe dosare de rezerv.
- Evit s te complici n a-ti coda n
culori dosarele.
- Eticheteaz-ti dosarele cu un
etichetator automat(labeler).ti este
mai usor cu un etichetator care
scoate o singur etichet o dat
dect s printezi etichete din calcula-
tor.
- Poti s te simti confortabil dac faci
un dosar chiar si cu o singur foaie
dac tu hotrsti c o s ai nevoie de
ea mai trziu..
Ghid de Instalare: S ncepem
gtdromania.ro 2012 David Allen Company. All rights reserved. F1001A4-V2 24IAN2014 E|emente oe Baz Ghid de Instalare 37
Preia controIuI asupra "IucruriIor taIe
n procesu| oe Co|ectare, vei aouna toate |ucruri|e ta|e, att pe ce|e oin spa[iu| tu fizic ct si
pe ce|e oin mintea ta si |e vei pune intr-o singur tvi[ oe intrri.
Timp Necesar
23 ore
Pai

5
F un tur al mediului n care triesti si
adun n tvi|a de intrri tot ceea ce nu-si
are locul permanent acolo unde se af.
6
Scrie pe hrtie mesajele din voicemail,
tipreste task-uri sau liste cu ce ai de
fcut din instrumentele tale digitale si
aseaz-le n tvi|a de intrri.
7
Scrie pe hrtie tot ce ai n mintea ta de
ceva vreme (f un Mind Sweep) si pune-
le n tvi|a de intrri.
Preia controlul asupra
mintii tale sau ea te va
conduce pe tine
Horatiu
Ghid de Instalare: Colectarea
gtdromania.ro 2012 David Allen Company. All rights reserved. F1001A4-V2 24IAN2014 E|emente oe Baz Ghid de Instalare 38
Ghid de Instalare: Colectarea
PasuI 5: Caut n mediuI nconjurtor
Time Necesar 12 ore
n prim faz, o s aouni tot ce nu este terminat oin |ucruri|e ce te nconjoar si o s |e asezi n
tvi[a oe intrri.
Caut n mediul tu nconjurtor dup tot ce nu si are locul permanent acolo unde se af.
Verifc toate loca|iile: birou, cas, geant, poset, etc.
n fecare loca|ie caut n urmatoarele locuri:
Birou si sertare
Rafturi
n dulapuri
Pe podele si pere|i
Dac un lucru este prea mare ca s po|i s l asezi n tvi|a de intrri, atunci scrie descrierea
lui pe un bile|el datat si aseaz-l n tvi|a de intrri.
Dac e un lucru de care nu mai ai nevoie, arunc-l la gunoi imediat. Dac nu esti sigur,
pune-l n tvi|a de intrri.
Urmtoarele lucruri pot s raman acolo unde se af fr a trebui s intre n tvi|a de intrri:
Birotic
Materiale de referin|
Decora|iuni
Echipamente
Unele lucruri care normal ar intra n categoriile de mai sus pot nc s aib cteva ac|iuni
asociate lor si pe care trebuie s le punem n tvi|a de intrri (sau o not care s le
reprezinte). De exemplu:
Materiale de referin| care nu sunt la zi (gunoi, dect doar dac ai o ac|iune fixat ca s ajung la
versiunea actual)
Poze ale copiiilor pe care vrei s le schimbi cu altele noi
Dac ai deja un sistem de organizare func|ional, dar care nc nu este organizat dup
aceast metodologie, trateaz-l ca si un lucru care trebuie procesat si pus n tvi|a de intrri.
Sfat: Colectarea lucrurilor fizice
Nu te lsa prins de procesul de
curtare si organizare dect
dac ai o fereastr de timp liber
suficient de mare; prioritatea ta
este s faci colectarea tuturor
lucrurilor.
gtdromania.ro 2012 David Allen Company. All rights reserved. F1001A4-V2 24IAN2014 E|emente oe Baz Ghid de Instalare 39
Ghid de Instalare: Colectarea
PasuI 6: Scrie pe hrtie mesajeIe din voicemaiI, tiprete
task-uri sau Iiste cu ce ai de fcut din dispozitiveIe taIe
digitaIe i aeaz-Ie n tvi|a de intrri
Timp Necesar 1/2 ora
Pn acum ai co|ectat oeja |ucruri|e fizice n tvi[a oe intrri. Urmeaz s aouni toate |iste|e ta|e
curente cu ce ai oe fcut, voicemai|-uri, mesaje text si emai|uri si s |e asezi n tvi[
Transfer voicemail-urile pe noti|e de hrtie si aseaz-le n tvi|a de intrri.
Tipreste orice list cu task-uri sau alte remindere care sunt momentan n computerul tu sau
alt dispozitiv digital sau alte zone de stocare electronice si aseaz-le n tvi|a de intrri.
Sfat: Colectarea email-urilor
Las mail-urile n inboxul
calculatorului. Este mult
mai eficient s le procesezi
acolo dect dac le tipresti
si le pui n tvita de intrri.
gtdromania.ro 2012 David Allen Company. All rights reserved. F1001A4-V2 24IAN2014 E|emente oe Baz Ghid de Instalare 40
Ghid de Instalare: Colectarea
PasuI 7: F un Mind Sweep
Timp Necesar 1/2 ora
Acum treLuie s faci un Mino Sweep pentru a co|ecta toate ce|e|a|te |ucruri care [i capteaz
aten[ia, oar care nc nu au fost co|ectate n tvi[a oe intrri.
Petrece un timp de liniste si identifc toate lucrurile care le ai n minte - mari, mici, personale
sau profesionale.
Scrie pe cte o foaie separat fecare gnd, idee, lucru care are aten|ia ta si apoi pune-le n
tvi|a de intrri.
Sfaturi: Pentru Mind Sweep
Alege cantitatea n loc de
calitate.
Revizuieste Lista de Activare
din acest curs pentru a fi sigur
c nu uiti ceva.
Trebuie s stii c poate s
dureze orict - de la 20 de
minute pn la o or s ti
limpezesti mintea cnd faci un
Mind Sweep.
gtdromania.ro 2012 David Allen Company. All rights reserved. F1001A4-V2 24IAN2014 E|emente oe Baz Ghid de Instalare 41
Procesarea "IntrriIor - pn Ia Zero
Scopu| "Procesrii" este s ajungi |a zero. Acest |ucru nu nseamn c ai fcut ac[iuni|e
ioentificate, nseamn ooar c ai oecis |a fiecare n parte care sunt ac[iuni|e imeoiate.
Timp Necesar
2-8 ore, dopindo do mul|imoa
luorurilor din tavi|a do intrari
si do numarul do omail-uri
Pai
8
Revizuieste pasii Procesrii si
Organizrii nainte de a ncepe.
9
Ia fecare lucru din tvi|a de intrri si
decide ce trebuie s faci cu el folosindu-
te de Harta Fluxul Muncii.
Ghid de Instalare: Procesarea
Nu iti trebuie mult
putere s faci lucruri,
dar necesit o putere
mult mai mare s
decizi ce s faci
Elbert Hubbard
gtdromania.ro 2012 David Allen Company. All rights reserved. F1001A4-V2 24IAN2014 E|emente oe Baz Ghid de Instalare 42
Ghid de Instalare: Procesarea
Step 8: Revizuiete paii Procesrii i Organizrii nainte de a
ncepe
Timp Necesar 1 ora
nainte oe a ncepe efectiv procesarea |ucruri|or oin tvi[a oe intrri, citeste pasii necesari
organizrii ac[iuni|or ta|e. Este mu|t mai usor s iei oecizii oespre ac[iuni|e imeoiate cno esti
perfect constient oe mooa|itatea n care o s introouci ace|e reminoere n sistemu| tu oe
organizare.
Reciteste capitolul 6 si 7 din cartea lui David Allen - Getting Things Done.
Citeste sec|iunile cu tilurile "Procesarea" si "Organizarea" din Ghidul de Instalare.
gtdromania.ro 2012 David Allen Company. All rights reserved. F1001A4-V2 24IAN2014 E|emente oe Baz Ghid de Instalare 43
Ghid de Instalare: Procesarea
PasuI 9: Ia fiecare Iucru din tvi|a de intrri i decide ce
trebuie s faci cu eI
Timp Necesar 17 ore
Acum esti pregtit s oai piept cu fiecare |ucru oin tvi[a ta oe intrri si s oecizi cu c|aritate
asupra ac[iuni|or imeoiate pe care |e oefinesti. Scopu| tu este s go|esti tvi[a oe intrri.
Proceseaz ntotdeauna bile|elul de deasupra. Ia-l din tvi|a de intrri si pune ntrebarea: "Ce
este? Este ac|ionabil? Dac DA, care este ac|iunea imediat?"
Ia o decizie ferm asupra ac|iunii imediate care este fzic si observabil. Nu l lsa jos din
mn pn cnd nu iei o decizie cu privire la el.
Proceseaz cte un singur lucru pe rnd si du-te drept pn la sfrsit. Urmreste Procesarea
si Organizarea din diagrama Fluxul Muncii pe care o gsesti la sfrsitul pasului 9
O s fi cel mai cstigat dac |i hotrsti toate ac|iunile imediate n primul rnd si abia apoi
le structurezi n categorii. Acest lucru |i permite s vezi cte telefoane, ntlniri pe agend,
ac|iuni localizate la birou, etc o s ai nainte de a hotr cte si ce fel de liste o s creezi
pentru ac|iunile tale. Exist dou modalit|i care te ajut s realizezi aceste lucruri:

(1) scrie fecare ac|iune imediat pe o bucat de hrtie sau un post it, sau

(2) scrie fecare ac|iune imediat n lista de Ac|iuni Imediate (o singur list pentru toate). Po|i
s faci asta pe o hrtie sau pe o list digital care o s te ajute mai trziu s le organizezi cu
usurin|.

De ndat ce vei avea inventarul total al tuturor ac|iunilor imediate vei putea lua o decizie
informat cu privire la modalitatea de organizare a lor ntr-un format care s aib n|eles
pentru tine.

Alt op|iune ar fi, asta dac esti deja familiar si confortabil cu lista noastr sugerat de
contexte (Telefoane, n asteptare, Comisioane, la Calculator, etc.) , s mergi mai departe si s |i
structurezi lista n acest mod, si apoi, pe msur ce |i procesezi fiecare lucru colectat, s l asezi
direct n contextul deja creat).
gtdromania.ro 2012 David Allen Company. All rights reserved. F1001A4-V2 24IAN2014 E|emente oe Baz Ghid de Instalare 44
Ghid de Instalare: Procesarea
Exemple de Lucruri de Incubat:
O brosura pontru un
ovonimont viitor
O agonda pontru o intlniro a
oonsiliului do administra|io la
oaro ar trobui sa partioipi
Un pliant pontru un upgrado
do sotwaro po oaro ai vroa
sa il oumpori, dar mai vroi sa
to gndosti
O nota sorisa pontru tino
dospro un ours la oaro ai
vroa sa partioipi ondva
Lucruri Neac|ionabiIe
Gunoi
Arunc tot ce nu folosesti sau tot ce nu mai e
folositor.
Incubator
Dac te gndesti c vrei s faci un lucru cndva,
dar nu acum, scrie o hrtie sau pune un post it
pe lucrul respectiv care s indice c trebuie s
fe parte din lista de "Poate Cndva".
Dac vrei s ai un reminder despre un lucru la
o dat specifc scrie pe hrtie sau pe un post
it s l arhivezi n sistemul de dosare ordonate
calendaristic sau pe calendarul tu, astfel
nct o s ai un element de activare la o dat
specifc n care s ai ncredere.
MateriaIe de Referin|
Dac pe parcursul procesrii gsesti materiale
care nu necesit nici o ac|iune, dar pe care ai
vrea sa le pstrezi ca referin|, arhiveaz-le n
sistemul tu general de arhivare sau n sistemul
digital cu materiale de referin|.
Sfaturi: Arhivare
Nu uita. un sistom do
arnivaro rapid si usor
osto oritio pontru a putoa
implomonta aooasta
motodologio
Nu ar trobui sa i|i ia mai mult
do 60 do sooundo sa tiparosti
o otionota, sa asozi matorialul
intr-un dosar si sa il arnivozi
"# $%&'(&
Pastroaza sortarolo ou
dosaro plino doar ou 3 patrimi
dooarooo voi i rotioont la a
mai adauga dosaro intr-un
sortar proa inoaroat
Fa ourat intro dosarolo
arnivato do oto ori osto
novoio, dar nu mai rar do o
data po an.
gtdromania.ro 2012 David Allen Company. All rights reserved. F1001A4-V2 24IAN2014 E|emente oe Baz Ghid de Instalare 45
Ghid de Instalare: Procesarea
Lucruri Ac|ionabiIe
Dac ac|iunea imediat poate f realizat n mai pu|in de 2 minute, ac|ioneaz chiar acum.
Dac nu esti persoana potrivit s realizezi ac|iunea imediat, deIeag acea ac|iune astfel:
scrie pe o bucat de hrtie sau pe un sticker indicnd persoana creia vrei s o delegi
sau trimite-i un task pe email, sau pune activitatea pe lista "Agenda cu" pentru a vorbi cu
persoana respectiv.
Dac esti persoana potrivit, dar e nevoie de mai mult de 2 minute, pIanic ac|iunea
prin scrierea ei pe o hrtie, sau pe un post it, sau adugarea ei n lista de Ac|iuni Imediate
indicnd care este ac|iunea imediat.
Linii principale de urmat n procesare
Niciooat s nu asezi nimic napoi n tvi[a oe
intrri.
A|ege |ucruri|e oin tvi[a oe intrri oe sus n
jos. ntotoeauna ncepe cu ce este oeasupra.
Niciooat s nu rioici si s a|egi |ucruri uitnou-te
oup "una Lun", una atractiv.
Proceseaz prima oat emai|-uri|e ce|e mai
recente astfe| nct orice "urgen[e" s fe inc|use.
gtdromania.ro 2012 David Allen Company. All rights reserved. F1001A4-V2 24IAN2014 E|emente oe Baz Ghid de Instalare 46
FIuxuI Procesrii i Organizrii
Ghid de Instalare: Procesarea
!" #$
Folosind sisteme de
comunicare i urmrindu-le n
lista/dosarul n Ateptare
De fcut ct mai repede posibil
(liste cu Aciuni Imediate / dosare/
tvie)
Poate Cndva
liste /dosare
Recicleaz
distruge, terge
Aciuni activate
la o dat specifc
Hrtie / Digital
liste / foldere
Posibile
Aciuni
Viitoare
CARE ESTE
REZULTATUL DORIT?
(dac necesit mai multe aciuni)
!"#$%
PFPINJ
Dac dureaz mai puin de 2 min
ACJIDNAZ
ESTE ACIONABIL?
CARE ESTE
ACIUNEA IMEDIAT? %#&"'()$*
DLAC
PLANIFIC
CE ESTE ?
Zone de Interes
si Responsabilitate
Misiune si Obiective
Viziune
Scop si Principii
PROIECTE
Materiale Suport
Proiect (revizuiete
pentru aciuni)
Aciuni ce trebuie fcute ntr-o
anumit zi sau la o anumit or
(calendar/sistem de dosare)
DFINIkA ACTIVIT|IL0k
INPbT-uri|e ALAT0kII a|e VI|II
gtdromania.ro 2012 David Allen Company. All rights reserved. F1001A4-V2 24IAN2014 E|emente oe Baz Ghid de Instalare 47
Ghid de Instalare: Organizarea
Organizarea Recipientelor Potrivite
Scopu| tu n etapa Organizrii este s [i aranjezi |ucruri|e pe care |e procesezi oin tvi[a oe
intrri n categorii|e corespunztoare oin sistemu| tu oe organizare.
Timp Necesar
2
1
/27 ore
Pai
10
Sorteaz ac|iunile n grupuri care au
n|eles pentru tine.
11
Completeaz-|i lista de Proiecte.
12
Decide unde s |i stochezi materialele
capturate pe hrtie care |i servesc
singure ca si remindere pentru ac|iunile
necesare.
13
Organizeaz-|i sitemul de email-uri
pentru a putea avea acces la remindere
pentru ac|iuni imediate, la lucruri pe care
vrei s le delegi si la informa|ii pe care
vrei s le arhivezi.
14
Decide cum |i vei organiza materialele
suport pentru ac|iuni.
15
Decide cum |i vei organiza materialele
suport pentru proiecte.
16
Instaleaz-|i un Sistem de Dosare
Ordonate Calendaristic(dac vrei s
folosesti unul).
Totul trebuie s fie fcut
ct mai simplu posibil,
dar nu simplificat
Albert Einstein
gtdromania.ro 2012 David Allen Company. All rights reserved. F1001A4-V2 24IAN2014 E|emente oe Baz Ghid de Instalare 48
Ghid de Instalare: Organizarea
PasuI 10: Sorteaz Ac|iuniIe n Grupuri
Timp Necesar
1
/2 ora
Acum ai o gramao oe |ucruri care "asteapt" s fie rezo|vate. reminoere pentru |ucruri pe
care treLuie s |e faci, |ucruri pe care |e oe|egi a|tora, |ucruri care treLuie asezate n ca|enoaru|
tu sau pe |ista "Poate Cnova". Acum sorteaz toate acestea n grupuri |ogice. n continuare,
creeaz o |ist sau oosar pentru fiecare grup si revizuieste-|e cno esti pregtit oe munc.
Alege Sistemul de Organizare
Decide asupra celei mai bune metode de a-|i organiza listele(dosare, hrtii libere, sau
liste digitale). Ia n considerare aceste ntrebri:
Preferi s ai cte o bucat de hrtie n dosare pentru a-|i sorta lucrurile? O s te
sim|i confortabil s le duci cu tine tot timpul?
Te sim|i confortabil s duci cu tine un teanc de hrtii? Dac da, preferi dimensiuni
mari sau mici la aceste hrtii?
Preferi s ai sistemul pe calculator sau un dispozitiv digital?
Creeaz ListeIe
Creeaz lista cu Proiecte.
Creeaz lista sau dosarul cu Ac|iuni Imediate. Categoriile uzuale sunt:
Telefoane
Computer
Comisioane
Birou
Acas
Oriunde
Agend(pentru persoane si ntlniri)
gtdromania.ro 2012 David Allen Company. All rights reserved. F1001A4-V2 24IAN2014 E|emente oe Baz Ghid de Instalare 49
Ghid de Instalare: Organizarea
Creeaz o list sau folder intitulat "n Asteptare" pentru a putea urmri lucrurile pe care le-ai
delegat altcuiva. nregistreaz data pe fecare lucru pe care l-ai delegat.
Creeaz o list sau folder pentru lucrurile din dosarul cu " Poate Cndva".
Creeaz orice alte liste care s te ajute s |i urmresti |intele, zonele de interes si
responsabilitate.
ACUM, ia toate elementele procesate pe care nu le-ai pus nc n categorii si aseaz-le pe
listele sau n folderele potrivite.
Psteaz-|i CaIendaruI Sacru!
Sfaturi: Crearea Listelor
La inooput o sa oroozi
grupuri sau listo in aza
Prooosarii. Oar sistomul
tau do organizaro o sa
ovoluozo po masura oo il
tostozi. Fii loxibil si dornio
sa i|i modiioi sistomul
pna gasosti varianta oaro
uno|ionoaza pontru tino.
n uno|io do oto ao|iuni
ai do urmarit si in oto
oontoxto diorito ai putoa
sa lo aoi, po|i sa i|i
doinosti oatogoriilo.
Adu-|i aminto oa o lista
osto doar un grup do
luoruri oaro so asoamana.
)*('% +, -# .*$(& /- #*'%
soriso po buoa|i diorito
do nrtio, o oaio do nrtio
ou titlu dintr-o agonda, un
program sotwaro sau un
instrumont digital.
Pune ac|iuni n calendarul tu doar dac ele trebuie fcute
ntr-o zi anume sau la o or anume.
Ar trebui s te ui|i n calendar doar ca s |i amintesti de
lucrurile pe care trebuie s le faci la un moment prestabilit.
Apoi, n timpul rmas, po|i s te ui|i la lista de Ac|iuni
Imediate si s decizi ce s faci n continuare.
gtdromania.ro 2012 David Allen Company. All rights reserved. F1001A4-V2 24IAN2014 E|emente oe Baz Ghid de Instalare 50
Ghid de Instalare: Organizarea
PasuI 11: CompIeteaz-|i Lista de Proiecte
Time Necesar 30 minute
Lista oe Proiecte este o component esen[ia| oin metooo|ogia GTD. Este o |ist oe Laz
pentru o Pevizuire Sptmna| sntoas, o |ist ce [i ofer posiLi|itatea unei priviri oe
ansamL|u oe |a o n|[ime mai mare oect cea a ca|enoaru|ui tu sau a |istei cu Ac[iuni
meoiate. Pecunoasterea proiecte|or rea|e pe care |e ai si [inerea unui inventar comp|et si
curent a| |or, sunt e|emente|e esen[ia|e oin practica stpnirii GTD.
Revizuiete-|i "Lumea pentru a identifica proiecteIe ascunse
Treci peste fecare Ac|iune Imediat pe care o ai si pune-|i ntrebarea "Aceast singur
actiune va fnaliza problema initial?" Dac nu, si este parte dintr-un rezultat ce necesit mai
mul|i pasi, ntreab-te " Care este rezultatul dorit?" pentru a putea defni corect proiectul.
Dac nu este nc pe lista ta de Proiecte, adaug-l. Fii sigur c l descri cu verbele potrivite,
cum ar f "fnalizeaz", "rezolv", "depune", sau "caut". Decide unde o s stochezi materiale
pe care vrei s le citesti si s le revizuiesti. O tvi| sau un dosar func|ioneaz cel mai bine n
acest caz.
Revizuieste toate acele zone de interes ale vie|ii tale care ar putea s |i aduc aminte de
proiecte noi si adaug-le pe list.
gtdromania.ro 2012 David Allen Company. All rights reserved. F1001A4-V2 24IAN2014 E|emente oe Baz Ghid de Instalare 51
Ghid de Instalare: Organizarea
PasuI 12: Decide unde s stochezi materiaIeIe de hrtie care
i servesc singure ca i remindere pentru ac|iuniIe necesare
Timp Necesar 15 minute
Une|e tipuri oe inputuri sunt e|e nse|e reminoere pentru ac[iuni|e viitoare. Decioe unoe o s [i
organizezi |ucruri ca si ce|e oescrise mai jos.
Decide unde o s asezi lucruri care si servesc singure de remindere, de ex.bonuri de
procesat, facturi de pltit, si informa|ii care trebuie introduse n computer.
Decide unde o sa stochezi lucruri pe care vrei s le citesti sau revizuiesti. O tvi| sau un
dosar ar f cea mai bun alegere.
Identifc alte categorii de care ai nevoie bazndu-te pe natura muncii tale si decide unde o
s |ii aceste lucruri
gtdromania.ro 2012 David Allen Company. All rights reserved. F1001A4-V2 24IAN2014 E|emente oe Baz Ghid de Instalare 52
Ghid de Instalare: Organizarea
PasuI 13: PersonaIizeaz-|i sistemuI de emaiI pentru a-|i
organiza reminderele
Timp Necesar 14 ore
Emai|uri|e care necesit ac[iuni pot s fie reminoere e|e nse|e, nu e neaprat necesar s scrii
Ac[iunea meoiat pe o |ist. Dar ca s fii ct mai eficient, este nevoie s [i creezi fo|oere n
programu| tu oe emai|uri pentru a-[i organiza Ac[iuni|e meoiate n asa fe| nct s |e e|imini
oin inLox-u| tu.
Creeaz FoIdere i Triaz EmaiIuriIe
Creeaz-|i un folder n bara de navigare numit "@Ac|iuni" pentru email-uri la care trebuie s
faci ceva. (foloseste un prefx ca si "@" sau "-" pentru a muta un folder n fruntea listei).
Creeaz un folder intitulat "@n asteptare" pentru lucruri pe care le-ai delegat altora sau
lucruri pentru care astep|i rspuns. (foloseste un prefx ca si "@" sau "-" pentru a muta un
folder n fruntea listei).
Creeaz foldere de referin| pentru a stoca email-uri care con|in material suport.
Trebuie s ajungi la Inbox zero! Aceasta nu nseamn s faci tot, dar nseamn s tergi
ceea ce trebuie, s arhivezi ceea ce vrei s pstrezi dar nu este ac|ionabil, s realizezi
ac|iunile care nu |i iau mai mult de 2 minute, si s mu|i n foldere cu remindere lucrurile pe
care le astep|i sau asupra crora trebuie s ac|ionezi.
Sfaturi: Organizarea Email-urilor
Folososto un proix oa si
"@" sau o bara "-" pontru
a muta un oldor in runtoa
listoi, doasupra oldorolor
ou matorialo do roorin|a.
Oaoa "nu lo vozi" nu
insoamna oa trobuio sa
ui|i do olo. Oaoa mu|i
omail-urilo talo oo implioa
o ao|iuno intr-un oldor si
aara din inbox, trobuio
sa rovizuiosti rogulat
aoosto oldoro ou ao|iuni
astol inot sa po|i sa ai
inorodoro in sistomul tau.
gtdromania.ro 2012 David Allen Company. All rights reserved. F1001A4-V2 24IAN2014 E|emente oe Baz Ghid de Instalare 53
Ghid de Instalare: Organizarea
PasuI 14: Decide cum o s |i organizezi materiaIeIe suport
pentru ac|iuni
Timp Necesar 15 minute
Decioe unoe o s arhivezi fiecare |ucru care este necesar pentru a fina|iza ac[iuni oin |ista
ta oe ac[iuni. Atunci cno ncerci s fina|izezi o ac[iune o s po[i s a|egi |ucru| necesar oin
oosaru| cu materia|e suport.
Gseste un loc, de ex.o tvi|, un cos sau un dosar unde po|i s arhivezi fecare lucru care nu
necesit dosarul propriu.
Fii sigur c materialele suport sunt usor accesibile atunci cnd ai nevoie de ele.
Dac esti plecat frecvent n cltorii, e util sa creezi un dosar portabil cu materiale suport
pentru a putea rmne productiv si cnd esti la drum.
Exemple de lucruri singulare ca
materiale de suport:
O sorisoaro do la banoa
pontru oaro trobuio sa dai un
'%0%+*#
Biloto la un ovonimont
prozont in oalondarul tau
O brosura po oaro vroi sa o
studiozi ond ai timp
gtdromania.ro 2012 David Allen Company. All rights reserved. F1001A4-V2 24IAN2014 E|emente oe Baz Ghid de Instalare 54
Ghid de Instalare: Organizarea
PasuI 15: Decide cum o s |i organizezi materiaIeIe suport
pentru proiecte
Timp Necesar 1 ora
TreLuie s hotrsti pentru toate proiecte|e ta|e |ocu| unoe o s [i organizezi materia|e|e
suport, cum ar fi note oe |a nt|niri, ioei, schi[e, p|anuri si asa mai oeparte. Po[i s oescoperi |a
un moment oat c ai informa[ii oiferite stocate n mai mu|te formate.
Pentru fecare din proiectele tale trebuie s decizi unde o s |i stochezi materialele suport.
Po|i s iei n considerare notele digitale, email-uri, baze de date, dosare, pagini n caiete.
Stocheaz-|i fsierele si dosarele n sistemul tu general cu materiale de referin|, ntr-o tav
pe biroul tu sau ntr-un loc de depozitare delimitat. Astfel, le vei putea accesa pentru a le
revizui sau pentru a ndeplini diferite ac|iuni..
Sfaturi: Organizarea Materialelor
Suport pentru Proiecte
Povizuiosto dosarolo ou
matorialo suport pontru
ao|iunilo imodiato po
masura oo ai novoio do olo.
Fa ourat in matorialolo
suport si inlatura notolo
inaotivo sau dopasito.
Exemple de elemente singulare ce reprezint
Materiale Suport pentru Proiecte:
Note atasate: "# $%&'()*%*+% ,('-(%$+.'( /+
organizare po[i s atasezi o not "oigita|" |a o |ist
sau |a o oat oin ca|enoar. Sau po[i s |ipesti un
post it pe |ista oe hrtie cu proiecte|e ta|e - oac
fo|osesti un sistem pe hrtie.
Email-uri si baze de date: Emai|-uri|e |egate oe
un proiect pot f aounate ntr-un fo|oer oe proiect
n sistemu| tu oe emai|-uri. Po[i oe asemenea
s [i insta|ezi o Laz oe oate oigita| unoe s [i
organizezi ioei|e ta|e oespre un proiect. a |egtura
cu oepartamentu| T pentru ajutor.
Dosarele de hrtie: O aLoroare simp| pentru a
gestiona informa[ii|e |egate oe un proiect este
oe a-[i crea un oosar cu informa[ii pentru fecare
proiect n parte. Acesta este si foarte usor oe
transportat cno c|toresti sau ai informa[ii |egate
oe o nt|nire |a care treLuie s mergi.
Pagini n agend: O ageno mecanic este o
mooa|itate simp| si efcient oe a captura ioei si
p|anuri pentru proiecte.
gtdromania.ro 2012 David Allen Company. All rights reserved. F1001A4-V2 24IAN2014 E|emente oe Baz Ghid de Instalare 55
Ghid de Instalare: Organizarea
PauI 16: InstaIeaz-|i un Sistem de Dosare Organizate
CaIendaristic (Op|ionaI)
Timp Necesar 1 ora
Un astfe| oe sistem [i permite s ai reminoere fizice oespre |ucruri pe care vrei s |e vezi sau
oe care vrei s [i amintesti - nu acum, ci n viitor. Este un fe| oe a-[i trimite mesaje [ie nsu[i pe
care s |e primesti |a o oat oesemnat n viitor.
Creeaz un dosar cu 31 de foi etichetate de la "1" la "31"
Creeaz nc 12 dosare etichetate cu numele lunilor anului
Aseaz dosarele zilnice n fa|a n sertar, ncepe cu data de mine. Dac astzi e 5 octombrie,
primul dosar trebuie s fe "6"
n spatele dosarului cu eticheta "31" aseaz dosarul cu numele lunii viitoare ("Noiembrie").n
spatele dosarului cu urmtoarea lun, aseaz dosarele zilnice de la "1" la "5". n spatele lor
aseaz restul dosarelor cu lunile anului (de la "Decembrie" pn la "Octombrie")
Exemple de lucruri pe
care ai putea s le aezi
n sistemul de dosare
organizate calendaristic:
Agonda pontru o intlniro
la oaro trobuio sa partioipi
saptamna viitoaro
Numorolo do oonirmaro si
bilotolo do oalatorio pontru
oxoursia viitoaro
O brosura pontru un
ovonimont la oaro ai putoa
sa i|i dorosti sa partioipi in
otova luni
Un oatalog ou luoruri po
oaro ai vroa sa lo oumpori
in viitor
Cum foIoseti SistemuI de Dosare Organizate
Calendaristic?
n fecare zi go|este oosaru| cu nume|e oatei n care te afi
n tvi[a oe intrri, apoi arhiveaz oosaru| go| |a sfrsitu|
oosare|or cu zi|e (asa nct oosaru| oe 6 OctomLrie s
reprezinte 6 NoiemLrie)
Cno oosaru| cu |una urmtoare ajunge n fa[ ( n
31 OctomLrie oup ce go|esti oosaru| zi|ei, oosaru|
"NoiemLrie" va f urmtoru| oosar), go|este con[inutu|
|ui n tvi[a oe intrri si arhiveaz oosaru| go| |a sfrsitu|
/'0%(+.'( 12 .2#) ,+#*(2 % ,2*+% (+,(+3+#*% .2#%
NoiemLrie oe anu| viitor.
TreLuie s te ui[i |a sistem si s | aouci |a zi n fecare zi
pentru a putea func[iona sistemu|.
Dac prsesti orasu| (sau nu accesezi oosare|e n
weekeno), treLuie s verifci oosare|e pentru zi|e|e n care
vei f p|ecat nainte s p|eci.
gtdromania.ro 2012 David Allen Company. All rights reserved. F1001A4-V2 24IAN2014 E|emente oe Baz Ghid de Instalare 56
Ghid de Instalare: Revizuirea
Pstrarea sistemuIui n func|iune
Scopu| pasu|ui oe Pevizuire este oe a staLi|i un timp stanoaro si o mooa|itate stanoaro pentru
a veoea toate ac[iuni|e pe care ai nevoie s |e vezi, cno ai nevoie s |e vezi.
Timp Necesar
Ctova minuto po zi pontru
a-|i rovizui oalondarul si listolo;
intro 1 si 2 oro po saptamna
pontru Povizuiroa Saptamnala)
Pai
17
Revizuieste calendarul, Sistemul de
Dosare Organizate Calendaristic si
listele de Ac|iuni Imediate n fecare zi.
18
Revizuirea Sptmnal s fe fcut
n fecare sptmn.
19
Revizuieste cnd consideri necesar
obiectivele de la nivelele mai nalte ale
vie|ii si muncii tale.
n fata unei minti
linistite tot universul
se pred.
Lao Tzu
gtdromania.ro 2012 David Allen Company. All rights reserved. F1001A4-V2 24IAN2014 E|emente oe Baz Ghid de Instalare 57
Ghid de Instalare: Revizuirea
Pasul 17: Revizuiete CaIendaruI, SistemuI de Dosare Organizate
CaIendaristic i IisteIe cu Ac|iuni Imediate n fiecare zi
Timp Necesar 1530 minute
TreLuie s [i revizuiesti ca|enoaru| zi|nic pentru a veoea "puncte|e oe reper" a|e zi|ei si oosaru|
zi|ei oin caoru| sistemu|ui oe oosare oroonate ca|enoaristic (oac ai unu|). Zona pe care o vei
revizui ce| mai frecvent o reprezint |iste|e cu Ac[iuni meoiate n func[ie oe contextu| in care te af|i.
n fecare zi s |i revizuiesti calendarul si dosarul zilei din sistemul de dosare ordonate
calendaristic pentru a evalua ce anume trebuie s fe fcut astzi.
Cnd ai ferestre de timp libere revizuieste listele cu ac|iuni imediate si f alegeri bazate pe
op|iunile pe care le ai.
Sfaturi: Revizuirea ZiInic
Dac ai ncredere n
calendarul tu si dac lista
cu Actiuni Imediate este
la zi, acestea dou pot
s fie singurele lucruri pe
care s le verifici cel mai
frecvent in sistemul tu
GTD.
Fii sigur c poti s ti ac-
cesezi oricnd listele tale.
nvat s ti procesezi
mai repede si complet
informatiile care le primesti
pentru a putea rmne
linistit si pe linia de plutire.
gtdromania.ro 2012 David Allen Company. All rights reserved. F1001A4-V2 24IAN2014 E|emente oe Baz Ghid de Instalare 58
Ghid de Instalare: Revizuirea
PasuI 18: Revizuirea SptmnaI s fie fcut n fiecare
sptmn
Timp Necesar 12 ore
Scopu| unei Pevizuiri Sptmna|e este ace|a oe a trece prin tot sistemu| si oe a fi |a zi cu toate
|iste|e. O s te men[in n echi|iLru, o s [i mLunt[easc concentrarea intuitiv pe proiecte|e ta|e
importante, o s [i go|easc mintea oin nou
Colecteaz buc|ile de hrtie si
alte materiale
Adun toate cr|ile de vizit, chitan|ele si diversele materiale pe suport de hrtie
n tvi|a de intrri.
S ajungi la "Intrri" zero
Proceseaz complet toate hrtiile, materialele, jurnalele si noti|ele de la ntlniri,
mesajele vocale, dictrile si email-urile care sunt nerezolvate.
Goleste-|i mintea
Scrie si proceseaz toate proiectele noi, Ac|iunile Imediate, Ac|iuni n Asteptare,
lista "Poate-Cndva", etc.
Revizuieste lista cu Ac|iunile
Imediate
Marcheaz ac|iunile completate. Identific ac|iuni noi ce trebuie definite.
Revizuieste Calendarul - n trecut
Revizuieste n detaliu calendarul cu ac|iunile din trecut pentru a identifica ac|iuni
necompletate, materiale de referin|, etc. pentru a le transfera n sistemul curent.
Revizuieste Calendarul - n viitor
Revizuieste evenimentele din calendar-pe termen scurt si lung. Captureaz noile
ac|iuni identificate.
Revizuieste lista "n asteptare"
Consemneaz ac|iunile potrivite pentru orice follow-up necesar. Bifeaz-le pe
cele primite.
Revizuieste lista Proiectelor ( si
lista obiectivelor pe termen lung)
Evalueaz statusul proiectelor, scopurilor si rezultatelor, unul cte unul
asigurndu-te c exist cel pu|in o ac|iune imediat pentru fiecare.Treci peste
planurile proiectelor, peste materialele de suport si peste orice alte materiale
ce |in de munca n desfsurare pentru a putea s creezi noi ac|iuni, liste de
asteptare, etc.
Revizuieste orice alte liste utilizate Foloseste-le pentru identificarea de ac|iuni noi.
Revizuieste lista "Poate Cndva"
Revizuieste orice proiect care n momentul de fa| a devenit activ si transfer-l n
lista cu proiecte curente. Sterge elementele care nu mai prezint interes.
Fii creativ si curajos
Ai ceva idei noi, minunate, experien|e inedite, creative, ce te provoac s
gndesti, ce presupun asumarea riscului, care pot fi adugate n sistemul tu???
E
L
I
B
E
R
E
A
Z

-
T
E
F
I
I

L
A

C
U
R
E
N
T
F
I
I

C
R
E
A
T
I
V
gtdromania.ro 2012 David Allen Company. All rights reserved. F1001A4-V2 24IAN2014 E|emente oe Baz Ghid de Instalare 59
Ghid de Instalare: Revizuirea
PasuI 19: Revizuiete Ia nevoie niveIeIe superioare aIe vie|ii
i muncii taIe
Timp Necesar ??
C|arificarea si revizuirea oLiective|or importante, scopuri|or pe termen |ung si viziuni|or ta|e care
n ce|e oin urm [i conouc oecizii|e, [i permit s ai o via[ mai mp|init si s [i men[ii mintea
oeschis pentru noi oportunit[i.
Revizuieste nivelul 2. Asum-|i zonele de interes, de responsabilitate, de concentrare, att
cele personale ct si cele profesionale. Identifc proiecte noi si Ac|iuni Imediate.
Revizuieste nivelele de la 3 la 5. Identifc orice |el pe termen lung sau viziune pentru job,
cariera si via|a ta. Identifc orice considerente adi|ionale importante care ar putea s |i
afecteze priorit|ile. Identifc proiecte si ac|iuni noi care s |i ndeplineasc aceste |eluri,
viziuni si/sau scenarii ideale.
Trebuie s te gndesti
la lucrurile importante
n timp ce te ocupi de
lucrurile mrunte astfel
nct toate lucrurile
mrunte s te duc n
directia corect.
Alvin Toffler
gtdromania.ro 2012 David Allen Company. All rights reserved. F1001A4-V2 24IAN2014 E|emente oe Baz Ghid de Instalare 60
Luarea celor mai Bune Decizii
Ooat ce ai sistemu| insta|at, po[i s oecizi ce s faci n oricare moment oat, avno ncreoere c
ceea ce faci este mai important oect orice a|tceva ai putea s faci.
Pai
20
Alege ac|iunile |innd cont de criteriile
de limitare
21
Alege ac|iunile |innd cont de Cele Trei
Dimensiuni ale Muncii.
22
Alege ac|iunile |innd cont de
Orizonturile de Interes
Ghid de Instalare: Ac|iune
Doar vorbind nu se
fierbe orezul
Proverb Chinezesc
gtdromania.ro 2012 David Allen Company. All rights reserved. F1001A4-V2 24IAN2014 E|emente oe Baz Ghid de Instalare 61
Ghid de Instalare: Ac|iune
PasuI 20: AIege ac|iuniIe |innd cont de CriteriiIe de Limitare
Mooe|u| Criterii|or oe Limitare te poate ajuta s [i structurezi sistemu| si comportamentu| si s
iei ce|e mai Lune oecizii asupra ac[iuni|or fo|osinou-te oe aceste criterii.
Context: La orice moment n timp, primul lucru pe care l iei n considerare este acela de a
alege ce po|i s faci unde esti si cu instrumentele pe care le ai la ndemn. Revizuieste doar
listele cu acele ac|iuni care se potrivesc contextului n care te afi.
Timp disponibil: Al doilea lucru de luat in calcul este acela legat de timpul pe care l ai la
dispozi|ie pn trebuie s faci altceva.
Resurse disponibile: A treia ntrebare este ct energie fzic, mental si creativ ai? Ca
s fi ct mai productiv, alege ac|iunile tale n func|ie de nivelul de energie pe care l ai la
momentul respectiv.
gtdromania.ro 2012 David Allen Company. All rights reserved. F1001A4-V2 24IAN2014 E|emente oe Baz Ghid de Instalare 62
Ghid de Instalare: Ac|iune
PasuI 21: AIege ac|iuniIe |innd cont de ceIe trei dimensiuni
ale muncii
Doar n[e|egno ce|e trei categorii oin munca ta zi|nic o s po[i s c|arifici, s contro|ezi si s
renegociezi mai Line inventaru| comp|et oe proiecte si ac[iuni.
ReaIiznd activit|i neprevzute: Cnd |i ndrep|i aten|ia ctre ceva neprevzut (seful tu
te cheam la el n birou), tu decizi automat c acest lucru este mai important dect orice
altceva ai avea de fcut.
ReaIiznd activit|i predenite: Cnd realizezi activit|i predefnite, lucrezi de pe listele cu
Ac|iuni Imediate, fnalizezi sarcini pe care ai hotrt dinainte c trebuie s le faci.
Denirea activit|iIor: Defnirea activit|ilor implic golirea tvi|elor de intrri, email-urile,
csu|a vocal, notele de la ntlniri, etc. si procesarea proiectelor noi n ac|iuni imediate.
Odat ce |i-ai defnit toate activit|ile po|i s ai ncredere c listele tale sunt complete.
Sfaturi: Gndindu-te la Cele Trei
Dimensiuni ale Muncii
Ambitioneaz-te s petreci mai
mult timp realiznd activitti pre-
definite si definind alte activitti.
Cei mai multi oameni si petrec
prea mult timp fcnd activittile
neprevzute.
gtdromania.ro 2012 David Allen Company. All rights reserved. F1001A4-V2 24IAN2014 E|emente oe Baz Ghid de Instalare 63
Ghid de Instalare: Ac|iune
PasuI 22: AIege ac|iuniIe |innd cont de OrizonturiIe de
Interes
Pentru a sti care sunt priorit[i|e ta|e treLuie s stii care sunt activit[i|e ta|e. Uitnou-te |a
munca ta |a fiecare oin ce|e 6 nive|e, po[i s ai o ioee mai Lun oespre cerin[e|e joL-u|ui tu
si cum se potrivesc acestea n ce|e|a|te contexte a|e vie[ii ta|e. Acest |ucru va genera n moo
automat o concentrare mai Lun si un n[e|es mai c|ar a| priorit[i|or.
NiveI 0: CaIendar/Ac|iuni Acesta cuprinde lista tuturor ac|iunilor pe care trebuie s le
realizezi. Fii sigur c toate listele tale sunt complete.
NiveI 1: Proiecte Acestea sunt cele 30 pn la 100 de proiecte pe care le-ai defnit si care
genereaz majoritatea ac|iunilor de pe listele tale. Trebuie s fi sigur c lista ta de proiecte
cuprinde toate angajamentele tale.
NiveI 2: Zone de interes i responsabiIitate Cele 7 pana la 15 categorii de responsabilit|i
sunt zonele cheie n care vrei s ob|ii rezultate si s men|ii anumite standarde. Aceste zone
genereaz proiectele pe care le creezi sau le accep|i. Fii sigur c |i men|i o list intitulat
"Zone de Interes" pe care s o revizuiesti o dat la 2-3 luni pentru a te asigura c ai toate
proiectele si ac|iunile imediate defnite.
NiveI 3: Misiune i obiective Obiectivele tale pe urmtorii unu-doi ani o s necesite adeseori
o schimbare de abordare la job-ul tu identifcnd noi zone de responsabilitate. De asemenea
po|i s ai lucruri de realizat si la nivel personal.
NiveI4: Viziune Cnd te gndesti nainte la urmtorii 3-5 ani, deciziile tale pot s schimbe cu
usurin| activit|ile de pe mai multe nivele.
NiveI 5+: Scop i principii Munca ta este strns legat de misiunea si principiile companiei
(a ta sau la care esti angajat) si de misiunea si principiile personale. Toate obiectivele,
viziunile, proiectele si ac|iunile tale deriv din acestea si conduc ctre acestea.
Munca ta este de a-ti
descoperi munca si
apoi, cu toat inima ta,
s i te dedici ei
Buddha
gtdromania.ro 2012 David Allen Company. All rights reserved. F1001A4-V2 24IAN2014 E|emente oe Baz Materiale Suport 64
Factori de Succes
Instaleaz sistemul de organizare pe care l doresti n limita a 2 sptmni dup ce participi
la Cursul "Elemente de baz"
Proceseaz-|i notele de la curs.
Adu-|i aminte c aplicnd doar unul sau dou principii cheie ale acestei metodologii (folosind
tvi|ele de intrare, organizarea email-urilor, crearea unui sistem general de arhivare, s aplici
regula "celor 2 minute") poate avea un impact major asupra productivit|ii tale.
Fixeaz noul tu comportament prin conectarea cu colegii participan|i la curs sau al|i membrii
ai echipei. mprtseste cu al|ii progresul tu si ideile bune.
Programeaz-|i timp zilnic pentru procesare pentru a putea f la zi (sau mcar tot a doua zi).
Nu |i planifca sedin|e una dup alta toat ziua, dect dac esti pregtit s recuperezi cu
procesarea dup orele de munc sau a doua zi.
ncearc s integrezi acest sistem att n plan personal ct si n cel profesional pentru un
impact maxim.
Colecteaz tot n momentul n care apare n via|a ta si |i atrage aten|ia. " Trebuie s." "Ar
trebui s.." "Intr-una din zilele acestea voi ." "Oh, acesta este - trebuie s."
Aminteste-|i de aceste sfaturi despre colectare: Elibereaz tot din mintea ta. Redu numrul
instrumentelor de colectare. Goleste-le regulat.
Fii far mil cnd vine vorba despre lucrurile pe care le admi|i n via|a ta pentru a putea evita
prea multe angajamente nedorite.

S-ar putea să vă placă și