Indicatori de performan HR referitor la documente

Nu judeca fiecare zi dup recolta avut ci dup seminele pe care le-ai plantat.
(Robert Louis Stephenson)
ntr-o organizaie de succes cu un numr semnificativ de membrii, departamentul de
Resurse Umane constituie un potenial uman deosebit, care trebuie neles, motivat sau
antrenat n vederea implicrii ct mai depline sau mai profunde a angajailor la realizarea
obiectivelor organizaionale; reprezint una dintre cele mai importante investiii ale unei
organizaii, ale crei rezultate devin tot mai evidente n timp.
Momentan lucrez in cadrul unei firme de Recuperri Creane din Iai si m voi raporta
la aceasta. Departamentul de resurse umane gestioneaz potenialul uman al firmei, lucrnd cu
dosarele de personal. Cu ct organizaia desfoar activiti mai diversificate, cu att aria
activitilor de resurse umane se mrete, iar subsistemul resurselor umane este mai complex,
de aceea nu cred c o structur tipic de organizare a departamentului poate fi aplicat oricrei
organizaii. Structura este creata de mediu, de organizaia n care se va dezvolta acel
departament.
Mergnd pe aceast premis, funciile din cadrul departamentului de Resurse Umane
sunt: manager resurse umane, n principiu deine funciile de control, coordonare, gestiune,
proiectare; asigura necesarul de personal, planific fora de munc; inspector de resurse
umane, pentru gestiunea documentelor, a crilor de munc, a adeverinelor, a dosarelor de
pensie, a adreselor, a registrului angajailor, calcularea salariilor i beneficiilor fiecrui
angajat; un consilier juridic, specialist n legislaia muncii pentru tot ce nseamn activitatea
pe acest domeniu, conflicte de munca, litigii; analist de resurse umane, care desfoar
activitatea de recrutare, analiza de posturi, crearea cadrelor pentru fisele de post; un psiholog
implicat in evaluarea potenialilor angajai, a candidailor si implicit n evaluarea
performantelor angajailor, precum i identificarea nevoilor de instruire a acestora.
M-am gndit sa ierarhizez sarcinile cu privire la activitile de gestiune a
documentelor referitoare la personal din cadrul departamentului de Resurse Umane,
justificnd alegerea fcut i construind pentru fiecare cate un indicator de performan.

1. Asigura necesarul de personal n cadrul organizaiei.
Fiind o firma de dimensiuni mari, necesitile de resurse umane variaz numeric i
structural, datorit unor schimbri externe sau interne de personal (transferuri, promovri,
dezvoltri etc.), precum i datorit unor plecri (pierderi) de personal ca urmare a
pensionrilor, demisiilor, concedierilor sau unor decese. Firma fiind ntr-o continu
ascensiune, membrii departamentului de resurse umane trebuie s menin un numr constant
de personal pentru ca firma s-i ating obiectivele.
Un indicator de performan n acest sens ar putea fi reprezentat de numrul de
contracte semnate ntr-o lun, raportat la numrul de contracte ncetate ntr-o lun. Se face
diferena dintre cele doua, vedem n ce parte se nclin mai mult balana, ulterior numrul
obinut este comparat cu celelalte luni.


2. Dosarul personal al salariatului
Una din atribuiile cele mai importante ale departamentului de personal este
gestionarea dosarelor personale pentru fiecare angajat. Dosarele personale cuprind: CV,
contractul individual de munc, actele adiionale, acte de studii/certificate de calificare, fiele
de evaluare a performanei, etc., conform normelor in vigoare. Ele ofer o niruire a
evenimentelor legate de cariera unui angajat, de la angajare pn n momentul dorit (prezent).
Indicator de performan n acest sens poate fi verificarea periodica (la 3 luni) a
dosarelor salariailor, aspectul vizat fiind forma complet a acestora potrivit HG nr. 500/2011,
actualizarea lor i coninerea unor informaii relevante pentru prevenirea unor sanciuni n
cazul unui control de la inspectoratul de munca. Aceeai msura poate fi aplicat n realizarea
dosarului de pensii.

3. Analiza posturilor ntocmirea fiei de post
Descrierea postului reprezint o prezentare a sarcinilor i responsabilitilor ce revin
titularului unui post. Descrierile posturilor stau la baza organizrii activitii. Fia postului ar
trebui s conin date minime despre: denumirea postului de munc, integrarea n structura
organizatoric, responsabiliti, sarcini, activiti, etc. O fi de post trebuie s fie cat mai
clar i mai detaliat pentru ca angajatul sa realizeze condiiile de exercitare a activitii.
Indicator de performan. Fiind o firma numeroas cu o activitate foarte diversificat
(mai multe campanii cu activiti diferite) este dificila o determinare a cerinelor specifice
fiecrui post. Gradul de percepere a procedurilor, a sarcinilor reflecta o buna comunicare
expectanelor conducerii, de aceea noii angajai dup 2 sptmni de la angajare sunt supui
unui test prin care se observ att percepia lor asupra sarcinilor cat si compatibilitatea lor cu
postul pe care l dein.

4. Evaluarea performanelor
Evaluarea performanelor const n aprecierea gradului n care angajaii i ndeplinesc
responsabilitile de serviciu, permite depistarea punctelor slabe, a potenialului i nevoilor de
pregtire profesional. Am ncadrat aceasta activitate ca fiind una de gestiune a documentelor
datorita modalitii de obinere a rezultatelor, concretizat prin evidenierea unui raport scris.
Evaluarea performanelor poate avea un rol benefic att pentru organizaie, ct i pentru
indivizi numai dac este efectuat n mod corect.
Indicator de performan. Corectitudinea evalurii depinde n mare msur de
calitatea metodelor folosite, ceea ce presupune: validitatea rezultatelor (capacitatea de a
reflecta adevrul); echivalena rezultatelor (evaluatorii independeni ajung la acelai rezultat);
sensibilitatea instrumentelor folosite (capacitatea de a msura diferena real dintre subieci).
Analiza se face periodic (4/6 luni), pentru validarea calitii de redactare poate fi solicitat un
specialist extern.

5. Disponibilitatea departamentului cu privire la solicitrile angajailor
In acest punct pot sa includ eliberarea de documente, adeverine de salariat, care
trebuie eliberate n timp (24 ore pentru medic/ 48 ore pentru banc sau alte necesiti), astfel
nct angajatului sa nu i se creeze probleme.
Indice de performan. Punctualitatea i disponibilitatea departamentului poate fi
msurata prin colecionarea de calificative din partea angajailor, colectate ntr-o urn pusa la
dispoziia tuturor, i a lua la cunotin prerile respective o dat la 3 luni.