MANAGEMENTUL FIRMEI

Curs 3
Sistemul informaional
i comunicarea

Ctlina RADU

Ce este sistemul
informaional?

Sistemul
Si t
l informaional
i f
i
l este
t ansamblul
bl l de
d date,
d t
informaii, circuite i fluxuri informaionale,
proceduri i mijloace de tratare a informaiilor
care sunt necesare pentru fundamentarea,
stabilirea i realizarea obiectivelor firmei.

Sistemul informaional Sistemul informatic!!!

Sistemul informatic este acea component a
sistemului informaional care vizeaz
culegerea, transmiterea, prelucrarea i
stocarea informaiilor cu ajutorul mijloacelor
electronice de calcul.

Componentele sistemului
informaional (1)
Data este descrierea cifric sau letric a
unor aciuni, fapte, procese, fenomene
care privesc mediul intern sau extern al
firmei.
2. Informaia este o dat care a fost supus
unui proces de prelucrare i aduce un plus
de cunoatere pentru destinatar,
furnizndu--i elemente noi, valorificabile n
furnizndu
exercitarea sarcinilor i realizarea
obiectivelor cece-i revin.
1.

Componentele sistemului
informaional (2)
Circuitul informaional reprezint traseul
parcurs de date i informaii de la emitor
la receptor.
4. Fluxul informaional este ansamblul de
date i informaii deplasate pe trasee
prestabilite, cu o anumit vitez i
frecven, cu ajutorul unor supori
informaionali, ntre emitor i receptor.
3.

Componentele sistemului
informaional (3)
Procedura informaional reprezint
ansamblul elementelor prin care se
stabilesc i se utilizeaz modalitile de
culegere, nregistrare, prelucrare i
transmitere a informaiilor cuprinse n
anumite circuite i fluxuri informaionale.

6. Mijloacele de tratare a informaiilor se

refer la modalitile de colectare,
nregistrare, stocare, prelucrare i
transmitere a datelor i informaiilor.
5
5.

Tipologia informaiilor (1)

D modul
Dup
d l de
d exprimare:
i
- informaii orale;
- informaii scrise;
- informaii audio
audio--vizuale.
ffuncie de
n
d gradul
d l de
d prelucrare:
l
- informaii primare (de baz);
- informaii intermediare;
- informaii finale.

Tipologia informaiilor (2)

n funcie de direcia vehiculrii:

- informaii descendente;
- informaii ascendente;
- informaii orizontale.
n funcie de provenien:
- informaii exogene (din exterior);
- informaii endogene (din interior).
n funcie de obligativitate:
- informaii imperative;
- informaii nonimperative (indicative).

Calitatea unei informaii

este dat de...

Realism (reflect fidel situaia i mediul)

Complexitate (se au n vedere diferite variabile de
natur tehnic, economic, socialsocial-cultural, etc.)
Claritate i concizie (economie de mesaje!)
Oportunitate (culegerea, nregistrarea,
transmiterea i prelucrarea n timp util)
Dinamism (descrierea proceselor n evoluie)
Adaptabilitate (mod de prezentare adaptat la
specificul receptorului)
Precizie i siguran (esena, fr ambiguiti!)

Clasificarea fluxurilor
informaionale

n funcie de direcia de vehiculare:

- fluxuri verticale (descendente sau ascendente);
- fluxuri orizontale;
- fluxuri oblice.
Dup coninut:
- fluxuri omogene;
- fluxuri eterogene.
n funcie de frecvena producerii:
- fluxuri permanente;
- fluxuri temporare;
- fluxuri periodice;
- fluxuri ocazionale.

Deficienele majore ale

sistemului informaional (1)
Distorsiunea const n modificarea
neintenionat a mesajului informaional pe
parcursul culegerii, prelucrrii i transmiterii de
la emitor la receptor (diferene de pregtire,
supori informaionali neadecvai, etc.).
2. Filtrajul const n modificarea intenionat a
coninutului unei informaii datorit interveniei
pe parcursul tratrii informaiilor a unor
persoane interesate n modificarea mesajului
informaional adresat beneficiarului.
1
1.

Deficienele majore ale

sistemului informaional (2)
Redundana const n nregistrarea,
nregistrarea
prelucrarea i transmiterea repetat a unor
date i informaii.
4. Suprancrcarea canalelor de comunicare
const n culegerea, prelucrarea i
transmiterea de date i informaii inutile.
5. Scurtcircuitarea este o form subtil a
dezinformrii prin care unele persoane sau
subdiviziuni organizatorice sunt eliminate
intenionat din circuitul sau fluxul informaional
3
3.

Ce este comunicarea?

C
Comunicarea
i
este
t un transfer
t
f d
de iinformaie
f
i
de la un emitent (expeditor) la un primitor
(receptor), n condiiile nelegerii corecte de
ctre primitor a mesajului.
Eficacitatea comunicrii implic realizarea
aceluiai neles la cei doi subieci
subieci, a
semnificaiei ce face obiectul comunicrii.
Legtur strns informaieinformaie-comunicare.

Funciile comunicrii: de ce
comunicm ntrntr-o organizaie?

Operaionalizarea funciilor manageriale;

Stabilirea i meninerea relaiilor dintre
angajai;
Relevarea posibilitilor de mbuntire a
performanelor individuale i generale ale
organizaiei (feedback);
Identificarea, cunoaterea i utilizarea
corect a diferitelor tipuri de nevoi i
stimulente;
Instaurarea relaiilor corecte i eficiente.

Scopurile primare ale

comunicrii

Control
Instrucie
Motivaie
Feedback i evaluare
Schimb de informaii
Nevoi sociale

Fiecare mesaj poate servi mai mult

multor
or scopuri.

Procesul de comunicare (1)

Procesul de comunicare (2)

Emitentul: individul,
individul grupul sau firma/
firma/
organizaia interesat n a comunica ceva
celeilalte pri;
Codificarea: procesul prin care mesajul este
transformat dintrdintr-o idee ntr
ntr--un simbol care
poate fi transmis;
C
Canalul
l l de
d transmitere:
t
it
mijlocul
ijl
l de
d
transmitere (ex: undele sonore);
Decodificarea: procesul prin care receptorul
interpreteaz mesajul;

Procesul de comunicare (3)

R
Receptorul:
t l un individ,
i di id un grup sau o firm/
fi /
organizaie, care decodific mesajul, face un
efort pentru aa-l nelege i a rspunde;
Feedback: rspunsul receptorului la mesaj;
Perturbaii: disturbare n procesul
comunicrii
care produce
d
deformarea
d f
comunicrii (cea mai frecvent perturbaie:
zgomotul)

Mesajul transmis

KISS (Keep It Short and Simple)

Exemplu Filip al IIII-lea al Macedoniei i
Sparta

Tipuri de comunicare
organizaional (1)

Dup canalul de comunicare:

- comunicarea formal;
- comunicarea informal: mai rapid, dar cu
distorsiuni i filtraje.
n funcie de sensul circulaiei mesajului i
poziia
p
emitentului fa
de p
primitor:
- comunicarea descendent (ex: instruciuni);
- comunicarea ascendent (ex: rapoarte);
- comunicarea orizontal sau lateral;
- comunicarea diagonal.

Tipuri de comunicare
organizaional (2)

Dup modul de transmitere:

- comunicarea scris;
- comunicarea verbal;
- comunicarea nonverbal (90% dintrdintr-un
mesaj!).
Dup modul de desfurare:
- comunicarea reciproc direct;
- comunicarea reciproc indirect;
- comunicarea unilateral direct;
- comunicarea unilateral indirect.

10

Tipuri de comunicare
organizaional (3)

n funcie de traseul parcurs i de

completitudinea etapelor:
- comunicarea unilateral (un singur sens, de
la emitent la receptor): control exclusiv al
emitentului, desfurare mai rapid,
presupunerea concordanei mesajelor
transmise i a celor receptate;
- comunicarea bilateral (dou sensuri,
emitent--receptor i receptoremitent
receptor-emitent): pare
mai dezorganizat.

Factori de influen n
procesul de comunicare

Factori externi: mediul ambiant, modificarea

tehnicii i tehnologiilor, nivelul de educaie
Factori interni: parametrii structurii
organizatorice, modul de proiectare i de
funcionare a sistemului informaional, stilul
de management, tipul de cultur
organizaional.

11

Reele de comunicare n
cadrul grupurilor mici

O reea de comunicare este format dintr

dintr-un grup de persoane aflate n contacte
stabilite, care genereaz i transmit
informaii.
Tipuri de reele: roat, Y, lan, cerc, stea.

Bariere n comunicare

Diferenele de percepie;
Diferenele de statut;
Diferenele de cultur;
Problemele semantice;
Zgomotul.

12

Ascultarea activ

Oamenii gndesc mai repede dect vorbesc

i de aceea nu ascult ntregul mesaj care li
se transmite, fiind preocupai de pregtirea
propriului lor rspuns;
Tehnica ascultrii active const n
receptarea, decodificarea i verificarea
mesajului prin dialog imediat cu emitentul.

?
13