Ministerul Educaiei al Republicii Moldova

Academia de Studii Economice din Moldova

Referat la tema:
Aprovizionarea n ntreprindere

Elaborat de:
studenta gupei LOG141
Perevoznik Corina

Chiinu, 2014

Aprovizionarea este una din activitile componente ale funciei comerciale prin intermediul
creia ntreprinderea intr n relaii economice cu alte societi comerciale. Prin aprovizionare,
activitate foarte complex care presupune un laborios proces decizional, nelegem orice aciune
care are drept scop procurarea de bunuri i servicii necesare desfurrii proceselor
produciei culinare, prestrii serviciilor i desfacerii mrfurilor ctre populaie.
Conducerea tiinific a aprovizionrii se bazeaz n primul rnd pe cunoaterea cilor i
mijloacelor prin care se pot optimiza acele activiti care determin un consum mare de munc
vie i materializat i contribuie nemijlocit la asigurarea ntreprinderii cu mijloacele materiale
necesare realizrii obiectivelor stabilite n plan. n al doilea rnd, conducerea tiinific a
aprovizionrii presupune orientarea logic, n cadrul unui program anual, a urmtoarelor procese:
- cercetarea cererii de mrfuri i servicii a populaiei;
- stabilirea necesarului de produse n volum i structur;
- identificarea principalilor furnizori i contactarea acestora pentru cunoaterea posibilitilor de
acoperire a necesarului stabilit;
- determinarea cilor optime de aprovizionat;
- ncheierea contractelor;
- stabilirea necesarului de mijloace de transport i contractarea acestuia;
- calcularea lotului optim de aprovizionat pe produs sau grup de produse;
- recepia calitativ i cantitativ.
Nu ne propunem s analizm toate fazele din care este compus activitatea de aprovizionare
pentru c unele au fost deja studiate (la drept ncheierea contractelor), iar altele vor constitui
obiect de studiu al unor capitole din acest curs (determinarea cilor optime de aprovizionare la
transporturi, calculul lotului optim la gestiunea stocurilor).
n aceste condiii, vom supune aici ateniei celelalte etape ale activitii de aprovizionare.
1.1. CERCETAREA CERERII DE BUNURI I SERVICII A POPULAIEI
Modificarea continu a mediului de afaceri, schimbrile tehnologice rapide, creterea
interrelaiei ntreprindere - mediu reclam necesitatea utilizrii de ctre orice ntreprindere a
previziunilor, ca baz n luarea deciziilor operaionale. Aceste previziuni sunt utile n
determinarea necesarului de resurse (de aprovizionat), n programarea resurselor disponibile
(bneti, n special) i n achiziionarea resurselor necesare desfurrii proceselor operative
(materii prime, materiale, mrfuri, personal etc.).
De exemplu, pentru un restaurant fast-food, managerul trebuie s previzioneze numrul clienilor
pe zi i trane orare, astfel nct s poat s se aprovizioneze cu materii prime suficiente, s
programeze corect numrul buctarilor i casierilor pe ore, n scopul de a asigura un flux normal
de servire i de gestiona eficient stocurile.
Pentru activitatea de aprovizionare, previziunile sunt necesare deci n asigurarea stocurilor la
un nivel optim din punct de vedere cantitativ i calitativ. n general, cererea de mrfuri i
servicii a populaiei sufer anumite modificri n timp (dar i n spaiu), sub influena a numeroi
factori. A previziona cererea pentru un anumit bun sau serviciu poate nsemna luarea n calcul a
numeroase elemente: tendina de evoluie a cererii din perioada anterioar, sezonalitatea ei,
anticiparea schimbrilor economice, sociale, politice, ecologice etc. ce pot modifica cererea
.a.m.d. - deci foarte multe informaii. i totui, pot exista i elemente care nu pot fi anticipate
(factorii conjuncturali).
Pe de alt parte, alturi de factorii externi firmei, care influeneaz cererea, pot fi amintite i
aciunile ntreprinderii care pot dirija cererea, n sensul creterii, redistribuirii etc. De exemplu,
fixarea unor tarife difereniate pe zile ale sptmnii (la un hotel), sau pe sezoane (ntr-o
staiune), practicarea unor reduceri la preul excursiei pentru grupuri mai mari (de ctre o agenie
de turism) sunt de natur s determine reducerea sezonalitii i chiar creterea cererii. Asemenea
msuri ale ntreprinderii menite s influeneze cererea poart denumirea de managementul
cererii.

Aciunea conjugat a factorilor care influeneaz cererea are drept rezultat o anumit evoluie a
acesteia; modelele de baz care cacterizeaz aceast evoluie sunt:
modelul orizontal, caracteristic unei evoluii cu fluctuaii reduse, n jurul unei valori constante;
trendul, care caracterizeaz o tendin de cretere sau scdere n timp a cererii;
modelul evoluiei sezoniere, cnd se manifest o anumit repetabilitate n timp a creterii sau
descreterii cererii (zilnic, sptmnal, lunar, trimestrial); n funcie de tendina manifestat de la
un an la altul, modelul sezonier poate fi orizontal sau cu tendin;
modelul ciclic, cnd tendina cererii este repetabil pe o perioad mai mare de timp (ani,
decade); acest tip de evoluie poate depinde de ciclurile economice sau chiar de ciclul de via al
produsului ori serviciului;
modelul evoluiei aleatoare sau imprevizibile, atunci cnd nu exist nici un fel de tendin n
evoluia cererii.
Evoluia real a cererii unui bun sau serviciu poate fi o combinaie din dou sau mai multe
modele de baz.
1.2. STABILIREA NECESARULUI DE APROVIZIONAT
Succesul ntreprinderii n realizarea obiectivelor sale este determinat, n bun parte, i de fondul
de produse pe care l contracteaz cu furnizorii.
Pentru a determina volumul i structura fondului de marf, ntreprinderea are la dispoziie o
gama larg de surse de informaii, din care se remarc, n primul rnd, sursele primare
generate de cercetrile directe ale pieei consumatorilor ntreprinderii i sursele secundare de
informaii volumul i structura intrrilor, fiele de depozit, situaia realizrii contractelor etc.
care se pot folosi, de asemenea, cu rezultate bune.
Pentru stabilirea necesarului de aprovizionat, n volum i structur, se pot folosi diverse metode
de previziune. O problem aparte o ridic stabilirea structurii necesarului de aprovizionat.
tiinele economice ne ofer un bogat arsenal de mijloace pentru stabilirea structurii necesarului;
reinem, n primul rnd, metodele de previziune pe termen scurt. Alegerea unei metode, a unui
model matematic trebuie s fie rezultatul unei analize economice care va cuprinde locul i
importana produsului (sau grupei de produse) n consumul populaiei i n realizarea produciei
culinare i a desfacerilor planificate, factorii care determin producia i cererea acestui produs
etc..
Cunoaterea locului ocupat de diferite grupe de produse (sau servicii) n structura necesarului
unei ntreprinderi, precum i a modificrilor ce se vor nregistra n consumul populaiei sunt
aspecte definitorii ale conducerii procesului de aprovizionare. Din arsenalul de metode de
previziune a structurilor, metoda lanurilor Markov2 se detaeaz ca una dintre cele mai
accesibile i mai precise metode avnd i marele avantaj c, utiliznd o serie scurt de date, se
poate rezolva, relativ uor, mai ales dac se apeleaz la ajutorul computerului.
Metoda se bazeaz pe principiul potrivit cruia o stare ntr-o anumit faz (de exemplu, structura
necesarului n anul 2002) depinde n sens probabilistic, deci cu o anumit probabilitate de, de
structura anterioar cea mai recent (din anul 2001, n exemplul nostru).
Esena acestui gen de prognoz const n aceea c, pe baza evoluiei anterioare a ponderii
produselor, se gsesc noile structuri, pornind de la legea probabilitilor de trecere de la o stare
iniial la o stare viitoare, care exprim tendina privind proporia n care grupele de produse sunt
solicitate de clieni.
Lanul Markov este definit ca matricea probabilitilor de tranziie care sunt estimate prin
determinarea frecvenei relative a produselor (sau grupelor de produse) exprimate prin date
empirice.Utilizarea Lanurilor Markov n vederea determinrii structurii necesarului de
aprovizionat presupune parcurgerea urmtoarelor etape de calcul pe care le vom exemplifica
folosind o ntreprindere care i stabilete structura necesarului de aprovizionat pentru anul 2002
la cinci grupe de produse alimentare. Din analiza structurii consumului productiv al ntreprinderii
i a structurii desfacerilor se constat c produsele alimentare intr n consumul populaiei n

anumite combinaii relativ stabile de la o perioad la alta. Modificarea acestor structuri se face
lent, prin transferuri ntre ponderile produselor tradiionale ale consumului alimentar.
1.3. IDENTIFICAREA PRINCIPALILOR FURNIZORI SI CONTACTAREA LOR
Aceast etap presupune urmtoarele:
gsirea acelor furnizori capabili s ne ofere materiile prime, materialele sau mrfurile
necesare;
gruparea produselor care pot fi achiziionate de la acelai furnizor;
lansarea cererilor de ofert;
evaluarea ofertelor primite de la mai muli furnizori, n funcie de anumite criterii;
selectarea furnizorilor / ofertelor.
Adeseori, criteriile care stau la baza selectrii furnizorilor sunt: preul, calitatea, condiiile i
termenele de livrare. Avnd n vedere faptul c ponderea cheltuielilor de aprovizionare n cifra
de afaceri a unei firme de servicii este foarte ridicat (poate ajunge la 40%), un obiectiv
important al activitii de aprovizionare este gsirea furnizorilor care ne pot oferi cel mai mic
pre; dar acesta trebuie corelat cu calitatea, astfel c de fapt va trebui s urmrim obinerea celui
mai bun raport calitate pre. Costurile unei caliti slabe pot fi foarte mari, mai ales dac
defectele ies n eviden nu de la nceput, ci pe parcursul operaiilor de prelucrare sau de prestare
a serviciului. Oricum, folosirea unor materii prime, materiale sau mrfuri de proast calitate duce
la obinerea unor produse / servicii de proast calitate i la o posibil pierdere de clientel.
In sfrit, termenele scurte de livrare i respectarea datelor de livrare sunt importante pentru
firma cumprtoare, pentru asigurarea fluxului operaional i pentru reducerea stocurilor. Pentru
aplicarea acestor criterii, este absolut necesar o bun cunoatere a fiecrui furnizor; aceasta
nseamn culegerea ct mai multor informaii din experiena precedent, de la ali cumprtori,
din pres etc. i inclusiv efectuarea unor vizite la furnizor, pentru cunoaterea ofertei sale.
O importan deosebit o au i relaiile dintre cumprtor i furnizor. Natura relaiilor pe care
o ntreprindere de turism le are cu furnizorii ei poate s-i afecteze calitatea, promptitudinea i
preul produselor i serviciilor sale. Exist dou tendine majore n ceea ce privete natura
acestor relaii:
orientarea spre competiie presupune negocieri aspre ntre vnztor i cumprtor, n
sum algebric zero: ceea ce pierde una din pri, ctig cealalt. In aceast situaie sunt avute
n vedere mai ales avantajele pe termen scurt. Rezultatele obinute de fiecare parte depind de
puterea de negociere a fiecreia, care la rndul ei depinde, printre altele, de volumul tranzaciei:
un volum mai mare poate fi avantajos att pentru cumprtor, deoarece i poate aduce anumite
rabaturi la pre, ct i pentru vnztor, acestuia asigurndu-i vnzarea produciei;
orientarea spre cooperare este o tendin care atrage tot mai mult atenia, datorit
succesului obinut n acest fel de unele companii japoneze; n aceast viziune, vnztorul i
cumprtorul sunt parteneri, se ajut ntre ei att ct este posibil: n ceea ce privete previziunea
cererii, implementarea unei anumite tehnologii de fabricaie, cile de reducere a costurilor pentru
ambele pri etc. Este vorba n acest caz de angajamente pe termen lung ntre parteneri, ceea ce
aduce avantaje la amndoua.
Multe firme de servicii folosesc strategii combinate n relaiile cu furnizorii. In funcie de
interesele celor dou pri, ele pot conveni s ncheie contracte ferme sau doar convenii de
colaborare des ntlnite n cazul firmelor de turism care, prin clauzele incluse, vor stabili toi
termenii colaborrii dintre furnizor i ntreprinderea de turism.
Aceasta din urm va decide, de la caz la caz, dac aprovizionarea se va face n mod centralizat
(adic pentru toate unitile operative, folosindu-se un depozit de repartizare) sau descentralizat
(atunci cnd fiecare unitate operativ se aprovizioneaz separat, folosind furnizorii locali).
Desigur, aceast decizie va depinde de numrul de subuniti ale ntreprinderii, de dispersia lor
spaial i de eficiena economic pe care o implic activitatea de aprovizionare.

1.4. RECEPIA
Activitatea de aprovizionare cu materii prime, materiale i mrfuri (pe care le vom numi n acest
capitol valori) a ntreprinderilor comerciale se ncheie cu recepia acestora, care reprezint
operaia de identificare i verificare cantitativ i calitativ a mrfurilor, a materiilor prime i
materialelor ce se primesc n depozit, magazin etc., eventual care se livreaz din fabric sau
depozit . Orice primire de valori n gestiune este nsoit de recepie, operaie de mare importan
pentru satisfacerea cantitativ i calitativ a nevoilor ntreprinderii i de fapt ale clienilor, n cele
din urm. Recepia are drept obiectiv verificarea mai multor aspecte privind calitatea, cantitatea,
ndeplinirea ntocmai a contractului care reglementeaz relaiile dintre furnizor i beneficiar i
ntre acetia i ntreprinderea de transport. Operaia de recepie asigur cantitativ i mai ales
calitativ existena n ntreprinderea comercial, de alimentaie public i de turism a tuturor
valorilor necesare pentru buna desfurare a activitilor complexe care se desfoar aici.
Conducerea ntreprinderii numete comisia de recepie care are de obicei n componena sa un
reprezentant al conductorului, un merceolog de specialitate i gestionarul valorilor ce formeaz
obiectul recepiei. Decizia privind recepia ocup un loc central n cadrul politicii de
aprovizionare a ntreprinderii; obiectul deciziei n domeniul recepiei se refer la locul recepiei,
cantitatea i calitatea produselor. Locul recepiei. Decizia poate avea n vedere recepia la
furnizor sau la sediul beneficiarului i se concretizeaz ntr-o clauz contractual. Alegerea
locului se face n funcie de mrimea loturilor cu care urmeaz s se fac aprovizionarea,
ritmicitatea aprovizionrii, folosirea eficient a mijlocului de transport i a resurselor de munc.
Indiferent de locul lurii n primire a loturilor de produse, compartimentul de recepie, prin
comisia numit n acest scop execut recepia propriu-zis la sediul ntreprinderii beneficiare.
Dac prin contract se stabilete clauza franco-furnizor i beneficiarul nu-i trimite delegat
pentru recepie n timp util, produsele se pot livra pe baza autorecepiei care const n verificarea
calitativ i cantitativ a produselor de ctre furnizor la sediul acestuia ntocmindu-se un proces
verbal de autorecepie.
Autorecepia este un procedeu economic elimin cheltuielile de recepie i se folosete de
regul la verificarea produselor perisabile sau cu o periodicitate foarte ridicat a livrrilor.
Controlul cantitativ. Indiferent unde are loc, recepia cantitativ a produselor se face verificnduse concordana dintre contract sau comand i cantitatea livrat. n documentele de livrare se
menioneaz nu numai cantitatea livrat ci i condiiile de msurare avute n vedere i care pot
influena cantitatea recepionat (de exemplu umiditatea, sistemul de cntrire etc.).
n general, datorit mrimii reduse a loturilor de produse livrate n alimentaia public sau n
turism dar i n comer, recepia cantitativ se face la tot lotul (recepie bucat cu bucat). Se
poate executa i controlul cantitativ prin sondaj, folosindu-se principiile statistice.
Cu toat operativitatea metodei de control prin sondaj ea este folosit foarte rar i numai la loturi
mari de produse. Avnd n vedere c ntreprinderea de transport rspunde de integritatea
produselor transportate, la eliberarea lor ctre destinatar se face o verificare cantitativ a
acestora, n special n staiile de cale ferat. Se verific cu acest prilej integritatea vagonului, a
sigiliilor i a numrului de colete. Aceast verificare nu se confund cu recepia cantitativ dar
odat executat exonereaz de rspundere cruul. Dac sunt constatate cu acest prilej lipse
cantitative imputabile ntreprinderii de transport sau deteriorri de ambalaje, de sigilii etc., se
ntocmete un proces verbal de constatare folosit ulterior pentru a solicita daune de la SNCFR.
La sediul beneficiarului, dup ce s-a executat, aa cum am vzut, recepia cantitativ final, se
ntocmesc actele de ncrcare a gestiunii. Controlul calitativ. Obiectul acestui aspect al recepiei
l constituie verificarea i determinarea calitii produselor primite, prin compararea lor cu
standardele naionale, normele interne, caietele de sarcini, mostrele omologate etc.. Controlul
calitii se execut att pentru produse ct i pentru ambalaje i vizeaz nu numai aspectele
fizico-chimice ale produselor ci i elemente calitative privind structura sortimental, marcarea
etc., aspecte cuprinse n contract sau comand. Recepia calitativ se face, de obicei,
organoleptic dar ori de cte ori se consider necesar se apeleaz la analize complexe de laborator.
Acest ultim aspect ridic probleme deosebite dat fiind lipsa, de regul, a laboratoarelor din

organigrama ntreprinderilor beneficiare acestea fiind obligate s trimit probe pentru control la
laboratoarele specializate. i n acest caz, recepia se face bucat cu bucat sau prin sondaj,
ns spre deosebire de controlul cantitativ, se folosete mai ales recepia prin sondaj, pentru
avantajele multiple pe care le prezint (economie de timp, siguran n extinderea concluziilor
asupra ntregului lot etc.).
1.5. ORGANIZAREA ACTIVITATII DE APROVIZIONARE
Organizarea tradiional a fluxului materialelor (mrfurilor) n cadrul firmei presupune existena
a trei departamente operaionale: Aprovivionare
Aceasta este o structur segmentat, n care fiecare din cele trei departamente este condus de
un manager, fiecare din cei trei manageri rspunznd unor persoane diferite. Dup anii 60, se
constat o restructurare a acestui flux, coordonat de un singur manager cu o poziie ierarhic
ridicat; n acest caz este vorba de o structur integrat, iar departamentul corespunztor este
denumit adesea departamentul logistic (coordonarea ntregii activiti de aprovizionare
poart numele de supply-chain management).
Multe ntreprinderi folosesc structuri combinate; de exemplu, aprovizionarea i producia au un
singur manager, iar distribuia este asimilat activitii de marketing, avnd drept conductor
directorul de marketing. aprovizionare producie distribuie