PROCEDURA DE ORGANIZARE A BIBLIOTECII UNIVERSITII MARITIME DIN CONSTANA

1. Scop
Prezenta procedur reglementeaz desfurarea activitii n cadrul bibliotecii Universitii Maritime din
Constana.
Domeniu de aplicare
Procedura se aplica in organizarea activitii desfurate n biblioteca universitii.

2. Documente de referin
2.1.
Standard ISO 9001 : 2000. Sisteme de Management al Calitii. Cerine.
2.2.
Manualul Calitii (MC 01).
2.3.
Legea nr. 334 din 31 mai 2002- Legea bibliotecilor-publicata in Monitorul Oficial al Romniei,
Partea I-a, nr. 422 din 18 iunie 2002.
3. Definiii si abrevieri
3.1. Definiii :
Actualizare (engl: updating) ~ proces de aducere la zi a informaiei permanent memorate n mod organizat
pe un suport de informaii extern
(baze de date, fiiere).
Gestiunea bazei de date (engl: data base management) - proces de prelucrare a cererilor de modificare
sau regsire a informaiilor stocate
ntr-o baz de date, efectuat sub controlul sistemului de gestiune a bazelor de date.
mprumut (de carte) - contract ncheiat ntre bibliotec i utilizator prin
care biblioteca permite cititorului s mprumute cri, periodice, alte documente pe o perioad determinat
de timp.
Fond de carte - totalitatea coleciilor de publicaii de care dispune o bibliotec.
3.2 Abrevieri:
U.M.C. - Universitatea Maritim din Constana.
MC 01- Manualul Calitii.
4. Responsabilitate si autoritate
4.1 Rectorul universitii
Aproba achiziiile de carte, aprob procedura de schimb interbibliotecar, precum si achiziia de bunuri
necesare desfurrii activitii in biblioteca U.M.C.
4.2 Departamentul Contabilitate
Aproba achiziiile de carte si de bunuri materiale necesare desfurrii activitii bibliotecii.
5. Realizarea inregistrarilor
5.1.Baza de date a bibliotecii U.M.C. este stocata intr-un program care a fost creat special pentru
biblioteca.
Baza de date se construiete pe msura ce crile intra in biblioteca.
Inregistrrile bibliografice sunt organizate pe domenii, in ordine alfabetica. In cadrul fiecrui
domeniu sunt inregistrate crti cu un coninut specific acestuia.
Publicaiile se regsesc dup urmtoarele entiti sau criterii : titlu, nume, autor, editura, loc, an,
numr de inventar, cota, raft, pre.

5.2. Actualizarea si gestionarea resurselor electronice

1

Funcia de construire si organizare a cataloagelor este preluata integral de ctre soft-ul utilizat prin
construirea si actualizarea bazelor de date. Sistemul permite adugarea de noi entiti si noi caracteristici
la o entitate fara a modifica structura deja realizta a bazelor de date.
Sistemul de gestiune a bazelor de date permite actualizarea si manipularea datelor.
5.3. Fond de carte
Fondul de carte al bibliotecii se imbogateste permanent prin achiziii, donaii si schimb
interbibliotecar.
Achiziiile - reprezint calea principala, activa, de completare a coleciilor bibliotecii si se fac strict
in funcie de criteriile de completare stabilite la nivelul bibliotecii (norma de completare, domaniile de
interes, valoarea intrinseca a publicaiilor, etc.) si de disponibilitile de plata existente.
Achiziiile -se fac numai pe baza consultrii prealabile a unor surse de informare bibliografica
indispensabile cunoaterii produciei curente de carte si periodice. Ele sunt:
- ancheta de tiraj
- proiect de plan editorial (suma de anchete de tiraj)
- catalogul de editura
- exemplarul de semnalare statistica
- bibliografia naionala si locala
- bibliografia pe domenii sau periodice
- reviste de specialitate
Odat achiziionat, cartea este inregistrata in registrul de inventar, apoi este introdusa in sistemul
informatizat unde i se atribuie o cota ( vezi 5.1). Registrul de inventar este completat la fiecare achiziie de
carte( vezi anexa 7). Pentru fiecare achiziie se ntocmete N.I.R.(Nota de Recepie si Constatare de
Diferente; vezi anexa 5) ce se prezint contabilitii.
Donaiile- reprezint o surs de completare a coleciilor. n categoria donaiilor intr:
- publicaiile donate de persoane fizice (autori, descendeni ai autorilor)
- publicaii donate de persoane juridice (edituri, diveri furnizori, etc.)
- publicaiile transferate din fondurile altor biblioteci
- periodicele donate pe msura apariiei
Pentru fiecare donaie primita se intocmeste cu donatorul un proces-verbal de predare primire( vezi
anexa 2) apoi cartea este nregistrata in registrul de donaii si in catalogul informatizat atribuindu-i-se o
cota. Preul donaiilor se stabilete cu donatorul si este specificat in procesul-verbal de donaie. Acest
proces-verbal se intocmeste in dublu exemplar : unul pentru biblioteca si unul pentru donator.
Schimbul interbibliotecar- se realizeaz pe baza colaborrii cu alte universiti, publicaiile fiind
insotite de ctre un proces verbal. Crile se nregistreaz in registrul de donaii si in catalogul informatizat.
In ziua de 26 a fiecrei luni se intocmeste situaia contabila cu nsumarea valorica si numerica a
achiziiilor si donaiilor, situaie ce este prezentata de ctre bibliotecari compartimentului Contabilitate (vezi
anexa 3), un exemplar rmnnd si in biblioteca.
5.4 Activiti in sala de lectura
Pentru a mprumuta o carte in vederea studiului in sala de lectura a bibliotecii U.M.C. fiecare cititor
trebuie sa completeze un buletin de cerere pe care trebuie sa noteze: cota crtii, autorul si titlul crtii,
numele si prenumele cititorului, locul in sala, ocupaia, data si semntura cititorului.
Sala de lectura este dotata cu calculatoare care permit accesul liber al utilizatorilor la baza de date
a bibliotecii.
5.5. Perioade de mprumut
mprumutul la domiciliu reprezint modul de comunicare cel mai apreciat de ctre utilizatori,
implicnd o folosire personalizata si complexa.
Pentru mprumutul la domiciliu cititorul este obligat sa ofere informaiile necesare completrii unor
fise contract de mprumut (vezi anexa 4).
Durata de imprumut este de 15 zile (cincisprezece) zile, dar aceasta poate fi prelungita in cazul in
care publicaia respectiva nu este rezervata.
Numrul de lucrri mprumutate se gsete in directa relaie cu bogia fondului. Se pot oferi facilitai
2

sau restricii pentru anumite lucrri.

Statisticile de imprumut, pornind de la cifrele de imprumut sunt eseniale pentru a aprecia funcia
bibliotecii, dinamismul s modul in care ar rspunde nevoilor utilizatorilor.Ele presupun msurarea
activitii bibliotecii prin cifrele oferite care au un rol important in mrirea bugetului biblitecii.
6. Calculul valoric al documentelor distruse, pierdute ori gsite lipsa la inventar.
Distrugerea sau pierderea documentelor, bunuri culturale comune, de ctre utilizatori se sancioneaz cu
recuperarea fizica a unor documente identice sau prin achitarea valorii de inventar a documentelor prin
aplicarea coeficientului de inflatiela zi, la care se adaug o suma echivalenta cu de 1 pana la 5 ori fata de
preul astfel calculat.
val.

valoareadeinventar indicepret consumraportatlaanulrespectiv

100

val. de inv. = preul documentului nregistrat in registrul inventar

indicele preturilor de consum = reprezint produsul indicilor din anul de apariie a documentului pana in
anul de referina
Indicii se regsesc in tabel( vezi anexa 6)
La valoarea astfel obinut prin actualizarea indicelui de inflaie se adaug o penalizare egala cu de 1-5
ori preul adus la zi.
Mrimea penalizrii va avea in vedere:
- valoarea informaionala a documentului
- numrul de exemplare existente in stoc
- vechimea documentului
- uzura fizica si uzura morala
- gradul de repetare a infraciunii
Utilizatorul achita la casieria U.M.C. suma astfel calculata si prezint bibliotecii chitana.
Bibliotecarul va face o copie a chitanei in baza creia va opera in registrul de inventar. Bibliotecarul taie
cu o linie roie numrul de inventar si preul crtii, astfel incat sa se poat observa ceea ce a fost inscris
in registrul de inventar. Toate chitanele vor fi indasoriate si pstrate in arhiva bibliotecii. Bibliotecarii vor
prezenta la sfritul fiecrui an situaia numerica si valorica a crilor eliminate in acest fel.
7. Inventarierea fondului de carte
Verificarea periodica a coleciilor bibliotecii este obligatorie. Termenele la care se efectueaz
verificarea sunt stabilite in raport cu numrul de volume si uniti bibliografice existente in biblioteca.
Verificarea in biblioteca universitii se realizeaz o data la 6 ani, conform Legii nr. 334 din 31 mai
2002 (republicata) privind bibliotecile. In afara termenului prevzut mai sus verificarea coleciilor se
realizeaz si in urmtoarele situaii:
- cnd intervine o predare - primire de gestiune ;
- cnd
sunt
indicii
ca
exista
lipsuri
sau
plusuri
care
nu
pot
fi
stabilite cert dect prin verificare totala;
- cu prilejul comasrii, divizrii sau desfintarii bibliotecii;
- ca urmare a unor calamiti naturale
Verificarea coleciilor se face in baza deciziei emise de ctre conducerea universitii prin care se
numete comisia de verificare.Verificarea se face prin confruntarea directa a existentului la raft, a fiselor
de imprumut si a altor documente aprobata de ctre conducerea bibliotecii, prin care se atesta ieirea
temporara sau definitivaa bunurilor, cu registrul de inventar sau cu fisele -contract de cititor, intocmindu-se
liste numai pentru cele constatate lipsa sau gsite in plus.
Bibliotecarii care au in responsabilitate colecii cu acces liber si/sau destinate imprumutului la
domiciliu, beneficiaz de un coeficient anuai de 0,3 % scdere din totalul fondului inventariat,
3

reprezentnd pierdere naturala datorata unor cauze care nu puteau fi nlturate ori in alte asemenea cazuri
n care pagubele au fost provocate din riscul minimal normal al serviciului.(conform Legii 334 din 31 mai
2002 republicata).
Cu ocazia verificrii, comisia stabilete coleciile disponibile, neutilizabile sau deteriorate si face
propuneri privind valorificarea in cadrul altor gestiuni sau instituii sau casarea conform normelor legale in
vigoare. Pentru casare comisia intocmeste liste in care vor specifica numrul de inventar al crtii,
autorul, titlul, editura, anul publicrii si preul crtii. Aceste liste dup ce sunt vizate de ctre conductorul
unitii sunt trimise spre aprobare Ministerului Educaiei si Cercetrii. Dup obinerea aprobrii Ministerului
acestea vor fi eliminate din evidenta bibliotecii iar operarea in registrul de inventar se va face ca si in cazul
mai sus menionat, specificandu-se Ia rubrica respectiva CASAT.
In termen de 5 zile de la incheierea verificrii, comisia de verificare are obligaia sa ntocmeasc
procesul verbal de constatare.Procesul verbal se inchee in 2 exemplare, este semnat de ctre toi
membrii comisiei de verificare si este prezentat conducerii in vederea stabilirii masurilor ce se impun.
8. Pstrarea actelor bibliotecii. Arhiva bibliotecii.
Biblioteca are obligaia sa pstreze in arhiva toate actele care intra si copiile celor care ies din
biblioteca. Toate datele privind completarea, evidenta si gestiunea coleciilor si a activitii de biblioteca
(facturi, chitane, bonuri. procese-verbale, borderouri, acte de primire, etc.). Se incopciaza.in dosare
.Documentele de arhiva se pstreaz in incaperi amenajate in acest scop sau in dulapuri metalice, cu
asigurarea condiiilor corespunztoare de securitate, igiena, temperatura si umiditate.
9. Formulare si nregistrri
9.1 Buletin de cerere
9.2 Proces verbal de predare-primire
9.3 Situaie contabila