Manual de utilizare Outlook

Cuprins
1. Utilizarea agendei (Address Book)............................................................3
1.1.

Afisarea detaliilor in Address Book.....................................................4

1.2.

Cautarea persoanelor in Address Book...............................................5

2. Crearea unui mail........................................................................................7

2.1. Crearea unui nou mesaj.........................................................................7
2.2. Setarea optiunilor de livrare..................................................................7
2.3. Modificarea aspectului mesajului...........................................................8
2.4. Inserarea sau atasarea de fisiere la un mesaj...................................10
3. Crearea unui mesaj de rspuns sau redirectionarea unui mesaj...............14
3.1. Modificarea aspectului mesajului original la redirectionare si rspuns 15
3.2. Restrictionarea utilizrii Rspuns tuturor sau Redirectionare........16
3.3. Crearea unei formular particularizat....................................................17
3.4. Utilizarea formularelor particularizate...............................................19
4. Utilizarea semnaturilor..............................................................................20
4.1 Crearea unei semnturi........................................................................20
4.2. Adugarea unei semnturi la un mesaj...............................................22
5. Printarea unui mesaj si/sau a unui fisier atasat........................................23
6. Rspunsul automat la mesajele primite n timp ce sunteti absent de la
birou..............................................................................................................24
6.1. Activarea sau dezactivarea asistentului Absent de la birou (Out of
Office Assistant)..........................................................................................24
6.2. Utilizarea regulilor cu asistentul Absent de la birou.............................26
6.3. Editarea regulilor utilizate cu asistentul Absent de la birou.................27
6.4. Activarea sau dezactivarea regulilor utilizate cu asistentul Absent de la
birou............................................................................................................28
6.5. Activarea sau dezactivarea unei reguli din asistent Absent de la birou
....................................................................................................................28
7. Gestionarea mesajelor prin utilizarea regulilor..........................................29

7.1. Crearea unei reguli dintr-un sablon......................................................30

7.2. Crearea unei reguli de la zero..............................................................31
7.3. Crearea unei reguli dintr-un mesaj.......................................................32
7.4. Executarea periodic a unei reguli.......................................................33
7.5. Reguli bazate pe server si reguli doar pentru clienti...........................34
7.6. Confirmri de primire, rspunsuri la votare si anunturi de absent de la
birou............................................................................................................34
7.7. Solicitri de ntlnire, solicitri de activitate si documente.................35
7.8. Listele de distribuire (Distribution lists)...............................................35
7.9. Redistribuirea mesajelor n afara firmei (Forwarding messages outside
your organization).......................................................................................36
7.10. Modificarea unei reguli.......................................................................36
7.11. Importul sau exportul unui set de reguli............................................36
7.12. Activarea sau dezactivarea unei reguli..............................................38
8. Utilizarea calendarului...............................................................................39
8.1. Crearea de rezervri si evenimente.....................................................39
8.2. Rezervri si ntlniri din calendar.........................................................40
8.3. Mesaje de post electronic, persoane de contact si activitti............41
8.4. Navigarea n Calendar.........................................................................42
9. Utilizarea arhivei........................................................................................45
9.1 Creearea Arhivei in Microsoft Office Outlook 2007...............................45
9.2 Vizualizarea arhivei in structura de directoare......................................46
9.3 Creearea directoarelor in arhiva...........................................................47
9.4 Selectarea mail-urilor pentru arhivare..................................................48

1. Utilizarea agendei (Address Book)

La compunerea fiecarui mail se poate cauta si selecta numele destinatarilor in
Address Book. Cand scrieti un nume in campurile To, Cc, or Bcc, mesajul este trimis
destinatarilor din casuta To. Destinatarii din Cc si Bcc de asemenea primesc
mesajelecu mentiunea ca numele selectate pentru Bcc nu sunt vizibile pentru
ceilalti destinatari ai mesajului trimis.
Microsoft Office Outlook verifica automat daca numele scris corespunde cu numele
din agenda (Address Book), permitandu-va sa trimiteti mesajul. Daca numele nu
este identificat, apare optiunea cauta nume (Check Names) care va solicita mai
multe informatii. In cazul in care, dupa ce ati tastat numele, cautarea va furnizeaza
mai multe optiuni puteti selecta numele dorit din lista.
Daca numele nu este gasit, s-ar putea sa fie nevoie sa va uitati in alta agenda
(Address book) sau sa creai un nou contact (new contact)
Daca scrieti o adresa de e-mail si acea persoana exista in agenda (Address Book),
numele va fi completat, inlocuind ce ati introdus.
In plus, puteti folosi agenda (Address Book) si pentru a cauta si alte informatii, cum
ar fi locatii birouri, si numere telefon.

1.1. Afisarea detaliilor in Address Book

Detaliile despre o persoana din agenda (Address Book) variaza in functie de
preferintele individuale si organizatorice. In functie de aceste preferinte, puteti gasi
detalii despre department, titlu, tara, adrese e-mail, numar telefon, numar birou si
locatia din Address Book.

In bara de instrumente Standard, selectati Address Book

sau folositi
scurtatura CTRL+SHIFT+B
In lista Address Book, selectati adresa care contine numele pentru care
doriti mai multe informatii.
In caseta dialog Search, introduceti numele dorit.
In lista click dreapta pe nume si apoi Properties.

1.2. Cautarea persoanelor in Address Book

Pe langa colectia de agende (Address Books) pe care le puteti folosi pentru a stoca
nume, adrese e-mail, numere fax si liste distributie, agenda (Address Book) poate
contine o lista de adrese globale (Global Address List), o lista de adrese outlook
(Outlook Address Book) si o lista de adrese personale (Personal Address Book).
Pentru a stabili destinatarii mesajelor puteti cauta persoanele pe baza altor
informatii, cum ar fi e-mail, nume si prenume, locatie birou si numar telefon, daca
detaliul respectiv a fost inclus in informatia de contact a persoanei cautate.

1.2.1.

Cautarea dupa nume

In meniul Tools,
CTRL+SHIFT+B)

Pe bara de instrumente Standard, selectati Address Book

In lista Address Book, selectati agenda (address book) in care doriti sa

cautati numele
In casuta Search, tastati numele, sau o parte din nume.

1.2.2.

selectati

Address

Book

(scurtatura

tastatura

De ce nu pot vedea lista numelor in Address Book?

S-ar putea sa fi folosit optiunea de cautare More columns ultima data cand ati
folosit agenda (Address Book). Selectati Name only, langa Search, pentru a reveni
la vizualizarea listei de nume.

1.2.3.

Cautarea unei persoane folosind alte informatii

In meniul Tools,
CTRL+SHIFT+B)

Pe bara de instrumente Standard, selectati Address Book

In lista Address Book, selectati agenda in care doriti sa cautati numele
In casuta Search selectati More columns

selecrtati

Address

Book

(scurtatura

tastatura

Completati informatia, sau parte a informatiei pe care o cautati. De exemplu, scrieti

un numar telefon, locatia, sau titlul persoanei.
Observatii:

Puteti cauta dupa mai multe criterii. Dupa fiecare cuvant, tastati o virgula iar
Outlook va cauta pentru fiecare cuvant, pe mai multe criterii.

Puteti include in casuta Search numele persoanei, sau numele partial.

Daca nu gasiti persoana cautata, s-ar putea sa fie nevoie sa cautati in alta
agenda (Address Book). Nu toate listele de adrese contin aceleasi domenii de
activitate.

1.2.4.

Cautarea avansata (advanced find)

Advanced Find va permite sa folositi mai multe cuvinte sau criterii pentru a gasi o
persoana. Este similar cautarii folosind optiunea More columns din casuta Search,
dar introduceti criteriile de cautare in campuri separate si nu intr-o singura casuta,
separate de virgula.
Functia Advanced Find ofera un mod de a vedea ce domenii sunt cautate pe baza
criteriilor alese:
In meniul Tools, selectati Address Book (scurtatura tastatura
CTRL+SHIFT+B)

Pe bara de instrumente Standard, selectati Address Book

In Address Book, selectati lista de adrese in care doriti sa faceti cautarea
Selectati Advanced Find
In casuta Find, scrieti informatia in campurile adecvate

Observatie:
Daca nu gasiti persoana cautata, s-ar putea sa fie nevoie sa cautati in alta lista de
adrese. Nu toate listele de adrese contin aceeasi informatie.

2. Crearea unui mail

Crearea unui mesaj de post electronic este cea mai frecvent activitate efectuat
n Microsoft Office Outlook. Aceast activitate ofer de asemenea cele mai multe
optiuni si configuratii dintre toate caracteristicile Outlook. Indiferent de tipul
mesajului pe care l compuneti, personal sau de serviciu, aveti ntotdeauna
posibilitatea de a crea un stil unic.
Pentru mesajele de post electronic, Microsoft Office Outlook 2007 utilizeaz un
editor bazat pe Microsoft Office Word 2007. Pentru asistent detaliat n legtur cu
caracteristicile de editare ale acestui editor, porniti Office Word 2007, apsati F1,
apoi cutati n help.
n acest subiect se discut caracteristicile de post electronic utilizate frecvent.

Cnd sunteti gata s trimiteti mesajul selectai butonul Send aflat lng To si Cc.

2.1. Crearea unui nou mesaj

n meniul File, indicati butonul New, apoi alegei Mail message pentru a initia
un nou mesaj.
Comand rapid de la tastatur Pentru a crea un mesaj nou de post
electronic, apsati CTRL+SHIFT+M sau CTRL+N
n caseta Subject, introduceti subiectul mesajului.
Introduceti numele destinatarilor n casetele To, Cc sau Bcc. Separati numele cu
punct si virgul (;).
Pentru a selecta numele destinatarilor dintr-o list din Agend, selectai butoanele
To sau Cc.
Scrieti continutul me

2.2. Setarea optiunilor de livrare

Aveti posibilitatea de a seta nivelul de important pentru un mesaj, astfel nct
destinatarii s observe acest indicator n Inbox-ul lor nainte de a-l deschide.
Setarea nivelului de important permite destinatarilor s-si sorteze mesajele n
functie de important.

n meniul Message, n grupul Options, selectai

sau

Important maxim

Important sczut.

2.3. Modificarea aspectului mesajului

2.3.1. Adugarea unei culori de fundal, gradient, a unei texturi, model sau
imagini

n meniul Messae Options, n grupul Themes, selectai Page Color.

Selectai o culoare n paleta Theme Colors sau Standard Colors.

Pentru a elimina culoarea, selectai No Color.

Dac doriti s adugati un gradient, textur, model sau o imagine,

selectai Fill Effects.

Selectati opiunile de umplere dorite.

SFAT
Culoarea gradientului, texturii sau modelului se bazeaz pe culoarea selectat n
pasul 2..

2.3.2. Modificarea textului

Aveti posibilitatea s modificati textului n mesajul dvs. n mai multe moduri:

n meniul Message, n grupul Basic Text, aveti posibilitatea s

selectati scrisul, dimensiunea scrisului, stilul scrisului (Bold, Italic sau
Underline), culoarea scrisului si evidentierea scrisului.

n meniul Format, n grupul Font, aveti posibilitatea de a selecta

scrisul si dimensiunea scrisului; s mriti sau s micsorati dimensiunea
cu un increment; s modificati stilul scrisului (gros, inclinat, subliniat,
tiat

cu

linie,

indice,

exponent);

modificati

scrisul

majuscule/minuscule, s modificati culoarea scrisului, evidentierea lui si

s eliminati complet formatarea lui.

n minibara de instrumente care apare cnd selectati scrisul, aveti

posibilitatea s alegei fontul, s mriti sau s micsorati dimensiunea cu
un increment, s selectati o tem, s utilizati Descriptorul de formate,
s selectati stilul scrisului (Bold, Italic si Underlined) si s evidentiati
scrisul.

n meniul Format, n grupul Style, aveti posibilitatea s selectati stiluri.

SFAT Utilizarea stilurilor este pentru crearea mesajelor cu aspect profesional.

2.3.3. Adugarea unei semnturi

Aveti posibilitatea s creati o semntur implicit pentru a se aduga la toate

mesajele trimise sau s inserati o semntur n mod manual n mesajele de trimis n
mod individual.
Pentru inserarea automat a unei semnturi in meniulMessage, n grupul Include,
selectai Signature, apoi Signatures.

OBSERVAIE
De asemenea, aveti posibilitatea s accesati

optiunile de semntur

disponibile n meniul Message dup ce alegei Reply, Reply to All sau

Forward ntr-un mesaj deschis.

n meniul E-mail Signature, n lista Select signature to edit, selectati

semntura dorit.

Sub Choose default signature, n lista New messages, selectati

semntura dorit.

Dac doriti s includeti o semntur n mesajele la care rspundeti si n

cele pe care le redirectionati, n lista Replies/forwards, selectati o
semntur. Dac nu doriti s fie prezent o semntur n acele mesaje,
atunci selectati none.

Selectai OK.

Pentru a aduga semntura implicit la un mesaj curent, n meniul

Message,

grupul

Include,

selectai

Signature,

apoi

alegei

semntura.
Pentru inserarea unei semnturi n mod manual

in meniul Message, n grupul

Include, selectai Signature, apoi alegei semntura dorit.

OBSERVAIE
De asemenea, aveti posibilitatea s accesati optiunile de semntur disponibile
n meniul Message dup ce selectai Reply, Reply to All sau Forward ntr-un
mesaj deschis.

2.4. Inserarea sau atasarea de fisiere la un mesaj

2.4.1. Atasarea fisierelor

n meniul File, indicati spre New, apoi selectai Mail Message.

n meniul Message, n grupul Include, selectai Attach File.

Navigati si selectati fisierul pe care l veti atasa, apoi selectai Insert.

Dac nu vedeti fisierul n folderul corespunztor, asigurati-v c s-a selectat All

files (*.*) n caseta Files of type si c Windows Explorer este configurat s arate
extensiile numelor de fisier.
IMPORTANT
n mod implicit, Outlook blocheaz atasrile care pot fi nesigure, (cum ar fi fisierele
cu extensia .bat, .exe, .vbs si .js) care pot contine virusi. Dac atasati un astfel de
fisier la un mesaj de post electronic, vi se va solicita o decizie asupra trimiterii
unei atasri potential nesigure. Dac selectati Yes, Outlook va trimite atasarea.
Dac faceti clic pe No, aveti apoi posibilitatea s eliminati atasarea potential
nesigur.

SFAT
Aveti posibilitatea s atasati mai multe fisiere simultan prin selectarea si glisarea lor
dintr-un director din computerul dvs. ntr-un mesaj deschis n Outlook.
Locul n care apar atasrile din mesajul dvs. depinde de formatul n care compuneti
mesajul:

Dac mesajul este n format HTML sau text simplu, atasrile apar n caseta
de atasare de sub caseta Subject.

Dac formatul mesajului este Text mbogtit (Rich Text), atasrile apar n
corpul mesajului. chiar dac fisierul pare s fie ncorporat n mesaj, el este n
continuare o atasare separat.

Formatul n care este compus un mesaj este indicat de bara de titlu din partea de
sus a mesajului.

2.4.2. Adugarea urmririi pentru mesajul dvs.

Mesajele de post electronic semnalizate ajut la mai buna gestionare a mesajelor
de post electronic. De exemplu, aveti posibilitatea s semnalizai un mesaj de

post electronic care solicit informatii de care aveti nevoie pn la o anumit

dat. Mesajul va fi primit de ctre destinatar nsotit cu un semnalizator, iar un mesaj
va aprea n bara de informatii din Panoul lectur (Reading Pane) si n partea de sus
a mesajului cnd este deschis n Outlook.
Un mesaj pe care l semnalizati poate ajuta la tinerea evidentei persoanelor care au
rspuns la mesaj. n scenariul anterior, ati trimis un mesaj semnalizat solicitnd
informatii pn la o anumit dat. Dac semnalizati mesajul si pentru dvs., vi se
aminteste s verificati pentru rspunsuri. Outlook poate gsi automat rspunsurile
la mesajul original semnalizat.

n meniul Message, n grupul Options, selectai Follow Up, apoi alegei

data termenului de urmrire sau alegei Custom (particularizat).

Dac doriti un memento despre acest mesaj semnalizat, n meniul

Message, n grupul Options, alegei Follow Up, apoi Add Reminder.
Dac doriti, aveti posibilitatea s modificati data si ora pentru memento.

Dac

doriti,

aveti

posibilitatea

includeti

un

semnalizator

pentru

destinatari pentru a fi avertizati de termenul limit. n meniul Message, n

grupul Options, selectai Follow Up, apoi Flag for Recipients. Pentru a
include un memento ctre destinatar despre acest mesaj semnalizat, bifati
caseta de selectare Reminder, apoi, dac este necesar, modificati data si
ora.
2.4.3. Obtinerea unei confirmri de citire sau livrare
O confirmare de livrare v informeaz c mesajul de post electronic a fost livrat n
cutia postal a destinatarului, dar nu si dac acesta a citit mesajul sau nu. O
confirmare de citire v informeaz c mesajul a fost deschis.n ambele cazuri,
primiti un mesaj de notificare cnd mesajul este livrat sau citit. Continutul
notificrilor mesajului sunt apoi nregistrate automat n mesajul original n directorul
Sent Items.
Cu toate acestea, nu v bazati doar pe aceste confirmri.Destinatarul mesajului
poate determina dac s-a solicitat o confirmare de citire si poate refuza s o trimit.
Dac mesajul este doar n citire n Panoul lectur, este posibil s nu se trimit o
confirmare de citire. n plus, este posibil ca programul de citire a postei electronice
al destinatarului s nu accepte confirmrile de citire.

n mesaj, selectai Options.

Sub Voting and tracking options, bifati caseta de selectare Request a

delivery receipt for this message (Se solicit o confirmare de livrare
pentru acest mesaj) sau Request a read receipt for this message (Se
solicit o confirmare de citire pentru acest mesaj).

3. Crearea unui mesaj de rspuns sau redirectionarea unui mesaj

Selectati mesajul la care rspundeti sau pe care l redirectionati.
Pentru a rspunde numai unui expeditor, selectai Reply. Pentru a rspunde
tuturor destinatarilor, selectai Reply to all. n mod implicit, cnd rspundeti
la un mesaj de post electronic, textul mesajului original este inclus n
corpul mesajului.
OBSERVATIE
Dac ati deschis mesajul ntr-o fereastr, n meniul Message, n grupul
Respond, selectai Reply sau pe Reply to All.
Instructiuni pentru dezactivarea acestei caracteristici

n fereastra principal Microsoft Office Outlook, n meniul Tools,

selectai Options.

Selectai Preferences din meniul, apoi E-Mail Options.

Sub On replies and forwards, n caseta When replying to a

message, selectai Do not include original message.

Selectai Send

Pentru redirectionarea unui mesaj (Forward a message) selectai Forward.

Dac ati deschis mesajul ntr-o fereastr, n meniul Message, n grupul
Respond, selectai Forward.

Introduceti numele destinatarului n caseta To.

Dac doriti, adugati numele destinatarilor n casetele Cc si Bcc.

OBSERVATIE
Trebuie s existe cel putin un nume de destinatar de post electronic valid n
casetele To, Cc sau Bcc.

Pentru a selecta numele destinatarilor dintr-o list, faceti clic pe butonul To,
Cc sau Bcc.
Daca lipseste casuta Bcc,
in meniul Options, n grupul Fields, selectai

Show Bcc.
OBSERVAIE
Dac doriti s redirectionati dou sau mai multe mesaje, selectati primul
mesaj, tineti apsat tasta CTRL, apoi selectati fiecare mesaj suplimentar.
Fiecare mesaj va fi redirectionat ca atasare ntr-un mesaj nou. Tastati
subiectul mesajului n caseta Subject.

3.1. Modificarea aspectului mesajului original la redirectionare si

rspuns

n fereastra principal Microsoft Office Outlook, n meniul Tools, selectai

Options.

n meniul Preferences, selectai E-mail Options.

Selectati optiunea dorit selectnd-o din lista When replying to a

message sau din lista When forwarding a message.

Exist mai multe optiuni pentru rspunsuri si redirectionri, inclusiv Includerea

textului mesajului original (Include original message text) Aceasta este
setarea implicit din Outlook. Mesajul original va fi adugat la rspuns. Textul
dvs. apare n albastru pentru a fi n contrast cu textul negru original al
mesajului.

Alte optiuni:

Nu

se

include

mesajul

original

(Do

not

include

original

message) Va aprea n corpul mesajului de post electronic numai

mesajul dvs.

Atasarea mesajului original (Attach original message) Mesajul

original este inclus ca atasare la mesajul dvs.

Includerea si indentarea textului mesajului original (Include and

indent original message) Mesajul original va fi adugat la rspunsul
dvs. si indentat o jumtate de inch. Textul dvs. apare n albastru pentru
a fi n contrast cu textul negru al mesajului original.

Prefixarea fiecrei linii a mesajului original (Prefix each line of

the original message) Mesajul original va fi adugat la rspuns si
indentat. Textul dvs. apare n albastru pentru a fi n contrast cu textul
negru al mesajului original.. n plus, textul indentat al mesajului original
este precedat de textul pe care l introduceti n caseta Prefix each line
with.

3.2.

Restrictionarea
Redirectionare

utilizrii

Rspuns

tuturor

sau

Aceast caracteristic necesit ca att expeditorul ct si destinatarul s utilizeze

Microsoft Office Outlook. Destinatarii care utilizeaz Microsoft Outlook Express,
Microsoft Windows Mail, Microsoft Outlook Web Access sau alte aplicatii pentru
regsirea mesajelor de post electronic vor avea posibilitatea s utilizeze n
continuare Rspuns tuturor sau Redirectionare.
Microsoft Office 2003 a introdus Information Rights Management (IRM), care ofer o
modalitate de a ajuta la restrictionarea capacittii destinatarilor de a copia, imprima
sau redirectiona mesajele de post electronic. Mai multe informatii despre IRM se
gsesc n Ajutor Office. Dac IRM nu este disponibil n firma dvs, se poate obtine o
functionalitate asemntoare utiliznd formularele particularizate Outlook.
IMPORTANT
Formularele particularizate reprezint un mijloc de baz pentru a aduga restrictii la
ce pot face destinatarii cu un mesaj de post electronic. Formularele nu sunt ns
la fel de sigure ca IRM. Deschiderea mesajului cu o alt aplicatie de post
electronic sau chiar utilizarea altor tipuri de conturi poate face ca destinatarii s
aib permisiuni depline de redirectionare sau la rspuns tuturor pentru un mesaj.

3.3. Crearea unei formular particularizat

n meniul Tools, indicati spre Forms, apoi selectai Design a Form.

n Standard Forms Library, selectati Message, apoi alegei Open.

Selectai meniul Actions.

Meniul Actions se utilizeaz pentru a configura comenzile Reply to All si

Forward pentru destinatari.
Sub Enabled, modificati actiunea Reply to all la No.
Sub Enabled, modificati actiunea Forward la No.

Sub Action name, dublu click pe Forward.

n caseta de dialog Form Action properties, debifati caseta de selectare

Enabled, apoi selectai OK.

Sub Action name, selectai Reply to all.

n caseta de dialog Form Action Properties, debifati caseta de selectare

Enabled, apoi selectai OK.

Selectai meniul Properties.

Utilizati meniul Properties pentru a configura definitii de formulare.

Bifati caseta de selectare Send form definition with item. Cnd

trimiteti mesajul de post electronic, actiunile particularizate n meniul
Actions se vor trimite la destinatari, prentmpinnd utilizarea de ctre
acestia a comenzilor Reply to all sau Forward.

Bifati caseta de selectare Send form definition with item.

Se afiseaz o caset de dialog pentru a v avertiza c trimiterea definitiei

de formular nu este o practic recomandat. Pentru aceast procedur,
aveti posibilitatea s alegei OK si s continuati.

n meniul Tools, indicati ctre Forms, apoi alegei Publish form as.

n caseta dialog In the Publish Form As, n caseta Look In, selectai
Personal Forms Library.

n caseta Display name, tastati un nume care poate fi usor recunoscut,

cum ar fi No Reply Alls or Forwards.

n caseta de nume Form, tastati un nume unic fr spatii, cum ar fi

NoReplyAllNoForward.

Selectai Publish.

n fereastra de proiectare a formularelor, n meniul File, selectai Close.

La solicitarea de a salva modificrile, faceti clic pe No. Formularul particularizat

s-a salvat. Acest prompt v ntreab dac doriti s salvati modificrile n
formularul Outlook implicit. Se recomand s salvati modificrile numai n acest
formular.

3.4. Utilizarea formularelor particularizate

n meniul Tools, indicati ctre Forms, apoi selectai Choose Form.

n lista Look In, selectai Personal Forms Library.

Selectati numele formularului particularizat pe care l-ati creat, apoi selectai

Open.

Se va afisa un mesaj nou de post electronic. Compuneti si trimiteti mesajul asa

cum o faceti de obicei.
Butoanele Reply to All si Forward nu vor fi disponibile destinatarului pe bara de
instrumente din mesajul de post electronic. n mod asemntor, nu vor functiona
nici comenzile rapide de la tastatur, cum ar fi CTRL+F, sau selectnd Reply n
bara de instrumente Standard. Destinatarii care utilizeaz Microsoft Outlook
Express, Microsoft Windows Mail, Microsoft Outlook Web Access sau alte aplicatii
pentru regsirea mesajelor de post electronic vor avea posibilitatea s utilizeze n
continuare Reply to All sau Forward.

4. Utilizarea semnaturilor

O semntur de post electronic este format din text sau imagini care sunt
adugate automat la finalul unui mesaj de post electronic de iesire. Aveti
posibilitatea s creati oricte semnturi doriti, astfel nct s detineti semnturi
pentru diverse scopuri, cum ar fi scopurile de afaceri sau cele personale. De
exemplu, utilizati prenumele dvs. pentru mesajele ctre prieteni si familie sau
numele complet si adresa de post electronic pentru mesajele trimise persoanelor
de contact cu care aveti relatii de afaceri. De asemenea, aveti posibilitatea s
utilizati o semntur pentru a aduga text particularizat, cum ar fi explicatii despre
modul n care doriti ca destinatarii s rspund la mesajele pe care le trimiteti.
Aveti posibilitatea s formatati scrisul din semnturile pe care le-ati creat utiliznd
culori si fonturi.
Pentru a include semnturi n mesaje, trebuie mai nti s creati semntura, apoi s
o adugati la mesaje. Aveti posibilitatea s configurati Outlook pentru a aduga
automat o semntur la mesajele de iesire sau s adugati o semntur manual
cnd creati un mesaj nou.

4.1 Crearea unei semnturi

ntr-un mesaj nou, n meniul Message, n grupul Include, selectai

Signature, apoi alegei Signatures.

n meniul E-mail Signature, selectai New.

Tastati un nume pentru semntur, apoi alegei OK.

n caseta Edit Signature, scriei textul pe care doriti s-l includeti n

semntura dvs.

Pentru a formata scrisul, selectati-l, apoi utilizati butoanele de stil si

formatare pentru a selecta optiunile dorite.

OBSERVAIE

Aceste optiuni de formatare pot fi aplicate dac utilizati formatul text simplu
(plain text) pentru mesajul dvs. Formatarea nu va fi vizibil n mesajele de trimis.
Cu toate acestea, va fi vizibil destinatarilor care utilizeaz formate de mesaj
HTML sau .rtf.

Pentru a aduga o carte de vizit electronic, alegei unde doriti s se

afiseze cartea de vizit n text, selectai Business Card, apoi pe un nume
de persoan de contact n lista Field As. Apoi, alegei OK.

Pentru a aduga o imagine, plasati punctul de insertie acolo unde doriti s

se afiseze imaginea n semntur, alegei Insert picture, rsfoiti pentru a
alege o imagine, selectai-o, apoi selectai OK.

Pentru a aduga un hyperlink, plasati punctul de insertie acolo unde doriti

s se afiseze hyperlinkul n semntur, selectai Insert Hyperlink, rsfoiti
pentru a alege un hyperlink, selectai-l, apoi alegei OK.

Sub Choose default signature, n lista E-mail Account, selectai un cont

de post electronic cu care doriti s asociati semntura ntotdeauna.

n lista New messages:

o

Dac doriti ca o semntur s se insereze n fiecare mesaj care este

trimis din contul de post electronic pe care l alegeti, selectati o
semntur din list.

Dac nu doriti s se insereze o semntur automat n fiecare mesaj

care este trimis, selectati none n list.

OBSERVAIE
De asemenea, aveti posibilitatea s inserati semnturile manual n mesajele
individuale.

Dac doriti s includeti o semntur n mesajele de rspuns si n mesajele

redirectionate, selectati o semntur din lista Replies/forwards. Dac nu,
selectati none.

Dup ce ncheiati crearea semnturii, selectai OK.

OBSERVAIE
Pentru a aduga semntura creat la un mesaj nou deschis, n meniul Message,
n grupul Include, selectai Signature, apoi alegei semntura.

4.2. Adugarea unei semnturi la un mesaj

Aveti posibilitatea s configurati o semntur implicit pentru a se aduga la toate
mesajele de trimis sau s inserati manual o semntur n mesajele de trimis n mod
individual.
Efectuati una dintre urmtoarele:
4.2.1. Inserarea automat a unei semnturi
ntr-un mesaj nou, n meniul Message, n grupul Include, selectai Signature,
apoi alegei Signatures.
De asemenea, aveti posibilitatea s accesati optiunile de semntur disponibile
n meniul Message dup ce alegei Reply, Reply to All sau Forward ntr-un
mesaj deschis.

n meniul E-mail Signature, n lista Select signature to edit, alegei

semntura dorit.

Sub Choose default signature, n lista New messages, alegei

semntura dorit.

Dac doriti s includeti o semntur n mesajele de rspuns si n mesajele

redirectionate, selectati o semntur din lista Replies/forwards. Dac
nu, selectati none.

Selectai OK.

Pentru a aduga semntura implicit la un mesaj deschis n mod curent,

n meniul Message, n grupul Include, selectai Signatures, apoi alegei
semntura.

4.2.2. Inserarea unei semnturi n mod manual

n mesajul nou, n meniul Message, n grupul Include, selectai Signature, apoi
alegei semntura dorit.
OBSERVAIE
De asemenea, aveti posibilitatea s accesati optiunile de semntur disponibile
n meniul Message dup ce alegei Reply, Reply to All sau Forward ntr-un
mesaj deschis.

5. Printarea unui mesaj si/sau a unui fisier atasat

n lista de mesaje, selectati dar nu deschideti mesajul pe care doriti s-l

imprimati.

n meniul File, selectai Print.

Mesaj cu atasare
List de mesaje
Meniul File
Comanda Print

Pentru a imprima atasrile, bifati caseta de selectare Print attached

files.

Dac nu vedeti caseta de selectare Print attached files, este posibil s fi selectat
Print n meniul File al unei liste de mesaje care este deschis. nchideti mesajul,
apoi, avnd mesajul selectat n lista de mesaje, selectai Print n meniul File.
NOT

Atasrile se imprim doar pe imprimanta implicit. De exemplu, dac aveti

imprimanta A setat ca implicit, deschideti un mesaj cu o atasare si alegeti s
imprimati mesajul la imprimanta B, mesajul va fi trimis ctre imprimanta B, dar
atasarea se va imprima la imprimanta A.

6. Rspunsul automat la mesajele primite n timp ce

sunteti absent de la birou
Cnd nu sunteti la computer si nu v verificati posta electronic, aveti posibilitatea
s configurati Microsoft Office Outlook 2007 s trimit un rspuns automat unei
persoane sau tuturor celor care v trimit mesaje.

6.1. Activarea sau dezactivarea asistentului Absent de la birou (Out

of Office Assistant)
Cnd utilizati Outlook cu un cont Exchange 2007, aveti acces la noua functie
Asistent Absent de la birou (Out of Office Assistant) si la o interfat utilizator
mbunttit. Caracteristicile noi includ:

Formatarea Text mbogtit (Rich text formatting) Utilizati fonturi,

culori si formatri n rspunsuri.

Trimiterea rspunsurilor automate ctre persoane care nu sunt

n firma dvs (Send auto-replies to people outside of your
organization) Rspunsurile automate Absent de la birou (Out of Office)
pot fi particularizate pentru destinatari att din cadrul firmei, ct si din
afara ei. De exemplu, este posibil s doriti s trimiteti un mesaj mai
general n afara firmei poate unul care s nu listeze nume, numere de
telefon sau adrese de post electronic alternative de contact.

Programarea rspunsurilor automate Absent de la birou n

prealabil, cu o or de ncepere si de oprire (Schedule Out of
Office auto-replies in advance with a start and stop time)

Nu mai

este necesar s tineti minte s activati (sau s dezactivati) functia de

rspuns automat n Absent de la birou (Out of Office). Programati datele
si orele la care se vor trimite rspunsuri automate.

Pasi:

n meniul Tools, selectai Out of Office Assistant.

Selectai Send Out of Office auto-replies.

n meniul Inside My Organization, scriei rspunsurile pe care doriti s le

trimiteti ct timp sunteti absent de la birou.

Aveti posibilitatea s utilizati controalele pentru a modifica scrisul, dimensiunea

scrisului si alte formatri.
Optional, se pot trimite rspunsuri automate ctre persoane care nu fac parte din
firma dvs. Aveti posibilitatea s selectati trimiterea unui rspuns automat ctre
fiecare persoan care v trimite un mesaj de post electronic sau numai ctre
persoanele listate n Persoane de contact.
OBSERVAIE
Persoana de contact trebuie s existe n directorul Contacts. Dac persoana de
contact se afl doar ntr-un director care face parte din fisierul Foldere personale
(.pst), atunci nu se va trimite rspunsul automat.

n meniul Outside My Organization, scriei rspunsurile pe care doriti s

le trimiteti ct timp sunteti absent de la birou.

Aveti posibilitatea s utilizati controalele pentru a modifica scrisul, dimensiunea

scrisului si alte formatri.

Bifati

caseta

de

selectare

Auto-reply

to

people

outside

my

organization.

Selectai My Contacts only sau pe Anyone outside my organiyation

pentru a specifica persoanele crora li se vor trimite rspunsuri automate.

Cnd este bifat caseta de selectare Auto-reply to people outside my

organization, meniul Outside my Organiyation afiseaz [On] lng numele
filei.

6.2. Utilizarea regulilor cu asistentul Absent de la birou

Dac nu veti verifica posta electronic ct timp nu sunteti la birou, utilizati
asistentul Absent de la birou cu reguli pentru gestionarea automat a mesajelor
primite, specificnd ce actiuni s efectueze Outlook n legtur cu acestea. De
exemplu, aveti posibilitatea s creati reguli pentru a muta sau copia automat
mesajele n alte directoare, pentru a sterge mesajele, a trimite rspunsuri
particularizate, etc.
n cazul n care creati reguli, este important s ntelegeti cum se aplic n Outlook.
Regulile se aplic n ordinea n care apar n lista de reguli, de sus n jos.
Dac selectati mai mult de o conditie n caseta de dialog Edit Rule, regula se va
aplica numai mesajelor care ndeplinesc toate conditiile. De exemplu, dac
specificati Cristina Potra drept expeditor (conditie) si ntlnire marketing
(conditie) n caseta Subject, regula se va aplica numai mesajelor care ndeplinesc
ambele conditii.
Dac setati mai multe criterii pentru o singur conditie, regula se aplic oricrui
mesaj care ndeplineste cel putin un criteriu pentru conditia respectiv. De
exemplu, dac specificati Cristina Potra; Ioan Crisiarcu n caseta From, regula
se aplic att mesajelor de la Cristina Potra ct si celor de la Ioan Crisiarcu.

n meniul Tools, selectai Out of Office Assistant.

Selectai Add Rule.

Sub When a message arrives that meets the following conditions,

specificati conditiile pe care mesajul trebuie s le ndeplineasc pentru a se
aplica regula.

Pentru a specifica mai multe conditii, selectai Advanced, alegei optiunile,

apoi selectai OK.

Pentru a specifica faptul c aceast regul se aplic ultima, bifati caseta de

selectare Do not process subsequent rules.

Sub Perform these actions, selectati actiunile dorite. Se pot selecta mai
multe actiuni.

OBSERVAIE
Dac specificati c este necesar ca un mesaj s fie sters, regulile care urmeaz
regulii de stergere n lista de reguli din caseta de dialog Out of Office
Assistant nu vor afecta mesajul.

6.3. Editarea regulilor utilizate cu asistentul Absent de la birou

n meniul Tools, selectai Out of Office Assistant.

Modificarea unei anumite reguli

Selectai Rules, alegei o regul, apoi selectai Edit Rule.

Efectuati modificrile pentru conditiile si actiunile regulii.

Modificarea ordinii n care regulile sunt aplicate mesajelor de intrare

Sub These rules will be applied to incoming messages while

you are out of the office, alegei regula pe care doriti s o mutati
mai sus sau mai jos n list.

Selectai Move Up sau Move Down.

Stergerea unei reguli

Sub These rules will be applied to incoming messages while

you are out of the office, alegei regula pe care doriti s o
stergeti.

Selectai Delete Rule.

6.4. Activarea sau dezactivarea regulilor utilizate cu asistentul

Absent de la birou
Pentru a activa sau dezactiva regulile absent de la birou, n meniul Tools,
selectai Out of Office Assistant.

Selectai Rules.

n coloana Status, bifati sau debifati caseta de selectare de lng regula pe care
doriti s o activati sau s o dezactivati.

6.5. Activarea sau dezactivarea unei reguli din asistent Absent de la

birou
Dac doriti s activati sau s dezactivati temporar o regul din asistentul Absent de
la birou, nu trebuie s stergeti regula. Efectuati urmtoarele actiuni pentru a
modifica temporar starea regulii:

n meniul Tools, selectai Out of Office Assistant.

Selectai butonul Rules n partea de jos a casetei de dialog.

Sub These rules will be applied to incoming messages while you

are out of of the office, n coloana Status, bifati sau debifati caseta de
selectare de lng regula pe care doriti s o activati sau s o dezactivati.

7. Gestionarea mesajelor prin utilizarea regulilor

Articolul explic ce sunt regulile si cum se pot utiliza pentru a pstra ordinea si a fi
la curent cu activitatea din Inbox.

Cum ajut regulile la gestionarea mesajelor

O regul este o actiune pe care Microsoft Office Outlook o efectueaz automat
pentru mesajele de intrare sau cele trimise care ntlnesc conditiile pe care le
specificati n regul. Aveti posibilitatea s alegeti multe conditii si actiuni prin
utilizarea Expertului Reguli si avertizri. Regulile nu functioneaz pentru mesaje
care au fost citite, ele sunt valabile numai pentru cele care nu au fost citite.
Regulile se ncadreaz n una sau dou categorii generale: de organizare si de
notificare. Expertul Reguli si avertizri (The Rules and Alerts Wizard) contine
sabloane pentru cele mai utilizate reguli.

Pstrare organizare (Stay organized) Acestea sunt reguli care v ajut

la clasificarea si urmrirea mesajelor. De exemplu, aveti posibilitatea s
creati o regul pentru mesajele primite de la un anumit expeditor, cum ar fi
Cornel Lupu, avnd cuvntul "vnzri" n linia Subject, pentru a fi
semnalizate pentru urmrire, clasificate ca Vnzri sau mutate ntr-un
director denumit Vnzrile lui Cornel.

Mentinere la zi (Stay up-to-date) Acestea sunt reguli care v notific

ntr-un fel sau altul cnd primiti un anumit mesaj. De exemplu, aveti
posibilitatea s creati o regul care trimite automat o avertizare pe telefonul
dvs. mobil atunci cnd primiti un mesaj e-mail de la un membru al familiei.

Pornire

de

la

regul

necompletat

(Start

rule) Acestea sunt reguli pe care le creati de la zero.

from

blank

Fig. 2 Expertul Reguli si avertizri (The Rules and Alerts Wizard) contine
mai multe reguli predefinite, denumite sabloane (Templates).
Exceptii
Aveti posibilitatea s adugati exceptii la regulile dvs. pentru circumstante speciale,
cum ar fi situatia n care un mesaj este semnalizat pentru o actiune de urmrire sau
este marcat ca fiind foarte important. O regul nu se va aplica unui mesaj chiar
dac este ntlnit numai una dintre exceptiile pe care le specificati.

7.1. Crearea unei reguli dintr-un sablon

n Panoul de navigare, selectati [Mail].

n meniul [Tools], selectati [Rules and Alerts].

Dac aveti mai mult de un singur cont de post electronic, n lista [Apply
changes to this folder], selectati un Inbox.

Selectati [New Rule].

Sub Pasul 1: Selectati un sablon [Template], selectati sablonul dorit din

colectiile de sabloane Stay Organized sau Stay Up to Date.

Sub Pasul 2: Editati descrierea regulii, selectati valoarea subliniat. De

exemplu, dac selectati linkul people or distribution list, se va deschide
Agenda [Address Book].

Sub Pasul 1: Selectati conditiile, selectati conditiile pe care doriti s le

respecte mesajul pentru a i se aplica regula.

Sub Pasul 2: Editati descrierea regulii, selectati o valoare subliniat

dac nu ati fcut-o deja, apoi alegeti [Next].

Sub Pasul 1: Selectati actiunile, selectati actiunile pe care doriti s le

execute regula cnd se respect conditiile specificate.

Sub Pasul 2: Editati descrierea regulii, selectati o valoare subliniat

dac nu ati fcut-o deja, apoi alegeti [Next].

Sub Pasul 1: Selectati exceptiile, selectati orice exceptii de la regul,

apoi alegeti [Next].

Pentru a ncheia crearea regulii, introduceti un nume pentru regul, apoi

selectati oricare dintre optiunile dorite.
o

Dac doriti s executati aceast regul pentru mesaje care se afl

deja n unul dintre directoarele dvs., bifati caseta de selectare [Run
this rule now on messages already in folder].

Pentru a aplica aceast regul pentru toate conturile de post

electronic si pentru Inbox-ul asociat fiecrui cont, bifati caseta de
selectare [Create this rule on all accounts].

Selectati [Finish].

7.2. Crearea unei reguli de la zero

Pentru a crea o regul selectnd propriile conditii, actiuni si exceptii, procedati
astfel:

n Panoul de navigare, selectati [Mail].

n meniul [Tools], selectati [Rules and Alerts].

Dac aveti mai mult de un singur cont de post electronic, n lista Apply
changes to this folder, selectati un Inbox.

Selectati [New].

Sub [Start from a blank rule], selectati [Check messages when they
arrive] sau [Check messages after sending], apoi alegeti [Next].

Sub Pasul 1: Selectati conditiile, selectati conditiile pe care doriti s le

respecte mesajul pentru a i se aplica regula.

Sub Pasul 2: Editati descrierea regulii, selectati o valoare subliniat

dac nu ati fcut-o deja, apoi alegeti [Next].

Sub Pasul 1: Selectati actiunile, selectati actiunile pe care doriti s le

execute regula cnd se respect conditiile specificate.

Sub Pasul 2: Editati descrierea regulii, selectati o valoare subliniat

dac nu ati fcut-o deja, apoi alegeti [Next].

Sub Pasul 1: Selectati conditiile, selectati orice exceptii de la regul,

apoi alegeti [Next].

Pentru a ncheia crearea regulii, introduceti un nume pentru regul, apoi

selectati oricare dintre optiunile dorite.
o

Dac doriti s executati aceast regul pentru mesaje care se afl

deja n unul dintre directoarele dvs., bifati caseta de selectare [Run
this rule now on messages already in folder].

Pentru a aplica aceast regul pentru toate conturile de post

electronic si pentru Inbox-ul asociat fiecrui cont, bifati caseta de
selectare [Create this rule on all accounts].

Selectati [Finish].

7.3. Crearea unei reguli dintr-un mesaj

Aveti posibilitatea s creati o regul direct dintr-un mesaj. De exemplu, se poate
crea o regul pentru a muta un mesaj primit de la o persoan ntr-un anumit
director.

Selectati butonul dreapta al mouse-ului pe mesajul pe care doriti s bazati

aceast regul, alegeti [Create Rule] n meniul de comenzi rapide.

n caseta de dialog [Create rule], bifati casetele de selectare pentru

optiunile care sunt deja completate cu informatiile din mesajul selectat.

Bifati caseta de selectare [Move the item to folder].

Selectati un director existent sau [New] pentru a crea un director nou

pentru stocarea mesajelor.

Pentru a aduga mai multe conditii, actiuni sau exceptii de la regul,

selectati [Advanced Options], apoi urmati restul instructiunilor din
Expertul Reguli si avertizri [Rules and Alerts Wizard].

Sfat

Pentru a activa regula imediat ce ati creat-o, bifati caseta de selectare

[Run this rule now on the messages already in folder] pe ultima pagin a
Expertului Reguli si avertizri [Rules and Alerts Wizard].
Toate mesajele din Inbox sau orice alt director pe care l alegeti si care
ndeplinesc conditiile sau exceptiile asociate cu aceast regul sunt mutate n
directorul respectiv. Pentru a testa noua regul, deschideti directorul nou. S-au
mutat mesajele corecte?

7.4. Executarea periodic a unei reguli

Dac doriti ca o regul s se execute periodic dar nu tot timpul, procedati astfel:

n meniul [Tools], selectati [Rules and Alerts].

n caseta de dialog [Rules and Alerts], dezactivati regula prin debifarea

casetei de selectare de lng regul.

Selectati [Run Rules Now].

n caseta de dialog [Run Rules Now], sub [Select rules to ron], bifati
caseta de selectare de lng regula de executat.

Selectati directorul pentru care doriti s se aplice regula.

Selectati categoria de mesaje pentru care doriti s se aplice regula.

De exemplu, aveti posibilitatea s aplicati regula numai pentru mesajele

dintr-un director.

Selectati [Run Now].

7.5. Reguli bazate pe server si reguli doar pentru clienti

Reguli bazate pe server (Server-based rules) Dac detineti un cont de

post

electronic

Microsoft

Exchange,

serverul

poate

aplica

regulile

mesajelor chiar si atunci cnd Outlook nu este pornit. Acestea sunt numite
reguli bazate pe server. Aceste reguli trebuie s fie setate pentru a se aplica
mesajelor atunci cnd sunt livrate n Inbox-ul dvs. de pe server, iar regulile
trebuie s se poat executa complet pe server. De exemplu, o regul nu se
poate executa complet pe server dac ntre actiunile sale se specific faptul
c mesajul trebuie imprimat. Dac o regul nu se poate executa complet pe
server, se aplic atunci cnd porniti Outlook.

Reguli doar pentru clienti (Client-only rules) Un "client" este programul

de post electronic care se execut pe computerul unei persoane. O regul
care nu se poate aplica pe server este o regul "doar pentru clienti",
deoarece ea se execut numai pe computerul persoanei respective. Dac
lista dvs. de reguli contine reguli care se pot executa pe server si reguli care
nu se pot executa pe server, cele bazate pe server se aplic primele, urmate
de cele doar pentru clienti.

7.6. Confirmri de primire, rspunsuri la votare si anunturi de

absent de la birou
Confirmrile de livrare, confirmrile de citire, rspunsurile la votri si anunturile de
absent de la birou sunt tratate ca mesaje. De exemplu, cnd creati o regul care
mut elemente ce contin n caseta Subject cuvntul "ntlnire" ntr-un anumit
director, toate confirmrile de livrare, rspunsurile la votri si anunturile de absent
de la birou care ntlnesc aceast conditie se mut de asemenea.
Dac un rspuns la votare se mut din Inbox, rspunsul nu este urmrit n mod
automat n mesajul original.

7.7. Solicitri de ntlnire, solicitri de activitate si documente

Solicitrile de ntlnire, solicitrile de activitate si documentele sunt tratate ca
mesaje. De exemplu, cnd creati o regul care mut elementele care contin n
caseta Subject cuvntul "ntlnire" ntr-un anumit director, orice solicitare de
activitate sau solicitare de ntlnire care ntlneste respectiva conditie se mut de
asemenea. Cu toate acestea, retineti urmtoarele limitri atunci cnd creati reguli
care afecteaz aceste tipuri de elemente:
Este posibil ca un element mutat ntr-un director care nu este de post electronic
s nu functioneze asa cum v asteptati. De exemplu, dac un mesaj este mutat n
directorul Calendar, nu se va crea o nou ntlnire.
Dac un rspuns la o solicitare de ntlnire sau activitate este mutat n directorul
Deleted Items prin utilizarea unei reguli, rspunsul nu este urmrit de elementul
original.
Dac o solicitare de ntlnire este mutat automat n directorul Deleted Items,
ntlnirea nu se adaug la Calendar.
Regulile care afecteaz mesajele pe care le trimiteti nu se aplic solicitrilor de
activitti si solicitrilor de ntlnire.

7.8. Listele de distribuire (Distribution lists)

O regul nou pentru o list de distribuire se va comporta diferit, n functie de
modul n care o creati:

Mutarea mesajelor trimise unei liste de distribuire ntr-un director

(Move messages sent to a distribution list to a folder) Dac alegeti
acest sablon de regul, se vor muta n acel director numai mesajele trimise
listei de distribuire. Mesajele de la diverse persoane care se ntmpl s fie
pe lista de distribuire nu vor fi mutate n directorul specificat.

OBSERVATIE

Aceast regul functioneaz numai pentru conturile de post electronic Microsoft

Exchange.

Mutarea mesajelor primite de la o persoan ntr-un director (Move

messages from someone to a folder) Dac alegeti acest sablon de
regul, mesajele primite de la orice membru al listei de distribuire
specificat sunt mutate de asemenea n directorul specificat.

7.9. Redistribuirea mesajelor n afara firmei (Forwarding messages

outside your organization)
Dac lucrati ntr-o firm care utilizeaz Microsoft Exchange, atunci, n mod implicit,
nu va avea loc redirectionarea prin utilizarea unei reguli a mesajelor ctre adrese de
post electronic aflate n afara firmei dvs. Aceast setare mpiedic dezvluirea
datelor firmei si este controlat de administratorul Microsoft Exchange.

7.10. Modificarea unei reguli

n Panoul de navigare, selectati Mail.

n meniul Tools, selectati Rules and Alerts.

Dac aveti mai mult de un singur cont de post electronic, n lista Apply
changes to this folder, selectati un Inbox.

n lista de reguli, selectati regula pe care doriti s o modificati.

Modificarea unei conditii, actiuni sau exceptii

Selectai Change Rule, apoi Edit Rule Settings.

Urmati celelalte instructiuni din expertul Reguli si Alerte (Rules and Alerts
Wizard).

Redenumirea regulii

Selectai Change Rule, apoi alegei Rename Rule.

n caseta New name of rule, tastati un nume.

7.11. Importul sau exportul unui set de reguli

Cnd importati reguli, ele se adaug la finalul listei existente de reguli. Aveti
posibilitatea s importati numai un set de reguli odat. Cnd exportati reguli, ele se
salveaz ntr-un fisier cu extensia .rwz.

n Panoul de navigare, selectai Mail.

n meniul Tools, selectai Rules and Alerts.

Dac aveti mai mult de un singur cont de post electronic, n lista Apply
changes to this folder, selectati un Inbox.

Selectai Options.

Efectuati una din urmtoarele actiuni:

Import reguli

Selectai Import rules.

n caseta File name, tastati calea si numele fisierului pentru setul

de reguli pe care doriti s-l importati.

Dac doriti s importati un fisier care contine alte reguli dect cele
din expertul Reguli si avertizri, cum ar fi regulile compatibile cu
versiuni anterioare de Microsoft Office Outlook, selectai tipul de
fisier n lista Files of type.

Selectai Open.

Exportarea regulilor

Selectai Export rules.

n caseta File Name, scriei calea si numele fisierului pentru setul

de reguli pe care doriti s le exportati.

Dac doriti s exportati un fisier care contine doar reguli

compatibile cu o versiune anterioar de Microsoft Office Outlook,
atunci, n lista Save as type, selectati una din urmtoarele:
o

Outlook 2002 Compatible Rules Wizard rules

Outlook 2000 Compatible Rules Wizard rules

Outlook 98 Compatible Rules Wizard rules

Selectai Save.

SFAT
Aveti posibilitatea s creati o copie de rezerv a regulilor prin utilizarea acestei
proceduri Export reguli.

7.12. Activarea sau dezactivarea unei reguli

n Panoul de navigare, selectai Mail.

n meniul Tools, selectai Rules and Alerts.

Dac aveti mai mult de un singur cont de post electronic, n lista Apply
changes to this folder, selectati un Inbox.

n lista de reguli, bifati sau debifati caseta de selectare de lng regul.

8. Utilizarea calendarului
Calendarul Microsoft Office Outlook 2007 este componenta Office Outlook 2007
pentru programri si calendare, care integreaz posta electronic, persoanele de
contact si alte caracteristici. Prin intermediul componentei Calendar, se permite:

8.1. Crearea de rezervri si evenimente

Aveti posibilitatea s faceti clic pe orice spatiu orar n Outlook Calendar si s
ncepeti s scrieti, asa cum ati scrie ntr-o agend. Culorile n degrade permit s
vedeti rapid ziua curent si ora. Ora curent este cea subliniat prin culoare doar
n vizualizrile Day si Week. Se poate opta s se seteze un sunet sau un mesaj
pentru a v aminti de rezervri si evenimente si se pot colora elementele pentru
identificare rapid.
Organizarea ntlnirilor
Selectati o or n Calendar, creati o solicitare de ntlnire si selectati persoanele
care vor fi invitate. Outlook ajut la gsirea primei ore la care toti invitatii sunt
disponibili. Cnd trimiteti o solicitare de ntlnire prin posta electronic, invitatii
primesc solicitarea n Inbox-ul lor. Cnd deschid solicitarea, ei pot accepta sau
refuza ntlnirea selectnd un buton. Dac solicitarea dvs. intr n conflict cu un
element din calendarul invitatului Outlook afiseaz o notificare. Dac, n calitate
de organizator al ntlnirii, permiteti aceasta, invitatii pot propune o or
alternativ pentru ntlnire. Ca organizator, aveti posibilitatea s tineti evidenta
persoanelor care accept sau refuz solicitarea sau a celor care solicit o alt or
pentru ntlnire prin deschiderea solicitrii.

Vizualizarea calendarelor n mod alturat

Aveti posibilitatea s vizualizati n mod alturat mai multe calendare pe care le-ati
creat, precum si calendarele partajate de alti utilizatori Outlook. De exemplu,
aveti posibilitatea s creati un calendar separat pentru rezervrile dvs. si s
vizualizati ambele calendare, de lucru si personal, unul lng cellalt.

De asemenea, aveti posibilitatea s copiati sau s mutati rezervrile ntre

calendarele afisate. Utilizati Panoul de navigare pentru a partaja rapid calendarul
propriu si s deschideti alte calendare partajate. n functie de permisiunile
acordate de proprietarul calendarului, aveti posibilitatea s creati sau s
modificati rezervrile n calendarele partajate.
Vizualizarea calendarelor unul peste cellalt n vizualizare suprapus
Aveti posibilitatea s utilizati vizualizarea suprapus pentru a afisa mai multe
calendare create, precum si calendarele partajate de alti utilizatori Outlook. De
exemplu, aveti posibilitatea s creati un calendar separat pentru rezervrile
personale si s suprapuneti calendarele personale si de lucru pentru a vedea
rapid unde exist conflicte sau timp liber.

Setarea sau eliminarea memento-urilor

De obicei, memento-urile se asociaz activittilor sau termenelor limit. Cu toate
acestea, memento-urile sunt versatile si pot fi utilizate mpreun cu elemente de
calendar, mesaje de post electronic si persoane de contact..

8.2. Rezervri si ntlniri din calendar

Pentru a seta sau elimina memento-urile n rezervri si ntlniri, efectuati una din
urmtoarele actiuni:
Pentru toate rezervrile sau ntlnirile noi pe care le creati

n meniul Tools, selectai Options.

Pentru ca un memento s se activeze sau s se dezactiveze automat

pentru ntlniri sau rezervri noi, n meniul Preferences, n grupul
Calendar, bifati sau debifati caseta de selectare Default reminder.

Dac bifati caseta de selectare, introduceti intervalul de timp cu care

memento-ul precede rezervarea sau ntlnirea.

Pentru rezervri sau ntlniri existente

Deschideti o rezervare sau ntlnire.

OBSERVAIE
Dac se afiseaz caseta de selectare Appointment Recurrence, trebuie s v
decideti dac modificati memento-ul pentru aparitia pe care ati deschis-o sau
pentru ntreaga serie.

Selectai Open this ocurrence sau pe Open series, apoi confirmati cu

OK.

n meniul Appointment, n grupul Options, n lista Show As, selectati

intervalul de timp cu care memento-ul va preceda rezervarea sau ntlnirea.
Pentru a dezactiva un memento, selectati None.

8.3. Mesaje de post electronic, persoane de contact si activitti

Pentru a seta sau a elimina memento-uri, selectati mesajul de post

electronic, persoana de contact sau activitatea.

n bara de instrumente Standard, selectati

(Follow Up, apoi pe Add

memento.

SFAT
Aveti posibilitatea s semnalizati rapid mesajele de post electronic ca elemente
de fcut prin utilizarea memento-urilor. Astfel, executai click dreapta pe coloana
Flag Status n lista de mesaje. Sau, dac mesajul este deschis, n meniul
Message, n grupul Follow Up, selectai

Follow Up, apoi Add memento.

n caseta de dialog Custom, bifati sau debifati caseta de selectare

Memento. Dac bifati caseta de selectare, introduceti data si ora la care
doriti s se afiseze memento-ul.

Selectati OK.

8.4. Navigarea n Calendar

8.4.1. Modificarea numrului de zile afisat
Butoanele Day, Week si Month ajut la alegerea numrului de zile afisat n
Calendar.

Zi (Day)

n vizualizarea Day se afiseaz o zi odat. Pentru a trece la ziua urmtoare sau la

ziua anterioar, aveti posibilitatea s utilizati butoanele de navigare Forward si Back

.
Sptmn (Week)

Vizualizarea Week are trei variante de afisare. Vizualizarea Afisare sptmn de

lucru (Show work week) afiseaz zilele selectate n caseta de dialog Calendar
Options. Aceast vizualizare este selectat n mod implicit. Pentru a particulariza
zilele care fac parte din sptmna de lucru, efectuati urmtoarele:

n meniul Tools, selectai Options.

Sub Calendar, selectai Calendar Options.

n caseta de dialog Calendar Options, sub Calendar work week, bifati

sau debifati casetele de selectare pentru zilele care doriti s se afiseze.

A doua optiune de afisare (Show full week) din vizualizarea Week afiseaz
sptmna de 7 zile. Aveti posibilitatea s comutati ntre sptmna de lucru
particularizat si vizualizarea sptmnii complete prin selectarea optiunilor
potrivite de lng butoanele Day, Week si Month.
A treia optiune de afisare din vizualizarea Sptmn afiseaz una pn la zece zile
odat. Pentru a vizualiza o sptmn cu opt zile selectai grila calendarului, apoi
apsati ALT+8. Pentru o vizualizare particularizat de sptmn care afiseaz una
pn la zece zile, apsati ALT, apoi un numr ntre 0 si 9.

Lun (Month)

Vizualizarea Month include trei optiuni pentru cantitatea de detalii care se va afisa
n grila calendarului:

Minim (Low)

Aceast optiune afiseaz doar evenimentele din Calendar.

Evenimentele sunt elemente programate s fie valabile toat ziua si care

nu au o anumit or de nceput si de ncheiere.

Mediu (Medium)

Aceast optiune afiseaz evenimentele si rezervrile.

Rezervrile sunt reprezentate cu o bar plin n celula calendarului relativ

la ora din zi cnd sun programate. O linie subtire orizontal se afl la ora 12
dup-amiaz a fiecrei zile.

nalt (High)

Aceast optiune afiseaz evenimentele si rezervrile.

Rezervrile sunt listate cu ora de nceput, subiectul si locatia.

OBSERVAIE
n functie de ltimea ferestrei de rezervri, este posibil s nu vedeti toate cele
trei tipuri de informatii dac este selectat optiunea High.

8.4.2. Saltul la o dat (Go to date)

Utilizati navigatorul de dat pentru a trece la o nou dat selectnd o dat din
calendar.

De asemenea, aveti posibilitatea s apsati CTRL+G pentru a deschide caseta de

dialog Go to date.

8.4.3. Eliminarea elementelor din calendar

Cu timpul, ntreg calendarul poate ajunge s cuprind un numr semnificativ de
elemente si s ocupe un spatiu considerabil n fisierul de date. Pentru a elibera
spatiu, aveti posibilitatea s reduceti numrul de elemente prin stergerea lor.

8.4.4. Stergerea tuturor elementelor din calendar

Procesul de stergere determin eliminarea elementelor din fisierul de date fr a

face o copie de rezerv.
AVERTISMENT

Pasii descrisi n continuare vor sterge toate elementele din

calendar, inclusiv zilele de srbtoare care se adaug automat la calendar. Aveti

posibilitatea s nlocuiti srbtorile sterse n cursul acestor pasi, dar celelalte
elemente nu se vor recupera.
n Navigation Pane, selectati Calendar.

n meniul View, indicati spre Current view, apoi selectati By Category.

Selectati Categories: apoi apsati CTRL+A.

Acum ar trebui s fie selectate toate elementele din list.

Apsati DELETE.

9. Utilizarea arhivei
Fiecare utlizator, are alocat un spatiu pe server-ul de mail, acest spatiu este alocat
in mod egal fiecarui utilizator.
In momentul in care un utilizator si-a folosit tot spatiul disponibil de pe server, nu va
mai putea expedia, sau receptiona mail-uri. In cadrul companiei Allianz-Tiriac, acest
spatiu este de 200 MB.
Pentru a evita situatia descrisa mai sus, pe masura ce casuta dumneavoastra de
mail se aglomereaza, trebuie sa creati arhive arhive. Aceste arhive se creeaza local,
pe calculatorul fiecarui utilizator, ceea ce inseamna ca nu exista nici o limitare din
punct de vedere al marimii acesteia. Arhivele va permit sa stocati mail-urile cu tot
cu fisierele atasate exact asa cum le-ati expediat sau cum le-ati receptionat si va
permit ca ulterior actiunii de arhivare, sa mai puteti inainta un mail (Forward) sau
sa raspundeti la un mail (Reply, Reply to All).

9.1 Creearea Arhivei in Microsoft Office Outlook 2007

Creearea unei arhive:
1. Din meniul File alegeti optiunea Archive:

2. In casuta de dialog care se va deschide urmati pasii de mai jos:

In partea de sus a ferestrei optiunea bifati optiunea Archive this folder and all
subfolders si selectati Mailbox, ca in imaginea de mai sus.

Cu ajutorul butonului Browse, navigati in calculatorul personal la locatia dorita

unde doriti ca acea arhiva sa fie salvata.
Confirmati alegerile facute cu Ok.

9.2 Vizualizarea arhivei in structura de directoare

Pentru ca arhiva sa fie vizibila tot timpul in structura de directoare din partea stanga
a ferestrei principale, trebuie sa urmati pasii de mai jos:
Inchideti Outlook 2007;
Deschideti Outlook 2007;
Din meniul File, optiunea Open alegeti Outlook Data File;

Din casuta de dialog care se va deschide navigati pana la locatia arhivei,

apoi selectati arhiva si selectati Open.
In acest moment arhiva dumneavoastra este vizibila in structura de directoare din
partea stanga a ferestrei principale, in partea de jos.

9.3 Creearea directoarelor in arhiva

Pentru creearea de directoare in arhiva:
Click dreapta pe arhiva, selectati optiunea New Folder,

In casuta de dialog care se va deschide, denumiti directorul in partea de

sus a ferestrei si alegeti unde doriti ca acesta sa fie creat, optiunea
implicita este Archive folders;

Confirmati alegerile facute cu Ok.

9.4 Selectarea mail-urilor pentru arhivare

Pentru a arhiva mail-urile in regim selectiv, nu dupa un anumit criteriu:
Din directorul unde sunt mail-urile care doriti sa le arhivati, selectati mailurile pentru arhivare (pentru selectii multpiple, tineti apasata tasta Cntrl)
si le trageti peste directorul din arhiva unde doriti ca acestea sa fie
salvate.
In acest moment va aparea o fereastra noua care va afisa progresul operatiei de
arhivare:

In momentul in care fereastra de progres se va inchide, operatia de arhivare a mailurilor dv. s-a finalizat cu succes.