MODULUL I

Recrutarea personalului i gestionarea

documentelor de eviden a personalului

MODULUL I
CAPITOLUL II
Registrul general de eviden a personalului

REGISTRUL GENERAL DE EVIDEN A

SALARIAILOR

,,Fiecare angajator are obligaia de a nfiina un registru general de

eviden a salariailor.

Registrul general de eviden a salariailor se va nregistra n prealabil la

autoritatea public competent, potrivit legii, n a crei raz teritorial se
afl domiciliul, respectiv sediul angajatorului, dat de la care devine
document oficial.

Registrul general de eviden a salariailor se completeaz i se transmite

inspectoratului teritorial de munc n ordinea angajrii i cuprinde:
- elementele de identificare ale tuturor salariailor;
- data angajrii;
- funcia/ocupaia conform specificaiei Clasificrii ocupaiilor din Romnia
sau altor
acte normative:
- tipul contractului individual de munc;
- salariul, sporurile i cuantumul acestora;
- perioada i cauzele de suspendare a contractului individual de munc;
- perioada detarii i
- data ncetrii contractului individual de munc. (art. 34 alin. (1) (3) din CM)

REGISTRUL GENERAL DE EVIDEN A

SALARIAILOR

Registrul general de eviden a salariailor este pstrat la domiciliul,

respectiv sediul angajatorului, urmnd s fie pus la dispoziie inspectorului
de munc sau oricrei alte autoriti care l solicit, n condiiile legii.

La solicitarea salariatului sau a unui fost salariat, angajatorul este obligat

s elibereze un document care s ateste activitatea desfurat de acesta,
durata activitii, salariul, vechimea n munc, n meserie i n specialitate.

n cazul ncetrii activitii angajatorului, registrul general de eviden a

salariailor se depune la autoritatea public competent, potrivit legii, n a
crei raz teritorial se afl sediul sau domiciliul angajatorului, dup caz. (
art. 34 alin. (4) - (6)

din CM).

n temeiul prevederilor al art. 34 alin. (7) din Legea nr. 53/2003 - Codul
muncii, republicat, a fost adoptat Hotrrea Guvernului nr.
500/2011 privind registrul general de eviden a salariailor prin care se
stabilete metodologia de ntocmire i completare a registrului general de
eviden a salariailor, denumit n continuare registru, nregistrrile ce se
efectueaz, precum i orice alte elemente n legtur cu acesta.

REGISTRUL GENERAL DE EVIDEN AL

SALARIAILOR

,,ncadrarea n munc a unei persoane se realizeaz, potrivit prevederilor Legii

nr. 53/2003 - Codul muncii, republicat, numai prin ncheierea unui contract
individual de munc, n temeiul cruia persoana fizic, n calitate de salariat, se
oblig s presteze munca pentru i sub autoritatea unui angajator, persoan
fizic sau juridic, n schimbul unei remuneraii denumite salariu. (art. 2 alin. (1)
din HG 500/2011.

Fiecare angajator are obligaia de a nfiina i transmite la inspectoratul

teritorial de munc un registru general de eviden a salariailor i de a-l
prezenta inspectorilor de munc, la solicitarea acestora. (art. 2 alin. (2) din HG
500/2011.

Angajatorii care au nfiinat sucursale, agenii, reprezentane sau alte

asemenea uniti fr personalitate juridic, crora le-au delegat competena
ncadrrii personalului prin ncheierea de contracte individuale de munc, pot
delega acestora i competena nfiinrii registrului. (art. 2 alin. (3) din HG
500/2011.

Au obligaia de a nfiina i transmite registrul la inspectoratul teritorial de

munc i misiunile diplomatice i oficiile consulare ale altor state n Romnia,
respectiv, dup caz, institutele culturale i reprezentanele comerciale i
economice ale altor state n Romnia, pentru personalul angajat local care are

REGISTRUL GENERAL DE EVIDEN AL

SALARIAILOR

Completarea i transmiterea registrului se fac de ctre una sau mai

multe persoane nominalizate prin decizie scris de ctre angajator.
(art. 2 alin. (5) din HG 500/2011).

Angajatorii pot contracta serviciul de completare i transmitere a

registrului prin ncheierea, cu respectarea dispoziiilor art. 20 alin.
(5) din Legea nr. 677/2001 pentru protecia persoanelor cu privire la
prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulaie a acestor
date, cu modificrile i completrile ulterioare,. (art. 2 alin. (6) din HG
500/2011), de contracte de prestri servicii cu prestatori nregistrai la
inspectoratele teritoriale de munc, care i desfoar activitatea
n condiiile prevederilor legale n vigoare

,,Prestatorii prevzui nu pot subcontracta, la rndul lor, serviciile

de completare i transmitere a registrului ncredinate de
angajator. (art. 2 alin. (7) din HG 500/2011).

REGISTRUL GENERAL DE EVIDEN AL

SALARIAILOR
,,Angajatorul are obligaia informrii, n scris, a inspectoratului
teritorial de munc despre ncheierea contractului de prestri
servicii. (art. 2 alin. (8) din HG 500/2011).
Contractarea serviciului de completare i transmitere a registrului
nu exonereaz angajatorul de obligaiile stabilite de prezentul act
normativ. (art. 2 alin. (9) din HG 500/2011).
,,Angajatorii/prestatorii care opereaz efectiv n registru au
obligaia s prelucreze datele cu caracter personal ale salariailor
angajatorilor, cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001, cu
modificrile i completrile ulterioare. (art. 2 alin. (10) din HG
500/2011).

,,Procedura i actele pe care angajatorii sunt obligai s le prezinte

la inspectoratul teritorial de munc pentru obinerea parolei se
stabilesc prin ordin al ministrului muncii, familiei i proteciei
sociale. (art. 2 alin. (11) din HG 500/2011).

REGISTRUL GENERAL DE EVIDEN AL

SALARIAILOR

Registrul se ntocmete n form electronic. (art. 3 alin. (1) din HG

500/2011).
Registrul se completeaz n ordinea angajrii i cuprinde urmtoarele
elemente:
a) elementele de identificare a tuturor salariailor: numele, prenumele,
codul numeric personal - CNP, cetenia i ara de provenien
Uniunea European - UE, non-UE, Spaiul Economic European - SEE;
b) data angajrii;
c) perioada detarii i denumirea angajatorului la care se face
detaarea;
d) funcia/ocupaia conform specificaiei Clasificrii Ocupaiilor din
Romnia (COR) sau altor acte normative;
e) tipul contractului individual de munc;
f) durata normal a timpului de munc i repartizarea acestuia;
g) salariul de baz lunar brut i sporurile, astfel cum sunt prevzute
n contractul individual de munc;
h) perioada i cauzele de suspendare a contractului individual de
munc, cu excepia cazurilor de suspendare n baza certificatelor
medicale;

REGISTRUL GENERAL DE EVIDEN AL

SALARIAILOR

Completarea, respectiv nregistrarea n registru a elementelor

prevzute la art. 3 alin. (2), i transmiterea registrului se fac dup
cum urmeaz:
a) la angajarea fiecrui salariat, elementele prevzute la art. 3 alin.
(2)
a)(elementele de identificare a tuturor salariailor: numele,
prenumele, codul numeric personal - CNP, cetenia i ara de provenien
Uniunea European - UE, non-UE, Spaiul Economic European - SEE ), b) (data
angajrii) , c) (perioada detarii i denumirea angajatorului la care se face
detaarea, d) (funcia/ ocupaia conform specificaiei Clasificrii Ocupaiilor
din
Romnia (COR) sau altor acte normative) se nregistreaz n registru cel
trziu n ziua lucrtoare anterioar nceperii activitii de
ctre
salariatul n cauz;
b) elementul prevzut la art. 3 alin. (2) lit. g) (salariul de baz lunar
brut i
sporurile, astfel cum sunt prevzute n contractul individual de munc)
se
completeaz i pentru contractele individuale de munc deja
nregistrate, n

REGISTRUL GENERAL DE EVIDEN AL

SALARIAILOR

c) elementele prevzute la art. 3 alin. (2) lit. h) (perioada i cauzele de

suspendare a contractului individual de munc, cu excepia cazurilor de
suspendare n baza certificatelor medicale) se
nregistreaz n registru
n termen de maximum 20 de zile lucrtoare de la data suspendrii;

d) elementele prevzute la art. 3 alin. (2) lit. i) (data ncetrii

contractului individual de munc) se nregistreaz n registru la data
ncetrii contractului individual de munc/la data lurii la cunotin
a evenimentului ce a determinat, n condiiile legii,
ncetarea
contractului individual de munc;

e) pentru salariaii detaai, angajatorul de baz completeaz

perioada detarii i denumirea angajatorului la care se face
detaarea, anterior nceperii detarii. (art. 4 alin. (1) din HG 500/2011).

REGISTRUL GENERAL DE EVIDEN AL

SALARIAILOR
Orice modificare a elementelor prevzute la art. 3 alin. (2) lit. a)
(elementele de identificare a tuturor salariailor: numele, prenumele, codul numeric
personal - CNP, cetenia i ara de provenien Uniunea European - UE, non-UE,
Spaiul Economic European - SEE ), c) (perioada detarii i denumirea angajatorului
la care se face detaarea) d) (funcia/ocupaia conform specificaiei Clasificrii
Ocupaiilor din Romnia (COR) sau altor acte normative) e) (tipul contractului
individual de munc ) f) (durata normal a timpului de munc i repartizarea
acestuia) i g) (salariul de baz lunar brut i
sporurile, astfel cum sunt
prevzute n contractul individual de munc) se nregistreaz n registru cel
trziu n ziua lucrtoare anterioar mplinirii termenului de 20 de zile
lucrtoare prevzut la art. 17 alin. (5) din Legea nr. 53/2003, republicat.
Excepie fac situaiile n care modificrile se produc ca urmare a unei
hotrri judectoreti sau ca efect al unui act normativ cnd nregistrarea
n registru se face n ziua n care angajatorul se prezum, potrivit legii, c a
luat cunotin de coninutul acestora. (art. 4 alin. (2) din HG 500/2011).
Orice

corecie a erorilor survenite n completarea registrului se face la data

la care angajatorul a luat cunotin de acestea. (art. 4 alin. (3) din HG
500/2011).

REGISTRUL GENERAL DE EVIDEN AL

SALARIAILOR

,,Registrul se transmite la inspectoratul teritorial de munc n

format electronic, prin utilizarea uneia dintre urmtoarele
modaliti:
a) prin completarea on-line a bazei de date existente pe
portalul Inspeciei Muncii;
b) prin e-mail, pe baz de semntur electronic;
c) prin depunerea la sediul inspectoratului teritorial de munc
n format electronic, nsoit de o adres de naintare semnat de
angajator.
Evidena registrelor, respectiv a datelor cuprinse n acestea,
transmise de angajatori/prestatori de servicii, se ine ntr-o
baz
de date organizat la nivelul Inspeciei Muncii.
Procedura privind transmiterea registrului n format electronic se
stabilete prin ordin al ministrului muncii, familiei i proteciei
sociale, dup adoptarea soluiei tehnice a registrului n format
electronic i n funcie de aceasta. (art. 6 din HG 500/2011).

REGISTRUL GENERAL DE EVIDEN A

SALARIAILOR

Angajatorii sau, dup caz, prestatorii de servicii au obligaia de a

completa i transmite registrul la inspectoratul teritorial de munc
n a crui raz teritorial i au angajatorii sediul sau domiciliul,
dup caz, cel trziu n ziua lucrtoare anterioar nceperii activitii
de ctre primul salariat, cu obligaia completrii acestuia, conform
art. 3 (din HG 500/2011)

Unitile fr personalitate juridic care au competena nfiinrii

registrului au obligaia de a completa elementele contractului
individual de munc conform art. 3 (din HG 500/2011) i de a
transmite registrul, n termenele prevzute la art. 4, la
inspectoratul teritorial de munc n a crui raz teritorial i
desfoar activitatea, cu ndeplinirea obligaiilor prevzute de
HG 500/2011

,,Registrul se pstreaz n form electronic la sediul angajatorului

i, dup caz, la sediul sucursalei, ageniei, reprezentanei sau al
altor asemenea uniti fr personalitate juridic, care au delegat
competena nfiinrii registrului. (art. 7 din HG 500/2011).

REGISTRUL GENERAL DE EVIDEN A

SALARIAILOR

Angajatorul are obligaia de a ntocmi un dosar personal pentru fiecare

dintre salariai, de a-l pstra n bune condiii la sediu, precum i de a-l
prezenta inspectorilor de munc, la solicitarea acestora. (art. 8 alin. (1)
din HG 500/2011).

Dosarul personal al salariatului cuprinde cel puin urmtoarele

documente: actele necesare angajrii, contractul individual de munc,
actele adiionale i celelalte acte referitoare la modificarea,
suspendarea i ncetarea contractelor individuale de munc, acte de
studii/certificate de calificare, precum i orice alte documente care
certific legalitatea i corectitudinea completrii n registru. (art. 8 alin.
(2) din HG 500/2011).
La solicitarea scris a salariatului sau a unui fost salariat angajatorul
este obligat s i elibereze acestuia: a) copii ale documentelor
existente n dosarul personal ; b) copii ale paginilor din registrul
electronic care cuprind
nscrierile referitoare la persoana sa i/sau
un document care s ateste activitatea desfurat de acesta, durata
activitii, salariul, vechimea n munc, n meserie i n
specialitate, astfel cum rezult din registrul general de
eviden i
din dosarul personal, n termen de cel mult 15
zile de la data

DOSARUL PERSONAL AL ANGAJATULUI

,,Documentele

sunt eliberate n copie certificat de

reprezentantul legal al
angajatorului sau de persoana mputernicit de angajator pentru conformitate cu
originalul. (art. 8 alin. (4) din HG 500/2011).

,,Registrul

electronic i dosarele personale ale fiecrui salariat se vor pstra n

condiii care s asigure securitatea datelor, precum i pstrarea lor ndelungat
i corespunztoare, cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001, cu
modificrile i completrile ulterioare. Angajatorul rspunde pentru asigurarea
acestor condiii, precum i pentru orice prejudiciu produs salariatului, sau
oricrei alte persoane fizice sau juridice, prin nclcarea acestor obligaii. (art. 8
alin. (5) din HG 500/2011).

,,n msura n care, din motive obiective, angajatorul se afl n imposibilitatea

de a elibera documentele prevzute la alin. (3), salariatul sau fostul salariat
poate solicita inspectoratului teritorial de munc din raza cruia angajatorul i
desfoar activitatea eliberarea unei adeverine din care s rezulte elementele
coninute n registru, astfel cum a fost ntocmit i transmis de ctre angajator.
Inspectoratul teritorial de munc n cauz elibereaz documentul, n baza
registrului electronic transmis de angajator, n termen de cel mult 15 zile de la
data solicitrii. (art. 8 alin. (6) din HG 500/2011).

REGISTRUL GENERAL DE EVIDEN AL

SALARIAILOR

,,Constituie

contravenii urmtoarele fapte svrite de angajatori, persoane

fizice sau juridice:
a) netransmiterea registrului cu elementele contractului individual de munc
prevzute
la art. 3 alin. (2) lit. a)-g), cel trziu n ziua lucrtoare anterioar nceperii
activitii
de ctre salariatul n cauz;
b) refuzul de a pune la dispoziie inspectorului de munc registrul n format
electronic,
precum i dosarul personal al salariailor;
c) necompletarea elementelor contractului individual de munc conform art.
3,
respectiv netransmiterea registrului n termenele prevzute la art. 4;
d) completarea registrului de ctre alte persoane dect cele prevzute la art.
2 alin. (5) sau
alin. (6);
e) completarea registrului cu date eronate sau incomplete ;
f)
alterarea sau tergerea datelor din registru, precum i intervenia
neautorizat asupra
aplicaiei informatice a registrului.
g) nerespectarea prevederilor art. 2 alin. (8) privind
informarea

REGISTRUL GENERAL DE EVIDEN AL

SALARIAILOR
,, Contraveniile prevzute la alin. (1) se sancioneaz dup cum urmeaz:
a) cea prevzut la lit. a), (netransmiterea registrului cu elementele contractului individual de
munc prevzute la art. 3 alin. (2) lit. a)-g), cel trziu n ziua ucrtoare anterioar nceperii
activitii de ctre salariatul n cauz) cu amend de 10.000 lei pentru fiecare persoan
primit la munc fr transmiterea la inspectoratul teritorial de munc a registrului completat
cu toate elementele contractului individual de munc, fr ca amenda total cumulat s
depeasc suma de 50.000 lei;
b) cele prevzute la lit. b)-c), (b) - refuzul de a pune la dispoziie inspectorului de munc
registrul n format electronic, precum i dosarul personal al salariailor; c)necompletarea
elementelor contractului individual de munc conform art. 3, respectiv netransmiterea registrului n
termenele prevzute la art. 4) cu amend de la 5.000 lei la 8.000 lei;
c) cea prevzut la lit. d)-f) i i) (d) - completarea registrului de ctre alte persoane dect cele
prevzute la art. 2 alin. (5) sau alin. (6); e) completarea registrului cu date eronate sau
incomplete ; f)
alterarea sau tergerea datelor din registru, precum i intervenia
neautorizat asupra aplicaiei informatice a registrului; i) nerespectarea prevederilor art. 2 alin.
(7)) cu amend de la 3.500 lei la 5.000 lei;
d) cea prevzut la lit. g) (nerespectarea prevederilor art. 2 alin. (8) privind
informarea
inspectoratelor teritoriale de
munc cu privire la prestatorii de servicii ) cu amend de
la 2.000 lei la 5.000 lei
e) cea prevzut la lit. h) i j) ( h) - refuzul angajatorului de a
elibera copii dup documentele
prevzute la art. 8 alin. 3), solicitate de ctre salariat; j) nerespectarea
prevederilor art. 7 ) cu
amend de la 300 lei la 1.000 lei. (art. 9 alin. (2) din HG 500/2011).

REGISTRUL GENERAL DE EVIDEN AL

SALARIAILOR

,,Constatarea contraveniilor i aplicarea sanciunilor se fac de ctre

inspectorii de munc. (art. 9 alin. (3) din HG 500/2011).

,,Contravenientul poate achita n cel mult 48 de ore jumtate din minimul

amenzii contravenionale prevzute la alin. (2) lit. b)-e). (art. 9 alin. (4) din
HG 500/2011).

Inspectoratul teritorial de munc distribuie aplicaia informatic

angajatorilor care au obligaia de a nfiina i transmite registrul. (art. 11
din HG 500/2011).

,,Inspecia Muncii asigur accesul autoritilor i instituiilor publice la

datele din registru, pe baza unor aplicaii de interogare specifice, cu
asigurarea msurilor de protecie a datelor cu caracter personal. Condiiile,
procedura de lucru i limitele accesului la informaii se stabilesc, n
condiiile legii, de Inspecia Muncii prin protocoale de colaborare ncheiate
cu autoritile i instituiile publice solicitante. (art. 12 alin. (1) din HG
500/2011).

REGISTRUL GENERAL DE EVIDEN AL

SALARIAILOR

Hotrrea Guvernului nr.500/2011 a intrat n vigoare la data de

1 august 2011.

,,La data intrrii n vigoare a Hotrrii Guvernului nr.500/2011 a

fost
abroat
Hotrrea Guvernului nr. 161/2006 privind
ntocmirea i completarea registrului general de eviden a
salariailor, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr.
172 din 22 februarie 2006, cu modificrile i completrile
ulterioare.