1.

Tehnologiile informaionale utilizate n suportul

deciziei
Tehnologiile informaionale au influenat (i continu s influeneze)
evoluia procesului managerial, oferind mijloace din ce n ce mai puternice care
permit managerilor s-i asume att roluri tradiionale, dar i sarcini noi.
Rolul sistemelor informatice este crucial pentru mai multe motive:
n primul rnd, managerii trebuie s considere un volum enorm de
informaii interne i externe pentru a lua decizii riguroase;
n al doilea rnd, ei trebuie s analizeze i s consolideze toate aceste
informaii pentru a crea noi informaii;
n al treilea rnd, ei trebuie s realizeze acest lucru foarte rapid, deoarece
in astfel de procese timpul este esenial;
Cu sistemele de suport al deciziei, ei trebuie s fie capabili s ia decizii
efective i eficiente n anumite situaii dificile. Este evident faptul ca tehnologia
informaional (IT) poate interveni n procesul de luare a deciziilor.
Managementul poate fi definit ca un proces prin care o organizaie i
atinge obiectivele cu ajutorul resurselor de care dispune. Orice activitate
managerial implic adoptarea uneia sau mai multor decizii.
Luarea unei decizii este cea mai semnificativ activitate intr-o afacere.
Companiile aloc resurse vaste, timp i bani pentru procesul de luare a
deciziilor. n continuare voi prezenta diverse tipuri de decizii i fazele de luare a
deciziilor precum i rolul IT-ului n cadrul acestui proces.

2. Tipurile de decizii i fazele de adoptare a acestora

Putem defini decizia ca fiind rezultatul unor activiti contiente de
alegere a unei direci de aciune i a angajrii n aceasta, fapt care implic, de
obicei, alocarea unor resurse.
Vom prezenta doar dou dintre numeroasele clasificri existente ale
deciziilor: n funcie de criteriul nivelului decizional i n funcie de gradul de
structurare.
Dup primul criteriu exist:
Decizii strategice- sunt acele decizii care determin obiectivele,
resursele i politicile organizaiei;
Decizii tactice de control managerial sunt, n principal, legate
de urmrirea eficienei i a eficaciti cu care sunt utilizate resursele,
precum i a eficienei unitilor operaionale.
Decizii operaionale de control operaional- determin
modalitile n care se execut sarcinile stabilite la niveluri
superioare, de exemplu, specificarea criteriilor de executare a
sarcinilor i de utilizare a resurselor, de evaluare a rezultatelor.

 Decizii privind cunotinele- sunt legate de evaluarea ideilor

privind noi produse i servicii, metodelor de comunicare a noilor
cunotine i de difuzare a informailor n cadrul organizaiei.
n cadrul fiecrui nivel decizional se poate realiza o clasificare a deciziilor
dup gradul de structurare al acestora. Astfel avem:
decizie structurat (programabil) sunt acele decizii de rutin care
implic procesarea unui anumit fel de informaie ntr-un mod specific
astfel nct utilizatorul va obine un rspuns riguros. Dac utilizatorul
folosete un anumit set de informaii de intrare i le proceseaz ntr-un
mod corespunztor el va ajunge la un rezultat riguros. Utilizatorul poate
structura automatizarea informaiei cu IT. Se consider c o problem
este structurat dac obiectivele i scopurile sunt precise i exist un
algoritm de rezolvare.
decizie nestructurat (neprogramabil) este una pentru care exist mai
multe rspunsuri corecte i nu exist un mod precis de a gsi rspunsul
adecvat. Utilizatorul nu are la dispoziie reguli sau criterii pentru a-i
garanta c soluia este bun. Sunt decizii importante, cu un caracter
inovator i deseori atipice pentru organizaie, neexistnd proceduri
prestabilite pentru adoptarea lor. Se consider c o problem este
nestructurat atunci cnd elementele deciziei sunt mai mult calitative,
obiectele i scopurile nu sunt precise i nu exist un algoritm de
rezolvare cunoscut.
Decizie semistructurat este aceea n adoptarea creia se poate apela
doar parial la proceduri cunoscute. Se consider c o problem este
semistructurat atunci cnd decizia are elemente predominant cantitative
(dar nu n totalitate), obiectivele i scopurile nu sunt precise i procedura
algoritmic de rezolvare nu acoper n totalitate ansamblul elementelor
problemei.
n realitate foarte multe decizii merg undeva ntre structurate i
nestructurate i aici intervin sistemele de asistare a deciziilor (SIAD).
Un alt mod de a vedea deciziile este frecvena cu care acestea trebuiesc
luate:
decizie recurent este una care are loc repetitiv i de cele mai multe ori
periodic (sptmnal, lunar, semestrial, anual). n acest caz decidentul
folosete aceleai reguli de fiecare dat.
decizie nerecurent sau ad-hoc este una pe care decidentul o realizeaz fr
o frecven anume, avnd diferite criterii pentru a determina o soluie
riguroas de fiecare dat.

3. Procesul de luare a deciziei

Luarea unei decizii presupune parcurgerea a patru faze distincte (fig.1),
indiferent dac decizia respectiv se realizeaz sau nu aa cum trebuie.
Inteligen identific ce
trebuie fixat
napoi la faza
de inteligen

Proiectare determin ce
trebuie fixat
napoi la faza
de proiectare

Alegere fixeaz ce trebuie

ales
napoi la faza
de alegere
Implementare realizeaz ce
s-a fixat

Fig.1 Cele patru faze de urmat n luarea unei decizii

Inteligen se identific i recunoate problema, necesitatea i
oportunitatea (uneori faza de diagnostic n luarea deciziei);
Faza de inteligen implic detectarea i interpretarea semnalelor care
indic situaii ce implic atenia decidentului. Aceste semnale pot veni n
mai multe forme: cererea clienilor pentru produse noi n viitor, o nou
concuren, scderea vnzrilor etc. Faza de inteligen are drept rezultat
o descriere formal a problemei identificate, a categoriei din care face
parte precum i a responsabilitilor implicate.
Proiectare se confirm modurile posibile pentru rezolvarea problemei,
aflnd necesitile sau oportunitile. n aceast faz decidentul
analizeaz toate soluiile posibile. Aceasta implic realizarea unui model
pentru adoptarea deciziei, testarea i validarea acestuia.
Alegere se analizeaz greutatea i meritul fiecrei soluii, se estimeaz
consecinele acestora i se alege cea mai bun soluie. Soluia cea mai
bun poate depinde de o serie de factori: cost, uurina implementrii,
necesarul de personal, ntrzierea de aplicare etc.
Implementare se execut soluia aleas, se monitorizeaz rezultatele,
se efectueaz ajustrile necesare.
Aceste faze nu sunt n mod necesar lineare deoarece decidentul poate
reveni oricnd la fazele precedente pentru a fundamenta unele soluii.

4. Locul SIAD-urilor n sistemele informaionale ale unei firme

Astzi, sistemele informatice sunt utilizate la toate nivelele ierarhice i n
toate activitile eseniale ale unei firme, dezvoltrile cele mai semnificative
fiind n asistarea deciziilor manageriale att la nivel operaional, tactic sau
strategic (de exemplu, identificarea de noi produse, clieni sau furnizori,
elaborarea i evaluarea strategiilor de pia i campaniilor de marketing etc.).
Noile strategii de management bazate pe implementarea sistemelor
informatice au determinat transformri profunde n modul de organizare i
operare al firmei, dintre care cele mai importante sunt:
Reducerea numrului de niveluri ierarhice ale firmei. Practic,
piramida organizaional a fost aplatisat, iar nivelele de mijloc ale
managementului au disprut. Deciziile aferente acestor nivele au fost fie
automatizate (pe baza de sisteme, reguli, proceduri etc.) fie delegate
nivelului de execuie sau nivelului superior de management;
Crearea organizaiilor virtuale i eliminarea distanelor. Afacerile se
pot organiza i conduce global astzi, n timp ce la nivel local se
pstreaz doar nivelul operaional. Sistemele informatice sunt conectate
n reea (WAN, Intranet, Internet, VPN etc.) i permit firmelor s-i
coordoneze la nivel global tranzaciile, producia i distribuia bunurilor i
serviciilor precum i interfaa cu partenerii de afaceri (clieni sau
furnizori) prin utilizarea organizaiilor virtuale (vezi fig.2). Pot exista
cazuri n care anumite departamente sunt distribuite geografic, dar sunt
din ce n ce mai frecvente cazurile n care ntreaga organizaie este
distribuit.
Organizaia
de Cercetare

Organizaia
de Logistic

Organizaia
de Vnzri
i Marketing

Headquarter
(nucleu
principal al
organizaiei)

Instituii financiar-bancare

Organizaia
de Producie

Organizaia
de Suport
(Financiar,
HR i IT)

Fig. 2 Structura unei organizaii virtuale

 Crearea organizaiilor flexibile. Tehnologiile informatice moderne

permit organizaiilor s se restructureze la intervale scurte de timp,
reorganizndu-se n diverse moduri pentru creterea competitivitii lor.
Dezvoltarea comerului electronic. Sistemele informatice conectate n
reea pot permite realizarea de tranzacii on-line (de exemplu: vnzri,
achiziii sau pli) folosind mediile electronice ca mediu de interconectare
a unei companii cu clienii, furnizorii sau distribuitorii si.
Restructurarea fluxurilor de documente. Documentele au fost
transferate de pe suportul de hrtie pe cel electronic. Mediul electronic
asigur vitez mare de procesare, transfer, regsire precum i capaciti
de lucru colaborativ, integrare la costuri foarte reduse care au condus la
creterea productivitii organizaiei.
Figura 3 prezint arhitectura informatic a unei organizaii. Sunt prezentate
funciile ntreprinderii pe care le poate deservi un sistem informatic precum i
organizarea acestuia din punct de vedere al nivelelor deservite. Dup cum se
observ, odat cu creterea nivelului ierarhic nivelul de sintetizare al
informaiilor crete pentru a putea facilita procesul decizional al
managementului.
Decizii
Funciile firmei

Sistem
management
strategic

Sistem pentru
management
la nivel
operaional /
tactic

Sisteme bazate
pe cunotin

Sisteme
operaionale

Vnzri de
marketing

Logistic
Producie
Cercetare
Financiar, HR, IT

Sistem Informatic pentru

Management

Informaii

Fig. 3 Arhitectura informatic a unei organizaii

Astfel, n cadrul unei organizaii se pot identifica urmtoarele tipuri
distincte de sisteme informatice:
Sisteme informatice pentru procesarea tranzaciilor (Transaction
Processing Systems) sau TPS. Ele se gsesc la nivelul operaional al
organizaiei i se caracterizeaz prin faptul c execut i nregistreaz
zilnic tranzaciile specifice organizaiei. TPS-urile asigur preluarea,
stocarea i prelucrarea datelor corespunztoare tranzaciilor zilnice
asigurnd actualizarea concurent i corect a bazelor de date.

 Sisteme informatice pentru automatizarea activitilor de birou

(Office Automation Systems) sau OAS. Scopul lor este de a asigura
procesarea electronic a documentelor, comunicaia intern sau extern
organizaiei, precum i instrumentele de colaborare intra sau
interdepartamentale etc.
Sisteme informatice bazate pe cunotine (Knowledge Base
Systems) sau KWS. Aceste sisteme deservesc nevoilor informaionale
ale organizaiei la nivelul de cunotine din domeniul de baz sau conexe
acestuia, sunt exploatate, n general, de specialitii bncii ca s extrag,
creeze dar i s integreze noi cunotine n organizaie. n prezent se
constat o integrare din ce n ce mai mare ntre KWS i OAS cu
principalul obiectiv de diseminare a informaiilor n organizaie.
Sisteme informatice pentru management (Management Information
Systems) sau MIS. Acestea deservesc managementul organizaiei i
vizeaz funciile de planificare, control, coordonare i adoptare a
deciziilor prin furnizarea de rapoarte i informaii pentru management (ca
elemente de baz n asistarea deciziilor sau chiar pentru programarea
anumitor decizii). MIS-urile au la baz unul sau mai multe depozite de
date (Datawarehouse) sau DWH n care sunt stocate toate datele interne
sau externe organizaiei necesare procesului managerial.
MIS-urile prezint dou extinderi (SIAD i EIS) care au aprut ca
urmare a unor cerine specifice de management. n general, ele deservesc
nivelurile ierarhice superioare ale firmei, dar, din ce n ce mai frecvent, se
constat c organizaiile pot pune SIAD-urile i la dispoziia unor nivele
ierarhice de baz ale organizaiei n vederea structurrii deciziilor luate la
aceste nivele.
Sisteme informatice pentru asistarea deciziilor (Decision Support
Systems sau DSS) noi le vom nota SIAD. Acestea sunt sisteme
informatice care combin datele i informaiile disponibile pe baza unor
modele de analiz complexe pentru asistarea managementului
organizaiei n adoptarea deciziilor (structurate, semistructurate sau
nestructurate).
Sisteme informatice pentru management executiv (Executive
Information Systems) sau EIS. EIS asist nivelul strategic de
management n luarea deciziilor nestructurate.

n figura 4 sunt prezentate interdependenele dintre sistemele

organizaiei precum i modul de transfer al informaiei ntre acestea.
Se constat rolul decisiv al MIS n arhitectura informatic a organizaiei
i de asemenea faptul ca n prezent MIS nu recepioneaz doar date din
sisteme operaionale, dar i trimite date ctre acestea ca de exemplu datele de
plan revizuite, deciziile rezultatele din utilizarea SIAD (de exemplu noi oferte i
contracte etc.) sau EIS (planificarea activitilor pe urmtorii 1-5 ani etc.).
SIAD

MIS

Fig. 4 Interdependenele dintre sistemele informatice ale unei organizaii