Disciplina: Uzane diplomatice i de protocol

Titular curs: Maria Gheordunescu

Student: Mihailescu Adriana
Grupa: 8301

2015

CUPRINS
CUPRINS....................................................................................................................................2
Etapele planificrii cinei diplomatice.........................................................................................3
1.

Introducere...........................................................................................................................3

2.

Eveniment scurt descriere...............................................................................................3

3.

Planul de comunicare...........................................................................................................4

4.

3.1.

Scop i obiective ale comunicrii.................................................................................4

3.1.

Trecerea n revist a publicurilor..................................................................................5

3.2.

Stabilirea mesajului: axa evenimentului......................................................................5

3.3.

Mesaje pe categorii de public.......................................................................................5

3.4.

Plan cronologic i stabilirea bugetului campaniei........................................................6

3.5.

Evaluarea aciunilor......................................................................................................7

Desfurarea cinei diplomatice............................................................................................8

4.1. Locaie.............................................................................................................................8
4.2. Meniu...............................................................................................................................8
4.3. Planul de plasare la mas.................................................................................................9

5.

Sponsori poteniali.............................................................................................................10

Bibliografie...............................................................................................................................11

Etapele planificrii cinei diplomatice

1. Introducere
n vara anului 1885 a fost nfiinat primul consulat onorific al Romniei n Spania, la
Barcelona. Dup zece ani, la 8 iunie 1895, consulatul onorific era ridicat la rangul de consulat
general. Dup Primul Rzboi Mondial, vor fi nfiinate consulate onorifice ale Romniei n
urmtoarele orae: Bilbao, Cartagena, Las Palmas, Malaga i San Sebastian, la Madrid fiind
creat al doilea consulat general (dup cel din Barcelona). n contextul rzboaielor mondiale
relaiile diplomatice ntre cele dou ri nu au mai fost att de strnse, pentru ca odat cu
instaurarea regimului comunist acestea s nu mai constituie o prioritate.
Dup anul 2000, relaiile dintre Romnia i Spania s-au intensificat n contextul
aderrii i ulterior intrrii Romniei n Uniunea European corelat cu migrarea masiv a
forei de munc romneti pe teritoriul Uniunii.
Astzi, Ambasada Romniei n Spania are un rol activ n promovarea imaginii rii i
rezolvarea problemelor cetenilor romni stabilii n Spania.
Printre cele mai importante contacte bilaterale stabilite ntre cele dou ri
menionm:
Noiembrie 2007: Vizita ministrului pentru IMM, comer, turism i profesii liberale,
domnul Ovidiu Silaghi, n Comunitile Autonome Castilla-La Mancha i Andaluzia;
Octombrie 2008: Participarea Preedintelui Romniei, domnul Traian Bsescu, la
Forumul Asociaiilor Romneti din Europa i America de Nord;
Ianuarie 2009: Vizita Doamnei Elena Udrea Ministrul Turismului din Romnia, care
particip la trgul de turism din Madrid.

2. Eveniment scurt descriere

Ambasada Romniei, prin reprezentanii si i propune organizarea unei cine
diplomatice ntre: Ion Vlcu, ambasadorul Romniei i ministrul muncii i afacerilor sociale,
Ernesto Murro.
Spre deosebire de o cin obinuit de afaceri, o cin diplomatic are pe lng funcia
de a binedispune participanii i o funcie formal care d posibilitatea efilor i membrilor
3

misiunilor diplomatice s dea de tire n mod neoficial membrilor Ministerului Afacerilor

Externe sau politicienilor, oamenilor de afaceri i altor diplomai, despre propunerile pe care
ar dori s le fac, dar pe care prefer s nu le exprime n scris sau s le nainteze oficial, de
teama ca rezultatul s nu fie unul negativ1.
n plus, poate avea urmtoarele obiective2:
s mbunteasc imaginea public despre ara lor;
s obin opinii i informaii de la cetenii locali i de la ali diplomai;
s lege prietenii i s stabileasc contacte care se pot dovedi utile;
s dea posibilitatea soiilor s se ntlneasc pentru a putea mprti i discuta
probleme de interes reciproc.
Evenimentul se va organiza la Club Lounge Intercontinental, n seara zilei de 21 Mai
2015. n calitate de gazd se va gsi Ion Vlcu, ambasadorul Romniei, alturi de soia sa,
Cristina Flora-Vlcu. n postura de oaspete de onoare se afl ministrul muncii i afacerilor

sociale Ernesto Murro care va fi nsoit de soia sa. De asemenea vor mai participa oficiali din
cadrul ambasadei Romniei- ataatul pe probleme de munc i sociale, Cristina Florea,
economistul Elena Ionescu, ef departament financiar i administrativ precum i oficiali
spanioli- secretarul de stat al Uniunii Europene din Ministerul afacerilor externe i cooperrii
Albert Navarro.

3. Planul de comunicare
n scopul mediatizrii evenimentului se va realiza o campanie de promovare, urmrind
informarea publicurilor int. Campania se va desfura att n Romnia, ct i n Spania. n
acest sens, se vor utiliza spoturi radio, reclame televizate i se vor distribui brouri cu
coninut informativ referitor la cina organizat de ambasada Romniei.
3.1.

Scop i obiective ale comunicrii

Scopul comunicrii const n evidenierea bunelor relaii dintre Romnia i Spania,

precum i colaborarea permanent dintre acestea.
Obiectivele comunicrii vizeaz urmtoarele aspecte:

1
2

R.G. Feltham, Ghid de diplomaie, Ed. Institutul European, Iai, 2005, p.235.
Op. cit., p. 235

 informarea comunitii romneti din Spania cu privire la implicarea misiunii

diplomatice n rezolvarea celor peste 2000 de cazuri n care romnii au rmas fr loc
de munc;
determinarea unui procent de 20% din numrul angajatorilor spanioli s fie receptivi la
ideea de a angaja ceteni romni;
determinarea a cel puin 3 ziare de mare tiraj s relateze despre eveniment;
creterea n proporie de peste 25% a ncrederii romnilor n a apela la serviciile
ambasadei;
determinarea a cel puin 3 asociaii romneti din Spania s se implice n promovarea
forei de munc.
3.1.

Trecerea n revist a publicurilor

Prin intermediul acestei campanii sunt vizate dou categorii de publicuri:

Public principal: romnii care se afl n cutarea unui loc de munc, precum i
angajatorii spanioli.
Public secundar: totalitatea romnilor care sunt stabilii n Spania i comunitile din
care acetia fac parte.
3.2. Stabilirea mesajului: axa evenimentului
Cina organizat de Ambasada Romniei va fi adus la cunotina publicului pentru a
evidenia nivelul de implicare a autoritilor romne n rezolvarea diverselor probleme ce apar
n comunitile romneti din Spania.
3.3. Mesaje pe categorii de public
Mesajele folosite pentru mediatizarea evenimentului sunt diferite avnd n vedere cele
dou categorii de public.
Astfel, ctre publicul principal se va transmite un mesaj care s pun n eviden
egalitatea de anse la angajare pentru cetenii ambelor ri, accentund receptivitatea
ministrului muncii i afacerilor sociale n a mbunti situaia actual.
Pe de alt parte, publicul secundar va fi ncurajat s apeleze ct mai mult la ajutorul
pe care Romnia l ofer prin intermediul reprezentanilor si folosind sloganuri precum:

Romnia te sprijin! Romnia nu te-a uitat! Luptm pentru dreptul tu la un loc de munc n
Spania!
Pentru promovarea mesajelor menionate anterior se vor folosi att

medii de

informare ct i tehnici de relaii publice. n acest scop utilizm internetul prin postarea de
informaii privind locaia si data cinei, subiectul de discuie i participanii pe site-ul
ambasadei (www.madrid.mae.ro), precum i pe diferite forumuri utilizate de romni
(forum.spaniaromneasc.com). De asemenea se vor utiliza presa scris (ziarele Romn n
lume, El mundo etc.) i radioul, prin difuzarea de diferite spoturi care mediatizeaz
evenimentul ( radioul online Romn n lume ). Departamentul de relaii publice al ambasadei
va emite un comunicat de pres prin care va informa i presa romn despre desfurarea
evenimentului3.
3.4.

Plan cronologic i stabilirea bugetului campaniei

Pentru implementarea campaniei, se va utiliza matricea Gantt. Acest tehnic ne va

ajuta s stabilim corect relaiile ntre aciuni, durata n timp a fiecruia, mijlocele folosite, ct
i responsabilitile ce revin fiecrei persoane incluse n derularea acesteia.

Activitatea

Mijloace

Costuri

(cte
persoane se
vor ocupa de
activitate)

(exprimate
n euro)

1
persoan

8000
euro

Ambasadorul
Romniei n
Spania

3
persoane

5000
euro

3. Spot publicitar

2
persoane

2000
euro

4. Campanie

10
persoane

8000
euro

Echipa de
specialiti n
advertising
Echipa de
specialiti n
advertising
Echipa
organizatoare
din cadrul
ambasadei

2
persoane

100
euro

februrie

martie

aprilie

mai

1. nfiinarea unei
echipe care s se
ocupe de organizarea ntregului
eveniment
2. Crearea de
suporturi informaionale

mass-media

5. Trimiterea
invitaiilor

Vezi Anexe

Persoana
responsabil

Secretara
ambasadorului

5. Cina
diplomatic

1500

persoane

euro

Ambasadorul
Romniei n
Spania

Tabelul nr. 1 Plan cronologic i stabilirea bugetului campaniei

n prima etap a campaniei, nfiinarea unei echipe care s se ocupe de organizarea
ntregului eveniment costurile menionate se vor utiliza pentru plata persoanelor implicate n
organizarea campaniei, n decursul a patru luni. De asemenea, pentru crearea de suporturi
informaionale este alocat o sum de 5000 de euro, folosit exclusiv pentru crearea de
brouri, pliante i spoturi radio.
Pentru spotul publicitar a fost alocat o sum de 2000 de euro, care includ costurile
locaiei de filmare, plata regizorului i staff-ului tehinic, transportul i costumaia
protagonitilor.
O sum semnificativ a fost de asemenea alocat i campaniei mass media, relevnd
astfel importana acestei forme de publicitate. Banii se vor utiliza pentru cumprarea de spaii
publicitare n ziare de mare tiraj, spaiu de emisie la posturile radio i tv cu audien mare.
De importan ridicat este i a cincea etap a campaniei i anume trimiterea
invitaiilor ctre participanii la mult mediatizata cin. Costul acestora nu va depi 100 de
euro, trimiterea lor urmnd sa fie trimise cu 14 zile nainte de data la care are loc cina.
n final, suma alocat pentru cina propriu zis este de 1500 de euro, iar banii vor fi
utilizai pentru asigurarea securitii locaiei, protocolului de primire a invitailor.
3.5.

Evaluarea aciunilor

Evaluarea va urmri trei etape: evaluarea strategiei de relaii publice, evaluarea

implementrii strategiei i evaluarea impactului mesajelor.
n cazul evalurii strategiei de relaii publice se va urmri dac informaiile au fost
corect utilizate de cei implicai n desfurarea strategiei, dac au fost preluate de media i
aduse corect la cunostina publicului.
Evaluarea implementrii strategiei se realizeaz prin contorizarea numrului de
mesaje transmise de ctre media publicului vizat, respectiv gradul de mediatizare n presa
scris i audio-vizual a evenimentelor speciale organizate de Ambasada Romniei n Spania.
Evaluarea impactului mesajului: se va urmri feed-back-ul publicurilor (creterea
numrului de persoane care se adresez Ambasadei, receptivitatea angajatorilor spanioli
pentru fora de munc romneasc).
7

4. Desfurarea cinei diplomatice

4.1. Locaie
Cina diplomatic va avea loc la faimosul restaurant Club Lounge Intercontinental din
cadrul hotelului Intercontinental.
Restaurantul este localizat n Sectorul 1, Bucure ti pe Bulevardul Nicolae Blcescu 4, ,
iar numerul de telefon la care se pot face rezervari este : 021 310 2020

4.2. Meniu
Gazda evenimentului Ion Vlcu, ambasadorul Romniei prin alegerea meniului
prezentat mai jos a urmrit ca acesta s fie pe placul invitailor incluznd att bucate
tradiionale romneti ct i bucate tradiionale spaniole. De asemenea, ambasadorul
Romniei n Spania a oferit invitailor si o surpriz care a constat n prezentarea unui desert
specific moldovenesc, cu o tradiie ndelungat n rndul romnilor denumit tradiional poale
n bru.

Salat cu crevei

Somon Escandinavia marinat cu ienupr si mrar

Srmlue n foi de varz, mmligu i smntn

Miel umplut cu sos de cimbru la cuptor

Desert uor cu fructe de pdure

Poale n bru

i dressing de ananas

4.3. Planul de plasare la mas

inndu-se cont de specificul cinei s-a optat pentru o masa rotund pentru a oferi
persoanelor din jurul su aproximativ acelai statut spaial, indiferent de poziia ierarhic i
social. Totodat, aceast ofer linii de comunicare direct echidistante, vizibilitate uniform,
zone intime i spaii de manevr egale.Masa rotund atenueaz competitivitatea dintre
oponenii direci i faciliteaz persuasiunea asupra interlocutorilor. .
Plasamentul ideal a fost cutat la masa regelui Arthur. Cavalerii n-au avut ranguri
sociale att de egale pe ct s-a dorit din simplul motiv c ntre ei se afla un rege. Fizic,
cavalerii nu puteau, toi deodat, s se plaseze echidistant fa de rege. De aici, lipsa de
echidistan psihologic i nenelegerile inerente. Masa este rotunda numai dac oamenii din
jurul ei au acelai rang. Totui, ea rmne cea la care se ajunge mai uor la un acord4.

Figura nr. 1 Plasarea la mas

Ambasadorul Romniei

Ion Vlcu
Ataatul pe probleme de
munc i sociale,
Cristina Florea

Economist, ef
departament financiar i
administrativ, Elena
Ionescu

http://portal.feaa.uaic.ro/undergraduate/an3/EAI/NA/Documente/Plasamente_la_masa_Tratativelor.pdf

Ministrul Muncii i
Afacerilor Sociale,

Ernesto Murro

Secretarul de stat al U.E din

Ministerul afacerilor externe
i cooperrii, Albert
Navarro

Soia ambasadorului
Romniei,

Soia ministrului Muncii i

Afacerilor Sociale,

5. Sponsori poteniali
Cheltuielile realizate cu organizarea evenimentului au fost finanate n mare parte de
ctre restaurantul La Taula el asigurnd meniul invitailor. De asemenea, un rol important n
mediatizarea evenimentului l-au avut postul de radio Romn n lume precum i ziarele El
Mundo, Romnul din Spania.
Acest eveniment a fost sprijinit i de renumitele fime multinaionale Coca Cola,
Orange i Procter&Gamble.

Postul de radio

Pres scris

10

Bibliografie
R.G. Feltham, Ghid de diplomaie, Editura Institutul European, Iai, 2005.
Webografie
http://madrid.mae.ro/
http://www.lataula.com/pages/home.htm

11

Ambasada Romniei n Regatul Spaniei

Adresa: Avenida de Alfonso XIII, nr. 157, Madrid 28016
Telefon relaii publice : 0034 913.501.881

Invitaie
Domnule Ministru al Muncii i Afacerilor Sociale, Ernesto Murro avem onoarea de a
v invita la cina organizat de Ambasada Romniei n Spania, la renumitul restaurant Club
Lounge Intercontinental

, n seara zile de 21 Mai 2015, ora 20.00. n calitate de gazd se va gsi

Ion Vlcu, ambasadorul Romniei, alturi de soia sa, Cristina Flora-Vlcu.

Pe parcursul cinei vor fi abordate problemele pe care le ntmpin romnii ncadrai n
diverse locuri de munc de pe piaa de munc din Spania, aducndu-se propuneri de rezolvare
a acestora.
n postura de oaspeti se vor mai regsi ataatul pe probleme de munc i sociale,
Cristina Florea, economistul Elena Ionescu, ef departament financiar i administrativ
precum i

secretarul de stat al Uniunii Europene din Ministerul afacerilor externe i

cooperrii Albert Navarro.

Menionm ca inuta obligatorie este n cazul brbailor- la costum, iar pentru
doamne- rochie de sear.

Ion Vlcu, ambasadorul Romniei n Spania

7 Mai 2015

Pentru confirmare, v rugm contactai-ne la numrul de telefon 0034 913.501.881,

reprezentatul Departamentului de Relaii Publice din cadrul Ambasadei Romniei n
Spania

12

Comunicat de pres - 14.02.2015

Ambasada Romniei n Spania, prin reprezentanii si organizeaz o cine diplomatice

ntre: Ion Vlcu, ambasadorul Romniei i ministrul muncii i afacerilor sociale, Ernesto
Murro. Evenimentul se va organiza la renumitul restaurant Club Lounge Intercontinental , n
seara zile de 21 Mai 2015, ora 20.00.

n calitate de gazd se va gsi Ion Vlcu, ambasadorul Romniei, alturi de soia sa,
Cristina Flora-Vlcu. n postura de oaspete de onoare se afl ministrul muncii i afacerilor

sociale , Ernesto Murro care va fi nsoit de soia sa.

De asemenea vor mai participa oficiali din cadrul ambasadei Romniei- ataatul pe probleme
de munc i sociale, Cristina Florea, economistul Elena Ionescu, ef departament financiar i
administrativ

precum i

oficiali spanioli- secretarul de stat al Uniunii Europene din

Ministerul afacerilor externe i cooperrii Albert Navarro.

Ambasada Romniei n Spania

14 Mai 2015

13

14