Gestiunea proiectelor

Igor BERCU, MCT

Contacte: bercu.asem@gmail.com

Agenda

Unele noiuni din Gestiunea Proiectelor

Iniierea proiectului
Organizarea proiectului
Planificarea proiectului
Evaluarea riscurilor
Realizarea proiectului
ncheierea proiectului

Agenda: Unele noiuni din gestiunea proiectelor

Ce este un proiect?
Ce reprezint gestiunea unui proiect?
Cele trei constrngeri ale proiectului.
Ciclul de via al unui proiect.

Ce este un proiect?
plan sau intenie de a ntreprinde ceva, de a organiza, de a face un
lucru.
DEX
aciune individual sau colectiv care este atent planificat i construit
pentru atingerea unui obiectiv specific.
Dicionarul Englez Oxford
Exemple de proiecte:

Construcia unui magazin

Realizarea unui film
Instalarea unei noii linii de troleibuz
Implementarea unui ERP

Ce reprezint gestiunea unui proiect?

Procesul de ghidare a proiectului nc de la nceputul realizrii sale i
pn la finalizare.
Un proiect se consider gestionat cu succes atunci cnd:
Duce la ndeplinirea obiectivelor stabilite;
Este livrat in timpul estimat;
Este livrat in bugetul estimat;
Livreaz un produs conform cu specificaiile, inclusiv atunci cnd e vorba de
calitate;
Aduce valoare in raport cu investiia (value for money);
Mulumete sponsorii proiectului i prile cointeresate.

Constrngerile proiectului
Triunghiul de aur

Fixat

Ales

Trapezul de aur

Ajustat

Cost
Timp
Calitate

Factori ce influeneaz implementarea unui

proiect

Dimensiunea proiectului
Procesele utilizate
Costul proiectului
Termeni de livrare
Aptitudini i echipa de implementare
Materialele i tehnologiile utilizate
Calitatea ateptat
Prile interesate
Riscurile
...

Tipuri de proiecte

obiective

Tip 1 cu obiective i metode bine definite (de exemplu proiectele

inginereti);
Tip 2 cu obiective bine definite dar cu activiti i metode slab definite
(proiecte de realizare a produselor noi);
Tip 3 cu obiective slab definite dar cu metode bine definite (proiecte
de sisteme informatice);
Tip 4 cu obiective i metode slab definite (proiectele de cercetare i
schimbare organizaional).
Tip 2

Tip 1

Tip 4

Tip 3

metode

Ciclul de via al unui proiect

Faza de definire
Faza de planificare
Faza de organizare
Faza de execuie
Faza de ncheiere

Ciclul de via in aciune

10

Faza de definire

Studiul de fezabilitate
Analiza cerinele
Stabilirea specificaiilor - scopul proiectului, obiectivele
Analiza cost beneficiu
Dezvoltarea scenariilor, planuri alternative
Luarea deciziei merge sau nu merge

Faza de planificare
Identificarea i planificarea succesiunii sarcinilor;
Identificarea activitilor critice pentru succesul proiectului;
Estimarea timpului i costurilor;
Determinarea necesarului i structurii de personal;
Evaluarea riscurilor.

Faza de organizare
Organizarea echipei;
Stabilirea instrumentelor de control;
Repartizarea activitilor;
Stabilirea instrumentelor i mijloacelor de comunicare.

Faza de execuie (implementare)

Analiza progresului
ntocmirea rapoartelor
Monitorizarea costurilor
Revizuirea bugetelor i calendarului de lucru
Stabilirea aciunilor preventive

Faza de ncheiere
ntocmirea documentaiei
Semnarea recepiei
nvarea leciei

Recapitulare
Proiect: aciune individual sau colectiv care este atent planificat i
construit pentru atingerea unui obiectiv specific
Constrngerile unui proiect
Triunghiul de aur
Trapezul de aur

Factori ce influeneaz implementarea unui proiect

Dimensiunea proiectului, Procesele utilizate, Costul proiectului, Termeni de
livrare, Aptitudini i echipa de implementare, Materialele i tehnologiile
utilizate, Calitatea ateptat, Prile interesate, Riscurile,

Fazele unui proiect

Faza de definire, Faza de planificare, Faza de organizare, Faza de execuie,
Faza de ncheiere

Aptitudinile unui manager de proiect

Responsabil
De ncredere
Disponibil
Inteligent
Sociabil
Abordabil
Cu un bagaj de cunotine specific domeniului

Abiliti: leadership, motivaie, bun planificator, negociator, capabil sa

delege.

17

Ingredientele managementului de proiect

Responsabiliti clare: este esenial ca rolurile si
responsabilitilor s fie clar definite, documentate i agreate;
Obiective clare i scop limpede: trebuie s se tie ce se livreaz i
de ce;
Control: orice proiect poate fi controlat, e nevoie ns de o
metoda clar definit;
Proceduri pentru schimbare: schimbarea face parte din viaa
noastr, i ea trebuie controlata;
Raportare i comunicare: comunicare eficient i eficace cu
sponsorii proiectului i transparena nseamn evitarea
conflictelor i rezolvarea problemelor.
18

Studiu de fezabilitate
Ct de complete sunt specificaiile funcionale )?
(scopul propunerii, obiectivele, constrngerile financiare i de timp)
Ct de bun este evaluarea factorilor tehnici i metodologici?
Au fost luai n considerare, n mod adecvat, factorii sociali, politici,
ecologici etc.?

Studiu de fezabilitate: STEEP

n evaluarea fezabilitii unui proiect propus este
necesar nelegerea factorilor
Sociali
Tehnologici
Ecologici
Economici
Politici

Exerciiu
Realizai o schi de ansamblu asupra "proiectului" Sistem
Informatic de plati electronice
Includei toate elementele care credei c v pot afecta pe
Dvs. ca PM i proiectul n sine sau pe care proiectul le poate
influena.
Facei o scurt list a unor soluii posibile legate de nevoia
de a implementa un astfel de proiect.

Studiu de fezabilitate - scenarii

Generarea unor planuri de aciune alternative, numite scenarii
Un scenariu este o scurt descriere a unui proces, unei aciuni sau set
de proceduri prin care ar putea fi realizate obiectivele identificate
Exemple:
Obiectiv: implementarea unui sistem informatic
Scenarii:
1.
2.
3.

Implementarea unui sistem informatic de la zero

Procurarea si configurarea unui sistem informatic existent
Procurarea serviciilor ce urmeaza a fi prestate de catre acest sistem informatic

Studiu de fezabilitate: Fezabilitatea tehnic

Este obligatoriu de efectuat n cazul unor proiecte de construcii,
echipamente tehnice, proiecte de dezvoltare a unor sisteme
informatice;
n aceste cazuri, evaluarea fezabilitii tehnice se face prin determinarea
maturitii, siguranei i aplicabilitii tehnologiilor in realizarea
proiectului;
Este nevoie de un expert n domeniu pentru a evalua fezabilitatea
tehnic.

Studiu de fezabilitate: Analiza atributelor

Analiza atributelor este o metod de colectare i prelucrare a
informaiilor referitoare la produse sau servicii diferite dar care
pot fi utilizate n acelai scop;
Atributele sunt acele elemente ale unui produs, serviciu,
echipamente sau alte componente majore ale proiectului,
considerate importante sau vitale pentru rezultatul final al
proiectului;
Dup analiz, fiecrui atribut i se acord o pondere sau o valoare
pentru a putea fi difereniat de alt atribut.

Studiu de fezabilitate: Analiza factorilor

ecologici i sociali
Factori ecologici din grija manifestat fa de personalul angajat ori
poate fi impus de legislaia referitoare la sntate i securitate (analiza
trebuie fcut pe toat perioada de via a proiectului).
Factorii sociali - efectele sociale ale unui proiect major, sntatea
muncitorilor sau a cetenilor n general sau problemele de securitate.

Studiu de fezabilitate: Analiza factorilor tehnici

Utilitatea tehnologiilor moderne
Modul de folosire a tehnologiilor
mbuntirea infrastructurii existente
Dezvoltarea unei infrastructuri noi
Nivelul de competena al angajailor n utilizarea tehnologiilor

Studiu de fezabilitate: Analiza fezabilitii

financiare
Analiza cost-beneficiu:
Va merita s investim resurse ntr-un anumit
proiect?
Ct de valoros este acesta?
n cazul n care exist mai multe oportuniti
pentru investirea resurselor, care dintre ele este
cea mai avantajoas?

Exerciiu
Facei o scurt evaluare tehnic, social i ecologic unui proiect
privind implementarea unui SI de plati electronice.
Evaluarea trebuie fcut prin adresarea unor ntrebri.
Reinei c nu cutm soluii tehnice, ci vrem s tim doar
ntrebrile care ar putea fi puse.

Recapitulare
Aptitudinile unui manager de proiect
Studiu de fezabilitate (STEEP)

Analiza factorilor Sociali

Analiza factorilor Tehnici
Analiza factorilor Ecologici
Analiza factorilor Economici
Analiza factorilor Politici

Studiu de caz: Elaborarea unui SI de plati electronice

Planificarea unui proiect

Planul de proiect
Planificarea costurilor
Planificarea resurselor
Definirea riscurilor

Planul de proiect
In cursul fazei de planificare o serie de documente vor fi elaborate
pentru a alctui un plan de proiect
Planul de proiect este setul de documente care descrie cum vor fi
controlate si coordonate procesele din proiect
Planul de proiect centralizeaz toate documentele de planificare folosite
pentru a gestiona i coordona proiectul
Planul definete:

Scopul proiectului
Graficul de execuie al proiectului
Costul proiectului
Altele: riscuri, achiziii, resurse umane, planul de comunicare si planul de
calitate

Atenie! Documentul din MS Project nu poate fi numit plan de proiect

31

Documentul de initiere a proiectului

Un punct de start bun este Project Initiation Document
Introducere, teluri, obiective si livrabile
Lista persoanelor implicate n proiect (project organization chart) impreuna
cu rolurile lor
Sponsori, manageri, beneficiari, puncte /persoane de escaladare

O structura de proiect (modul in care proiectul va fi impartit si executat)

O lista de milestone-uri (cu date calendaristice specificate)
Factori critici de succes si criterii de finalizare
O sectiune de control managerial
Riscuri si presupuneri
Planul de comunicare
Sectiune de aprobari si autorizari (sign-off)

32

Graficul de executie
Technica cea mai populara de gestiunea unui proiect

Definitia activitatilor de proiect, clare si agreate

Impartirea activitatilor (Work Breakdown Structure)
Identificarea duratelor si a eforturilor
Luarea in calcul a constrangerilor si dependentelor
Monitorizarea atenta si constanta a progresului

De obicei planul de proiect este prezentat sub forma de diagrama Gantt

33

Graficul de executie - exemplu

34

Tehnici de definire a activitilor si

dependenelor
Finish-to-start: activitatea precedent trebuie terminat pentru ca
activitatea destinaie s demareze;
Finish-to-finish: activitatea precedent trebuie terminat pentru ca
activitatea destinaie s fie terminat;
Start-to-start: activitatea precedent trebuie demarat pentru ca
activitatea destinaie s demareze;
Start-to-finish: activitatea precedent trebuie demarat pentru ca
activitatea destinaie s se finiseze.

Planificarea costurilor si a resurselor

Imediat ce activitatile sunt cunoscute costurile pot fi estimate
In termen de cantitati
Planificarea de costuri trebuie facuta pe cat posibil asemanatoare cu cea de
activitati
Estimarea costurilor cu resursele umane poate fi dificila
Costurile interne nu sunt cunoscute intotdeauna
Costurile externe pot varia destul de mult

Resursele trebuie si ele estimate

Oameni si competente
Echipamente si instrumente
Birouri si spatii de lucru
Tehnologii si licente
etc
36

Planificarea comunicarii si a calitatii

Planul de comunicare include
Fluxul de comunicare
Cum vor fi folosite instrumentele de comunicare
Cine cu cine comunica

Orice proiect trebuie sa aiba un plan de calitate

Cu criterii de calitate
Criteriile trebuie sa fie SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic,
Timely)
ISO8402 defineste calitatea ca fiind: totalitatea trasaturilor si
caracteristicilor unui produs sau a unui serviciu care constau in abilitatea
acestuia de a satisface cerintele formale sau informale ale beneficiarului.

37

Abordari pentru estimare

Folosirea unui expert in materie
Riscuri reduse la nivel de activitati
Riscuri mai ridicate la nivel de estimate (expertii sub-estimeaza)

Bottom-up: de jos in sus

O metoda analitica, destul de mare consumatoare de timp
Bazata pe estimarea activitatilor
Se face impreuna cu echipa de proiect

Top-down: de sus in jos

Folosita pentru proiecte de un anumit tip, de care au mai fost facute
Bazat pe cunostinte acumulate

38

Recapitulare
Planul de proiect

Scopul proiectului
Graficul de execuie al proiectului
Costul proiectului
Resursele alocate
Planul de comunicare si planul de calitate

Graficul de executie
Planificarea activitatlor
Planificarea resurselor
Planificarea comunicarii
Estimarea efortului

Gestiunea riscurilor
Atunci cand e vorba de riscuri, avem la dispozitie un set de activitati:

Identificarea si prioritizarea riscurilor

Evaluarea expunerii la risc
Activitati de reducere a riscurilor si actiuni de contingenta
Riscurile tipice pentru domeniul de activitate
Mentinerea inregistrarilor despre riscuri

40

Gestiunea riscurilor

Identificare

Monitorizare
i Control

Planificare

Evaluare

Luare de
decizii
41

Prioritizarea riscurilor
Prioritatea este produsul intre Impact si Probabilitate
Impactul: efectul advers produs de realizarea riscului
Probabilitatea: care este sansa ca un risc sa se realizeze

Sa nu uitam de Legile lui Murphy cand e vorba de probabilitate:

Dac ceva poate s nu mearga, fii sigur ca nu va merge (If anything can go
wrong, it will).

Prioritizarea ajuta PM-ul sa ia o actiune:

Acceptarea riscului
Prevenirea riscului
Reducerea riscului
Transferarea riscului
Planul de contingenta
(Ignorarea riscului nu este o optiune)
42

Evaluarea gradului de risc

Cost

Index Impact level Comment

4
High
Greater than 50% chance that the risk will
occur
3
2
1

Significant
Moderate
Low

Probabilitate

3050% chance that the risk will occur

1029% chance that the risk will occur
Less than 10% chance that the risk will
occur

Index Impact level Comment

4
High
Greater than 20% above the project cost
tolerance

Index Impact level Comment

4
High
Inability to meet mandatory project
functionality
3
2
1

Significant
Moderate
Low

Scop

Shortfalls in key functionality

Shortfalls in secondary functionality
Some minor functions missing

Timp

Significant

Up to 20% above the project cost

tolerance

Moderate

Greater than 50% of the project cost

tolerance but still within it

Low

Within 50% of cost tolerance

Index Impact level Comment

4
High
Greater than 20% above project time
tolerance
3

Significant

Up to 20% above the project time

tolerance

Moderate

Greater than 50% of the project time

tolerance but still within it

Low

Within 50% of project time tolerance

43

Monitorizarea si controlul registrul de riscuri

44

Project managerul in actiune

Monitorizare si control
Executia planului de proiect

a. Monitorizarea progresului in raport cu planul de proiect

b. Evaluarea progresului real in raport cu progresul planificat
c. Identificarea deviatiilor si variatiilor de la plan
d. Aplicarea actiunilor corective

Repetitia a,b,c,d este cunoscuta si ca ciclul de control.

45

Actiuni corective

Cresterea intensitatii activitatilor, a duratei lor sau urgentarea acestora

Replanificarea
Extinderea perioadei de desfasurare a proiectului (dead-line)
Cresterea numarului de resurse
Reducerea scopului
Oprirea proiectului

46

Reprezentarea grafica a progresului

47

Procesul de management al schimbarii

Formularea unei cereri de schimbare

Revizuirea cererii de schimbare
Determinarea fezabilitatii
Avizarea sau respingerea cererii de schimbare
Implementarea si inchiderea cererii de schimbare

48

Faza de ncheiere: Evaluarea final

presupune o msurare a succesului proiectului;

finalizarea proiectului n timpul alocat;
ncadrarea n limitele bugetului aprobat;
atingerea performanelor planificate;
realizarea proiectului fr a perturba alte activiti;
respectarea tuturor cerinelor finanatorului;
acceptarea proiectului de ctre beneficiar;
obinerea satisfaciei utilitii muncii efectuate

Faza de ncheiere: ncheierea proiectului

organizarea ntlnirii cu conducerea instituiilor/organizaiilor implicate,
cu beneficiarii i reprezentanii grupului int
finalizarea contractelor cu furnizorii de echipamente, materiale, servicii
etc.
transferul responsabilitilor n cazul continurii activitii sau al
demarrii altor proiecte
includerea documentelor referitoare la rezultatele proiectului ntr-un
singur raport FINAL (financiar i de activitate) cu recomandri de viitor,
care va fi prezentat finanatorului
transferul leciilor nvate la viitoarele proiecte.

10 reguli pentru succesul proiectului

1. Obinei consensul asupra rezultatelor ateptate ale proiectului
2. Obinei sprijinul i acordul continuu i formal al persoanelor i
instituiilor implicate n proiect
3. Construii cea mai bun echip
4. Realizai un plan de aciuni cuprinztor, viabil i mereu actualizat
5. Determinai i atragei resursele de care avei nevoie
6. Facei o planificare n timp realist a activitilor
7. Faceti att ct putei. Nu promitei mai mult dect putei face
8. Fii flexibili, inclusiv la schimbri
9. Informai ntotdeauna pe cei implicai asupra ceea ce ai fcut i ceea
ce urmeaz
10. Fii un bun manager de proiect