PROIECT de AN Tema: Subsistem informatic privind micarea mrfurilor ntr-un depozit

Chiinu an universitar 2013/2014

Cuprins
Introducere .......................................................................................................................................2 1. Formularea problemei i a cerinelor pentru proiect. .................................................................3 1.1 Esena economico-organizatoric ..........................................................................................3 1.2 Cerinele i obiectivele proiectului informatic .......................................................................5 2. Analiza preliminar. ....................................................................................................................6 2.1 Definirea ieirilor ...................................................................................................................7 2.2 Definirea intrrilor .................................................................................................................9 Concluzia .......................................................................................................................................11

Introducere

Obinerea de ctre agenii economici a unei eficiene economice sporite, este condiionat de existena unei conduceri bazate pe o bun cunoatere a legilor economice, pe cunoaterea exact a cererii i ofertei pe piaa intern i extern. Acest lucru impune promovarea in munc de conducere a unor metode, tehnici si mijloace moderne de informare, analiz si decizie. n cadrul unei societi comerciale, un rol important il are activitatea de aprovizionare, care asigur resursele materiale necesare (respectiv materii prime, materiale, combustibili, energie, utilaje) desfurrii activitaii. Obiectivul activitii de aprovizionare il reprezint asigurarea completa i complex a unitaii economice cu materiile prime si materialele necesare, la termenele solicitate si cu costuri ct mai mici. n vederea realizrii acestui obiectiv se realizeaz o serie de activiti specifice, cum ar fi:

determinarea volumului de materii prime i materiale necesare desfurrii elaborarea strategiilor de achiziionare a resurselor in raport cu piaa intern; negocierea si concretizarea relaiilor cu furnizorii selectai; stabilirea spaiilor de depozitare, alegerea sistemelor eficiente de depozitare.

activitaii societaii;

1. Formularea problemei i a cerinelor pentru proiect.

1.1 Esena economico-organizatoric
Noiunea de depozit este cunoscut ca avnd dou sensuri : ECONOMIC i TEHNIC.

Din punct de vedere tehnic, prin depozit se nelege orice construcie(cldire,ncpere) special amenajat pentru pstrarea materialelor i dotat cu aparatajul, mecanismele i utilajele necesare efecturii operaiilor de depozitare. Din punct de vedere economic depozitul este un compartiment operativ prin care se desfoar relaiile nemijlocite cu furnizorii i beneficiarii se iau decizii privind alime ntarea optim n timp a beneficiarilor, se execut toate operaiunile de eviden,gestiune. Spre exemplul, ntr-un depozit pentru pstrarea detergenilor,sunt un grup de operaii diferite realizate n lan,cum ar fi: 1. ncrcare etc. 2. operaii de grupare care permit trecerea de la loturile de dimensiuni vagonabile la operaii de depozitare propriu-zise(pstrare) prin care se asigur pstrarea, operaii de pregtire pentru livrarea ctre beneficiari. operaii de distribuire prin care se realizeaz transmiterea materialelor ctre operaii de manipulare cuprinznd totalitatea operaiunilor de preluare, descrcare,

loturi de depozitare. 3. conservarea, ntreinerea i controlul cantitilor de mrfuri. 4. 5. beneficiari. Rolul depozitului : a) coordonarea ofertei cu cererea. Acest rol al depozitului este legat de asigurarea obinerea de economii de costuri. Depozitarea are impact asupra costurilor din cantitilor de produse necesare pentru satisfacerea cererii. b) alte arii ale activitii firmei.Poate determina obinerea unor economii de costuri n urmatoarele domenii: c) cumprare; producie; transport. continuarea sau amnarea produciei. Procesul de producie poate continua n

spaiile de depozitare. n cazul anumitor mrfuri de detergeni, de exemplu spunuri, detergent lichid de rufe,pstrarea n depozit, n condiii speciale, are scopul de a asigura nvechirea produselor.

n cadrul sistemelor logistice, depozitul poate ndeplini urmtoarele funcii principale: 4

a)

pstrarea mrfurilor. Funcia tradiional a depozitului este meninerea

stocurilor de mrfuri i protejarea lor. Sub aspectul duratei de pstrare a produselor n stoc, n practic exist mai multe variante: b) depozitare pe termen lung; depozitare sezonier; depozitare temporar. consolidarea livrrilor. Produsele primite din mai multe surse sunt reunite n

vederea livrarii ctre client, prin intermediul unui singur transport (fig. 1.2 ).

SURSA A

SURSA B

Depozitul

Client

SURSA C

Fig.1.2 Schema livrrilor a produselor oferirea de servicii de valoare adugat. Cele mai obinuite servicii care

c)

constau n adugarea de valoare sunt cele legate de ambalarea mrfurilor. n principiu, aceste operaiuni se ncadreaz n urmtoarele categorii: ncrcare i descrcare. Au loc cu ocazia primirii mrfurilor la depozit i livrrii micri spre i dinspre aria de depozitare. De la platforma de descrcare, din spaiul de depozitare. mrfurile sunt deplasate spre zona de pstrare, apoi spre platforma de expediere sau spre zona de executare a comenzilor. executarea comenzilor. Pe msura primirii de comenzi, mrfurile sunt preluate din zona de pstrare sau din zone speciale de depozitare temporar. Executarea comenzilor mici presupune un consum mare de munc i este mai costisitoare dect celelalte operaiuni.

1.2 Cerinele i obiectivele proiectului informatic

Obiectivul principal al subsistemului informatic proiectat const n gestionarea automat a stocurilor de marf, n condiii optime de calitate,n vederea asigurrii conducerii cu informaii reale i n timp util, necesare fundamentrii deciziilor. 5

n acelai timp se vor crea premize pentru abordarea n viitor i a altor aspecte precum: calculul cheltuielilor cu mrfurile depozitate, determinarea necesarului de aprovizionat. Subsistemul informatic implementat asigur evidena cantitativ i valoric a mrfurilor ieite din unitate, precum i obinerea unor situaii finale privind micarea acestora, stocurile de marf existente. Programul trebuie realizat conform fluxului de prelucrare a documentelor de eviden primar asigurnd o serie de cerine, cum ar fi:

uurina n utilizare datorit interfeei prietenoase, avnd mesaje de atenionare n adaptabilitatea programului la modificarea purttorilor de informaii, la cerinele

caz de eroare;

fluxului i procedurilor de prelucrare;

utilizarea documentelor primare n etapa de ntroducere a datelor,de validare; reducerea timpului consumat cu editarea propriu-zis a situaiilor finale.

2. Analiza preliminar.
Activitatea de gestiune a stocurilor de marf ncepe odat cu recepionarea mrfurilor primite de la furnizori i intrate n depozitele unitii i se finalizeaz n momentul livrrii lor ctre clieni. 6

Intrarea marfurilor n gestiune se face pe baza facturii i a notei de intrare-recepie, iar ieirea mrfurilor din gestiune se face pe baza facturii, avizului de expediie i a dispoziiei de livrare. Sub aspect general, un sistem informatic este format din 3 componente majore:

Intrri

Prelucrri

Ieiri

2.1 Definirea ieirilor

n cadrul serviciului de desfacere a stocurilor de marf, se ntocmesc o serie de documente ce formeaz ieirile sistemului informaional, prezentate n cele ce urmeaz. Nota de transfer-ieire servete ca:

dispoziie de transfer a mrfurilor de la o gestiune la alta a aceleai uniti; document justificativ pentru scoaterea din gestiunea predatorului i ncrcarea n document de insoire pe timpul transportului mrfurilor ; document justificativ de nregistrare n evidena magaziei i n contabilitate.

gestiunea primitorului;

Se ntocmete n dou exemplare, pe msur ce se efectueaz transferuri. Odat cu predarea mrfurilor respective, gestionarul unitii predatoare nmneaz persoanei delegate cu primirea celor doua exemplare, dupa care un exemplar de primire n gestiune i de nregistrare n contabilitate se restituie unitii predatoare. Circul la urmtoarele servicii:

la compartimentul financiar-contabil; la magazie predatoare pentru eliberarea cantitatilor prevazute, semnandu-se de

catre gestionar (ambele exemplare);

la magazia primitoare (exemplarul 2).

Avizul de expeditie se prezinta in blocuri a cate 100 de file, format A4, tiparite pe ambele fete. Serveste ca:

document pentru eliberarea din magazie a marfurilor destinate vanzarii; document justificativ de scadere din gestiunea furnizorului; document de insorire pa timpul transportului; document de baza pentru insotirea facturii; document de receptie si de primire in gestiunea cumparatorului; 7

document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitatea

furnizorului si a cumparatorului. Se intocmeste in mai multe exemplare, si anume: in doua exemplare, cand marfurile sau alte valori materiale livrate sunt insotite pe timpul transportului de un exemplar al facturii sau in 3 exemplare, in cazul unitatilor care pot intocmi factura in momentul livrarii. Circula in cadrul urmatoarelor servicii:

la magazie, pentru eliberarea marfurilor si pentru inregistrarea in evidenta

magaziei, semnandu-se de catre gestionarul predator (toate exemplarele);

la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatii livrate si pentru

intocmirea facturii;

la compartimentul financiar-contabil, atasata la factura.

Se arhiveaza la compartimentul desfacere si financiar - contabil.

Dispozitia de livrare se prezinta in blocuri a cate 100 de file, tiparite pe ambele fete. Serveste ca:

document pentru eliberarea din magazie a marfurilor destinate vanzarii; document justificativ de scadere din gestiunea furnizorului; document de insorire pa timpul transportului; document de baza pentru insotirea facturii; document de receptie si de primire in gestiunea cumparatorului; document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitatea

furnizorului si a cumparatorului. Se intocmeste in mai multe exemplare, si anume: in doua exemplare, cand marfurile sau alte valori materiale livrate sunt insotite pe timpul transportului de un exemplar al facturii sau in trei exemplare, in cazul unitatilor care pot intocmi factura in momentul livrarii. Circula astfel:

la magazie, pentru eliberarea marfurilor si pentru inregistrarea in evidenta

magaziei, semnandu-se de catre gestionarul predator (toate exemplarele);

la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatii livrate si pentru

intocmirea facturii;

la compartimentul financiar-contabil, atasata la factura.

2.2 Definirea intrrilor

In cadrul serviciului de desfacere a stocurilor de marfa, sunt intocmite o serie de documente ce formeaza intrarile sistemului informational, si anume: Nota de intrare-receptie se prezinta in blocuri a cate 100 de file, tiparita pe ambele fete, in format A4 si se completeaza in trei exemplare de catre gestionar. Serveste ca:

document pentru receptia valorilor materiale, utilajelor si instalatiilor pentru

investitii care necesita montaj, precum si a materialelor refolosibile rezultate din dezasamblare;

document justificativ pentru incarcare in gestiune; act de proba in litigii cu furnizorii, pentru diferentele constatate la receptie; document justificativ de inregistrare in evidenta depozitelor si in contabilitate.

Se ataseaza la dispozitia de livrare la unitatea furnizoare (exemplarul 2) si la cea de transport (exemplarul 3) pentru comunicarea lipsurilor stabilite, in cazul constatarii de diferente la receptie. Circula:

la magazie, dupa semnarea da catre gestionar si comisia de receptie, pentru

incarcarea in gestiune;

la compartimentul a carui sarcina principala este urmarirea si controlul intrarilor

din livrari in vederea autentificarii platilor catre furnizori;

la serviciul financiar-contabil pentru efectuarea de plati, pentru eliminarea

impreuna cu furnizorii a diferentelor constatate Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Lista de inventar se prezinta in blocuri a cate 100 de file, tiparita pe ambele fete, in format A4. Serveste ca:

document pentru inventarierea marfurilor aflate in gestiunea societatii; document de baza pentru stabilirea minusurilor si plusurilor de valoare materiala; document de consemnare a rezultatelor inventarierii mijloacelor fixe la care se

constata lipsuri sau plusuri in inventar;

document justificativ de inregistrare in evidenta magaziilor si in contabilitate a

minusurilor si plusurilor constatate. 9

Se intocmeste intr-un exemplar, la locurile de depozitare, de regula anual sau in situatiile prevazute de comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale si mijloace fixe ale unitatii. In cazul valorilor materiale, la toate unitatile trebuie sa se respecte urmatoarele cerinte:

respectarea cerintelor cu privire la inregistrarea in fisele de magazie si in

contabilitate a tuturor documentelor de intrare si iesire a valorilor materiale;

verificarea concordantei dintre inregistrarile efectuate in evidenta de la locul de

depozitare si in contabilitate;

inscrierea in listele de inventariere a eventualelor plusuri sau minusuri constatate.

Circula la urmatoarele niveluri: la gestionar, pentru semnarea fiecarei file; La compartimentul financiar-contabil pentru calcularea diferentelor valorice; la comisia de inventariere, pentru stabilirea plusurilor sau minusurilor;la conducerea unitatii, impreuna cu procesul verbal privind rezultatele inventarierii. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Nota de transfer-intrare serveste ca:

dispozitie de transfer a valorilor materiale, de la o gestiune la alta a aceleasi

unitati;

document justificativ pentru scaderea din gestiunea predatorului si incarcarea in

gestiunea primitorului;

document de insotire pe timpul transportului a valorilor materiale transferate; document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate.

Se intocmeste in doua exemplare, pe masura ce se efectueaza transferuri. Odata cu predarea valorilor materiale respective, gestionarul unitatii predatoare inmaneaza persoanei delegate cu primirea lor doua exemplare, dupa care un exemplar de primire in gestiune si de inregistrare in contabilitate se restituie unitatii predatoare. Circula la urmatoarele servicii:

la compartimentul financiar-contabil; la magazie predatoare pentru eliberarea cantitatilor prevazute, semnandu-se de

catre gestionar (ambele exemplare);

la magazia primitoare (exemplarul 2). 10

Concluzia
Scopul acestui proiect este de a nlocui sistemul existent de eviden a circulaiei mrfurilor ntr-un depozit, printr-un sistem nou, tehnologic automatizat ce ofer un mod operativ i corect de documentare a operaiilor depozitului. Prin analiza si evaluarea sistemului existent se urmareste evidentierea performantelor si limitelor sistemului informational in raport cu cerintele sistemului de conducere si evaluarea gradului de pregatire al unitatii economice studiate pentru introducerea unui sistem informatic. Formularea de aprecieri asupra sistemului informational are la baza ansamblul criteriilor de calitate impuse acestuia prin prisma informatiilor economice prelucrate si difuzate de diferiti utilizatori. Procedeele de analiza a sistemului informational sunt diversificate si se utilizeaza in raport cu conditiile concrete de desfasurare a analizei sistemului . Din multitudinea procedeelor de analiza utilizate pentru analiza sistemului existent au fost alese observarea directa, inventarierea documentelor si interviul. Observarea directa a activitatilor desfasurate in sistemul informational este realizata prin deplasarea membrilor colectivului in compartimentele functionale, pentru a evidentia sfera activitatilor desfasurate in fiecare compartiment. Procedeul prezinta avantajul ca este usor de realizat, dar nu se utilizeaza ca procedeu de baza in analiza sistemului, pentru ca nu presupune o relatie directa intre echipa de analiza si personalul implicat. Observarea directa se foloseste pentru o analiza cat mai obiectiva a modului de realizare a operatiilor de prelucrare a datelor, timpul necesar realizarii fiecarei informatii, in vederea formarii unei viziuni globale asupra caracteristicilor fiecarei activitati. Inventarierea documentelor utilizate in sistemul informational a constat in identificarea tuturor documentelor din sistemul informational cu ajutorul unor fise in care au fost consemnate toate datele privind fiecare document analizat (denumirea documentului, cine il intocmeste, in cate exemplare, mijloace de calcul folosite). Interviul este un procedeu care consta in studiul sistemului informational prin dialogul direct intre membrii colectivului de analiza si personalul din compartimentele implicate. Utilizarea interviului ca procedeu de baza in analiza sistemului informational presupune parcurgerea unor faze care au ca scop pregatirea, desfasurarea si finalizarea interviului. 11

Pregatirea interviului consta intr-o documentare prealabila cu privire la sistemul informational analizat, prin care s-au definit obiectivele interviului, s-au stabilit interlocutorii din compartimentele functionale implicate care detin functii de executie si de decizie. De asemenea, interviul a fost pregatit cu anticipatie, prilej cu care s-a stabilit problematica, locul si momentul desfasurarii interviului. Datorita faptului ca o mare parte a operatiilor se executa in regim manual, prin sistemele clasice de lucru, rezultatele prelucrarilor sunt afectate prin prisma exactitatii. De asemenea, culegerea, transmiterea, stocarea, prelucrarea si difuzarea informatiilor se face greoi, prin proceduri manuale, cu intarziere si aceasta influenteaza negativ operativitatea informatiilor evaluata pe baza timpului de raspuns al sistemului informational. Timpul mare de raspuns face ca posibilitatile de analiza si previziune sa fie reduse. Datele distribuite in puncte diferite ale unitatii ingreuneaza actualizarea operativa si corecta.

12