Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
proiectelor
1. Principiul angajamentului
Potrivit acestui principiu, ntre finanator (sponsor, furnizor de resurse, agenie de
finanare) i organizaia care i propune s deruleze proiectul trebuie s existe un tip de
angajament echitabil nainte de declanarea oricrei activiti. Angajamentul
nseamn c ambele pri tiu foarte bine ce efort trebuie depus pentru a realiza
proiectul, cunosc, cel puin n mare, procesele i riscurile asociate proiectului, sunt
dispuse s i mpart i s i asume responsabilitile, riscurile i eventualul eec.
R. Max Wideman, Fundamental Principles of Project Management", Project Management Forum, Digest
Volume 4, nr. 7, iulie 1999.
4. Principiul strategiei
Orice proiect trebuie s aib la baz o strategie. n cazul domeniului pe care l avem
n vedere - managementul proiectelor - planificarea precede ntotdeauna execuia. n
termeni simpli, acest principiu stabilete ce trebuie fcut i can.
5. Principiul controlului
Orice proiect trebuie s beneficieze de politici i proceduri riguroase i eficiente de
control i monitorizare. Spre deosebire de principiul anterior, acesta stabilete cum trebuie fcut un anumit lucru i de ctre cine.
Prin arie de cuprindere" am redat termenul scope" din limba englez; alte variante de traducere ar
putea fi: arie de aciune", domeniu", domeniu de aciune", sector de activitate".
este ca, n procesul de luare i de comunicare a deciziilor vitale pentru proiect, att finanatorul, ct i promotorul proiectului s vorbeasc pe o singur voce, prin interme diul unui singur reprezentant. Altfel, deciziile ajung la unitatea de execuie n mod eronat, devin contradictorii, ceea ce afecteaz substanial mersul proiectului.
Aceleai etape sunt valabile, cu modificrile de rigoare, pentru fiecare subproiect i pentru fiecare
activitate din cadrul proiectului.
4
Exist specialiti care consider c aceste etape - numite i ciclurile de via ale proiectului - sunt n numr
de patru: conceperea, planificarea, implementarea i ncheierea (principiile pe care se ntemeiaz sunt,
ns, aceleai). n plus, unele proiecte mai complexe necesit spargerea acestor etape - n numr de ase
sau de patru - n subetape i mai detaliate: studii de fezabilitate, studii de pia, subcontractare, testare,
instruire etc.
Organizaia din care fac parte/pentru care scriu proiectul are capacitatea tehnic,
managerial i financiar de a pune n practic respectiva idee de proiect?
Dac un singur rspuns la ntrebrile de mai sus este nu", nu tiu", sau nu
suntem siguri", nseamn c ideea de proiect trebuie revzut/regndit. Dac la toate
ntrebrile rspunsul este incert sau negativ, atunci ideea respectiv de proiect trebuie
pur i simplu abandonat.
n momentul n care rspundei la aceste ntrebri, ferii-v ct mai mult de ipoteze,
presupuneri i intuiii. Bazai-v pe fapte, informaii, date, experiene cu proiecte
anterioare, rapoarte, evaluri, rezultate ale monitorizrii.
Atenie! Acordai atenie maxim stabilirii obiectivelor. Nu lsai niciodat obiectivele n form
implicit, pornind de la ideea c este clar care sunt obiectivele proiectului, toat lumea le cunoate, de ce
mai trebuie s le expun n mod explicit?". De exemplu, o organizaie de binefacere X din oraul Y i
propune s sprijine o aciune de donare de snge. Obiectivul poate fi acela de a contribui la remedierea
unei nevoi n ceea ce privete cantitatea de snge disponibil pentru bolnavii din oraul Y sau
mbuntirea imaginii organizaiei X n rndul comunitii din oraul Y. n funcie de un obiectiv sau
altul, difer aciunile, metodele de promovare a participrii, resursele i modul de alocare a acestora,
metodele de monitorizare, criteriile de succes. Dac avem n vedere doar primul obiectiv, faptul c
aciunea se bucur de o relatare pozitiv n presa local nu constituie un criteriu strict de succes. Dac
obiectivul este cel de-al doilea, aciunea de donare a mbuntit semnificativ rezervele de snge ale
spitalului local, dar un sondaj sumar arat faptul c nimeni din oraul Y nu tie c respectiva aciune a
fost sprijinit de organizaia X, atunci proiectul este un (semi) eec.
Atenie! Dac ai fost desemnat manager de proiect, dar nu ai participat la faza de elaborare a
propunerii, primul lucru pe care trebuie s l facei este s studiai atent propunerea de proiect, s aflai
rspunsul la urmtoarele ntrebri:
De unde a pornit ideea?
Cum i de ce s-a ajuns la aceast idee?
Crei nevoi rspunde proiectul?
Cine a iniiat proiectul?
Cine a redactat propunerea/cine a completat formularul de candidatur?
Cum s-a ajuns la aceast form a propunerii?
Cum s-a obinut aprobarea pentru propunerea respectiv?
Proiectul este susinut la nivelul managementului superior al organizaiei?
Pentru aceasta, vorbii cu oamenii care au cunotin despre proiect i cu cei care au avut o contribuie
semnificativ n faza de concepie. Consultai toat documentaia aferent: documentele care au precedat
aprobarea proiectului, contractul semnat, alte anexe, procesele verbale ale edinelor care au avut loc,
corespondena care a fost ntreinut cu partenerii, cu reprezentani ai grupului int, cu finanatorul.
Vorbii ct mai mult cu oamenii. Dac observai c n propunere nu au fost menionate anumite lucruri
care credei c sunt eseniale, semnalai-le acum!
ntre faza de planificare i cea de declanare sunt prezente etapele de aprobare a proiectului i de sem
nare a contractului. Nu le tratm de sine stttor, deoarece ele nu fac parte din activitatea de management
de proiect, chiar dac sunt etape n viaa proiectului (vezi i discuia referitoare la faza de negociere").
7
Prin expresia n modul cel mai clar posibil" avem n vedere faptul c ateptrile" cu privire la
performana unui membru al echipei trebuie formulate preciznd: configuraia produsului/rezultatului,
perioada de timp alocat, nivelul i cantitatea de efort necesare. Spre exemplu, dac una dintre activitile
prevzute ntr-un proiect se refer la redactarea unui ghid pe o anumit tem, cel cruia i revine
responsabilitatea elaborrii primete urmtoarele informaii: ghidul este realizat n formatul x (numr de
pagini, corp de liter, anexe, trimiteri bibliografice), raportul dintre partea teoretic i exemplele practice
este de 40 vs. 60%, termenul de predare este y, iar efortul estimat pentru realizarea sa este de aproximativ
z ore/'zi. n nici un caz cererea de redactare a ghidului nu poate fi formulat sub forma: va trebui s
redactai un ghid interesant pe tema ..., vedem noi care este termenul limit, oricum, e o treab relativ
uoar, deci nu trebuie s v facei nici o grij".
Faptul c nici un proiect nu se deruleaz n totalitate potrivit planului reprezint, ntre anumite limite, un
aspect pozitiv. Orice plan, n momentul n care este pus n aplicare, necesit corecii, mbuntiri, actuali
zri, pentru a ine, astfel, pasul cu schimbrile care intervin n mediul real de existen al proiectului. Planul
reprezint, n esen, o predicie vizavi de paii care trebuie parcuri, o predicie care este doar parial
exact. Planificarea riguroas nu exclude flexibilitatea, dinamismul, atitudinea favorabil fa de schimbare.
9
Precizm c nu este vorba, n nici un fel, de o list exhaustiv, ci de o ncercare de a sistematiza ct mai
muli dintre factorii pe care am reuit s i identificm pn acum. Unii dintre aceti factori sunt menionai
i pe site-ul http://www.finantare.ro, la seciunea Ghid privind granturile Uniunii Europene".
Pentru amnunte privind paii de urmat dup ce propunerea este aprobat, vezi seciunea Ce se
ntmpl dup ce propunerea este aprobat?".
11
Process for Project Monitoring and Control", Department of Information Resources, The State of
Texas, ultima actualizare 17 aprilie 2003, http://www.dir.state.tx.us/eod/qa/monitor
Unii autori12 consider, n bun parte ndreptit, c derularea i monitorizarea/ controlul reprezint o singur faz; mai precis, monitorizarea ar reprezenta una dintre
subactivitile derulrii, ea nsoind n permanent derularea. Menionm aceast etap
de sine stttor i facem unele precizri mai detaliate n legtur cu aceasta pentru a
atrage atenia asupra semnificaiei sale deosebite.
Obiectivele monitorizrii sunt:
de a compara planul iniial cu modul n care proiectul evolueaz n mod real;
de a actualiza i revizui planul iniial, astfel nct eventualele schimbri s fie
ncorporate;
de a oferi informaiile pe baza crora sunt iniiate aciuni de corectare, n cazul n
care variaiile fa de planul iniial sunt att de mari nct pun n pericol reuita
proiectului.
Atenie! n cazul proiectelor cu finanare nerambursabil, monitorizarea se bucur de o atenie
privilegiat din partea finanatorului, ceea ce constituie un motiv suplimentar pentru a trata aceast etap
cu toat seriozitatea. Chiar dac nu exist precizri exprese din partea finanatorului cu privire la
monitorizare i raportarea diverselor stadii atinse de proiect, canalizai-v atenia n aceast direcie,
pentru a asigura succesul proiectului. Cu alte cuvinte, nu iniiai aciuni de monitorizare strict doar din
cauz c finanatorul cere aa ceva, ci din cauz c suntei ataat ideii de proiect i c dorii ca acesta s se
finalizeze. Diversificai procedurile impuse de finanator cu proceduri interne de monitorizare i control.
Codul
activitii
Cheltuielile fcute pn
n momentul actual
Cheltuieli
planificate
12
Cheltuieli
reale
Bugetul total
alocat pentru
activitatea
respectiv
Activitatea
Codul
activitii
Relaia
cu alte
activittiis
Responsabilul
Data de nceput
Planificat
Real
Real
staniale17. Se poate vorbi chiar despre o proliferare a asociaiilor profesionale, a pro gramelor de pregtire n managementul proiectelor, a publicaiilor i a institutelor de
profil, ceea ce denot o anumit efervescen a domeniului.
Primele preocupri sistematice de a concepe i consolida un set de standarde de
performan pentru profesia de manager de proiect dateaz din anul 1983, cnd Project
Management Institute (PMI) 18 lanseaz proiectul Etic, standarde, i acreditare" 19.
Raportul redactat n urma acestui proiect stabilea ase zone de expertiz:
managementul resurselor umane;
managementul costului;
managementul timpului;
managementul comunicrii;
managementul ariei de cuprindere a proiectului;
managementul calitii.
Ultima ediie a manualului pe baza cruia Project Management Institute 20 organizeaz
concursul n vederea obinerii titlului de manager de proiect profesionist delimiteaz
nou domenii de expertiz ale managerului de proiect, domenii care reflect, de fapt,
nou procese aflate n componena managementului de proiect:
managementul armonizrii activitilor componente;
managementul ariei de cuprindere a proiectului;
managementul timpului;
managementul costului;
managementul calitii;
managementul resurselor umane;
managementul comunicrii;
managementul riscului;
managementul achiziiilor.
seleciile de ofert;
administrarea contractelor;
administrarea relaiei cu furnizorii;
nchiderea contractelo