Sediul social:

Calea Bucureti, bl. B5, sc. 1, ap. 9, 1100 Craiova - Romania

Sedii comerciale: CRAIOVA - Calea Brestei 26
Tel.: +40 (51) 415 800 (5 linii); Fax: +40 (51) 413 209
BUCURETI - Bd. Unirii 11, bl. 2B, sc. B, ap. 26
Tel.: +40 (1) 336 1318; Fax: +40 (1) 336 2988
E-Mail: office@comrace.eunet.ro
nregistrat la Registrul Comerului: J16/3465/1994 Cont B.C.R. Craiova nr. 39853004200 Cod fiscal: R6591623

PROCEDURA DE SISTEM

PS- CM - 01
CONTROLUL DOCUMENTELOR
STANDARDE DE REFERINTA ISO 9001: 2000
ISO 14001 : 2004

EDIIA : 3
REVIZIA: 0/2007
Difuzat n regim controlat. Exemplar nr Destinatar:

Prezentul document este proprietatea COMRACE COMPUTERS.

Nu poate fi copiat, multiplicat sau difuzat fr acordul proprietarului.

Elaborat,
Director de Produs,
Ing. Cristian Floriganta
data: 20.08.2007

COMRACE COMPUTERS CONFIDENTIAL

Proiect: ISO 9001, ISO 14001

Aprobat,
Director General,
ing. Daniel Mois
data: 20.08.2007

INDICATORUL MODIFICRILOR
Nr.
crt.
1

ED./
REV.

2/0

03.11.03

3/0

20.08.07

10

DATA
06.04.99

CONINUTUL MODIFICRII

ELABORAT

APROBAT

Completat anexa nr.2 Lista de difuzare a

nregistrrilor calitii cod F-05-02 cu
Poz.3 -PG-02
Poz. 5 - PG-04
Poz.20 -PO-02-01
Elaborat Ed. 2, Rev. 0, a Procedurii
PS 01, aliniata la ISO 9001/ 2000

RMCM

MDG

RMCM

MDG

Elaborat Ed. 3, Rev. 0 a Procedurii PS-CM-01,

prin integrarea cu cerintele standardului ISO
14001:2004

RMCM

MDG

PROCEDURI DE SISTEM

PS CM - 01
CONTROLUL DOCUMENTELOR

Ediia: 3
Revizia: 0
Data: 20.08.07
Pag. 3 din 10
Exemplar nr.:

1.
OBIECTUL I DOMENIUL DE APLICARE
Prezenta procedur descrie modul n care se face controlul documentelor i datelor
utilizate n sistemul calitii pentru a avea garania c n toate locurile unde se execut
aciunile procedurate exist ediiile n vigoare ale procedurilor, iar datele utilizate sunt
definite i adecvate.
Procedura se aplic att documentelor interne elaborate n cadrul S.C. COMPUTERS
SRL, ct i celor de origine extern cum ar fi standardele, manualele, instruciunile sau
desenele clienilor.
Procedura nu se aplic nregistrrilor calitii care sunt tratate n procedura general
PS-CM-02.
2.

DOCUMENTE DE REFERIN

- SR EN ISO 9001 / 2001 - Sistemele de managementul calitii. Cerinte.

- SR EN ISO 9000:2001: Sisteme de management al calitatii. Principii fundamentale si
vocabular
- SR EN ISO 14001: 2005 - Sisteme de management de mediu. Specificaii i ghid de
utilizare
- SR EN ISO 9000: 2001- Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i
vocabular
- SR EN ISO 14050: 1999 Management de mediu.Vocabular
- Manualul Calitate - Mediu cod MCM- 01-2007 a S.C. COMRACE COMPUTERS SRL.
3.

TERMENI, DEFINIII I ABREVIERI

Termenii, definiiile i abrevierile care se folosesc sunt n conformitate cu SR EN ISO
9000 : 2001 si SR EN ISO 14050:1999.
Alte abrevieri:
SMCM Sistemul de Managementul Calitate Mediu
MCM - Manualul Calitate Mediu
MDG - Director General
BDT - Director Tehnic
RMCM - Reprezentantul Managementului pentru Calitate Mediu
Celelalte abrevieri ale funciilor implicate n SMCM sunt explicitate n organigrama de mai
sus.
4.

RESPONSABILITI

4.1.

MDG

- aprob MCM;
- aprob toate Procedurile de Sistem.
4.2.

RMCM.

- elaboreaz MCM i ediiile revizuite ale acestuia;

- elaboreaz Procedurile de Sistem i ediiile revizuite ale acestora;
- aprob Procedurile Operaionale i ediiile revizuite ale acestora;
COMRACE COMPUTERS CONFIDENTIAL
Proiect: ISO 9001, ISO 14001

PROCEDURI DE SISTEM

PS CM - 01
CONTROLUL DOCUMENTELOR

Ediia: 3
Revizia: 0
Data: 20.08.07
Pag. 4 din 10
Exemplar nr.:

- gestioneaz i difuzeaz documentele SMCM.

5.

REGULI DE PROCEDUR

5.1.

Generaliti .
Documentele SMCM sunt clasificate n patru categorii:
- Manualul Calitate Mediu
- Proceduri de Sistem i Operaionale
- Instruciuni de lucru
- Documentaii tehnice, desene, standarde, formulare, date, etc.
Lista complet a documentelor care cuprinde identificarea, elaborarea i gestionarea
acestora este dat n anexa 1 la prezenta procedur, cod F - 01 - 01.
5.1.1 Codificarea documentelor:
Codificarea documentelor SMCM se face astfel:

Manualul Calitii..............MCM - 01

Proceduri de Sistem.........PS-CM - xy , PS-C xy, PS-M - xy

Procedurile Operaionale..PO - MN

Instruciuni de lucruI.........IL - (MN) - AB

Formulare..........................F - MN - ab

Legend:
CM - calitate mediu
C - calitate
M - mediu
MN - numr corespunztor cerinelor ISO 9000
xy - numr de ordine al procedurii, instructiunii sau formularului
AB, ab - numr de ordine al instruciunii de lucru respectiv formularului
5.2.

Elaborarea documentelor interne.

Elaborarea documentelor interne se face conform responsabilitilor de la cap.4 .

COMRACE COMPUTERS CONFIDENTIAL

Proiect: ISO 9001, ISO 14001

PROCEDURI DE SISTEM

PS CM - 01
CONTROLUL DOCUMENTELOR

Ediia: 3
Revizia: 0
Data: 20.08.07
Pag. 5 din 10
Exemplar nr.:

5.3.

Avizarea i aprobarea documentelor.

nainte de emitere, documentele i datele sunt analizate la locurile sau funciile ce urmeaz
a le aplica i aprobate de persoanele autorizate (conform cap.4 i anexa 1), pentru a
confirma c acestea sunt adecvate utilizrii avute n vedere.
Avizarea i aprobarea sunt consemnate prin numele i semntura persoanei autorizate
nscrise pe pagina frontal a documentului.
5.4.

Stadiul reviziilor n vigoare a documentelor.

Situaia reviziilor documentelor este consemnat n pagina care cuprinde indicatorul

reviziilor, plasat n Procedur imediat dup pagina frontal.
Acest indicator prezint sumar reviziile efectuate, data i semnturile persoanelor care au
efectuat, verificat i aprobat reviziile respective.
Dup un numr de 5 revizii, sau revizuirea a minimum 1/ 3 din numrul de pagini din
documentul revizuit, acest document se elaboreaz ntr-o nou ediie.
Numerotarea reviziilor ncepe cu numrul 0.
5.5.

Editarea i difuzarea documentelor.

RMC multiplic documentele n numrul de exemplare necesare (conform listei de difuzare),

le numeroteaz i le completeaz cu numele destinatarilor, ntocmete o list de difuzare i
difuzeaz documentele pe baz de semntur a primitorului pe aceast list.
Documentele sunt difuzate de asemenea pe suport informatic in optiunea Read only
5.6.

Gestionarea documentelor.

Gestionarea originalelor documentelor este fcut de RMCM n condiii de securitate i

confidenialitate.
Exemplarele difuzate sunt gestionate i aplicate de destinatari care posed i aplic numai
ediiile n vigoare ale acestor documente.
5.7.

Modificarea documentelor i datelor.

Modificrile documentelor i datelor sunt elaborate, verificate i aprobate de persoanele

care ocup la momentul respectiv aceleai funcii ca i pentru documentele iniiale.
Modificrile sunt identificate aa cum se descrie la pct. 5.4. de mai sus.
Editarea i difuzarea modificrilor documentelor este fcut de RMCM aa cum se descrie la
pct.5.5. de mai sus, pe baza fiei de modificri aprobat de MDG.
La difuzarea modificrilor, RMCM retrage i distruge paginile anulate.
5.8.

Pstrarea i conservarea documentelor i datelor.

Documentele perimate pstrate n scopuri juridice sau de conservare a cunotinelor sunt

exemplarele originale pe care se consemneaz DOCUMENT ANULAT PSTRAT
PENTRU ISTORIE .

COMRACE COMPUTERS CONFIDENTIAL

Proiect: ISO 9001, ISO 14001

Ediia: 3

PROCEDURI DE SISTEM

PS CM - 01

Revizia: 0
Data: 20.08.07

CONTROLUL DOCUMENTELOR

Pag. 6 din 10
Exemplar nr.:

Pstrarea documentelor se face de ctre RMCM pe o perioad de minim 5 ani . Accesul la

documentele arhivate este permis RMCM ; MDG ; altor persoane, numai cu aprobarea MDG
sau RMCM.
6.

NREGISTRRI

6.1............................................................................ Lista

documentelor

cod F - 01 -

01
6.2............................................................................ Fia

de difuzare a documentelor

cod F - 01 - 02
6.3............................................................................ Formular

reviziilor.
7.

Indicatorul

.cod F - 01 - 03

ANEXE

Anexa nr. 1 : Lista documentelor............cod F - 01 - 01

Anexa nr. 2 : Fia de difuzare a documentelor. cod F - 01 - 02
Anexa nr. 3 : Formular Indicatorul reviziilor........... cod F - 01 - 03

COMRACE COMPUTERS CONFIDENTIAL

Proiect: ISO 9001, ISO 14001

Ediia: 3

PROCEDURI DE SISTEM

PS CM - 01

Revizia: 0
Data: 20.08.07

CONTROLUL DOCUMENTELOR

Pag. 7 din 10
Exemplar nr.:

Anexa nr. 1
LISTA DOCUMENTELOR

Cod F- 01 - 01
LISTA DOCUMENTELOR INUTE SUB CONTROL
NR.CRT.

CODUL

DENUMIREA DOCUMENTULUI

COMRACE COMPUTERS CONFIDENTIAL

Proiect: ISO 9001, ISO 14001

ED / REV.

OBSERVAII

Ediia: 3

PROCEDURI DE SISTEM

PS CM - 01

Revizia: 0
Data: 20.08.07

CONTROLUL DOCUMENTELOR

Pag. 8 din 10
Exemplar nr.:

Anexa nr. 2
LISTA DOCUMENTELOR

cod F- 01 - 02
LISTA DE
NR. CODUL

DIFUZARE A DOCUMENTELOR

DENUMIREA DOCUMENTULUI

COMRACE COMPUTERS CONFIDENTIAL

Proiect: ISO 9001, ISO 14001

ED / REV.

DESTINATAR

SEMNTURA

Ediia: 3

PROCEDURI DE SISTEM

PS CM - 01

Revizia: 0
Data: 20.08.07

CONTROLUL DOCUMENTELOR

Pag. 9 din 10
Exemplar nr.:

INDICATORUL REVIZIILOR
Nr.
crt.
1

ED./
REV.

DATA

CONINUTUL MODIFICRII

COMRACE COMPUTERS CONFIDENTIAL

Proiect: ISO 9001, ISO 14001

Formular cod F 01 - 03
ELABORAT

AVIZAT

APROBAT

PROCEDURI DE SISTEM

PS CM - 01
CONTROLUL DOCUMENTELOR

Ediia: 3
Revizia: 0
Data: 20.08.07
Pag. 10 din 10
Exemplar nr.:

COMRACE COMPUTERS CONFIDENTIAL

Proiect: ISO 9001, ISO 14001