ANEXA Nr.

1:
(- ANEXA Nr. 4.1 la instruciuni)
Compartiment tiine Economice i Administrarea Afacerilor
Conductor de compartiment,
Prof. dr. ec. Brtucu Gabriel
Numele i prenumele, funcia/semntur/data

CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE a stadiului de implementare a standardelor de control

intern/managerial
La nivelul
Rspuns i explicaii2)
compartimentului
Criterii generale de evaluare a stadiului
standardul este4):
1
implementrii standardului )
Explicaie asociat
Da/Nu3)
I/PI/NI
rspunsului
1
2
3
4
I. MEDIUL DE CONTROL
I
Standardul 1 - Etica, integritate
A fost comunicat personalului un cod de
Da
Exist un cod de etic la nivelul
conduit,
care
stabilete
reguli
de
universitii, aprobat de senatul
comportament etic n realizarea atribuiilor de
universitii.
serviciu, aplicabil att personalului de
Exist norme de aplicare a codului de
conducere, ct i celui de execuie din cadrul
etic aprobate de senatul universitii.
compartimentului?
Ambele documente sunt publice, au fost
aduse
la
cunotina
membrilor
comunitii academice i se gsesc pe
portalul universitii pentru a putea fi
consultate.
Relaiile din interiorul universitii
promovate la nivelul fiecrei structuri
sunt bazate pe drepturile i obligaiile
fiecrui individ.
Salariaii beneficiaz de consiliere etic i li
Da
Membrii departamentului pot beneficia
se aplic un sistem de monitorizare a
de consiliere din partea comisiei de
respectrii normelor de conduit?
etic sau a persoanelor abilitate n acest
scop.
Respectarea normelor de conduit se
bazeaz pe respectul reciproc existent
ntre membri departamentului, pe
spiritul de echilibru i respectarea
drepturilor fiecrei persoane.
Responsabilul cu controlul intern
managerial este responsabil i de
monitorizarea respectrii normelor de
conduit.
Coordonatorii programelor de studiu din
structura
departamentului
sunt
responsabili de aplicarea procedurilor
de reducere a riscului de plagiat.

Standardul 2 - Atribuii, funcii, sarcini

Personalului i sunt aduse la cunotin
documentele actualizate privind misiunea
entitii, regulamentele interne i fiele
posturilor?

Da

Sarcinile/Atribuiile asociate posturilor sunt

stabilite n concordan cu competenele
decizionale necesare realizrii acestora?

Da

Standardul 3 - Competena, performana

Au fost analizate i stabilite cunotinele i
aptitudinile necesare a fi deinute n vederea
ndeplinirii sarcinilor/atribuiilor asociate
fiecrui post?

Da

I
La nceputul fiecrui an universitar
directorul de departament aduce la
cunotina
fiecrui
membru
al
departamentului:
o pentru cadrele didactice (statul de
funcii, fia de activitate didactic,
fia de activitate tiinific);
o pentru personalul nedidactic i
didactic auxiliar se va realiza
actualizarea fiei de post n
conformitate cu legislaia n
vigoare.
Exist un regulament intern la nivel de
universitate, iar fia de cercetare
tiinific i regulamentul intern se
gsesc pe portalul universitii i au fost
aprobate de senat.
Personalul didactici nedidactic d in
departament a fost selectat pe baz de
concurs, n cadrul cruia au fost testate
competenele acestuia.
Atribuirea
sarcinilor
aferente
(coordonator de program de studiu,
coordonator de trunchi, delegarea unor
competene legate de activitatea de
secretariat, arhivare, ef serviciu, etc.) a
fost realizat pe baza competenelor
individuale.
I
Scoaterea la concurs a oricrui post a
fost
realizat
prin
precizarea
cunotinelor i aptitudinilor necesare
(nivel de studii, abiliti de lucru cu
calculatorul, etc.), care sunt n
concordan cu sarcinile fiecrui cadru
didactic / personal nedidactic.
Pentru cadrele didactice se au n vedere:
o studiile de specialitate in
domeniu;
o probe de concurs (asistent,
lector);
o lucrri de specialitate (lector,
confereniar, profesor).
Pentru personalul nedidactic:
o studii de specialitate;
o probe de concurs in concordan
cu cerinele postului.
Anual se realizeaz evaluarea
performanelor angajailor.

Sunt identificate nevoile de perfecionare a

pregtirii profesionale a personalului?

Da

Sunt elaborate i realizate programe de

pregtire profesional a personalului,
conform nevoilor de perfecionare identificate
anterior?

Da

Standardul 4 - Funcii sensibile

A fost ntocmit inventarul
sensibile?

funciilor

Da

Este stabilit o politic adecvat de rotaie a

salariailor din funciile sensibile?

Da

Standardul 5 - Delegarea
Sunt stabilite i comunicate limitele
competenelor i responsabilitilor care se
deleag?

Delegarea/Subdelegarea de competen se
realizeaz n baza unor proceduri specifice
aprobate?

Da

Da

Pentru cadrele didactice: participarea la

programe de pregtire (conferine,
simpozioane, cursuri de perfecionare),
la studii de master + doctorat + post
doctorat + plan de dezvoltare ulterioara,
dezvoltarea unui plan de perfecionare
prin planul managerial.
Pentru personalul nedidactic: cursuri de
perfecionare (prin DFC), continuare de
studii (licena, master, doctorat),
dezvoltarea unui plan de perfecionare
prin planul managerial.
La nivel de universitate au loc cursuri
de pregtire profesional (cursuri de
informatica, etc.).
Sunt dezvoltate cursuri, simpozioane,
etc. la care particip personalul didactic,
nedidactic.
Personalul din universitate beneficiaz
de reducerea taxei de colarizare.
I
Se va ntocmi o list de funcii sensibile
(cei care au obiecte in inventar sau
subinventar, care lucreaz cu
documente de studii, cei care
gestioneaz practica studenilor, etc.
Conform reglementrilor din educaie,
n cazul funciilor de conducere acestea
se obin pe baza de competiie din 4 n 4
ani.
n cazul funciilor sensibile au fost luate
msuri de reducere a rolului acestora,
prin existena unor mecanisme colective
de decizie: consiliul departamentului,
consiliul facultii, senat, etc.
I
Delegarea se realizeaz pe baza deciziei
directorului de departament n care se
precizeaz numele persoanei creia i se
deleag responsabilitile, perioada
pentru care se realizeaz delegarea i
responsabilitile persoanei delegate
(vezi lista persoanelor care pot fi
delegate i specimenele de semntur).
Delegarea, subdelegarea se face pe baza
deciziei efului ierarhic superior.

Standardul 6 - Structura organizatoric

Sunt efectuate analize, la nivelul principalelor
activiti, n scopul identificrii eventualelor
disfuncionaliti n fixarea sarcinilor de lucru
individuale prin fiele posturilor i n
stabilirea atribuiilor compartimentului?

Da

I
Analiza disfuncionalitilor n consiliul
departamentului.
Se va realiza analiza anual a fielor de
post.
Atribuirea de sarcini n funcie de
activitile ce trebuiesc derulate.
Conform organigramei.

Structura organizatoric asigur funcionarea

Da

circuitelor i fluxurilor informaionale

necesare
supravegherii
i
realizrii
activitilor proprii?
II. PERFORMANA I MANAGEMENTUL RISCULUI
PI
Standardul 7 - Obiective
Sunt stabilite obiectivele specifice la nivelul
Da
Prin planul managerial.
compartimentului?
Obiectivele sunt astfel stabilite nct s
Nu
Parial, prin planul managerial.
rspund pachetului de cerine S.M.A.R.T.?
(Unde: S - precise; M - msurabile i
verificabile; A - necesare; R - realiste; T - cu
termen de realizare.)
Sunt stabilite activitile individuale pentru
Nu
Conform planului managerial.
fiecare salariat, care s conduc la atingerea
Activitile individuale vor fi stabilite
obiectivelor specifice compartimentului?
conform fielor postului.
I
Standardul 8 - Planificarea
Resursele alocate sunt astfel repartizate nct
Da
Resursele umane conform schemei de
s asigure activitile necesare realizrii
personal i a organigramei
obiectivelor specifice compartimentului?
n cazul modificrii obiectivelor specifice,
Da
Conform planului managerial
sunt stabilite masurile necesare pentru
ncadrarea n resursele repartizate?
I
Standardul 9 - Coordonarea
Sunt adoptate msuri de coordonare a
Da
Da, n cadrul aciunilor comune (vezi
deciziilor i activitilor compartimentului cu
Gesfo), colaborarea cu departamentele
cele ale altor compartimente, n scopul
nedidactice (Dep. Doctorat, DEMPEC,
asigurrii convergenei i coerenei acestora?
Serv. Tehnic).
n compartiment se realizeaz consultarea
Da
Decizii n cadrul consiliului
prealabil,
n
vederea
coordonrii
departamentului, cu coordonatorii de
activitilor?
programe de studiu, cu alte persoane cu
abiliti n domeniu.
I
Standardul 10 - Monitorizarea performanelor
Este instituit un sistem de monitorizare i
Da
ndeplinirea obiectivelor este raportat
raportare a performantelor, pe baza
n cadrul structurii de management a
indicatorilor asociai obiectivelor specifice?
departamentului, a structurilor de
management de la nivel de facultate,
universitate, la ntlnirile cu membrii
departamentului.
Atunci cnd necesitile o impun, se
Da
Da, dup analiza anual a gradului de
efectueaz o reevaluare a relevanei
ndeplinire a planului managerial.
indicatorilor asociai obiectivelor specifice, n

scopul operrii coreciilor cuvenite?

Standardul 11 - Managementul riscului
Sunt identificate i evaluate principalele
riscuri, proprii activitilor din cadrul
compartimentului?
Sunt stabilite msuri de gestionare a riscurilor
identificate i evaluate la nivelul activitilor
din cadrul compartimentului?
Este
asigurat
completarea/actualizarea
registrului riscurilor?
Standardul 15 - Ipoteze, reevaluri
Stabilirea obiectivelor specifice are la baz
formularea de ipoteze/premise, acceptate prin
consens?
Sunt reevaluate obiectivele specifice atunci
cnd
se
constat
modificri
ale
ipotezelor/premiselor care au stat la baza
fixrii acestora?
III. INFORMAREA I COMUNICAREA
Standardul 12 - Informarea
Au fost stabilite tipurile de informaii,
coninutul, calitatea, frecvena, sursele i
destinatarii acestora, astfel nct personalul de
conducere i cel de execuie, prin primirea i
transmiterea informaiilor, s i poat
ndeplini sarcinile de serviciu?

Da

Da

Da

Da

Da

I
Se vor identifica riscurile aferente i se
va completa registrul riscurilor
Se vor stabili msuri de gestionare a
riscurilor n cadrul ntlnirilor ordinare
ale conducerii consiliului
departamentului.
Activitate iniiat n 2011
I
Elaborarea planurilor manageriale se
face pe baza ipotezelor i premiselor.
n funcie de modificrile legislative,
legate de resursele umane obiectivele
specifice sunt reevaluate si modificate
la nivelul universitii i implicit i la
nivelul structurii.
I

Da

Colectarea, prelucrarea i centralizarea

informaiilor se realizeaz n sistem
informatizat?
Standardul 13 Comunicarea
Circuitele informaionale (traseele pe care
circul informaiile) asigur o difuzare rapid,
fluent i precis a informaiilor, astfel nct
acestea s ajung la timp la utilizatori?

Da

Sunt stabilite canale adecvate de comunicare

prin care managerii i personalul de execuie
din cadrul unui compartiment sa fie informai
cu privire la proiectele de decizii sau
iniiative, adoptate la nivelul altor
compartimente, care le-ar putea afecta
sarcinile i responsabilitile?

Da

Conform organigramei.
Conform legii accesului la informaii
publice.
Prin pagina de internet a Facultii
Prin
pagina
de
internet
a
Departamentului care se afl n
construcie.
Platforma universitii, adrese de
e-mail.
I

Da

Intranet
E-mail
Site-ul universitii
Platforma de e-learning
Portalul
Site-ul facultii
Site-ul departamentului (n construcie).
Hotrri de birou senat transmise listei
de e-mail a universitii.
Hotrri ale Consiliului Facultii i ale
Consiliului Departamentului transmise
prin internet grupului econ care
cuprinde lista de emailuri ale angajailor
departamentului.
Intranet

Standardul 14 - Corespondena i arhivarea

Sunt
aplicate
proceduri
pentru
primirea/expedierea, nregistrarea i arhivarea
corespondenei?

I
Da

Reglementrile legale n vigoare cu privire la NA

manipularea i depozitarea informaiilor
clasificate sunt cunoscute i aplicate n
practic?
Standardul 16 - Semnalarea neregularitilor
A fost comunicat salariailor procedura
Da
aplicabil n cazul semnalrii unor
neregulariti?

Arhivarea
documentelor
proprii
(lucrri) conform legii arhivelor.
Arhivarea lucrrilor de licen
,
lucrrilor de disertaie, referate i teze
de doctorat.
Nu este cazul

n cazul semnalrii unor neregulariti,

conductorul de compartiment a ntreprins
cercetrile adecvate n scopul elucidrii
acestora i a aplicat msurile care se impun?
IV. ACTIVITTI DE CONTROL
Standardul 17 - Proceduri
Pentru
activitile
proprii
au
fost
elaborate/actualizate proceduri operaionale?

Da

Da

Procedurile
operaionale
comunicate
salariailor sunt aplicate?
Standardul 18 - Separarea atribuiilor
Funciile de iniiere, verificare i aprobare a
operaiunilor sunt funcii separate i
exercitate de persoane diferite?

Da

Da

Conceperea i aplicarea procedurilor asigur

separarea atribuiilor?

Da

Standardul 19 - Supravegherea
Managerii supravegheaz i supervizeaz
activitile care intr n responsabilitatea lor
direct?

Da

Supervizarea unor activiti care implic un

grad ridicat de expunere la risc se realizeaz
pe baza unor proceduri prestabilite?

Da

I
Procedura la nivel de universitate
privind sesizarea structurilor de
conducere, comisiilor de etic i
disciplin.
Dac a fost cazul i au existat cercetri
disciplinare.

I
Procedurile care se folosesc la nivel de
departament provin din lista celor de la
nivel de universitate.
Procedurile menionate anterior sunt
aplicate n mod specific.
Pentru fiecare atribuie exist
responsabil diferit.
Conform organigramei sistemul de
control ef de departament /
subordonat / ef ierarhic
Pentru fiecare program de studii exist
un cadru didactic i un student.
Controlul intern managerial realizat de
ctre Directorul Departamentului i de
ctre responsabilul cu activitatea de
control managerial.

Plan de supraveghere a modului de

desfurare a activitilor
Verificarea modului de ndeplinire a
responsabilitilor
Evaluarea anual a fiecrui angajat din
subordine
Exist comisii distincte pentru fiecare
post didactic scos la concurs
i se
respect metodologia n vigoare privind
ocuparea posturilor didactice din

Standardul 20 - Gestiunea abaterilor

n situaia n care, din cauza unor
circumstane deosebite, apar abateri fa de
procedurile stabilite, se ntocmesc documente
adecvate, aprobate la nivel corespunztor,
nainte de efectuarea operaiunilor?
Se efectueaz o analiz periodic a
circumstanelor i a modului cum au fost
gestionate abaterile n vederea desprinderii,
pentru viitor, a unor concluzii de bun
practic?
Standardul 21 - Continuitatea activitii
Sunt inventariate situaiile generatoare de
ntreruperi n derularea unor activiti?
Sunt stabilite i aplicate msuri pentru
asigurarea continuitii activitii, n cazul
apariiei unor situaii generatoare de
ntreruperi?
Standardul 22 - Strategii de control
Au fost elaborate strategii de control adecvate
pentru atingerea obiectivelor specifice?
Strategiile de control aplicate furnizeaz o
asigurare rezonabil cu privire la atingerea
obiectivelor specifice?
Standardul 23 Accesul la resurse
Sunt
emise acte
administrative de
reglementare a accesului salariailor din
compartiment
la
resursele
materiale,
financiare i informaionale?
Accesul personalului la resurse se realizeaz
cu respectarea strict a normelor cuprinse n
actele administrative de reglementare cu acest
obiect?
V. AUDITAREA SI EVALUAREA

Da

Da

Da

Da

Da

nvmntul superior.
La nivelul departamentului exista o
comisie pentru realizarea inventarului
format din: Lect. Dr. Lapte Ramona,
Lect. Dr. Carmen Anton.
Evaluarea activitii didactice se face n
dou faze:
o Evaluarea colegial,
o Evaluarea efectuat de ctre
Directorul Departamentului.
I
Abaterile se comunic pe cale ierarhic
i se propun msuri n concordan cu
legislaia n vigoare.
Prezentarea abaterilor n consiliul
departamentului.
La nivelul consiliilor departamentelor
prin analiza modului n care au fost
derulate aciunile.

I
Concedii de boal, maternitate /
paternitate, de studii, etc.
La rentoarcerea n activitate dup o
ntrerupere mai mare de timp se
efectueaz medicina muncii, instruirea
privind protecia muncii.
PI
Prin planul managerial n toate
domeniile (prezena la serviciu,
activitate didactic, etc.)

Nu

Da

Da

I
materiale

Acces
la
resurse

infrastructur
Accesul la resurse informaionale
intranet, platforma, baze de date.
Accesul la baze de date prinea
re de
intranet.
Accesul la portal se realizeaz pe baz
de parola.

I
Standardul 24 - Verificarea i evaluarea controlului
Conductorul compartimentului realizeaz,
Da
Raport
n
cadrul
consiliului
anual, operaiunea de autoevaluare a
departamentului (conform legii 1/2011).
subsistemului de control intern/managerial
Autoevaluare anual la o dat stabilit

existent la acest nivel?

prin regulamentul propriu

departamentele nedidactice.
Conform proceselor verbale.

pentru

Operaiunile de autoevaluare a subsistemului

Da
de control intern/managerial au drept rezultat
date, informaii i constatri pertinente
necesare lurii de decizii operaionale,
precum i raportrii?
I
Standardul 25 - Auditul intern
Compartimentul de audit intern execut, n
Da
Compartimentul de audit intern exist la
afara misiunilor de asigurare, planificate i
nivelul universitii i colaboreaz pe
aprobate de manager, i misiuni de consiliere
probleme tematice cu restul structurilor.
privind pregtirea procesului de autoevaluare
a sistemului de control intern/managerial al
compartimentului?
Compartimentul de audit intern dispune de
Da
Compartimentul de audit intern exist la
suficient personal pentru a realiza integral
nivelul universitii.
programul anual de audit?
Concluzii cu privire la stadiul de implementare a standardelor de control intern/managerial
n mare parte standardele de control intern sunt implementate la nivel de universitate, fiind
preluate i la nivelul Departamentului de tiine Economice i Administrarea Afacerilor.
Msuri de adoptat:
Realizarea fielor de post pentru fiecare cadru didactic i pentru personalul nedidactic.
Nominalizarea responsabilului cu auditul intern la nivelul departamentului.
ntocmirea anual a planului opera
ional al departamentului care s includ obiectivele,
aciunile responsabilii i termenul de realizare.
Numirea responsabilului cu gestiunea riscurilor.
Identificarea riscurilor aferente i completarea registrului riscurilor.
Se vor stabili msuri de gestionare a riscurilor n cadrul ntlnirilor ordinare ale conducerii
consiliului departamentului.
Identificarea funciilor sensibile i luarea msurilor corespunztoare legale.

Director de department,
Prof. dr. Brtucu Gabriel

Data,
31.12.2011

Responsabil cu implementarea sistemului de control managerial,

Lect. dr. Poincu Cristian

) Pe lng criteriile generale de evaluare a stadiului implementrii standardului, structura cu

atribuii de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic privind sistemul propriu de control
intern/managerial poate defini i include n chestionarul de autoevaluare i criterii specifice proprii.
2
) Fiecare rspuns la criteriile generale de evaluare din coloana 1 a chestionarului se motiveaz n
coloana 3 "Explicaie asociat rspunsului".
3
) n cazul criteriilor generale de evaluare aferente standardelor, neaplicabile unui anumit
compartiment, n coloana 2 se precizeaz "neaplicabil", prin acronimul "NA", i se motiveaz n
coloana 3 "Explicaie asociat rspunsului".
4
) Un standard aplicabil la nivelul compartimentului se consider a fi:
- implementat (I), atunci cnd la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului
s-a rspuns cu "Da";
- parial implementat (PI), atunci cnd la cel puin unul dintre criteriile generale de evaluare
aferente standardului s-a rspuns cu "Da";
- neimplementat (NI), atunci cnd la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente
standardului s-a rspuns cu "Nu".
1