Tip

document

S.C.
ABC
S.R.L.

PROCEDURA
Pag. 126 / 9

Denumire

APROVIZIONARE
Ediia: 1 / Rev. 0

Cod document

P 7.4-01

PROCEDURA OPERATIONALA
APROVIZIONARE

Elaborat

Verificat

Numele i prenumele:
Semntura:
Data:

126

Aprobat

S.C.
ABC
S.R.L.

Tip
document

PROCEDURA
Pag. 127 / 9

Denumire

APROVIZIONARE
Ediia: 1 / Rev. 0

Cod document

P 7.4-01

Lista de difuzare
Numrul
exemplarului

Numr
exemplare
difuzate

Destinatarul
documentului

Numele i
prenumele

Semntura

Lista de control a reviziilor

Nr.
Obiectul reviziilor
crt.

Elaborat/data

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

127

Verificat/data

Aprobat/data

Data

S.C.
ABC
S.R.L.

Tip
document

PROCEDURA
Pag. 128 / 9

Denumire

APROVIZIONARE
Ediia: 1 / Rev. 0

Cod document

P 7.4-01

CUPRINS

Pag.
Scop
Domeniu de aplicare
Definiii i prescurtri
Documente de referin
Schema flux
Descrierea procesului
Responsabiliti
nregistrri i formulare
Anexe

___

_
__

128

4
___4
___4
__4
___5
_6
__ _ 8
_ __ 9
___ 9

S.C.
ABC
S.R.L.

Tip
document

PROCEDURA
Pag. 129 / 9

Denumire

APROVIZIONARE
Ediia: 1 / Rev. 0

Cod document

P 7.4-01
1. SCOP
Prezenta procedur descrie procesul prin care organizaia gestioneaza procesul de
aprovizionare i este conform cu cerinele standardului SR EN ISO 9001:2008.

2. DOMENIU DE APLICARE
Procedura este aplicat in cadrul compartimentului responsabil cu aprovizionarea si
in toate compartimentele care sunt implicate si contribuie la realizarea acestui
proces.
3. DOCUMENTE DE REFERIN
SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale
i Vocabular.
SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de management al calitii. Cerine.
SR EN ISO 9004:2001 Sisteme de management al calitii. Linii directoare pentru
mbuntirea performanelor.
MC Manual calitatii.
4. DEFINIII I PRESCURTRI
Termenii utilizai n procedur sunt n conformitate cu standardul SR EN ISO
9000:2006 Sisteme de Management al calitii - Principii fundamentale i Vocabular
i MC

129

S.C.
ABC
S.R.L.

Tip
document

PROCEDURA
Pag. 130 / 9

Denumire

APROVIZIONARE
Ediia: 1 / Rev. 0

Cod document

P 7.4-01

5. DIAGRAMA FLUX APROVIZIONARE

Solicitare achizitie materiale

din partea compartimentelor

Aprobare achizitie materiale

solicitate

Selectie furnizor din Lista

furnizorilor aprobati

Emitere comanda

Receptie produs aprovizionat

Evaluare serviciu prestat

130

S.C.
ABC
S.R.L.

Tip
document

PROCEDURA
Pag. 131 / 9

Denumire

APROVIZIONARE
Ediia: 1 / Rev. 0

Cod document

P 7.4-01
6. DESCRIEREA PROCESULUI
6.1 Date de intrare ale procesului
Datele de intrare ale procesului sunt:

Necesarul de materiale;
Criterii de evaluare a furnizorilor.

6.2 Activitile din cadrul procesului

Activitile care se desfoar n cadrul procesului sunt:

Informatii pentru aprovizionare

Verificarea produsului aprovizionat
Evaluarea furnizorilor
Selectia furnizorilor

6.3 Informatii pentru aprovizionare

Informatiile necesare bunei desfasurari a procesului de aprovizionare trebuie sa descrie corect si
complet produsul, incluzandu-se toate elementele de identificare a produsului: standard, norma
tehnica, specificatie de produs.
Pentru produsele care influenteaza calitatea lucrarii se intocmesc comenzi de aprovizionare iar restul
de produse (rechizite, consumabile, etc.) se aprovizioneaza cu acordul verbal al DG (se aproba
dispozitia de plata).
6.4 Verificarea produsului aprovizionat
Organizatia efectueaza verificarea tututor produselor aprovizionate (achizitionate).
Produsele sosite si neverificate (materiale, subansamble, componente etc.) vor fi depozitate in spatii
separate de produsele verificate anterior.
Verificarea produselor periculoase se face dupa luarea masurilor de siguranta privind paza impotriva
incendiilor si de protectie a muncii.
Perioada de efectuare a verificarii va fi de maxim 5 zile lucratoare de la data intrarii produselor in
societate.
Comisia de verificare a produselor aprovizionate
Verificarea produselor aprovizionate se efectueaza de o comisie de verificare formata din:
Lansatorul comenzii;
Beneficiarul comenzii
Alte functii in conformitate cu aranjamentele planificate (responsabilii cu protectia muncii,
paza impotriva incendiilor etc).
Lansatorul comenzii va preda documentele insotitoare (Aviz de expeditie, Certificat de calitate, etc)
beneficiarului, avizand aceste documente pe verso si mentionand numarul comenzii si specificatiei de
aprovizionare corespunzatoare.
Avizul inscris de lansatorul comenzii confirma ca produsele aprovizionate corespund unei comenzi
efectuate de organizatie si ca pretul de cumparare este cel stabilit.
Verificarea cantitativa si calitativa a produselor aprovizionate (achizitionate)
Beneficiarul va verifica cantitativ produsele primite prin:
determinarea volumului (suprafetei);
determinarea masei;

131

Tip
document

S.C.
ABC
S.R.L.

PROCEDURA
Pag. 132 / 9

Denumire

APROVIZIONARE
Ediia: 1 / Rev. 0

Cod document

P 7.4-01

masurare lineara ;
numarare.

Vor mai fi efectuate si urmatoarele verificari:

Verifica documentele/ certificatele insotitoare care trebuie sa cuprinda informatii specificate in

comanda/ specificatia/ contractul de aprovizionare, si trasabilitatea acestora la produsul
aprovizionat.
Verifica vizual produsele pentru a nu prezenta urme de deteriorare, coroziune, pete, rizuri,
decolorari, amprente, fisuri etc.
Verifica produsele dimensional.
Verifica incadrarea in termenele de utilizare/ expirare.
Pentru produsele periculoase este verificata existenta etichetelor specifice, integritatea
ambalajului si existenta fisei tehnice si de securitate. Produsele periculoase neetichetate, cu
ambalajul deteriorat sau carora le lipseste fisa tehnica de securitate sunt returnate
furnizorului, sau izolate ;

Produse care corespund

Se intocmeste Nota de intrare receptie (NIR) de catre gestionar si se semneaza de catre membrii
comisiei de verificare a produselor aprovizionate. NIR va fi difuzat catre:
-1 exemplar la Compartimentul Contabilitate, insotit dupa caz de factura;
-1 exemplar va ramine la gestionar.
Produse care nu corespund
Produsele care nu corespund sunt declarate neconforme si se intocmeste Nota de intrare receptie
(NIR) pe custodie. Produsele periculoase care nu corespund se izoleaza si se marcheaza
corespunzator
NIR- urile pe custodie vor fi distribuite ca in situatia precedenta. Pe document se va consemna
motivul custodiei. Reprezentantul structurii organizatorice solicitante care a facut parte din comisia de
verificare a produselor aprovizionate va informa in scris furnizorul cu privire la neconformitatile
constatate.
Verificarea serviciilor
Verificarea serviciilor in cadrul organizatiei se va realiza de catre personalul desemnat de catre
coordonatorii structurilor beneficiare.
In caz de neconformitate se va proceda ca la paragraful precedent din prezenta procedura.

6.5 Evaluarea furnizorilor

Urmatoarele categorii de furnizori vor fi incluse in sistemul de evaluare :

furnizorii de produse si servicii care intra in procesul de furnizare a serviciilor (depozite de

materiale,furnizori directi, reparatori, cabinete medicale etc) ;
furnizorii de materiale necesare procesului de baza;
furnizorii de servicii de comunicatii ;
furnizorii de servicii de transport ;
furnizorii de servicii de IT ;
furnizorii de piese de schimb ;
furnizorii de combustibili si lubrefianti ;
furnizorii de instruire, certificare si evaluare ;
furnizorii de servicii bancare si asigurare.

132

Tip
document

S.C.
ABC
S.R.L.

PROCEDURA
Pag. 133 / 9

Denumire

APROVIZIONARE
Ediia: 1 / Rev. 0

Cod document

P 7.4-01
Informatiile despre furnizori sau despre organizatiile care pot deveni furnizori sunt colectate prin
urmatoarele mijloace :
audit de secunda parte efectuat de organizatie la furnizor ;
chestionarea furnizorului ;
selectarea de informatii din presa de specialitate;
solicitarea de informatii de la organizatiile specializate in verificarea bonitatii;
solicitarea de informatii de la institutiile abilitate ale statului;
solicitarea de informatii de la terti credibili care nu se afla in competitie cu furnizorul ;
referinte ale clientilor sau partilor interesate;
prin utilizarea altor surse de informatii (prezentari, show-room, demonstratii etc).
Criteriile de evaluare a furnizorilor de produse si de servicii stabilite in cadrul organizatiei sunt:

Calitatea produsului aprovizionat

Pretul
Eficienta sistemului comanda-livrare
Furnizarea documentatiei insotitoare
Termen de livrare
Servicii suport (garantie, service, inlocuire produse necorespunzatoare)
Existenta unui sistem certificar ISO 9001: 2000

Inregistrarile legate de evaluarea furnizorilor sunt mentinute de catre functia/ reprezentantul/ structura
aprovizionare si de catre structurile implicate.
6.6 Selectia furnizorilor
Stabilirea furnizorului se face in functie de cele sapte criterii. Furnizorul care intrunete punctajul de
peste 20 puncte pentru produsul sau serviciul furnizat este introdus in Lista furnizorilor aprobati.
Lista furnizorilor este intocmita de compartimentul aprovizionare si aprobata de Directorul General.
Actualizarea ei se face ori de cate ori este nevoie dar cel putin o data la 6 luni.
6.7 Date de ieire

comenzi de aprovizionare;
chestionar evaluare furnizori;
lista de furnizori aprobati.

6.8 Controlul procesului

Pentru monitorizarea procesului sunt analizai urmtorii indicatori:

volumul produselor aprovizionate;

numarul de neconformitati la receptia produselor aprovizionate.

7. RESPONSABILITI
7.1 Director general
Aproba Lista furnizorilor la nivel de societate ;
Aproba alegerea furnizorilor cu punctaj sub limita minima.
Stabileste prin decizie componenta Comisiei de verificare a produselor aprovizionate (achizitionate).
7.2 Coordonatorul Compartimentului Aprovizionare

133

Tip
document

S.C.
ABC
S.R.L.

PROCEDURA
Pag. 134 / 9

Denumire

APROVIZIONARE
Ediia: 1 / Rev. 0

Cod document

P 7.4-01

Selecteaza furnizorii de produse;

7.3 Responsabilii de proces

Coordoneaza activitatea de monitorizare a performantelor furnizorilor,

Tine legatura cu furnizorii pentru ridicarea permanenta a performantelor acestora;
Participa la efectuarea receptiei materialelor si serviciilor al caror beneficiar direct sunt.

7.4 Reprezentantul structurii organizatorice solicitante a produsului aprovizionat

Verifica la receptie existenta documentelor si certificatelor produselor aprovizionate si

trasabilitatea acestora la produse.
Verifica parametrii tehnico-calitativi ai produselor aprovizionate folosindu-se de standare,
norme interne, instructiuni de lucru in vederea stabilirii daca sunt la nivelul parametrilor din
comenzi.
Izoleaza produsele neconforme, pana la returnarea sau distrugerea acestora.
Va mentine legatura cu furnizorii pina la clarificarea tuturor problemelor legate de produsele
aprovizionate;
Anunta furnizorul la aparitia neconformitatilor la produsele aprovizionate;
Intocmeste documente pentru: refuz la plata, returnare, chemarea furnizorului pentru
remediere;
Actualizeaza Listei furnizorilor in functiei de rezultatele receptiei.

8. NREGISTRRI I FORMULARE

Lista furnizorilor
Lista furnizorilor aprobati
Nota de intrare receptie
Fisa de evaluare a furnizorului de produse
Fisa de evaluare a furnizorului de servicii
Istoric furnizor

9. ANEXE
Nu e cazul.

134

F 7.4-02
F 7.4-01
F 7.4-03
F 7.4-04
F 7.4-05