Sunteți pe pagina 1din 6
SY FROCEDURA GENERAT nasi CONTROLUL INREGISTRARILOR. Revizia: 0 . one Pagina : 1 din 6 Controlul inregistrarilor Indicatorul editiilor si reviz Nr Capitol) 5 : i By | Pac | Suber Deserierea modifica Data/Revizia | Obs. 1 2 3. [ Elaborat Verificat Aprobat 1. Liviu RUSU rene 2. Georgeta POPOVICL 3. Dana Roberta ION Stelian CARAMITRU Radu CHETAN ROATIS 1. Director general DGS membru Comisie SCM Funetie: | 2. Consilier DGSA, membru grup de lucru Comisie 3. Sef UIP, membru Comisie SCM. Secretar general ANSVSA Presedinte Comisie SCM Presedinte ANSVSA, Data; ho. AR. Bolo (e038 Pd Tf AVERTISNENT: lure n drepturlor dea rea, Feproducerea complet# sit partials 8 preocnel docmentagl EK acordul srs al @ ANSVSA comaene ron fl sanclonat conform legate im sigoare. D PROCEDURA GENERALA CONTROLUL INREGISTRARILOR COD: PG-02 | Pagina :2 din 6 LISTA DE DIFUZARE A DOCUMENTULI Be | Car [as | “Sn [pase | pra | Se*°H0- [ eratey | Senator 3 | Commis] apticare [PEE YS. Carnmitra 4 [axsvsae | tree Descutel AVERTISMENT: Ulizarea, reproducerea complet [Partial « preveatel doeumentai PH acordul vrs al © ANSVSA consiale © Molare a drepearior de autor va sane(ionata coorm lesa! a igcare, PROCEDURA GENERALA ey CONTROLUL INREGISTRARILOR: Revizia: 0 Cone ro: Pagina : 3 din 6 1. SCOP Scopul procedurii este documentarea regulilor de stabilire si mentinere a unor inre; sistemului de control managerial proiectat si implementat in ANSVSA, care si fumizeze dovezi ale conformitajii SCM cu cerinjele identificate, dovezi ale fumnctionaiii eficace si eficiente a SCM al ANSYSA , precum si dovezi ale conformitajii produsclor organiizafici cu cerinjele cliengilor. 2. DOMENIU DE APLICARE Procedura acoperd toate inregistrarile stabilite in cadrul SCM aplicabile proceselor ANSVSA. Aceasti procedurd este aplicabild tuturor inregistrarilor aflate pe suport de hartie sau mediu electronic. 3. DOCUMENTE DE REFERINTA Ordin MEP nr. 946 / 2005 - pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzdnd standardele de managemenUcontrol intern la entititile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, cu completarile si modificarile wlterioare Ordinul pregedintelui ANSVSA nr. 55/2009 privind constituirea si stabilirea atributiilor Comisiei de monitorizare, coordonare $i indrumare metodologica a dezvoltarii sistemului de control managerial al Aut Nationale Sanitare Veterinare si pentru Siguranta Alimentelor, cu completirile i modificarile ulterioare Regulament de organizare si functionare a Comisiei de monitorizare, coordonare si indrumare metodologicd a dezvoltarii sistemului de control managerial al Autoritatii Nationale Sanitare Veterinare si pentru Siguranta Alimentelor SR EN ISO 9000:2006 ~§ teme de management al calitatii. Princi fundamentale si vocabular. Legislatie aplicabili in vigoare. 4, DEFINITH SI ABREVIERI Prezenta proceduri utilizeazt termenii definii de documentele de referin{a indicate, legislajia aplicabila domeniului de activitate a ANSVSA, precum si unii termeni specifiei managementului calitajii, respectiv “SR EN ISO 9000:2006 — Sisteme de management al calitajii. Principii fundamentale si vocabular.” ANSVSA _ - Autoritatea Najionala Sanitara Veterinara si pentra Siguranta Alimentului SCM - sistemul de control managerial al ANSVSA Comisia -Comisia de monitorizare, coordonare si indrumare metodologica a dezvoltarii sistemului de control managerial PG ~ procedura generala PS ~ procedura specifica IL ~instructiune de tueru F ~ formular AVERTISMENT: Uilzaren, reproducerea comple sau parialé « prezntel documenta rt acordalseris al © ANSVSA consiaie 0 Volare a dreptailor de autor sia fi sane(inatl conform legisla in vigoare. PROCEDURA GENFRALA Fae i) CONTROLUL INREGISTRARILOR- Revizia 0 COD: PG-02 | Pagina :4 din 6 DESCRIERE PROCEDURA S.L.Generalitid in cadrul ANSVS Analizele efectuate de management; Controlul documentelor; ‘A se tin sub control inregistrari ale SCM referitoare la: ~ Controlul servieiului neconform; - Actiuni corective si preventive ; Audituti interne; Managementul resurselor umane; ~ Tnregistrari si documente provenite de la clienti ; - fnregistrari ale activitatii proprii. Necesitatea intocmirii inregistrarilor specifice fiecarei activitti, precum 3i cerinjele aplicabile acestora sunt prevazute in proceduri generale, proceduri speci de lucru si alte documente care reglementeaza fiecare tip de activitate desftigurata. in capitolul "Anexe si inregistrari” al procedurilor si instrucfiunilor de Iueru sunt enumerate inregistrarile aplicabile, fiind anexate modele ale formularelor acestora. in cadrul ANSVSA se pistreaz’ inregistrari pe suport de hartie, suport optic sau in sistem informatic. Suportul inregistrarilor este adeevat scopului, destinatiei si importanfei acestora si poate fi constituit de foi volante, registre, chestionare, CD-uri etc. inregistrarile trebuie s& fie lizibile, identificabile, ugor de regasit si trebuie si fie depozitate astfel incat si se previna deteriorarea, distrugerea, sau pierderea lor. ‘Toate inregistrarile trebuie sa fie validate (semnate pentru intocmire/verificare si aprobare) si datate. Alituri de semnatura, pe inregistrari trebuie si fie inscrise funefia si numele celui care semneazs. ‘Atunci cfind inregistrrile se fac pe formulare/chestionare standardizate este obligatorie completarea lor in intregime. Atunei cand inregistririle nu se fae pe formulare deja existente in sistemul implementat, in procedurile si instructiunile de lucru aplicabile activitatii sunt preeizate cerintele minime privind confimutul lor si/sau sunt anexate modele, cu instructiuni clare de completare a cémpurilor formularului. Acestea, prin codificare, vor completa lista formularelor utilizate. La stabilirea modului de prezentare, a confinutului, a duratei de pastrare, a condifiilor conservarii si distrugerii inregistrarilor se iau intotdeauna in considerare gi conditiile contractuale gi legale. {.2.Evidenta siintocmirea inregistririlor La nivelul ficearei structuri organizatorice din cadrul ANSVSA se fine evidenja inregistrarilor intocmite, utilizand in acest scop formularul Lista formularelor in vigoare : F-02-PG-01. O data pe fan, sau thai des daca este cazul, fiecare conducdtor al unei structuri organizatorice actualizeaza evidenja inregistrarilor si transmite o copie Comisiei, care mengine evidenfa pentru intregul sistem existent jn ANSVSA. In functie de scopul, domeniul, destinafia si importanja inregistrarilor, acestea sunt intofmite de petsoanele care desfisoara efectiv activitifile clirora le sunt aplicabile. Te acordul seis al © ANSVSA constitu o AVERTISUENT: Volare drepturilor de autos ve sunetonata conform eisai in vigour, CODE RG-a Pagina : $ din 6 Conducitorii structurilor organizatorice vor numi o persoand responsabila cu Clinerea sub control a documentelor si inregistratilor sistemului managerial propriu structurii respective, Aspectele finerii sub control a inregistrarilor SCM_ sunt (listarea), arhivarea, pastrarea si accesul la aceste inregistrari colectarea, identificarea, indexarea inregistrarile SCM si, in general, orice inregistrare referitoare la activitatile/procesele ANSVSA trebuie mentinute lizibile si st poatd fl regasite eu usurin(a. in eazal tnregistrrilor ANSVSA sunt rierea aliturat a corect insojitd de semnitura persoanei care a aon Goren 5.3 [dentificarea si indosarierea inregistrarilor Pastrarea inregistrarilor SCM se face utilizéndu-se liorafturi pentru documentele fizice, figiere pe dischete si compact discuri. Responsabili cu pastrarea si depozitarea acestora sunt acele functii care le-au elaborat, trailor SCM se realizeaza in baza unor reguli de arhivare si a unor conditii de piistrare, impreuna cu o serie de miisuri de protectie. Responsabilii acestei activitati sunt conducatorii structurilor onganizatorice si persoanele desemnate de acestia in cadrul sistemului de control managerial. in baza masurilor de asigurare a trasabilitajii, a codurilor documentelor si a modalitatii de protectie se asigurd regasirea Tnregistrarilor sistemului, utilizdndu-se liste centralizatoare. us gi athivate periodic Documentele pe suport electronic sunt protejate cu ajutorul sistemelor anti pe CD-uri. inregistrarile intocmite pe foi volante se indosariaza pe categorii de documente, pe activitati, sau pe clienti, in ordine cronologied sau alfabetica — regula este stabiliti de persoana responsabild cu arhivarea documentelor si a inregistrarilor. in toate cazurile, pe coperti se scrie denumirea inregistrarilor, numele compartimentului defindtor, anul, numdrul volumului (daca este cazul). 5.4 Arhivarea si piistrarea inregistriritor Dosarele /registrele eu inregistrari sunt arhivate in spajii amenajate corespunzator pentru a asigura prevenirea distrugerii, degradarii, pierderii sau sustragerii lor. Dupa expirarea termenului de pastrarea in cadrul structurii organizatorice, dosarul cu inregistréri este predat Ia arhiva ANSVSA. Durata de arhivare pentru inregistrarile SCM este de 3-5 ani. Durata de arhivare pentru inregistririle tehnice este nedeterminatd. Aceasta se va corela cu cerinfele previizute in reglementari legale, specificatii (daca este cazul). Accesul persoanelor straine la inrey numai cu acordul presedintelui Autoritatii sau al pregedintelui Comii istrarile athivate este permi Documentele alate pe suport informatic sunt stocate pe suporturi optice, asigurdnduese atat integritatea lor, cit $i protectia antivirus, 5.5 Distrugerea inregistririlor Dupa expirarea termenelor de arhivare stabilite, inregistrarile sunt distruse cu aprobarea Comisiei si cu respectarea prevederilor in vigoare. 'AVERTISMENT: Usliaren, reproducerea complet sau parlialt a presente Gocumentalil VA neordl es al @ ANSVSA consiale © ‘olare a drepturilor de nator ssa f sanctions conform leila In vigeare. PROCEDURA GENERAL Editia:1 CONTROLUL iNREGISTRARILOR Revizia: 0 COD: PG-02 | pagina 26 ain 6 6. RESPONSABILITATI Pregedintele Autorititit > Acorda accesul persoanelor strdine la inregistrarile ANSVSA. Presedintele Comisiei/Comisia > Mentine, Ia nivelul Comisiei, evidenta documentelot gi a inregistrarilor relevante: > Aproba distrugerea inregistrarilor dupa expirarea termenelor de arhivare stabilite, Conducatorii structurilor organizatorice > Aproba inregistrarile intocmite la nivelul structurii pe care o conduc; > Aproba tipul si numdrul inregistrarilor speeifice activitatilor desfiigurate in structurile din subordine; > Actualizeaz& evidenta inregistrarilor si transmit 0 copie Comisiei. Responsabilii SCM Ia nivelul structurilor organizatorice > Mentin evidentele privind inregistrarile structurii din care fac parte: > Identifica si indosariaza inregistririle SCM; > Arhiveaza si plstreazii, in condijiile stabilite, inregistrarile SCM. Personalul structurilor organizatorice > Se asigura c& utilizeazi formularele/chestionarele/tegistrele la versiunea in vigoare la acel moment; > aplica prevederile proceduritor aplicabile domentului propriu de activitate privind utilizarea si completarea formularelor; > Fac propuneri de imbunatafire a formularelor pe care le utilizeaza in desfigurarea activitatilor proprii, 7. ANEXE $I iNREGISTRARI Nu sunt AVERTISNENT: Uilizare, repradoceren complett sau partala prezentel docameatafil fra seordul seris al © ANSVSA eonsiule © Volare dreptorilor de autor sia sunctionata conform legislate Tn Vigoare.