Capitolul III

PRELUCRAREA DATELOR

III.4. Instrumente de
lucru pentru sisteme
informatice
III.4.1. Scenariul
III.4.2. Graficul/Diagrama
III.4.3. Sablonul
III.4.4. Functiile
III.4.5. Raportul

Prelucrarea datelor - Instrumen

te de lucru pentru sisteme info

III.4. Instrumente de
lucru pentru sisteme
informatice
Instrumente de lucru pentru sisteme informatice

Ofera suportul automat sau semiautomat

pentru procesul infomational

Sablonul

Scenariul

Graficul/Diagrama

Functiile

Prelucrarea datelor - Instrumen

te de lucru pentru sisteme info

Raportul

III.4.1. Scenariul
Scopul scenariilor (Scenarios) este de a urmari evolutia mai multor
rezultate (mai multe variante de rezultate) atunci cand se modifica un set de
date folosite la calcularea lor. Rezultatele si datele de intrare vor fi organizate
intr-o foaie de calcul. In loc sa se obtina un set de foi de calcul cu aceeasi
structura, dar diferite prin datele de intrare prelucrate si prin rezultatele
obtinute, se vor salva versiunile obtinute intr-o singura foaie de calcul, sub
forma de scenarii.
Folosind administratorul de scenarii se poate realiza:
Crearea de scenarii (fiecare scenariu se identifica prin nume);
Modificarea scenariilor;
Stergerea scenariilor;
Vizualizarea scenariilor;
Afisarea unui sumar sau a unui tabel pivot pentru scenariile create, astfel
incat sa se poata urmari mai bine evolutia rezultatului
Pe baza datelor din sumar sau din tabelul pivot se pot crea diagrame pentru
a reprezenta grafic evolutia rezultatului.

Prelucrarea datelor - Instrumen

te de lucru pentru sisteme info

III.4.1. Scenariul
Exemplu
Se doreste sa se afle profitul, facand diverse previziuni pentru venituri si
cheltuieli. Fiecare previziune va fi un scenariu. In celulele B1 si B2 se scriu
valorile pentru datele de intrare (veniturile si cheltuielile), iar in celula B3 se
scrie formula de calcul pentru rezultat (profitul): B1:B2. Fiecare scenariu
reprezinta o varianta de rezultat pentru un set de date de intrare precizat.

Prelucrarea datelor - Instrumen

te de lucru pentru sisteme info

III.4.2. Graficul /
diagrama
Programele de grafica analitica fac ca informatiile
numerice sa fie mai usor de inteles daca sunt prezentate sub
forma de garfice si diagrame, decat atunci cand sunt
prezentate sub forma de randuri si coloane intr-un tabel.
Graficele analitice pot fi vizualizate pe monitor sau pot fi
tiparite si ajuta la prezentarea tendintelor economice, a
cifrelor de vanzari cat si la simplificarea activitatii de
analizare a acestor informatii (Insert -> Chart).
Organigrama
(organigrama
organizatorica)
este
reprezentarea grafica si simplificata a structurii unei
organizatii, obiect, produs etc. Obiectivul ei este de a pune in
evidenta componentele structurii si relatiile dintre
componente. Aplicatiile Word, Excel si PowerPoint au
implementata
functia
de
construire
a
diagramelor
organizatorice (Insert -> Diagram).

Prelucrarea datelor - Instrumen

te de lucru pentru sisteme info

III.4.3.
Sablonul
Sablonul (template) este un model prefabricat de
foaie de calcul. El poate fi folosit la construirea
propriei foi de calcul, automatizand acest proces.
proces
Sabloanele predefinite sunt modele de documente
contabile: registru de incasari si plati, factura,
registru de amortizare.
Pentru a crea o foaie de calcul folosind un sablon
deja existent vom urma calea:
File -> New ->Templates -> On my computer
(Balance
Sheet,
ExpenseStatement,
Loan
Amortization, Sales Invoice, Timecard).
Prelucrarea datelor - Instrumen
te de lucru pentru sisteme info

III.4.4.
Functiile
Bibliotecile de functii predefinite
(cum este biblioteca aplicatiei Excel)
contin foarte multe functii care pot
fi folosite pentru a obtine diferite
informatii statistice si financiare,
pentru
analize
economice
si
ingineresti
sau
pentru
cautarea
datelor.
Prelucrarea datelor - Instrumen
te de lucru pentru sisteme info

III.4.5.
Raportul
Raportul este o colectie de informatii obtinute din
datele stocate intr-un tabel, prezentate intr-o forma
cat mai clara si mai concisa si intr-un anumit format,
care corespunde anumitor necesitati de informare a
utilizatorului in vederea luarii unor decizii:
Obtinerea unor date sintetice: totaluri si
subtotaluri;
Obtinerea unor rezumate;
Gruparea datelor pe mai multe niveluri, fiecare
nivel cu propriile sale informatii sintetice si
rezumate;
Analize complexe si grafice.
In general, raportul este conceput sub forma unui
tabel. In plus are si functia de sortare si grupare a
datelor.

Prelucrarea datelor - Instrumen

te de lucru pentru sisteme info

III.4.5. Raportul
Exemplul 1:

Cel mai simplu raport este cel in care se

realizeaza sume pe randuri sau coloane, cum este
tabelul prezentat mai jos:

Prelucrarea datelor - Instrumen

te de lucru pentru sisteme info

10

III.4.5. Raportul
Exemplul 2:
In unele liste este necesar sa se
calculeze subtotaluri pentru grupuri de
inregistrari.
In tabelul alaturat se poate calcula
totalul
salariilor
pentru
fiecare
functie. Pentru a obtine aceasta
informatie, trebuie calculate sume
partiale pentru coloana Salariu pentru
inregistrarile care au aceeasi valoare a
campului Functie, adica subtotaluri.
Este obligatoriu ca lista sa fie sortata
dupa campul folosit pentru calcularea
sumelor partiale (Functie).

In acest caz, subtotalurile calculate pot fi afisate pe trei niveluri:

1.Se afiseaza numai totalul general.
2.Se afiseaza totalul general si subtotalurile.
3.Se afiseaza toate inregistrarile, subtotalurile si totalul general.
Se pot afisa subtotaluri si pe mai multe niveluri daca se vor aplica si alte
functii asuprea valorilor numerice din grupul de inregistrari.
Prelucrarea datelor - Instrumen
te de lucru pentru sisteme info

11

III.4.5. Raportul
Subtotalurile pot fi aplicate si pe liste care au fost filtrate in
prealabil.
In biblioteca de functii Excel exista mai multe functii pentru
analizarea datelor din inregistrarile listei. Ele se numesc functii D
(Dfunction), litera D semnificand Database (baza de date), adica
functii speciale pentru baze de date (liste). Aceste functii au
urmatoarea sintaxa:
<Functia>(<domeniu lista>,<camp>,<domeniu criteriu>)
Unde:
<Functia> - reprezinta numele functiei (incepe cu litera D
intodeauna);
<domeniu lista> - este domeniul celuleor in care se gaseste lista;
<camp> - este campul care va fi folosit de functie pentru
analizarea datelor (campul Salariu, din exemplu anterior).
<domeniu criteriu> - este domeniul celulelor care contin criteriul
de filtrare a inregistrarilor din lista, pentru care functia
furnizeaza informatii (in exemplul anterior se selecteaza domeniul cu
salariatii avand aceeasi functie pentru a calcula media salariului
pentru o functie).
Prelucrarea datelor - Instrumen
te de lucru pentru sisteme info

12

III.4.5. Raportul
In analiza datelor dintr-o lista se pot folosi urmatoarele functii:

Functia

Furnizeaza

Daverage

Media aritmetica a valorilor numerice din campurile precizate.

Dcount

Dmax

Numarul de celule care contin numerele din campurile precizate:

daca nu se precizeaza un camp anume (argumentul <camp> lipseste),
va furniza numarul de inregistrari care contin numere.
Numarul de celule care nu contin spatii in capurile precizate sau din
toata lista (daca nu se precizeaza un camp anume).
Extrage din lista o singura inregistrare care corespunde criteriului
precizat.
Cea mai mare valoare din campurile precizate.

Dmin

Cea mai mica valoare din campurile precizate.

Dproduct

Produsul valorilor din campurile precizate

Dsum

Suma valorilor din capurile precizate

Dcounta
Dget

Prelucrarea datelor - Instrumen

te de lucru pentru sisteme info

13