Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
SISTEMUL DE MANAGEMENT
AL SERVICIILOR PUBLICE
SERVICIUL
PIAŢA
PUBLIC
CULTURA
FILOSOFIA
ORGANIZAŢIEI
DE SERVICII
SISTEMUL IMAGINEA
DE FURNIZARE ORGANIZAŢIEI
A SERVICIULUI
1
Normann, R., Service Management, Strategy and Leadership in Service Management, Toronto,
John Wiley&Sons, 1984, p. 112
Sistemul de management al serviciilor publice
1. Piaţa serviciilor
2
Hyman, D. N., Microeconomics, Boston, Homewood, 1989, p. 46
Managementul serviciilor publice
2. Serviciul public
care prin conţinutul lor oferă servicii publice similare celor din sectorul privat
beneficiază de la început de avantajele oferite de ştiinţa marketing-ului în general,
în timp ce managerii publici din instituţiile şi autorităţile administrative care deţin
poziţii de monopol pe piaţa serviciilor administrative oferite trebuie să descopere
căile de rezolvare a propriilor probleme apelând la marketingul social, în general,
respectiv la marketingul public.
4. Imaginea
procesului electoral.
În principal, conturarea imaginii unei organizaţii şi/sau unui serviciu
depinde de:
calitatea serviciului oferit de organizaţie;
capacitatea managerilor organizaţiei de a identifica cererea reală de
servicii pentru perioade determinate de timp;
flexibilitatea organizaţiei şi a managementului acesteia;
capacitatea creativă a echipei manageriale de a planifica, realiza şi
furniza în forme specifice serviciile publice, astfel încât să atragă prin
folosirea unor practici inedite, a unui stil de management participativ,
stimulativ pentru dezvoltarea relaţiilor cu clienţii şi atragerea acestora
în procesul de realizare a unor servicii.
În cartea intitulată The Image, Keneth Boulding a explicat conceptul de
imagine ca o reprezentare mentală a realităţii dintr-o organizaţie susţinută de un
individ şi/sau grup. Cu alte cuvinte, imaginea este un model, care simbolizează un
anumit mod de a identifica şi a înţelege un fenomen şi/sau o situaţie. Modelul
mental susţinut de o persoană şi/sau grup specific poate fi o reprezentare bună sau
mai puţin bună a realităţii, dar dincolo de acestea are o influenţă considerabilă
asupra comportamentului. Mai mult decât atât, imaginea este un instrument de
comunicare între organizaţie şi client.
Principalii factori care influenţează imaginea sunt:
cultura organizaţiei şi resursele umane;
serviciile oferite;
segmentul de piaţă deţinut;
activităţile specifice implicate.
În organizaţiile private, personalul specializat este preocupat permanent de
îmbunătăţirea modalităţilor prin care ele comunică cu clienţii, respectiv,
comportamentul personalului, culorile folosite, antetele utilizate la scrisori şi
plicuri de corespondenţă.
Specialiştii apreciază că managerii din organizaţiile publice ar trebui să
angajeze astfel de personal specializat în crearea unei imagini a serviciului, a
organizaţiei, a instituţiei administrative şi să susţină dezvoltarea managementului
imaginii.
Procesul de formare a imaginii este puternic influenţat de mediul în care îşi
desfăşoară activitatea organizaţia prestatoare de servicii şi influenţează prin
serviciile oferite această realitate.
Organizaţiile care furnizează servicii prezintă pe piaţa serviciul propriu-zis
Sistemul de management al serviciilor publice
IMAGINEA
V IDENTIFICAREA DETERMINAREA
I IMAGINII CERERII
R VIRTUALE
T
U
A
L
Ă
IMAGINEA
REALĂ
PREZENTAREA LANSAREA
SERVICIULUI SERVICIULUI
PE PIAŢĂ
de organizaţie.
Esenţa culturii organizaţiei pare să se afle mai mult în practicile cotidiene,
decât în valorile asimilate.
Abordarea problematicii culturii organizaţionale, ca parte a sistemului de
management al serviciilor, este dificilă şi merită o atenţie deosebită din partea
managerilor organizaţiilor prestatoare de servicii.
Organizaţiile puternice de servicii nu se bazează exclusiv pe instrumentele
raţionale ale managementului ştiinţific pentru a realiza o productivitate superioară.
Ele folosesc cultura: convingeri profunde, valori comune, variate ritualuri şi
ceremonii pentru a informa, a se apropia de clienţi şi a susţine realizarea şi
furnizarea unui serviciu de calitate.
Într-o organizaţie publică şi/sau privată cu o cultură puternică, managerii
ştiu că resursele umane sunt cheia succesului, iar climatul organizaţional în care
aceştia îşi desfăşoară activitatea are un efect determinant asupra performanţelor
individuale.
T. E. Deal şi A. A. Kennedy afirmau că organizaţiile cu o cultură slabă pun
accentul pe realizarea serviciilor pe care le oferă, în timp ce organizaţiile cu o
cultură puternică pun accent pe indivizii ale căror eforturi sunt integrate în
serviciile oferite.
Managerii, pentru organizaţiile publice şi private, şi reprezentanţii politici,
pentru instituţiile administrative, trebuie să formeze şi să conducă o cultură care să
reflecte misiunea organizaţiei, filosofia acesteia şi să o ajute să-şi identifice o
anumită poziţie pe piaţa serviciilor.
Acţionând astfel, marile companii internaţionale de servicii au obţinut
consecvent performanţe deosebite. Prin urmare, construirea culturii organizaţionale
începe cu stabilirea valorilor de bază ale organizaţiei, care trebuie să fie
comunicate angajaţilor prin activităţile zilnice şi prin întreg comportamentul
managerilor şi/sau politicienilor. Aceştia pot comunica explicit ce fel de
comportament aşteaptă de la colaboratori şi subordonaţi şi apelează la metode şi
tehnici specifice prin care să determine formarea comportamentelor aşteptate.
O cultură puternică protejează o organizaţie de influenţele prea rapide la
presiunile mediului, oferindu-i stabilitatea necesară.
Cultura creează însă „inerţie organizaţională”. Prin urmare, cultura trebuie
să fie suficient de puternică, dar şi suficient de flexibilă pentru a reacţiona adecvat
la presiuni cum sunt: ciclul de viaţă al serviciului, competiţia pe piaţa serviciilor,
mutaţiile în preferinţele clienţilor etc.
Cultura şi filosofia organizaţională exprimă mai mult decât valorile unui
grup, sunt rezultatul ultim la care s-a ajuns, prin succes repetat şi prin procesul
Managementul serviciilor publice
1. Diversificarea serviciilor
Constă în lărgirea gamei de servicii oferite. Diversificarea este eficientă, în
special, în organizaţiile de servicii de dimensiuni mijlocii şi mari.
Fundamentul conceptului de diversificare este ideea de sinergie, respectiv
cum s-ar putea obţine un plus de valoare în condiţiile folosirii aceloraşi resurse de
Managementul serviciilor publice
2. Internaţionalitatea serviciilor
Dacă pe piaţa naţională diferenţele privind durata de realizare şi calitatea
serviciilor oferite sunt puternic influenţate de valorile sociale, pe piaţa
internaţională, în competiţie intră producătorii de servicii din diferite ţări.
Astfel, pe piaţa externă a serviciilor se confruntă de fapt valorile sociale
naţionale, determinate fiecare în parte de durata şi calitatea serviciului oferit.
Pe această piaţă a serviciilor se exprimă, astfel, valoarea internaţională a
serviciilor. Este limpede că şi aici vor câştiga organizaţiile de servicii cu o
productivitate mai mare, care acordă o atenţie deosebită publicităţii, organizării
sistemului de realizare şi furnizare a serviciului, dezvoltării relaţiei cu clientul prin
comunicarea deschisă cu acesta şi, nu în ultimul rând, calităţii serviciului oferit.
Este absolut necesar ca managerii organizaţiilor de servicii publice care
acţionează pe piaţa internaţională a serviciilor să efectueze analize comparative
pentru a determina avantajele competitive ale acestora.
Astfel, datorită creşterii mai mari a productivităţii muncii în industria
japoneză a serviciilor, datorită costurilor mai mici şi calităţii corespunzătoare,
segmentul de piaţă deţinut de Japonia pe piaţa internaţională a serviciilor este în
continuă creştere. O tendinţă similară se înregistrează şi în industria serviciilor
americane. Prin urmare, piaţa internaţională a serviciilor este întreţinută de
concurenţa creată, în principal, între aceşti mari furnizori de servicii preocupaţi
Managementul serviciilor publice
Creşterea
oportunităţilor Informaţii noi
de extindere
Rezultate
economice
şi valoarea resurselor umane reprezintă doar câteva valori pozitive certe în prezent,
din păcate nevalorificate încă suficient. Luarea lor în considerare ar trebui
să accelereze procesul de restructurare a sistemului serviciilor din România,
transformându-l într-unul viabil din punct de vedere economic şi social.
Întârzierea în implementarea schimbărilor în managementul serviciilor din
România poate conduce la o pierdere a poziţiei pe piaţa internă de către unele
organizaţii prestatoare de servicii publice şi/sau private, deoarece marile companii
internaţionale de servicii sunt permanent interesate de creşterea segmentelor de
piaţă deţinute. Acestea urmăresc, în cele mai multe cazuri, dezvoltarea colaborării
cu organizaţii de servicii din România şi/sau pătrunderea lor directă pe piaţa
românească. În ultimele luni, se observă un recul în ceea ce priveşte investiţiile, în
general, şi, în consecinţă, şi în sfera serviciilor. Prin urmare, schimbările în
domeniul economic, politic, legislativ, social şi cultural devin din ce în ce mai
presante pentru ţara noastră.
Întârzierea schimbărilor majore, atât de mult aşteptate de societatea
românească, limitează semnificativ dezvoltarea sistemului nostru de servicii la
standardele internaţionale ale ţărilor din Uniunea Europeană. Deocamdată, o
comparaţie în domeniul serviciilor între România şi alte ţări comunitare evidenţiază
încă importante decalaje de competitivitate, productivitate şi calitate oferite de
organizaţiile noastre de servicii, forţate de împrejurări să practice preţuri de
dumping pentru a intra pe piaţa internaţională a serviciilor.
Abordând această problemă din perspectiva tranziţiei şi a efectelor pentru
societatea românească, nu trebuie neglijat nici un moment faptul că, încurajarea
dezvoltării serviciilor în România poate fi una din cele mai viabile şi oportune
soluţii de integrare imediată a personalului disponibilizat de agenţii economici
industriali în urma restructurării lor.
Procesul este unul complex şi de durată care necesită o viziune clară şi
coerentă la nivel macroeconomic şi o investiţie în susţinerea schimbării de
percepere şi abordare teoretică şi practică a sistemului de management al serviciilor
la nivel naţiona1 şi local.
Odată rezolvate aceste probleme în interior va fi posibilă creşterea ponderii
serviciilor oferite de organizaţiile de servicii din România pe piaţa internaţională a
serviciilor şi, deci, internaţionalizarea serviciilor din ţara noastră.
Internaţionalizarea reprezintă, de asemenea, o opţiune pentru managerii din
sistemul serviciilor şi se înscrie într-un circuit ale cărui componente se influenţează
reciproc asigurând dezvoltarea sistemului internaţional de management al
organizaţiilor de servicii şi, implicit, al companiilor de servicii care acţionează pe
Sistemul de management al serviciilor publice
această piaţă.
Instrumente de finalizare
Potrivit abordării sistemice a organizaţiilor, instrumentele de finalizare
vizează în principal determinarea obiectivelor acestora la toate nivelele şi pe
fiecare componentă.
Obiectivele unei instituţii publice formează un sistem piramidal de
obiective coerente şi realiste. Baza piramidei este formată din totalitatea
obiectivelor cuantificate suficient de exact pentru a putea influenţa activitatea
operatorilor. La un nivel intermediar avem axele strategice care sunt, în general,
determinate calitativ şi urmăresc exprimarea sub altă formă a opţiunilor principale
pentru atingerea scopurilor organizaţiei.
În ceea ce priveşte instituţiile publice, există numeroase obstacole care se
opun existenţei unui sistem de finalizare convergent ca cel definit anterior. Cu toate
acestea, s-au putut identifica anumite experienţe disparate în această direcţie,
prezentate succint în cele ce urmează.
În administraţiile publice româneşti, centrele de decizie sunt marcate de
amprenta centralismului. În consecinţă, deşi pare paradoxal, se fundamentează o
strategie a instituţiei publice locale sau a autorităţilor publice a cărei soartă
depinde, în linii mari, de eşalonul central.
Fenomenul dublu de descentralizare şi deconcentrare a activităţilor publice
a deschis însă noi orizonturi, lărgind marjele de manevră a majorităţii serviciilor
locale. Numeroase instituţii publice elaborează, mai mult sau mai puţin, o strategie,
uneori chiar fără să o ştie, adică fără ca acest lucru să genereze o reflectare
organizată şi formalizată ca în cadrul întreprinderilor private.
Opţiunile strategice ale instituţiilor publice locale privind repartizarea
resurselor sunt delimitate prin dispoziţii statutare şi prevederi legislative.
Sistemul de management al serviciilor publice
Instrumente de control
Experienţa administraţiilor din ţările dezvoltate a evidenţiat trei
instrumente moderne de control:
• sistemele de contabilitate analitică;
• tablourile de bord;
• auditul.
Sistemele de contabilitate analitică au fost elaborate în cadrul mediului
industrial la sfârşitul secolului trecut, cunoscând dezvoltări ulterioare şi chiar
metode alternative care urmăreau eliminarea lacunelor metodelor clasice. În acest
domeniu apar permanent noi factori de progres, dar principalele coordonate ale
contabilităţii analitice au fost stabilite de F. Taylor.
Diferitele metode de contabilitate analitică au fost puternic influenţate de
domeniul lor de provenienţă, respectiv sectorul industrial, însă, în prezent, se
constituie ca un sistem financiar de informare, care vizează determinarea costurilor
unei activităţi sau ale unui produs. Se au în vedere în special acele sisteme de
informare de care dispune o organizaţie şi care presupun: colectarea, tratarea,
stocarea şi transmiterea informaţiilor din domeniul economico-financiar.
Metodele curente de contabilitate analitică au în vedere noţiunea de costuri
complete care presupun separarea sarcinilor pe cele două categorii de costuri greu
disociabile în practică: fixe şi variabile.
Tabloul de bord poate fi definit ca un instrument ce priveşte ansamblul
indicatorilor care evidenţiază performanţele organizaţiei şi mediul în care aceasta
se înscrie. Acest instrument presupune măsurarea abaterilor ca diferenţă între
Sistemul de management al serviciilor publice
Instrumente de antrenare
Instrumentele de antrenare au cunoscut în anii ’80 o extindere deosebită în
sfera serviciilor publice.
De-a lungul timpului, atât în administraţiile statului, cât şi în colectivităţile
teritoriale, au fost experimentate diferite instrumente de antrenare. Menţionăm, mai
întâi, proiectele de serviciu: versiunea publică a proiectelor de întreprindere, cu
diferite denumiri (proiecte de mobilizare, de stabiliment etc.) şi care se prezintă sub
forma unei carte comune, difuzate la toate nivelele ierarhice, care permite agenţilor
economici să se raporteze la vederi identice. În funcţie de finalităţile lor, pot fi
evidenţiate trei mari categorii de proiecte de servicii:
¾ proiecte a căror finalitate este aceea de a acţiona asupra mobilizării
resurselor umane în vederea implicării fiecărui individ în realizarea
obiectivelor comune;
¾ proiecte care favorizează redefinirea unor modalităţi de acţiune în
funcţie de noile circuite de decizie şi producţie;
¾ proiecte de serviciu care urmăresc adaptarea misiunilor unei organizaţii
la noile condiţii de mediu ambiant printr-o mai bună comunicare cu
exteriorul.
Indiferent de opţiunea aplicată, în centrul proiectelor de servicii se situează
un demers participativ care permite implicarea celorlalte componente ale
sistemului administrativ în procesul de realizare a misiunilor, ceea ce face ca acest
instrument să se încadreze în categoria instrumentelor de antrenare.
Alături de instrumentele centrate pe organizaţie se regăsesc şi
instrumentele ce au în vedere favorizarea calităţii serviciilor organizaţiilor publice.
Managementul serviciilor publice