MP –FP7

In experienta mea, primul

element critic in executarea unui
proiect de succes este un bun
management al proiectului.
Managementul de proasta calitate
al proiectului poate distruge chiar si
cel mai bun proiect tehnic.
Exista o mica confuzie in ceea ce
priveste rolul managerului de proiect.

Aceasta nu este o sarcina

administrativa.
Un manager de proiect va avea
nevoie de sprijin administrativ dar
asta nu este esenta jobului
Sa se noteze ca in FP7 o distinctie este facuta intre
managementul consortiului si managementul proiectului.
Rezumam:
Managementul consortiului include:
Mentinerea cordului consortiului daca este obligatoriu
Management total legal etic financiar si administrativ
pentru fiecare participant obinerea certificatelor din declaratii
de venit sau metodologie, implementarea cererilor de
competitie de catre consortiu pentru noii participanti.
Alte activitati de management prevazuta in propunere
Estimarea si evaluarea

Managementul proiectului tehnic consta din:

Coordonarea cercetarii si activitatilor de dezvoltare
tehnologica
Coordonare stiintifica inclusiv management WP
Este neclar unde managementul
calitatii(QA) va fi introdus- va fi probabil
dependent de cum este descris si de
relatia sa cu activitati tehnice.
Ne-am asteptata ca QA al rezultatelor de
exemplu sa nu fie considerat drept
management al consortiului, in timp ce
aspecte ale calitatii ale functionarii
consortiului ca intreg si
managementului ar fi.
Doar primul este finantabil 100% sub
managementul consortiului.
 Managementul de succes al proiectului unui proiect FP
necesita mai multe abilitati si cunoastere.
In opinia mea ete nevoie de o persoana cu urmatoarele
atribute:

 o buna apreciere a zonei de afaceri relevante

 participarea intr-un proiect cadru anterior
 cunoastere a procedurilor cadru
 bune aptitudini de comunicare si interumane
 bine organizat si sistematic in munca
 o buna cunoastere a ISO9001
 o buna cunoastere a limbei engleze
 cateva cunostinte despre zona proiectului tehnic
 cateva cunostinte despre managementul financiar
Intalnirea de inceput
Intalnirea trebuie sa atinga urmatoarele aspecte, grupate in 2 sesiuni.

Sesiunea administrative

 Introducere
 Prezentarea organizatiei gazda
 Scurta prezentare a organizatiilor partenere
 Regruparea structurii manageriale si a mecanismului decisional
 Recapitularea proiectului administrativ si a procedurilor financiare
 Discutii asupra avansului
 Acordul asupra mapei de proiect
 Discutii cu privire la Acordul de MP si potentiale modificari
 Revederea procedurii formale, daca Consultantul este present
 Planuficarea urmatoarelor intalniri, cel putin a celor din anul urmator
 Este important sa te asiguri ca fiecare partener detine o copie a
contractului si a anexelor precum si a Acordului de grup.
Sesiunea tehnica
Revederea proiectului si a obiectivelor
din punct de vedere tehnic
Revederea planului de lucru, a
sarcinilor si activitatilor pentru primul an
Discutii detaliate asupra orarului de
desfasurare al proiectului
Documente esentiale
Acordul de finantare al proiectului cu
anexe.
Este vital sa te familiarizezi cu
prevederile.
De mentionat ca exista termeni specifici
care trebuie analizati si anumite conditii
de forma indeplinite.
Anexa 1, Anexa tehnica programul de
lucru este baza proiectului. Orice
abatere de la proiect trebuie tratata cu
serizitate si analizata impreuna cu ofiter
de proiect
Caietul /mapa de lucru al
proiectului
Mapa de lucru trebuie sa varieze in functie de proiect dar trebuie
sa contina urmatoarele sectiuni.
 monitorizarea Wp
 aspecte de continut (cuprins),preambul si argumente
 informatii despre participantii la proiect, schema numerotarii
documentelor
 documentul in format standard,structura proiectului
 procedurile de raport, frecventa si formatul
 rolurile/atributiile,responsabilitati specifice in cadrul proiectului
 agenda de intalniri a consiliului de administratie si stenograme
(process verbal)
 agenda de intalniri a comitetului ethnic si process verbal
 cum sa te descurci cu cererile consortiului privind participantii
aditionali
 Mentiuni si chestiuni tehnice
 proceduri de comunicare , gestionarea conflictelor
 sistem de urmarire a actiunilor
 actiuni de corectare
Indicatii privind raportul de
proiect
Cerintele formale pentru realizarea
raportului de proiect sunt incluse in
acordul de finantare al proiectului si
anexele sale.
Rapoartele de proiecte sunt solicitate o
data la 6 luni, dar pe parcursul derularii
pot aparea si solicitari de rapoarte
intermediare. Continutul si frecventa
rapoartelor vor fi mentionate in acordul de
finantare. Daca exista neclaritati, trebuie
analizate cu ofiterul de proiect.
Indicatii privind raportul de
proiect
Consider ca minimul de care am nevoie
pentru a conduce un proiect, este un
graphic, adaptat in mod constant, care
contine fiecare eveniment planificat si
fiecare termen de predare.
Fiecare trebuie sa aiba un nr unic de
inregistrare atasat si introdus in sistem.
La acestea se adauga planificarea
termenelor de predare si eventualele
modificari subsecvente. Pentru proiecte
mai complexe, aceasta parte trebuie
realizata cu ajutorul unui software.
Gestionarea crizelor
 Ideea esentiala este ca managerul
de proiect sa nu amane rezolvarea
acestor probleme pana cand va fi
prea tarziu. Este vital ca
potentialele probleme sa fie
identificate din timp si rezolvate.
 Colaborarea informala cu ofiterul
de proiect este indicata la acest
nivel.
Finalizarea proiectului
Exista o tendinta a ofiter de proiect sa decida ca
recapitularea finala a proiectului sa se desfasoare
in ultima luna a proiectului.
Proiectul nu este finalizat pana cand raportul final
nu a fost supus aprobarii sin u a fost aprobat de
comisie. Presupunand ca si acordurile asupra
costului s-au realizat, plata poate fi asteptata in cel
putin 60 de zile.
Daca doresti sa modifici destinatia fondurilor
trebuie sa soliciti si sa primesti autorizatia cu cel
putin 60 de zile inainte de finalizarea formala a
proiectului.
 Activitatea de calcul :WP1 / B18
Administrarea consortiului 100%
 Activitatea de calcul WP2 C18
Rata diseminarii - 100% sau RTD –
 Activitatea de calcul WP3-WP7 -D18-H18
 Rata pentru fiecare WP ( rata RTD, 50%
pentru demonstratie sau 100% pentru
Training, unde se poate)
Descriere detaliata a modelului
foii de calcul
Acest model consta intr-o foaie de calcul
restransa a unui proiect mai amplu, la
inceput, pana la sfarsit.
Intre acestea exista o singura foaie pentru
fiecare partener. Pentru a o pregati pentru
un proiect, trebuie sa inserezi rata activitatii
pentru fiecare pachet de lucru.
Ar putea sa fie ori rata RTD, 50% sau
100% sau detaliile de baza pentru fiecare
partener.
Foile ce calcul model –
necompletate
Appendix 8.4.2 Foaia
partenerului
Anexa 8.4.3 Foaia cu puterea de
munca
Exemple de completare a foii
Pentru a arata cum functioneaza va informam urmatoarele:

1. presupunem ca foaia a fost modificata cu numarul correct

de WP si parteneri
2. in foaia proiectului, va rugam sa puneti in randul 18, 100
pentru WP1 si WP2 si RTD pentru celelalte WP (ex: fara
demonstratie sau training)
3. puneti numele prescurtate ale partenerilor in randul 22
4. pentru fiecare partener completati in randul 23 rata
aproximativa, calculate in euro, pentru fiecare angajat
5. pentru fiecare partener completati procentajul RTD (50
pentru industiile mari, 75 pentru celelalte) in randul 24
6. pentru fiecare partener completati rata supraevaluata, 20,
60 sau cea care este, in randul 25
7. selectati raportul analitic pentru companiile mari in randul
27: ex: Nu si landansu-le pe celelalte cu Da
Resursele estimate de catre administratia
consortiului pentru proiectul managerial cu o
durata de 18 luni au fost dobandite de pe urma
regulii conform careia administratia intr-un proiect
restrains RTD e de general 10% din finantele
R&D. Trebuie avute in vedere urmatoarele date:
proiectul de 24 de luni, sase intalniri lunare=5 de
fiecare + revizuirile. Adaugati diseminarile si
intalnirile tehnice. De asemenea trebuie
mentionate costurile bugetate pentru parteneri
care variaza intre 2000, 1500, 1000 si 500 de
euro. Acest lucru depinde de locul unde acestia
locuiesc sau are loc intalnirea.
Anexa 8.5.1 Foaia proiectului cu
datele initiale completate
Manipularea echivalarii
administratiei consortiului
Luati in considerare faptul ca anexa 8.5.1 de deasupra,
figura B16 (administrarea totala a consortiului) este de
376,867; acesta este peste recomandarile administratiei
consortiului care e echivalenta cu 21% din totalul finantat
pentru lucrare.
Ar trebui sa adaugam mai intai ca revizuirile se aplica numai
pentru partenerul 1, care este singurul beneficiar caruia i se
acorda finantare de peste 375000 euro. Ar trebui sa
estimam aceasta la 2000 euro ca pentru o acordare totala
de 782667, la care va fi ceruta o asigura adeverinta de
revizuire la sfarsitul celor doi ani de proiecte.
Sunt mai multe cai prin care se poate reduce B16 pentru un
nivel acceptat de finantare de 100%. Oricum este nesigur ce
limita va fi inlocuita de fapt de acest procentaj. In privinta
noastra, si mai ales a celor de la ICT, acele nivele de peste
10% vor fi greu de justificat, mai ales in STREP.
Appendix 8.6.1 Revizuirea foii
proiectului
Exemple negative
Numeroasele entitati guvernamentale si comerciale care
utilizeaza datele produse de Blah-Blah se vor bucura in
primul rand de beneficii si standardizari.
Generalizari pure nespecifice,nemasurate
3.”Acest sector industrial se va bucura de o crestere
puternica a pozitiei de piata”
Generalizari pure nespecifice,nemasurate
4.”Toate sectoarele se vor bucura de evolutii in in efortul
standardizarii,facand posibila informatia standardizata.Blah-
Blah poate servi ca un suport de testare a tehnologiilor”
Ar fi bine ca rezumat al unui set de specificatii,dar nu singur.
5.”Efectiv definind un nou statut al artei in automatizarea proceselor
si analizei,Blah-Blah va utiliza si servi pentru a demonstra beneficiile
evolutiilor multidisciplinare in ceea ce priveste extragerea,
potrivirea,fuziunea si modelarea in privinta implementarii acestor
automatisme- sarcini intense intr-un mod eficient,permitand in viitor
comercializarea tehnologiei”
Aceasta este fara valoare daca fiecare sustinere nu este
demonstrata intr-un text suplimentar.
6.”Ca o fluctuatie extensiva a activitatilor in aceasta disciplina
demonstreaza ca este o acuta necesitate de standardizare”
Limba este emotiva si nu justifica actiunea standardizarii
7. „De aceea , ca o platforma tehnologica ce produce date de
referinta in proportii mari, Blah – Blah va servi interesele
consumatorilor de date de pe tot continentul. Unind in consortiu
participantii reprezentativi la cateva grupuri si cateva state membre
se va asigura o acceptiune inteleapta in ceea ce priveste conceptele
introduse in acest program”
Fiind dat, aceste puncte nu asigura nimic fara actiuni complementare
specifice lor ptr a asigura ca rezultatul dorit sa fie atins.
8.”Contractorii vor incerca sa evite rezultatul imbinarii componentelor
cunostintei si ptr aceasta se va incerca sa se evidentieze contributia fiecarei
parti cat mai mult posibil”
Acesta nu este management,daca este o situatie tipica a IPR/activitatea
managementului informatiilor ar trebui sa evite
9.”Consortiul Blah-Blah impartaseste o viziune clara a obiectivelor in
program. Viziunea va fi formata intr-o Declaratie Vizionara formala care va
aproviziona calauzire la intreaga echipa prin program”
Da –bineinteles.Toate aceste lipsuri sunt un „cantec ”al proiectului pentru ca
fiecare sa aiba ce canta in fiecare dimineata
10. „Planul financiar pentru proiect a fost construit cu grija folosind cele mai
bune metode practice. S-au folosit atat apropieri top-down si bottom-up, si
cu un venit consistent din amandoua. Planul este format din ghidare cu
cateva zeci de oameni si cateva milioane de euro”
Este dificil de stiut ce sa se faca la aceasta – ori sa plangi ori sa razi- un
lucru e sigur :nu conduce la credinta ca managemntul financiar va fi
profesionist.