Studiu de caz

Cum poi, cu un mini efort, s ai rezultate la MAX.

Magazinele miniMAX DISCOUNT pot oferi produse la cele mai mici preuri, doar folosind sistemul integrat de gestiune Socrate+.
Daniel Gross, Director Financiar-Administrativ miniMAX DISCOUNT

Domeniul de aplicare Retail: lan naional de magazine de tip discounter miniMAX DISCOUNT Este o tnr companie romneasc nfiinat n Bucureti cu scopul dezvoltrii unei reele de magazine de tip discounter, de dimensiuni medii n oraele mai mici din Romnia. ntreaga activitate a magazinelor este coordonat i gestionat de centrul logistic miniMAX DISCOUNT, amplasat pe o suprafa de 10.000 mp n Bucureti. Aici au loc toate livrrile de marf din ar, de unde flota de transport proprie miniMAX DISCOUNT distribuie apoi zilnic necesarul fiecrui magazin. Tot aici sunt amplasate i birourile centrale, cu rol de reprezentare i punct de legtura ntre filiale. Module i funcionaliti Socrate+ utilizate Socrate+ gestioneaz toat activitatea: de la necesarul de aprovizionat, comenzi furnizori, recepii, gestiune stocuri i depozite, dispecerizare ctre magazine i vnzare n magazin, control financiar prin modulele de trezorerie (ncasri, pli), pn la contabilitate, mijloace fixe, salarii i analize decizionale.

Cnd mai multe magazine sunt aprovizionate simultan dintr-un singur depozit, cnd n fiecare dintre aceste magazine lucreaz nu mai mult de 25 de oameni, cnd mii i zeci de mii de produse vndute ntr-o singur zi sunt contabilizate ntr-un sediu central, cnd toate acestea chiar se ntmpl, nseamn c exist un sistem informatic bine pus la punct. i c altfel nu se poate. Sistemul folosit astzi de ctre lanul de magazine miniMAX DISCOUNT, sistemul care i aduce avantajul competitiv al preurilor (cele mai) mici, datorit unor costuri de operare reduse, este Socrate+.

Fii nelept! N-ai de ales!

w w w. s o c r a t e p l u s . r o

miniMAX DISCOUNT este un un lan de magazine, care distribuie bunuri de larg consum alimentare i nealimentare, aparinnd unui grup de investitori austrieci i germani. A fost nfiinat n 2003 de ctre o echip de manageri, cu mult experien n discount, care au lucrat pentru un mare grup german de retail, bine reprezentat azi i n piaa romneasc. MiniMAX DISCOUNT are acum trei uniti operaionale: la Slatina, Urziceni i Trgovite, deschise n primvara lui 2005 i aprovizionate dintr-un depozit situat la marginea capitalei. Dar pn la sfritul lui 2006, managerii lanului au n plan s deschid i alte magazine, pn la 20, iar dup aceea s inaugureze un depozit nou n centrul rii i alte asemenea magazine, pn la 100, rspndite pe tot teritoriul Romniei. Preul mic cu cheltuial minim se ine
Magazinele de tip DISCOUNT sunt caracterizate prin existena unui sortiment relativ redus pe categorii de produse: un produs foarte ieftin, unul mediu i unul premium i astfel, pentru c nu exist concuren la raft, furnizorii de produse pot aduce volume mari de mrfuri, la preuri mici. Totul este simplu i centralizat. n magazinele miniMAX DISCOUNT lucreaz maxim 25 de oameni, care trebuie s respecte doar cteva reguli simple: curenie, marfa bine pus pe raft i clieni mulumii. n magazin se face doar vnzare. Tot ce nseamn management, gestiune contabil etc, se face la sediul central. Dar o firm cu un asemenea specific de activitate i cu o astfel de organizare nu poate funciona fr un sistem informatic integrat, prin care s-i poat gestiona activitatea, att la nivel operaional ct i strategic. Avem azi n jur de 170 de furnizori, 40-50 de livrri pe zi la sediul central, 2-4 livrri la magazine i o medie zilnic de circa 2.000 de clieni, precizeaz Daniel Gross, Director Financiar-Administrativ la miniMAX DISCOUNT. Apoi avem inventare, cu 1.400 de articole active n sistem, care trebuie urmrite, gestionate, verificate, n total un volum de documente de aproximativ 2.000 de intrri i 8.000 de ieiri pe zi. n esen, nu se pot face toate acestea fr un sistem ERP (Enterprise Resource Planning).

Un pilot pentru linitea lansrii

Pentru a susine reeaua de magazine, miniMAX DISCOUNT a decis s utilizeze un instrument software stabil i puternic, de gestiune a ntregii activiti, capabil s ofere transparen i vizibilitate asupra proceselor pe care le modeleaz i s furnizeze analize pertinente i n timp real. n octombrie 2003 a nceput un proiect pilot, de analiz i implementare a ERP-ului Socrate+, de la BIT Software. n ianuarie 2004, concluzia beneficiarului a fost c sistemul rspunde clar cerinelor sale. La sfritul lui 2004 a fost finalizat implementarea la depozit, iar din martie 2005, nainte de deschiderea primului magazin, s-a nceput efectiv lucrul cu Socrate+. Am fcut proiectul pilot la nceput, ca s vedem ce poate Socrate+, la un cost convenabil. Am vrut s vedem cum ni se potrivete sistemul i am inclus n pilot i un POS i o imprimant pentru a testa funcionalitatea i n magazin, am luat fluxul de documente i l-am trecut prin sistem. Dar cel mai important a fost c ne-am neles foarte bine cu oamenii de la BIT Software care au fcut pilotul. Dac n-ar fi mers, am fi cutat altceva, i amintete Daniel Gross.

Putem s facem totul!

La nivel operaional, Socrate+ gestioneaz toat activitatea de la miniMAX DISCOUNT: de la necesarul de aprovizionat, comenzi furnizori, recepii, gestiune stocuri i depozite, dispecerizare ctre magazine i vnzare, control financiar prin modulele de trezorerie (ncasri, pli), pn la contabilitate, mijloace fixe i

salarii. Livrrile de la furnizori se realizeaz exclusiv prin centrul logistic din Bucureti. Comenzile magazinelor sunt prelucrate la centru i fiecare primete exact cantitatea comandat. Apoi, vnzarea n magazin se face cu ajutorul a 8 POS-uri Wincor Nixdorf, n fiecare magazin. Socrate+ este integrat n partea de front-office cu POS-urile. Informaiile sunt transmise ntre sediul central i magazine i invers prin replicare, printr-o reea de comunicaie VPN. Utilizatorii cheie ai sistemului Socrate+ sunt acum 30: achizitori, operatori de transfer marf, cei ce lucreaz la contabilitate, facturare, ncasri, pli, mijloace fixe, salarii. i, desigur, i managerii. Pentru analiza datelor se folosesc att rapoartele standard Avantajele utilizrii Socrate+ din Socrate+, ct i rapoarte specifice activitii din retail, dezvoltate att cu ajutorul tehnologiei OLAP, ct i cu Acest instrument software stabil i Reporting Services. La acestea, se adaug instrumentul de puternic, capabil s ofere transparen analiz performant ProClarity, furnizat tot de BIT Software. i vizibilitate i s furnizeze analize Cile ncurcate ale documentelor sunt mult pertinente i n timp real, susine simplificate activitatea reelei miniMAX DISCOUNT Sistemul aduce lanului de magazine Daniel Gross detaliaz: Aici, la sediul central, avem bazele avantajul competitiv al preurilor (cele de date, avem serverele principale. Cei de la achiziii mai) mici, datorit unor costuri de stabilesc sortimente, preuri, gramaje etc, deci mare parte operare reduse (gestiunea centralizat a din datele sistemului vin dinspre acest departament. Apoi, punctelor de lucru permite reduceri de marfa intr n depozit, unde avem cteva computere, legate costuri) cu serverele de aici. La fiecare magazin, exist un PC de Sistemul este prietenos cu comunicare care preia datele.. Aadar, de la POS-uri utilizatorul, are o prezentare grafic informaia pleac la server, de la server la serverul de bun i instrumente extraordinare de trasmisie, prin care se aduce aici, n sediul central, tot ce analiz, foarte bune i foarte multe nseamn vnzare, comenzi, inventare, absolut tot. De aici, Informaiile sunt foarte uor de accesat: noi trimitem ctre ei ncrcrile de gestiune, modificrile Am foarte repede informaia de care de preuri, etichetele care se comand tot centralizat. De am nevoie la magazine ne vin comenzile de marf, se descarc n sistem i se replic la sediu. n magazine nu se opereaz nimic, numai se vinde, precizeaz Daniel Gross. Comenzile emise, semiautomat, de la sediul central sunt transmise ctre furnizor. La sediu sunt realizate NIR-uri i alte documente, iar cei din depozit fac doar recepia, vizeaz, tampileaz i arhiveaz documentele. Apoi, tot ce nseamn intrri-ieiri d.p.d.v. contabil, salarii, gestiune de stocuri etc, toate documentele se opereaz la sediul central. Sistemul are toate modulele posibile. Iar n depozit, am dezvoltat cu BIT Software un sistem logistic prin care putem urmri marfa n cadrul depozitului i nu este vorba doar despre recepie i livrare, ci i de urmrirea aezrii mrfii, avem inventare pe zone, pe categorii de produse, astfel nct putem face inventare pariale, evaluri ale anumitor zone de depozit, tim ntotdeauna unde este marfa, mai precizeaz Daniel Gross.

Cu ProClarity, ai pe loc o analiz clar

Sistemul implementat de BIT Software este prietenos cu utilizatorul, are o prezentare grafic bun i instrumente extraordinare de analiz, foarte bune i foarte multe, dup cum spune Daniel Gross. Pe lng Socrate+, BIT Software a mai oferit clientului su i un instrument de analiz i vizualizare a datelor, cu informaii foarte uor de accesat. Acum, am foarte repede informaia de care am nevoie. Cu ProClarity, poi s interoghezi sistemul, poi s controlezi foarte bine ce fac ceilali, ntr-un timp extrem de scurt ceea ce face o mare diferen fa de rapoartele standard , poi s intri rapid n multe module, s vezi lucruri pe care altfel le-ai putea vedea numai dintr-un numr mare de rapoarte i cmpuri. Poi s aranjezi i s vizualizezi datele mai uor, afirm mulumit Daniel Gross. n plus, cu ProClarity poi s aduci informaiile s le pui una lng alta, n diverse forme, s le compari, s faci procente i multe altele.

ncadrarea eficient n costuri, indiferent de ritmul dezvoltrii

Cu acest sistem, avem o imagine de ansamblu asupra mrfii i, dup un an de zile, nu am avut n depozit nici cea mai mic problem de inventar! Iar pentru modulul de bugete, am dezvoltat cu BIT o soluie alternativ, spune Daniel Gross. O astfel de gestiune centralizat a punctelor de lucru permite, evident, reduceri de costuri. Acesta este, practic, sistemul care ne permite avantajul preului cel mai mic, neavnd costuri de operare mari, care s intre n preul din magazin. Am mai calculat i c, pentru fiecare magazin nou deschis, mai avem nevoie doar de cte doi oameni n plus, pentru tot ce nseamn central, depozit, contabilitate, IT etc. Toate celelate costuri de acum, vor rmne neschimbate. Noi aici, n depozitul central, suntem deja dimensionai s deservim 50-60 de magazine. Volumul de informaie vehiculat va crete. Dar sistemul implementat acum va permite o ncadrare eficient n costuri. Vom merge mai departe cu Socrate+, care crete odat cu noi, fr probleme, ca i pn acum. Cnd am cutat o firm care s ne ajute s dezvoltm un nou sistem informatic, am dorit ca acest sistem s ni se potriveasc. Asta apreciez foarte mult la cei de la BIT Software: c am reuit s facem ca Socrate+ s fie chiar sistemul nostru.

goes green

Str. Zambilelor nr. 4, 500381 Braov, Romnia Tel.: +40-268-314446, Fax: +40-268-314447 e-mail: office@bitsoftware.ro www.bitsoftware.ro