Subtotaluri, tabele pivot

Obiective: Resurse: Durata: Pornind de la o sursa de date (un tabel dintr-o foaie de calcul Excel), se vor realiza subtotaluri si se va genera un tabel pivot. PC, Microsoft Excel, fisierul date_subtot_pivot.xls (situat n directorul ftp://info2/birotica) 45 minute

Enuntul temei n cadrul unui document Excel ce contine doua foi de calcul identice se vor efectua urmatoarele operatii: se va crea un subtotal ntr-una din cele doua foi; se va genera un tabel pivot plecnd de la datele din foaia de calcul nefolosita pentru subtotaluri 222k1010c . Datele de la care se pleaca reprezinta o situatie pe durata a doua trimestre a salariului, primelor si unor eventuale retineri, pentru un numar de cinci persoane. Pentru usurinta operarii, tabelul de date (zona C4:H44) a fost denumita Date_de_intrare - vezi figura 1.

Figura 1 Dupa cum s-a mai precizat, documentul date_subtot_pivot.xls are initial doua foi de calcul, una numita Date si alta numita Subtotaluri. Prima foaie va fi folosita ca sursa pentru crearea tabelului pivot (care se va gasi pe o alta foaie, creata n mod automat la generarea tabelului pivot), iar a doua [foaie] va fi folosita la obtinerea de subtotaluri (care vor aparea pe aceeasi foaie cu datele initiale). Subtotalurile vor reprezenta sumele salariilor, primelor si retinerilor pentru cele cinci persoane. Se va obtine un rezultat de tipul celui din figura 2 (aici s-a prezentat numai situatia pentru doua persoane).

n ceea ce priveste tabelul pivot, acesta este un tabel centralizator care realizeaza sintetizarea sau rezumarea unor date initiale. n figura 4 se poate vedea o varianta de tabel pivot care s-ar putea obtine pornind de la datele continute n foaia de calcul Date. Dupa cum se poate observa n figura 4, tabelul pivot permite structurarea datelor astfel nct sa fie posibila analizarea lor mult mai usoara. n exemplul considerat, pentru fiecare persoana sunt realizate totaluri sau numarari la nivel de trimestru, dar si la nivel global. Se fac sume att pe orizontala (la nivel de persoana), ct si pe verticala (la nivel de luna, dar si trimestru). Tabelele pivot sunt deci mai "puternice" dect subtotalurile. Se va observa ca si n cazul tabelelor pivot, operatiile ce se executa asupra datelor initiale pot fi si altceva dect simple sumari.

Figura 2

Figura 3 Mod de lucru 1. Pentru realizarea de subtotaluri, se vor parcurge urmatoarele etape: Se selecteaza zona de tabel pentru care se vor realiza subtotaluri. Daca, asa cum s-a aratat n figura 1, zona de date a primit un nume, selectia se face foarte simplu prin executarea unui clic stnga pe numele zonei asa cum apare el n lista derulabila din figura 1;

Figura 4 Se foloseste cmpul Date Subtotaluri si se ajunge astfel la caseta de dialog prezentata n figura 5; Subtotalurile se vor insera dupa fiecare modificare a continutului celulelor de pe coloana precizata n La fiecare modificare n. Pentru ca s-a vorbit despre subtotaluri, se va folosi functia Suma (Utilizare functie). Fireste, se pot folosi si alte functii (vezi figura 5), caz n care termenul de subtotal nu mai este adecvat. n zona Adaug subtotal la, se specifica coloanele pe care se vor face subtotaluri. La apasarea butonului OK, datele initiale vor fi nlocuite de tabelul ce contine subtotalurile. Daca se doreste condensarea datelor, se face clic stnga pe oricare din butoanele ce contin un semn minus (-), evidentiate prin ncadrarea cu elipse. Se va ajunge la o situatie de tipul celei din figura 3. Expandarea pentru orice nume se poate face prin apasarea pe butonul ce contine un plus (+) corespunzator.

Figura 5 2. Pentru generarea unui tabel pivot, se va proceda astfel: Se selecteaza datele de pornire (ca si n cazul subtotalurilor). Se face precizarea ca n cazul tabelelor pivot selectia zonei de date se poate face si n timpul generarii tabelului; Se foloseste cmpul Date Raport Pivot Table si Pivot Chart. Se va intra astfel n asa-numitul expert pentru generarea tabelelor pivot. Procesul se desfasoara pe ntinderea a 3 pasi: o n primul pas - vezi figura 6 - se stabileste sursa de date pe baza careia se va crea tabelul: poate fi o lista Excel, o sursa externa de date, sau chiar un alt tabel pivot. Tot acum se stabileste daca se genereaza un tabel pivot, sau un grafic de tip pivot;

Figura 6 o n al doilea pas - vezi figura 7 - se stabileste sau se modifica zona de date. Apasarea butonului Rasfoire, permite chiar accesarea unui alt document Excel dect cel n care se lucreaza;

Figura 7 o n al treilea pas - vezi figura 8 - se stabileste daca tabelul pivot se creeaza n foaia de calcul curenta sau ntr-una noua. Daca se alege cea de a doua varianta, se poate preciza prin completarea cmpului de adrese (sau interactiv la apasarea butonului ) care va fi zona din foaia de calcul unde se va dezvolta tabelul pivot. Tot acum, prin apasarea butonului Aspect, se stabileste structura tabelului pivot.

Figura 8

Acest al treilea pas este o etapa deosebit de importanta, pentru ca stabileste formatul pe care-l vor lua datele n tabel. Se lucreaza cu caseta de dialog prezentata n figura 9. Aici, folosind tehnica drag & drop, se muta etichetele cmpurilor ce apar n partea dreapta a casetei n cele trei zone ale spatiului de definire a structurii tabelului. Pentru o mai buna ntelegere se recomanda coroborarea figurii 9 cu figura 4.

Figura 9 La mutarea numelor cmpurilor n zona de lucru, acestea sunt prefixate de cuvintele Suma sau Contor. Aceste prefixe indica de fapt functia ce se va aplica datelor. Modificarea functiei sau a numelui ce va aparea n tabelul pivot se poate face executnd un dublu clic pe numele butonului din zona de lucru. Se va ajunge astfel la caseta de dialog din figura 10.

Figura 10 Apasarea butonului Numr permite controlul formatului numeric al datelor din tabelul pivot. Apasarea butonului Optiuni, va conduce la extinderea casetei de dialog cu o zona plasata n partea ei inferioara - vezi figura 11. De aici se poate alege daca datele

din tabel vor fi valori absolute (Normal), sau procente, avnd diverse termene de comparatie.

Figura 11 Daca s-ar fi ales de exemplu pentru cmpul Suma de Salarii, %din, trebuie precizat fata de cine se exprima procentual valorile - vezi figura 11. Rezultatul obtinut este prezentat n figura 12. Dupa apasarea butonului OK al casetei de dialog Cmp Pivot Table, se revine n pasul 3 al expertului (figura 8). Aici se poate apasa butonul Terminare, ceea ce ar determina generarea tabelului pivot, sau se poate apasa butonul Optiuni - vezi figura 13 - ceea ce va permite realizarea unor setari legate de aspectul general al tabelului pivot.

Figura 12 Se vor comenta aici numai cmpurile Totaluri generale pentru coloane si Totaluri generale pentru rnduri. Cu ajutorul lor se poate activa sau inhiba prezenta totalurilor generale pe rnduri sau pe coloane.

Cum pot s folosesc funciile agregate condiionale SumIf i CountIf n Excel 2010
Publicat de Echipa Dr.Excel in categoria Functii - 0 Comentarii - (18 September, 2011 la ora 10:00 am)

Funcia SUMIF ne permite s adunm valorile celulelor doar dupa un singur criteriu: - SUMIF(range;criteria;sum_range) Microsoft Excel furnizeaz funcii suplimentare, care se pot utiliza pentru a analiza datele pe baza unei condiii. De exemplu, pentru a contoriza numrul de apariii a unui text sau a unui numr n cadrul unei zone de celule, se utilizeaz funcia COUNTIF. - COUNTIF(range;criteria)

Pasul 0 Descarc documentele ajuttoare i dezarhiveaz documentul ajuttor.

Pasul 1 Dat fiind faptul c ambele funcii cer un criteriu, am creat un panou de control, cu ajutorul cruia putem modifica condiiile formulelor. Selecteaz celula D15 (1). Formula scris pentru SUMIF este: =SUMIF(C5:C13;F16;H5:H13)

Despre formul: - C5:C13 este numele range-ului ce conine numele angajailor; - F16 este condiia n funcie de care vom obine rezultatul; - H5:H13 - este numele range-ului ce conine salariile. Formula s-ar traduce astfel: - adun salariile angajatului din celula F16, dac acesta se regsete n tabel Scrie urmtoarea formul: =SUMIF(C5:C13;F16;H5:H13) i apoi apas tasta Enter. Formula a adunat toate salariile de unde a ntlnit condiia Ionescu.

Pasul 2 Selecteaz celula D16 (1). Formula scris pentru COUNTIF este: =COUNTIF(C5:C13;F17) Despre formul: - C5:C13 este numele range-ului ce conine numele angajailor;

- F17 este condiia n funcie de care vom obine rezultatul; Formula s-ar traduce astfel: - se realizeaz o numrare dac condiia din celula F17 se regsete n tabel n coloana cu numele angajailor Scrie urmtoarea formul: =COUNTIF(C5:C13;F17) i apoi apas tasta Enter. Formula a numrat de cte ori apare angajatul Grigore n tabelul nostru.

Pasul 3 Selecteaz celula F16 (1). Apas pe butonul evideniat (2).

Selecteaz numele George (3). n acest moment, funcia SUMIF a recalculat datele n funcie de noua condiie. La fel se va ntmpla i cu funcia COUNTIF dac vom schimba condiia.

Publicat de Echipa Dr.Excel in categoria Functii - 0 Comentarii - (17 September, 2011 la ora 10:00 am)

Utilizarea operatorilor INDEX i MATCH este util atunci cnd vrem s gsim o informaie. S presupunem ca avei o list foarte lung de nume crora le sunt asociate vrsta i departamentul n care persoana respectiv lucreaz. Putei afla foarte repede vrsta unei anumite persoane fr a cuta printre date sau a apela la filtre complexe.

Pasul 0 Descarc documentele ajuttoare i dezarhiveaz documentul ajuttor. Pasul 1 nainte de a aplica cele dou funcii pentru a afla profesia unui angajat, vom face un scurt exerciiu n care vom testa separat cele dou funcii. Selecteaz celula L7 (1). Scrie urmtoarea formul: =MATCH(L4;E4:E9;0) i apoi apas pe tasta Enter. Despre formul: - L4 este valoarea de cutat; - E4:E9 reprezint range-ul n care se caut acea valoare; - 0 sau Exact Match permite cutarea valorii exacte, chiar dac acea coloan nu este sortat. Se pare c angajatul Antonescu, care este asistent se afl n tabelul nostru pe poziia 1. Atenie: aceast poziie nu are nicio legtur cu datele din coloana ID, ci este numrul liniei unde se regsete valoarea de cutat.

Pasul 2 Selecteaz celula L8 (1). Scrie urmtoarea formul: =INDEX(C4:E9;L7;3) i apoi apas pe tasta Enter. Despre formul: - C4:E9 reprezint range-ul n care se caut acea valoare;

- L7 reprezint numrul rndului pe care se gsete informaia dorit; - 3 reprezint numrul coloanei, din care dorim s ne ntoarc datele. n cazul nostru: range-ul cu date este reprezentat de coloanele C, D i E. Dorim ca funcia Index s ne afieze profesia angajatului, deci vom alege coloana a 3-a.

Pasul 3 Dup ce am vzut cum se lucreaz cu cele dou funcii, le vom combina i vom face urmtorul lucru: - n celula K4 este aplicat Data Validation de tip list;

- din acea list vom alege cte un angajat; - dorim ca pentru fiecare angajat din acea list, n celula alturat s ne fie afiat profesia. Pentru a obine acest rezultat, vom combina cele dou funcii. Selecteaz celula L4 (1). Scrie urmtoarea formul:=INDEX(C4:E9;MATCH(K4;C4:C9;0);3) i apoi apas tasta Enter. Cum se traduce: - caut-mi n range-ul C4:E9, pe linia definit de funcia Match i pe coloana a 3-a. Din cte se poate observa, combinarea celor dou funcii ne-a afiat rezultatul corect. Acum vom alege un alt angajat ca s vedem cum funcioneaz formula scris. Selecteaz celula K4 (2). Apas pe butonul indicat (3). Selecteaz numele Ionescu (4). Din cte se poate observa, rezultatele obinute sunt foarte exacte. Atenie dac avei dubluri n list, mai exact n coloana cu nume, aceste dou funcii vor trebui folosite n combinaie cu altele pentru a obine rezultatul dorit.

Cum pot s folosesc funcia condiional If n Excel 2010

Publicat de Echipa Dr.Excel in categoria Functii - 0 Comentarii - (17 September, 2011 la ora 10:00 am)

Funciile condiionale sunt folosite atunci cnd vrem s lum decizii n funcie de anumite condiii.

Pasul 0 Descarc documentele ajuttoare i dezarhiveaz documentul ajuttor.

Pasul 1 n acest exemplu vom arta cum se folosete funcia IF pentru a vedea nivelul de salarizare: mic, mediu, mare. n coloana Calificativ Salariu vom aplica condiia IF pentru a vedea care sunt persoanele ce au un salariu peste 3000 lei. Selecteaz celula H3 (1). n celula H3 scrie urmtoarea formul: =IF(G3>=3000;mare;) i apoi apas tasta Enter. Aceast formul caut n coloana G, ncepnd cu celula G3, salariile mai mari sau egale cu 3000. Dac este ndeplinit aceast condiie, funcia IF va afia textul mare, n caz contrar va lsa celula goal. Pentru a extinde formula i la celelalte celule vom trage de mnerul de umplere pentru a extinde formula. Execut dublu click pe mnerul de umplere (2). Acum, funcia IF ne arat n celulele care ndeplinesc condiia cerut de formul, mesajul mare.

Pasul 2 Se propune urmtoarea problem: - vreau s vd care sunt salariile mici i medii. Se poate? - DA

Cum? - n cadrul funciei IF se poate introduce nc o funcie condiional IF Execut un click n celula H3 (1). Pentru a vedea salariile mici, medii i mari, vom mbrica dou funcii IF. Cum s-ar explica o asemenea formul? - formula ar avea urmtorul enun: dac salariul este mai mare sau egal cu 3000, atunci afieaz-mi textul mare; n caz contrar afieaz-mi - acum introducem a doua funcie IF: dac salariul este mai mic de 1000, atunci afieaz-mi textul mic;n caz contrar afieaz-mi textul mediu. Combinnd cele doua enunuri ar rezulta urmtoarea formul: =IF(G3>=3000;mare;IF(G3<1000;mic;mediu)) Scrie formula: =IF(G3>=3000;mare;IF(G3<1000;mic;mediu)) i apoi apas tasta Enter. Pentru a extinde formula i la celelalte celule vom trage de mnerul de umplere pentru a extinde formula. Execut dublu click pe mnerul de umplere (2).

Pasul 3 Dup cte se poate observa acum tim cine are un anumit tip de salariu. Darar mai fi o problem. Este puin cam complicat s urmreti astfel de date, mai ales cnd ai un tabel destul de mare. Drept consecin vom cosmetiza coloana H. Avnd datele deja selectate vom aplica o formatare condiionat, urmat apoi de o sortare a coloanei G.

Apas butonul Styles (1). Alege opiunea Conditional Formatting (2). Din meniul aprut, alege opiunea Highlight Cells Rules (3). Din acest meniu alege opiunea Equal To (4). Opiunea Equal To va cuta n coloana H, celulele ce au n componena lor cuvntul mic. Pentru acele celule vom alege o alt formatare pentru a le diferenia de celelalte celule. Apas n zona indicat (5). Din lista aprut alege Red Text (6). Apas butonul Ok pentru a aplica noile modificri (7).

Pasul 4 Vom mai face nc o formatare i pentru celulele ce conin cuvntul mare. Apas butonul Styles (1). Alege opiunea Conditional Formatting (2). Din meniul aprut, alege opiunea Highlight Cells Rules (3).

Din acest meniu alege opiunea Equal To (4). Opiunea Equal To va cuta n coloana H, celulele ce au n componena lor cuvntul mare. Pentru formatarea lor vom lsa opiunea implicit ce ne este propus de instrumentul Conditional Formatting. Apas butonul Ok (5).

Pasul 5 Acum celulele ce conin cuvntul mic sunt evideniate diferit fa de celulele ce conin cuvintele mediu i mare. Ca s arate i mai bine, vom aplica i o sortare n funcie de salariu. Selecteaz celula G2 (1). Acum vom realiza o sortare simpl, ce va aeza valorile din coloan de la mic la mare.

Apas butonul Sort & Filter (2). Selecteaz opiunea Sort A to Z (3). Acum valorile mici sunt afiate n partea de sus, iar n partea de jos rmnnd doar valorile mari. i desigur la mijloc rmn valorile medii. Acum coloana de calificative are un alt aspect, mult mai plcut.

Cum pot s folosesc funciile de tip text Find i Mid n Excel

2010
Publicat de Echipa Dr.Excel in categoria Functii - 0 Comentarii - (16 September, 2011 la ora 10:00 am)

Funciile Find i Mid sunt funcii de tip text. Funcia Find localizeaz poziia la care ncepe textul1 n textul2 ncepnd cutarea cu poziia N FIND(text1;text2;N). Funcia Mid afieaz X caractere ale textului specificat ca argument, ncepnd cu poziia N MID(text;N;X)

Pasul 0 Descarc documentele ajuttoare i dezarhiveaz documentul ajuttor.

Pasul 1 nainte de a ncepe introducerea formulelor n tabel vom face un scurt exerciiu. Vom folosi funcia FIND pentru a afla n a cta poziie din cadrul celulei B11 vom gsi un spaiu liber. n celula selectat introducei urmtoarea formul: =FIND( ;B11) i apoi apas tasta Enter (1). Se pare c a gsit spaiu n a 8-a poziie din cadrul celulei B11. Acum vrem s aflm numele persoanei extrgndu-l n funcie de poziia spaiul liber gsit. Selecteaz celula C11 (2). n celula selectat introducei formula: =LEFT(B11;FIND( ;B11)) i apoi apas tasta Enter. La poziia 8 era un spaiu ce separa numele de prenume. Acum putem vedea doar numele persoanei. Pentru a vedea i prenumele vom folosi funcia MID n combinaie cu funcia LEN. Selecteaz celula E11 (3). n celula selectat scrie urmtoarea formul: =MID(B11;D11;LEN(B11)-D11+1) i apoi apas tasta Enter.

Pasul 2 Dup ce am vzut cum lucreaz cele dou formule, acum este timpul s le aplicm pe datele din tabelul nostru. Selecteaz celula C3 (1). Acum vom folosi funcia LEFT n combinaie cu funcia FIND pentru a cuta n coloana B un spaiu liber i n funcie de poziia acestuia s returneze informaia gsit n funcie de acel spaiu.

n celula selectat scrie formula: =LEFT(B3;FIND( ;B3)) i apoi apas tasta Enter. Dup ce am aflat numele acum vrem s aflm prenumele. Selecteaza celula D3 (2). Pentru a afla prenumele vom folosi o formul rezultat din combinarea funciilor MID, FIND i LEN. n celula selectat scrie formula: =MID(B3;FIND( ;B3);LEN(B3)-FIND( ;B3)+1) i apoi apas tasta Enter.

Pasul 3 Acum vom dori s aplicm formula i pentru celelalte celule din tabel. Selecteaz celula C3 (1). Pentru a extinde formula i la celelalte celule execut dublu click pe mnerul de umplere (2). Selecteaz celula D3 (3).

Pentru a extinde formula i la celelalte celule execut dublu click pe mnerul de umplere (4). Acum am extras numele i prenumele din coloana ce le coninea pe amndou.

Pasul 4 Pentru a realiza aceast operaie mai exist nc o variant ceva mai rapid i mai uoar: Text to Columns. Pentru a aplica instrumentul Text to Columns va trebui s avem tabelul selectat. Selecteaz celula B3 (1). Apas combinaia de taste Ctrl+Shift+Sgeat Jos.

Execut un click pe tab-ul Data (2). Acum c avem selectat coloana dorit tot ce mai rmne de fcut este s aplicm instrumentul Text to Columns. Apas butonul Text to Columns (3). Wizard-ul aprut are implicit bifat opiunea Delimited, opiune care se aplic n cazul n care datele noastre sunt separate de anumite simboluri. Apas butonul Next (4). Debifeaz opiunea Tab (5). Bifeaz opiunea Space (6). Apas butonul Next (7).

Pasul 5 La acest pas putem schimba formatarea coloanelor. Mai avem i opiunea de selectare a unei noi locaii pentru datele ce urmeaz a fi extrase. Apas butonul Reference (1). Selecteaz celula C3 (2).

Pentru a reveni la meniul anterior apas butonul Reference (3). Pentru a finaliza operaia de extragere a datelor apas butonul Finish (4). Excel ne va ntreba dac vrem s nlocuim coninutul celulelor destinaie. Apas butonul Ok (5). Acum avem extrase aceleai date ca i n cazul folosirii formulelor.

Cum pot s folosesc funciile de tip text Trim, Lower, Upper i Proper n Excel 2010

Publicat de Echipa Dr.Excel in categoria Functii - 0 Comentarii - (15 September, 2011 la ora 10:00 am)

Funciile de tip text accept un ir de caractere i returneaz acel ir de caractere conform funciei aplicate. Se propun urmtoarele 4 probleme: - textele din anumite celule au un spaiu pus naintea cuvntului; Soluia: funcia Trim - unele texte au anumite litere scrise cu majuscule n loc s fie scrise cu litere mici; Soluia: funcia Lower - unele texte sunt scrise cu litere mici dar nou ne trebuie s fie scrise cu majuscule; Soluia: funcia Upper - vrem ca fiecare cuvnt din cadrul unei fraze s fie scris cu majuscule; Soluia: funcia Proper

Pasul 0 Descarc documentele ajuttoare i dezarhiveaz documentul ajuttor.

Pasul 1 Pentru primul exemplu vom trata funcia TRIM. Unele nume au n fa cte un spaiu. Funcia Trim accept un ir de caractere i returneaz alt ir fr spaii. Selecteaz celula C3 (1).

n celula C3 scrie urmtoarea formul: =TRIM(B3) i apoi apas tasta Enter. Execut dublu click pe mnerul de umplere pentru a extinde formula i la celelalte celule (2).

Pasul 2 Acum toate numele apar corect i fr alte spaii naintea numelui. Pentru al 2-lea exemplu vom trata funcia UPPER. Selecteaz celula E3 (1). n celula selectat scrie urmtoarea formul: =UPPER(D3) i apoi apas tasta Enter.

n acest moment formula noastr va returna numele fiecrei persoane scris doar cu majuscule. Executa dublu click pe mnerul de umplere pentru a extinde formula (2).

Pasul 3 Acum ca a fost rezolvat problema scrierii numelui numai cu majuscule, vom dori s le scriem i cu litere mici. Selecteaz celula F3 (1). n celula selectat scrie urmtoarea formul: =LOWER(D3) i apoi apas tasta Enter. Pentru a extinde formula i la celelalte celule execut dublu click pe mnerul de umplere (2).

Pasul 4 n acest moment avem toate numele persoanelor scrise doar cu litere mici. Pentru a scrie numele fiecrei persoane astfel nct prima liter s fie scris cu majuscule iar restul cu litere mici, vom utiliza funcia Proper. Acest lucru ne este foarte util atunci cnd prin unele nume se poate strecura o greeal de scriere; adic unele litere pot fi scrise fie cu

majuscule fie cu litere mici. Selecteaz celula G3 (1). Funcia care face acest lucru posibil este funcia PROPER. n celula selectat scrie formula: =PROPER(F3) i apoi apasa tasta Enter. n acest moment formula noastr va returna numele fiecrei persoane scriind prima liter cu majuscule. Executa dublu click pe mnerul de umplere pentru a extinde formula (2).

Pasul 5 Cum procedm atunci cnd dorim ca ntr-o fraz s avem toate literele ce ncep un cuvnt, scrise cu majuscule? Aplicm funcia PROPER. Selecteaz celula B26 (1).

n celula selectat scrie urmtoarea formul: =PROPER(B25) i apoi apas tasta Enter. Acum funcia PROPER a returnat rezultatul dorit, afind fraza scris cu majuscule la orice nceput de cuvnt.

Cum pot s folosesc funciile de tip text Left, Right i Len n Excel 2010

Publicat de Echipa Dr.Excel in categoria Functii - 0 Comentarii - (15 September, 2011 la ora 10:00 am)

Funciile de tip text accept un ir de caractere i returneaz acel ir de caractere conform funciei aplicate. Funciile utilizate n acest exemplu sunt: LEFT, RIGHT i LEN

Pasul 0 Descarc documentele ajuttoare i dezarhiveaz documentul ajuttor.

Pasul 1 Se pune urmtoarea problem: - vrem s vedem numele ctor angajai ncep cu o anumit liter Pentru a realiza acest lucru, n primul rnd trebuie s extragem prima liter din numele fiecruia. Selecteaz celula C3 (1). Pentru a extrage prima liter din numele fiecrui angajat vom folosi funcia LEFT. n bara de formule scrie urmtoarea formul: =LEFT(B3;1) i apoi apas tasta Enter. Pentru a extinde formula i la celelalte celule execut dublu click pe mnerul de umplere (2). Acum vom face o sortare n ordine alfabetic. Selecteaz celula C2 (3). Apas pe butonul Sort & Filter (4). Alege opiunea Sort A to Z (5).

Pasul 2 Execut un click pe tab-ul Data (1). Pentru a vedea ctor persoane le ncepe numele cu o anumit liter, vom realiza un subtotal. Apas butonul Subtotal (2). Prima oar vom selecta coloana pe care am prelucrat-o la paii anteriori.

Apas n zona indicat (3). Din lista aprut alege opiunea Prima liter (4). Pentru a vedea numrul de persoane ce au n componena numelui litera A, vom alege s facem o numrare. Apas n zona indicat (5). Din lista aprut alege funcia Count (6). Debifeaz coloana Salariul (7). Vom aduga subtotalul n dreptul coloanei Prima liter. Bifeaz opiunea Prima liter (8). Apas butonul Ok pentru a aplica noile modificri (9).

Pasul 3 Acum putem observa c avem litera A de 4 ori, etc Pentru a vizualiza o list ct mai restrns apas pe nivelul 2 (1). Nivelul 2 ne ofer o vizualizare mai comprimat a datelor. Acum putem vizualiza mai bine cte persoane au aceeai liter la nume.

Pentru a reveni la forma iniial a tabelului apas butonul Subtotal (2). Din fereastra de subtotal apas butonul Remove All (3).

Pasul 4 Selecteaz celula G3 (1). Dac vom dori s extragem ultimele 3 litere din fiecare ora, vom apela la funcia RIGHT. Aceast funcie returneaz ultimele n caractere din irul de caractere s n celula selectat scrie urmtoarea formul: =RIGHT(F3;3) i apoi apas tasta Enter.

Pentru a extinde formula i la celelalte celule execut dublu click pe mnerul de umplere (2). n acest moment avem afiate ultimele 3 caractere din numele oraului.

Pasul 5 Avem urmtoarea problem: - vrem s verificm dac CNP-urile au 13 cifre n componena lor. Cum? - vom folosi funcia LEN.

Aceast funcie returneaz numrul de caractere din irul de caractere s n celula selectat scrie urmtoarea formul: =LEN(B26) i apoi apas tasta Enter. Pentru a extinde formula i la celelalte celule se trage de mnerul de umplere. Dup cte se observ n unele celule CNP-ul are mai mult sau mai puin de 13 cifre. Pentru a face acest lucru s fie mai evident vom apela la o formatare condiionat. n tab-ul Home vom gsi opiunea de formatare condiionat, pe care urmeaz s o aplicm pe coloana dorit. Apas butonul Styles (1). Din meniul aprut, apas butonul Conditional Formatting (2). Din meniul aprut, alege opiunea New Rule (3). Din meniul aprut alege opiunea Format only cells that contain (4). Vom alege s formatm doar celulele a cror valoare nu este egal cu 13. Apas n zona indicat (5). Din meniul aprut alege opiunea not equal to (6). Vom alege s scoatem n eviden celulele a cror valoare nu este egal cu valoarea 13. Drept urmare, n zona de referin s-a scris valoarea 13. Acum vom alege o formatare pentru a putea diferenia acele celule care nu corespund cu cerina noastr. Apas butonul Format (7). Din lista de culori alege culoarea de umplere Galben (8). Apas butonul Ok pentru a aplica noile modificri (9). Apas butonul Ok pentru a aplica noile modificri (10). Acum celulele care nu se ncadreaz n limita de 13 cifre vor fi scoase n eviden cu culoarea de umplere Galben.

Cum pot s folosesc funciile de tip dat i timp Year, Month, Day i Weekday n Excel 2010

Publicat de Echipa Dr.Excel in categoria Functii - 0 Comentarii - (14 September, 2011 la ora 10:00 am)

Excel ne ofer posibilitatea s extragem anul, luna sau ziua din sptmn din cadrul unor celule ce conin date calendaristice.

Pasul 0 Descarc documentele ajuttoare i dezarhiveaz documentul ajuttor.

Pasul 1 Ne propunem urmtorul exemplu: - din coloana data naterii vrem s extragem luna i ziua din sptmn; - vrem s aflm diferena de zile dintre dou perioade. Pentru a extrage luna, vom apela funcia MONTH. n celula H3 vom scrie urmtoarea formul =MONTH(C3) i apoi apas tasta Enter pentru a aplica formula (1). Din cte se observ luna naterii este luna a 12-a. Acum urmtorul pas este s aflm n ce zi din sptmn s-a nscut. Pentru a afla n ce zi din sptmn s-a nscut vom apela funcia WEEKDAY. Selecteaz celula I3. n celula selectat scrie formula =WEEKDAY(C3) i apoi apas tasta Enter (2). Dup ce am aflat c prima persoan a fost nscut n luna decembrie i n ziua a 2-a din sptmn, vom dori s aflm aceleai detalii i pentru celelalte persoane din tabel. Cum? - cea mai simpl metod este s ne poziionm pe una din cele dou celule n care am aplicat cele dou funcii i s tragem de mnerul de umplere. Selecteaz celula H3 (3). Execut dublu click pe mnerul de umplere pentru a extinde formula i n celelalte celule (4).

Acelai lucru l vom aplica i pentru coloana ce ne afieaz ziua din sptmn. Selecteaz celula I3 (5). Execut dublu click pe mnerul de umplere pentru a extinde formula i n celelalte celule (6).

Pasul 2 Modul de afiare a zilelor din sptmn din coloana I nu arat cum trebuie. Pe noi ne interesa ziua propriu-zis, nu numrul zilei. Din acest motiv, vom formata coloana I. Apas pe meniul de tip ancor (1).

Alege opiunea Custom (2). Aici nu vom alege un model din list, ci vom scrie noi cum vrem s fie afiate datele. Execut un click n caseta Type (3). n timp ce scriem dddd n caseta Sample se poate observa cum vor arta datele dup aplicarea formatrii. Apas pe butonul Ok (4). Acum ne sunt afiate zilele din sptmn exact cum le vroiam de la nceput.

Pasul 3 n urmtorul exemplu ne propunem s aflm diferena de zile dintre dou perioade. Cum? - vom folosi funcia NETWORKDAYS Aceast funcie ne ntoarce diferena n zile lucrtoare dintre dou date calendaristice.

Pentru a afla diferena dintre dou perioade, n primul rnd vom scrie acele perioade. n celula C25 scrie dat calendaristic: 20.04.2010 i apoi apas tasta Enter (1). Acum vom scrie i cea de a doua perioad. n celula C26 scrie dat calendaristic: 22.04.2010 i apoi apas tasta Enter (2). Selecteaz celula C28. n celula C28 vom aplica formula de aflare a numrului de zile lucrtoare dintre cele dou date calendaristice. Scrie urmtoarea formul: =NETWORKDAYS(C25;C26) i apoi apas tasta Enter (3). Conform formulei aplicate, ntre cele dou perioade sunt 3 zile lucrtoare.

Cum pot s folosesc funciile Boolean-e (Logice) And i Or n Excel 2010

Publicat de Echipa Dr.Excel in categoria Functii - 0 Comentarii - (14 September, 2011 la ora 10:00 am)

Funciile Boolean-e sunt rezultatul aplicrii funciilor AND, OR, etc. Funcia Boolean evalueaz un predicat logic format din mai multe condiii logice. Acest tip de funcii returneaz valori tip TRUE sau FALSE. Folosind funcia OR n cadrul unei formule va afia un rezultat de tip TRUE dac cel puin una din condiii returneaz TRUE. n schimb, funcia AND ntoarce TRUE numai dac TOATE condiiile sunt TRUE. Pasul 0 Descarc documentele ajuttoare i dezarhiveaz documentul ajuttor.

Pasul 1 n exemplul nostru vom dori s afim TRUE atunci cnd n coloana H ntlnete oraul Bucureti i Cluj; n caz contrar s afieze FALSE. Selecteaz celula H3 (1). Scrie urmtoarea formula: =OR(E3=Bucuresti;E3=Cluj) i apoi apas tasta Enter. La prima aplicare a formulei ni se arat mesajul FALSE. Pentru a extinde formula i la restul de celule execut dublu click pe mnerul de umplere (2). Acum pe coloana H avem rezultatul sub form de TRUE sau FALSE, dar acest lucru nu ne mulumete i am dori s avem rezultatul sub form de procente acolo unde condiia din formul ntlnete oraele Bucureti i Cluj. Execut un click n celula H3 (3). Pentru a vizualiza rezultatul dorit sub form de procente va trebui s folosim o funcie condiional. Cum se enun cerina? - dac - n celula E3 ntlnim Bucureti sau Cluj s ne afieze mesajul TRUE - dac returneaz TRUE vreau s-mi afieze 10%, n caz contrar s nu afieze nimic

Dac restrngem cerina obinem formula: =IF(OR(E3=Bucuresti;E3=Cluj)=TRUE;10%;") Scrie urmtoarea formul: =IF(OR(E3=Bucuresti;E3=Cluj)=TRUE;10%;") i apoi apas tasta Enter. Execut dublu click pe mnerul de umplere (4). Din cauza formatrii coloanei, rezultatul va fi de genul 0,1. Pentru a formata o coloana pentru a afia rezultatul sub form de procent, apas zona indicat pentru a deschide meniul de formatare al celulei (5). Selecteaz formatul Percentage (6).

Pasul 2 Se pune urmtoarea problem: - vreau s vd care sunt managerii din Iai. Cum se poate face acest lucru? - vom folosi funcia AND.

- aceast funcie va verifica celula D3 n cutarea ocupaiei de manager. - aceast cutare va merge n paralel cu cutarea de pe coloana cu orae. - atunci cnd cele dou condiii sunt mplinite va afia un rezultat de tip TRUE, n caz contrar va afia FALSE Selecteaz celula I3 (1). Scrie urmtoarea formul: =AND(D3=manager;E3=Iasi) i apoi apas tasta Enter. Pentru a extinde formula i la celelalte celule execut dublu click pe mnerul de umplere (2). Pentru a avea o estetic mai plcut vom dori s renunm la afiarea de tip TRUE sau FALSE. Ca i n cazul funciei OR vom folosi o funcie condiional. Execut un click n celula I3 (3). Scrie urmtoarea formul: =IF(AND(D3=manager;E3=Iasi);20%;") i apoi apas tasta Enter. Pentru a extinde formula i la celelalte celule execut dublu click pe mnerul de umplere (4). Din cauza formatrii coloanei, rezultatul va fi de genul 0,2. Pentru a formata o coloana pentru a afia rezultatul sub form de procent, apas zona indicat pentru a deschide meniul de formatare al celulei (5). Selecteaz formatul Percentage (6). Dup cum se vede dac adugm sau schimbm un ora i acesta este conform condiiei impuse va aprea acel procent de 20%.

Cum pot s folosesc funciile de tip dat i timp Today i Now n Excel 2010

Publicat de Echipa Dr.Excel in categoria Functii - 0 Comentarii - (13 September, 2011 la ora 10:00 am)

Dac lucrm cu date calendaristice i vrem s extragem anumite date cum ar fi: - dintr-o coloan ce conine ziua-luna-anul naterii vrem s extragem anul naterii. Pentru a nu realiza aceast extragere pentru fiecare dat n parte, putem folosi funciile din Excel pentru a obine asemenea rezultate. Cu aceste date extrase putem face o filtrare, sortare sau chiar putem s realizm un tabel pivot. n acest exemplu urmrim s realizm o statistic n care s evideniem ci angajai sunt pentru fiecare an.

Pasul 0 Descarc documentele ajuttoare i dezarhiveaz documentul ajuttor.

Pasul 1 n afar de tab-ul Formulas care conine funcii stabilite pe categorii, mai exist un buton numit Insert Function. Apas butonul Insert Function (1). Aceast caset de dialog, care se regsete i n cadrul versiunilor anterioare de Excel, conine funcii matematice grupate. Apas n zona indicat (2). Din lista aprut alege opiunea Date & Time (3). Categoria Date and Time, conine o multitudine de funcii. Alege funcia Year (4). Apas butonul Ok pentru a apela funcia selectat (5).

Pasul 2 Acest mic wizard ne va ajuta s lucrm mai usor cu o formul. Tot ce trebuie fcut este s alegem referinele. n plus, n partea de jos exist i o scurt explicaie referitoare la formul. Apas butonul Reference (1).

Acum trebuie s specificm care este celula din care i va extrage informaiile. Selecteaz celula C3 (2). Apas butonul Reference pentru a reveni la meniul anterior (3). In acest moment funcia a fost aplicat, afind deja un rezultat. Tot ce mai rmne acum este s inserm funcia ntr-o celul. Apas butonul Ok (4). Dup ce a fost extras anul din coloana DataN, tot ce mai rmne de fcut este s extindem formula pn la sfritul tabelului pentru a extrage anii i din celelalte celule. Execut dublu click pe mnerul de umplere (5). Acum formula a fost extins pn la sfritul tabelului.

Pasul 3 Pentru a afla data curent putem folosi funcia TODAY. Selecteaz celula C25 (1). n celula C25 scrie urmtoarea formul: =TODAY() i apoi apas tasta Enter. Selecteaz celula C26 (2).

Pentru a extrage anul din data curent vom folosi funcia YEAR. n celula C25 scrie urmtoarea formul: =YEAR(C25) i apoi apas tasta Enter. Excel ne mai ofer o surpriz. Exist o funcie care pe lng data curent ne poate returna i timpul curent. Aceast funcie se numete NOW. Selecteaz celula E25 (3). n celula E25 scrie urmtoarea formul: =NOW() i apoi apas tasta Enter. Dup cte se poate observa, Excel lucreaz excepional cu funcii de tip dat i timp.