Microsoft Access

1. Utilizarea aplicaiei Access

1.1. Concepte generale privind bazele de date

De ce foloisim bazele de date: Atunci cnd avem mai multe informa ii despre un anumit lucru i vrem sa le organizm pentru a le sorta dup anumite criterii i pentru a putea s realizm diferite situaii cu aceste date cel mai bine este s introducem datele respective ntr-o baz de date. Baza de date este un ansamblu de date, organizate n una sau mai multe tabele cu legturi ntre ele, formulare pentru introducerea datelor, cereri de interogare a tabelelor, rapoarte pentru scoaterea la imprimant a datelor ntr-un anumit format. Tabelul este format dintr-un numr de coloane numite Cmpuri i un numr de linii numite nregistrri sau Articole dintre care prima linie este linia de antet i conine numele cmpurilor i o anumit dimensiune. Cmp = o coloan dintr-un tabel, caracterizat printr-un nume, care va conine date de un anumit tip dintre cele puse la dispoziie de programul Access. Acestor tipuri de date li se pot stabili o serie de proprieti. nregistrri (Articole) = liniile dintr-un tabel, coninnd date n fiecare cmp. Lumea real conine diferite obiecte pe care le vom denumi entiti. Aceste entiti au anumite caracteristici (proprieti), pe care le vom numi atributele entitilor, aceste atribute pot lua anumite valori. n acest context informaia se poate defini ca fiind format din: - entitate (obiectul informaiei) - atribut (proprietile entitii) - valoare (msura proprietii) Toate aceste date sunt organizate n tabele. O baz de date este format din mai multe tabele cu diferite legturi ntre ele. Pentru a defini o tabel sunt necesare urmtoarele elemente: - domeniul de valori reprezint un ansamblu de valori caracterizate printr-un nume, ce poate fi definit implicit sau explicit. - atributul reprezint o coloan dintr-o tabel caracterizat printr-un num. Acesta de obicei semnific valorile luate dintr-un domeniu corespunztor. Mai multe atribute pot lua valori din acelai domeniu. Pentru a defini o baz de date este nevoie de: - Tabel reprezint un produs cartezian dintre mai multe domenii, caracterizat printr-un nume. O foaie de calcul din Excel se poate considera o tabel, unde pe prima linie sunt trecute domeniile ce aparin tabelei, iar apoi se trec datele corespunztoare acestor domenii. De exemplu:

Baza de date conine mai multe tabele ntre care exist o anumit relaie (legtur). Prin separarea datelor n mai multe tabele cu teme unice se evit repetarea datelor, astfel, se minimizeaz spaiul necesar memorrii. In acest caz, ntre cele dou tabele ANGAJATI i COPII exist o legtur unu la mai mui deoarece un angajat poate avea mai muli copii, deci unei nregistrri din tabelul ANGAJAT i corespund mai multe nregistrri n tabelul COPII. La legturile ntre tabele e important s se in cont de restriciile ce se impun. Restriciile se refer la tergerea, introducerea sau modificarea unor date. De exemplu, nu se poate terge o nregistrare din tabelul ANGAJATI dac ea are nregistrri n tabelul COPII. Ar duce la existena n tabelul COPII a unor nregistrri fr corespondent n tabelul AGAJATI. n concluzie, pentru prelucrarea i extragerea datelor din mai multe tabele simultan e necesar s se defineasc legturi ntre tabele, dup care se pot crea interogri, formulare, rapoarte care permit afiarea simultan a datelor provenite din tabele. O baz de date este format din mai multe tabele cu diferite legturi. Tipurile de legturi dintre dou tabele pot fi urmtoarele: - legtura de tip unu la unu, cnd unei nregistrri dintr-o tabel i corespunde o singur nregistrare n cealalt tabel - legtura de tip unu la mai muli cnd unei nregistrri dintr-o tabel i corespund mai multe nregistrri n cealalt tabel - legtura de tip muli la muli cnd mai multor nregistrri dintr-o tabel i corespund mai multe nregistrri n cealalt tabel. Relaia unu la unu - Exist n cazul n care unui articol din primul tabel i corespunde un singur articol n al doilea tabel i invers. - In acest caz informaiile pot fi restrnse ntr-un singur tabel. Se utilizeaz atunci cnd: - numrul cmpurilor este foarte mare i se dorete divizarea lor n mai multe tabele - se dorete izolarea unor cmpuri ale tabelului din motive de siguran. Relaia unu la mai muli - este cea mai utilizat relaie - exist n cazul n care unui articol dintr-un tabel i corespund mai multe articole n al doilea tabel, dar unui articol din tabelul al doilea i corespunde un singur articol n primul tabel Exemplu: O societate comercial dorete pstrarea informaiilor despre activitatea societii. Tabelele conin dou categorii de informaii: 1) informaii referitoare la clieni 2) informaii despre comenzi Prima variant, de altfel eronat, ar fi s se fac un tabel care s conin toate datele, caz n care s-ar putea produce erori, ncrcarea memoriei, etc. O metod mai bun este de a crea 2 tabele separate: I tblClieni II tblComenzi n tblClieni cmpul ClientID identific fiecare client n mod unic, iar acest cmp se numete cheie primar a tabelului I. Tot acest cmp l regsim n tblComenzi pentru a identifica fiecare comand crui client i corespunde, dar de data aceasta nu are valori unice i nu este cheie primar ci cheie strin (un client poate face mai multe comenzi, deci n tabelul II vom gsi datele cmpului ClientID de mai multe ori).

Relaia mai muli la mai muli - exist atunci cnd unui articol din primul tabel i corespund mai multe articole n al doilea tabel i unui articol din al doilea tabel i corespund mai multe articole n primul tabel - aceast relaie se realizeaz printr-un al treilea tabel, numit tabel de jonciune, care mparte relaia m-n n dou relaii 1-n i care ine cheile primare ale celor dou tabele.

Pentru fiecare tabel se recomand construirea indecilor, prin care o dat dintr-un tabel poate fi gsit mai uor. Orice tabel trebuie s aib definit o cheie. Cheia unui tabel reprezint un ansamblu minim de atribute care identific o nregistrare dintr-o tabel. Cheia poate fi format dintr-un singur atribut (cheie simpl) sau din mai multe atribute (cheie compus). La un moment dat ntr-o tabel pot exista mai multe atribute cu proprietatea c pot identifica o nregistrare, aceste combinaii se numesc chei candidate. Dintre aceste chei candidate se alege o combinaie care se folosete efectiv. Aceast combinaie folosit se numete cheie primar. Aceast cheie primar va identifica n mod unic o nregistrare dintr-o tabel. Dac ntr-o tabel un atribut sau un ansamblu de atribute ia valori n nacelai domeniu ca i cheia primar a unei tabele, atunci acest ansamblu de atribute se numete cheia extern.

1.2.

Primii pai n lucrul cu bazele de date

Deschiderea i nchiderea unei aplicaii de baz de date Deschiderea aplicaiei de baz de date se poate face: - Din meniul Start Programs Microsoft Access

Dac exist o pictogram pe ecran (scurttur) sub care scrie Microsoft Access se poate porni aplicaia printr-un dublu clic pe aceast iconi.

Dup acesta pe ecranul monitorului va aprea imaginea specific acestui program. Pentru a nchide aplicaia se va alege opiunea Exit din meniul File sau se va nchide printr-un clic pe butonul din dreapta sus a ferestrei. Apsai acest buton pentru a ncide aplicaia

Deschiderea unei baze de date existente Pentru a deschide o baz de date existent se poate alege urmtoarele posibiliti: Avnd aplicaia Microsoft Access deschis se poate alege din meniul File opiunea Open sau se poate apsa pe pictograma existent n bara de meniul File

Se poate observa c i combinaia de taste Ctrl+O duc la deschiderea unei baz de date existente. Apare urmtoarea fereastr de dialog, n care precizai locul unde este fiierul ce trebuie deschis. Deschiderea bazei de date se poate realiza: Printr-un dublu clic pe numele bazei de date Printr-un clic efectuat pe butonul Open, dup ce fiierul dorit a fost selectat. De aici alegei calea unde se afl baza de date

Numele bazei de date

Tipul bazei de date

Dac avei deschis fereastra Explorer, atunci baza de date se poate deschide, printr-un dublu clic pe fiierul dorit.

Crearea unei baze de date nou - O baz de date nou, se poate deschide prin opiunea New din meniul File, sau printr-un clic pe simbolul din bara de instrumente

Se poate observa c i combinaia de taste Ctrl+N duc la deschiderea unei baz de date nou. - O alt posibilitate de creare a unei baze de date nou dac avei fereastra Explorer deschis, este: clic dreapta n directorul n care vrei s salvai baya de date i apoi alegerea opiunii New Microsoft Access Application.

Pentru a salva un fiier Access, se apeleaz la funcia Save din meniul File, sau se apas pe pictograma existent n bara de sub meniul File.

Se poate observa c i combinaia de taste Ctrl+S duc la salvarea unui fiier Access. Salvarea unei baz de date Atunci cnd ai ales crearea unei baz de date noi, pe ecran apare fereastra File New Database, n care vi se cere s precizai locaia noii baze de date, precum i numele acesteia. Calea unde va fi salvat noua baz de date Numele noii baze de date

Pentru a crea baza de date apsai butonul Create

Utilizarea funciei Help Dac ajutorul nu apare pe ecran el se poate activa prin apsarea tastei: Pe ecran va aprea un asistent. La cmpul Type your question here, n care formulm ntrebarea i apoi apsm butonul Search pentru a ncepe cutarea.

Asistentul se mai poate activa i prin apsarea tastei F1. Pentru a nchide asistentul se apas butonul X. Pentru a nchide asistentul apsai aici 6

nchiderea unei baze de date Pentru a nchide o baz de date, fr a nchide i aplicaia Access ce este necesar i pentru utilizri ulterioare, se utilizeaz urmtoarea comand: File Close

sau se apas butonul existent n colul din dreapta sus al bazei de date

Schimbarea modului de vizualizare Adugarea sau tergerea barelor de instrumente se obin prin deschiderea meniului View Toolbars. Doar prin simpla apsarea a mouse-ului se pot activa i alte bare de instrumente. Toate barele activate la un anumit moment sunt marcate (bifate), dar pentru a dezactiva una dintre ele este suficient s apsai o singur dat pe numele acesteia. Nu se recomand folosirea unui numr prea mare de bare de instrumente deoarece micoreaz spaiul dedicat lucrului cu baza de date.

2. Tabele
2.1. Operaiile principale

Crearea unui tabel cu diferite atribute Dup ce ai ales crearea unei baz de date noi i ai introdus noua denumire a bazei de date ct i locul unde va fi salvat, pe ecran apare fereastra bazei de date.

n aceast fereastr, n partea stng, avei afiat tot ce putei realiza ntr-o baz de date. Putei realiza tabele, rapoarte, formulare de introducere a datelor ntr-o tabel, ct i diferite interogri asupra unor tabele. Pentru a crea o tabel nou, va trebui s apsai butonul Tables i apoi dai dublu clic pe opiunea Creat table in Design view. Alegei aceast opiune pentru a v defini proprietile atributelor. n cazul celorlalte opiuni nu v putei stabili proprietile atributelor. Pe ecran va aprea o fereastr n care vei introduce atributele dorite, ct i proprietile acestora. S presupunem c dorim s crem tabela Baza. Pentru aceasta introducem atributele dorite cu proprietile acestora. Dup introducerea atributelor i a proprietilor aferente nchidei tabela. Pe ecran va aprea o caset de dialog, n care vi se va cere s precizai noua denumire a tabelei.

Acum tabela va arta n felul urmtor: n cadrul coloanei Field Name introducei atributele dorite n cadrul coloanei Data Type introducei proprietile atributelor Aceste proprieti le putei particulariza n partea de jos a ferestrei

Adugarea, tergerea, parcurgerea nregistrrilor ntr-o tabel Dup ce ai creat tabela putei introduce date n ea. Introducerea datelor, se poate realiza cu ajutorul unor formulare create pentru aceast tabel, sau pur i simplu prin selectarea tabelei dorite i apsarea butonului Open

Acum, pe ecran va aprea o fereastr ce v permite introducerea datelor:

Apsai acest buton pentru a v ntoarce la nregistrarea anterioar

Apsai acest buton pentru a trece la nregistrarea urmtoare

Apsai acest buton pentru a v deplasa pe ultima nregistrare a tabelei

n aceast fereastr introducei datele corespunztoare. n partea de jos a ferestrei, se afl un mic meniu, ce v permite s parcurgei nregistrrile tabelei, nainte, napoi i care v anun cte nregistrri conine tabela respectiv. Adugarea unui atribut nou unei tabele existente n timpul lucrului cu o tabel, dac realizai c mai avei nevoie de anumite atribute, pe care nu le-ai introdus cnd ai creat tabela, avei posibilitatea de a introduce atribute noi n tabel. Pentru acesta, va trebui s deschidei tabela n Design View. Acest lucru realizai prin selectarea tabelei n care dorii s introducei atribute noi i apoi prin apsarea butonului Design existent pe partea de sus a ferestrei bazei de date. Aceasta aciune, va deschide fereastra n care putei introduce noi atribute, cu proprietile acestora. Modificarea, tergerea datelor unei nregistrri i salvarea tabelei Dac dorii s tergei sau s modificai anumite date dintr-o tabel, va trebui s deschidei tabela asupra crei dorii s lucrai, apoi localizai nregistrarea dorit i modificai datele. Cnd ai terminat de modificat sau de ters anumite informaii, pentru a salva modificrile fcute, nchidei tabela. Microsoft Access v salveaz automat cea ce ai modificat. Pentru o mai mare siguran, putei apsa butonul Save, existent pe bara de instrumente a aplicaiei, sau putei apela funcia Save existent n meniul File. Dac dorii s tergei anumite nregistrri dintr-o tabel, va trebui s v poziionai pe nregistrarea dorit i apoi s dai clic dreapta pe celula existent n partea stng a tabelei. Din meniul derulant aprut alegei opiunea Delete Record.

Utilizarea comenzii Undo Atunci cnd ai introdus ceva greit, sau ai ters anumite date care credei c v mai trebuie, putei anula aceste modificri cu ajutorul comenzii Undo. Pentru a utiliza aceast comand va trebui s apsai butonul existent pe bara de instrumente, sau s apelai funcia Undo existent n meniul Edit.

Va trebui s fii foarte ateni cnd realizai anumite tergeri deoarece n unele cazuri nu putei folosi comanda Undo i atunci cea ce ai ters nu mai putei recupera.
tergerea unei tabele Putei terge o tabel prin apsarea butonului existent n partea de sus a ferestrei bazei de date, dup ce ai selectat tabela dorit, sau prin alegerea opiunii Delete din meniul aprut, dup ce ai dat clic dreapta pe tabela pe care dorii s tergei. Pe ecran va aprea o caset de dialog n care vi se cere confirmarea tergerii tabelei. Pentru a terge tabela definitiv apsai butonul Yes, pentru a renuna la tergere apsai butonul No.

2.2.

Definirea cheilor unei tabele

n tabelele coninnd multe date, cutarea informaiilor se face mai uor dac nregistrrile sunt ordonate. Ordonarea se face cu ajutorul indecilor. Construirea unui index se face dup o anumit cheie, dup care se ordoneaz cresctor sau descresctor nregistrrile din tabel. Cheie = un ansamblu minim de cmpuri dup care se identific o nregistrare dintr-un tabel. Cheia unui tabel = un ansamblu minim de cmpuri care identific n mod unic o nregistrare dintr-un tabel. Cheia poate fi format dintr-un cmp (simpl) sau mai multe cmpuri (compus). Cheie simpl = format dintr-un singur cmp Cheie compus = format din mai multe cmpuri La un moment dat, ntr-un tabel, e posibil ca mai multe chei s poat identifica n mod unic o nregistrare. Aceste combinaii se numesc Chei candidate. Dintre cheile candidate se alege o combinaie care se folosete efectiv. Aceasta combinaie se numete Cheie primar. Definirea cheii primare a unei tabele Atunci cnd creai o tabel, trebuie s stabilii cheia primar a tabelei. Se selecioneaz tabela se apas butonul Design View / Vizualizare Proiect (se deschide fereastra ce permite adugarea de cmpuri) Cheia primar a unei tabele se stabilete cu ajutorul comenzii Primary Key din meniul Edit. Va trebui s apelai aceast funcie, dup ce ai selectat cmpul sau cmpurile care dorii s fie cheia primar a tabelei. (Sau dup selecie se d clic dreapta (apare un meniu derulant) se alege funcia Primary Key / Cheie Primar) Dac cheia noastr primar este format din mai multe cmpuri, selectarea acestora se poate realiza innd apsat tasta Shift. Crearea unui index Crearea unui index se realizeaz tot n fereastra n care adugai noi atribute tabelei. Pentru a aduga un index unui cmp, va trebui s selectai cmpul respectiv i apoi n partea de proprieti a acestui atribut, n dreptul cmpului Indexed, alegei opiunea Yes. Dac alegei opiunea Yes (no Duplicates), atunci n cmpul respectiv nu putei introduce dou nregistrri cu aceeai valoare.

10

Pentru a crea un index asupra cmpului selectat alegei opiunea Ye

2.3.

Structura unui tabel

Schimbarea proprietilor unui atribut

Atunci cnd ai creat o tabel cu diferite atribute, ai dat acestor atribute diferite proprieti, dac la un moment dat aceste proprieti nu vi se mai par satisfctoare le putei modifica n fereastr tabelei. Deschidei aceast fereastr (cu ajutorul butonului Design) i selectai atributul cruia i dorii s modificai proprietile i apoi n partea de jos a ferestrei alegei proprietile dorite.

n aceste cmpuri v putei alege proprietile dorite

Un lucru foarte important, atunci cnd modificai proprietile unui atribut, este s nu alegei o dimensiune mai mic pentru aceste proprieti, deoarece exist pericolul s pierdei date importante. Crearea unei reguli de validare Atunci cnd introducei anumite date, pentru a nu introduce date eronate putei defini reguli de validare asupra cmpurilor, reguli ce nu permit s fie introduse date necorespunztoare. O regul de validare se creeaz n fereastra tabelei asupra atributului selectat. Va trebui modificai proprietatea corespunztoare cmpului Validation Rule. S presupunem c n cmpul CNP al entitii Baza s fie introduse numere mai mari de 100. Pentru acesta selectm atributul CNP i n cmpul Validation Rules apsai butonul din dreapta . Acesta va deschide fereastra Expression Builder n care v putei crea propriile reguli de validare. n aceast fereastr putei crea diferite reguli de validare folosind diferite funcii sau diferii operatori. Din cadrul funciilor predefinite, putei folosi funcii pentru a crea reguli de validare asupra diferitelor atribute (dat, matematice, text). Pentru a va construi diferite reguli de validare, putei folosi i butoanele existente sub cmpul de editare a regulii de validare. Dup introducerea regulii de validare apsai butonul OK. Dac introducei date greite dorii s fie afiat un text de atenionare. Acest text, l introducei n cmpul Validation Text.

11

Atunci cnd n tabel vei introduce date care nu corespund regulii de validare, aplicaia va afia pe ecran o caset de dialog n care vi se va atrage atenia c ai introdus date greite i vi se va comunica cea ce ai introdus n cmpul Validation Text.

Setarea proprietii Regul de validare Setarea proprietii Text de validare <>0 0 or >100 <#1/1/2000# >=#1/1/2000# and <#1/1/2001# Introducei o valoare diferit de zero. Valoarea trebuie s fie 0 sau peste 100. Introducei o dat anterioar anului 2000. Data trebuie s fie n anul 2000.

Schimbarea dimensiunii unei coloane ntr-o tabel Dac denumirea atributelor sunt foarte mari, putei modifica limea coloanelor, prin alegerea funciei Column Width din meniul Format. Aceast funcie o putei apela, numai dac ai deschis tabela dorit cu ajutorul butonului Open.

Aceast funcie, va deschide o fereastr, n care vi se va cere s introducei dimensiunea dorit.

Acelai lucru putei realiza i cu ajutorul mouse-ului. Mutarea unei coloane ntr-o tabel Dac dorii s schimbai ordinea atributelor ntr-o tabel, va trebui s deschidei fereastra tabelei, apsnd butonul Open. n aceast fereastr, cu ajutorul mouse-ului, tragei de atributul pe care dorii s l mutai i punei-l acolo unde dorii.

2.4.

Legturile unei tabele

Crearea unei legturi ntre dou tabele Dac avei mai multe tabele, ntre care dorii s creai anumite legturi, va trebui s apelai funcia Reletionships din meniul Tools. Pe ecran va a prea fereastra Show Table, din care va trebui s alegei tabelele ntre care dorii s creai legtura. Selectai tabela dorit i apoi apsai butonul Add. Facei acest lucru pe rnd cu toate tabelele dorite. Pe ecran, n fereastra Relationships, vor aprea tabelele pe care dorii s le legai.

12

Acum, din meniul Relationships va trebui s apelai funcia Edit Relationships, pentru a defini legtura dintre cele dou tabele. Pe ecran va aprea fereastra Edit Relationships.

Pentru a crea o legtur, apsai butonul Creat New. Acesta va deschide o nou fereastr, n care v alegei tabelele pe care dorii s le legai ct i atributul dup care vei realiza legtura.

Dup ce ai ales atributele, dup care dorii s realizai legtura, apsai butonul OK pentru a v rentoarce la fereastra precedent, n care v putei defini i restriciile asupra legturii. Selectai csua corespunztoare Enforce Referential Integrity pentru a putea defini restricii asupra legturii nou create

Se obsearv tipul legturii: unul la mai muli

Dup definirea legturilor i a restriciilor referitoare la aceste legturi, pentru a crea legtura apsai butonul Create. Pe ecran n fereastra Relationships va aprea legtura noua creat.

Un lucru deosebit de important de care trebuie inut seama este faptul c nu putei crea legturi ntre dou tabele dup orice cmpuri ci numai dup acele cmpuri care ntr- o tabel sunt cheie primar i n cealalt tabel reprezint cheie extern. Cele dou cmpuri dup care se face legturatrebuie s fie de acelai tip.

13

Restriciile referitoare la relaiile ntre tabele 1. Enforce Referential Integrity / Impunere Integritate Referenial Impunerea integritii refereniale poate fi bifat numai dac: - Cmpul din tabelul primar e definit cheie primar. - Cmpurile puse n coresponden au acelai tip (excepie face cmpul de tip Autonumber / AutoNumerotare care se poate asocia cu un cmp de tip number Long Integer / ntreg Lung). - Tabelele sunt memorate n aceeai baz de date. Aceasta integritate asigur urmtoarele verificri: - In cmpul cheie strin (extern) pot fi introduse numai valorile cheii primare din tabelul primar, ns se permite introducerea unei valori nule pentru cheia strin, ceea ce interpreteaz respectiv nregistrare ca fiind neasociat. - Dac se introduce o valoare diferit de a cheii primare se declaneaz o eroare. 2. Cascade Delete / tergere n cascad cmpuri corelate Dac unui articol/nregistrri din tabelul primar i corespund mai multe articole n tabelul asociat, atunci nu se poate terge sau modifica articolul respectiv; se afieaz o fereastr de eroare care poate fi abrogat, ceea ce permite tergerea n cascad a articolelor asociate. 3. Cascade Update / Actualizare n cascad cmpuri corelate In cazul relaiei unu la mai mul i ntre tabele nu se poate modifica valoarea cheii primare a tabelului primar asociat cu un alt tabel fr a se genera o eroare care poate fi abrogat permind modificarea cheii primare i n acelai timp actualizarea aceleiai valori n tabelul asociat, pentru bifarea acestei reguli. Pentru cmpurile de tip Autonumber / AutoNumerotare nu se pot face n nici un fel modificri valorilor generate de program.

tergerea legturilor ntre dou tabele Dac dorii s tergei o legtur creat va trebui s dai un clic dreapta pe legtura pe care dorii s o tergei i apoi din meniul derulant aprut alegei opiunea Delete.

Pe ecran va aprea o caset de dialog care v cere confirmarea tergerii legturii. n cazul n care nu mai dorii s tergei legtura respectiv apsai butonul No. Pentru a terge legtura definitiv apsai butonul Yes.

14

3. Formulare
Crearea i salvarea unui formular existent n Pentru a crea un formular nou va trebui s apsai butonul Forms partea stng a ferestrei baze de date i apoi s alegei opiunea Create by using wizard, dup care va trebui s parcurgei paii necesari pentru a crea formularul dorit. 1 alegei tabela creia dorii s i creai formularul i atributele pe care dorii s le conin formularul. Din meniul derulant Tables/Queries alegei tabela dorit Din acest cmp v putei alege cmpurile pe care dorii s le introducei n form Pentru a introduce toate cmpurile apsai butonul Pentru a trece la etapa urmtoare apsai butonul Next

2 n aceast etap v putei alege modul n care s fie afiate atributele n formular.

Pentru a trece la etapa urmtoare apsai butonul Next

3 acum v putei alege din stilurile predefinite stilul pe care dorii s l conin formularul. Pentru a trece la etapa urmtoare apsai butonul Next

4 aceasta este etapa final, n care v alegei numele dorit pentru formular i dac dorii s introducei date n tabel cu ajutorul formularului.

Pentru a crea forma apsai butonul Finish

15

Pentru a salva o form dup ce ai creat-o putei alege apsarea butonului existent pe bara de instrumente sau apelarea funciei Save din meniul File ct i prin apsarea tastelor Ctrl+S. Utilizarea unei formulare pentru a introduce i modifica date ntr-o tabel Avnd deschis forma, putei introduce i modifica date n tabela corespunztoare formularului. Pentru a introduce date n tabel cu ajutorul formularului, va trebui s apsai butonul existent n partea de jos a formularului. Acesta v va poziiona pe o nou nregistrare i acum putei introduce noile date.

Cu ajutorul cursorului v poziionai n cmpurile de editare i introducei datele corespunztoare noii nregistrri. Se observ c acum tabela conine 4 nregistrri. Dup ce ai introdus datele corespunztoare noii nregistrri, putei introduce o nregistrare nou parcurgnd aceiai pai. S presupunem c am introdus o nregistrare cu CNP=55. Dup nchiderea i redeschiderea formularei tabela a fost actualizat astfel nct acum nregistrarea introdus anterior apare prima n tabel deoarece tabela este sortat n mod cresctor dup CNP.

Modificarea datelor n tabel, se face asemntor cu modul de introducere a datelor, dar acum va trebui s v poziionai pe nregistrarea dorit cu ajutorul mouse-ului i apoi modificai datele corespunztoare. n cazul noi nregistrri introduse, vrem s nlocuim prenumele Ion cu Vasile. Pentru aceasta ne poziionm pe nregistrare i apoi n dreptul atributului prenume introducem noul prenume. Dup realizarea modificrilor dorite, prin nchiderea formularului modificrile vor fi actualizate n tabel

Parcurgerea nregistrrilor utiliznd formularele Cu ajutorul formularelor putei parcurge toate nregistrrile unei tabele. Acest lucru l putei realiza cu ajutorul butoanelor existente n partea de jos a formularului. Pentru a aduga o nregistrar e nou apsai butonul

Pentru a v poziiona pe prima nregistrare a tabelei apsai butonul

Dac vrei s v rentoarcei la nregistrarea anterioar apsai butonul

Pentru a Pentru a v trece la poziiona pe nregistrarea ultima urmtoare nregistrare apsai a tabelei butonul apsai butonul

16

Adugarea i modificarea textului n antet i subsol Pentru a aduga un text sau o imagine n antetul sau subsolul unei formular este necesar s deschidei formularul prin apsarea butonului Designe . Pe ecran va aprea constructorul de formulare n care putei modifica ceea ce dorii.

Pe ecran va aprea i o bar de instrumente corespunztoare constructorului de formulare, prin intermediul creia putei realiza diferite modificri n formular. Pentru a introduce un text n antet sau n subsol va trebui cu ajutorul mouse-ului s tragei de antet sau subsol i apoi n spaiul creat introducei textul dorit. Pentru a putea introduce un text n antet sau subsol va trebui s apsai butonul de pe bara de instrumente. Dup apsarea acestui buton selectai n antet locul unde dorii s fie poziionat textul i apoi introducei textul dorit.

Dup introducerea textului salvai forma i pentru a vedea modificrile fcute deschidei forma apsnd butonul Open.

Asemntor putei modifica i subsolul formularului, sau mai putei introduce diferite imagini n antet sau subsol cu ajutorul comenzii Insert-Picture. tergerea unui formular Putei terge un formular prin apsarea butonului existent n partea de sus a ferestrei bazei de date dup ce ai selectat formularul dorit sau prin alegerea opiunii Delete din meniul aprut dup ce ai dat clic dreapta pe formularul pe care dorii s l tergei. Putei selecta formularul pe care l dorii s l tergei i apoi s apsai butonul Delete existent pe tastatur. Pe ecran va aprea o caset de dialog n care vi se va cere confirmarea tergerii formularului. Pentru terge formularul definitiv apsai butonul Yes, pentru a renuna la tergere apsai butonul No.

17

Salvarea i nchiderea formularului Microsoft Access v salveaz automat cea ce ai modificat. Pentru o mai mare siguran putei apsa butonul Save existent pe bara de instrumente a aplicaiei, sau putei apela funcia Save existent n meniul File. nchiderea unui formular se realizeaz prin apsarea butonului din partea dreapt a formularului sau prin opiunea Close existent n meniul File.

4. Prelucrarea datelor
4.1. Operaii de cutare i filtrare

Folosirea funciei de cutare, pentru gsirea unei nregistrri 0 tabel poate conine foarte multe date astfel nct gsirea unei anumite informaii poate fi foarte dificil. Pentru a gsi dateIe ntr-o tabel, ct mai rapid, Microsoft Access v pune la dispoziie funcia Find. Aceasta functie se gaseste in meniul Edit sau o putei activa prin apasarea tastelor Ctrl+F. Dac dorii s realizai cutarea doar n cadrul unui cmp, atunci, nainte de a apela functia Find va trebui s selectai cmpul respectiv, n caz contrar cutarea se poate realiza n toat tabela. Pe ecran va aprea fereastra Find and Replace:

n cmpul Find What introducei ceea ce dorii s cutai. Din cmpul derulant Look in alegei unde dorii s se realizeze cutarea Cutarea se va realiza asupra tuturor nregistrrilor Atunci cnd a fost gsit o nregistrare corespunztoare, cutarea este oprit i cmpul respectiv apare selectat. Pentru a continua cutarea, va trebui s apasai din nou butonul Find Next. Aplicarea unui filtru asupra tabelei O alt modalitate de regsire a anumitor date ntr-o tabel, este prin intermediul crerii unui filtru asupra tabelei. Microsoft Access va pune la dispoziie urmtoarele tipuri de filtre: - Filter by form aceasta este o tehnic ce utilizeaz datele curente i n care v putei alege ceea ce dorii s cutai. - Filter For Imput aceast tehnic realizeaz filtrarea datelor cu ajutorul unei expresii pe care o construii. - Filter By Selection aceast tehnic filtreaz o anumit tabel n funcie de nregistrrile selectate. - Advanced Filter reprezint un mod de filtrare complex. Acesta va deschide o fereastr n care v creai diferite opiuni de filtrare. Cu ajutorul acestui filtru putei cuta nregistrri ce ndeplinesc mai multe criterii, caut nregistrri care ndeplinesc anumite condiii construite sub forma unor expresii. Dup ce ai deschis tabela creia dorii s i aplicai un filtru din meniul Records al aplicaiei alegei tipul de filtrare dorit.

18

Dup crearea filtrului dorit pentru a-l aplica asupra tabelei alegei din meniul Records funcia Apply filter sau apsai butonul existent pe bara de instrumente a aplicaiei. Atunci cnd nchidei tabela, filtrul creat este salvat odat cu acesta, dac alegei s salvai modificrile fcute, astfel nct data viitoare cnd vei deschide tabelul dac vei dori vei putea aplica din nou filtrul respectiv. tergerea unui filtru Pentru a terge un filtru creat va trebui s apelai din meniul Records funcia Remove Filter. Exemplu: Fie tabela urmtoare:

Pentru a afia doar medicamentele care sunt produse de SC Prima SRL i care au pretul>3 se stabilesc criteriile urmtoare:

dup care se alege Records->Apply Filter/Sort.

4.2.

Interogarea bazei de date

Interogrile reprezint modaliti de selecie i afiare a informaie din unul sau mai multe surse (tabele sau alte interogri), formulate cu ajutorul unor condiii logice. Crearea unei interogri (query) Pentru a defini o interogare de selecie selectm opiunea Queries din fereastra Database, apoi butonul Create query in design view. Ca efect, va aprea o fereastra, din care selectm consecutiv (n orice ordine) tabelele necesare i pentru fiecare acionm butonul Add. Dup selectarea tabelelor/ interogrilor acionm butonul Close. Odata adaugat un table n fereastra interogarii se vor alege cmpurile care se doresc a fi afiate i se stabilesc criteriile pe care trebuie s le stabileasc datele (condiiile de selecie). Condiiile de selecie sunt expresii logice care vor fi verificate pentru ca articolele fiierelor surs s fie trecute n fiierul virtual rezultat al interogrii. Operatorii folosii sunt cei de comparare: < (mai mic),<= (mai mic sau egal),> (mai mare), >= (mai mare sau egal),<> (diferit), = (egal) i / sau cei logici: And (i logic) i Or (sau logic). O interogare se poate crea asupra unei tabele sau asupra mai multor tabele n funcie de anumite criterii. S presupunem c din tabela Baza dorim s vizualizm acele nregistrri pentru care CNP este mai mare de 100. Pentru aceasta, n constructorul de interogri, alegem cmpurile pe

19

care dorim si conin interogarea i n dreptul cmpului CNP introducem restricia respectiv.

Din cmpul derulant Fields alegei cmpurile pe care le dorii s le conin interogarea, din cmpul Table alegei tabela corespunztoare. Dac dorii ca datele s fie sortate cresctor sau descresctor din cmpul Sort alegei una din opiunile Ascending sau Descending. n cmpul Show selectai csua dac dorii ca acest cmp s apar n interogare sau nu. n cmpul Criteria v putei defini propriile restricii. Acestea pot fi de genul: mai mare dect o anumit valoare (>x), mai mare sau egal, mai mic, mai mic sau egal dect o valoare, putei alege i opiunea egal cu o valoare sau diferit de o valoare (<>). Putei crea i expresii logice folosind operatorii logici And i Or. Operator < <= = >= Semnificatie Mai mic Mai mis sau egal Egal Mai mare sau egal Expresie introdusa in celula Criteria <1200.45 <=Date( )-10 =13 =Date( ) >=popescu Valorile selectate Nr. mai mici decat 1200.45 Cu cel putin 10 zile in urma Nr. egale cu 13 Data actuala Mult. valorilor de la popescu pana la sfarsitul alfabetului Mult. valorilor care incep cu N pana la sfarsitul alfabetului Nr. mai mari decat 123 Nr. diferite de 3 Mult. valorilor dif de USA Nr din intervalul [5,10] Zile calendaristice intre 1 dec 2002 si 31 dec 2002 Nr mai mari decat 77 sau mai mici decat 55 Nr dif de 55

>=N

> <> sau Not

Mai mare Diferit

>123 <> 3 Not USA >=5 AND<=10 >=#12/1/02# AND<=#12/31/02# >77 Or<55 Not 55

And

Conjunctia logica ( si )

Or Not

Disjunctie logica (sau) Negatie logica

Dup salvarea i nchiderea interogrii deschidei aceast interogare cu ajutorul butonului Open. Interogarea va conine numai acele nregistrri care corespund restriciei create i anume au CNP mai mare dect 100.

20

Exemple: Considerm tabela surs de mai jos:

1. Dorim s afim toate persoanele care au vrsta cuprins ntre 30 i 40 de ani i care au studii universitare:

Operatorul And este aplicat la nivel de cmp (>=30 And <=40) i ntre cmpuri (condiiile puse asupra cmpurilor Vrsta i Nivel studii sunt pe aceeai linie). 2. Dorim s afim toate persoanele care nu au vrsta cuprins ntre 40 i 50 de ani sau care au studii Liceale:

Operatorul Or este aplicat la nivel de cmp (<=40 Or >=50) i ntre cmpuri (condiiile puse asupra cmpurilor Vrsta i Nivel studii sunt pe linii diferite). 3. Pentru selectarea unor submulimi de valori se pot utiliza caracterele de nlocuire: "*" - nlocuiete un grup de caractere i "?" - nlocuiete un caracter. Dorim s afim persoanele care au telefon fix n reeaua RDS:

Cuvntul Like este asociat automat de sistem la folosirea acestor caractere de nlocuire. De asemenea, ntr-o interogare putem utiliza condiiile IS NULL i IS NOT NULL cu semnificaia de valori vide, respectiv nevide ntr-o coloan. Dac dorim afiarea persoanelor care nu au adres de email:

21

Interogri de sortare a nregistrrilor Dup ce am definit condiiile de selecie, putem stabili condiii de sortare pentru unul sau mai multe cmpuri. De exemplu, pentru afiarea persoanelor n ordine alfabetic executm clic n rndul Sort al casetei, n dreptul cmpului Nume i din lista derulant alegem opiunea Ascending.

Modificarea unei interogri Dac dorii, putei modifica o interogare. Putei aduga att restricii noi, ct i tabele noi. Pentru a efectua operaiunea dorit, selectai interogarea dorit i apoi apsai butonul Designe. Pe ecran va aprea constructorul de interogri. Pentru a aduga o tabel nou interogrii, selectai din meniul Query opiunea Show Table., ce va afia pe ecran fereastra din care v putei alege tabela dorit.

Legtura ntre tabele apare aici dac ea a fost definit anterior cu ajutorul comenzii Edit Relationship, dac nu, putei lucra cu tabela fr a avea definite legturile ntre ele. Pentru acesta, va trebui s introducei i tabela Copil, s alegei atributul nume i apoi s punei condiia n dreptul cmpului Criteria. Aceast interogare va afia acele persoane care au CNP>100 i copil cu numele. Rularea unei interogri Dup ce ai creat o interogare, pentru a vedea rezultatele acesteia, va trebui s rulai interogarea. Rularea unei interogri, se realizeaz din meniul Query apelnd funcia Run, sau apsnd butonul corespunztor existent pe bara de instrumente.

Nu uitai c pentru apute rula o interogare, prin opiuni, acesta trebuie s fie deschis cu

22

ajutorul constructorului de interogri, prin apsarea butonului Salvarea, nchiderea i tergerea unei interogri

Design.

Atunci cnd creai o interogare cu ajutorul constructorului de interogri, pentru a salva interogarea, putei apela din meniul File funcia Save, sau putei apsa butonul corespunztor existent pa bara de instrumente sau putei apsa simultan tastele Ctrl+S. Pe ecran va aprea fereastra Save As n care introducei numele dorit pentru interogare.

Pentru a nchide o interogare putei alege una din urmtoarele opiuni: putei apsa butonul Close. existent n partea dreapt a ferestrei, sau putei apela din meniul File funcia Close Putei terge interogarea prin apsarea butonului existent n partea de sus a ferestrei bazei de date, dup ce ai selectat interogarea dorit sau prin alegerea opiunii Delete din meniul aprut, dup ce ai dat clic dreapta pe interogarea pe care o dorii s tergei. Putei selecta interogarea pe care dorii s o tergei i apoi s apsai butonul Delete existent pe tastatur. Pe ecran va aprea o caset de dialog n care vi se va cere confirmarea tergerii interogrii. Pentru a terge interogarea definitiv, apsai butonul Yes, pentru a renuna la tergere, apsai butonul No.

4.3.

Sortarea nregistrrilor

Pentru a regsi datele mai uor n cadrul unei tabele sau a unei interogri putei reliza sortarea datelor cresctoare sau descresctoare. Pentru a sorta un anumit atribut al unei tabele n ordine cresctoare sau descresctoare, va trebui s selectai atributul dorit i apoi putei alege una din urmtoarele trei posibiliti. 1. Din meniul Records apelai funcia Sort.

2.

Apsai una din butoanele existente pe bara de instrumente a aplicaiei,

pentru a

sorta atributul respectiv n ordine cresctoare sau pentru a sorta atributul respectiv n ordine descresctoare. 3. Dai clic dreapta pe atributul selectat i din meniul derulant aprut alegei tipul de sortare dorit.

23

5. Rapoarte
Produsul final al aplicaiilor de baze de date este un raport. n Microsoft Access, raportul este un tip de formular continuu, destinat n mod special tipririi. 5.1. Lucrul cu rapoartele Crearea unui raport In fereastra bazei de date se d clic pe butonul Reports / Rapoarte apoi opiunea Create report by using wizard / Creare raport utiliznd expertul. . Se alege

Se parcurg 7 pai necesari crerii formularului, cu Next / Urmtorul de la un pas la altul: Pas 1 se alege tabela sau interogarea pentru care crem raportul din lista derulant Tables Queries /Tabele Interogri i cmpurile ce vor fi coninute n raport cu > sau >> n partea Selected Fields / Cmpuri selectate;

Pas 2 se alege modul n care va fi structurat raportul;

Pas 3 se pot grupa dup un anumit cmp, datele din tabel sau din interogare. Pentru aceasta se alege cmpul i se apas >. Pot fi alese mai multe niveluri de grupare;

24

Pas 4 se stabilete dac datele vor fi sortate dup un anumit cmp i modul cum se face sortarea, n interiorul unei grupri; pentru aceasta se alege din lista derulant cmpul dup care se dorete sortarea n interiorul grupului;

Pas 5 - se alege modul n care vor fi reprezentate datele n raport i orientarea paginii ( Portrait / Landscape Tip portret / Tip vedere);

Pas 6 se aleg stilurile predefinite pe care se dorete s le conin raportul dintre cele puse la dispoziie de programul Access. Fiecare stil se vizualizeaz selectnd n partea dreapt, iar n stnga se vizualizeaz;

25

Pas 7 se alege numele raportului, implicit este acelai cu numele tabelului dup care a fost fcut, apoi se apas butonul Finish / Final.

Pe ecran va aprea fereastra raportului, n care se vor vizualiza datele corespunztoare raportului creat.

Adugarea i modificarea antetului i subsolului unui raport Se deschide raportul dorit cu butonul Design / Proiect. Va aprea fereastra constructorului de rapoarte i se observ c raportul are mai multe seciuni, i anume: - Seciunea de detalii, unde sunt puse butoanele text (TextBox / Caset text) ce conin datele din tabel, seciunea de antet de pagin i antet de raport ce conin diverse etichete (Label / Eticheta - Aa) pentru titlu i numele coloanelor. - Seciunea de subsol de pagin sau de raport, ce poate conine numrul de pagin sau alte etichete.

Aceste controale (butoane text, etichete, imagini) pot fi redimensionate selectndu-se cu un clic (pentru a selecta mai multe se ine tasta Shift apsat). Vor aprea ncadrate de opt ptratele, iar cnd mouse-ul ia forma sgeii pot fi redimensionate. Pentru mutare, cursorul ia forma unei mini i se poate trage controlul n alt loc.

26

Din bara de instrumente a ferestrei se pot face modificri n raport. Pentru a introduce text n antetul sau subsolul raportului, se trage cu mouse-ul de marginile antetului i subsolului i se introduce o etichet (Aa) n care se scrie textul (se apas butonul Aa, apoi se selecteaz n antet/subsol, locul n care se va introduce textul.) In antet i subsol se mai pot introduce i imagini: Insert Picture / Inserare Imagine, sau selectnd din caseta Toolbox / Caseta de instrumente butonul Images / Imagini, dup care se deshide o fereastr n care se cere numele i calea pentru fiierul imagine. Data curent poate fi introdus din Insert Date/Time / Inserare Dat/Or. Tot n subsolul unui raport sau n subsolul unei grupri se pot pune butoane text n care se pot face anumite calcule (sume, medii, contorizri) cu datele dintr-un cmp. De exemplu, dac avem un cmp [VALOARE] cu valorile produselor vndute putem calcula totalul dac introducem un control TextBox / Caset text n care n prima csu scriem TOTAL, iar n cea de a doua scriem formula Sum([VALOARE]). Se salveaz noul raport. Se deschide cu Open / Deschidere i se pot vedea astfel modificrile fcute. Salvarea, tergerea, nchiderea unui raport Salvarea (Access salveaz automat ceea ce a i modificat). Pentru siguran ns se poate face: - File Save / Fiier Salvare, sau - Butonul de pe bara de instrumente nchiderea: - File Close / Fiier nchidere, sau - Butonul din partea de sus, stnga a ferestrei

tergerea: se selecteaz raportul, de pe bara de instrumente, sau - Butonul de tergere - Clic dreapta, se alege opiunea Delete / tergere din meniul derulant, sau - Tasta Delete de pe tastatur O caset de dialog va cere confirmarea tergerii interogrii.

5.2. Gruparea datelor dup diferite atribute 1) Se poate opta pentru un alt mod de grupare a datelor dect cel ales la construcia raportului, deschiznd raportul dorit n Design View / Vizualizare Proiect apoi din meniul View / Vizualizare comanda Sorting and Grouping / Sortare si grupare se deschide o fereastr n care la Fields / Cmpuri se poate alege un cmp dup care s se fac gruparea, iar la Sort / Sortare ordinea de grupare. Se pot introduce mai multe niveluri de grupare pentru fiecare linie a coloanei Fields / Cmpuri

27

2) Se intr n constructorul de meniuri clic dreapta, se selecteaz opiunea Sorting and Grouping / Sortare i grupare din meniul derulant. Apare fereastra Sorting and Grouping / Sortare i grupare. Aici se allege cum se dorete gruparea datelor, dup ce cmpuri, modul de sortare a datelor. In Field Expression / Cmp Expresie se alege cmpul dup care se grupeaz datele. In Sort Order se alege cum se face sortarea: Ascending sau Descending. In Group Properties / Proprietti grup sunt opiunile referitoare la gruparea datelor. 5.3. Tiprirea la imprimant a rezultatelor Vizualizarea unui raport, formular sau tabel nainte de imprimare se face cu: - File Print Preview / Fiier Vizualizare nainte de imprimare, sau - Butonul de pe bara de instrumente In vederea imprimrii, exist multe opiuni referitoare la setarea paginii. Ele se gsesc n File Page Setup /Fiier Iniializare pagin.

In fereastra ce se deschide se pot alege: - din meniul Orientation / Orientare: orientarea paginii Portrait (pe lung) sau Landscape (pe lat) - din meniul Paper Size / Dimensiune hrtie: dimensiunea paginii (A4, Letter, Legal, Executive, etc) - setarea marginilor paginii cu meniul Margins / Margini Pentru a imprima numai datele din raport, nu i imaginile sau etichetele, se selecteaz Print Data Only /Imprimare numai date.

Imprimarea unei pagini, a nregistrrilor selectate sau a ntregii tabele - se deschide tabela - se selecteaz nregistrrile dorite - se alege File Print / Fiier Imprimare

28

In fereastra Print se alege imprimanta (Name / Nume), se determin cte nregistrri se vor imprima (Print Range / Interval de imprimare), numrul de copii (Copies / Copii), dac imprimarea se face la imprimant sau ntr-un fiier. In mod similar se pot imprima datele dintr-un tabel, cu ajutorul unei forme create pentru introducerea datelor n tabel. Se mai poate opta pentru imprimarea datelor din diferite interogri sau rapoarte. Se pot imprima doar anumite nregistrri, prin selectarea acestora cu opiunea Selected Record(s) / nregistrri selectate din fereastra Print / Imprimare.

29