Relaii publice sectoriale

Tema seminar 2 (Redactare i coresponden n RPS)

Fragment din REDACTARE I CORESPONDEN (Nina Vrgolici)

Circulaia corespondenei Circulaiei corespondenei, att n interiorul unei instituii, ct i n afara ei, i se acord o atenie deosebit, tocmai datorit importanei pe care o reprezint scrisorile pentru orice instituie. Scrisoarea poate circula astfel: n plic nchis, sigilat i transmis prin pot sau curier; transmis ca atare prin intermediul curierului sau predat-preluat personal. Nu este sigilat n plic (se exclud din aceast categoriile scrisorile cu regim special de confidenialitate); scrisoarea depus la serviciul de registratur sau secretariat al destinatarului i primirea unui bon cu numrul de nregistrare. Se utilizeaz frecvent n modul de lucru al autoritilor publice cu cetenii; transmis prin intermediul unei alte persoane ca mesager personal (situaie distinct de curierat). De ex., mesajele ntre efi de state se transmit prin intermediul Ministerului Afacerilor Externe. Corespondena primit Sistemul de nregistrare a corespondenei, organizarea circulaiei corespondenei ntr-o unitate este impus de necesitatea cunoaterii n orice moment a locului unde se gsesc documentele, a persoanelor care le dein, precum i a modului de rezolvare a lor. n acest scop, se folosesc: registrele i fiele de coresponden (se nregistreaz att corespondena primit ct i cea expediat) ofer informaii cu privirea la identificarea, coninutul, micarea i destinaia actelor i documentelor; dosarele, clasoarele i bibliorafturile n care se pstreaz i se claseaz actele, mpreun cu corespondena compartimentelor funcionale implicate; condicile de expediere i distribuire a corespondenei; borderourile de expediie a corespondenei. Corespondena ptrunde ntr-o instituie prin Registratur sau n cazul firmelor mici prin secretariat. La Registratur au loc urmtoarele operaii:

Relaii publice sectoriale

Tema seminar 2 (Redactare i coresponden n RPS)

verificarea corespondenei primite pentru a se vedea dac scrisorile au fost bine ndrumate pe numele i adresa unitii respective; deschiderea plicurilor (plicurile pe care scrie ,,personal, ,,confidenial nu se deschid; plicurile nu se arunc, ci se prind mpreun cu scrisoarea n urmtoarele situaii: - dac scrisoarea nu conine adresa expeditorului, dar aceasta figureaz pe plic; - dac adresa expeditorului de pe plic nu este identic cu cea din scrisoare; - dac semnturile nu sunt citee, dar numele expeditorului figureaz pe plic; - dac timpul scurs ntre data sosirii i data expedierii este prea mare, pentru a se putea constata dac vina este a potei sau a expeditorului; - dac o anex lipsete; - dac scrisoarea conine o ofert sau un acord pentru care data potei este un punct de plecare sau pentru care exist o dat limit; - dac scrisoarea a fost greit adresat, ntruct plicul justific ntrzierea rspunsului, n cazul n care scrisoarea a ajuns la destinatar cu ntrziere. sortarea corespondenei; nregistrarea i datarea corespondenei; ntocmirea unei condici interne de distribuie; predarea corespondenei la departamente, iar cele pentru conducere sunt predate secretarei (asistentei manager). La primirea corespondenei, secretara semneaz n condica de expediie, verific corespondena, o sorteaz (scrisori care necesit atenia conducerii i scrisori care necesit atenia secretarei) Scrisorile sunt introduse apoi, n ordinea urgenei, n mapa de coresponden pentru conducere. Conducerea va nota pe fiecare document o rezoluie (persoana sau departamentul care l va primi spre rezolvare, termenul i eventual modalitatea de rezolvare). Dup ce primete corespondena de la conducere (cu rezoluia pe ea), secretara o nregistreaz ntr-un caiet (condic) i o va repartiza apoi persoanelor sau departamentelor pe baz de semntur.

Relaii publice sectoriale

Tema seminar 2 (Redactare i coresponden n RPS)

Dac una din scrisorile primite conine un numr de probleme ce necesit atenia mai multor departamente sau persoane, se va proceda n aa fel nct fiecare departament /persoan s fie pus la curent cu problema ce l privete. Exist cteva modaliti de a face acest lucru : se ataeaz la scrisoare o noti n care sunt enumerate toate departamentele interesate i apoi scrisoarea este trimis pe rnd la toate acestea; pe msur ce fiecare din ele i ndeplinete sarcina, i bifeaz numele pe noti i o trimite mai departe; scrisoarea se distribuie departamentului care se ocup de majoritatea problemelor cuprinse n ea, revenindu-i apoi sarcina de a o trimite mai departe celorlalte departamente; se fac copii i se trimite cte una fiecrui departament interesat. Aceast modalitate este cea mai indicat (scrisoarea original rmne la secretariat), cu condiia ca soluionarea problemelor s fie coordonat. Corespondena expediat de o instituie cuprinde rspunsuri la scrisorile primite sau scrisori care iniiaz un ciclu de coresponden cu alte uniti (scrisori ,,iniiale sau din ,,oficiu). Scrisorile de rspuns se redacteaz, fie de secretar, urmnd indicaiile conducerii, fie de cel cruia i-a fost repartizat aceast sarcin. Dup redactarea i dactilografierea lor, scrisorile sunt prezentate, n mapa pentru semnat, conducerii, mpreun cu materialul de baz. Dup semnare, secretara le verific (dac au fost toate semnate, se verific anexele) i pune tampila pe semntura conducerii. Dac scrisorile sunt expediate de secretariat, ele vor fi nregistrate (data i numr) sau vor fi trimise la Registratur de unde vor fi expediate. Operaiile ulterioare sunt: sortarea copiilor i a materialelor de baz i remiterea lor serviciilor de resort; clasarea corespondenei n dosare (copiile). Sisteme de nregistrare a corespondenei primite i expediate n vederea pstrrii unei evidene clare a corespondenei care intr n unitate, precum i a celei emise, secretariatul nregistreaz fiecare document ntr-un registru de coresponden (n instituiile mari Registrul de coresponden se pstreaz la Registratura general, iar secretariatele compartimentelor mai au, fiecare cte un registru n care i pstreaz evidena corespondenei ce privete domeniul respectiv). Se practic dou

Relaii publice sectoriale

Tema seminar 2 (Redactare i coresponden n RPS)

sisteme: unul care folosete un registru unic de intrare-ieire i altul care evideniaz n registre separate intrrile i ieirile. n registrul unic de coresponden, cele dou foi aezate fa n fa servesc pentru nregistrarea corespondenei (stnga) i a corespondenei expediate (dreapta). Acest tip de registru este foarte practic, ntruct ofer posibilitatea informrii imediate i concomitente asupra corespondenei primite i expediate. n rubrici separate se nscriu: numrul de nregistrare al scrisorii care intr n unitate, data nregistrrii, locul de provenien (denumirea expeditorului i adresa), rezumatul coninutului ei, serviciul cruia i se repartizeaz, indicatorul dosarului de clasare. n cazul n care se expediaz rspunsul la o scrisoare intrat, pe acelai rnd cu nregistrarea acesteia n stnga, se evideniaz n partea dreapt modul n care s-a rezolvat, data la care se expediaz, denumirea destinatarului; scrisoarea de rspuns primete acelai numr cu care a fost nregistrat la intrare scrisoarea creia i-a fost expediat rspunsul aceasta se trece la rubrica ,,numr de conexare. n locul acestui numr la scrisorile expediate ,,din oficiu se trece numrul nou care se d scrisorii emise de unitate.

Relaii publice sectoriale

Tema seminar 2 (Redactare i coresponden n RPS)

Exemplu :

Relaii publice sectoriale

Tema seminar 2 (Redactare i coresponden n RPS)

n unitile cu volum mic de acte, nregistrarea se face la Registratur sau secretariat ntr-un singur registru de intrare-ieire, eventual n mai multe volume; n unitile cu un volum mare de acte, nregistrarea se face la Registratur, concomitent n dou sau patru registre de intrare-ieire, cu so i fr so, cu mai multe volume fiecare. La sfritul fiecrui an, la terminarea unui volum de registru de intrare-ieire, sau chiar dac volumul nu este complet, se ntocmete un proces-verbal de ncheiere a registrului respectiv. Particulariti stilistice Principalele caracteristici ale stilului corespondenei oficiale sunt: corectitudinea, claritatea, concizia, precizia, sobrietatea i oficialitatea, politeea i demnitatea, naturaleea i simplitatea. Corectitudinea impune respectarea ntocmai a normelor, formelor i regulilor gramaticale, ortografice, de punctuaie, de fonetic. n coresponden, corectitudinea stilului este urmrit i pentru exigene speciale. Scrierea corect a unei scrisori exprim n mare msura respectul pe care l datoreaz i l manifest expeditorul. Corectitudinea n coresponden contribuie la evitarea confuziilor i interpretrilor greite pe care ar putea s le provoace greelile gramaticale. Este suficient plasarea incorect a unei virgule, pentru a schimba ntregul sens al frazei. Folosirea permanent a ndreptarului Ortografic, Ortoepic i de Punctuaie, a altor manuale, nu este o dovad de incultur, ci, dimpotriv, de cunoatere i dorin de perfecionare. Cnd ne referim la corectitudine avem n vedere nu numai aspectele gramaticale, ci i aspectele legate de coninutul propriu-zis al mesajului (cifre, date, cotaii etc.); scrisoarea poate fi folosit adesea ca document n relaiile dintre parteneri. Claritatea este o particularitate comun oricrui stil, dar n coresponden, n scrierea documentelor este urmrit cu multa grij, ntruct, este vorba de fapte, fenomene, situaii, drepturi, obligaii, rspunderi, care dac nu sunt prezentate clar, produc prejudicii prilor. Claritatea se asigur i prin evitarea tuturor cuvintelor, expresiilor i a formelor gramaticale care nu au circulaie general sau care exprim aproximaii, nesiguran, nelesuri alternative. Concizia este o condiie specific stilului corespondenei, ntruct scrierea, multiplicarea, lectura etc, necesit cheltuieli de timp i materiale. Aceast trstur stilistic se poate realiza prin fixarea ideilor n propoziii scurte,

Relaii publice sectoriale

Tema seminar 2 (Redactare i coresponden n RPS)

grupate logic n paragrafe i prin folosirea obligatorie a terminologiei de specialitate. Se vor elimina anumite cuvinte care nu aduc un plus de neles (ex. vom spune ,,dispozitivul este productiv n loc de dispozitivul este bun n ceea ce privete productivitatea, ,,Acest calculator este foarte performant n loc de ,,acest calculator este de foarte bun calitate i de aceea prezint performane foarte bune). n acelai timp, o scrisoare trebuie s fie complet. Nimic din ceea ce poate duce la elucidarea problemelor tratate n scrisori nu trebuie omis. Orice omisiune duce la scrisori suplimentare. Precizia se asigur prin utilizarea terminologiei de specialitate, prin folosirea obligatorie a unitilor de msura oficiale, prin exprimarea n litere, alturi de exprimarea cifric ori de cte ori este vorba de sume, cantiti etc. Sobrietatea i oficialitatea este impus de faptul c actele oficiale trebuie s aib un caracter obiectiv, impersonal. Sobrietatea este nrudit cu concizia, dar n plus, ea se apropie de aspectul oficial, pe care trebuie s-l ofere certificrile i toate relatrile care se fac n coresponden. Comunicarea n actele oficiale trebuie s fie lipsit de ncrctur afectiv. Politeea i demnitatea stilul corespondenei trebuie s fie prin definiie un stil al politeii i demnitii. Politeea este ceva elementar, ceva ce st n firea oricrui om civilizat. Nu cost, dar poate aduce profit i alte beneficii. A spune ,,mulumesc, ,,va rog, ,,apreciez, ,,sunt recunosctor etc. sunt formulri care trebuie s fie prezente n orice scriere. n coresponden nu se admite, sub nici o form, polemica i limbajul de indignare, chiar si atunci cnd emitentul scrisorii a suferit din partea corespondentului anumite neplceri. Folosirea pluralului autoritii, al pronumelor de politee asigur aceste cerine. Naturaleea i simplitatea. n baza acestor condiii, stilul corespondenei este i trebuie s fie direct i firesc, neforat; se impune folosirea cuvintelor simple, nepretenioase. Trebuie s scriem pentru a exprima i nu pentru a impresiona (prin cuvintele folosite). Stilul, n scrierea mesajelor, este subordonat unui scop precis, controleaz un anumit impact i ton i este definit de acea alegere a cuvintelor, propoziiilor i formatului paragrafelor care prin calitatea de a fi potrivit situaiei, contextului i destinatarului, produce reacia i rezultatul dorit. Tonul unui mesaj este definit de percepia destinatarului, de ceea ce citete el ,,printre rnduri i n spatele cuvintelor. Tonul se definete astfel prin capacitatea pe care o are stilul unei scrisori de a produce anumite reacii cititorului (destinatarului). Dificultatea controlrii tonului unei scrisori const

Relaii publice sectoriale

Tema seminar 2 (Redactare i coresponden n RPS)

n faptul c acesta este dependent i de percepia cititorului, percepie care este strict individual. Abrevieri folosite n corespondena oficial Folosirea abrevierilor prezint un triplu avantaj: economie de timp n ce privete redactarea, citirea, dactilografierea documentelor; economie de spaiu n pagin i economie de materiale (hrtie, panglic n cazul folosirii mainii de scris, cartu, cerneal n cazul folosirii imprimantei. Deosebit de important este ns folosirea corect a abrevierilor, att din punct de vedere al scrierii lor, ct i al poziionrii n fraz. Se recomand, utilizarea raional a abrevierilor, n sensul de a nu face abuz de abrevieri n text, ceea ce ar conduce att la ngreunarea citirii i nelegerii cuvintelor i expresiilor pe care le reprezint, ct i la considerarea scrisorii ca o lips de politee fa de destinatar. n corespondena oficial se admit, n general, numai: abrevieri prevzute de ndreptarul Ortografic al Academiei Romne, pentru cuvinte i expresii din vocabularul obinuit; abrevieri consacrate de tiinele teoretice i aplicate n fiecare domeniu de activitate specializat (bancar, financiar, contabil etc.); abrevieri consacrate n uzana lucrrilor de secretariat i coresponden n ara noastr, pentru scrisori ntocmite n limba romn; abrevieri consacrate n corespondena internaional, cnd scrisorile sunt adresate partenerilor externi. Nu se vor folosi abrevieri n titulaturi (se scrie Domnule Director i nu Dl. Director; Ordinul nr. i nu Ord. nr.). ELABORAREA MESAJULUI SCRIS Succesul unor scrisori nu este ntmpltor; el este rezultatul unei munci i experiene ndelungate. Cei ce scriu trebuie: s in seama de termenii de specialitate adecvai;

Relaii publice sectoriale

Tema seminar 2 (Redactare i coresponden n RPS)

s construiasc corect frazele din punct de vedere gramatical; s aib un stil agreabil; s cunoasc i s respecte anumite norme i standarde de scriere. Decisive pentru succesul unei scrisori sunt nu numai canalele de transmitere i stilul, ci i forma, structura i mai ales coninutul. Un coninut neadecvat, erorile de adresare, greelile gramaticale, tonul, impactul i stilul greit sunt doar cteva dintre elementele care pot crea o imagine nefavorabil att celui care scrie scrisoarea, ct i firmei pe care o reprezint. Se cunoate faptul c orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit a celui ce o expediaz. O scrisoare bine redactat poate aduce mari servicii: s ne reprezinte ntr-un loc unde nu putem participa, s ne apere interesele, atunci cnd din motive obiective nu o putem face personal. Redactarea scrisorilor de afaceri constituie un element esenial n cadrul unei tranzacii, iar modalitile de realizare a acestora s-au mbuntit i amplificat de-a lungul anilor, devenind dup unii autori, aproape o tiin.[1] Multe scrisori de afaceri se dicteaz sau se scriu direct, fr prea multe pregtiri. Experiena ndelungat face, adesea, inutile proiectarea i conceperea scrisorilor. Pentru rspunsurile la scrisorile de rutin, se va nota pe margine sau sub textul expeditorului indicaiile necesare. Pentru a ctiga timp pot fi folosite ca model copiile altor scrisori trimise. Nu trebuie pierdut din vedere faptul c, datorit tehnicilor de comunicare, pe de o parte, ct si amplificrii schimburilor la nivel mondial, pe de alt parte, au aprut i modaliti noi i rapide de transmitere a mesajelor, dar n ciuda existenei telegrafului i a telefonului, a telexului i telefaxului, scrisorile oficiale continu s-i pstreze locul i importana lor. n fapt, abstracie fcnd de costul ridicat al mijloacelor moderne de comunicare, majoritatea mesajelor transmise prin telegraf sau telefon, trebuie confirmate n scris; n plus, chiar redactarea sau decodificarea unei telegrame sau a unui telex presupune din partea expeditorului i a destinatarului cunotine care sunt incluse n tehnicile de redactare a corespondenei n forma sa clasic. Pentru scrisorile mai importante i mai complicate care necesit o atenie deosebit, este necesar o pregtire temeinic a acestora.

Relaii publice sectoriale

Tema seminar 2 (Redactare i coresponden n RPS)

FORMA GRAFIC I ESTETIC A SCRISORILOR Aa cum am mai spus orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit a celui care o expediaz. Acest fapt este de o deosebit importan pentru corespondena de afaceri, unde mesajul scris poate fi considerat drept reprezentant al firmei care-l trimite, un mesager interesat n crearea climatului favorabil pentru buna desfurare a unei tranzacii. De aceea, are importan nu numai corectitudinea redactrii textului, ci i prezentarea lui din punct de vedere grafic i estetic. Folosirea pe scar tot mai larg a calculatorului determin uneori pericolul ca forma s predomine asupra coninutului. Noile posibiliti de concepie aduc cu ele i tentaia de a prezenta opere de art n loc de simple scrisori. n ceea ce privete forma estetic de prezentare a scrisorilor trebuie respectate urmtoarele cerine: plasarea echilibrat a textului dactilografiat pe coala de hrtie n funcie de acesta; pstrarea unei margini fixe n partea stng a colii de hrtie (3-3,5); alinierea capetelor de rnd n partea dreapt, ct mai uniform posibil (22,5); Pe lng motivaia de ordin estetic, marginile ofer cititorului un moment de respiro. Nimic mai obositor dect un text care umple toat pagina ca i cum am cuta s economisim hrtia. De asemenea, marginile sunt comode pentru destinatar, pentru a putea face adnotri sau pentru ndosariere. evitarea despririi cuvintelor n silabe la captul rndului (pe ct posibil); dispunerea textului n paragrafe, lsnd ntre acestea un interval suplimentar fa de rndurile din text, dac scriem la un rnd; continuarea textului pe o fil nou numai dac acesta conine minimum dou rnduri; distana dintre rnduri trebuie s in cont att de cantitatea de text care trebuie s intre pe pagina respectiv, ct i de scopul scrisorii; alegerea din multitudinea de fonturi pe cele corespunztoare cu scopul scrisorii. Pentru corespondena de afaceri se recomand fonturi cu mrime de 12-14;

10

Relaii publice sectoriale

Tema seminar 2 (Redactare i coresponden n RPS)

scrierea cu caractere italice, bolduit sau subliniere, pentru scoaterea n eviden a unor cuvinte sau poriuni de text; structurarea enumerrilor n mod diferit: prin liniue; prin puncte de enumerare (cu aceeai mrime de font ca i textul); 1. prin cifre; a) prin litere mici; textul trebuie s fie aerisit i marcat prin introducerea tabelelor, graficelor, figurilor (dac este cazul); eventuala ataare la scrisoare a diverselor documente anexe (liste de preuri, brouri etc.) cu menionarea lor n textul scrisorii i n paragraful corespondenei (n partea stng jos); evitarea P.S. (post-scriptum) care poate crea destinatarului impresia unei neglijene din partea expeditorului. n uzana internaional exist dou forme de aranjare a textului n pagin: forma bloc preferat de firmele americane; forma dantelat folosit n special de firmele europene, iar ca variante ale lor: forma semi-bloc i forma bloc modificat. n forma bloc toate elementele scrisorii ncep de la linia marginal stnga. ntre paragrafe se las spaiu dublu fa de spaiul dintre rnduri. Paragrafele nu sunt indentate. n forma dantelat (numit i forma indentat), primul rnd al fiecrui paragraf nou va fi retras cu 8-10 intervale de la linia marginal stng, iar rndurile constituind adresa interioar, formula de ncheiere i semntura se vor dactilografia retrase cu 3-4 intervale fa de rndul superior. Forma semi-bloc textul propriu-zis al scrisorii se dactilografiaz n forma dantelat, rndurile constituind adresa interioar sunt plasate n stnga, iar formula de ncheiere i semntura plasate la dreapta, se scriu n forma bloc.

11

Relaii publice sectoriale

Tema seminar 2 (Redactare i coresponden n RPS)

n forma bloc modificat textul se dactilografiaz integral n forma bloc, iar data i rndurile ce constituie formula de ncheiere i semntura sunt deplasate la dreapta. Nici una din formele de dispunere a textului n pagin nu are caracter imperativ, fiecare firm i poate alege forma de prezentare pe care o consider cea mai potrivit. Formele de prezentare grafic a documentelor i scrisorilor constituie elemente de evideniere i difereniere a ideilor principale de alte idei, folosesc la separarea clar a unor idei de altele i, n general, ajut ca textul s fie neles cu uurin de ctre cel cruia i este destinat. n acest sens, la prezentarea textelor se utilizeaz : forme specifice de prezentrare a actelor de ntindere mare i cu coninut bogat i divers (ordine, decizii, rapoarte etc); forme comune de evideniere a corespondenei. Forme specifice de prezentare. La actele i documentele cu ntindere mare, cu coninut bogat i variat, se folosesc: mprirea textului n capitole i subcapitole, avnd titluri i subtitluri distincte; folosirea paragrafelor, a citatelor, a ,,trimiterilor cu note de trimitere, prezentarea bibliografiilor. mprirea textului n capitole i subcapitole. n cazul unui text cu ntindere mare, n care sunt prezentate mai multe idei, se mparte textul n capitole i acestea n subcapitole. Capitolele si subcapitolele au titluri, respectiv subtitluri, indexate cu cifre sau litere. Titlurile i subtitlurile rezum ntr-un cuvnd, propoziie sau fraz scurt, coninutul poriunii de text ce urmeaz. Titlurile i subtitlurile uureaz lectura i nelegerea textului, ceea ce face ca folosirea lor s fie frecvent indicat. Titlurile i subtitlurile aferente capitolelor trebuie s fie, de asemenea, echilibrate, cele de aceeai importan s fie prezentate n acelai fel, diferenierea realizndu-se chiar fr indici. Folosirea paragrafelor. Paragrafele sunt pri de text desprite printr-un alineat nou. Primul cuvnt al paragrafului se scrie la o distan oarecare spre dreapta de marginea stng a textului. Folosirea citatelor. Uneori, n cadrul textelor, se face apel la reproducerea unei pri de text din alte lucrri. Citatele se disting de restul textului prin

12

Relaii publice sectoriale

Tema seminar 2 (Redactare i coresponden n RPS)

folosirea ghilimelelor. Acestea se amplaseaz fie la nceputul i sfritul textului reprodus, fie la nceputul fiecrui rnd al citatului. Pentru un citat reprodus n cuprinsul textului se folosete prima soluie, iar cnd citatul se d ca alineat separat, se folosete, n general, a doua soluie. Citatele trebuie s fie foarte exacte. Referinele la citate se plaseaz fie la sfritul citatului, fie ca o ,,trimitere la o not n subsolul paginii. De obicei, ,,trimiterea se folosete cnd referina la citat trebuie s fie detaliat, adic s indice sursa: autorul, lucrara, editura, iar n unele cazuri, chiar alineatul din care s-a citat. n cazul cnd din citatul folosit, o parte din text poate lipsi nefiind util scopului citrii, atunci n locul textului din citat care nu se folosete, se introduce un numr de puncte de exemplu : <<Potrivit atribuiilor principale stabilite prin art. 2 n Legea nr. 45 din 2003 privind administraia public local, Consiliul local ,,asigur condiii necesare bunei funcionri a instituiilor locale de nvmnt. de sub autoritatea sa>> Din textul citatului s-au nlocuit , cu puncte, pri care puteau lipsi. Folosirea trimiterilor. n cuprinsul unor texte se ivete uneori necesitatea introducerii unor explicaii complementare. n acest sens, n cuprinsul textului, la locul unde este necesar explicaia, se introduce un indicativ, asterisc (stelu) sau numr, ce corespunde unei note care se scrie n subsolul paginii, sub o linie orizontal (la calculator aceasta se face automat, prin comanda ,,note de subsol), pentru a despri textul de not. Notele se scriu cu intervale simple, chiar dac textul este scris cu intervale duble. Nota trebuie, obligatoriu, nceput pe aceeai pagin pe care este anunat. Prezentarea bibliografiilor. n cazul cnd o lucrare de proporii se fundamenteaz pe un material documentar mai amplu, la sfritul lucrrii trebuie prezentat bibliografia, pentru a se face cunoscute sursele documentare folosite. La bibliografie, autorii se niruie n ordine alfabetic. Pentru fiecare lucrare se dau: numele autorului, scriindu-se nti numele, apoi prenumele, desprite prin virgul; titlul lucrrii, oraul n care a fost editat lucrarea; denumirea editurii, anul apariiei. Exemplu : HARRISON, John. Curs de secretariat, Bucureti: Editura All, 1996. Tabelele reprezint o form de prezentare sintetizat a unor date cu caracteristici comune. Ele dau posibilitatea ca prezentarea s fie sistematic, concis, uor de neles. Un tabel se compune din urmtoarele pri: titlul, capul tabelului i corpul tabelului.

13

Relaii publice sectoriale

Tema seminar 2 (Redactare i coresponden n RPS)

Diferitele elemente prezentate n tabel sunt desprite prin linii orizontale i verticale. Liniile verticale separ ,,coloanele tabelului. Titlul tabelului se scrie deasupra liniei orizontale care ncadreaz tabelul la partea de sus i exprim rezumativ, concis, coninutul tabelului. Capul tabelului, care este partea de sus a acestuia, cuprinde explicitarea coninutului coloanelor. Uneori, n cadrul capului tabelului, mai multe coloane se pot grupa sub o explicitare comun. Avem, n acest caz, de-a face cu o prezentare ,,etajat a capului tabelului. Textul care exprim explicitarea coloanei poate fi prezentat spaiat sau scris pe mai multe rnduri, n funcie de lungimea textului i limea afectat coloanei. Sub textele care exprim coninutul coloanelor, deci sub capul tabelului, se trage o linie orizontal continu. Sub aceast linie continu se scriu numerele coloanelor, din stnga spre dreapta, n ordinea natural a numerelor, ncepnd cu cifra zero. n cazul cnd un tabel este mai lung dect poate cuprinde o pagin, el se continu pe pagina sau paginile urmtoare, repetndu-se capul tabelului sau cel puin numerotarea coloanelor de sub capul tabelului. Este obligatoriu ca pe paginile urmtoare s se pstreze aceeai lime pentru coloanele corespunztoare. Tabelele se creeaz cu uurin n calculator, sub sistemul de operare WINDOWS, fie cu ajutorul programului specializat EXCEL, fie cu al programului WORD. EXCEL permite crearea unor tabele mai complicate de pild, vizualizarea dinamicii volumului de vnzri, caz n care se folosesc formule i adnotri. Odat creat un tabel n EXCEL, se poate realiza rapid graficul aferent. Un alt avantaj l constituie posibilitatea ,,exportrii (transferului) tabelului n WORD, n cadrul unui text. Tabelele create n WORD sunt mai simple, de tip liste de adrese, situaii etc. Exist dou posibiliti de a crea un tabel: fie prin utilizarea pictogramei din meniul principal TABLE, fie prin comanda INSERT TABLE din meniul TABLE. Tabelul este conturat pe ecran imediat dup stabilirea numrului de coloane i de rnduri. n final se completeaz coloanele. Tabelele trebuie prezentate estetic, simetric, ordonat, clar. n acest scop, trebuie respectate urmtoarele reguli: lungimea tuturor coloanelor trebuie s fie aceeai;

14

Relaii publice sectoriale

Tema seminar 2 (Redactare i coresponden n RPS)

limea coloanelor se stabilete: pentru o coloan cu text, dup cuvntul sau propoziia cea mai lung, iar pentru coloanele cu cifre, dup numrul cu cele mai multe cifre ce se ntlnesc n coloan. Dac dimensiunile tabelului sunt mai mari dect ale hrtiei documentului, atunci el se constituie ca o anex la text, fcndu-se referire la el (vezi tabelul nr.). Cnd tabelul nu este mai mare dect pagina (33 de linii i intervale) se folosete pagina n lime, n felul acesta se obine posibilitatea cuprinderii n text, n continuare, a unui tabel cu mai multe coloane. Textele din cadrul coloanelor se scriu ct mai clar cu putin, cu intervale simple sau semiintervale : problemele diferite se separ prin cel puin dou intervale ; prescurtrile obligatorii uneori, pentru enumerarea n coloane a textelor trebuie s fie fcute astfel nct s nu dea posibilitatea apariiei unor confuzii; titlul tabelului se scrie n centru, cu caractere care s-l scoat n eviden; capetele coloanelor trebuie s fie separate de text prin intervale vizibile; paginaia, ncepnd cu pagina a doua, se amplaseaz n locul obinuit. Toate aceste operaii i multe altele, pentru scrierea tabelelor sunt mult uurate prin folosirea programelor din calculator. Forme comune de evideniere Sublinierea const n trasarea sub cuvintele, frazele sau prile de text ce trebuie evideniate, a unor linii. Abuzul de sublinieri nu este recomandat, deoarece face s se piard efectul de evideniere i deci trebuie evitat. Se subliniaz cteva cuvine, o fraz, o porine de text. Folosirea majusculelor constituie o form pregnant de evideniere. Const n scrierea prii ce trebuie evideniat, cu litere mari. Spaierea literelor const n scrierea cuvintelor textului ce urmeaz a fi evideniat, lsndu-se ntre litere spaii mai mari dect cele normale. Amplasarea unei fraze n centrul paginii const n scrierea frazei respective la un numr convenabil de spaii ndeprtate de marginile textului.

15

Relaii publice sectoriale

Tema seminar 2 (Redactare i coresponden n RPS)

Retragerea unei pri din text de la marginea textului este folosit mai ales la enumerri, pentru c n acest fel toate punctele pot fi evideniate. La aranjarea n pagin cu retrageri este obligatoriu ca toate punctele enumerrii, avnd aceeai valoare, s nceap din punct de vedere gramatical cu aceeai parte de cuvnt, fie printr-un verb, fie printr-un substantiv etc. Aranjarea n acolad const n prezentarea unor diviziuni i subdiviziuni, pronind de la general ctre particular, cu ajutorul semnelor de parantez grupate n acolade. Aranjarea n scheme const n prezentarea unor diviziuni i subdiviziuni n csue, legate ntre ele prin linii. Ca i la acolade, se pornete de la general la particular, de la ansamblu spre detaliu. De asemenea, un rol important pentru impresia scrisorii l are hrtia i plicul. Pentru scrisorile oficiale se folosesc coli de hrtie cu dimensiuni standardizate A4. Cel mai des este folosit hrtia de culoare alb (se mai folosete i cea colorat mai mult pentru copii i numai n interiorul firmei). Paleta de sortimente de hrtie se ntinde de la hrtia simpl, reciclabil pn la hrtia satinat, marmorat sau lucrat manual. La alegerea hrtiei trebuie s inem seama, de exemplu, c hrtia lucioas este foarte greu ncrcat de multe aparate i se ajunge de multe ori s se blocheze n aparat; acelai lucru este valabil i pentru greutatea hrtiei. Unele imprimante, n special cele cu laser ncarc numai hrtia pn la 100 gr. De asemenea, Pota Romn percepe tax pentru greutatea scrisorii. Respectarea anumitor poziii pe hrtia de coresponden este, n unele cazuri, mai mult dect necesar, n funcie de aceasta se orienteaz poziia ferestrei n cazul plicului cu fereastr. Plicul folosit pentru expedierea corespondenei trebuie s fie confecionat dintr-o hrtie de calitate, iar elementele ce se menioneaz pe acesta trebuie scrise lizibil, ca s faciliteze identificarea destinatarului. Exist mai multe tipuri de plicuri: plicuri standard de coresponden plicuri adaptate pentru coli A4 mpturite n dou; plicuri de cabinet plicuri lungi pentru coli mpturite pe lung; plicuri dosar pentru coli A4 nempturite.

16

Relaii publice sectoriale

Tema seminar 2 (Redactare i coresponden n RPS)

Plicurile sunt diferite ca mrime, greutate i culoare. Unele au sigla firmei (instituiei) imprimate cele mai utilizate sunt tipurile cu fereastr prin care se vede numele i adresa destinatarului scrise n interiorul scrisorii. Pe plic se fac urmtoarele meniuni: adresa destinatarului care coincide cu adresa interioar. Aceasta trebuie s fie complet (numele persoanei i/sau al firmei, strada, localitatea, codul potal, eventual ara, (atunci cnd corespondena se expediaz n alte ri). Pot exista ca i n scrisoare, indicaii de transmitere a corespondenei ctre un anumit serviciu sau persoan. Ex: n atenia.; adresa expeditorului poate fi plasat n colul din stnga sus sau pe verso. Unele firme expeditoare au deja antet tiprit pe plic; indicaii speciale de atenionare (se refer la caracterul corespondenei): personal, confidenial, urgent etc., care se scriu n colul din stnga sus (n cazul n care adresa expeditorului se afl pe verso) sau n stnga jos; indicaii pentru pot (se refer la categoria sau tariful potal, fie la modul de trimitere a corespondenei). Putem ntlni una din meniunile: par-avion, prin curier, recomandat, post-restant etc. (acestea sunt scrise fie de expeditor, fie de ctre serviciile potale, la cererea expeditorului). ANTETUL n general, hrtia folosit pentru coresponden are antetul tiprit sau gravat, plasat n partea superioar, pe mijloc sau n partea stng a paginii. Uneori apar completri ale antetului n subsolul paginii. n lipsa unui antet tiprit acesta este dactilografiat. Forma i grafica antetelor este extrem de variat, dar el trebuie s fie simplu i cu aspect plcut, fr elemente ornamentale inutile, ndeplinind, pe lng funcia de identificare i informare i pe cea de publicitate. Antetul cuprinde: elementul grafic (sigla sau logo-ul. Numai pentru antetele instituiilor centrale de stat, sunt folosite n antet tricolorul i stema rii.); denumirea societii; forma sa juridic;

17

Relaii publice sectoriale

Tema seminar 2 (Redactare i coresponden n RPS)

adresa i sediul central (se indic strada, numrul, localitatea, codul potal, ara); numrul de nregistrare la Registrul Comerului; codul fiscal; contul bancar i banca unde societatea are deschis contul respectiv; numrul de telefon, precedat de prefixul oraului, eventual i cel al rii (n cazul corespondenei cu partenerii strini); numrul de fax; e-mail-ul. O hrtie de coresponden coninnd toate informaiile de la adres pn la contul bancar nu este indicat n orice situaie. De exemplu, pentru corespondena protocolar, pe invitaii la dineuri i recepii, pentru felicitri, se recomand crearea unui alt model de antet (cu numele firmei i eventual numele celui care semneaz). De menionat, faptul c firmele care au relaii de afaceri cu ri din spaiul vorbitor de limb englez, adresa din antet trebuie s fie aproape identic cu cea care se cere n Romnia din punct de vedere potal (este important ca potaul s neleag unde s duc corespondena). Pentru toate cazurile n care nu dispunem de hrtie oficial de coresponden (un cetean care se adreseaz unei autoriti publice), obiceiul este de a aduga informaii privind autorul scrisorii, titlul i adresa sa, dup semntur, sau scrise sus n partea dreapt Nu trebuie s ne dm noi nine un titlu de politee: Domnul sau Doamna. NUMRUL I DATA Numrul i data nregistrrii unei scrisori sunt elemente de mare importan. Ele determin identitatea scrisorii, momentul de la care curg obligaii (de a rspunde la o scrisoare, de a executa o lucrare, de a pune n aplicare un ordin etc.) i st la baza clasrii numerice i cronologice. Numrul i data se scriu n general sub antet ca i cum ar face parte din acesta sau n dreapta lucrrii, n partea opus antetului, n dreptul rndului al doilea al acestuia. Denumirea lunii se scrie n litere (22 octombrie 2002).

18

Relaii publice sectoriale

Tema seminar 2 (Redactare i coresponden n RPS)

Pentru a evita confuziile, trebuie s inem seama c data se scrie diferit n alte limbi. Forma britanic este asemntoare celei romneti: mai nti ziua i apoi luna (16th january). n SUA i n unele pri ale Asiei se scrie mai nti luna i apoi ziua (january 16, 2002). Modul standard internaional este anul, luna, ziua. De asemenea, n cazul unor documente, pe lng dat se indic i locul emiterii acestora. Locul de emitere se plaseaz naintea datei, data se separ de numele localitii prin virgul. Numele locului de expediie este, de obicei, numele din antetul tiprit. Excepie fac, de exemplu, cazurile n care scrisorile se expediaz de la un departament al firmei care se afl n alt ora. n aceste condiii precizarea locului de expediie mpreun cu data devine obligaie. REFERINELE Se plaseaz de obicei n partea stng a colii de hrtie sau n acelai rnd cu data, n partea dreapt. Referinele sunt incluse n scrisoare n scopul identificrii cu mai mare uurin a departamentului sau persoanei care a redactat scrisoarea. Referina se noteaz prin abrevierea Ref. i include iniialele angajatului care a redactat scrisoarea (persoana care se ocup de problem care face obiectul scrisorii), precum i diferite numere de ordine emise de secretariat sau registratur, numrul de dosar al contractului etc. Exemplu: Ref.: VN/822/1.X.2002. Exist uzana includerii n scrisoare nu numai a referinelor firmei expeditoare, (our Ref) dar i cele ale firmei destinatare (your Ref) n scopul identificrii cu uurin a corespondenei anterioare. ADRESA DESTINATARULUI Se plaseaz fie n partea stng a colii de hrtie (pentru forma bloc), fie n partea dreapt (pentru forma semi-bloc) i se scrie dup sistemul bloc. Aceasta cuprinde: denumirea unitii (inclusiv biroul, direcia creia i este destinat scrisoare);

19

Relaii publice sectoriale

Tema seminar 2 (Redactare i coresponden n RPS)

adresa (localitatea precedat de codul potal, str. i nr., judeul, sectorul (pentru Bucureti), ara (pentru strintate). Adresa poate fi precedat de cuvntul ctre (dup care nu se pune virgul). Cele mai utilizate formule de adresare sunt: 1) unei persoane din firm sau instituie ne adresm cu numele su complet. Numele va fi precedat de formula de politee Domnului, Doamnei precum i de funciile oficiale sau onorifice ale persoanei respective. Exemplu: Domnului Profesor Mihai Popescu Director ASIROM S.A. 2) unui funcionar al crui nume nu l cunoatem sau unui serviciu din cadrul unei instituii, ne adresm denumind funcia acestuia sau serviciul. Aceast indicaie poate fi scris i la sfritul adresei interioare cu dou rnduri mai jos, precedat de cuvintele: n atenia Directorului General / Serviciului Import Export; 3) unei instituii, firme, ne putem adresa menionnd doar numele acesteia. FORMULA DE SALUT ( DE ADRESARE) Plasat de la margine sau de la alineat, formula de adresare se scrie pe rnd separat. Cu ct autoritatea creia i este destinat scrisoarea se afl mai sus pe scara ierarhic, cu att aceast inscripie va fi mai evident fa de adres. Se plaseaz aproximativ la trei spaii sub adresa destinatarului. Dup formula de salut se pune virgul i nu se recomand abrevierea cuvintelor din formula de salut. Modul n care o exprimm depinde de formula pe care am folosit-o anterior. Formula cea mai uzitat este Domnule sau Doamn , dac destinatarul exercit o responsabilitate vom aduga: Domnule primar, Domnule director, Domnule Ministru etc. Exist funcii care cer un alt apelativ, de exemplu Sire sau Majestate. Formula de politee cuplat cu titlul funciei nu trebuie urmat i de nume. Primarului unui ora nu i se scrie: Domnule primar Popescu, ci Domnule primar; o personalitate poate acumula mai multe responsabiliti care i confer tot attea titluri, poate deine diferite grade universitare sau onorifice. Ce vom alege? Le vom folosi pe cele care justific scrisoarea. Atunci cnd ne adresm rectorului unei universiti care prezideaz o campanie de finanare pentru un organism de ntrajutorare i corespondena

20

Relaii publice sectoriale

Tema seminar 2 (Redactare i coresponden n RPS)

se refer la acest campanie, titlul de preedinte l va eclipsa pe cel de rector, iar destinatarul va nelege natura textului pe care l va citi. ntr-o coresponden ntre dou persoane egale din punct de vedere ierarhic i care se cunosc bine se poate aduga la apelativul propriu-zis i Stimate coleg (Domnule rector i stimate coleg). Alte formule folosite Stimate Domnule sau Stimat Doamn (urmate fie de numele lor, fie de funcie, dup cum ne-am adresat). Exist cuvinte a cror form de feminin este marcat doar prin titluri de politee: Doamna Ministru, Doamna Judector, etc. (atenie la forma de feminin atunci cnd trimitem o scrisoare n Frana sau Anglia, SUA, politeea ne oblig s ne informm n prealabil i s respectm opiunea fiecruia). Dac ne adresm unei firme sau instituii n general, formula de salut va fi Stimai Domni, Stimate Doamne (pentru firmele despre care se tie c sunt conduse de femei). n corespondena redactat de instituii i firme din SUA formula de salut este Domnilor urmat de :. OBIECTUL SCRISORII Se scrie ca prim aliniat al scrisorii dup formula de adresare, precedat de cuvintele Referitor la sau Ref., rolul su este de a prezenta succint problema tratat n scrisoarea respectiv i de a uura operaia de ndrumare i de clasare a corespondenei. Includerea obiectului scrisorii nu este obligatorie i poate fi emis n cazul n care problema tratat n scrisoare este prezentat pe scurt n primul paragraf al ei. CONINUTUL SAU TEXTUL PROPRIU-ZIS AL SCRISORII Reprezint partea esenial a scrisorii i de aceea trebuie redactat cu deosebit atenie. Cuprinde: - paragraful de introducere; - mesajul (sau cuprinsul); - ncheierea;

21

Relaii publice sectoriale

Tema seminar 2 (Redactare i coresponden n RPS)

Cele trei pri se scriu cu aliniat i se separ eventual printr-un spaiu dublu fa de distana dintre rnduri la care este scris textul. INTRODUCEREA Este strns legat de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care l conine, de exemplu: confirmarea primirii unei corespondene, mrfuri, documente, formularea unui rspuns la o scrisoare anterioar etc. n corespondena comercial, introducerea const n formule tip, dar care nu trebuie s fie lipsite de politee i de un anumit caracter personal (n funcie de destinatar). MESAJUL (CUPRINSUL) Conine punctul de vedere al expeditorului fa de problemele tratate, de aceea ideile mesajului trebuie exprimate ct mai clar, ntr-o nlnuire logic folosind un vocabular adecvat i un ton corespunztor. Este indicat folosirea frazelor scurte, fiecare idee distinct fcnd obiectul unui paragraf separat. Mesajul poate s cuprind o motivare i o concluzie. Dac problema cuprins n scrisoare nu necesit explicaii (motivarea), coninutul scrisorii se concretizeaz n chiar concluzia acestuia. NCHEIEREA ncheierea mesajului trebuie s reprezinte concluzia logic a punctului de vedere cuprins n mesaj. Aceasta se poate materializa n exprimarea unei promisiuni, a unei dorine de continuare sau ntrire a relaiilor de colaborare cu partenerul, a mulumirilor pentru modul n care acesta a rezolvat unele probleme, a unor scuze pentru unele erori etc. FORMULA DE NCHEIERE / DE SALUT Se plaseaz la 2-3 rnduri sub text, naintea semnturii. ntre parteneri de afaceri care se cunosc foarte bine, aceste formule de ncheiere/salut pot fi omise. n corespondena protocolar i diplomatic formula final de salut este obligatorie. Formula final sau de curtoazie constituie ultimul paragraf. Ea

22

Relaii publice sectoriale

Tema seminar 2 (Redactare i coresponden n RPS)

exprim n puine cuvinte sentimentele de apreciere sau de deferen ale semnatarului. SEMNTURA Constituie un element important al scrisorii, ntruct ea este cea care d autenticitate scrisorii. n general, scrisoarea cuprinde dou semnturi: a conductorului unitii i a efului compartimentului care a emis scrisoarea. Aranjarea semnturii n pagin se face dactilografiind la 3 rnduri de text funcia semnatarului, urmat obligatoriu de virgul. Se las un spaiu pentru semntura olograf, apoi se dactilografiaz numele i prenumele celui care va semna. TAMPILA Se aplic pe semntura conductorului. n documentele tipizate se aplic pe locul marcat cu iniialele LS. Elementele ocazionale sunt: Meniunea anexe apare atunci cnd scrisoarea este nsoit de anexe i acestea se scriu sub numele expeditorului principal, n stnga. Iniialele celui care a redactat scrisoarea n colul din stnga jos, desprite prin linie de fracie (bar). SCRISOAREA N MEDIUL INTERNAIONAL O cantitate tot mai mare de coresponden, n special corespondena privitoare la managementul afacerilor i de business, ncepe s fie destinat strintii. n zilele noastre limba englez este limba afacerilor internaionale; tot mai muli europeni vorbesc limba englez, aceasta lund locul limbii franceze i germane. ,,Engleza este destinat s devin limb universal n urmtoarele secole, cu o rspndire mai mare dect a latinei n trecut sau dect a francezei astzi aceste cuvinte, rostite n 1780 de unul din ntemeietorii Statelor Unite ale Americii, s-au adeverit. Engleza a devenit limb universal. Ea depete, datorit noilor tehnici de comunicare, noi granie. n rile scandinave engleza este limba strin principal, la fel i la germani. n Asia i Africa engleza este limba oficial folosit n activiti formale. Corporaiile multinaionale folosesc limba englez ca limb oficial.

23

Relaii publice sectoriale

Tema seminar 2 (Redactare i coresponden n RPS)

Numeroi termeni n domenii dezvoltate preponderent n SUA sau Anglia, ca de exemplu cel al informaticii, sunt preluai ca atare n toate limbile. Cei care desfoar afaceri internaionale trebuie s tie s vorbeasc i s scrie n limba englez i sunt probabil recunosctori pentru c exist o limb pe care o cunoate aproape orice om instruit. Pentru un om de afaceri vorbitor al limbii romne, care deruleaz afaceri de export n SUA sau n Arabia Saudit sau care conduce n Europa o reea de filiale, engleza este vital n comunicarea cu partenerii strini. Cu siguran c engleza pe care o auzim n New York sun puin altfel dect engleza din Londra, ca s nu mai vorbim de Sidney, Bejing sau Sao Paolo, dar important este faptul c oamenii se pot nelege. Cunotinele de limb englez care sunt suficiente n vorbirea oral pentru a ne descurca, n ciuda stpnirii nu tocmai perfecte a limbii, pot avea urmrii neplcute la corespondena n scris. Aici formulrile neclare sau ambigue pot s primejduiasc buna desfurare a unei afaceri sau s mpiedice ncheierea unui contract important. n afar de aceasta mai este i problema interlocutorului care, dei vorbete aceeai limb strin, poate s nu cunoasc la fel de bine, s nu poat scrie n acea limb sau, datorit diferenelor culturale multiple, s nu neleag acelai lucru prin aceleai cuvinte. Comunicarea n scris, nebeneficiind de avantajele limbajelor nonverbale i de cel al feed back-ului imediat, este mult mai susceptibil de efecte negative ale diferenelor interculturale. De aceea, cel ce scrie n limba englez i/sau ntr-o alt limb strin trebuie s aib n vedere dou aspecte: diferenele de limb i diferenele culturale. Pentru a reduce, sub aspect lingvistic, posibile surse de distorsionare a mesajelor n comunicarea internaional, se recomand folosirea ct mai rar a verbelor compuse i a cuvintelor derivate din specificul cultural (cel mai evident este cazul argoului, care poate conine cuvinte ce apar i dispar ntro cultur, corelat cu diferite evenimente sau categorii sociale, reclame care au priz la public. De asemenea, exist anumite cuvinte derivate din activiti specifice cum sunt sportul, viaa social care pot s nu fie comune mai multor culturi). n locul tuturor acestor cuvinte sau grupuri de cuvinte care pot produce confuzie celor care nu au engleza ca limb matern, dar care o folosesc ca limb a businessului, trebuie folosite cuvinte echivalente care s fie uor de gsit n dicionare. De aceea, trebuie avut n permanen n vedere c, pentru o scriere eficient, nu este suficient cunoaterea limbii n care se scrie, ci i a culturii a crei component este, a ,,limbajului gndirii celui cu care se comunic.

24

Relaii publice sectoriale

Tema seminar 2 (Redactare i coresponden n RPS)

Diferenele culturale se oglindesc n scriere sub mai multe aspecte; iat cteva dintre ele: Forma cteva elemente care in de form: - formatul francezii folosesc formatul cu paragrafe indentate i foarte rar forma bloc. Adresa interioar o scriu n partea dreapt, urmat (uneori) de iniialele secretarei i ale celui care a scris scrisoarea (la americani i britanici aceste iniiale apar la sfritul scrisorii la noi la fel); - modul de a scrie data americanii scriu luna/ziua/anul; modul european este ziua/luna/ anul; modul standard internaional este anul/ luna/ ziua; - modul de a scrie ora modul american folosete ciclul de 2x12 ore, iar modul european ciclul de 24 ore, astfel, de exemplul, 5 pm de la americani devine 17 la europeni; -modul de a scrie numerele modul american $ 444,000.77; modul european 444.000,77 $; de asemenea, unele uniti de msur sunt diferite n Europa i SUA; - modul de adresare ntr-o scrisoare mult mai formal la japonezi, germani i francezi dect la americani. Dup formula de adresare la francezi urmeaz virgula (ca i la noi), n timp ce la americani urmeaz dou puncte. Franuzoaicele nu obiecteaz cnd primesc o scrisoare adresat cu Monsieur, dar femeile de afaceri americane detest acest lucru; - modul de ncheiere a unei scrisori francezii ncheie mai formal i mai pretenios dect americanii. Stilul n general, stilul scrisorilor de afaceri scrise de americani este mai puin formal, cu mai puine nflorituri i cu caracter mai personal. Cele scrise de europeni sunt mai puin personale, mai pline de curtoazie. n comparaie cu americanii, care folosesc un stil concret cu multe exemple, francezii folosesc un limbaj abstract; ei prefer teorie i explicaii teoretice. Acolo unde un american d un exemplu pentru a clarifica ideea, un francez va prezenta ideea fr nici un exemplu i, eventual, va introduce un concept. Diferenele culturale i fac pe americani s fie caracterizai ca fiind pragmatici. Francezii folosesc timpul condiional mai mult dect americanii i aceasta determin un limbaj mai politicos i mai nuanat.

25

Relaii publice sectoriale

Tema seminar 2 (Redactare i coresponden n RPS)

Lungimea ideal pentru propoziie este de 16-20 de cuvinte la americani, dar mult mai mult la francezi, care folosesc mai multe adverbe i propoziii complementare. Unele scrisori de afaceri i mai ales materialele n vederea angajrii se cer a fi scrise de mn la francezi (pentru studiu grafologic), ceea ce apare total nepotrivit la americani. Americanii accentueaz nceperea unei scrisori cu ideea principal, i o dezvolt de la specific la general. n Frana ordinea este invers, de la general la specific. Americanii vor ncheia o scrisoare prin care cer ceva ntro manier pozitiv, ceea ce nu este cazul, n general, la francezi, care vor ncheia prin a te informa despre msurile pe care le vor lua dac aciunea nu este ndeplinit. n scrisorile de colectare a unor pli, francezii amenin mai repede; nu-i intereseaz dac clientul poate plti i dac nu, care sunt motivele. A cumprat, a tiut preul, trebuie s plteasc pn la data de pentru c n caz contrar. Americanii fac tot posibilul s pstreze un client, sugernd chiar modaliti de facilitare sau simplificare a plii. n general, francezii favorizeaz folosirea exclusiv a limbii lor. Ei chiar au o lege prin care, n scrierile formale, nu se accept folosirea termenilor mprumutai din alte limbi. Pentru a evita necitirea sau nelegerea greit a mesajului scris, atunci cnd este posibil, putem ataa o traducere a mesajului n limba matern a destinatarului. Este un semn de politee i profesionalism.

Nina VRGOLICI Redactare i coresponden

26