CONSILIUL LOCAL TAU

COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN

Se aprob PRIMAR, GHEORGHE PLE

NORME PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITII DE AUDIT PUBLIC INTERN n cadrul CONSILIULUI JUDEEAN ARAD n baza prevederilor Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern i a Ordinului Ministerului Finanelor Publice nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, Consiliul Local Tau stabilete Norme metodologice proprii specifice exercitrii activitii de audit public intern n cadrul aparatului propriu i al instituiilor din subordine. DISPOZIII GENERALE 1. Definiia auditului public intern Auditul public intern este o activitate funcional independent, obiectiv, care asigur i d consiliere ordonatorului de credite pentru buna administrare a veniturilor consiliului local i cheltuielilor publice care se suport conform legii din veniturile respective, urmrind perfecionarea continu a activitii entitii publice. Auditul public intern ajut entitatea public s-i ndeplineasc obiectivele printr-o abordare sistematic, metodic, evalund eficiena i eficacitatea sistemului de conducere, bazat pe gestiunea riscurilor i a controlului proceselor de administrare. 2. Tipuri de audit public intern Tipurile de audit public intern aa cum sunt definite de Legea privind auditul public intern nr. 672 / 2002 sunt urmtoarele : - auditul de sistem evalueaz sistemul de conducere i de control intern cu scopul de a stabili dac acestea funcioneaz economic, eficient i eficace, identific deficienele i formuleaz recomandri pentru corectarea acestora. - auditul de regularitate se mai poate numi i audit de conformitate, examineaz aciunile cu efecte financiare asupra fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectrii ansamblului principiilor, regulilor procedurale , metodologice care le sunt aplicabile.

- auditul performanei examineaz dac, criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor i sarcinilor entitii publice, sunt corecte i apreciaz dac rezultatele sunt conforme cu obiectivele. 3 Organizarea auditului public intern n cadrul Consiliului Local Tau. Serviciul de audit public intern este constituit la nivelul entitii publice n baza Hotrrii Consiliului Local Tau nr. 9 / 28.03.2003 conform prevederilor legale, n subordinea direct a ordonatorului principal de credite primarul comunei Tau. Compartimentul de audit public intern asigur auditarea : - aparatul propriu al C.L.Tau - instituiilor din subordinea C.L. Tau: o coala cu clasele I VIII Tau o coala cu clasele I VIII Nad o coala cu clasele I IV Miniel o Grdinia Tau o Grdinia Nad o Biblioteca comunal Tau o Cminul cultural Tau o Cminul cultural Nad o Cminul cultural Miniel o Asociaia sportiv oimii Tau 4 Atribuiile compartimentului de audit public intern

a) elaboreaz normele metodologice specifice entitii publice n care i desfoar activitatea cu avizul structurilor teritoriale ale UCAAPI. b) elaboreaz proiectul planului anual de audit public intern, pn la data de 30 noiembrie pentru anul urmtor. Ordonatorul principal de credite aprob proiectul planului anual de audit pn la data de 20 decembrie a anului precedent anului pentru care a fost elaborat. Proiectul planului anual de audit este nsoit de un referat justificativ care va cuprinde elementele de fundamentare care au stat la baza selectrii misiunilor de audit public intern riscuri asociate, criterii semnal, alte informaii i indicii referitoare la abateri sau disfuncionaliti. Structura planului de audit va fi conform prevederilor punctului 1.3 din Normele de funcionare ale auditului public intern. Actualizarea planului anual de audit public intern se face cu aprobarea ordonatorului principal de credite. 2

Auditorii interni vor efectua misiuni de audit public ad-hoc cu caracter excepional - necuprinse n planul anual de audit public intern la solicitarea ordonatorului de credite. c) efectueaz misiuni de audit public intern pentru a evalua dac sistemele de management financiar i control ale entitilor publice sunt transparente, conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficien i eficacitate. Auditul public se exercit asupra tuturor activitilor care se desfoar ntr-o entitate public, inclusiv asupra entitilor publice subordonate, cu privire la formarea i utilizarea fondurilor publice, precum i la administrarea patrimoniului public. Compartimentul de audit public va audita cel puin o dat la 3 ani, fr a se limita la acestea urmtoarele: - angajamentele bugetare i legale din care deriv direct sau indirect obligaii de plat, inclusiv din fondurile comunitare; - plile asumate prin angajamente bugetare i legale, inclusiv din fondurile comunitare; - vnzarea, gajarea, concesionarea sau nchirierea de bunuri din domeniul privat al Consiliului Local Tau i al instituiilor din subordinea acestuia; - concesionarea sau nchirierea de bunuri din domeniul public al Consiliului Local Tau; - constituirea veniturilor publice i modul de ncasare a acestora; - alocarea creditelor bugetare; - sistemul contabil i fiabilitate acestuia; - sistemul de luare a deciziilor; - sistemele de conducere i control precum i riscurile asociate unor astfel de sisteme; - sistemele informatice. d) informeaz structurile teritoriale ale UCAAPI n termen de 10 zile de la ncheierea trimestrului despre recomandrile nensuite de ordonatorul de credite al entitii publice auditate, precum i consecinele neimplementrii acestora. Compartimentul de audit public intern va primi de la entitile publice (compartimentele) subordonate sinteze ale recomandrilor nensuite de conductorul entitii publice auditate, nsoite de documentaia relevant precum i consecinele care decurg din aceasta. e) Compartimentul de audit public intern transmite la cererea structurilor teritoriale UCAAPI rapoarte periodice privind constatrile, concluziile i recomandrile rezultate din activitile de audit.

f) Compartimentul de audit public intern anual, pn la 15 ianuarie va transmite structurii teritoriale UCAAPI raportul anual privind activitatea de audit public intern, menionnd cazurile de iregulariti sau fraude identificate. g) Compartimentul de audit public intern n cazul n care n timpul misiunilor de audit public intern identific iregulariti sau eventuale prejudicii va raporta n termen de 3 zile ordonatorul de credite i structura de control intern abilitat, n vederea continurii verificrilor. n cazul identificrii unor iregulariti majore, auditorul intern poate continua misiunea de audit sau o poate suspenda, cu acordul ordonatorului de credite care a aprobat misiunea. NORME APLICABILE COMPARTIMENTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN A NORME DE CALIFICARE 1.1 Carta auditului intern fixeaz drepturile i obligaiile auditorilor interni, informeaz despre obiectivele i metodele de audit, clarific misiunea de audit, fixeaz reguli de lucru ntre auditor i auditat, promoveaz regulile de conduit. Carta auditului intern este elaborat de auditorul compartimentului de Audit Public Intern i este aprobat de primarul comunei Tau. 1.2 Codul privind conduita auditorilor interni, reprezint un ansamblu de principii i reguli de conduit care guverneaz activitatea auditorilor interni. Regulile stabilita prin codul privind conduita etic a auditorilor interni i pe care acetia au obligaia de a le respecta n ntreaga lor activitate sunt: 1.2.1 - Independena organizatoricCompartimentul de audit public intern funcioneaz n subordinea primarului comunei Tau, nu este implicat prin atribuiile sale n elaborarea procedurilor de control intern i exercit o funcie distinct i independent. Activitatea compartimentului de audit public intern nu este supus ingerinelor externe ncepnd de la stabilirea obiectivelor misiunilor de audit, la realizarea efectiv a lucrrilor i pn la comunicarea rezultatelor misiunilor. 1.2.2 - Obiectivitatea individualAuditorii interni vor avea o atitudine imparial, fr prejudeci, evitnd conflictele de interese. i vor ndeplini atribuiile n mod obiectiv, cu profesionalism i integritate n mod independent conform normelor i procedurilor specifice activitii de audit public intern. 1.2.2.1 Numirea efului compartimentului audit public intern se face de primarul comunei Tau cu avizul UCAAPI, conform procedurilor stabilite de n acest sens.

Destituirea efului compartimentului audit public intern se va face numai cu avizul prealabil al UCAAPI conform procedurii stabilite n acest sens. Numirea auditorilor interni se face de primarul comunei Tau numai cu avizul prealabil al efului compartimentului audit public intern din cadrul C.L. Tau conform procedurii legale. Revocarea auditorilor interni se face de ctre primarul comunei Tau cu acordul efului compartimentului audit public intern cu respectarea procedurilor prevzute de lege . 1.2.2.2 Pierderea independenei i obiectivitii auditorilor interni Auditorii interni nu pot fi numii sau desemnai s efectueze misiuni de audit public intern n cazul n care sunt rude sau afini pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorii instituiilor publice auditate. Auditorii interni nu pot fi implicai n vreun fel n ndeplinirea activitilor pe care n mod potenial le auditeaz i nici n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale C.L.Tau sau ale instituiilor din subordinea sa. Auditorilor interni nu li se vor ncredina misiuni de audit public intern dac au fost implicai n derularea programelor i proiectelor cu finanare sau cofinanare extern sau dac au deinut funcii sau au fost implicai ntr-un alt mod n anumite sectoare de activitate pe o perioad de cel puin 3 ani. Auditorii interni au obligaia de a informa n scris primarul comunei Tau pe eful compartimentului de audit public intern dac se afl n una din situaiile prezentate mai sus. 1.2.3 - CompetenaPregtirea i experiena auditorilor interni constituie elemente eseniale n atingerea scopului activitii de audit public intern. Auditorii interni trebuie s posede cunotine, ndemnare i competene n vederea exercitrii responsabilitilor individuale, mai ales n ceea ce privete: - aplicarea normelor, procedurilor i tehnicilor de audit public intern; - aplicarea tehnicilor i principiilor contabile; - aplicarea principiilor de baz din domeniul economic, juridic, informatic; - aplicarea cunotinelor i abilitilor de care dispun pentru identificarea elementelor de iregularitate sau fraud; - capacitatea de a comunica n scris i oral, de a expune clar, eficient obiectivele urmrite, constatrile i recomandrile pentru fiecare misiune de audit public intern. Compartimentul de audit public intern va dispune n mod colectiv de toat competena i experiena necesar realizrii misiunilor de audit public intern. Misiunile de audit public intern var fi ncredinate auditorilor n funcie de experiena i pregtirea lor, corespunztor nivelului de complexitatea al sarcinii. eful compartimentul de audit public intern va asigura n acest sens ca pentru fiecare misiune de audit public intern au fost desemnai auditorii care au 5

cunotinele, ndemnarea i competenele necesare desfurrii misiunii respective. Pentru misiunile care necesit cunotine de strict specialitate, cu acordul primarului comunei Tau vor fi cooptai n colectiv experi sau consultani din domeniu. 1.2.4 - Contiina profesional Auditorii interni trebuie s fie permanent contieni c procedurile de audit public intern nu pot garanta c au fost detectate toate riscurile semnificative susceptibile s afecteze obiectivele auditate, activitile sau resursele entitilor publice, de aceea n acest sens trebuie s dea dovad de vigilen sporit. n acest sens pe tot parcursul activitii auditorii interni vor lua n consideraie urmtoarele elemente: - perioada necesar atingerii obiectivelor misiunii de audit public intern; - complexitatea i importana domeniilor auditate; - probabilitatea existenei erorilor, iregularitilor sau disfuncionalitilor semnificative; - pertinena i eficiena procesului de gestionare al riscurilor i cel de control; - costurile implementrii unor controale suplimentare fa de rezultatele preconizate. 1.2.5 - Pregtirea profesional Auditorii interni trebuie s-i mbunteasc permanent cunotinele i practica profesional. eful compartimentului audit public intern mpreun cu conducerea C.L.Tau va asigura condiiile necesare pregtirii profesionale continu a auditorilor interni, perioada destinat acestui scop fiind de minim 15 zile anual. 1.2.6 - Programul de asigurare i mbuntire a calitii eful compartimentului de audit public intern va elabora un program de asigurare i mbuntire a calitii activitii de audit public intern sub toate aspectele. Programul are menirea de a oferi asigurri c normele, instruciunile i codul etic sunt cunoscute, aplicate i respectate de auditorii interni. 1.2.6.1 Evaluarea programului adoptarea unui proces continuu de supraveghere i evaluare a eficienei globale a programului de calitate, care poate fi: - evaluare intern eful compartimentului examineaz permanent dac procedurile, de asigurare a calitii misiunilor de audit public intern sunt aplicate n mod satisfctor, garantnd astfel calitatea rapoartelor de audit public intern. n acest cadru, supervizarea realizrii misiunilor de audit public intern va permite depistarea deficienelor, gsirea procedurilor de mbuntire a misiunilor viitoare de audit public intern i planificarea activitilor de perfecionare profesional. - evaluarea extern se va realiza de structurile UCAAPI. 6

B NORME DE FUNCIONARE A AUDITULUI PUBLIC INTERN Cerine de funcionare a compartimentului de audit public intern n cadrul Consiliului Local Tau. eful compartimentului audit public intern este responsabil de organizarea i desfurarea activitii de audit public intern. 1. Planificarea activitii de audit public intern. Elaborarea proiectului planului de audit public intern se ntocmete anual, pn la data de 30 noiembrie a anului precedent pentru anul pentru care se elaboreaz. Primarul comunei Tau va aproba proiectul planului de audit public intern pn pe 20 decembrie. Planul anual de audit public intern este document oficial, care va fi pstrat n arhiva instituiei conform Legii Arhivelor Naionale. Selectarea misiunilor de audit public intern se face n funcie de : - evaluarea riscurilor asociate diferitelor structuri, activiti, proiecte/programe, sau operaiuni; - sugestiile, criteriile semnal venite de la responsabilii instituiilor auditate, deficiene constatate anterior de auditorii interni , de controlorii Curii de Conturi, alte informaii i indicii referitoare la abateri sau disfuncionaliti, aprecieri ale unor experi sau specialiti cu privire la structura i dinamica unor riscuri interne sau de sistem, evaluarea impactului unor modificri ale mediului n care evolueaz sistemul auditat; - numrul instituiilor publice auditate (compartimentelor); - periodicitate n auditare ( cel puin o dat la 3 ani); - tipurile de audit convenabile pentru fiecare instituie auditat (compartiment); - temele defalcate ale UCAAPI ( includerea tematicilor ordonate de UCAAPI n planul anual); - recomandrile Curii de Conturi. Proiectul planului anual de audit public intern va fi nsoit de un referat n care s se justifice modul de selectare al misiunilor, criteriile semnal i alte elemente care au stat la baza selectrii respective. 1.2 Actualizarea planului de audit se face n funcie de modificrile legislative sau organizatorice care schimb gradul de semnificaie al misiunilor, sau la solicitarea UCAAPI de a introduce sau elimina anumite misiuni din planul de audit public intern. Actualizarea planului de audit public intern se face tot n baza referatului de modificare aprobat de primarul comunei Tau. 7

1.3 Structura planului de audit intern se prezint astfel: - scopul aciunii, operaiunii auditate; - obiectivele aciunii, operaiunii auditate; - identificarea, operaiunii, aciunii supuse auditului public intern; - identificare instituiei sau a structurilor organizatorice la care se va desfura misiunea de auidt public intern; - durata misiunii de audit; - perioada supus auditrii; - numrul de auditori interni atrai n aciune; - precizarea elementelor care presupun atragerea de specialiti, numrul acestora. 1.4 Gestionarea resurselor umane eful compartimentului de audit public intern, rspunde de organizarea i desfurarea activitii compartimentului i trebuie s asigure resursele necesare ndeplinirii planului de audit public intern n mod eficient. 1.5 Reglementarea activitii compartimentului de audit public intern. Compartimentul de audit public intern elaboreaz norme specifice n baza crora i desfoar activitatea, cu avizul UCAAPI. Normele proprii vor fi transmise spre avizare cu aprobarea primarului comunei Tau. 1.6 Raportarea activitii de audit public intern Raportul final al misiunilor de audit public intern, mpreun cu rezultatele concilierii se transmit primarului comunei Tau. Serviciul de audit public intern va asigura: - raportarea periodic i anual asupra constatrilor, concluziilor i recomandrilor rezultate din activitate; - raporteaz primarului comunei Tau i structurilor de control intern cu privire la iregularitile sau posibilele prejudicii constatate; - raporteaz UCAAPI despre recomandrile nensuite de conductorii instituiilor auditate i despre consecinele acestora. 1.7 Obiective aferente activitii compartimentului de audit public intern 1.7.1 Evaluarea managementului riscurilor n cursul misiunilor de audit public intern, auditorii vor identifica toate riscurile chiar i pe cele care exced perimetrul misiunii astfel nct s sprijine conductorii instituiilor auditate (compartimentelor) n evaluare i depistarea riscurilor semnificative, contribuind astfel la mbuntirea sistemului de management al riscurilor. Auditul trebuie s evalueze riscurile aferente operaiunilor i sistemelor informatice privind: - fiabilitatea i integritatea informaiilor financiare i operaionale; - eficacitatea i eficiena operaiunilor; - protejarea patrimoniului; 8

- respectarea actelor normative i contractelor. 1.7.2 Evaluarea sistemelor de control Scopul misiunilor de audit public intern este de a ajuta entitatea auditat s menin un sistem de control adecvat, urmrind mbuntirea lui continu. Evaluarea eficienei i eficacitii sistemului de control intern se face pe baza rezultatelor evalurii riscurilor, viznd operaiile i sistemele informatice ale sistemului din punct de vedere al: - integritii i fiabilitii sistemului financiar contabil; - eficienei i eficacitii operaiunilor; - protejrii patrimoniului; - respectrii legislaiei , reglementrilor i procedurilor existente. Auditorii interni vor urmrii n cadrul misiunilor ca procedurile de control intern stabilite de instituiile (compartimentele), structurile auditate s fie n acord cu obiectivele, pentru a putea identifica eventualele deficiene semnificative ale acestora. Pentru evaluarea sistemului de control, auditorii interni vor determina msura n care conductorul instituiei publice a definit criterii adecvate de apreciere i dac obiectivele propuse au fost atinse. Dac criteriile sunt bine stabilite ele pot fi utilizate de auditori n vederea realizrii obiectivelor misiunii, iar dac sunt inadecvate, mpreun cu conductorii instituiei vor elabora noi criterii i un program de implementare corespunztor. C NORME METODOLOGICE PRIVIND MISIUNEA DE AUDIT PUBLIC INTERN Normele metodologice stabilesc metodele i instrumentele utilizate n derularea misiunilor de audit public intern. n acest sens prezentele norme stabilesc etapele, procedurile de urmat, modelele standard ale documentelor utilizate precum i circuitul acestora. 1 - Schematic derularea misiunilor de audit public intern se realizeaz cu respectarea urmtorilor pai : A- pregtirea misiunii de audit public intern - iniierea auditului - ntocmirea i transmiterea ordinului de serviciu; - ntocmirea i completarea declaraiei de independen a auditorilor interni; - ntocmirea i transmiterea ctre entitatea public (compartiment) a notificrii privind declanarea misiunii de audit public intern; - colectarea i prelucrarea informaiilor - cunoaterea domeniului auditabil legislaie, hotrri ale C.L.Tau , dispoziii i alte acte interne emise de entitatea public auditat (compartiment); 9

- analiza riscurilor -identificarea pericolelor, dac controlul intern sau procedurile entitii le pot preveni elimina i elaborarea tabelului cu puncte tari i puncte slabe n baza documentaiei colectat; - elaborarea programului de audit public intern: - ntocmirea programului de audit; - stabilirea programului preliminar al interveniei la faa locului; - edina de deschidere: - ncheierea minutei de deschidere. B- Intervenia la faa locului - colectarea dovezilor: - elaborarea de teste, chestionare A04 - elaborarea i completarea fielor de identificare i analiz a problemelor (FIAP-urilor) A05 - constatarea i raportarea iregularitilor: - completarea i transmiterea formularului de constatare i raportare a iregularitilor A06 - revizuirea documentelor de lucru: - completarea notei centralizatoare a documentelor de lucru C02 - edina de nchidere: - completarea minutei edinei de nchidere C- Raportul de audit public intern - elaborarea proiectului de raport de audit public intern; - transmiterea proiectului de raport; - reuniunea de conciliere: - ntocmirea minutei de conciliere; - ntocmirea raportului final; - supervizarea raportului final; - difuzarea raportului de audit public intern D- Urmrirea recomandrilor. Modelele standard ale documentelor utilizate sunt conform prevederilor legale, cele prezentate n anex de la pagina 1 la 18, unde se fac referiri la procedurile de urmat i circuitul documentelor. 2 - Dosarele de audit public intern au rolul de a asigura prin informaiile pe care le cuprind fundamentul pentru formularea concluziilor auditorilor interni. Tipurile de dosare de audit public intern sunt : A Dosarul permanent care la rndul su este format din 4 seciuni (dosare )astfel: 10

1 Seciunea A

2 Seciunea B

3 Seciunea C

4 Seciunea C

- Raportul de audit public intern cu anexe - ordinul de serviciu - declaraia de independen - rapoarte intermediare ( proiectul raportului de audit public intern) - fiele de identificare i analiz a problemelor - formulare de constatare a iregularitilor - programul de audit. - Administrativ - notificarea privind declanarea misiunii de audit public intern - minuta edinei de deschidere - minuta edinei de conciliere - minuta edinei de nchidere - corespondena cu entitatea auditat - Documentele misiunii de audit public intern - strategii interne - reguli, regulamente i legi aplicate - proceduri de lucru - materiale despre entitate - informaii financiare - rapoarte de audit public intern anterioare - informaii privind posturile cheie, fluxurile de operaii - documentaia analizei riscurilor. - Supervizarea i revizuirea desfurrii misiunii de audit public intern i a rezultatelor acestuia - raportul de audit public intern revizuit - rspunsurile auditorilor interni la revizuirea raportului de audit public intern

B Dosarul documentelor de lucru.

Acest dosar cuprinde copii ale documentelor de lucru, extrase ale acestora menite s sprijine concluziile auditorilor interni. Dosarul va fi indexat pentru fiecare obiectiv n parte cu litere sau cifre astfel nct s poat fi uor urmrite. 3 - Pstrarea i revizuirea dosarelor de audit public intern . Dosarele de audit public intern sunt proprietatea entitii publice auditate i sunt confideniale. Dosarele se pstreaz pn la ndeplinirea recomandrilor din raportul de audit public intern dup care se arhiveaz i sunt pstrate n concordan cu reglementrile legale privind arhivarea. 11