MANUAL DE AUDIT INTERN

PRIVIND CHELTUIELILE REALIZATE DIN FONDURILE EUROPENE AFERENTE PERIOADEI DE PROGRAMARE 2007 2013

Audit intern de sistem Audit intern operaional

- Bucureti, octombrie 2008 -

Manual de auditare a cheltuielilor din fondurile europene aferente perioadei de programare 2007 - 2013

CUPRINS

1. Introducere .................................................................................................................................. 3 2. Cadrul legal................................................................................................................................. 4 3. Cadru de aplicare ........................................................................................................................ 5 4. Auditul de sistem ........................................................................................................................ 9 4.1. Consideraii privind principiile generale ale sistemelor de management i control ............ 9 4.2. Cerine cheie i criterii de evaluare n auditul de sistem ................................................... 10 4.2.1. Principalele cerine cheie n ceea ce privete Autoritatea de Management / Organismele Intermediare..................................................................................................... 10 4.2.2. Principalele cerine cheie n ceea ce privete Autoritatea de Certificare / Organismele Intermediare .......................................................................................................................... 15 5. Auditul operaional ................................................................................................................... 17 5.1. Scopul i domeniul procedurii ........................................................................................... 17 5.2. Caracteristicile auditului operaional ................................................................................. 17 5.3. Domeniul auditului operaional ......................................................................................... 18 5.4. Efectuarea auditului operaional ........................................................................................ 18

Pagina 2 din 19

Manual de auditare a cheltuielilor din fondurile europene aferente perioadei de programare 2007 - 2013

1. Introducere Se intenioneaz ca prezentul manual/ghid/ndrumar s ofere un cadru general aplicabil auditului intern al programelor operaionale n contextul perioadei de programare 2007 2013. Avnd n vedere att cerinele Regulamentelor Europene1 ct i cele ale liniilor directoare2 emise de Comisia European n ceea ce privete sistemul de management i control intern aplicabil instituiilor ce sunt implicate n managementul fondurilor structurale, considerm necesar a se expune n mod detaliat activitatea de audit intern ce trebuie derulat de ctre compartimentele de specialitate, avnd n vedere: 1. auditul de sistem; 2. auditul operaional. Auditul de sistem se refer la evaluarea tuturor prevederilor menionate la art. 58 din Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1083/2006. Pentru realizarea acestei activiti ar trebui utilizate liniile directoare emise de ctre Comisia European pentru a realiza o evaluare a acestor cerine. Auditul operaional se refer la toate aciunile realizate n cadrul auditului pe proiecte menionat la art. 62 din Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1083/2006. Compartimentele de audit din cadrul instituiilor care gestioneaz fonduri europene pot realiza att audit de sistem ct i audit operaional. Este adevrat, n Regulamentele Europene att auditul de sistem ct i auditul operaional sunt date ca fiind atribuii ale Autoritii de Audit. O analiz mai detaliat a acestor prevederi3 relev faptul c Autoritatea de Audit trebuie de fapt s: ...(a) s se asigure c se efectueaz audituri n vederea verificrii funcionrii eficiente a sistemului de gestiune i a controlului programului operaional (n.r. audit de sistem); (b) s se asigure c se efectueaz controale ale operaiunilor pe baza unui eantion adecvat pentru a se verifica cheltuielile declarate; (n.r. audit operaional) Aceste asigurri pot fi obinute de ctre Autoritatea de Audit: fie prin realizarea (de ctre Autoritatea de Audit sau de ctre un ter desemnat de aceasta) de misiuni de audit de sistem i misiuni de audit operaional; fie prin luarea n considerare, n anumite condiii, a rezultatelor misiunilor de audit de sistem i/sau operaional, realizate de auditul intern al instituiilor responsabile cu gestionarea fondurilor europene; fie o combinaie a celor dou puncte anterioare.

1 2

Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1083/2006; Regulamentul Comisiei (CE) nr. 1828/2006; Linii directoare privind metodologia comun de evaluare a sistemelor de management i control n Statele Membre (perioada de programare 2007 - 2013). Emitent Comisia European: DG Politic Regional, DG Ocuparea Forei de Munc, Afaceri Sociale i Egalitate de anse 3 Articolul 62(1) (a) i (b) din cadrul Regulamentului Consiliului (CE) nr. 1083/2006

Pagina 3 din 19

Manual de auditare a cheltuielilor din fondurile europene aferente perioadei de programare 2007 - 2013

n acest context, este foarte important ca auditul intern al structurilor ce gestioneaz fonduri europene s realizeze periodic (anual) att o misiune de audit de sistem ct i o misiune de audit operaional. Rezultatele acestor misiuni trebuie interpretate cumulativ astfel nct s ofere o imagine de ansamblu asupra modului de gestionare a fondurilor europene. 2. Cadrul legal Cadrul legal aplicabil avut n vedere la emiterea prezentului document este alctuit din Regulamentele Europene ce se refer la gestionarea fondurilor europene aferente perioadei de programare 2007 2013, precum i din liniile directoare emise de ctre Comisia European n aplicarea acestor Regulamente. Practic ne referim la: Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1083/2006 din 11 iulie 2006, de stabilire a anumitor dispoziii generale privind Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de coeziune i de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1260/1999; Regulamentul Comisiei (CE) nr. 1828/2006 din decembrie 2006, stabilind regulile pentru implementarea Regulamentului Consiliului (CE) nr. 1083/2006 n care se stabilesc prevederile generale cu privire la Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de Coeziune i pentru implementarea Regulamentului (CE) nr. 1080/2006 al Parlamentului European i al Consiliului pentru Fondul European de Dezvoltare Regional; Linii directoare privind metodologia comun de evaluare a sistemelor de management i control n Statele Membre (perioada de programare 2007 2013). Emitent Comisia European: DG Politic Regional, DG Ocuparea Forei de Munc, Afaceri Sociale i Egalitate de anse; Linii directoare privind verificrile de management care vor fi efectuate de ctre Statele Membre asupra operaiunilor co-finanate de ctre Fondurile Structurale i Fondul de Coeziune pentru perioada de programare 2007 2013. Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1080/2006 din 5 iulie 2006 privind Fondul European de Dezvoltare Regional i de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1783/1999; Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1081/2006 din 5 iulie 2006 privind Fondul Social European i de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1784/1999.

Pagina 4 din 19

Manual de auditare a cheltuielilor din fondurile europene aferente perioadei de programare 2007 - 2013

3. Cadru de aplicare Destinatarii informaiilor coninute n acest document de intenioneaz a fi compartimentele de audit intern ale instituiilor implicate n managementul fondurilor europene. Astfel principalii beneficiari sunt: Instituia Ministerul Economiei i Finanelor Autoritatea de Certificare i Plat Ministerul Economiei i Finanelor Autoritate de Management POS Creterea Competitivitii Economice Organism Intermediar POS Creterea Competitivitii Economice Ministerul pentru IMM, Comer, Turism i Profesii Liberale Organism Intermediar POS Creterea Competitivitii Economice Ministerul Educaiei, Cercetrii i Tineretului (ANCS) Organism Intermediar POS Creterea Competitivitii Economice Ministerul Comunicaiilor i Tehnologiei Informaiilor Organism Intermediar POS Creterea Competitivitii Economice Ministerul Economiei i Finanelor (DG Politic Energetic) Ministerul Mediului i Dezvoltrii Durabile Autoritate de Management POS Mediu Organism Intermediar POS Mediu Bacau - Regiunea 1 Nord-Est Organism Intermediar POS Mediu Galati - Regiunea 2 Sud-Est Organism Intermediar POS Mediu Pitesti - Regiunea 3 Sud-Muntenia Organism Intermediar POS Mediu Craiova - Regiunea 4 Sud-Vest Organism Intermediar POS Mediu Timisoara - Regiunea 5 Vest Compartimentul beneficiar Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern

Compartimentul de audit intern

Compartimentul de audit intern

Compartimentul de audit intern

Compartimentul de audit intern

Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern

Pagina 5 din 19

Manual de auditare a cheltuielilor din fondurile europene aferente perioadei de programare 2007 - 2013

Instituia Organism Intermediar POS Mediu Cluj-Napoca - Regiunea 6 NordVest Organism Intermediar POS Mediu Sibiu - Regiunea 7 Centru Organism Intermediar POS Mediu Bucuresti - Regiunea 8 BucurestiIlfov Ministerul Dezvoltrii, Lucrarilor Publice i Locuinelor Autoritate de Management pentru Programul Operaional Regional Organism Intermediar pentru Programul Operaional Regional Agena pentru Dezvoltare Regional Nord-Est Organism Intermediar pentru Programul Operaional Regional Agena de Dezvoltare Regional Sud-Est Organism Intermediar pentru Programul Operaional Regional Agena pentru Dezvoltare Regional Sud Muntenia Organism Intermediar pentru Programul Operaional Regional Agena pentru Dezvoltare Regional Sud-Vest Oltenia Organism Intermediar pentru Programul Operaional Regional Agena pentru Dezvoltare Regional Vest Organism Intermediar pentru Programul Operaional Regional Agena pentru Dezvoltare Regional Nord Vest Organism Intermediar pentru Programul Operaional Regional Agentia pentru Dezvoltare Regionala Centru

Compartimentul beneficiar Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern

Compartimentul de audit intern

Compartimentul de audit intern

Compartimentul de audit intern

Compartimentul de audit intern

Compartimentul de audit intern

Compartimentul de audit intern

Compartimentul de audit intern

Compartimentul de audit intern

Pagina 6 din 19

Manual de auditare a cheltuielilor din fondurile europene aferente perioadei de programare 2007 - 2013

Instituia Organism Intermediar pentru Programul Operaional Regional Agenia pentru Dezvoltare Regional Bucureti-Ilfov Ministerul Muncii, Familiei i Egalitii de anse - Autoritate de Management pentru Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane Organismul Intermediar Regional Nord-Estp entu Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane Organismul Intermediar Regional Sud-Est pentru Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane Organismul Intermediar Regional Sud-Muntenia pentru Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane Organismul Intermediar Regional Sud-Vest pentru Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane Organismul Intermediar Regional Nord-Vest pentru Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane Organismul Intermediar Regional Vest pentru Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane Organismul Intermediar Regional Centru pentru Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane Organism Intermediar Ministerul Educaiei, Cercetrii i Tineretului pentru Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane

Compartimentul beneficiar Compartimentul de audit intern

Compartimentul de audit intern

Compartimentul de audit intern

Compartimentul de audit intern

Compartimentul de audit intern

Compartimentul de audit intern

Compartimentul de audit intern

Compartimentul de audit intern

Compartimentul de audit intern

Compartimentul de audit intern

Pagina 7 din 19

Manual de auditare a cheltuielilor din fondurile europene aferente perioadei de programare 2007 - 2013

Instituia Centrul Naional de Dezvoltare a nvmntului Profesional i Tehnic pentru Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane Agenia Naional de Ocupare a Forei de Munc pentru Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane Ministerul Transporturilor - Autoritate de Management pentru Programul Operaional Sectorial Transport Ministerul Internelor i Reformei Administrative Autoritate de Management pentru Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative Ministerul Economiei i Finanelor Autoritate de Management pentru Programul Operaional Asisten Tehnic

Compartimentul beneficiar

Compartimentul de audit intern

Compartimentul de audit intern

Compartimentul de audit intern

Compartimentul de audit intern

Compartimentul de audit intern

Prin prezentul document4 se urmrete contientizarea importanei cerinelor cheie i a metodelor de evaluare utilizate de organismele de audit europene, de ctre auditorii din cadrul autoritilor implicate n evaluarea sistemelor de management i control pentru Fondurile Structurale i Fondul de Coeziune (autoritile de audit, autoritile de management / organismele intermediare, autoritile de certificare / organismele intermediare i beneficiarii finali). De aceea este extrem de important ca autoritile naionale de audit s aib aceeai abordare n ceea ce privete evaluarea autoritilor de management / organismelor intermediare i a autoritilor de certificare / organismelor intermediare, pentru a asigura armonizarea rezultatelor auditului, astfel nct auditorii din diferite pri ale lanului de control s se poat baza pe munca celorlali auditori. Prezentul document nu poate acoperi toate situaiile ce pot apare n procesul de management al fondurilor. Procesul de supervizare din cadrul fiecrui audit trebuie s ofere asigurri asupra faptului c, atunci cnd este exprimat o concluzie general asupra sistemului, aceast concluzie poate fi susinut cu documente suport, iar opinia

Ce are la baz, printre altele, n special Liniile directoare privind metodologia comun de evaluare a sistemelor de management i control n Statele Membre (perioada de programare 2007 - 2013). Emitent Comisia European: DG Politic Regional, DG Ocuparea Forei de Munc, Afaceri Sociale i Egalitate de anse

Pagina 8 din 19

Manual de auditare a cheltuielilor din fondurile europene aferente perioadei de programare 2007 - 2013

de audit exprimat trebuie s fie n concordan cu constatrile, argumentat corespunztor i documentat. 4. Auditul de sistem 4.1. Consideraii privind principiile generale ale sistemelor de management i control n conformitate cu prevederile Articolului 58 din Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1083/2006, sistemele de management i control ale programelor operaionale aplicate de Statele Membre prevd: (a) definiia funciilor organismelor care au responsabilitatea gestiunii, controlului i repartizrii funciilor n interiorul fiecrui organism; (b) respectarea principiului de separare a funciilor ntre aceste organisme i n interiorul fiecruia dintre ele; (c) proceduri pentru asigurarea corectitudinii i regularitii cheltuielilor declarate n cadrul programului operaional; (d) sisteme de contabilitate, supraveghere i informare financiar fiabile i informatizate; (e) un sistem de comunicare a informaiilor i de supraveghere n cazul n care organismul responsabil ncredineaz ndeplinirea atribuiilor unui alt organism; (f) dispoziii privind auditul funcionrii sistemelor;

(g) sisteme i proceduri care garanteaz o pist de audit adecvat; (h) proceduri de comunicare a informaiilor i de supraveghere pentru neregularitile i recuperarea sumelor pltite n mod necorespunztor. Pentru a efectua un audit de sistem este necesar a se parcurge urmtorii pai: definirea cerinelor cheie din regulamentele aplicabile (Regulamentul Consiliului nr. 1083/2006 i Regulamentul Comisiei nr. 1828/2006); definirea criteriilor de evaluare pentru fiecare cerin cheie pentru a evalua eficient funcionarea sistemelor; stabilirea concluziilor referitoare la funcionarea eficient a sistemelor pentru fiecare cerin cheie i pentru fiecare autoritate;

Pagina 9 din 19

Manual de auditare a cheltuielilor din fondurile europene aferente perioadei de programare 2007 - 2013

4.2. Cerine cheie i criterii de evaluare n auditul de sistem Sunt prezentate criterii de evaluare pentru fiecare cerin cheie. Lipsa de conformitate cu aceste criterii implic un risc de cheltuieli nejustificate i certificate Comisiei, precum i un risc de rambursare excedentar ctre Statele Membre. Cerinele cheie se refer la: 1. Autoritatea de management i orice organism intermediar cruia i-au fost delegate sarcini (7 cerine cheie); 2. Autoritatea de certificare i orice organism intermediar cruia i-au fost delegate sarcini (4 cerine cheie); 4.2.1. Principalele cerine cheie n ceea ce privete Autoritatea de Management / Organismele Intermediare Cerin cheie nr. 1: Trebuie s existe o definiie clar a acestora (AM/OI), de alocare i de separare a funciilor ntre i n cadrul autoritii de management / organismului intermediar (art. 58 a), b), e), 59.2, 59.3, 60 din R 1083 si art. 12, 13.5 i 22 b) din R 1828 Criterii de evaluare: Ar trebui s existe: 1. proceduri adecvate la nivelul autoritii de management pentru a monitoriza eficient punerea n aplicare a sarcinilor delegate ctre organismul intermediar. 2. o definire clar i o alocare de funcii (organigrama, numrul indicativ de posturi, proceduri i manuale), inclusiv existena unui acord care s stabileasc n mod clar sarcinile care sunt delegate de autoritatea de management ctre organismul intermediar. Cerin cheie nr. 2: Trebuie s existe proceduri adecvate pentru selecia operaiunilor (proiectelor) (art. 60 a) si art. 65 a) din R 1083 si art. 5 i art. 13.1 R 1828) Obiectivul este de a se obine asigurri c exist transparen, tratament egal i caracter complet al procesului de selecie.

Pagina 10 din 19

Manual de auditare a cheltuielilor din fondurile europene aferente perioadei de programare 2007 - 2013

Criterii de evaluare: 3. Cererile de depunere proiecte ar trebui s fie publicate - nu se aplic n cazurile de alocare direct a fondurilor UE la anumite proiecte naionale, regionale sau locale. (Cererile de depunere proiecte, n conformitate cu condiiile i obiectivele programului operaional, ar trebui s conin o descriere clar a procedurii de selecie utilizate precum i a drepturilor i obligaiilor beneficiarilor. Cererile de depunere proiecte ar trebui s fie publicate cu scopul de a ajunge la toi potenialii beneficiari). 4. Toate proiectele primite ar trebui s fie nregistrate - nu se aplic n cazurile de alocare direct a fondurilor UE la anumite proiecte naionale, regionale sau locale. (Proiectele ar trebui s fie nregistrate la primire, o dovad de primire trebuie emis fiecrui solicitant i trebuie pstrate nregistrri cu privire la stadiul aprobrii fiecrei cereri). 5. Toate proiectele ar trebui evaluate n conformitate cu criteriile aplicabile. (Evaluarea ar trebui s fie aplicat n mod constant, criteriile / punctajele utilizate ar trebui s fie n conformitate cu cele aprobate de ctre Comitetul de Monitorizare i menionate n cererea de depunere proiecte, rezultatele trebuie s fie documentate. Totodat ar trebui evaluat n mod corespunztor capacitatea financiar, administrativ i operaional a beneficiarilor de a-i ndeplini responsabilitile n ceea ce privete parte de finanare proprie). 6. Deciziile luate cu privire la acceptarea sau respingerea proiectelor ar trebui s fie comunicate solicitanilor. (Deciziile ar trebui s fie luate de ctre o persoan/organism desemnat, rezultate ar trebui notificate n scris i motivele pentru acceptarea sau respingerea proiectelor ar trebui menionate n mod clar. Procedura de atac (contestare) i deciziile referitoare la aceasta ar trebui s fie publicate). Cerin cheie nr. 3: Trebuie s existe o informare adecvat precum i o strategie de a oferi asisten i ndrumare beneficiarilor finali (art. 56, art. 60 c), d), f) din R 1083 si art. 13.1 R 1828) Obiectivul este de a se asigura c beneficiarii sunt informai despre drepturile i responsabilitile lor n ceea ce privete furnizarea de finanare proprie, precum i asupra faptului c li se acord asisten cu privire la aceste drepturi i responsabiliti.

Pagina 11 din 19

Manual de auditare a cheltuielilor din fondurile europene aferente perioadei de programare 2007 - 2013

Criterii de evaluare: 7. Comunicare eficient cu beneficiarii privind drepturile i obligaiile lor, n special cu privire la: regulile de eligibilitate naionale, stabilite pentru program; normele comunitare cu privire la eligibilitate; condiiile specifice referitoare la produsele sau serviciile care urmeaz s fie livrate n cadrul proiectului; planul de finanare; termenul limit pentru executie; cerinele privind contabilitatea separat sau coduri de conturi distincte pentru a putea fi urmrite n contabilitate; modul de pstrare i comunicare a informaiilor. Obligaiile privind publicitatea i informarea ar trebui de asemenea stabilite n mod clar i comunicate acestora (beneficiarilor finali)(n scrisori de aprobare a fondurilor, decizii). 8. n cadrul programului trebuie s existe reguli naionale de eligibilitate clare i lipsite de ambiguitate. 9. Existena unei strategii pentru a se asigura c beneficiarii au acces la informaiile necesare i c acetia primeasc un nivel corespunztor de ndrumare (pliante, brouri, seminarii, ateliere, web site-uri). Cerin cheie nr. 4: Trebuie s existe verificri adecvate ale managementului (art. 60 b), g) din R 1083 si art. 13.2-13.4 de R 1828) (vezi Guidance document on management
verifications to be carried out by Member States on operations co-financed by the Structural Funds and the Cohesion Fund for the 2007 2013 programming period)

Obiectivul este acela de a obine asigurri asupra faptului c exist proceduri adecvate pentru a verifica livrarea bunurilor i a serviciilor n scopul de a asigura realitatea cheltuielilor declarate precum i conformitatea cu decizia Comisiei, condiiile acordrii fondurilor, legislaia naional i cea comunitar, n special cu privire la eligibilitatea cheltuielilor, achiziiile publice, ajutorul de stat, protecia mediului, egalitatea de anse i de informare i de publicitate. Este esenial ca suficient personal s fie alocat pentru efectuarea verificrilor de management, lundu-se n considerare calificarea i experiena acestuia. Criterii de evaluare: 10. Existena procedurilor scrise precum i a unor liste de verificare cuprinztoare cu scopul de a detecta erorile materiale. Aceasta nseamn c listele de verificare ar trebui vizeze verificri cu privire la: corectitudinea cererii de rambursare; perioada eligibil; conformitatea cu proiectul aprobat; respectarea ratei de finanare aprobat (dac este cazul);

Pagina 12 din 19

Manual de auditare a cheltuielilor din fondurile europene aferente perioadei de programare 2007 - 2013

respectarea regulilor relevante de eligibilitate, precum i reglementrile comunitare i naionale privind achiziiile publice, ajutorul de stat, mediu, publicitate i oportuniti egale; realitatea proiectului, inclusiv progresul fizic al produsului/serviciului i conformitatea cu termenii i condiiile contractului de grant; cheltuielile declarate i existena pistei de audit.

11. nainte de certificarea cheltuielilor ar trebui efectuate verificri administrative n ceea ce privete cheltuielile din declaraia respectiv. 12. Toate cererile de rambursare depuse de ctre beneficiari ar trebui s fie supuse verificrii administrative care ar trebui s includ att o examinare a cererii n sine, ct i a documentelor justificative relevante anexate. 13. Verificrile la faa locului ar trebui s fie realizate atunci cnd proiectul este avansat, att din punct de vedere fizic ct i din punct de vedere financiar (de exemplu, pentru msurile de pregtire profesional). 14. Ar trebui pstrate dovezi cu privire la: verificrile administrative i verificrile la faa locului, inclusiv activitatea desfurat i rezultatele obinute; monitorizarea (urmrirea remedierii) constatrilor realizate. 15. n cazul n care verificrile la faa locului nu sunt exhaustive, activitatea de eantionare a proiectelor ar trebui s se bazeze pe o evaluare adecvat a riscurilor, iar documentele ntocmite trebuie s identifice proiectele selectate, s descrie metoda de eantionare utilizat i s ofere o imagine de ansamblu att asupra concluziilor la care s-a ajuns n urma verificrilor ct i a neregulilor descoperite. 16. Existena unor proceduri aprobate de ctre autoritatea de management pentru a se asigura c autoritatea de certificare primete toate informaiile necesare cu privire la verificrile efectuate n scopul certificrii. Cerin cheie nr. 5: Pista de audit corespunztoare (art. 60 c), d), f), art. 90 din R 1083 si art. 15 din R 1828) Pista se audit este considerat suficient la nivelul autoritii de management atunci cnd permite reconcilierea sumei totale certificate Comisiei cu cheltuielile individuale nregistrate precum i cu documentele justificative care se gsesc la toate nivelele administrative pn la nivel de beneficiar final. Criterii de evaluare: 17. nregistrrile contabile ale proiectelor ar trebui s fie inute la un nivel de management corespunztor, i ar trebui s ofere informaii detaliate cu privire la cheltuielile efectiv suportate n fiecare proiect co-finanat de ctre beneficiar. Sistemul

Pagina 13 din 19

Manual de auditare a cheltuielilor din fondurile europene aferente perioadei de programare 2007 - 2013

contabil permite att beneficiarilor, precum i altor organisme implicate s identifice plata mpreun cu documentele justificative ale acesteia. 18. Specificaiile tehnice i planul financiar al proiectului, rapoartele de monitorizare i progres, documentele referitoare la aplicarea, evaluarea, selectarea, aprobarea fondurilor, procedurile de licitaie i contractare precum i rapoarte privind inspeciile asupra produselor i serviciilor co-finanate, ar trebui s fie pstrate la un nivel adecvat de management. 19. Autoritatea de management ar trebui s verifice dac beneficiarii menin fie un sistem contabil separat, fie o codificare contabil corespunztoare pentru toate tranzaciile cu privire la asisten, codificare ce permite verificarea: alocarea corect a cheltuielilor referitoare numai la partea de cofinanare; anumite tipuri de cheltuieli care sunt considerate eligibile numai n anumite limite sau proporional cu alte costuri. 20. Ar trebui s existe proceduri care s ofere asigurri asupra faptului c toate documentele necesare pentru a asigura o pist de audit adecvat sunt inute n conformitate cu cerinele prevzute n articolul 90 din Regulamentul 1083/2006; adic n ceea ce privete disponibilitatea de documente. Cerin cheie nr. 6: Situaii contabile de ncredere, sisteme de monitorizare i raportare financiar n form computerizat (art. 58 d) i art. 60 c), din R 1083, art. 14,1 i anexa III a Reg. 1828/2006) Criterii de evaluare: 21. Existena unor sisteme computerizate capabile de a furniza informaii fiabile i relevante (s existe proceduri care s asigure ntreinerea sistemului, protecia datelor i integritatea acestora; sistemul furnizeaz toate informaiile cerute de anexa III a R1828/2006). Cerin cheie nr. 7: Exist aciuni preventive i aciuni corective n cazul n care erori sistemice sunt detectate de audit (art de 98.1 din R 1083 si art. 16.3 din R 1828) n cazul n care erorile detectate de ctre autoritatea de audit sunt de natur sistemic i, prin urmare, implic un risc pentru alte operaiuni n cadrul programului operaional, autoritile competente trebuie s ntreprind aciuni preventive i corective. Criterii de evaluare: 22. Trebuie s existe proceduri implementate pentru a se asigura o monitorizare i o urmrire a rezultatelor tuturor auditurilor efectuate de ctre organismele de audit competente, n conformitate cu articolul 62 din R 1083 i c aceast monitorizare este documentat n mod adecvat.

Pagina 14 din 19

Manual de auditare a cheltuielilor din fondurile europene aferente perioadei de programare 2007 - 2013

23. Trebuie s existe proceduri pentru a se asigura implementarea de aciuni preventive i corective, n cazul detectrii unor erori de sistem. 4.2.2. Principalele cerine cheie n ceea ce privete Autoritatea de Certificare / Organismele Intermediare Cerin cheie nr. 1: Definire clar, alocarea i separarea funciilor ntre i n cadrul autoritii de certificare / organismului intermediar (art. 58 a), b), 59.2, 61 din R 1083 i art. 12 din R 1828) Criterii de evaluare: 24. Respectarea principiului de separare a funciilor ntre autoritatea de certificare i autoritatea de management i n cadrul acestor organisme (autoritatea de certificare i organismele intermediare). 25. n cadrul autoritii de certificare sunt implementate proceduri care s monitorizeze eficiena ndeplinirii de ctre organismul intermediar a sarcinilor delegate. 26. Trebuie s existe o definire clar i o alocare a funciilor (organigram, numrul de posturi, manuale de proceduri), inclusiv existena unui acord prin care s se stabileasc sarcinile care sunt delegate de ctre autoritatea de certificare ctre organismul intermediar. Cerin cheie nr. 2: Pist de audit corespunztoare i sistem computerizat (art. 61 b), e) din R 1083, art. 15 din R 1828) Criterii de evaluare: 27. nregistrrile contabile adecvate ale cheltuielilor declarate ctre Comisie ar trebui s fie pstrate n form computerizat. 28. Pista de audit din cadrul autoritii de certificare ar trebui s permit reconcilierea dintre cheltuielile declarate Comisiei cu declaraiile de cheltuieli primite de la autoritatea de management / organismele intermediare. Cerin cheie nr. 3: Trebuie s existe modaliti adecvate, fiabile i bine fundamentate pentru certificarea cheltuielilor (art. 61 b), c), d) din R 1083) Asigurarea, n scopul certificrii, c autoritatea de certificare a primit informaii corespunztoare privind procedurile utilizate de ctre autoritatea de management i de ctre organismele intermediare pentru a verifica livrarea produselor i serviciilor cofinanate, realitatea cheltuielilor declarate, conformitatea cu reglementrile comunitare i naionale, c cheltuielile declarate a fost realizate pentru proiecte selectate pentru de finanare n mod corespunztor i c a fost meninut o pist de audit corespunztoare.

Pagina 15 din 19

Manual de auditare a cheltuielilor din fondurile europene aferente perioadei de programare 2007 - 2013

Criterii de evaluare: Autoritatea de certificare ar trebui s: 29. specifice ce informaii trebuie introduse n procedurile de verificare a platilor utilizate de autoritatea de management si organismele intermediare si sa implementeze proceduri agreate cu autoritatea de management pentru a se asigura asupra faptului ca aceste informaii sunt primite n mod regulat si la timp de autoritatea de certificare. 30. revizuiasc (monitorizeze) rapoartele ntocmite de ctre autoritatea de management sau organismele intermediare privind progresele nregistrate n implementare, inclusiv o monitorizare a verificrilor efectuate n conformitate cu articolul 60 b) din R 1083 (toate verificrile ar trebui s fie documentate). 31. s monitorizeze rezultatele tuturor auditurilor, n conformitate cu articolul 62 din R 1083 (toate verificrile ar trebui s fie documentate). 32. se asigure c rezultatele acestor verificri sunt luate n considerare la certificarea legalitii i regularitii cheltuielilor efectuate. 33. Autoritatea de certificare reconciliaz i face o verificare aritmetic a cererilor de plata. Cerin cheie nr. 4: S existe o modalitate corespunztoare de pstrare a unui cont cu sumele recuperabile i a unuia de recuperare a plilor necuvenite (art. 61 f) din R 1083 si art. 20.2 din R 1828) Criterii de evaluare: 34. Autoritatea de certificare ar trebui s in o eviden a sumelor recuperabile i a sumele retrase n urma anulrii totale sau pariale a contribuiei pentru un proiect. Sumele recuperate vor fi rambursate nainte de nchiderea programului operaional prin deducerea acestora din urmtoarea declaraie de cheltuieli. 35. Pn la data de 31 martie a fiecrui an ncepnd cu 2008, autoritatea de certificare va trimite Comisiei o declaraie, n formatul stipulat n anexa XI din R 1828. * * * Toate aceste cerine cheie sunt transpuse ntr-o list de verificare, ce poate fi folosit de ctre compartimentele de audit intern pentru evaluarea de sistem efectuat asupra autoritilor de management i asupra Autoritii de Certificare i Plat. Aceast list de verificare se regsete n Anexa nr. 1.

Pagina 16 din 19

Manual de auditare a cheltuielilor din fondurile europene aferente perioadei de programare 2007 - 2013

5. Auditul operaional 5.1. Scopul i domeniul procedurii Scopul procedurii este garantarea unei desfurri corespunztoare a auditului operaional i garantarea conformitii acestuia cu prevederile Regulamentelor nr. 1083/2006 i nr. 1828/2006. Scopul auditului operaional const n verificarea, pe baza unui eantion corespunztor, a cheltuielilor declarate la Comisia European. 5.2. Caracteristicile auditului operaional Auditul operaional are drept scop, n special, s verifice dac sunt ndeplinite urmtoarele condiii: Proiectul respect criteriile de alegere n cadrul programului operaional corespunztor, a fost realizat conform deciziei de cofinanare i este conform cu toate condiiile privind destinaia, utilizarea i scopurile sale stabilite; Cheltuielile declarate sunt conforme cu nregistrrile contabile i documentele doveditoare pstrate de ctre beneficiar; Cheltuielile declarate de ctre beneficiar sunt conforme cu regulile comunitare i naionale; Contribuia public a fost pltit beneficiarului conform art. 80 din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006. Auditul operaional este efectuat pe baza planului de audit intern. nainte de derularea auditului operaional, echipa de audit va emite un document n care se stabilesc, printre altele, scopul i domeniul auditului operaional, metoda de analiz de risc folosit pentru alegerea eantionului, valoarea total a eantionului ales, modul de organizare a auditului, modul de documentare a muncii realizate, procesul de raportare. n mod obligatoriu se anexeaz eantionul ce va fi auditat n scopul verificrii cheltuielilor declarate. Un model privind informaiile ce ar trebui coninute n acest document se regsete n Anexa nr. 2. Acest document va nsoi permanent dosarul misiunii de audit operaional.

Pagina 17 din 19

Manual de auditare a cheltuielilor din fondurile europene aferente perioadei de programare 2007 - 2013

5.3. Domeniul auditului operaional Auditul operaional bazat pe un eantion din cheltuielile declarate Comisiei se refer, n primul rnd, la verificarea cheltuielilor din punctul de vedere al eligibilitii acestora. n afar de eligibilitatea cheltuielilor, vor fi supuse analizei i urmtoarele domenii: pstrarea pistei auditului; conformitatea cu regulile comunitare (achiziii publice, protecia mediului, egalitatea de anse, contribuia public); asigurarea informrii i promovrii corespunztoare; raportarea; progresul real al proiectului. Auditul operaional este efectuat la beneficiarii alei n eantion, la faa locului, pe baza documentaiei originale i, dac este necesar, la Autoritatea de Management. 5.4. Efectuarea auditului operaional Verificrile efectuate n cadrul auditului operaional trebuie consemnate pe parcurs prin completarea listelor de verificare ntocmite conform modelelor stabilite n: Anexa nr. 3 Lista de verificare general; Anexa nr. 4 Lista de verificare privind cheltuielile eligibile; Anexa nr. 5 Lista de verificare privind cerinele de mediu; Anexa nr. 6 Lista de verificare privind achiziiile publice. Verificrile trebuie s se ncheie prin rspunsuri la toate ntrebrile aflate n lista de verificare. Toate verificrile realizate sunt consemnate n raportul de audit ntocmit. n acesta vor fi descrise pe scurt, clar i precis, obiectul analizei, domeniul verificrilor efectuate i concluziile la care s-a ajuns. Proiectul de raport va fi transmis beneficiarului care, n termen de 15 zile de la data remiterii acestuia, poate prezenta obiecii sau clarificri, menionnd totodat documentele suport aferente. Dup primirea rspunsurilor, se va ntocmi raportul final. n cazul n care concluziile vor avea caracter de probleme de sistem, incluznd un risc pentru alte proiecte, vor trebui identificate cauzele apariiei problemei.

Pagina 18 din 19

Manual de auditare a cheltuielilor din fondurile europene aferente perioadei de programare 2007 - 2013

n cadrul auditului operaional, nainte de ntocmirea proiectului de raport vor fi analizate urmtoarele aspecte: dac problemele identificate au caracter de sistem; dac au fost ntreprinse, de ctre organismele responsabile, aciunile postcontrol pentru punerea n aplicare a recomandrilor (follow-up) din auditurile anterioare; valoarea cheltuielilor neeligibile rezultate din analiza eantionului ales n mod aleatoriu. _______________ __________ _____

Pagina 19 din 19