Sistemul de Management al Documentelor (DMS) - soluia ideal pentru gestiunea documentelor n format electronic i pentru administrarea fluxurilor de lucru

cu documente
Publicat la data de: 15.02.11 Articolul are nota: 2.5/5 (0 voturi) 1. Descrierea conceptului DMS Activitatea unei organizaii, indiferent de obiectul de activitate sau de mrimea acesteia, este generatoare de documente, care pot fi ntlnite att n format hrtie, ct i n format electronic. Gestiunea acestor documente constituie o problem serioas ce nu poate fi ignorat de nici un manager general. Lipsa unui control asupra documentelor organizaiei se constituie ntr-o vulnerabilitate serios generatoare de riscuri pentru orice afacere. Este i motivul pentru care au aprut pe pia soluii moderne care vin s pun ordine n acest domeniu, respectiv Sisteme de Management al Documentelor, care asigur gestiunea automat a documentelor n format electronic, precum i administrarea fluxurilor de lucru cu astfel de documente. O bun parte din sistemele ERP au ncorporate componente/aplicaii de management documente. Soluiile n acest domeniu se circumscriu domeniului Enterprise Content Management (ECM). Conceptul de Sistemul de Management al Documentelor poate fi asimilat unui proces de administrare a documentelor unei organizaii, prin conversia i stocarea tuturor documentelor, emise n unitate sau intrate din exterior, n format electronic i gestionarea acestora sub aceast form, de la momentul crerii/intrrii pn la arhivarea sau distrugerea lor. Un astfel de proces este dependent de aplicaii i instrumente software care asigur gestiunea automat a fiierelor ce conin imaginea documentelor, care realizeaz legturi ntre documente, asigur posibilitatea unui mod de lucru partajat/colaborativ cu aceste documente ori arhivarea automat a acestora, n arhive electronice. De asemenea, procesul are integrat un sistem de mesajerie electronic care permite realizarea fluxurilor de lucru i schimbului de informaii/documente ntre angajaii organizaiei ori cu exteriorul. Intrrile la nivelul procesului de Management Documente sunt toate documentele care circul n cadrul unei organizaii, elaborate la nivelul proceselor operaionale proprii (planuri, rapoarte, referate, facturi, cereri, avize, contracte, norme, proceduri, regulamente, legi, nregistrri; documentaii de proiect sau de lucru; etc), ori venite din exterior. Aceste documente pot fi gestionate electronic n orice tip de format/fiier (.doc, .jpg, .html, .rtf, .pdf, .xls, .txt, fotovideo, pagini web, mailuri etc). Prelucrrile interne specifice procesului de Management Documente sunt: crearea i modificarea de documente; capturarea de texte ori documente din medii diferite; scanarea i ncrcarea de documente; aprobarea/validarea stadiului de realizare/avizare a documentului; nregistrarea automat a documentelor (registratura); indexarea documentelor; listarea documentelor; distribuirea/circulaia documentelor pe circuite/fluxuri predefinite; schimbul de documente; evidenierea stadiului, strii sau locului de pstrare a unui document; versionarea documentelor; cutarea/regsirea automat a documentelor; obinerea de statistici privind situaia documentelor administrate, etc Ieirile la nivelul procesului de Management Documente sunt reprezentate de: depozitul unic de date/documente; documente scrise ori arhivate; documente regsite automat, vizualizate ori listate; grafice; statistici privind situaia documentelor administrate; arhive electronice; fiiere de log i de audit, etc.

Responsabilitatea conducerii procesului revine unui administrator al sistemului de management documente, care are n plus sarcini complexe legate de definirea drepturilor de acces la aplicaiile sistemului, de analizarea i optimizarea tuturor fluxurilor informaionale la nivelul procesului de management documente, de definirea structurii depozitului unitar de documente/informaii stocate n format electronic, precum i a fluxurilor colaborative de prelucrare (fluxuri de lucru sau workflow-uri) ale acestor documente. Activitatea administratorului procesului de management documente trebuie s se conformeze deplin cerinelor cadrului legal asigurat de Legea nr. 135/ 22 mai 2007, privind arhivarea electornic a documentelor, precum i standardelor internaionale de gestionare, pstrare i lucru cu documentele electronice. Beneficiarii procesului sunt toi angajaii organizaiei, ale cror drepturi de acces sunt predefinite n cadrul unui sistem de securitate cert i eficient. 2. De ce trebuie o organizaie s-i implementeze un proces de management documente Argumentele sunt puine dar foarte convingtoare: a) Documentele n format hrtie ocup spaiu mult, sunt greu de gestionat, iar un procent semnificativ din aceste documente se pierd; b) Regsirea manual a documentelor este foarte greoaie (fiecare angajat consum, n medie, sptmnal, ntre 3 i 5 ore cutnd diverse informaii), iar multe documente/informaii nu pot fi regsite manual datorit formei nestructurate n care se pstreaz cea mai mare parte a informaiilor care circul ntr-o organizaie; c) Arhivarea documentelor n format hrtie necesit foarte multe resurse (spaii de depozitare, sisteme de monitorizare a mediului, coperi, personal specializat, nomenclatoare arhivistice, etc), iar multe organizaii nu dispun de aceste resurse ceea ce conduce la nregistrarea unor mari rmneri n urm la nivelul acestui proces. 3. Avantajele implementrii unui proces de management documente Achiziionarea i implementarea unui sistem de management documente aduce o serie de avantaje/beneficii ce pot contribui la recuperarea investiiei, dintre care cele mai relevante sunt: a) Gestiunea sigur i controlat a documentelor organizaiei pe toat durata ciclului lor de via, cu eliminarea pe ct posibil ori reducerea la strictul necesar a evidenelor manuale de documente. Sistemul automat de gestiune mai asigur: faciliti de elaborare rapid a documentelor, prin accesarea de tamplaturi (modele de documente); un acces rapid la informaia din document; o circulaie controlat a documentelor, acestea fiind adresate automat numai persoanelor sau funciilor/rolurilor care au drept de acces la acel document. b) Registratura electronic a documentelor; c) Posibilitatea cutrii/regsirii automate a documentelor, att dup elemente de coninut ct i dup cmpurile indexate asociate documentelor. d) Modul de lucru colaborativ la elaborarea i valorificarea unui document (workflowuri), care reprezint un proces de automatizare a colaborarii ntre participanii implicai n derularea unui proces de business (procesare de documente, revizuire, rutare automat, etc.) i de urmrire a stadiului derulrii/finalizrii operaiunilor la nivelul procesului. Facilitatea de lucru colaborativ ofer, totodat, posibilitatea standardizrii/optimizrii i automatizrii activitilor/procedurilor organizaiei, procese de workflow putnd fi predefinite; e) Eficientizarea muncii angajailor ca urmare a structurrii documentelor i formei de stocare, posibilitii crerii, modificrii i regsirii rapide a informaiilor, eliminrii redundanelor, controlul proceselor i documentelor aferente acestora numai de ctre cine are dreptul (proprietarul documentului i efii ierarhici), creterea productivitii muncii, reducerea la minim a timpilor de circulaie a documentelor, etc.

f) Obinerea automat a unor statistici sau situaii, dup diferite criterii (dup stare, stadiul rezolvrii, persoanele responsabile), privind dosarele rezolvate sau n lucru g) Constituirea de arhive electronice de documente, cu asigurarea unui proces automat de arhivare, dar i de regsire a documentelor aflate n arhive. h) Reducerea costurilor aferente copierii documentelor, consumului de hartie tiparit, cheltuielilor cu angajaii, etc.

managementul documentelor, administrarea electronic a documentelor, soluie de management al documentelor, sistem de management al documentelor, software, program DMS

Despre gestiunea i managementul documentelor

Creterea unei firme se poate sesiza i prin prisma cantitii documentelor editate. Cu ct crete numrul documentelor redactate pe suport de hrtie cu att devine tot mai anevoios gestionarea acestora cum se cuvine. Implicit devine tot mai dificil de a ine nregistrrile la zi i de a furniza diverse informaii actualizate. Sistemul software Productis ofer o alternativ inovatoare n editarea, administrarea i managementul documentelor.

Motive pentru implementarea soluiei de management al documentelor

Dac obiectivul dumneavoastr este:

Accelerarea administrrii documentelor n cadrul companiei Reducerea costurilor cu administrarea i depozitarea documentelor Creterea eficienei de lucru Optimizarea numrului de personal administrativ Respectarea standardelor din ce n ce mai stricte

Obiectivul solutiei de management al documentelor Productis

Competentele sistemului de management al documentelor depete cu mult posibilitile oferite de registrele tradiionale. n consecin, registrul software-ului realizeaz complet i uor toate funciile de baz. Indiferent de tipul i forma documentelor, acestea pot fi anexate n sistem, astfel toate ofertele de pre, scrisorile, contractele, facturile emise, bonurile, cecurile etc. sunt nregistrate i arhivate ntr-o baz de date. Pe lng geamurile n care se introduce data calendaristic, natura evenimentului, obiectul documentului, numele clientului, destinatar/expeditor se poate specifica modalitatea

corespondenei i data pn cnd confirmrile trebuie evideniate. Numrul de eviden al fiecrui document de intrare sau ieire se genereaz automat din program. Se disting proiectele, clienii, evenimentele i documentele care prin natura i coninutul lor sunt confideniale i trebuie tratate i pstrate ca atare conform legislaiei acestea pot fi notificate i gestionate n software. Sistemul Productis permite, pe lng funciile de baz al registrului electronic, extinderea sarcinilor de ndeplinit care la rndul lor s duc la bun sfrit alte numeroase funcii. Pe baza scanrii documentului final acesta poate fi gsit, accesat i verificat n orice moment. n funcie de tipul documentului, fluxul de lucru se programeaz automat.

Cnd este necesar adoptarea soluiei de management al documentelor?

n cazul n care n cursul activitii ntmpinai urmtoarele probleme:

Cnd intervin ntrzieri repetate din motive administrative Dac dureaz prea mult timp redactarea, completarea, ordonarea documentelor Aceleai date trebuie scrise de dou sau de mai multe ori de ctre persoane diferite Regsirea documentelor necesit prea mult timp Sarcinile administrative sunt excesiv de mpovartoare Lipsa resurselor necesare pentru a administra n timp util documentele Dac apar pierderi de informaii Dac dorii s securizai informaiile firmei Sanciunile din partea conducerii firmei vizeaz ineficiena gestionrii documentelor.

rticol webPR

10 avantaje pe care le ofera managementul informatizat al documentelor

de Smile Media Joi, 12 aprilie 2012, 11:05 Science - Tehnologie Ionut Arsene Foto: Siveco
Cum asigura SIVADOC scaderea costurilor de procesare a documentelor? 80% dintre angajati consuma in medie 30 de minute pe zi cautand informatii, in timp ce 60% consuma o ora sau mai mult recreand documente care exista deja. Prin folosirea unei solutii informatizate a documentelor, gradul de imbunatatire al activitatii creste cu cel putin 50%, iar aprobarea documentelor se reduce de la saptamani la ore. SIVADOC, solutia de management al documentelor de la SIVECO Romania, asigura 10 avantaje importante: 1. Permite centralizarea si punerea la dispozitia intregii organizatii a tuturor documentelor, indiferent de modul de intrare al acestora in sistem sau de natura lor (documente de tip text, mesaje electronice, faxuri, documente scanate, imagini); 2. Reprezinta o modalitate flexibila de organizare a documentelor organizatiei pe o structura arborescenta, asemanatoare unui sistem de fisiere standard - sertare, dosare si documente; 3. Genereaza documentele in formate standardizate - pe baza unor sabloane de documente; 4. Adapteaza mecanismele de cautare simpla sau cautare avansata la orice nivel de cunostinte in utilizarea calculatorului, precum si la necesitatile de a realiza filtrari bazate pe criterii de complexitati diverse; 5. Pentru documentele in format tiparit ofera mecanisme de scanare si extragere a informatiilor de tip Optical Character Recognition, iar pentru documentele ce intra in format electronic se utilizeaza mecanisme de integrare cu sisteme de mesagerie electronica, de management al mesajelor fax, precum si facilitati de incarcare automata a documentelor salvate in anumite directoare; 6. Asigura integrarea cu aplicatiile Microsoft Office si Outlook/Lotus Notes, si integrarea in mediul de lucru Microsoft Windows; 7. Permite accesul securizat la orice nivel al Depozitului de documente, fie ca acesta este sertar, dosar sau document; 8. Asigura reducerea spatiului de stocare prin transpunerea documentelor din fondul arhivistic in format electronic - scanarea documentelor, generarea de etichete cu coduri de bare, stocarea distribuita pe mai multe locatii/baze de date; 9. Mentine in siguranta documentele din arhiva fara riscul deteriorarii acestora; 10. Reflecta in mod fidel, prin facilitatile de administrare, modul de organizare si activitatea desfasurata, asigurand protectia informatiilor atat in cadrul organizatiei, cat si in exterior; "Cu solutia de Document Management SIVADOC de la SIVECO Romania documentele nu se mai pierd pentru ca sunt stocate electronic, termenele de solutionare sau de transmitere ale acestora sunt respectate, redundanta datelor este evitata, managementul devenind mai eficient. Managementul documentelor asigura reducerea risipei, un mod de lucru eficient, precum si transparenta si promptitudine in relatia cu clientii. Economiile care se fac prin utilizarea sistemului aduc organizatiilor o reducere semnificativa a cheltuielilor, acoperind investitiile cu

prisosinta si foarte rapid", a declarat Ionut Arsene, Manager de Produs SIVADOC in cadrul SIVECO Romania. Produsul SIVADOC intra in componenta Sistemului Informatic Integrat al Primariei Municipiului Bucuresti, a fost implementat la Primaria Chisinau, precum si la Santierul Naval STX RO Offshore Tulcea si GRIRO Bucuresti. Nominalizat si desemnat castigator la numeroase competitii nationale si internationale de specialitate, produsul SIVADOC se bucura de recunoastere atat din partea specialistilor IT, cat si din partea utilizatorilor finali, concurand cu succes cu solutiile internationale din categoria sa.

Sistem de management al documentelor

De la Wikipedia, enciclopedia liber Salt la: Navigare, cutare Un Sistem de management al documentelor (cunoscut i sub abrevierea DMS, de la englez Document Management System) este un sistem software (sau un set de aplicaii software) care furnizeaz, de regul, capacitatea de stocare, versionare, metadate, securitate, indexare i de regasire rapid a documentelor. Sistemele de tip DMS i arhivare electronic asigur:

trasabilitatea documentelor si versionarea documentelor organizaiei stocarea centralizata a tuturor documentele electronice semnificative pentru organizaie backup unitar pentru toate documentele organizaiei modelarea, controlul si monitorizarea fluxurilor (workflows) de documente in cadrul organizaiei. arhivarea electronic a documentelor

Documentele electronice se impart in urmtoarele clase: 1. documente elaborate in editoare text (procesor de text ca Microsoft Word, Microsoft Excel, Open Office) 2. copia electronic a documentelor pe hartie (obtinuta prin scanare - exemplu: facturi furnizori, facturi emise, procese verbale, contracte) 3. fiiere sursa sau binare obtinute de personalul organizatiei in urma activitii acestuia (exemple: fisiere program (pas,.c,java), fiiere aplicaii grafice (Maya, 3D Studio Max), fiiere executabile (exe). In aceast categorie intr orice alt tip de fiier. Un astfel de sistem gestioneaza bunurile digitale ale organizatiei (documente, proceduri, schite, planuri, proiecte, coduri sursa, how-to-uri), imagini ale documentelor pe hrtie (documente scanate), fluxurile de lucru interne organizaiei si managementul inregistrrilor.

Cuprins

1 Componentele unui DMS o 1.1 Metadate o 1.2 Integrare o 1.3 Scanare o 1.4 Indexare o 1.5 Stocare o 1.6 Regsire o 1.7 Distribuie

1.8 Securitate 1.9 Fluxuri de lucru 1.10 Colaborare 1.11 Versionare 1.12 Cutare 2 Standarde
o o o o o

3 Legislaie

Componentele unui DMS

Metadate
Metadatele (sau atributele) sunt stocate pentru fiecare document in parte. Metadatele, de exemplu, pot include data documentului i utilizatorul care a creat documentul. Metadatele se impart in dou categorii:

metadate generale - data documentului, autorul, data ultimei modificri, autorul ultimei versiuni, dimensiunea documentului, versiunea curenta, numrul intern - unic, numarul de inregistrare, registrul de documente metadate specifice - in funcie de categoria de documente in care a fost incadrat fiierul

Anumite sisteme DMS utilizeaza OCR (Optical character recognition) pe imaginile scanate ale documentelor - textul rezultat este utilizat pentru asistarea utilizatorilor in regasirea ulterioara a documentelor. Textul extras poate fi stocat ca si metadat, legat de imagine sau separat ca o surs pentru mecanismul de cutare. Exemplu: O factur furnizor poate avea urmatoarele metadate asociate: furnizorul, codul fiscal, numrul, data, valoarea, cuvintele cheie pentru articolele facturate

Integrare
Multe dintre sistemele de management al documentelor se integreaz cu alte sisteme software (ERP, CRM, sisteme specifice) astfel inct utilizatorii s ii poata regsi documentele direct din containerul de documente. Astfel de integrri sunt disponibile i pentru suita Office (Word, Excel, Visio, Microsoft Project) si e-mail (Outlook, Lotus). Integrarea utilizeaza adeseori standarde ca ODMA, LDAP, WebDAV sau SOAP. Sistemele DMS ofera i interfete programabile si [API] cu ajutorul crora se pot scrie secvente de cod specifice cerinelor companiei ce il utilizeaz (exemplu: transmiterea unui SMS la aprobarea unui document)

Scanare
Scanarea implic in general procesarea facturilor i procesarea documentelor pe hrtie utiliznd scannere sau imprimante multifuncionale. Adeseori este utilizat recunoaterea optic a caracterelor - OCR - pentru conversia imaginilor in text. Optical Mark Recognition - OMR este uneori utilizat pentru a extrage bifele sau marcajele de pe formulare tip.

Indexare
Utilizarea indecsilor si a unei baze de date capabile sa gestioneze indecsi de dimensiuni mari este esenial in regasirea rapida a documentelor. Indexarea poate fi simpl - un numr unic alocat fiecarui document - sau complex, permind cutri complexe utiliznd cutri combinate dupa metadate, cutare FULL TEXT (utiliznd indecsi de tip CLOB). Indexarea este realizat n special pentru a susine i suporta cautrile rapide de documente. Indexarea trebuie realizat dupa criteriile de cutare.

Stocare
Stocarea documentelor electronice i a copiilor digitale ale documentelor pe hartie. Prin natura lor sistemele de management a documentelor utilizeaz capacitai de stocare mari i foarte mari, i utilizeaza sisteme de baze de date capabile s gestioneze un volum mare de date. Stocarea centralizat a documentelor asigura i un back-up unitar al tuturor documentelor gestionate de sistem. Sistemele stocheaza documentele in dou moduri:

BLOB file - stocarea documentelor in baza de date File Server - stocarea documentelor pe un server de fiiere i stocarea pointerilor catre fiiere in baza de date

Regsire
Regsirea documentelor electronice din zona de stocare. Sistemele DMS asigura criterii de cutare complexe, cutri dupa metadate, cutri dup text coninut n documente(full-textsearch). In cutri se utilizeaza criterii combinate ntre medadate generale i metadate specifice, expresii de tip boolean i operatori de cautare (=, <>, >=, <=, LIKE, !=)

Distribuie
Un document publicat trebuie s fie intr-un format care s blocheze modificarea facil a documentului. Sistemele DMS asigur distribuia documentelor ctre destinatarii lor (i numai catre acetia) pe baz de grupuri, roluri, drepturi de access i fluxuri de documente (de informare). Mecanismul de distribuie trebuie s asigure auditul recepiei i a citirii documentului distribuit, de ctre destinatarii si.

Securitate
Securitatea documentelor este vital in multe sisteme de management a documentelor. DMS trebuie s asigure accesul securizat la documente, criptarea datelor de autentificare. Unele sisteme cripteaz i coninutul fisierelor n baza de date pentru a bloca deschiderea lor in afara sistemului. DMS pot include i componente aditionale pentru a bloca deschiderea documentelor n afara organizatiei (exemplu: un document word s nu poat fi deschis daca a fost copiat cu ajutorul unui stick de memorie)

Fluxuri de lucru
Fluxurile de lucru (Workflows) constituie o problema complex i anumite DMS au module incluse pentru modelare. Alte sisteme utilizeaza software specializat pentru modelarea fluxurilor i a proceselor (exemplu: BPEL). Traseul documentelor pe fluxul de lucru poate trece prin pai de urmtoarele tipuri: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Aprobri Informri Atribuiri Rezoluii Organizare secvenial Organizare paralel

Colaborare
Colaborarea trebuie s fie implicit motenit din caracterul electronic al sistemelor de tip DMS. Accesul la modificarea unui document trebuie sa fie blocat pentru restul utilizatorilor ct vreme un anumit utilizator modific documentul (check in, check out)

Versionare
Versionarea este procesul prin care documentele sunt blocate si restituite in sistemul de management al documentelor. Versionarea permite utilizatorilor sa isi regseasc versiunile precedente ale documentului i s ii continue munca de la un anumit punct din timp. Procedura este util documentelor care se schimb pe parcursul timpului si au nevoie de modificri. Numarul de versiuni istorice pastrate in cadrul DMS este configurabil + cu cat se stocheaz mai multe versiuni, cu atat capacitatea de stocare trebuie sa fie mai mare.

Cutare
Cutarea documentelor n cadrul containerului de documente stocate utiliznd valorile atributelor (metadatelor) sau cutare full text. Documentele pot fi regsite dupa criterii multiple sau dup coninut.

Standarde
Multe din asociaiile industriale dein propriile standarde aplicabile la controlul documentelor. Lista de mai jos conine un set relevant de documente ISO.

ISO 2709:1996 Information and documentationFormat for information exchange ISO 15836:2009 which replaces ISO 15836:2003 Information and documentation The Dublin Core metadata element set ISO 15489: 2001 Information and documentation -- Records management ISO 21127:2006 Information and documentationA reference ontology for the interchange of cultural heritage information ISO 23950:1998 Information and documentationInformation retrieval (Z39.50) Application service definition and protocol specification.

ISO/CD 10244 Document managementBusiness process/workflow baselining and analysis associated with EDMS technologies ISO 32000portable document format

Arhivare unica
Cresterea productivitatii in toate departamentele prin arhivarea unica si organizarea centralizata a documentelor

Reducerea timpului
Reducerea substantiala a timpului acordat revizuirii si aprobarii documentelor

Acces comun
Acces comun pentru documentele publice si acces restrictionat pentru cele confidentiale
Solutia de cloud Index permite gestionarea excelenta a documentelor prin functionalitati de stocare, administrare, indexare si cautare, asigurand o eficienta crescuta a activitatilor zilnice. Solutia este accesibila atat pe computer cat si pe smartphone sau tableta. Implementarea Index determina cresterea productivitatii angajatilor si ofera o informare completa a managementului asupra activitatilor de gestiune a documentelor.
Beneficii Functionalitati

Cresterea productivitatii in toate departamentele prin arhivarea unica si organizarea centralizata a documentelor

Reducerea subtantiala a timpului acordat revizuirii si aprobarii documentelor

Acces comun pentru documentele publice si acces restrictionat pentru cele confidentiale Reducerea costurilor generate de arhiva fizica

Structura arborescenta, customizabila astfel incat sa reflecte structura organizationala Drepturi specifice de utilizare pentru diverse foldere si documente Permite adaugarea de note pe documente Permite cautarea documentelor dupa criterii multiple: tipul documentului, autorul, data crearii, cuvinte cheie Pastreaza istoricul versiunilor Transmiterea documentelor pe e-mail, direct din sistem Fluxuri de aprobare electronice Integrata cu alte solutii din cadrul platformei Ymens (de exemplu, solutiile Comerciant si Facturator) Blocarea si deblocarea documentelor pentru a evita modificari simultane de catre mai multi utilizatori Documentele pot fi vizualizate doar de angajatii autorizati Stocheaza si administreaza orice tip de

sau de alte aplicatii electronice

Achizitia de module diferite in functie de nevoile companiei

document electronic Spatiu de 10 GB pentru stocarea documentelor Permite restaurarea facila a documentelor in cazul distrugerii acestora Puteti alege unul dintre urmatoarele module pe care sa le utilizeze toti angajatii dumneavoastra: Arhivarea documentelor Managementul documentelor - include Arhivarea documentelor si istoric versiuni, functionalitati check in/check out

Iacob Vladut

Sistemul informa ional. Managementul documentelor

Sistemul informaional. Managementul documentelor. Vldu-Severian Iacob Abstract Productivity growing, as well as reducing of operational costs in a company can be achieved by adopting a document management solutions. Such application will allow management and t structured and efficient transmission of information within the organization. Keywords: Sistem informational, document electronic, mangementul documentelor Sistemul informaional Pn ce apar i se fixeaz elemente ce asigur o buna circulaie a informaiei, oricare dintre procesele unei organizaii, firme, ntreprinderi pot fi afectate n mod efectiv de ctre Top management, n virtutea autoritii deinute, prin decizii administrative, pentru ca persoanele ce sunt angrenate n activitatea respectivei entiti s-i nsueasc viziunea organizaional, aceea de a respecta i mbunti modul n care se realizeaz comunicarea, de a asigura finalitatea comun. Circulaia informaiei din momentul producerii unui fenomen ntr-un proces i pn cnd pe baza cunoaterii lui, se declaneaz un nou eveniment precum i cu precizarea coninutului informaiei, destinaiei, locului stocrii, alctuiesc sistemul informaional ce poate fi considerat ca una din principalele componente ale conducerii n timp real al unei afaceri, ntreprinderi. Noiunea de sistem informaional este strns legat de abordarea sistemic a organizaiei, acesta fiind considerat ca un proces complex, integrat[1] n care sunt introduse date ce sunt transformate pentru obinerea informaiilor. Input-urile reprezint datele care prin numeroase manipulari si analize sunt transformate (procesate) n informaii. Output-uirile sunt reprezentate de rapoarte, documente si alte rezultate ale sistemului ce furnizeaza informatiile necesare pentru adoptarea deciziilor. n componena[2] sistemului informational intr: resursele informaionale, circuitele i fluxurile informaionale, procedurile si mijloacele de tratare a informaiilor.

Ansamblul sistemic al informaiilor generate, obinute, disponibile i refolosibile n ntreprindere reprezint resursele informaionale. Calitatea resurselor condiioneaz coninutul i eficiena de ansamblu a firmei. Fluxul informaional reprezint totalitatea informaiilor transmise i procesate ntr-un interval de timp determinat, de la o surs de informaii la un receptor printr-o mulime de canale informaionale, iar traiectoria pe care o parcurge informaia se numete circuit informaional. Adaptarea informaiilor potrivit nevoilor manageriale se realizeaz cu ajutorul mijloacelor de tratare a resursei informaionale ce se constituie ntr-un ansamblu unitar al mijloacelor de culegere a datelor, nregistrare, transmitere i prelucrare ale acesteia. Un sistem informaional cuprinde mai multe fluxuri informaionale, precum i o mulime de conexiuni ce se stabilesc ntre componente sale. Resurse informaionale electronice Dac avem n vedere mediul dinamic i complex n care i desfoar activitatea ntreprinderea i instituiile publice, se impune s precizm c deinerea de cunotine cu privire la pia (dinamic, dimensiuni, structura etc.), la competiie (cota de pia, segmente ocupate de cumprtori, preuri practicate, structura ofertei, servicii oferite etc.), la sursele de aprovizionare (localizare, condiii de livrare, preturi), cu privire la consumatori (segmente vizate, comportamente specifice, putere de cumprare etc.), nu nseamn altceva dect necesitatea de a concepe i utiliza un sistem informaional n care toate informaiile prelucrate, stocate i transmise electronic s fie utile n procesul managerial pentru luarea deciziilor. Astfel resursele informaionale electronice permit pe de o parte cunoaterea situaiei trecute, precum i a celei existente, iar pe de alta parte, anticipri ale evoluiei viitoare, contribuind astfel la elaborarea i ndeplinirea obiectivelor firmei, oferind chiar posibilitatea adoptrii de strategii active care s vizeze influenarea mediului n sensul dorit. Literatura de specialitate menioneaz ca pentru ntreprinderea comercial, resursele informaionale electronice capt un rol strategic[3], permind raionalizarea tuturor proceselor, n condiiile n care este evident mai avantajos, mai ieftin s miti informaia dect marfa. De remarcat ca n ntreprinderea comercial, pot deveni resurse informaionale electronice numai informaiile depozitate pe diferii supori materiali (hrtie, benzi magnetice, dischete etc.). Documentul scris Important instrument de comunicare ntre departamentele instituiei publice sau a firmei, ntre punctele de lucru i n relaiile cu terii, documentul face dovada, certitudinea i msura adecvat a faptelor realiznd:

cunoaterea fenomenelor i proceselor economice, financiare, juridice i administrative; msurarea adecvat a dimensiunii angajamentelor evaluabile n bani; justificarea n mod unitar a caracteristicilor de structura ce dau sens si semnificatie pentru comparaii n timp i spaiu; fundamentarea oportunitilor de analiza i control a activitatii, masura riscurilor.

Existena, micarea, transformarea i rezultatele administrrii adecvate a resurselor, presupune efectuarea de situaii i evidene prin intemediul documentelor, actelor justificative, register etc.

In acest fel documentul capt o importa deosebit sintetizt prin insi funciile sale : consemnare; justificare; verificare si control; de integritate, completitudine si tratare sistemica; evaluare, calcul al costurilor ; asistare a deciziilor; de realizare a politicilor; de certificare i publicare a informaiilor; de proba; de comunicaie a informaiilor; de clasare i arhivare istorica. ndeplinirea corect a funciilor documentelor este condiionat de calitatea practicilor de utilizare adecvat a documentelor, de operativitatea ntocmirii lor i de viteza cu care informaia circul ntre producator i utilizatorul final. Documentele, fie c sunt de provenien intern, fie extern, intr n circuitul informaional al entitaii publice sau economice i implic o atent monitorizare i un riguros controlul astfel nct s permit luarea deciziilor la nivel de conducere i la nivel de departament cu rapiditate. Transformarea unui document n document electronic se realizeaza printr-o operatie de digitalizare, de codificare electronica adocumentului ca ntreg si a tuturor elementelor sale. Documentul electronic Conform art. 4 alin. 2 din Legea nr. 455/2001 privind semnatura electronic, se desemneaz prin noiunea de document n forma electronic o colectie de date n forma electronic ntre care exist relaii logice i funcionale i care redau litere, cifre sau orice alte caractere cu semnificaie inteligibil, destinate a fi citite prin intermediul unui program informatic sau al altui procedeu similar. nscrisul electronic este o realitate social de necontestat, dar pentru a deveni i o realitate juridic el trebuie s posede aceleai nsuiri care sunt specifice i documentelor scrise. Astfel documentul electronic trebuie s ateste n cuprinsul su acte i fapte relevante juridic, iar redarea lor trebuie s fie fcut ntr-o form inteligibil. nsuirea cea mai important rmne totui constituirea documentului electronic ca prob n justiie unde tim c de cele mai multe ori prile nu au interes s discute despre coninutul nscrisului, ci despre condiiile de validitate ale acestuia, cum ar fi: autentificare, semntur, dat, competena funcionarului care a ntocmit actul etc; Documentul n format electronic cruia i s-a ncorporat, ataat sau asociat o semntur electronic extins, bazat pe un certificat calificat nesuspendat sau nerevocat la momentul respectiv i generat cu ajutorul unui mecanism securizat de creare a semnturii este asimilat, n ce privete condiiile i efectele sale, cu nscrisul sub semntur privat Managementul documentelor Managementul Documentelor presupune existenta unei aplicaii informatice care permite circulaia (pentru informari, aprobari sau modificari), arhivarea si regasirea documentelor aflate in orice format electronic (inclusiv documente clasice convertite in format electronic), cu facilitaji de conectare la alte sisteme informatice sau dispozitive electronice (fax, scanare etc). Arhivarea documentelor, clasice sau electronice, reprezint o cerina in toate firmele i este realizat n funcie de specificul activitii, de fluxul i volumul documentelor. Ea devine o problem odat cu extinderea activitii firmelor, a creterii numrului de tranzacii comerciale sau dup o perioada de funcionare

ntruct arhivarea clasic a documentelor implic existenta unui spaiu fizic de depozitare, a identificrii ulterioare greoaie i a consumului de timp pentru regsirea documentelor, se impune acordarea unei atenii mai mari aplicaiior electronice cu ajutorul carora stocarea documentelor se poate face pe un server dedicat, fie prin realizarea copiilor de siguran pe diferii supori electronici (CD, DVD) la anumite intervale de timp. Orice aplicatie de document management trebuie sa aiba in vedere: registratura electronica, Managementul documentelor de uz curentindexare, versionare, procesare pe flux, control al accesului, mecanisme de regasire, managementul documentelor din arhiva organizatiei digitizare, indexare, mecanisme de regasire, control al accesului, interval de pastrare. Concluzii Pentru a face fa provocarilor tot mai puternice din partea concurenei orice participant la viata economica cauta noi solutii in obtinerea informatiilor de orice natura. Informatia de actualitate este astazi foarte facila datorita evolutiei tehnologiei informaiei. Adoptarea unei aplicatii de management al documentelor presupune din partea firmelor un efort considerabil in achizitia de tehnica de calcul i programe, dar aceste eforturi vor fi justificate de o eficienta sporita. Bibliografie Mericiou V., (1998), Management comercial, ed. Economic Nicolescu O i I. Verboncu, Management, ed. Economics, 1995 Cotoara, D; Trziman, E.(2004), Aspecte ale comunicarii n domeniul socio-uman. Ed. Universitatii din Bucuresti, 2004. www.marketwatch.ro/articol/565 www.info-man.ase.ro [1] O. Nicolescu i I. Verboncu ,Management, ed. Economics, 1995, pag 170 [2] V. Mericiou, Management comercial, ed. Economic, 1998 pag. 167 [3] O. Nicolescu i I. Verboncu op.cit., p.172-174,

Management de documente / arhivare electronica

Prin serviciile de consultanta IT, specialistii nostri te vor ajuta sa iei mereu cele mai bune decizii bazandu-se pe o analiza amanuntita a cerintelor tale. Avand deja o experienta vasta, iti putem oferi cele mai bune solutii, serviciile oferite de noi mulandu-se pe orice model de business.

Management de documente / arhivare electronica

Scopul sistemelor pentru managementul documentelor este de a inlocui metodele convenionale de manipulare a documentelor pe hartie, cu metode moderne de management electronic al documentelor. Intr-o singura platforma robusta si scalabila, soluia de management al documentelor permite colaborarea pentru crearea, gestiunea, distribuirea i arhivarea informaiilor eseniale proceselor de afaceri - incluzand documente, email-uri, pagini de web, inregistrari i multimedia. Arhiva dumneavoastra va fi convertita in format digital, stocata pe medii optice/magnetice astfel incat documentele pe hartie (indiferent de dimensiuni, vechime, format) vor fi prezervate in conformitate cu prevederile legale in vigoare. Operatiunea este efectuata de catre o echipa specializata in arhivare si indexare iar datele tale sunt in siguranta, protejate de un contract de confidenialitate.

Stiai ca ?:

80% din datele unei companii sunt pastrate ca date nestructurate? angajaii pierd intre 20 i 40% din timpul petrecut la serviciu pentru a cauta diferite acte i documente? noua din zece companii sunt constiente de utilitatea serviciilor de arhivare electronica si stocarea acestora in structuri organizate si mai putin de 3,5% dintre ele considera conversia documentelor fizice in documente electronice inutila? aproape 78% dintre companii pastreaza documentele de uz curent in aceeasi locatie in care angajatii companiei isi desfaoara activitatea? 3 din 4 companii lucreaza in egala masura atat cu documente fizice cat si electronice, in timp ce una din cinci companii utilizeaza in principal documente fizice?

Care sunt beneficiile unui sistem de management al documentelor ?

Ai un singur punct de acces catre o baza de stocare centralizata astfel incat printr-o singura interogare sa fie afisate toate documentele relevante, indiferent de format, locatie fizica sau aplicatia sursa. Transmiterea/primirea documentelor i procesarea acestora, (semnarea, consultarea, adnotarea), se face rapid, economisindu-se circa 40% din timpul necesar. Accelerarea proceselor de colectare a informaiilor simultan cu reducerea in proporie de 70% a timpului afectat introducerii datelor. Partajarea de documente intre utilizatori (angajati sau parteneri) cu un management avansat al drepturilor de acces ce permite un mod de lucru colaborativ. Permite clasificarea/indexarea si regasirea documentelor dupa cuvinte cheie (ex: client, partener, proiect, factura, nota, proprietar document etc.). Ofera controlul versiunii documentelor precum si istoricul modificarilor.

Permite externalizarea bazei de date prin posibilitatatea accesarii ei de oriunde din afara firmei prin intermediul unei legaturi securizate. Ofera interfaa pentru integrarea cu diverse aplicaii precum sistemele ERP (SAP, Oracle e-Business suite). Reduce drastic costurile cu tiparirea i copierea documentelor. Optimizarea costurilor arhivarii si reducerea spatiului fizic de depozitare.