Sunteți pe pagina 1din 21

1

Protocol i organizare evenimente


L
E
C

I
E
D
E
M
O
N
S
T
R
A
T
I
V

INTRODUCERE
Exist situaii n viaa de zi cu zi n care ne putem simi stingherii de faptul c nu tim cum
s reacionm e n relaiile de colaborare de la locul de munc, e n particular, atunci
cnd pregtim organizarea unui eveniment n snul familiei sau unul de amploare, la care
vor lua parte persoane cu stil. Aceleai nevoi de perfecionare i siguran n atitudine sau
comportament s-au resimit i la nivelul relaiilor interstatale sau instituionale, care au fost
ntotdeauna extrem de complexe i n cazul crora necunoaterea regulilor de comportament a
riscat de multe ori s provoace conicte. Din acest motiv, de-a lungul timpului s-a dezvoltat o
disciplin care reglementeaz felul n care ecare dintre noi trebuie s se comporte n relaiile
interpersonale sau ociale. Aceast disciplin se numete protocol, iar cei care o practic
sunt specialiti n protocol.
Cursul de Protocol i organizare evenimente propus
de Institutul Eurocor este structurat n 32 lecii i este
destinat att celor ce vor s-i nsueasc normele de
comportare civilizat sau s organizeze cu succes orice
tip de eveniment n plan personal, ct i celor care sunt
interesai din punct de vedere profesional de domeniul
organizrii de evenimente sau de regulile de protocol.
Protocolul nu se refer doar la relaiile la nivel n-
alt ntre state, ci dup cum vei vedea, el regleaz i
relaiile ntre diverse instituii. Evident c punctul de
pornire n pregtirea unui specialist n acest domeniu l
reprezint stpnirea regulilor de etichet i comportare
civilizat.
De asemenea, un specialist n protocol trebuie s cunoasc
foarte bine i regulile scrise i nescrise ale organizrii de evenimente care jaloneaz viaa
diplomatic i cea de societate. Astfel, organizarea recepiilor, nunilor sau conferinelor
intr n sarcina unui specialist-coordonator, astfel nct evenimentele respective s e
un succes.
n cele 32 de lecii vei ptrunde n lumea manierelor elegante cu o mare aplicabilitate
att n viaa privat, ct i n societate, vei cunoate care sunt elementele ce stau la baza
protocolului naional i internaional i, nu n ultimul rnd, rigorile organizrilor de
evenimente, e ele nuni, aniversri sau trguri, expoziii, congrese i conferine. Obiec-
tivul acestui curs este de a v oferi informaii complexe i clare, astfel nct s putei
oricnd i n orice mprejurare o apariie plcut i apreciat n societate sau n mediul
dumneavoastr de afaceri.
La sfritul acestui curs, dup rezolvarea testului de evaluare nal, avei posibilitatea
de a intra n posesia Certicatului de absolvire Eurocor.
V dorim mult succes i spor la nvtur!
2
Protocol i organizare evenimente
Lecie demonstrativ
Cursul este alctuit din 32 de lecii, grupate n 16 caiete de curs, de aproximativ 44 de
pagini ecare, ce pot ndosariate ntr-o map special EUROCOR. Fiecare lecie are o
structur didactic special, care ncepe cu o introducere i prezentarea obiectivelor acelei
lecii, cuprinde numeroase exemple, recomandri i exerciii, subliniaz deniiile i
noiunile importante i, pentru o facilitare a nelegerii celor expuse, imagini i desene
atractive. La sfritul ecrei lecii exist, n scopul consolidrii cunotinelor, ntrebri
de vericare i o recapitulare a cunotinelor prezentate, mpreun cu rspunsurile la
exerciile din cadrul leciilor, un dicionar de specialitate i tema pentru acas, care
are rolul de a v verica cunotinele asimilate ntr-o lecie.
Fiecare cursant EUROCOR are un profesor personal
Temele vor expediate pe adresa Institutului EUROCOR, urmnd ca profesorul personal
s aprecieze corectitudinea rspunsurilor i s v transmit comentariile sale pe marginea
acestora. V recomandm s rezolvai tema doar dup parcurgerea integral i atent a
materialului de curs.
Pentru ca studiul individual s e ct mai uor i ecient, pe marginea leciilor au
fost introduse diferite simboluri:
Semnaleaz deniiile i noiunile noi
Indic recomandrile pe care s le urmai n activitatea practic
Semnaleaz exemplele i informaiile de maxim interes
Exerciiile propuse spre rezolvare
Indic faptul c tema respectiv a mai fost abordat ntr-o lecie anterioar (n acest caz,
tema a mai fost abordat n lecia 4, la pagina 20)
4 (20)
Lecia de fa constituie o lecie demonstrativ, care dorete s v familiarizeze cu mate-
rialele de studiu EUROCOR. Pentru a v forma o imagine ct mai clar asupra structurii
cursului de Protocol i organizare evenimente am selectat pentru dumneavoastr cteva
fragmente din leciile acestui curs, coninnd seciuni teoretice, exemple i exerciii, un
model de recapitulare i de tem pentru acas. Din punctul de vedere al numrului de
pagini, aceasta reprezint mai puin de jumtate din coninutul unui caiet de studiu.
3
Protocol i organizare evenimente
Lecie demonstrativ
Lecia 1 Noiuni introductive. Originea bunelor maniere, a etichetei i a protocolului
Lecia 2 Ramurile protocolului. Contacte internaionale ociale
Lecia 3 Contacte sociale i personale. Elementele eseniale ale bunelor maniere
n societate (I)
Lecia 4 Regulile fundamentale ale contactelor ociale. Eticheta i protocolul
Lecia 5 Elementele eseniale ale bunelor maniere n societate (II). Tipuri de
comportament n diferite situaii
Lecia 6 Regulile vestimentaiei. Regulile contactelor scrise
Lecia 7 Poziii ierarhice, aezarea la mas
Lecia 8 Regulile ceremoniilor
Lecia 9 Evenimente naionale importante
Lecia 10 Regulile ntlnirilor de afaceri i regulile socio-mondene
Lecia 11 Ospitalitatea acas
Lecia 12 Ospitalitatea la birou
Lecia 13 Alte tipuri de ntlniri
Lecia 14 Ospitalitatea n restaurant
Lecia 15 Noiuni generale de gastronomie
Lecia 16 Culturi gastronomice diferite. Interdicii gastronomice speciale
Lecia 17 Evenimentul social. Tipuri de evenimente
Lecia 18 Principii generale de organizare a evenimentelor
Programa cursului de
Protocol i organizare evenimente
4
Protocol i organizare evenimente
Lecie demonstrativ
Lecia 19 Organizarea evenimentelor internaionale: pregtirea, desfurarea i
evaluarea acestora
Lecia 20 Stabilirea bugetului unui eveniment
Lecia 21 Organizarea trgurilor i expoziiilor naionale
Lecia 22 Organizarea trgurilor i expoziiilor internaionale
Lecia 23 Organizarea congreselor
Lecia 24 Organizarea conferinelor
Lecia 25 Elaborarea scenariilor pentru evenimentele organizate
Lecia 26 Organizarea conferinelor de pres i a ntlnirilor cu presa
Lecia 27 Organizarea de programe pentru delegaiile ociale
Lecia 28 Tipuri de programe; programe pentru doamne, programe pentru domni
Lecia 29 Organizarea evenimentelor culturale
Lecia 30 Organizarea evenimentelor n familie i la birou
Lecia 31 Reguli de organizare a ceremoniilor religioase
Lecia 32 Pregtirea evenimentelor condiii materiale i de personal. Evaluarea
evenimentelor
5
Protocol i organizare evenimente
Lecie demonstrativ
Fiecare lecie ncepe cu o introducere, n care sunt prezentate pe scurt temele abordate n
cadrul acesteia, sub forma unor obiective de atins dup parcurgerea ntregului material. Am
ales spre exemplicare introducerea Leciei 4, care deschide seria leciilor dedicate con-
tactelor ociale.
Pentru a nu nclca prevederile protocolului i ale etichetei cotidiene, trebuie s cunoatem
cteva reguli referitoare la meninerea relaiilor sociale i alte reguli fundamentale. Este
absolut important n lumea actual s tim s comunicm ntr-un mod politicos cu ceilali
att n cadrul relaiilor de serviciu, ct i n relaiile personale.
Deseori suntem pui n situaia de a nu ti cum s reacionm n faa faptelor celorlali, la
adresa crora nu putem aduce injurii doar pentru c a fost nclcat o regul de etichet
sau de bun-sim n ceea ce ne privete. Trebuie s tim s acionm cu tact i responsa-
bilitate n societatea i aa mult prea grbit a zilelor noastre, s nchegm relaii solide
pentru a ne integra n aceasta, pentru a acceptai ca membri de sine stttori i pentru
a respectai la rndul nostru.
De aceea, n aceast lecie vom demonstra cum utilizarea telefonului, felul n care se aleg
i se ofer cadourile sau orile, fumatul n prezena altor persoane i oferirea crilor de
vizit se pot realiza n circumstane plcute, protocolare, evitnd situaiile jenante sau
nvnd cum s ieim din acestea.
La sfritul leciei de fa, vei putea:
s folosii regulile de protocol legate de convorbirea la telefonul x i mobil
ntr-un mod plcut att pentru dumneavoastr, ct i pentru ceilali;
s aai n ce contexte se poate fuma i, mai ales, unde i cnd este interzis
acest lucru;
s putei oferi cadouri i ori n aa fel nct s facei o plcere real celor
care le primesc;
s cunoatei n ce contexte se folosesc crile de vizit.
Utilizarea telefonului
Se spune c toat lumea tie s vorbeasc la telefon, dar, probabil, sunt mai puini cei
care fac acest lucru ntr-un mod politicos. Exist un anumit protocol al convorbirilor
telefonice. Telefonul este un mijloc de comunicare cotidian, att n activitatea ocial,
ct i n viaa particular. Telefonul mobil a devenit n momentul actual un instrument
aproape indispensabil, care ne scutete de multe drumuri de prisos i de timp pierdut.

Regulile fundamentale ale contactelor speciale
Lecia 4
6
Protocol i organizare evenimente
Lecie demonstrativ
Deniiile i noiunile importante, pe care trebuie s le reinei n mod deosebit, au fost mar-
cate printr-o grac special. S am n cele ce urmeaz cteva informaii despre etichet,
vestimentaia ceremonial a domnilor sau despre documentele ociale.
Noiuni introductive (Lecia 1)
Regulile scrise ori nescrise, dar cu siguran severe i de multe ori rigide ale etichetei sunt
caracteristice curilor regale, cercurilor aristocratice i comunicrii diplomatice. Mai ales
n cazul acestui ultim domeniu, ecare micare i gest poate avea o semnicaie pozitiv
sau negativ, n acest ultim caz putnd da natere unor grave conicte diplomatice.
n momentul actual, prin etichet se nelege un ansamblu de norme de comportament
stabilite cu rigurozitate la curile regale sau n relaiile dintre diplomai; prin extensie,
eticheta desemneaz i regulile convenionale de comportare politicoas a membrilor
unei clase ori societi. Deci, eticheta regleaz aproape toate situaiile ociale n
care indivizii se a n interaciune (printre situaiile reglementate numrndu-se
autoprezentarea, adresarea, salutul, servirea mesei, corespondena, convorbirile
telefonice, fumatul n spaii publice sau n prezena altor persoane etc.).
n sens mai larg, n corpul diplomatic sunt inclui toi diplomaii reprezentanelor
externe, iar n sens mai restrns, doar ambasadorii acreditai ntr-o anumit ar,
la un anumit moment dat.
Decanul de vrst i purttorul de cuvnt al CD poart denumirea de doyen (din lb.
francez decan). Acesta poate ambasadorul cu cea mai mare vechime n post
sau n foarte multe state catolice nuniul apostolic (ambasadorul Vaticanului).
Vestimentaia n cazul evenimentelor informale, festive i semi-festive
(Lecia 6)
n funcie de cele dou tipuri de evenimente, vestimentaia brbailor poate :
n cazul cerinei black tie: smoching, ale crui accesorii sunt cma alb, de tip
smoching, papionul negru, pantoi negri de lac ori pantoi negri cu iret;
Smochingul este o hain brbteasc (de culoare neagr), fcut dup o croial
special, foarte deschis n fa i cu reverele de mtase. (engl. Smoking).
n caz c se cere white tie: frac, ale crui accesorii sunt: o vest alb, cma de
tip frac sau de tip smoching, papion alb, panto de lac negri (sau panto negri, din
piele, cu iret) sau costum negru, cma alb, cravat de culoare nchis.
7
Protocol i organizare evenimente
Lecie demonstrativ

Fracul este o hain brbteasc de stof neagr (mai rar alb), n fa scurt
pn n talie, iar la spate alungit i terminat cu dou pulpane nguste, purtat la
solemniti. (<fr. frac)
nmnarea scrisorilor de acreditare (raticare) de ctre noii ambasadori
(Lecia 8)
Scrisoarea de acreditare reprezint documentul ocial prin care se conrm mputernicirea
unui agent diplomatic de a reprezenta un stat n relaiile cu alt stat.
n practica internaional organizarea acestui eveniment difer de la ar la ar.
Totui, exist o unitate de comportament, n ciuda diferenelor, iar aceast unitate este
vizibil n felul n care se desfoar ceremoniile n sine. n legtur cu acest aspect pot
menionate urmtoarele reguli:
noul ambasador va prezent la ceremonie singur sau nsoit() de soie (so); dac
dorete, poate s in un discurs (n unele ri, cum ar Canada, textul discursului
trebuie predat celor care se ocup de protocol nainte de nceperea ceremoniei);
premierul rspunde sau nu la acest discurs, respectiv ceremonia presupune sau nu
prezentarea onorurilor militare (n Romnia, de obicei, nu);
este prevzut sau nu purtarea unei vestimentaii semi-formale, formale (eventual:
a portului popular sau naional al rii trimitoare) sau purtarea unui costum de
culoare nchis.
Raticarea reprezint consolidarea unui tratat, a unei nelegeri diplomatice,
manifestarea printr-un act a acordului de a parte la un tratat, la o convenie etc.
(lat.it. raticare, fr. ratier)
8
Protocol i organizare evenimente
Lecie demonstrativ
Cu siguran, multe aspecte teoretice pot mai uor nelese cu ajutorul exemplelor, ind
nsoite adesea de imagini, desene sau scheme interesante. Iat o selecie din mai multe
lecii ale cursului.
Noiuni introductive (Lecia 1)
Pentru individul care triete n societate, o regul de conduit este aceea conform
creia se cuvine s-i salute pe ceilali, iar salutul este nsoit n unele cazuri de strn-
gerea minii. Pe de alt parte, salutul formulat de un ef de stat (e el preedinte
sau monarh) nu include strngerea minii; nici Papei nu i se ntinde mna, deoarece
minile sale sunt snite. (Firete, exist i ocazii cu totul speciale, cnd, totui,
strnge mna celorlali.)
La curtea regal spaniol, eticheta prescria exact executarea salutului adresat regelui,
fcnd un pas n fa cu piciorul drept, ct de adnc trebuie s e plecciunea i cum
anume se cuvine s e uturat plria cu pene. n momentul actual, tot eticheta este
cea care reglementeaz comportamentul adecvat n prezena unui ef de stat.
Conform etichetei japoneze, atunci cnd mpratul Japoniei, Akihito, i mprteasa
Michiko se a n public, mprteasa st cu un pas n urma soului ei, dei acest lucru
nseamn uneori pentru ea o sarcin de-a dreptul dicil. n plus, mprteasa nu se
uit n ochii partenerului su de discuie, spre deosebire de mprat, care i studiaz
interlocutorul cu o privire ptrunztoare.
Evenimente la care se st la mas (Lecia 2)
Discuiile care se poart n timpul mesei sunt i ele stabilite prin reguli de etichet.
Astfel, la felul nti conversaia se face cu vecinul din dreapta, iar la felul urmtor cu
musarul din stnga. Evident, nu se poart discuii de fond, deoarece la astfel de eveni-
mente partenerul de conversaie nu este ales, ci impus de regulile de protocol.
Cu cei care stau pe cealalt parte a mesei se poate discuta doar n cazul n care masa
este ngust; n caz contrar, partenerii de discuie vor nevoii s vorbeasc foarte tare,
deranjndu-i astfel pe ceilali oaspei.
Cadourile (Lecia 4)
A oferi un cadou este att o form de politee, de respect fa de persoana creia i se ofer,
dar i, mult mai profund, o modalitate de a obliga persoana sau instituia respectiv s
rspund cu un cadou sau cu un serviciu de valoare (material ori simbolic) cel puin
egal cu cea a cadoului fcut. Din acest motiv, n domeniul protocolului diplomatic se
ncearc reglementarea ct mai strict a oferirii i primirii de cadouri, astfel nct
s nu apar acuzaii de mit.
n Japonia, modul de mpachetare a cadoului are o semnicaie mai mare dect val-
oarea acestuia.
9
Protocol i organizare evenimente
Lecie demonstrativ
n schimb, n America, valoarea cadoului protocolar care poate fi acceptat este
determinat printr-o sum prestabilit (de obicei, 50 de dolari), toate cadourile care
depesc aceast sum trebuind s e declarate statului. Totui, dac persoana care a
primit cadoul respectiv dorete s-l pstreze, trebuie s depun n contul statului suma
la care fost evaluat respectivul obiect.
Ordine de plasare n automobile (Lecia 7)
Reguli de baz n acest caz sunt urmtoarele:
luarea pasagerilor pentru a ajunge la destinaie se face n ordine invers ierarhiei
acestora, iar transportarea la locuina acestora respect ierarhia;
cei care se a n automobil, pot s coboare i apoi s salute persoanele care se a
nuntru, dup cum pot cobor pentru a-i lua rmas-bun de la aceia care se pregtesc
s coboare;
urcarea n automobil, respectiv coborrea se face conform ierarhiei;
oferul este cel care deschide i nchide ua la urcarea i coborrea persoanelor
transportate (iar acestea ateapt politicos pn cnd oferul face gestul respectiv);
cei de rang inferior se urc ocolind prin spate persoana de rang superior, respectiv
automobilul;
amploarea i tema conversaiei sunt stabilite n acest caz de ctre oaspetele de
onoare.
Ordinea de plasare este urmtoarea:
locul principal este cel din dreapta spate, locul secund este cel din stnga spate,
iar cel de-al treilea loc ca importan este considerat cel de lng ofer (pe acesta
st de obicei nsoitorul, translatorul, bodyguardul/garda de corp);
10
Protocol i organizare evenimente
Lecie demonstrativ
n cazul mai multor invitai care iau loc n acelai automobil, se aplic de obicei
urmtoarea ordine de plasare:
(n cazul unui automobil mai mare, n care exist i scaun suplimentar)
Aranjarea mesei (Lecia 11)
Trebuie s alocm timp sucient i pentru decorarea mesei, ind indicat s punem masa
cu cteva ore naintea sosirii invitailor.
Iat un model pentru a nlesni aranjarea tacmurilor de pe mas:
Tacmul cinei informale Tacmul cinei formale (al dineului)
11
Protocol i organizare evenimente
Lecie demonstrativ
Restaurante cu stil (Lecia 14)
Paharele se aaz pe mas, deasupra farfuriilor, n dreapta sus. Fiecare tip de butur
necesit utilizarea unui pahar diferit.
Conform unei reguli generale, cu ct butura are un coninut mai ridicat de alcool, cu att
va mai mic paharul n care este servit. Aceasta nseamn c paharele cele mai mari
vor folosite pentru ap i sucurile de fructe, iar cele mai mici vor rezervate uicii,
plincii sau coniacului.
Tipuri de pahare (Lecia 15)
pahar pentru vin alb, pentru vin rou, pentru vin nobil,
pentru sherry
pahare pentru martini, pahar pentru cocteil, pahar
pentru lichior, pahar pentru coniac
pahar pentru vin de Bordeaux, pentru vin rose i vin
alb, pentru vin de Burgundia
pahar pentru ap mineral, pahar pentru bere, pahar
pentru whisky, pahar pentru plinc i vodc, pahar
pentru long drink
pahar pentru ampanie, cup pentru ampanie, bol
pentru ampanie
pahar pentru grog, ceac pentru ceai i punci, pahar
pentru cafea irlandez
paharele
12
Protocol i organizare evenimente
Lecie demonstrativ
Exerciiile sunt un instrument util de vericare a cunotinelor teoretice dobn-
dite n cadrul unei lecii, solicitndu-v experiena proprie din viaa cotidian sau
provocndu-v imaginaia prin confruntarea cu situaii ipotetice. Mai jos avei o
selecie din Leciile 3, 4, 12 i 16 ale cursului.
Comportamentele formale (Lecia 3)
n domeniul relaiilor internaionale, activitile legate de etapele zilei difer n funcie de
ar. n general, n rile nordice ziua este mprit n etape cu care suntem familiarizai;
n rile sudice, n schimb, datorit climei, periodizarea zilei se modic foarte mult
fa de modelul cunoscut n ara noastr.
n rile mediteraneene (Spania sau Portugalia, de exemplu), dimineaa ine, n gene-
ral, pn la orele 12.00 (vom discuta acest aspect mai n detaliu atunci cnd vom vorbi
despre formulele de salut), iar seara ncepe, de obicei, dup ora 21.
n aceste ri, pe timpul siestei (ntre 13 i 16 sau 17), magazinele i birourile sunt nchise.
Apoi se deschid din nou dup-amiaza. O invitaie la cin poate n mod resc pentru ora
zece seara, iar miezul nopii este considerat nc o or potrivit pentru relaii de socie-
tate.
Exerciiul 5
S presupunem c suntei invitat la un dineu n Spania. La ce or v vei prezenta,
dac pe invitaie scrie ntre 21 i 21.30 i cnd vei alege s plecai?
Regulile fumatului (Lecia 4)
Prima igar poate aprins dup consumarea felului principal sau dup ce gazda
i-a aprins prima igar n timpul mesei. naintea ecrui fel de mncare servit, igara
trebuie s e stins, deoarece se consider lips de educaie dac fumm n continuu,
doar trecnd n revist mncarea de pe mas.
n cadrul recepiilor unde programul este mai lejer se poate fuma n locurile n care
sunt amplasate scrumiere verticale, cu suport, sau lng mesele pe care sunt aezate
scrumiere.
Exerciiul 3
Precizai ce reacie trebuie s avei fa de o persoan care, aat n vizit
la dumneavoastr acas, i aprinde o igar n timpul desertului, fr s v
cear permisiunea, dei nimeni altcineva nu fumeaz, iar la mas se a i
civa copii.
n timpul
mesei
13
Protocol i organizare evenimente
Lecie demonstrativ
Comportamentul diplomatic al omului de afaceri (Lecia 12)
n relaiile de afaceri se pot ivi de multe ori situaii n care opiniile partenerilor s e
divergente. De aceea este important de tiut care ar trebuie s e comportamentul nostru
n astfel de cazuri.
De multe ori, ne putem exprima acordul cu cele spuse de partenerul de discuie, dar numai
ntr-un mod diplomatic, pentru a da dovad de bun-cuviin, fr ca acest lucru s nsemne
ns c ne dm acordul total cu privire la afacerea despre care discutm.
De asemenea, putem formula critici la adresa cuiva sau a ceva fr s denumim concret
inta aprecierilor noastre negative.
Un om de afaceri trebuie s reprezinte deseori punctul de vedere al companiei sale, iar acest
lucru este numit loialitate fa de corporaie.
Deseori, aceast sarcin nu este una uoar i plcut, mai ales dac suntem n postura de
reprezentani ai unei atitudini colective.
Astfel, este posibil s m de multe ori pui n situaia de a formula, n numele companiei,
opinii cu care personal s nu m de acord. Totui, innd seama c n aceste situaii noi
nu vorbim n nume personal, ci n cel al companiei, trebuie s ne asumm cele spuse sau,
cel puin, s le formulm ntr-un mod ct mai obiectiv cu putin i s nu artm care sunt
sentimentele personale. De regul, oamenii de afaceri nva repede c un comportament
diplomatic nu se construiete doar din cuvinte.
Dac n cadrul unui interviu suntei ntrebat:
Este adevrat c n uzina dumneavoastr vor avea loc concedieri i c vor fi
disponibilizai cincizeci de angajai, pentru c nu avei comenzi?,
rspunsul diplomatic n acest caz este:
Aceste chestiuni intr n atribuia departamentului de salarizare i personal al uzinei,
de aceea cred c nu sunt eu persoana potrivit pentru a da informaii n acest sens.
Dac partenerul de discuie este mai agresiv n ncercarea de a se informa, trebuie evitate
rspunsurile precise.
Exerciiul 3
n ce fel este indicat s reacionai dac n timpul unei conferine de pres
un ziarist v pune foarte multe ntrebri n legtur cu preluarea companiei
dumneavoastr, al crei director adjunct suntei, de ctre o alta, lucru despre
care s-au auzit zvonuri, dar pentru care discuiile nu sunt nc nalizate?
Precizm c nu putei spune c discuiile respective nu sunt de competena
dumneavoastr, din cauza poziiei deinute n cadrul companiei.
rile arabe (Lecia 16)
Exerciiul 1
Dac suntei invitat n casa unui arab i ai hotrt s aducei cteva cadouri pentru
fetele lui, despre care ai aat c au 13 i 14 ani, cum anume vei proceda?
loialitatea
14
Protocol i organizare evenimente
Lecie demonstrativ
Masa de afaceri (Lecia 9)
Dac vrem s ne invitm oaspeii ntr-un loc decent, plcut, s alegem cu grij restaurantul.
Este indicat s optm pentru un restaurant n care este binecunoscut buctria i servirea
impecabil. Cina de afaceri este lipsit de obicei de orice element ceremonial,
n cazul ei nu exist list i carte de plasare, iar ca meniu se comand, n general, o
combinaie de trei feluri uoare.
Pe ct este posibil, restaurantul respectiv s e situat n apropierea biroului persoanei
invitate. S vericm dac n restaurant exist sau nu o curenie corespunztoare, re-
spectiv dac mesele sunt aezate la distan adecvat ntre ele pentru a se putea purta o
conversaie plcut, fr perturbri.
Acest din urm lucru nu se poate face ntr-un restaurant cu muzic live, iar dac optm
totui pentru un astfel de local, s rezervm o mas amplasat la distan de orchestr.
Dac avem posibilitatea, s alegem un separeu, un loc mai linitit.
n cazul mesei de afaceri, accentul nu cade pe mncarea consumat. Firete, bucatele pot
alese n prealabil i de pe meniu, ns trebuie stabilit cine pltete. n cazul unei invitaii
la o mas de afaceri, pltete, n general, persoana care lanseaz invitaia, dar trebuie s-i
comunice n prealabil intenia chelnerului sau s plteasc un avans.
n strintate, sunt cazuri n care suntem invitai la o mas de afaceri, ns toi
participanii la aceasta i pltesc consumaia, de aceea este indicat s ne informm n
prealabil n acest sens i s avem asupra noastr bani sau card bancar.
Cel mai important lucru de tiut cu referire la masa de afaceri este c invitm pe cineva
la o astfel de mas doar n cazul n care acest lucru este absolut necesar. La lansarea
invitaiei s comunicm persoanei respective i scopul ntlnirii. Acest lucru trebuie s-l
discutm direct cu persoana n cauz, nu cu secretara acesteia.
n cazul contramandrii unui dejun sau a unei cine de afaceri, persoana care trebuie s
propun o alt ocazie este cea care a contramandat ntlnirea. Toate cheltuielile din restaurant
sunt suportate de gazd, deci att contravaloarea mncrii, ct i cea a buturii consumate,
ceea ce nseamn i aperitivul (butura de ntmpinare), respectiv vinul sau eventual berea,
cafeaua i buturile rcoritoare, servite dup luarea mesei.
Pe parcursul mesei de afaceri trebuie s evitm temele religioase, etnice i politice (vezi
lecia 5). O tem de conversaie sigur i fr capcane este considerat ntotdeauna
starea vremii, sportul, viaa economic i cultural, eventual hobby-urile comune, do-
meniul de interes al invitailor.
Exerciiul 4
Imaginai-v un tnr debutant n lumea afacerilor. Acesta i invit pentru prima
oar la mas partenerii de afaceri, ns ntlnirea nu a fost lipsit de surprize: ajuni
n restaurant, constat c numrul locurilor este insucient, muzica este mult prea
tare n difuzoarele aate chiar deasupra mesei gsite cu greu i, la momentul achitrii
consumaiei s-au ivit probleme, deoarece partenerii si nu aveau cardurile bancare
la ndemn. Afacerea nu s-a mai ncheiat. Unde a greit tnrul i ce ar trebuit
s fac pentru reuita negocierilor?
15
Protocol i organizare evenimente
Lecie demonstrativ
Pentru a v nsui ct mai bine regulile de protocol i organizare evenimente v sunt de
ajutor i unele recomandri. V oferim asemenea fragmente din Leciile 4 i 6 ale
cursului.
Utilizarea telefonului n vizit (Lecia 4)
Atunci cnd cineva poart o discuie telefonic personal n prezena noastr, se cuvine
s-i asigurm intimitatea, ieind temporar din ncpere sau ndeprtndu-ne.
Mesajele lungi lsate pe robotul telefonic trebuie evitate, deoarece acesta nregistreaz
numai mesaje de o anumit durat, de obicei foarte scurt.
Cea mai important regul legat de folosirea telefonului mobil este aceea c trebuie s
tim cnd se cuvine s-l nchidem. Se consider lips de tact i impolitee dac telefonul
mobil ncepe s sune n timpul anumitor evenimente ociale.
Folosirea telefoanelor mobile este n mod explicit interzis n timpul spectacolelor de
teatru sau al discursurilor ociale, precum i n spitale sau n avion. Dar, n afar de
aceste situaii, este interzis folosirea lor i la cinematograf, n timpul conferinelor
sau al ntlnirilor ociale, precum i n lcaele de cult (biserici, moschei, temple
etc.).
n cazul participrii la o edin, la discuii sau tratative, trebuie s anunm n preala-
bil, cerndu-ne scuze, dac ateptm un apel foarte important. Cnd sun telefonul,
trebuie s ieim imediat din ncpere i abia apoi s rspundem.
n ciuda practicii tot mai rspndite, folosirea telefonului mobil nu este recomandat
n locuri publice (pe strad, n mijloacele de transport, la pia sau n parc). Totui,
dac telefonul sun, se cuvine s rspundem, ns este indicat s vorbim ct mai
ncet i s mergem ntr-un loc mai retras pe durata convorbirii, care trebuie s e
ct mai scurt, date ind mprejurrile.
De asemenea, convorbirea telefonic efectuat n timpul conducerii autovehiculului este
periculoas (exceptnd cazul n care se folosete sistemul hands free); n plus, dac
suntem observai de un agent de circulaie, va trebui s pltim amend.
Degustrile de vin (Lecia 3)
De obicei, vinurile sunt prezentate pe rnd. Pe parcursul degustrii, paharul se rotete ncet
i uor, pentru a-i omogeniza coninutul. Datorit acestei micri circulare, parfumul i
aroma (buchetul) vinului sunt mai accentuate. Vinul se ine n gur i se bea ncet, treptat,
degustndu-l. Paharele de vin nu se umplu n ntregime, ci doar pe jumtate.
La degustrile care au loc n crame, ntotdeauna este un moment apreciat i savurat
turnarea vinului din butoi. De obicei este prezentat i varianta dus la miestrie a acestei
operaiuni, adic turnarea vinului n pahar de la nlime, fr a curge nicio pictur n
afara lui.
Prezentarea vinurilor ncepe ntotdeauna cu cele seci i albe, uoare i tinere, dup
care urmeaz cele mai corpolente, demiseci ori demidulci sau care au un coninut
mai mare de alcool (dei variaiile de vin se bazeaz pe reguli stabilite, numrul lor
este practic innit). De obicei, irul prezentrii este ncheiat de vinurile dulci (grele),
n ordinea cresctoare a gradului de trie al acestora.
telefonul
mobil
16
Protocol i organizare evenimente
Lecie demonstrativ
Fiecare lecie conine la nal o recapitulare a cunotinelor prezentate n cadrul su. Am
ales pentru exemplicare un fragment din recapitularea Leciei 2.
RECAPITULAREA LECIEI 2
2.1 Exist cinci mari domenii n care este necesar apelul la regulile de protocol i
de etichet: relaii interstatale, interguvernamentale i diplomatice, relaii o-
ciale internaionale, relaii ociale interne, relaii de societate i private i relaii
familiale.
2.2 Protocolul de stat organizeaz negocierile, ntlnirile, programele i cltoriile ociale
ale preedintelui, ale primului ministru i ale celorlali minitrii, organizeaz sosirea i
plecarea n i din ar a acestora, precum i programele delegaiilor la nivel nalt.
2.3 Primirea unei delegaii la nivel nalt cuprinde urmtoarele aspecte de care
protocolul de stat trebuie s in seama: sosirea delegaiei, derularea programului,
plecarea delegaiei i asistena la plecarea membrilor acesteia.
2.4 Protocolul diplomatic reprezint totalitatea regulilor de procedur, de compor-
tament, de ierarhizare, de adresare, de coresponden i de etichet urmate la
evenimentele i ceremoniile ociale ale vieii publice i diplomatice. Rolul su
este nlesnirea desfurrii i meninerii relaiilor ociale i personale.
2.5 Corpul diplomatic cuprinde, n sens larg, toi diplomaii reprezentanelor externe i
n sens restrns, doar ambasadorii acreditai ntr-o anumit ar, la un moment dat.
2.6 Decanul de vrst i purttorul de cuvnt al corpului diplomatic poart denu-
mirea de doyen (din lb. francez decan). Acesta poate ambasadorul cu cea
mai mare vechime n post sau nuniul apostolic (ambasadorul Vaticanului).
2.7 Reprezentanele externe pot de dou feluri: reprezentane diplomatice sau
reprezentane consulare. Reprezentana diplomatic asigur protecia intere-
selor statului i ale instituiilor acestuia, n timp ce reprezentana consular
protejeaz interesele cetenilor statului pe care l reprezint.
2.8 Reprezentanele diplomatice sunt: ambasad, comisariat general, reprezentan
permanent de pe lng o organizaie internaional, nuniatur, pe de o parte,
i legaie i pronuniatur, pe de alt parte.
2.9 Reprezentanele consulare sunt urmtoarele: consulat general, consulat, vice-
consulat, agenie consular, consulat general onoric i consulat onoric.
2.10 Ambasada asigur, n statul acreditar, reprezentarea statului acreditant i mediaz
ntre cele dou state. Ambasada este o reprezentan de un nivel mai nalt dect
legaia.
2.11 Consulatul se ocup, n ara de reedin, de protecia intereselor juridice i
economice ale statului trimitor i ale cetenilor acestuia. Elibereaz paapoarte,
vize, alte acte ociale, viza ind eliberat cetenilor statului trimitor n scopul
cltoriei acestora n statul de reedin.
17
Protocol i organizare evenimente
Lecie demonstrativ
Toate leciile sunt nsoite de o seciune de rspunsuri la exerciii, care v ndrum
n rezolvare prin anumite sugestii uneori inedite. Iat ca exemplu rspunsurile
Leciei 14.
RSPUNSURI LA EXERCIII LECIA 14
Exerciiul 1
Situaia creat, zgomotul i deranjul provocat de copii n restaurant sunt neplcute din
cauza neateniei prinilor la proprii copii, care sunt prost-crescui. n acest caz, avei
dou soluii: e s i rugai pe prini s se ocupe de copii, astfel nct s nu mai avei
probleme, e s rugai un chelner s atenioneze prinii despre pstrarea ordinii i a
linitii. n niciun caz nu trebuie s facei aceste observaii pe un ton ridicat i nici s nu v
lsai antrenai n conicte, care nu ar face dect s atrag atenia asupra dumneavoastr
n mod inutil.
Exerciiul 2
n cazul n care ajuni, ntr-un restaurant, nu tii cu precizie unde ar trebui s v aezai,
este preferabil s ateptai un chelner care s v conduc spre o mas liber, deoarece ar
destul de neplcut s v aezai la o mas rezervat ori s facei slalom printre mese
n cutarea uneia libere.
Exerciiul 3
Cel mai bine ar s nu le spunei comesenilor c suntei alergic, ci, avnd n vedere
dorinele lor, s comandai antreul recomandat cu atta cldur de chelner i s-i ndemnai
i pe ei s-l comande, dar s ncercai ca, pe ct posibil, s v abinei de la consumarea
lui. Pentru aceasta, putei recurge la diverse trucuri, cum ar , s pretextai c avei de
dat un telefon urgent, evitnd s mncai n acelai timp cu ceilali, iar apoi s cerei s
vi se ia din fa, motivnd c nu v place rece.
Exerciiul 4
Este clar c nu chelnerul este vinovat de ceea ce vi s-a ntmplat. Cu toate acestea, servirea
n restaurantul respectiv a fost deplorabil. n acest caz, putei s-i lsai un baci destul
de mare chelnerului (recomandat ar cam 10% din valoarea facturii), dar s facei i o
reclamaie n condica restaurantului.
Exerciiul 5
~n cazul n care se impune restricia mpotriva fumatului, vei respecta regulile locului n
care v aai i nu vei insista pentru schimbarea lor. Cu siguran c astfel de restaurante
au amenjate locuri speciale pentru fumat, aa c nu trebuie dect s-i cerei chelnerului
s v conduc spre un astfel de loc.
Exerciiul 6
n ceea ce privete mncarea, buctria francez este mai uoar i mai puin condimentat
dect cea englezeasc, iar n privina buturilor, francezii sunt mari butori de vin i
ampanie i cultivatori de vi-de-vie, pe cnd englezii fac parte dintre popoarele con-
sumatoare de bere.
18
Protocol i organizare evenimente
Lecie demonstrativ
Pentru a v familiariza cu noiunile i termenii specici din domeniu, leciile conin un
dicionar de specialitate. S urmrim mai jos dicionarul corespunztor Leciilor 1 i 2.
DICIONAR DE SPECIALITATE
PENTRU LECIILE 1 I 2
audien ntrevedere acordat unui solicitant de ctre o persoan de rang
nalt
ceremonie formalitate social, ocial; ritual
ierarhie relaie de sub- i supraordonare determinat
legaie reprezentan diplomatic permanent inferioar n rang unei
ambasade, condus de un ministru plenipoteniar sau nsrcinat
cu afaceri
nuniu (apostolic) reprezentant diplomatic permanent al Vaticanului ntr-o ar
strin, asimilat ca rang ambasadorilor
prestigiu autoritate, pondere moral a unui individ n societate
stat acreditant stat care trimite n alt ar o ambasad, pentru a proteja interesele
cetenilor si i interesele statale n ara respectiv
stat acreditar stat care primete pe teritoriul su o ambasad a unui stat
strin
stat de reedin stat care primete un consul al unui stat trimitor
stat trimitor stat care numete un consul pe teritoriul unui stat de reedin
statut locul pe care l ocup un individ ntr-un sistem social dat i la un
anumit moment
VIP prescurtarea expresiei englezeti Very Important Person (persoan
foarte important), care desemneaz personalitile crora li se
acord un tratament special de ctre autoriti n anumite situaii
(cltorii n strintate, conferine, ntlniri la nivel nalt etc.)
19
Protocol i organizare evenimente
Lecie demonstrativ
TEMA PENTRU ACAS 2
1. Comparai recepia i evenimentele la care se st la mas i precizai care sunt
avantajele si dezavantajele lor, din punctul de vedere al regulilor de comunicare
i protocol.
2. Cine stabilete, n cadrul unei reprezentane diplomatice, ordinea diplomailor?
a) protocolul statului acreditar;
b) documentul de organizare interioar a ambasadei statului acreditant;
c) regulile Conveniei de la Viena din anul 1961.
3. Cine suport cheltuielile de edere ntr-o ar strin a unei delegaii guverna-
mentale?
a) sunt acoperite de oaspei;
b) se aplic principiul reciprocitii;

c) sunt acoperite n egal msur att de ctre invitai, ct i de cei care au lansat
invitaia.
4. Cum se redacteaz programul unor discuii ociale?
a) dup preferine;
b) n funcie de dorinele oaspeilor;
c) n ordinea importanei elementelor componente.
5. Alctuii un program de timp liber pentru soia unui preedinte de stat, aat
ntr-o vizit ocial de 4 zile. Precizai care vor relaiile cu mass-media n
timpul acestui program.
Toate leciile sunt nsoite de o tem pentru acas, cu rolul de a v verica nsuirea
cunotinelor. Iat ca exemplu tema Leciei 2.
20
Protocol i organizare evenimente
Lecie demonstrativ
Temele se rezolv pe formulare speciale, care pot trimise spre corectare profesorului per-
sonal. Mai jos avei exemplicat formularul aferent temei prezentate anterior.
tel. 021/33.225.33; www.eurocor.ro
Cu prezentarea formularului de tem pentru acas
se ncheie lecia demonstrativ a acestui curs.
~n sperana c materialul prezentat
v-a convins de accesibilitatea i atractivitatea cursului nostru,
v ateptm s devenii cursant al Institutului Eurocor,
nscriindu-v la cursul de Protocol i organizare evenimente!