CAP.

1 INTRODUCERE IN MANAGEMENTUL PROIECTELOR

Intr-o lume din ce in ce mai orientata pe proiecte, promisiunea project management-ului de a imbunatati
productivitatea este mult prea tentanta pentru a putea fi ignorata. Insa, pentru majoritatea companiilor, trecerea
la o structura bazata pe management-ul de proiecte reprezinta o schimbare semnificativa, iar oamenii au
tendinta de a opune rezistenta schimbarilor, indiferent de beneficiile pe care acestea le aduc. De aceea este
nevoie de o serie de reguli si indrumari pentru ca o organizatie sa poata patrunde in sfera succesului.
Principala problema a proiectelor este aceea ca ele nu ajung sa fie terminate din cauza limitelor de timp,
resurselor solicitate si a bugetelor depasite. O solutie pentru evitarea diverselor neajunsuri ce pot interveni in
timpul derularii lucrarilor unui proiecte , o poate reprezenta spargerea acestora in proiecte mai mici, mai usor de
gestionat, mai usor de supervizat . In acest fel termenele limita pot fi satisfacute datorita unor cerinte rezonabile
de timp si efort. Pe termen lung, mai multe victorii mici vor avea un impact mai mare asupra organizatiei decat
un
succes
rasunator
care
se
lasa
asteptat.
Proiectele de obicei sunt unice, au teluri bine definite ce trebuie atinse, contin activitati multiple ce trebuie
coordonate si n final au un impact direct asupra business-ului. Cu toate astea exista o incertitudine permanenta
cu care trebuie sa traim n lumea managementului de proiect, cu alte cuvinte un manager de proiect va trebui de
multe
ori
va
trebui
sa
faca
compromisuri.
Putem ntelege mai bine, daca ne gndim la cele trei mari componente cu care va lucra un manager de proiect:
cost, timp si calitatea produsului. Daca vrem sa umblam la o componenta, vom afecta celelalte doua, de
exemplu daca vrem sa terminam proiectul mai repede (timp), probabil va costa mai mult (cost) sau produsul nu
va fi n parametri specificati (calitate). Desigur putem profita de aceste interdependente si sa gasim noi variante.
Este foarte greu sa termini un proiect exact asa cum l-ai planificat, adica sa faci un produs n parametri
specificati, la timp si sa te incadrezi n buget. Trebuiesc avute in vedere gestionarea cu responsabilitate a
resurselor umane si materiale, prin o planificare riguroasa folosind toate mijloacele puse la dispozitie ( hard si
soft ), prin analiza periodica asupra stadiului de realizare si a tolerantei admise in implementare, prin analiza de
risc
si
minimizarea
impactului
acestora
asupra
derularii
proiectului.

CAP.2 INSTRUMENTE SOFTWARE UTILIZATE

Sa ne focalizam insa atentia catre solutiile software pentru management proiectelor. O mare parte din
activitatile pe care project managementul le implica pot fi automatizate. Tehnologia actuala ofera facilitati ca
monitorizarea stadiului proiectelor, management-ul sarcinilor, administrarea fluxului de lucru si suportul pentru
analiza resurselor. Sa nu uitam, insa, ca utilizarea unor noi tehnologii pentru a adauga inca un nivel de
complexitate la un proiect deja complicat nu este cea mai buna idee. Tehnologia informatiei este cu atat mai
alunecoasa cu cat se gaseste mereu in miscare, in schimbare, adaptandu-se continuu la provocarile de afaceri.
Insa, pentru cei care reusesc sa o supuna prin management-ul de proiecte, ea poate oferi un real avantaj
competitiv.
Un ajutor deosebit il ofera acum software-ul specializat (PRIMAVERA, MS Project fiind cele mai des utilizate)
care poate sa faca o seama de replanificari si calcule cu dependente multiple, vis--vis de un "baseline" initial,
pentru ca, nu-i asa, acela nu e un proiect adevarat care nu se modifica in anumite puncte.
CAP.3 APLICATIA MICROSOFT PROJECT
Aplicatia Microsoft Project este ajunsa la maturitate, in sensul ca au aparut o serie de versiuni ale acestei
aplicatii. Constant imbunatatita, ea functioneaza pe placul asteptarilor multor companii. Ultima versiune
aparuta este Microsoft Project 2007, si in continuare vom prezenta o serie de aspecte noi incluse in cadrul
acesteia, aditionale celor deja existente in cadrul predecesorului ei, Microsoft Project 2003.
- management-ul timpului liber, o facilitate care permite utilizatorilor sa inteleaga si sa aiba control asupra
timpului
in
care
resursele
angrenate
in
proiect
pot
fi
folosite.
- Change Highlighting, permite utilizatorilor sa observe modul in care sunt afectate activitatile, respectiv
resursele
utilizate
in
urma
unei
schimbari
in
planul
proiectului
.
1

- Multiple Level Undo, o optiune foarte utila ce permite utilizatorului sa renunte la o schimbare facuta anterior,
sau sa revina la acea schimbare, fie in cadrul interfetei grafice a programului, fie in cadrul cuprinsului
proiectului.
- Crearea de rapoarte vizuale in MS Excel si MS Visio functie ce permite exportul datelor din Project in
Excel,respectiv Visio, pentru a vizualiza datele proiectului sub forma diagramelor sau graficelor.
De asemenea remarcam un control mai bun asupra costurilor resurselor necesare fiecarei activitati, si o facilitate
interesanta este aceea ca utilizatorului i se permite stabilirea unei limite de buget, lucru de o importanta
deosebita in economia derularii unui proiect. Se promoveaza astfel un management mai riguros, orientat mai
ales
catre
costuri.
Microsoft
Project
Utilizare
si
mod
de
functionare
Este cunoscut faptul ca Project Manager-ul trebuie sa construiasca un plan pentru derularea activitatilor
necesare realizarii proiectului, un plan cu ajutorul caruia sa putem coordona proiectul n asa fel nct sa
realizam produsul la timp si n bugetul stabilit. Un proiect l vom putea sparge n activitati elementare
(operatiuni), care la rndul lor vor putea fi reprezentate vizual n Gantt-chart-uri.
CAP. 4 CREAREA UNEI DIAGRAME GANTT N EXCEL
Ce este diagrama Gantt?
Diagrama Gantt este un instrument de planificare, elaborat in 1917 de Henry L.Gantt, inginer si
sociolog de origine americana. Frecvent utilizata in managementul de proiect, o diagrama Gantt ofera o
ilustrare grafica a unui program de activitati, care ajuta la planificarea, coordonarea si monitorizarea unor
sarcini specifice dintr-un proiect. Diagramele Gantt se pot realiza in versiuni simple, cu ajutorul unui grafic
facut pe o hartie, sau in versiuni mai complexe, cu ajutorul unor aplicatii softwar 232u2017c e de management
al proiectului.
Forma grafica a unui astfel de instrument de planificare consta intr-o matrice pe a carei axa orizontala
este reprezentata perioada de timp pe care se intinde proiectul, impartita in unitati de masura (spre exemplu zile,
saptamani sau luni), si pe a carei axa verticala sunt reprezentate sarcinile din proiect (spre exemplu, daca
proiectul ar consta in dotarea calculatorului dumneavoastra cu un nou software, principalele sarcini ar putea fi:
realizarea unei cercetari de piata, alegerea soft-ului, instalarea soft-ului, etc.).
In cadrul unei diagrame Gantt, fiecarei sarcini ii este alocat un rand. Timpul in care este estimat sa se
finalizeze o sarcina este reprezentat printr-o bara orizontala. Marginea din stanga marcheaza inceputul
preconizat pentru acea sarcina, iar marginea din dreapta marcheaza sfarsitul preconizat. Sarcinile pot evolua
relativ la alte sarcini in mod secvential, paralel sau prin suprapunere temporara.
Pe masura ce proiectul avanseaza, diagrama este adusa la zi, prin umplerea barelor pe o lungime
corespunzatoare procentului din sarcina care a fost indeplinit. In modul acesta, va puteti da seama imediat
despre stadiul in care se afla proiectul, tragand o linie verticala in dreptul datei curente. Sarcinile finalizate vor
ramane cu totul in partea stanga a liniei. Sarcinile in desfasurare vor fi intretaiate de linie, si daca partea plina
este la stanga liniei, inseamna ca sunt in intarziere fata de planificare, pe cand, daca partea plina merge pana in
dreapta liniei, inseamna ca sunt inaintea planificarii. Sarcinile viitoare raman cu totul in dreapta liniei. In figura
1 se poate vedea ca daca astazi ar fi 15 octombrie, activitatea 3 s-ar incadra in planificare, activitatile 4 si 5 ar fi
in intarziere, iar activitatea 7 ar fi inaintea planificarii.
Atunci cand realizati o diagrama Gantt, nu introduceti decat un numar rezonabil de sarcini (nu mai mult
de 15 sau 20), in asa fel incat diagrama sa incapa pe o singura pagina. In cazul in care este vorba de un proiect
mai complex, puteti realiza diagrame subordonate care sa detalieze incadrarea in timp a tuturor sub-sarcinilor
care formeaza o sarcina principala.
De asemenea, pentru o echipa de proiect este foarte util ca in dreptul unei sarcini sa fie trecuti si
responsabilii, pentru respectiva sarcina.
De multe ori intr-un priect exista evenimente, care nu reprezinta o sarcina, insa pe care ati vrea sa le
evidentiati in cadrul unei diagrame Gantt. In exemplul de mai sus, inchirierea unei sali anume este un moment
foarte important pentru desfasurarea ulterioara a sarcinilor, deoarece locatia trebuie trecuta in mod explicit in
comunicatul de presa. Aceste momente reprezinta niste borne (eng. milestones) si de obicei sunt marcate pe
diagrama sub forma unor triunghiuri cu varful in sus.

Cum se elaboreaza o diagrama Gantt?

Pentru inceput listati pe o foaie de hartie toate sarcinile, datele programate pentru inceperea si
finalizarea lor (sau numai durata respectivelor sarcini) si responsabilii. Deasemenea mentionati cele mai
importante borne, impreuna cu datele lor. Daca aveti mai mult de 15 sau 20 de sarcini, puteti sa impartiti
proiectul in sarcini principale si sub-sarcini, dupa care sa realizati o diagrama Gantt pentru sarcinile principale
si cate o alta diagrama cu sub-sarcinile pentru fiecare dintre acestea.
Urmatorul pas este sa va alegeti unitatea de timp pe care o veti folosi. Daca este vorba de un proiect mai
scurt de trei luni, este recomandabil sa folositi zile, iar pentru proiecte mai lungi sa folositi saptamani sau luni.
In cazul unor proiecte foarte scurte puteti folosi chiar ore.
In momentul in care va trebui sa realizati documentul propriu-zis aveti la dispozitie trei solutii:
1. Sa folositi variante succesive desenate pe foi de hartie, cu ajutorul unor carioci sau creioane colorate.
Desi aceasta solutie este cea mai comoda, ea va pune mai multe probleme in cazul revizuirilor foarte
dese.
2. Sa folositi un produs software cu o sfera larga de aplicabilitate cum sunt Excel sau Word din cadrul
pachetului Microsoft Office. Aceasta solutie prezinta avantajul ca permite actualizari si corecturi
frecvente. De asemenea, diagramele succesive sunt usor de tiparit.
3. Sa folositi un soft specializat pe managementul de proiect, cum este Microsoft Project.
Exist mai multe moduri de a crea o diagram Gantt.:
1. De exemplu, utiliznd Microsoft Project, un program de planificare a activitilor, care simplific
urmrirea i reprezentarea grafic a planificrii proiectelor, cu ajutorul unei vizualizri diagramei
predefinite Gantt.
2. Alt opiune este utilizarea Excel. Excel nu conine ns formatul de diagram predefinit Gantt; totui,
se poate crea o diagram Gantt n Excel prin particularizarea tipurilor de diagrame cu bare stratificate.
EXEMPLU: REALIZATI URMATOAREA DIAGRAMA IN EXCEL:

REZOLVARE: PASII PENTRU REALIZAREA DIAGRAMEI GANTT

Pasul 1: Introducerea datelor eantion
1. Deschidei o nou foaie de lucru n Excel i introducei urmtoarele valori, din celula A1 pn n celula
D6:
A
B
C
D
1
Dat de nceput Terminat Rest
2 Activitate 1 01.08.2000
205
10
3 Activitate 2 15.10.2000
200
120
4 Activitate 3 15.12.2000
140
200
5 Activitate 4 06.02.01
44
345
6 Activitate 5 06.05,01
0
380
2. Not Valorile din coloanele C i D (Terminat i Rest) indic numrul de zile.
4

3. Selectai celula B2 i formatai cu formatul de dat pe vrei s l utilizai n diagram, fcnd clic pe
Celule din meniul Format, apoi fcnd clic pe fila Numr. Facei clic pe Dat din lista
Categorie, apoi selectai din lista Tip formatul pe care dorii s-l utilizai.
Pasul 2: Crearea unei diagrame cu bare stratificate
1. Selectai celulele A1:D6 i facei clic pe Expert diagram.
2. n pasul 1, facei clic pe Bar de sub Tip diagram, apoi pe subtipul Bar stratificat (dup cum se
observ, numele fiecrui subtip de diagram se afl n partea de jos a casetei de dialog).
3. Facei clic pe Urmtorul, pe Urmtorul, apoi facei clic pe Terminare.
Pasul 3: Transformarea diagrama ntr-o diagram Gantt
1. Facei dublu clic pe prima serie din diagram. Aceasta este seria pentru Dat de nceput. n cazul n
care culorile implicite au fost setate n Excel 2002, atunci aceast serie este albastr.
2. n fila Modele din caseta de dialog Formatare serie de date, facei clic pe Nici una pentru Bordur i
pe Nici una pentru Zon, apoi facei clic pe OK.
3. Facei dublu clic pe axa categoriilor (x), care ntr-o diagram bar este axa vertical. (ntr-o diagram
bar, axele tradiionale x i y sunt inversate). Facei clic pe fila Scalare i bifai caseta de
selectare Categorii n ordine invers.
4. Facei clic pe fila Font, facei clic pe 8 de sub Dimensiune, apoi facei clic pe OK.
5. Facei dublu clic pe axa valorilor (y), care este axa orizontal n diagrama bar. Dup finalizarea acestei
etape, axa y ar trebui s fie localizat n partea de sus a suprafeei reprezentate grafic a
diagramei. Facei clic pe fila Scar i introducei urmtoarele date n casetele corespunztoare:
Minim: 36739
Maxim: 37441
Uniti majore: 61
Uniti minore: 1
Aceste valori sunt numerele seriale care reprezint datele care vor fi utilizate pentru axa valorilor (y).
Valoarea minim 36739 reprezint data de 1 august 2000. Valoarea maxim 37441 reprezint
data de 4 iulie 2002. Unitatea major 61 exprim aproape 2 luni, n timp ce unitatea minor
exprim o zi. Pentru a vedea numrul serial al unei date, introducei o dat ntr-o celul, apoi
formatai celula respectiv n formatul numeric General.
6. Tot pe fila Scar, bifai caseta de selectare Axa categoriilor (X) se intersecteaz la valoarea maxim
7. Facei clic pe fila Aliniere i tastai 45 n caseta de selectare Grade, de sub Orientare.
8. Facei clic pe fila Font, iar sub Stil font, facei clic pe Aldin. Sub Dimensiune, facei clic pe 8, apoi pe
OK.
9. Facei clic cu butonul din dreapta pe legend, apoi pe Formatare legend, aflat n meniul de comenzi
rapide.
10. Facei clic pe fila Poziie, apoi pe Jos.
11. n interiorul legendei, facei clic pe Dat de nceput pentru a o selecta, apoi apsai DELETE.
Dup parcurgerea pailor de mai sus, ar trebui s se afieze o diagram care s semene cu cea din exemplul dat.
Poate fi necesar redimensionarea diagramei cu ajutorul mouse-ului, astfel nct s vizualizai toate etichetele
cuprinse n diagram. n funcie de necesiti, pot fi adugate formatri suplimentare.
EXERCITIU: REALIZATI URMATOAREA DIAGRAMA GANTT- ECO-SCOALA IN EXCEL
Nr.
ACTIVITATEA
Martie Aprilie Mai Iunie Sept. Oct. Noi. Dec. Ian
crt
1 Aplicarea testului Pronatura
pentru determinarea nivelului i a
calitii

informaiilor

disponibilitii

elevilor

de

a
5

cunoate problemele legate de

poluare i protecia mediului.
2

3.

4.

5.

6.

Intocmirea documentaiei
Poluarea mediului. Ageni
poluani. Eforturi ale societii
privind protecia i conservarea
naturii.
SOS natura! - Dezbateri n orele
de consiliere a urmtoarelor
teme: Poluarea, poluani ai apei,
aerului, solului. Eforturile
societii privind protejarea i
conservarea mediului.
( programul Roamnia curat,
Cei trei R, Carta
Pamntului. Propuneri de
aciuni concrete de reducere a
polurii venite din partea elevilor.
22 aprilie: Ziua Pamntului
expoziie de desene pe teme
ecologice de protecie a mediului
realizate de elevii colii.
Campanie de colectare selectiv a
deeurilor de hrtie i Pet-uri.
Lansarea concursului Clasa
ECO- curat i frumoas.
Prezentarea regulamentului, a
echipelor de monitorizare a
claselor.
Comoara verde de lng noi.
Lucrri de ntreinere a spaiului
verde al colii. Montri de cuiburi
artificiale pentru psri. Montare
de panouri ECO n spaiul verde
al colii.

7.

8.

Sptmnal, plivit, greblat,

igienizat spatiul verde al colii,
udat flori.
coala i clasa mea- un mediu de
via sntos? Studiu asupra
caracteristicilor mediului colar,
identificarea elementelor
poluante, posibiliti de
mbuntire a mediului ambiant
din coala, curtea colii i clase.
Ziua Mondial a Mediului
dezbatere pe teme de protecie i
6

conservarea a mediului. coala i

clasa mea- un mediu de via
sntos?- prezentarea studiului,
concluzii-

cu

efort

rezultate

maxime-

reducere

minim

msuri

polurii

de

mediului

colar prin reducerea deeurilor,

colectarea deeurilor de hrtie i
9.

Pet-uri.
21 iunie

Ziua

Mondial

Soarelui- finalizarea concursului

Clasa
frumoas,
10.

ECO-

curat

premierea

claselor

ctigtoare.
Ziua Mondial a Curenieiactivitate de igienizare a slilor de
clas, holurilor, spaiului verde al

11.

colii.
Hrana vie- dezbateri la orele de
consiliere
sntoas,

privind

alimentaia

realizarea

unei

expoziii cu ambalaje de alimente

12.

mai puin sntoase.

Ziua drepturilor omului- dreptul
de a tri ntr-un mediu curat i
sntos- atelier workshop cu
elevii i cadrele didactice pe tema

13.
14.

Carta Pamntului
Realizarea paginii Eco-coala n
sit-ul scolii, reactualizare lunar,
Anul 2007- anul Eco- agunarealizarea raportului activitilor
desfurate n programul Eco-

15.

coala, a rezultatelor obinute.

Evenimente ecologice. Realizarea
de minipostere cu evenimentele
ecologice ale anului, fluturai,
afiarea n clase, la panoul ECO7

16.

Pronatura,.
Monitorizarea
deeuri

cantitilor

colectate

pe

de
clase.

Predarea lunar a deeurilor.

Completarea graficelor, afiarea
lunar la panoul ECO. Realizarea
17.

bugetului de venituri i cheltuieli

Concursuri colare pe teme de
protecie

conservare

mediului:

18.
19.

20.

a. Reciclarea- un mod simplu

de protecie a naturii!
b. Clasa mea e clasa ECO!
cel mai frumos col ECO!
c. Redu consumul ca s
protejezi natura i s
mbunteti ambientul!monitorizarea strii de curenie
a claselor
Realizarea de anunuri ECO la
staia radio a colii. Difuzarea n
pauza mare.