CUPRINS

CAPITOLUL I FUNCIILE SECRETARIATULUI.................................................................1

1. FUNCIA DE TRATARE A INFORMAIEI................................................................1
1.1........................ROLUL SECRETARIATULUI IN SISTEMUL INFORMATIONAL
...................................................................................................................................1
1.2.................................................TIPOLOGIA CIRCUITELOR INFORMATIONALE
...................................................................................................................................3
1.3..................................................................ACTIVITATEA CU CORESPONDENA
...................................................................................................................................6
2. FUNCIA DE DOCUMENTARE..................................................................................7
2.1..............................NOIUNI GENERALE PRIVIND TIINA DOCUMENTARII
...................................................................................................................................7
2.2........ACTIVITATEA DE DOCUMENTARE LA NIVELUL SECRETARIATELOR
...................................................................................................................................8
3. FUNCIA DE ASISTARE DIRECTA A MANAGERULUI..........................................9
3.1.................................EDINELE.CONSFTUIRILE.NTALNIRILE DE LUCRU
...................................................................................................................................9
3.2...........................................................................PROCEDURI ORGANIZATORICE
.................................................................................................................................11

ARGUMENT
Am ales ca tem de studiu pentru lucrarea mea de atestat Servicii de secretariat
deoarece mi se pare o tem interesant de dezbtut, dat fiind faptul c n ziua de azi, n
domeniile pe care a dori s le frecventez n viitor, respective marketingul, domeniul
afacerilor, i al economiei, avem o mare nevoie de comunicare i de strategii promoionale,
pentru o mai bun dezvoltare economic, att pe plan personal, ct i la nivel de instituie sau
naional.
n prezent secretara detine o functie indispensabila pentru bunul mers al organizatiei
din care face parte si care a devenit acum o ocupatie de un nalt profesionalism. O secretara
este o profesionista n adevaratul sens al cuvntului. Existenta a numeroase scoli postliceale,
cursuri pentru secretare si chiar colegii care pregatesc tinerele secretare sau asistentele
manager, existenta Asociatiei Europene a Secretarelor Profesioniste confirma caracterul
profesionist al acestei activitati.
Secretariatul trebuie considerat ca un auxiliar imediat i indispensabil al managerilor,
avnd ca rol principal preluarea de la acetia prin delegarea de atribuii a unor sarcini pe
care le pot rezolva uneori chiar mai bine). Secretariatul poate contribui la mai buna executare
a funciilor de management la toate nivelurile acestuia: prevederea i programarea,
organizarea i structurarea activitii, coordonarea, decizia i controlul etc.
Secretara este cea care contribuie la imaginea publica a unei firme sau institutii. Ea
reprezinta prima imagine a firmei, prima persoana cu care se intra n contact (stim cu toti ca
prima impresie conteaza; imaginea pe care o creeaza secretara este extrem de importanta. Nu
de putine ori am auzit s-au am gndit "daca secretara arata asa sau se comporta asa . ce sa mai
zicem de sef").
Profesiunea de secretara nu reprezinta o munca independenta. Spre deosebire de un
contabil manager, secretara este ntotdeauna legata de o anumita persoana sau de un anumit
departament. Ea lucreaza pentru altii, munca ei foloseste muncii altora. Rolul principal al
secretarei este de a ajuta. Secretara si seful trebuie sa formeze o echipa n adevaratul sens al
cuvntului cu drepturi si obligatii reciproce pentru fiecare din membrii echipei. Este esential

ca seful si secretara sa gndeasca, sa planifice si sa actioneze ca o echipa. Asa cum succesul

jucatorilor de tenis la dublu depinde de abilitatea fiecaruia de a anticipa loviturile celuilalt
pentru a se completa si sincroniza, tot asa seful si secretara trebuie sa munceasca din greu
pentru a-si dezvolta strategia de echipa.
Activitatea de secretariat este structurat n compartimente specializate i are o ampl
generalizare. Ea se desfoar la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale ale
administraiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primrii,
consilii locale), ct i la nivelul agenilor economici, al unitilor de profiluri diferite
(academii, instituii de nvmnt superior, coli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma
de organizare, amploarea, numrul de funcii i unele atribuii sunt diferite de la o organizaie
la alta.
Munca de secretariat n administraia public prezint unele particulariti fa de
secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului ca nsui managementul instituiilor
publice i structura organizaional sunt diferite de organizarea i conducerea companiilor i
firmelor private. Aici termenul de secretar a fost nlocuit cu cel de asistent manager.
Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu personalul angajat i
cu persoanele din afar instituiei i de asemenea, reprezint (n unele cazuri) o dublare a
direciilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuiilor specifice. Astfel
secretara preia o serie de atribuii privind personalul, activiti administrative, activiti de
relaii cu publicul.
Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin
degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, crendu-i astfel condiiile necesare realizrii
principalelor sale funcii: prevedere organizare comand coordonare control.
Secretara trebuie s creeze condiii optime pentru luarea deciziilor care reprezint actul
esenial al conducerii.
Principalele funcii care revin secretariatului n prezent sunt urmtoarele: prelucrarea
informaiilor, documentarea, funcia de reprezentare, funcia de filtru i legtur pentru
solicitri de contacte cu conducerea, funcia de asistare direct a managementului.
Dup cum se poate observa n activitatea de secretariat i n aceea a secretarelor
(asistent manager) predomin procesele informaionale i decizionale, informaia oferind
suportul pentru decizia managerial, iar comunicarea de informaii i de decizii ocupnd o
pondere important ntr-o organizaie.

Secretariatul este un factor important n realizarea legturilor ntre instituia pe care o

reprezint i persoanele din afar, fie c sunt ceteni, fie c sunt parteneri sau viitori parteneri
de afaceri.
Priceperea de a ntmpina un vizitator determin calitatea relaiilor ntre cei care sunt
viitori colaboratori n afaceri.
n concluzie coninutul urmtoarei teme ne va demonstra importana si rolul
secretariatului n funcionarea organizaiilor.
Activitatea secretariatelor se ncadreaz n Regulamentul de Organizare i Funcionare
a Unitii (ROF). ROF constituie documentul de baz care reglementeaz i locul, rolul,
funciile, relaiile secretariatelor n sistemul general al organizrii i funcionrii unitii. ROF
cuprinde i organigramele elaborate la nivelul ntregii uniti sau pe componenete, diagramele
de circulaie a documentelor, nomenclatorul de atribuii, graficele de urmrire a informaiilor
i deciziilor.
Executarea funciei de secretariat presupune de asemenea ncadrarea n Regulamentul
de Ordine (ROI), care cuprinde ansamblul normelor de conduit a tuturor persoanelor
implicate n activitatea unitii respective. Sintetiznd, putem afirma c dac ROF reprezint
problemele de coninut ale muncii, ROI se refer la raporturile de munc, cooperarea cu toi
factorii cu care, prin natura ei, funcia de secretar o presupune ncepnd cu colegii de munca
i terminnd cu colaboratorii din afara unitii.
Importana i valoarea muncii de secretariat sunt subliniate i de exemplul
semnificativ al unui director care n momentul n care i s-a comunicat de forul tutelar c se
desfiineaz postul de secretar din schema de funciuni a afirmat: mai bine renun la un post
de ef de secie dect la postul de secretar.
Pentru a sublinia i mai mult coordonatele funciei de secretar mi se pare interesant i
relevenat, n acelai timp, o tire aprut n pres, (cotidianul Naional 28.08.88/p.8) pe
care o redau mai jos: La un congres de specialitate desfurat n Japonia, s-a aprobat
introducerea n lista meseriilor periculoase a profesiei de secretar. Dei decizia pare aberant,
specialitii au constatat c secretarele magnailor sunt predispuse la crize de nervi, cderi
psihice, tentative de sinucidere, din cauza stresului permanent care acioneaz asupra lor.
Psihologii au constatat c n 88% din cazuri isteria efului se revars, cu ncrctur aproape
dubl, n contiina secretarei, care, devine, astfel, victima telepatic a superiorului su.

CAPITOLUL I
FUNCIILE SECRETARIATULUI MODERN
Activitatea de secretariat se exercit n toate sistemele economico-sociale, inclusiv n
firme, indiferent domeniul acestora de activitate. Componenta structural cu rol
complementar pe lng de un post de conducere, secretariatul efectueaz lucrri de natura
administrativ, de rutin, pentru degrevarea titularului funciei n cauz. n echipa managersecretar, o sarcin unic este finalizat prin contribuia celor dou persoane. Astfel,
managerul concepe un document, sau aplic o rezoluie pe o cerere. Secretariatul va prelua, n
continuare, toate operaiunile ce in de redactarea, stilizarea, distribuirea sau memorarea
informaiilor prelucrate.
Complexitatea procesului de munc, variaz n funcie de dimensiunea i
complexitatea structurii organizatorice, de stilul de management, de dotarea tehnic i nivelul
de pregtire al secretariatului.
Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, consider c utilizarea
eficace a secretariatului, constituie o modalitate esenial de amplificare a eficacitii muncii
manageriale.
Un secretariat bine organizat i competent poteneaz munca managerului prin mai
multe elemente:

degreveaz managerul de o serie de aciuni de rutin, pur administrative,

contribuind, astfel, la utilizarea raional a timpului de lucru de care el dispune;

creeaz condiiile preliminare pentru realizarea de ctre manager a unor contacte

operative i eficiente cu persoane din interiorul i exteriorul organizaiei;

asigur vehicularea corespunztoare a informaiilor la nivelul conducerii firmei,

cu deosebire n perimetrul ealonului superior al acesteia;

contribuie decisiv la organizarea raional a activitii managerilor de nivel

superior din cadrul firmei (directori generali, directori executivi).

Aceste elemente stau la baza principalelor funcii ce revin secretariatului:

Funcia de tratare a informaiilor;

Funcia de documentare;

Funcia de filtru i legtur n contactele conducerii;

Funcia de asistare direct a managerului;

Funcia de reprezentare.

1. FUNCIA DE TRATARE A INFORMAIEI

1.1. Rolul secretariatului n sistemul informaional al organizaiilor
Noiunea de informaie, n activitile administrative, nu trebuie confundat cu cea de
informaie tiinifica, care constituie baza unei cercetri.
La nivelul organizaiilor, orice angajat care vorbete, efectueaz o semnalizare, scrie o
cerere, un raport, elibereaz o chitana, o schia etc. emite informaii. De asemenea, un
termometru care indic temperatura mediului ambiant sau un calculator electronic care
tiprete rezultatul unui calcul, emit informaii. Se poate observa, deci, c informaiile n
sensul pe care l-am menionat, pot fi generate de un emitor uman dar i de ctre un
dispozitiv programat de om. Valorificarea informaiei pentru desfurarea activitilor
administrative se face n urmtoarele etape succesive:

Culegerea informaiilor adic recepionarea planificat, urmrind un anumit

Prelucrarea informaiilor presupunnd totalitatea transformrilor la care sunt

scop;
supuse mesajele recepionate, n aa fel nct, s rezulte informaii distincte de cele
recepionate. De exemplu, prin centralizarea unor date, un funcionar va ntocmi documentul
sau lucrarea numit Centralizator care cuprinde informaii noi, fa de datele recepionate;
prelucrri de informaii sunt i diversele calcule matematice pe care le efectueaz calculatorii
umani sau mainile de calcul. n general, prelucrarea informaiilor constituie partea cea mai
complex i subtil dintre etapele procesului informaional.

Stocarea informaiilor (sau memorarea) este operaia prin care o cantitate de

informaii este nmagazinat pe un suport material sau n creierul uman; aceast informaie
poate fi recepionat de mai multe ori, fiind conservat, n funcie de necesiti sau
importan, pentru perioade mai scurte sau mai ndelungate de timp.
Parcurgerea acestor etape constituie aa numitele procese informaionale.
Pentru a fi valorificate, informaiile trebuie s circule. Schimbul de informaii n
interiorul organizaiilor sau ntre organizaii este denumit comunicaie. Procesele
comunicaionale cuprind fazele de predare, transmitere i primire a informaiilor.
n orice structur organizatoric, aceste procese nu se desfoar la ntmplare ci sunt
strns intercolerate, constituind sistemul informaional al unei organizaii.
Orice angajat, implicat n activitile de birou, trebuie s cunoasc proveniena
informaiilor pe care le culege, natura informaiilor, avantajele i dezavantajele metodelor i
mijloacelor de prelucrare, direcia de transmitere i rolul lor n sistem.
Secretariatul, prin rolul su de auxiliar circumscris conducerii, opereaz, desigur, cu
informaiile materializate i nematerializate care circul la acest nivel al organizaiei. Gradul

de complexitate, al activitilor specifice procesului informaional, variaz n funcie de

complexitatea activitii de management, a deciziilor i aciunilor ntreprinse de managerul
cruia i este subordonat secretariatul.
Structura timpului de lucru a unui manager, analizat din diferite puncte de vedere, de
ctre specialiti n domeniu, se consum astfel:

primirea de informaii 23 %

luarea de decizii 41%

dare de dispoziii 1%

schimb de informaii 4%

elaborare de informaii 4%

executare de lucrri 5%_

confirmare decizii 8 %

explicaii, ndrumri 14%

n aceste condiii, se poate afirma c informaia constituie o resurs fundamental a

procesului de management pentru atingerea obiectivelor organizaiei.
Sistemul informaional al organizaiilor asigur coeziunea sistemului de conducere.
Informaia circul pe canale formate de legturi ierarhice i funcionale materializate de
structura organizatoric a unitii. Din sistemul informaional face parte i sistemul de
comunicaii prin care se pun n contact sursele de informaii prin intermediul reelelor.
1.2.

Tipologia circuitelor informaionale la nivelul secretariatului

n sistemul informaional al organizaiilor, secretariatele manageriale se constituie ca

adevrate centrale de comutaie a informaiilor, unde acestea converg din toate prile
ntreprinderii i din exterior.
O structurare orientativ circuitelor informaionale specifice biroului de secretariat, sar prezenta astfel:
A) n secretariate se constituie un important canal informaional n relaiile ierarhice
directe cu conducerea, n sensurile:

de la conducere spre secretariat

circuit informaional linear i descendent;

se concretizeaz prin dispoziii verbale personale sau prin microfon, note scrise

cu indicaii pentru efectuarea unor lucrri, rezoluii pe acte, pe scrisori, solicitri de legturi
telefonice, etc.

de la secretariat spre conducere

circuit informaional ascendent i linear;

se concretizeaz prin: comunicri verbale personale sau prin microfon pentru

stabilirea contactelor telefonice, anunarea sau prezentarea vizitatorilor la conducere,

prezentarea corespondenei i a altor documente din arhiva curent a secretariatului etc.
B)

Secretariatul este o central n circuitul ascendent i descendent al informaiei ce

se desfoar ntre conductor i subsistemul condus:

circuit ascendent n etap premergtoare deciziilor, furniznd conducerii

informaiile obinute de la diferite compartimente ale organizaiei, eventual selectate prin

tehnici specifice.

circuit descendent prin care conducerea organizaiei, n exercitarea funciei de

comand, emite decizii de organizare, coordonare i execuie ctre subsistemul condus;

acestea se concretizeaz prin ordine, dispoziii, circulare, redactate i transmise de ctre
secretariat.

circuit ascendent n cursul executrii deciziilor, adic informaiile de control prin

care conductorul se asigur dac deciziile transmise au fost executate; se concretizeaz prin
de dri seama, rapoarte, pontaje i alte situaii sintetice. Este faza de retroaciune (feed-backul) n exercitarea funciei ce control i evaluare.
C) Secretariatul este o central de comutaie a informaiilor pentru informaiile care
intr din mediul extern ctre toate nivelurile organizaiei i a celor care ies din organizaie
spre mediul extern. Orice organizaie are relaii cu mediul economico-social: organe
financiare, bancare, organizaii ierarhic superioare sau subordonate (filiale, agenii, sucursale),
alte organizaii i parteneri de afaceri. Comunicrile oficiale se desfoar cu preponderenta
prin scrisori, chiar dac ntr-o faz iniial se poart eventuale comunicri verbale.
D) Circuit informaional orizontal i linear se stabilete ntre diferite compartimente de
secretariat, n cadrul relaiilor de cooperare, atunci cnd dimensiunile organizaiei permit
astfel de structuri.
Experiena practic arat c: procurarea, culegerea, valorificarea i transmiterea
direcionat a informaiilor reprezint o sarcin central a muncii moderne de secretariat.
Tratarea informaiei scrise, la nivelul secretariatului, presupune o serie de operaiuni
care sunt n general:

logice (sortare, clasare, grupare);,

intelectuale (redactare de texte, traduceri);

de prezentare (nscriere simpl, imprimare special, afiaj, etc.).

-administrative (ndosarieri, setri, tampilri etc.).

n vederea uurrii activitii, se utilizeaz numeroase mijloace de tratare manuale i

automatizate.
Tratarea eficient a informaiei scrise specifice activitii de secretariat este
condiionata de o serie de factori, dintre care cei mai importani ar fi:

gradul de pregtire profesional pentru aplicarea corect a metodelor i

tehnicilor de lucru;

gradul de implicare n domeniul n care activeaz managementul;

gradul de stpnire a mijloacelor tehnice de tratare a informaiei;

gradul de adaptare la ritmuri variate de munc.

Organizaiile genereaz o mulime de documente cu caracter administrativ. Orice

activitate economic, administrativ social, cultural sau tiinific, apare nti ca idee, apoi se
concretizeaz treptat n documente care adeveresc, constat sau preconizeaz fapte.
Documentele scrise sunt utilizate, n proporie ridicat, i pentru comunicarea cu
persoane din interiorul sau din afara organizaiei. Dincolo de situaiile n care comunicarea
scrii este absolut necesar, n practic se nregistreaz aa numitul mit al hrtiei. Sistemele
de computere genereaz o mulime de hrtii iar copiatoarele omniprezente ncurajeaz
reproducerea documentelor ntr-o larg distribuie, avnd n vedere uurina cu care acestea
pot fi obinute. Conform unor investigaii, n acest sens, n economia german [2] prin anii
1997, mai mult de 80 % din totalitatea informaiilor erau memorate pe hrtii i nu puteau fi
accesate dect manual, iar 20% se gseau sub form structurat, memorat electronic.
Stocarea electronic permite accesul la o cantitatea mare de informaii Informaiile de
pe hrtii pot fi digitalizate prin scanare i fcute astfel prelucrabile i gestionabile. Aceste
procedee sunt ns posibile numai n unele domenii de activitate, cum ar fi ntreprinderile care
au baze de date structurate, referitoare la clieni i la modalitile de facturare corespunztoare
i care nlocuiesc formularele de hrtie cu documente electronice. n acest sens, putem
meniona bncile, societile de asigurri generale i de sntate, societi de telefoane etc.
n principal, tratarea informaiei n secretariate presupune:

activiti cu corespondena organizaiei;

reproducerea de texte sau scrierea dup dictare;

traducerea documentelor.

1.3.

Activitatea cu corespondena

Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre dou sau
mai multe persoane. Dup cum scrisorile se adreseaz unor persoane juridice sau persoane
fizice, acestea alctuiesc obiectul corespondenei oficiale sau private.

Corespondena oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i a actelor care circul ntre

persoane juridice sau ntre o persoan fizic i o persoan juridic.
Sfera corespondenei oficiale este larg i cuprinde probleme cu coninut juridic,
economic, organizatoric, administrativ, diplomatic etc.
Pentru exercitarea acestei activiti trebuie respectare anumite principii:

evitarea corespondenei inutile, n cazul n care unele probleme pot fi rezolvate

prin contact personal sau telefonic;

promtitudinea rspunsurilor

operativitate n rezolvarea problemelor ce fac obiectul corespondenei.

n pofida existenei telefonului, a faxului i a cutiei potale electronice comunicaia

prin coresponden clasic predomin n viaa organizaiilor.
Factorii care stau la baza meninerii acestei forme de comunicare se justific astfel:

consemnarea scriptic a unei activiti cu elementele de autenticitate (tampile,

isclituri) au valoare probatorie juridic, deci, putere de convingere mai mare n relaiile
oficiale ale organizaiilor;

constituie o baz de nregistrri contabile;

expeditorul i destinatarul au n fata texte identice;

elaborarea scris ofer un timp mai mare de gndire pentru formularea i

structurarea ideilor ;

comport un anumit ascendent al emitorului fa de receptor;

scrisorile oficiale pot fi ulterior transmise i pe alte canale (fax sau pota

electronic);

permit, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem, constituirea

unui ciclu de coresponden ce oglindete naterea, modificarea sau stingerea unor relaii ntre
persoane juridice i persoane fizice;

prin constituirea unui fond arhivistic, corespondena poate deveni o surs de

documentare.
n ceea ce privete dezavantajele comunicrii scrise, putem enumera:

depersonalizarea comunicrii prin eliminarea relaiei directe ntre participani;

consum ridicat de energie uman n prelucrarea informaiei, cu implicaii

asupra multiplicrii posturilor din structura organizatoric;

costuri ridicate care presupun nu numai cheltuieli directe precum, salarii,

hrtie, mijloace de prelucrare, imprimare i transmisie dar i indirecte, cerute de conservarea

n dosare i spaii special amenajate;

prin extensie, din punct de vedere ecologic, comunicarea scris presupune o

serie de costuri sociale: exploatarea pdurilor, efecte poluante ale fabricilor de hrtie n
mediu.
2. FUNCIA DE DOCUMENTARE
2.1. Noiuni generale privind tiina documentrii
Materia prim a acestei activiti o constituie documentul. Etimologic, termenul
document provine din latinescul documentum, cu sensul de ceea ce servete la a nva,
a se instrui, termen intrat cu acest sens n limba francez n secolul al XII-lea. A fost preluat
ca neologism n limba romn, circulnd cu sensul juridic modern, pn n secolul al XIX-lea,
cnd s-a fixat i impus terminologia tiinei documentarii.
n accepie larg, noiunea de document este definit ca: orice baz de cunoatere
fixat material, nregistrat sau susceptibil de a fi utilizat pentru consultare studiu sau prob.
Iniial, termenul documentare a indicat activitatea de informare prin intermediul
documentelor, cu sensul reflexiv al verbului a se documenta.
O dat cu evoluia mijloacelor de comunicare materializate, nelesul modern al
termenului s-a extins spre sensul tranzitiv al verbului, adic activitatea de a informa pe alii,
caracteristic care predomin n organizarea modern a acestui domeniu.
n accepiune curent, a documenta nseamn a depista, a coleciona, conserv i pune
la dispoziia consumatorilor de informaii surse de cunotine dobndite anterior asupra
problemei ce intr n sfera de interes a acestora, fixate n documente de orice gen.
Aceast definiie cuprinde activitatea de documentare n sensul cel mai general posibil.
n general, termenii informare i documentare tind n exprimarea obinuit spre sinonimie,
ambii presupunnd un fapt de cunoatere. Deosebirile dintre cei doi termeni, deriv tocmai
din termenul document. Informaia presupune un fapt de cunoatere care poate fi emis sau
recepionat sub form materializat sau nematerializat, pe cnd, documentarea presupune
numai forma materializat. ntre cele dou posibiliti de cunoatere, exist, ns, nu numai
deosebiri de natur ci i de valoare.
Informaia transmis oral, rapid, este recepionat cu un grad de aproximaie, presupus
de o astfel de transmisie.
Documentarea presupune o recepionare mai metodic i mai temeinic, memoria
vizual a fiinei umane fiind mai puternic pe tot parcursul vieii, deci i cea mai important.

Valoarea informaiei documentare const i n perenitate. Fiind fixat pe suport

material, ea poate fi transmis n spaiu dar i n timp.
Permanena este calitatea esenial a documentului. Din cele mai vechi timpuri,
tezaurul de cunotine al omenirii s-a pstrat mai ales prin obiecte concrete, purttoare de
informaii. Dictonul latin Verba volant Scripta manent exprim tocmai aceast
contientizare a omului asupra necesitii nregistrrii informaiilor pe suport material
rezistent.
Tipologia informaiei documentare cunoate astzi o diversitate att de mare, nct,
posibilitile de clasare i subclasare sunt greu de reprezentat ntr-o singur structur
schematic (vezi schema 1)
O prim etap de clasificare se poate realiza, pornind de la definirea general a
termenului, conform trilogiei suport documentar tehnica de nregistrare semne
convenionale de transmitere a mesajului.
Dup suportul documentar (denumit i mediu suport, purttor de informaie su mediu
de nregistrare) sunt :
a) documente istorice nregistrate pe suport istoric (argil, piatr, papirus, pergament,
tblie de lemn, pnza etc.).
b) documente contemporane-nregistrate pe suport modern (hrtie, carton, material
plastic etc.)
c) documente tehnice - nregistrate pe suport tehnic care poate fi: suport optic (pelicula
fotografic, celita, pelicul de film); suport magnetic (benzile magnetice, cartele magnetice,
discurile compacte audio);
2.2. Activitatea de documentare la nivelul secretariatelor
Despre o activitate de documentarist, la nivelul secretariatului, putem vorbi n msura
n care se apeleaz la metodele i tehnicile acestei discipline n organizarea documentelor i
informaiei n scopul regsirii operative, n faza de tratare. Dac arhivarea se refer la
documente a cror problem a fost tratat, documentarea se refer la adunarea de documente
nainte ca problemele s fie tratate.
Secretariatul trebuie s furnizeze operativ orice document sau informaie coninut n
acestea, att la solicitrile managementului ct i ale personalului sau colaboratorilor externi
cu care se stabilesc contacte. Aceasta este una dintre atribuiile sale fundamentale n
exercitarea acestei profesiuni. Rezolvarea eficienta presupune o bun cunoatere a tipologiei
documentelor pe care le manevreaz sub multiple aspecte (forma, coninut, destinaie, etc.),

precum i o bun stpnire a metodelor i tehnicilor de evident, sistematizare clasare i

arhivare.
ntr-o abordare sistematizat, aceast activitate poate fi privit din dou direcii,
fiecare presupunnd particulariti de aciune.
a)

Secretariatul organizeaz documentele rezultate din activitile managerului s-au

ale altor compartimente din organizaie, n cazul n care funcioneaz centralizat, i

gestioneaz informaiile coninute n acestea. n aceast situaie are rol pasiv atunci cnd le
primete i activ cnd le prelucreaz i transmite .
b)

Secretariatul asigur documentarea managerului cu alte documente din domeniul

de specialitate sau pentru informare curent: cri, reviste etc. n aceast situaie are rol activ
n depistarea surselor interne i externe precum i n organizarea i distribuirea lor, aciunile
avnd tangen cu domeniul documentarii tiinifice.
3.

FUNCIA DE ASISTARE DIRECT A MANAGERULUI

Exercitarea acestei funcii presupune:

participarea secretarei la o serie de ntlniri oficiale ale managerului sau la
organizarea manifestrilor colective temporare, de proporii mai mari, pentru pentru
degrevarea de o serie de sarcini de rutin precum: stenografierea convorbirilor,
dactilografierea documentelor elaborate cu aceste ocazii, comunicarea lor, efectuarea unor
formaliti financiare, organizarea cltoriilor ntocmirea delegaiilor, confirmarea delegaiilor
i a deconturilor pentru deplasare, traducerea unor materiale, realizarea unor sarcini
administrative etc.
programarea aciunilor managerului i urmrirea realizrii lor la termen prin
ntocmirea unor instrumente de eviden.
A) Comunicrile de grup sau de echip n cadrul organizaiilor
edinele. Consftuirile. ntlnirile de lucru
edinele, consftuirile i ntlnirile de lucru sunt forme de comunicare n grup,
practicate n procesul de management ca posibilitate de valorificare a talentelor individuale i
de grup, n luarea deciziilor.
edina este cea mai utilizat metod de management.
La edin pot participa de la civa colaboratori ai managementului sau un numr
destul de numeros al angajailor n funcie de scopul urmrit.
Caracteristici specifice:

 Sunt coordonate ntotdeauna de un reprezentant al conducerii predominnd n

general, edinele coordonate de managerul general;
Abordeaz probleme care privesc numai interiorul organizaiei;
Au un nalt grad de oficializare, presupunnd asumare de responsabiliti;
Presupun respectarea unor proceduri formale reglementate prin acte normative;
Particip persoane concrete, nominalizate;
Se desfoar pentru un interval scurt de timp, de obicei n cteva ore;
Se comunic direct unilateral i bilateral;
Ponderea participrii este proporional i cu dimensiunile organizaiei.
innd cont de apartenena participanilor la organizaie su mediu extern, edinele
pot fi:
a) edine organizate numai cu participarea personalului angajat: edine la nivel de
conducere (edinele Consiliului de administraie, edine A.G.A.), edine cu diferite
compartimente, adunri generale, edine de negociere cu organizaia sindical, conferine cu
asociaii profesionale interne, consftuiri, conferine de pres, ntlniri de lucru.
n cazul ntreprinderilor de stat, la ntlniri de o importan deosebit (edinele
A.G.A.) pot participa i reprezentani ai autoritilor de stat centrale sau locale.
b) edine organizate i cu participarea unor reprezentani din mediul economico-social
extern; precum: parteneri de afaceri, asociai, clieni, colaboratori, reprezentani ai
autoritilor de stat.
edinele, consftuirile i ntlnirile de lucru, au preponderent scopul de a se:

culege informaii;

schimba preri i analiza situaiei periodice;

informa participanii despre obiective, servicii, produse, achiziii;

prezenta proiectele i deciziile luate;

soluiona problemele mpreun;

face schimb de interese;

stimula contracte;

ncheia contracte;

rezolva probleme de resurse umane.

Potrivit scopurilor urmate, n literatura de specialitate, mai ales, n practic mai puin,
sunt delimitate urmtoarele tipuri de edine:
edine decizionale organizate n scopul adaptrii unor decizii de ordin tactic i
strategic, unicat n general, decizii marcate de risc i incertitudine, viznd realizarea unor
obiective;

 edine de informare prin care se urmrete transmiterea sau colectarea de

informaii, edina fiind n acest sens mijlocul de comunicare cel mai eficient pentru culegere
feed back-ului. n funcie de domeniul vizat, aceste edine se pot desfura conform unui
calendar prestabilit (sptmnal, lunar etc.) dar i ad-hoc, atunci cnd intervin situaii
speciale, urgene i/sau complexe;
edine de exploatare destinate cercetrii implicaiilor unor decizii adoptate, unor
situaii speciale previzibile n viitor, precum i a adunrii soluiilor posibile de exploatare.
Putem spune c exploateaz zona viitorului.
n general, aceste edine se bazeaz pe stimularea i exploatarea potenialului de
creativitate al personalului;
edine de armonizare avnd ca obiectiv sincronizarea aciunilor personalului din
compartimentele aflate pe acelai nivel ierarhic pentru realizarea unor obiective comune. De
regul sunt edine operative, convocate numai atunci cnd apar astfel de probleme sau
programe de o complexitate mai deosebit;
edinele eterogene ntrunesc mijloacele de aciune a dou sau mai multe tipuri de
edine prezentate anterior, fiind organizate cu precdere la nivelul managementului superior
i mediu al firmei. reprezint tipul cel mai frecvent practicat, conform investigaiilor de
specialitate, aceasta explicndu-se prin criz de timp a participanilor sau prin ignorarea
utilizrii edinei ca pe o metod cu specific i cerine proprii.
edinele ad-hoc pentru rezolvarea unor probleme neprevzute, care presupun i
rezolvare urgen: vizite importante neprevzute, apariia unor legi sau ordonane care implic
schimbri.
3.1.

Proceduri organizatorice

Rezultatele unei edine depind, n primul rnd, de coninutul acesteia i de hotrrile

luate. ntr-o mare msur, ele depind i de bun planificare, pregtire i desfurare a ntlnirii
precum i de urmrirea respectrii hotrrilor ce se iau n cadrul acestuia.
Secretariatul, avnd rol complementar pe lng organele de conducere, va participa
direct la toate etapele organizrii. De multe ori conductorii se bizuie complet pe secretare n
pregtirea reuniunilor. De aceea vom reda, n continuare, cteva repere orientative privind
organizarea acestora.
Pregtirea edinelor
Din cercetrile efectuate de diveri specialiti rezult c etapa de pregtire a unei
edine este foarte important pentru desfurarea ei cu succes.

Etapa de pregtire presupune o serie de aciuni anterioare edinei cu 7-14 zile,

precum:
stabilirea tipului de edin, a obiectivului i a ordinii de zi;
stabilirea listei participanilor care pot contribui direct sau indirect la realizarea
obiectivelor edinei;
stabilirea persoanelor care urmeaz s ntocmeasc materiale necesare informrii i a
datei limit de distribuire a lor (minim ase zile nainte);
stabilirea locului, datei, orei de ncepere.
Toate acestea sunt aduse la cunotin participanilor printr-o not cunoscut sub
diferite denumiri: Ordinea de zi, Agenda de lucru, Not de convocare. Coninutul agendei este
stabilit, n principal, de managerul care organizeaz edina. Agenda de lucru este, de obicei,
dactilografiat i distribuit de secretariat, pentru a informa membrii participani asupra
subiectelor ce vor fi discutate.
Se distribuie, de fapt, cu 7-14 zile nainte de data fixat pentru edin sau consftuire,
pentru ca membrii participani s poat reflecta suficient asupra problemelor ce vor fi
discutate i s poat pregti, eventual, documentele necesare.
De asemenea, distribuirea Agendei ofer membrilor posibilitatea de a-i programa
timpul su de a anuna eventuala absen motivat.
Ordinea de zi poate fi nsoit i de documente necesare pentru desfurarea discuiilor.
Secretariatul va comunica Agenda de lucru sau Ordinea de zi a edinei prin fax sau
tabele nominale, pe baz de semntur, unde sunt nscrise toate numele participanilor la
edin.
Dac exist situaii n care, n edinele anterioare, au rmas probleme asupra crora
dezbaterile nu s-au ncheiat, continuarea lor poate fi menionat n not la punctul: Probleme
ale ultimei edine.
De aceea, la ntocmirea notei, se vor consulta ntotdeauna procesele verbale anterioare.
De asemenea, preedintele consiliului de administraie sau membrii consiliului, pot
cere includerea anumitor chestiuni pentru discutarea n edin.
Elementele specifice Agendei de lucru vor avea urmtoarea ordine:
1)

Antetul organizaiei;

2)

Denumirea grupului care organizeaz edina (Direcia general, Directori de

departamente etc.);
3)

Data (ziua, luna, anul) edinei, ora de ncepere i de ncheiere, locul;

4)

Scuze pentru absen;

5)

Ordinea de zi propriu-zis (prezentarea succint a scopurilor edinei i/sau a

problemelor de discutat) i procesul verbal al edinei precedente (pentru conformitate).

Exist i situaii n care poate fi desemnat i persoana care se va ocupa de
nregistrarea discuiilor.
Folosirea unei astfel de proceduri depinde de tipul de edin i de periodicitatea
acestora. Sunt situaii, n care, edinele pot fi programate s se desfoare sptmnal,
decadal sau lunar, n aceleai zile i ore. Este cazul edinelor de informare, pentru care,
participanii sunt, n general, pregtii.
Secretariatul poate face cteva verificri, cu o zi nainte, cu ajutorul telefonului, pentru
constatarea eventualelor absene.
n cazul edinelor decizionale, la nivelul managementului participativ (A.G.A. sau
Consiliul de administraie) sau a celor ocazionale, se vor respecta toate procedurile oficiale
menionate.
n cazul societilor comerciale cu un numr mare de acionari, ordinea de zi se
public n ziare locale sau centrale, de larg circulaie, n conformitate cu actele normative
care impun aceasta.
Agenda de lucru a conductorului este alt document al edinelor care conine
informaii suplimentare fa de nota de convocare la edin. Sunt detalii care i ofer
conductorului detaliile necesare conducerii edinei. Se recomanda ca, n partea dreapt a
agendei, s se lase un spaiu liber unde conductorul i noteaz propriile observaii.
Secretariatul este implicat i n pregtirea acestui document. Pentru redactare, se va
consulta cu conductorul asupra tuturor problemele ce trebuie trecute n agenda i asupra
eventualelor termene limita de rezolvare.
Pentru elaborare, se vor parcurge urmtoarele etape:

se verific, prin rspunsurile din nota de convocare, propunerile suplimentare

pentru ordinea de zi;

se consult procesele verbale anterioare edinei, pentru a reactualiza problemele

a cror dezbatere trebuie continuat;

se verific calendarului anual al organizaiei, pentru ca problemele edinei

curente s nu se suprapun cu problemele prevzute n edinele periodice;

se introduc punctele agendei n ordine logic;

se aduc informaii suplimentare pentru ca participanii la edin s neleag

fiecare punct din ordinea de zi;

se indic persoanele care vor prezenta punctele edinei;

se specific, la fiecare punct, dac este vorba de o informare, consultare, luare de

decizii sau alt scop;

se verific necesitatea unor materiale suplimentare (rapoarte, dri de seam,

oferte de preuri etc.) i indic anexarea lor;

se include punctul Diverse i se specific dac exist participani care mai

trebuie anunai despre vreo alt chestiune, nainte de nceperea edinei;

se include ca penultim punct al ordinii de zi, data, ora i locul viitoarei reuniuni;

se menioneaz n Ordinea de zi: cine prezideaz, cine ntocmete procesul

verbal i dac aceste funcii se exercit prin rotaie;

se depune schia agendei pentru dactilografiat;

se transmite agenda, precum i alte documente importante pentru discuii, tuturor

persoanelor ce trebuie s participe la edina.

CAPITOLUL II
SECRETARIATUL - FILTRU N CONTACTELE CONDUCERII
Timpul managerului este permanent invadat de efi, subordonai, colaboratori i clieni
din mediul economicosocial extern. Solicitrile de contacte directe sau telefonice
fragmenteaz frecvent munca individual a managerului, l sustrag de la sarcini importante,
influennd negativ calitatea rezultatelor concomitent cu suprasolicitarea resurselor
intelectuale ale cadrelor de conducere.
Problema supradivizionrii timpului de lucru constituie o problem intens cercetat de
specialitii n domeniul managementului resurselor umane. Potrivit unor investigaii, 40% din
timpul de lucru al directorilor se desfoar cu secvene mai scurte de 10 minute de lucru
nentrerupt, iar cel de peste 30 minute, mai puin de 20%.
Secretariatul poate interveni n degrevarea timpului managerului prin exercitarea
funciei de legtur i filtru att n comunicrile telefonice ct i n solicitrile de contacte
directe.
2.1.

Comunicrile telefonice

Dac inem cont de valoarea timpului n managementul competitiv, telefonul constituie

echipamentul esenial de birou n ceea ce privete rapiditatea comunicaiei.
n general, informaiile care circul n interiorul sau n afara organizaiilor se transmit
iniial telefonic.
n exercitarea funciei de legtur i filtru secretariatul se poate afla n situaii
diferite.
2.1.1

Secretariatul asigur legturile telefonice, la solicitarea conducerii, n

cadrul i n afara organizaiei

Pentru rezolvarea rapid a contactelor, frecvent solicitate, secretara trebuie s

ntocmeasc Lista numerelor de telefon uzuale, care poate avea form de tabel cu urmtoarele
rubrici: numele i adresa organizaiei; numele persoanei i funcia; codul rii; codul zonei;
numrul de interior.
n general, n birourile de secretariat se utilizeaz Registrurepertoar n care se
consemneaz, n ordine alfabetic, adresele i numerele de telefon care intra n sfera de interes
a organizaiei.
n cazul unitilor care opereaz cu un numr mare de persoane cu care conducerea are
legturi, Registrul poate fi nlocuit cu un fiier ordonat alfabetic, cuprinznd fia cu numele
fiecrui agent economic su persoan. Fiierul prezint avantajul c poate permite o

actualizare permanent, fr a afecta ordinea alfabetic. Orice nume nou de persoan sau
organizaie care apare pe parcurs poate fi uor intercalat n ordine alfabetic iar pentru numele
frecvent solicitate (zilnic, sptmnal) se poate ntocmi o fi care se va aeza n faa
celorlalte n fiier. De asemenea, fiele pot permite i notarea altor informaii ce intr n sfera
de interes a secretariatului, pe lng cele menionate anterior, pentru list.
Agenda cu adrese i numere de telefon
Satisfaciile deosebite le poate oferi, ns, Agenda electronic, care permite regsirea
rapid a informaiilor precum i ordonarea automat a numelor introduse n programul
calculatorului.
Profesionalism la telefon

nainte de a apela, se noteaz informaiile care vor fi solicitate; se recomand ca

o convorbire telefonic s fie la fel de bine pregtit ca i o scrisoare, de ceea va fi pus la

indemna orice document, dosar etc. necesar pentru o informare corespunztoare;

La semnalarea rspunsului, secretara i rostete clar numele precum i numele

persoanei cu care dorete s ntre n contact;

n cazul n care conducerea dorete s angajeze o convorbire telefonic cu o

persoan ierarhic superioar i aceasta accept, primul care va face legtura este secretara
celui cu grad ierarhic inferior, astfel nct, superiorul s gseasc la aparat eful, nu secretara;

ntre persoanele egale n grad, secretarele vor asigura legturile concomitente

ale celor doi conductori;

ntre conducere i personalul subordonat, legtura se face prin cutarea de ctre

secretara a celui solicitat, care va fi rugat s atepte legtura cu conducerea;

n timpul convorbirilor se fac pauze scurte pentru a avea sigurana c mesajul a

fost bine neles; se pronun numele i adresele pe litere, dac e cazul, iar cifrele se repet
ntotdeauna;

n cazul cuvintelor mai greu de neles, se poate utiliza un alfabet telefonic de

tipul:
A de la ANA
B de la BARBU
C de la COSTIC etc.
2.1.2

Secretariatul filtreaz convorbirile telefonice destinate conducerii

Filtrarea convorbirilor telefonice i a solicitrilor de contacte directe este una

dintre sarcinile cele mai complexe, constituind o adevrat provocare n aceast profesiune.
Rezolvarea pozitiv a situaiilor depinde de mputernicirea pe care conductorul o acord

secretariatului dar i de abilitatea secretariatului de a transforma aceste nelegeri n principii

i tehnici, fr a intra n conflict cu solicitanii.
n acest sens, se pot contura recomandri, cum ar fi:

ntlnirea, la nceputul fiecrei zile, cu conductorul, pentru revizuirea agendei de birou,

privind ntlnirile, programrile i pentru stabilirea planurilor de aciune pentru cele mai
importante i urgente chestiuni care necesit atenie;

ntocmirea unei liste de accesibiliti cu persoanele care au acces nelimitat, a celor pentru
care conductorul este disponibil n limite restrictive i a celor care trebuie evitai n
totalitate; acest procedeu presupune confidenialitate, iar aplicarea lui fr a se face
simit de cei ce solicit accesul, depinde de inspiraia secretarei. Imaginaia este
nelimitat n astfel de situaii.

n cazul unor telefoane repetate, neprevzute n agenda zilei, secretara va culege mai nti
toate informaiile necesare iar atunci, cnd va avea prilejul s ntre n biroul
conductorului, l va informa asupra acestor intervenii, stabilind urgena contactului sau
o programare ntro perioad de timp viitoare.
Profesionalismul la telefon, n ideea filtrrii convorbirilor, presupune cteva reguli i

multe aptitudini de comunicare eficient:

secretara trebuie s intercepteze toate apelurile telefonice;

telefonul nu trebuie lsat s sune de prea multe ori; poate fi o cauz de iritare att pentru
conducere ct i pentru cei care apeleaz;

la ridicarea receptorului, n cazul unui telefon direct, secretara va spune numele

organizaiei, dup care va adresa formula de salut; de exemplu, Agenia EFICIENT,
Bun ziua !; se vor evita, astfel ntrebri i discuii inutile pentru stabilirea legturii;

dat ridicat receptorul, se ascult conversaia chiar dac cel care sun este pe lista
de persoane restricionate sau evitate;

legtura telefonic cu conductorul nu se va face, dect, dup ce interlocutorul se prezint

i n unele cazuri, dup ce a expus obiectul convorbirii solicitate;

n cazul n care persoana care solicit convorbirea refuz prezentarea, secretara va refuza,
la rndul ei, cu tact i politee, s fac legtura, sugerndui si exprime n scris
comunicarea, eventual cu meniunea confidenial urgent

atunci cnd problemele interlocutorului pot fi rezolvate de alte persoane din organizaie,
convorbirile vor fi direcionate ctre acestea;

dac cei care apeleaz, lungesc inutil discuia, rspunsurile monosilabice prin da i
nu sunt indicate pentru a o descuraja.

n cazul n care, este necesar un document pentru a oferi anumite informaii, secretara va
ntrerupe convorbirea cu promisiunea de a reveni cu un apel dup rezolvarea problemei;
ntotdeauna trebuie pus problema timpului i a costurilor;

dac se ntrerupe ntmpltor legtura, se pune telefonul n furc i se ateapt un alt apel;

eticheta conversaiilor telefonice cere ca cel care a nceput convorbirea s pun capt
convorbirii;

este obligatoriu s existe ntotdeauna la ndemn agenda pentru notaii curente, care vor
fi verificate i completate imediat dup ntreruperea convorbirii;

dac informaiile notate privesc i pe alte persoane din unitate, acestea trebuie imediat
informate asupra coninutului;

n cazul unor convorbiri n care sau transmis unele informaii ce presupun actualizarea
unor documente, aceast intervenie se va face numai cu acordul i sub ndrumarea
conductorului.
Telefoanele care afieaz numrul celui care sun pot fi de o real valoare. Dac se

recunoate numrul de unde se sun exist oportunitatea pregtirii unui rspuns nainte de a
ridica receptorul mai ales cnd se cunoate motivul contactului. De asemenea, ntrun birou n
care se lucreaz cu mai multe aparate de acest tip, care apeleaz uneori concomitent, exist
ansa de a opera selectiv, conform urgenelor i prioritilor.
De asemenea, i se pot oferi interlocutorului, ca variante, urmtoarele soluii:
dac dorete s vorbeasc cu altcineva;
dac va reveni;
dac dorete s lase un mesaj.
Nota telefonic poate fi completat n timpul vorbirii sau mai bine, ulterior, n linite,
dup un crochiu luat pe hrtie.
Notele telefonice se nregistreaz cu numrul de ordine i se dateaz.
Transmiterea unui mesaj. Recomandri:

innd cont de faptul c i cealalt persoan trebuie s noteze ceea ce se

transmite, se va face pauz dup fiecare fraz;

atunci cnd se dicteaz nume sau cifre, se face pauz dup fiecare grup de

cifre sau litere;

se verific dac cealalt persoan a notat corect mesajul;

nu este indicat s se transmit informaii confideniale prin telefon pentru c

nu exist sigurana identitii interlocutorului; procedura normal ar fi ca interlocutorul s fie

rugat s fac o cerere scris iar dac o problem este urgent, secretariatul va insista pentru
revenirea cu un telefon, avnd rgazul s se consulte cu conductorul.

Folosirea robotului telefonic se practic n special n firmele n care mesajele urgente

sosesc la orice or din zi sau din noapte sau n timpul pauzelor de mas.
Robotul poate fi programat s rspund la toate apelurile i s le nregistreze. Textul
prenregistrat care invit la lsarea mesajului dorit trebuie s cuprind: numele organizaiei,
un salut i scuze pentru c nu suntem disponibili, detalii despre cum va fi nregistrat mesajul.
n cazul n care exist o limit de timp n care trebuie s se ncadreze mesajul, se specific
acest lucru. Se recomand, de asemenea, ca cei care sun, s specifice data i ora la care la
care au sunat.
Telefoanele primite vor fi transcrise pe hrtie i transmise persoanelor care au fost
cutate.
2.2.

Filtrarea solicitrilor de contacte directe cu conducerea

Timpul managerului este fragmentat i de vizite ocazionale, neprevzute, cu / sau fr

legtura cu problemele de serviciu sau cu scopuri mai puin definite. Aceste solicitri de
contacte dac nu sunt controlate i prevenite exist tentaia ca ele s creasc.
n astfel de situaii, secretariatul trebuie s filtreze ntreruperile gratuite i
neeseniale.
Ca i n cazul convorbirilor telefonice, i n aceste situaii, se pot exprima abilitile
personale ale secretarei dar, de multe ori, este esenial acel acord ce stabilete spontan n
tandemul conductorsecretar.
Strategiile defensive ale secretariatului, sunt profund marcate, n astfel de situaii, de
politica managementului privind contactele cu vizitatorii.
Conform unor studii de management n practic, managerii opereaz prin sintagmele
ua nchis i ua deschis care trebuie nelese n mod metaforic n sensul introducerii
sau eliminrii unor bariere precum:
a)

pentru ua nchis: stabilirea unui sistem al orelor interzise prin plcue

indicatoare sau printrun sistem al beculeelor semnalizatoare; abordarea unui stil concis i
tranant n comunicare, evitnd contactul cu ochii celorlali; constituirea unui munte de hrtii
n faetc.
b) pentru ua deschis: toi vizitatorii sunt binevenii chiar dac ua biroului este
practic nchis, aceasta realiznduse pur i simplu prin dobndirea unei reputaii care invit
la ntreruperi frecvente.
Aceast politic, dei asigur o popularitate, n ciuda atractivitii superficiale duce la
propria distrugere sub aspectul eficienei i eficacitii muncii.

n ceea ce privete secretariatul, aceast politic este foarte derutant deoarece numai
poate controla ntreruperile inutile. Pe de alt parte, i politica tip ua nchis devine la fel
de incomod pentru secretariat, deoarece este greu s stabileasc n ce msur poate nlesni
sau mpiedica contactele. Calea de mijloc ntre cele dou extreme este cea mai eficient.
Pentru secretar aflat ntruna din extremele menionate, o posibil strategie ar fi o
bun cunoatere a obiceiurilor managerului n timpul programului de lucru i alegerea celor
mai potrivite momente pentru a stabili legturile.
i n aceste situaii este valabil lista persoanelor cu acces nelimitat, restricionat sau
interzis.
Din cele prezentate putem trage concluzia c eficacitatea secretariatului n exercitarea
acestei funcii depinde n mod special de spiritul de echip n relaia managersecretar.