UNIVERSITATEA Lucian Blaga din SIBIU

BIBLIOTECA CENTRAL
Bd. Victoriei nr. 10, 550024 SIBIU Tel. 0269-446077
E-Mail: bcu@ulbsibiu.ro

REGULAMENT PRIVIND POLITICA

DE ACHIZIIE
I.

Etapele activitii de completare a coleciilor

Achiziia este una dintre activitile eseniale ale bibliotecii care asigura creterea
numrului volumelor, coleciilor i mbogirea valoric i spiritual a bibliotecii.
Constituirea, completarea, rennoirea coleciilor sunt obiectivele principale ale bibliotecii,
n jurul crora se desfoar ntreaga activitate a instituiei. Coleciile bibliotecilor trebuie
s fie reprezentative, s rspund nevoilor de nvmnt i cercetare ale instituiilor.
Achiziia presupune urmtoarele etape: selecia, decizia de achiziie, achiziia propriuzis, nregistrarea i depozitarea.
Trebuie inut cont de urmtoarele considerente n formarea i completarea
fondului documentar:
bugetul i resursele disponibile;
specificul bibliotecii;
statutul juridic al bibliotecii;
mrimea, tipul acesteia n reeaua documentar naional/internaional;
serviciile oferite utilizatorilor;
relaiile cu reeaua documentar naional/internaional.
n procesul de selecie sunt importante urmtoarele criterii : autoritate, exactitate,
imparialitate, noutatea informaiei, puncte de vedere, gradul de aprofundare, adaptare
general, lungimea textelor, pertinen, interes, organizare, stil, calitatea estetic, aspecte
tehnice, caracteristici fizice, aspecte complementare, raportul su cu coleciile bibliotecii,
pre.

Decizia final de achiziionare a unui document va ine cont de echilibrul care

trebuie s existe ntre propuneri i interese personale, pe de o parte i obiectivele generale
ale instituiei, pe de alt parte.
Pentru bibliotec este absolut necesar construirea unei politici de achiziie. A
duce o politic de achiziie presupune, att s fi contient de specificul coleciei, ct i
s-i fixezi limitele. Astfel, pentru fiecare sector de utilizare se poate determina numrul
de exemplare din acelai titlu necesare pentru o parte a fondului, se pot determina reguli
de achiziie de exemplare legate de cererea utilizatorilor. Iar, pentru ntreaga bibliotec se
pune problema echilibrului general al coleciilor considerate ca un tot, utilizndu-se o
ipotez de acoperire a sferei de interes. Trebuie s adugm c, pentru ansamblul
coleciilor problema numrului de exemplare nu trebuie separat de cea a accesibilitii
documentelor.
Bogia unei colecii se evalueaz prin varietatea i disponibilitatea sa i nu numai
prin numrul de documente pe care le deine. De asemenea, n ncercarea de a constitui o
colecie coerent achiziiile trebuiesc mbinate cu eliminrile.
Trebuie s se in cont i de politica noutilor, ce const n a prevedea n
avans o mare cerere care este susceptibil s intervin pentru anumite titluri chiar
n momentul apariiei n librrii (utilizatorii prefer n mod evident noutile).
Cumprarea se realizeaz din fondurile destinate n acest scop (buget de achiziie).
Biblioteca universitar depinde financiar de universitate, bugetul alocat achiziiei este
fixat de ctre conducerea universitii i este distribuit pe categorii de documente n urma
analizelor de oportunitate.
Coordonarea bugetului reprezint cheia bunei funcionri a procesului de
achiziie. Realizarea acestui buget ar trebui s urmreasc o ordine diferit, fondat
pe ritmul previzibil al achiziiilor.
Dezvoltarea coleciilor bibliotecii se poate face prin toate sursele de completare,
din alocaii bugetare finanare de baz, finanare complementar (granturi) i venituri
proprii (ale bibliotecii i ale facultilor).

II. Politica de dezvoltare a coleciilor

Biblioteca Central a Universitii Lucian Blaga din Sibiu, fiind o bibliotec
enciclopedic, i fixeaz politica de dezvoltare a coleciilor n funcie de structura
procesului didactic i de nivelul cercetrii tiinifice din mediul academic n care este
integrat.
n primul rnd, biblioteca strnge informaii despre categoriile de beneficiari,
pentru a determina cerinele i programele care s fie susinute de colecii.
Biblioteca Central a Universitii Lucian Blaga din Sibiu identific urmtoarele
categorii de beneficiari:
Studeni ai Universitii Lucian Blaga din Sibiu (forma zi i ID)
Studeni ai Academiei Forelor Terestre Nicolae Blcescu din Sibiu
Studeni ai universitilor particulare din Sibiu
Studeni din programele de studii master
Cursani ai programelor de studii post-universitare
Doctoranzi
Cadre didactice universitare
Cercettori i specialiti
Angajai ai Universitii Lucian Blaga din Sibiu
innd cont de structura organizatoric a Bibliotecii Centrale a Universitii
Lucian Blaga din Sibiu, unitatea central i cele 10 filiale, politica de dezvoltare a
coleciilor are n vedere acoperirea domeniilor specializate pentru bibliotecile filiale i
dezvoltarea coleciilor enciclopedice pentru unitatea central.
Prioritar n politica de dezvoltare a coleciilor este asigurarea prin colecii a
informaiilor necesare disciplinelor incluse n programele de nvmnt i cercetare. O
politic coerent de dezvoltare a coleciilor implic evaluarea coleciilor actuale prin
analiza detaliat a domeniului i delimitarea disciplinelor acoperite de acestea.

III.

Etapele realizrii activitii de dezvoltare a coleciilor bibliotecii

Activitatea de completare se realizeaz n colaborare permanent cu celelalte

compartimente, cu bibliotecile filiale i reprezentanii departamentelor din universitate

(specialiti, cercettori, cadre didactice). Totodat, acestea se orienteaz n funcie de

schimbarea reelei de nvmnt, de distribuirea fondurilor financiare.
O prim etap se refer la posibilitile de informare asupra cerinelor i
necesitilor utilizatorilor. Cunoaterea cerinelor utilizatorilor din Biblioteca Central a
Universitii Lucian Blaga din Sibiu se bazeaz pe analiza urmtoarelor surse:
Planurile editoriale i temele de cercetare tiinific din cadrul facultilor;
Bibliografiile facultative i obligatorii pentru fiecare disciplin;
Caietele de sugestii aflate la compartimentul Relaii cu publicul;
Sugestiile personale ale cadrelor didactice (deziderate).
Contactul direct cu cadrele didactice ale universitii noastre poate deveni cu att
mai interesant cu ct ei sunt chiar autorii de publicaii sau se afl n permanent
colaborare cu ali autori.
n scopul cunoaterii structurii planurilor de nvmnt i cercetare, un instrument
preios de lucru n activitatea de informare l constituie bibliografiile disciplinelor din
planul de nvmnt primite de la catedre.
A doua etap const n cunoaterea surselor de informare privind posibilitile de
completare a coleciilor.
Cataloagele editoriale ce furnizeaz elemente utile identificrii unei lucrri,
anchetele sau planurile editoriale primite de la decanatele facultilor i de la Editura
Universitii Lucian Blaga din Sibiu sunt foarte importante pentru bibliotec, ele
furnizeaz informaii despre viitoarea producie editorial, pe baza lor se realizeaz
precomenzile pentru o perioad de timp ndelungat, putndu-se evita situaia n care un
titlu de interes pentru bibliotec se epuizeaz fr a fi achiziionat. Importante sunt i
mijloacele de informare curent asupra produciei editoriale, care semnaleaz publicaiile
imediat dup apariia lor (cataloage retrospective ale editurilor, reviste de informare
bibliografic, bibliografii selective i critice)

IV.

Achiziia propriu-zis

Procurarea propriu-zis a publicaiilor se face prin: cumprare, schimb de

publicaii, donaii, transfer, ci complementare, accesare de baze de date pe Internet.
Cumprarea este principala cale de completare a coleciilor.

La distribuirea fondurilor bneti se ine seama de structura bibliotecii, planul de

nvmnt i numrul studenilor.
ntocmirea comenzilor se face la serviciul Dezvoltarea Coleciilor pentru toate
filialele, fie pe formulare tipizate, fie pe adrese de comand. Comenzile poart semntura
directorului bibliotecii i a efului de birou i tampila bibliotecii.
Achiziia se poate efectua direct de la productorul de publicaii, sau indirect
printr-un furnizor intermediar specializat.
Achiziionarea prin cumprare se face difereniat pentru cri i periodice.
Pentru periodicele romneti cumprarea se face pe baz de abonamente anuale, se
ntocmesc liste de comand cuprinznd: numrul curent, numrul de catalog, titlul
publicaiei, numrul de exemplare, valoarea. Pentru periodicele strine comanda se
efectueaz prin instituii intermediare, specializate n import-export de publicaii, pe baza
unei facturi proforma cu preuri definitive.
Cumprarea de documente electronice reprezint pentru Biblioteca Central
a Universitii Lucian Blaga din Sibiu cea mai recent i rapid form de
furnizare a informaiilor celor interesai. Modalitile de abonare pentru
achiziionarea de reviste electronice sunt aceleai ca i pentru periodicele strine.
Revistele electronice au urmtoarele avantaje: eliminarea reclamaiilor, rapiditatea
furnizrii informaiilor, posibilitatea ca aceeai publicaie s fie consultat de mai
multe persoane n acelai timp.

V. Alocaia bugetara destinat achiziiei

n conformitate cu completarea, n acord cu art. 171 din Legea nvmntului, a
sistemului de indicatori calitativi pentru finanarea de baz, ncepnd cu anul 2003, n
conformitate cu rezoluia Consiliului Naional al Rectorilor, cei 13 indicatori calitativi
sunt structurai pe patru grupe, cu precizarea coeficienilor de importan a fiecrei grupe,
astfel:
1. Indicatori privind calitatea procesului didactic (50% din influena indicatorilor
IC1 IC13, fr IC8)
2. Indicatori privind calitatea proceselor care influeneaz direct activitatea
didactic (30% din influena indicatorilor IC1 IC13, fr IC8);

3. Indicatori privind performanele instituionale care influeneaz procesul

didactic (20% din influena indicatorilor IC1 IC13, fr IC8)
4. Nivelul performantei cercetrii tiinifice : IC8 reprezint 3% din finanarea de
baza
Noiunea de indicator calitativ a fost introdus pentru a exprima, n termeni
matematici, faptul c alocaiile bugetare trebuie s evidenieze i costurile calitii. n
dimensionarea coeficienilor de ponderare s-a urmrit realizarea att a unui echilibru
intern n cadrul sistemului de indicatori, ct i o ct mai atent corelare a coeficienilor de
ponderare cu rolul fiecrui factor la asigurarea calitii procesului didactic.
n acest sens, v rugm s avei n vedere faptul c tot ce ine de dotarea
bibliotecii (cri, Cd-uri, reviste, manuale universitare) constituie un indicator
calitativ (IC6b), ce face parte din prima mare grup de indicatori privind calitatea
procesului didactic, indicatori cu influen de 50% din totalul indicatorilor ,adic
4,85% din finanarea de baza.
IC6 reprezint un coeficient calculat pe baza cheltuielilor efectuate pentru
dotarea laboratoarelor si achiziia de publicaii de profil pentru biblioteci si este
cotat ca fiind 30% din influenta indicatorilor privind calitatea procesului didactic,
adic 0,3x 4,85 % =1,355 din finanarea de baz.
Indicatorul IC6b reprezint raportul procentual dintre cheltuielile pentru
dotarea bibliotecilor i finanarea de baz, cu ponderea de 1/3 din IC6 adic 0.485%
din alocaia bugetar total, calculat conform relaiei:
IC 6b

CBbuget CBven. pr.

100
FBbuget

unde:
Cbbuget cheltuielile pentru biblioteci din alocaiile bugetare, n mil. lei;
Cbven.pr. cheltuielile pentru dotarea bibliotecilor din venituri proprii, n mil. lei;
Fbbuget alocaii bugetare, reprezentnd, finanarea de baz, n mil. lei.
Trebuie remarcat faptul ca achiziia constanta de publicaii tiinifice are o
influenta semnificativ si asupra altor indicatori de calitate , in special asupra:
-IC8: nivelul performantelor cercetrii tiinifice (3% din finanarea de baza)

-IC12: valoarea proiectelor de cercetare contractate (30% din influenta

indicatorilor de calitate a rezultatelor procesului didactic, adic 0,3 x 1,94 =
0,582%)
n conformitate cu cele de mai sus, v rugm s supunei aprobrii senatului
alocarea unui fond destinat achiziiei de publicaii de profil (cri, cursuri
universitare, abonamente periodice interne i internaionale) de 1% din finanarea
de baza, care se va distribui direct bibliotecii.
De asemenea, v rugm s solicitai conducerii facultilor din cadrul
Universitii Lucian Blaga din Sibiu alocarea unui fond de 2% din veniturile
proprii, destinat de asemenea achiziiei de publicaii de profil (cri, cursuri
universitare, abonamente periodice interne i internaionale), acest fond,
complementar, va fi utilizat pentru achiziionarea de publicaii solicitate de fiecare
facultate in conformitate cu procedura propusa in continuare.
Se va constitui astfel un buget al bibliotecii i se va ine o eviden strict i un
control al achiziiei pe baza colaborrii strnse dintre bibliotecarii de la
compartimentul achiziii i conducerea fiecrei faculti, i cu sprijinul Consiliului
tiinific al bibliotecii.

FINANAREA DE BAZ

FINANAREA DE BAZ 97% CALCULAT

N FUNCIE DE:
- NUMRUL DE STUDENI ECHIVALENI
- COEFICIENII DE COST
- INDICATORII DE CALITATE

INFLUENA NUMRULUI
DE STUDENI
ECHIVALENI I A
COEFICIENILOR DE
COST

3%
IMPACTUL CERCETRII
TIINIFICE ASUPRA
CALITII PROCESULUI
DIDACTIC

INFLUENA INDICATORILOR
DE CALITATE

10%

90%

NUMRUL DE
STUDENI
ECHIVALENI
(CU
COEFICIENTII
DE COST)

INDICATORI
PRIVIND
CALITATEA
PROCESULUI
DIDACTIC

87,3%

4,85%

INDICATORI
PRIVIND
CALITATEA
PROCESELOR
CARE
INFLUENEAZ
DIRECT
ACTIVITATEA
DIDACTIC

2,91%

INDICATORI
DE CALITATE
PRIVIND
REZULTATELE
PROCESULUI
DIDACTIC

NIVELUL
PERFORMANELOR
CERCETRII
TIINIFICE

1,94%

3%

Fig.1 INFLUENA INDICATORILOR CANTITATIVI I CALITATIVI ASUPRA

FINANRII DE BAZ

VI. Procedura de achiziie

Se vor constitui doua fonduri
Fondul A de 1% - din finanarea de baz
Fondul B de 2% - din veniturile proprii ale fiecrei facultii sau departament
Destinaia fondului
Fondul A va fi destinat realizrii achiziiei de publicaii aprute la edituri i
efecturii abonamentelor interne i externe.
Fondul B va fi destinat cu prioritate, achiziiei de volume publicate de cadrele
didactice ale Universitii Lucian Blaga din Sibiu i de cursuri necesare procesului
didactic.
Constituirea fondului
-

pentru fondul de tip A, Direcia General Administrativ va informa biblioteca

despre suma destinat achiziiei care-i revine din finanarea de baz (imediat ce
este cunoscuta finanarea de baz).

pentru fondul de tip B conducerea fiecrei faculti, departament va informa

conducerea bibliotecii asupra sumei estimate privind achiziia de publicaii
pentru urmtorul an universitar, sum ce reprezint 2% din veniturile proprii.
(Termen 15 octombrie)

La sfritul fiecrui an calendaristic biblioteca va trimite facultilor planurile

editoriale ale diverselor edituri, ofertele de periodice, etc. mpreun cu o estimare a sumei
care revine facultii din fondul A.
Fondul A se va mpri astfel:
-

70 % pentru achiziia de cri i realizarea de abonamente pentru publicaii

periodice

Aceast parte se va distribui pe faculti n funcie de numrul de studeni

echivaleni
-

30 % fond de rezerv

(Termen 1 decembrie)

Conducerile facultilor dup consultarea catedrelor, vor transmite bibliotecii lista

cu titlurile si numrul de exemplare ce urmeaz s fie achiziionate de bibliotec n anul
calendaristic urmtor.
Se va verifica condiia:
-

suma total solicitat s fie mai mic dect suma alocat facultii de ctre
bibliotec (sumele rmase disponibile pot fi folosite de facultate pentru
solicitri ulterioare). (Termen 15 ianuarie)

Biblioteca va achiziiona respectivele publicaii pe msur ce ele apar fr a mai

solicita aprobri ulterioare i fcnd cunoscute titlurile achiziionate prin buletinul
bibliografic, care apare lunar i care va fi distribuit fiecrei catedre.
Datorit faptului c pot aprea pe pia i publicaii care nu au aprut n planurile
editoriale se constituie fondul de rezerv, pentru utilizarea cruia fiecare cadru didactic
care dorete o publicaie ce nu apare n planul editorial va completa un referat de achiziie
(vezi anexa) care va fi aprobat de Consiliu tiinific al bibliotecii.
Fondul B
-

efii de catedr ntocmesc planurile editoriale

facultatea face o estimare a minimului de volume ce trebuie achiziionate n

anul universitar urmtor i transmite lista bibliotecii.

(Termen 15 noiembrie)
Conducerea facultii va verifica dac suma total calculat la un cost/pagina
aprobat de Editura Universitii Lucian Blaga din Sibiu, va fi mai mic dect
contribuia de 2% din veniturile proprii ale facultii. Odat cu aprobarea listei de ctre
bibliotec, biblioteca va achiziiona respectivele volume fr a solicita autorului obinerea
nici unei aprobri suplimentare cu condiia ca preul/pagin s nu fie mai mare dect
preul maximal estimat.
Prezenta procedur face parte din Regulamentul de organizare i funcionare a
Bibliotecii Centrale a Universitii Lucian Blaga din Sibiu, aprobat de ctre Senatul
Universitii Lucian Blaga din Sibiu.

10

UNIVERSITATEA Lucian Blaga din SIBIU

BIBLIOTECA CENTRAL
Bd. Victoriei nr. 10, 550024 SIBIU Tel. 0269-446077
E-Mail: bcu@ulbsibiu.ro

Decan,

REFERAT DE ACHIZIIE
Subsemnatulcadru didactic la
Universitatea Lucian Blaga din Sibiu, Facultatea de
Solicit achiziionarea de ctre Biblioteca Centrala a Universitii Lucian Blaga din Sibiu, a
unui numr de ..exemplare din urmtoarele publicaii:

Menionez c aceste publicaii sunt deosebit de necesare i utile n procesul didactic din
universitatea noastr, unui numr de cca. de studeni, provenii de la facultatea
de, publicaia este cuprins n (plan editorial, bibliografie obligatorie,
bibliografie facultativ) a ...(catedrei, facultii, disciplinei).
Publicaiile pot fi achiziionate prin comand ferm de la:

ef catedr,

Solicitant,

Data

Semntura

11