Contabilitate. Arhivare documente.

Distrugere documente cu regim

special
Silviu Stoica, valabil la 23-Mar-2010
Tags: Legea 82/1991, OMEF 3.512/2008, Legea 31/1990, Legea 16/1996, Legea
135/2007, HG 105/2009, HG 831/1997, OMF 2.055/1998, arhiva documente

Intrebare: Cum se procedeaza cu documentele contabile mai

vechi de 5 ani? Este necesara aprobare de la Arhivele Nationale
pentru
distrugerea
lor?
Ce
documente
se
intocmesc?
Cum se procedeaza pentru distrugerea documentelor cu regim
special (nefolosite) iesite din uz prin diverse modificari
legislative? Se apeleaza la o firma care sa dea un document ca au
fost distruse sau pot fi distruse in cadrul firmei (sunt doar cateva
carnete, firmele specializate nu prea lucreaza cu cantitati asa
mici). Ce documente se intocmesc?
Raspuns: 1. Trebuie sa aveti in vedere urmatoarele prevederi legale:
- art. 25 alin. 1 din Legea contabilitatii 82/1991, republicata, potrivit caruia registrele de contabilitate
obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se
pastreaza in arhiva timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia
au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii, care se pastreaza timp de 50 de ani;
- art. 25 alin. 2 din Legea 82/1991, republicata, potrivit caruia prin ordin al ministrului finantelor se pot
stabili categoriile de registre de contabilitate si documentele justificative care se pastreaza timp de 50 de
ani;
- art. 3 si anexa nr. 4 la OMEF 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile, care stabilesc
categoriile de documente financiar-contabile care se pastreaza timp de 5 ani in arhiva persoanelor care
organizeaza si conduc contabilitatea;
- pct. 50-57 din anexa nr. 1 Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiarcontabile la OMEF 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile, care reglementeaza sectiunea F
Arhivarea si pastrarea registrelor si a documentelor financiar-contabile;
- art. 261 din Legea 31/1990 privind societatile comerciale, republicata, cu modificarile si completarile
ulterioare;
- art. 8 alin. 2, art. 9, art. 11, art. 12, art. 13, art. 17, art. 18, art. 181, art. 21 alin. 1 si art. 23 din
Legea arhivelor nationale 16/1996, cu modificarile ulterioare;
- Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica.
In baza acestor reglementari, administratorul societatii comerciale (ce are calitatea de creator de
documente cu valoare practica) este obligat sa ia masuri pentru intocmirea nomenclatorului documentelor
de arhiva (art. 8 alin. 2 din Legea nr. 16/1996), tinerea evidentei intrarilor si iesirilor din arhiva (art. 9 din
Legea 16/1996) si numirea comisiei de selectionare a documentelor de arhiva (art. 11 din Legea
16/1996).
La arhivarea documentelor financiar-contabile se vor avea in vedere si regulile generale de arhivare
stabilite la pct. 56 din Normele metodologice aprobate prin anexa nr. 1 la OMEF 3.512/2008, potrivit
carora:
- documentele se grupeaza in dosare, numerotate, snuruite si parafate;
- gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar
la care se refera acestea. In cazul fuziunii sau al lichidarii societatii, documentele aferente acestei
perioade se arhiveaza separat;
- dosarele continand documente justificative si contabile se pastreaza in spatii amenajate in acest
scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a
incendiilor;

- evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii, in care sunt
consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.
Pentru documentele ce trebuie pastrate timp de 5 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului
financiar in cursul caruia au fost intocmite, prevazute in anexa nr. 4 la OMEF 3.512/2008, eliminarea lor
din arhiva se face de catre o comisie, sub conducerea administratorului, pe baza de proces-verbal (pct.
57 din Normele metodologice). Acest proces-verbal se inainteaza spre aprobare comisiei prevazute la art.
11 din Legea 16/1996 si, in baza aprobarii, documentele eliminate din arhiva se trimit la unitatile de
colectare a deseurilor de hartie.

2. Pentru documentele cu regim special nefolosite nu exista o procedura legala expres stabilita care sa
prevada modalitatile de distrugere, motiv pentru care este recomandabil sa le pastrati si sa le inventariati
pana la expirarea termenului de prescriptie de 5 ani prevazut de Codul de procedura fiscala
, cu luarea in considerare a faptului ca, incepand cu data de 1 ianuarie 2007 facturile nu mai au regim
special si ca HG 831/1997 a fost abrogata prin HG 105/2009.
Mentionam ca, de la data intrarii in vigoare a HG 831/1997, o singura data s-a prevazut posibilitatea ca
formularele vechi de factura, de aviz de insotire a marfii si de chitanta fiscala, neutilizate, ramase in stoc
la data de 30 iunie 1998, sa fie scazute din gestiune pe baza procesului-verbal de casare vizat de organul
fiscal teritorial (art. 11 din OMF 2.055/1998). Ca atare, daca nu doriti sa mai pastrati astfel de formulare,
puteti incerca sa le casati cu viza organului fiscal teritorial de care apartineti.