Generalitati in realizarea unui proiect

finantat cu fonduri europene

Pentru alegerea unui program de finantare trebuie parcurse mai multe etape. Potrivit unui
ghid publicat de finantare.ro, mai nti trebuie s stabilii o list de idei generale de proiect
legate de activitatea organizaiei dumneavoastr pentru care dorii s solicitai finanare.
Putei ncepe s discutai ideile cu oamenii politici, funcionarii i alte personaliti-cheie din
zona dumneavoastr.
Asemenea persoane vor fi n mod particular dispuse s susin un eventual proiect dac
obiectivele lui au o legtur cu interesele acestor persoane i dac proiectul pare bine
conceput i susceptibil de reuit. Chiar dac avei destule resurse financiare pentru a v
conduce proiectul spre realizare, un sprijin local este binevenit; uneori se poate dovedi chiar
vital. Vei avea nevoie de bunvoina i influena altor persoane dac lucrurile merg ru sau
dac dorii s lansai un alt proiect n aceeai zon;
2. consultai sursele de informaii privitoare la programele de finanri nerambursabile aflate
n desfurare sau n pregtire pentru lansare;
3. analizai obiectivele i prioritile diferitelor programe de finanare, criteriile de eligibilitate,
criteriile de evaluare a proiectelor; evitai s interpretai nejustificat de favorabil aceste
criterii, pentru c analiza comisiei de evaluare - singura care conteaz, n cele din urm este neutr;
4. analizai tipurile de proiecte finanate anterior n cadrul programelor de finanare (atenie:
de multe ori, finanatorul modific unele caracteristici ale licitaiei curente de proiecte fa de
licitaiile anterioare organizate n cadrul aceluiai program de finanare);
5. analizai condiiile financiare: suma minim i maxim care poate fi solicitat, nivelul i
structura contribuiei cofinanrii care trebuie asigurat de solicitant;
6. identificai termenul limit de depunere a proiectelor de finanare.
Pentru o eficien maxim a procesului de cutare de finanri, se recomand dezvoltarea
unui dialog cu finanatorii nainte de a ncepe realizarea propriu-zis a proiectului de
finanare. Utilizai adresele la care pot fi solicitate informaii suplimentare (de obicei, prin
intermediul email-ului sau fax-ului) pentru a clarifica nelmuririle care apar pe parcursul
procesului de realizare a proiectului de finanare.
Putei avea n vedere mai muli finanatori pentru acelai proiect, modificnd parial proiectul
pentru a rspunde solicitrilor specifice ale fiecruia dintre ei. n plus, unii finanatori doresc
s finaneze proiecte n colaborare cu ali finanatori.
Avei permanent n vedere data limit de depunere a proiectelor. Realizarea unui proiect de
calitate presupune o coordonare destul de complex - n plus, de foarte multe ori apar
diverse situaii neprevzute care pot prelungi foarte mult finalizarea proiectului; calitatea
proiectului depinde esenial de calitatea persoanelor i resurselor utilizate, iar identificarea
i atragerea n proiect a persoanelor cele mai potrivite pentru atingerea obiectivelor vizate
poate necesita un timp destul de mare.
n alegerea programului de finanare trebuie s inei cont de planificarea intern a
dezvoltrii organizaiei, adic activitile pentru care solicitai finanare, innd cont de faptul
c procesul de evaluare a proiectelor de finanare dureaz, de regul, cel puin 1 lun

(pentru unele programe de finanare acest interval de timp putnd fi chiar de mai multe
luni). n plus, n cazul ctigrii licitaiei de proiecte, formalitile legate de semnarea
contractelor specifice necesare pentru nceperea efectiv a finanrii pot dura o perioad de
cel puin nc 1 lun.
Ce cuprinde un proiect de finanare?
Cea mai important sarcin este realizarea cererii de finanare. Conceptul care st la baza
acestei abordri este acela c prin fragmentarea procesului n etape mici se simplific
rezolvarea sarcinii.
Atenie: NU pierdei din vedere imaginea de ansamblu!
Ordinea n care este citit o propunere tipic nu este aceeai cu cea n care ea trebuie
elaborat.
Ordinea n care vi se cere s v prezentai proiectul v poate conduce adesea pe o pist
fals. Ordinea uzual a prilor unei propuneri este construit pentru a crete acurateea i
nelegerea sa atunci cnd este evaluat i este ineficient dac este aplicat n procesul
de scriere a propunerii.
Ordinea tipic a propunerii atunci cnd este citit:

scrisoarea de intenie (separat de dosar);

pagina de titlu;

rezumat;

introducere;

problema vizat i scopul stabilit;

justificarea problemei;

obiective;

activiti;

evaluare durabilitate / finanri ulterioare;

buget

anexe.

Ordinea n care sunt abordate elementele propunerii atunci cnd aceasta este elaborat:
"Elemente principale"

problema vizat i scopul stabilit;

obiective;

activiti;

evaluare;

buget.

"Elemente suplimentare"

justificarea problemei;

durabilitate / finanri ulterioare;

introducere;

pagina de titlu;

rezumat;

anexe.

Funcie de experiena anterioar a solicitantului, activitatea de stabilire i obinere a

anexelor poate fi desfurat n paralel cu activitatea de redactare a diferitelor componente
ale proiectului.
n cazul finanrilor nerambursabile acordate prin programe ale Uniunii Europene, un
proiect de finanare are, de regul, urmtoarele componente: cererea de finanare, bugetul
proiectului (uneori inclus n formularul cererii de finantare), matricea logica a proiectului

(uneori), CV-uri ale persoanelor care vor lucra n activitatile din proiect, documente
doveditoare ale statutului juridic al solicitantului si partenerilor, anexe facultative (date
statistice, grafice, studii, elemente ale unor strategii aflate n derulare sau n proiect,
rezultate ale altor activitati relevante pentru proiect - n general, informatii care pot fi utilizate
ca argumente pentru proiect).
Cum construiesc schema unui proiect?
Schema proiectului d att o imagine clar a componentelor proiectului, ct i baza pentru
constituirea unui sistem de monitorizare.
Obiectivele proiectului sunt descrise ntr-o coloan care prezint resursele consumate de
proiect pentru a fi transformate n rezultate, resurse care contribuie la realizarea scopului
proiectului i, n cele din urm, la realizarea misiunii proiectului. Aceast coloan, numit
rezumat, este legat de a doua coloan, care definete principalele ipoteze pe care se
bazeaz conexiunile dintre resurse, rezultate, scopuri i misiune. A treia coloan identific
indicatorii calitativi care msoar gradul de realizare a obiectivelor proiectului la diferite
nivele.
n contextul rezumatului, principalele elemente ale proiectului sunt definite ca misiuni,
scopuri, rezultate i resurse.
Trebuie menionate, ns, i cteva dintre limitele utilizrii schemei proiectului. Ea nu poate
nlocui procesele riguroase de formulare i apreciere a proiectului. Proiectele sunt
ntreprinderi dinamice, iar schema proiectului descrie situaia la un moment dat. Acest
pericol poate fi evitat, desigur, prin actualizarea schemei ori de cte ori situaia se schimb
suficient de mult.
Cum se construiete un proiect?
n cazul unora dintre finanatori, nainte de realizarea propriu-zis a proiectului de finanare,
este necesar trimiterea unei scrisori de intenie, constnd ntr-o prezentare general a
proiectului care trebuie s indice cu claritate relevana problemei vizate i a soluiei
propuse, perioada de desfurare i costul estimativ.
Aceast scrisoare are rolul de evita situaiile n care solicitanii consum resurse importante
pentru realizarea unor proiecte de finanare care ns au de la nceput anse reduse de a fi
aprobate (lipsa de interes a finanatorului pentru problema vizat prin proiect, credibilitate
sau experiena insuficient a solicitantului etc.). Un rspuns pozitiv nseamn, practic, c
proiectul are anse importante de succes, dac proiectul este realizat n condiii bune.
Pentru construirea proiectului se pornete de la informaiile cuprinse n pachetul informativ.
Activitatea trebuie concentrat n dou direcii:
A.Completarea formularelor obligatorii (cerere de finanare, buget, matrice logic,
plan de afaceri etc.);
B.Colectarea informaiilor anex necesare (statut juridic al solicitantului i alte
documente cu caracter juridic, CV-uri ale echipei proiectului, informaii care pot fi
utilizate n argumentarea proiectului).
Ordinea n care sunt organizate informaiile ntr-o cerere de finanare este ordinea optim
pentru evaluarea sa.
Completarea cererii, ns, trebuie realizat n alt ordine, foarte util n acest sens fiind
matricea logic a proiectului (daca aceasta exist).
O ordine de elaborare a elementelor proiectului de finanare ar putea fi urmtoarea:

a.Definirea problemei care trebuie rezolvata. n acest scop trebuie identificate problemele
majore existente, dintre care trebuie selectata o singura problema care va fi vizata de
proiectul dumneavoastra.
b.Stabilirea scopului proiectului: de regula, reprezinta rezolvarea problemei sau stadiul la
care dorim sa ajunga ea n urma derularii proiectului. Scopul trebuie sa fie unic si sa aiba o
formulare concisa.
c.Stabilirea obiectivelor proiectului: reprezinta etape care trebuie atinse pentru atingerea
scopului - atentie: obiectivele reprezinta ceea ce doriti sa obtineti, nu ceea ce faceti pentru a
obtine ceea ce doriti. Astfel, daca exista numai un singur mod de ndeplinire a unui obiectiv
pe care l-ati stabilit, este probabil sa fi stabilit de fapt o activitate.
d.Stabilirea activitatilor. n aceasta etapa trebuie sa determinati ce anume trebuie facut
pentru atingerea fiecarui obiectiv (stabilirea actiunilor), sarcinile care trebuie ndeplinite n
cadrul fiecarei actiuni (informatii esentiale n evaluarea necesarului de resurse si
planificarea n timp), personalul necesar. Resursele utilizate n aceste activitati se vor regasi
n buget. Aveti n vedere necesitatea argumentarii avantajelor si prezentarii riscurilor
acestor activitati, demonstrnd c ai studiat i alte soluii posibile - eventual aplicate n alte
situaii similare - atunci cnd ai ales soluiile propuse n proiectul dumneavoastr.
e.Stabilirea planului de evaluare. Evaluarea este necesara pentru a putea stabili n fiecare
moment n ce conditii de calitate organizatia face ceea ce si-a propus. Evaluarea se
concentreaza asupra a 4 aspecte majore: resurse investite n proiect, activitati desfasurate,
rezultate obtinute, beneficii realizate. Pentru a putea fi realizata, ea necesita, de regula,
informatii sistematice, ceea ce face necesara organizarea unei monitorizari a proiectului.
Costurile monitorizarii si evaluarii trebuie incluse n bugetul proiectului.
f.Realizarea bugetului. Categoriile principale de cheltuieli se refera la resurse umane,
echipamente si bunuri, transport, cheltuieli administrative, alte costuri si servicii, costuri
aferente cladirilor si terenurilor (uneori), rezerve pentru situatii neprevazute (uneori), fiecare
categorie de cheltuieli trebuind sa fie detaliata n buget. Cheltuielile trebuie, de regula,
grupate si functie de sursa din care vor fi acoperite: contributia solicitantului sau
partenerilor, respectiv cofinantarea nerambursabila.
Observatie: realizarea bugetului dureaza destul de mult timp, planificati-va corespunzator
activitatea de realizare a proiectului.
Uneori finantatorul nu ofera ntreaga suma solicitata prin bugetul proiectului
dumneavoastra, pentru ca nu a nteles argumentele privind necesitatea anumitor cheltuieli
sau pentru ca a considerat suma nejustificat de mare. Daca acest lucru va afecta calitatea
rezultatelor proiectului, comunicati acest lucru finantatorului.
g.Justificarea proiectului: argumentati importanta si urgenta problemei vizate n proiect,
avantajele pe care solutia de rezolvare propuse de proiect le care fata de alte alternative,
capacitatea solicitantului si partenerilor de a desfasura proiectul.
h.Durabilitatea proiectului - modul n care vor fi finantate activitatile din proiect dupa
ncheierea finantarii nerambursabile. Finantatorii sunt interesati, cel mai adesea, ca
proiectele pe care le finanteaza sa traiasca ct mai mult timp, vor sa faca investitii pe
termen lung. Continuarea proiectului poate fi finantata din alt grant al aceluiasi finantator
sau acordat de alt finantator, venituri aduse de activitatile proiectului, alte surse de
finantare. Daca intentionati sa solicitati pentru continuarea proiectului o alta transa de
finantare, informati de la nceput finantatorul si argumentati foarte bine aceasta solicitare.
i.Stabilirea titlului proiectului: trebuie sa atraga atentia, sa evidentieze rezultatele si
avantajele proiectului, sa fie clar si concis, dar evitnd acronimele si termenii tehnici sau de
jargon.
j.Realizarea rezumatului proiectului: trebuie sa cuprinda prezentarea problemei vizate,
prezentarea solicitantului si a credibilitatii sale, prezentarea succinta a obiectivelor, a
activitatilor si a metodologiei de evaluare, costul total al proiectului, a contributiei
solicitantului si a cofinantarii solicitate, durabilitatea proiectului. Rezumatul este ultima

componenta redactata.
Cum exprimm scopul proiectului?
Scopul unui proiect reprezint, de regul, rezolvarea problemei sau stadiul n care dorim sa
ajung problema n urma derulrii proiectului.
Recomandri:
enunul trebuie sa fie scurt i concis;
nu trebuie s apar necesitatea de a folosi conjuncia "i" pentru a despri 2 propoziii;
daca se ntmpla acest lucru, s-ar putea sa fie vorba de 2 scopuri;
de asemenea, folosirea cuvntului "prin" atrage dup el explicaii cu privire la modul n care
va fi atins scopul proiectului; nu este cazul a se face acest lucru n aceasta seciune.
Ce sunt obiectivele unui proiect?
Un obiectiv este un rezultat scontat ce trebuie obinut n efortul de atingere a scopului
proiectului i, implicit, a rezolvrii problemei. Pe msur ce organizaia/instituia atinge
obiectivele proiectului, discrepana dintre stadiul actual i scop se ngusteaz. Obiectivele
sunt pai ce trebuie fcui pentru a ne apropia de scop. Vorbim despre obiective la plural
pentru ca este greu de presupus ca poate fi vorba despre unul singur. Ele se vor stabili
gradat, n concordanta cu intervalele de timp avute n vedere pentru realizarea proiectului,
fiind specifice unei anumite perioade.
n vederea formulrii corecte a obiectivelor se va raspunde cu precizie la urmatoarele
ntrebri:
Care sunt zonele cheie pe care dorim s le schimbm prin acest proiect?
Care este segmentul de populaie care va fi implicat n schimbare? (atenie, aici trebuie sa
avem n vedere nu numai grupul-int - care, de altfel, va fi stabilit cu precizie - ci i
categoriile de populaie cu care acesta interactioneaz major!)
Care este direcia schimbrii pe care o dorim? (cretere sau mbuntire, descretere sau
reducere)
Care este gradul sau proporia schimbrii?
Care este termenul (sau intervalul de timp) prevzut pentru atingerea gradului de
schimbare?
Trebuie avut mare atenie atunci cnd se enun obiectivele pentru a nu se confunda cu
activitile. Acestea din urm descriu cum se ndeplinesc obiectivele. Obiectivele reprezint
"un sfrit", n timp ce metodele reprezint "un drum".
Cea mai bun regul de deosebire a lor este urmtoarea: dac exist un singur mod de a
ndeplini obiectivul pe care l-ai enunat, probabil c, de fapt, ai enunat o aciune.
O alt metoda de a verifica dac ceea ce se enuna este un obiectiv sau nu, este folosirea
iniialelor unor cuvinte care reprezint caracteristicile pe care trebuie s le ntruneasc
obiectivele, iniiale care, una lng alta, compun cuvntul englezesc SMART (iste):
S - specific - este obiectivul clar: cine, ce, cnd, unde, cum, grup-int?

M - msurabil - sunt msurabile rezultatele?

A - abordabil - este un obiectiv care poate fi, n general, atins?
R - realist - are organizaia resursele necesare pentru atingerea lui n timpul dat?
T - ncadrare n timp - exist un termen limit?
Scopul i obiectivele unui proiect sunt diferite de scopul i obiectivele organizaiei, dei n
mod normal exista o legtura ntre ele.
Ce cuprind activitile unui proiect?
Seciunea din proiect referitoare la activiti cuprinde descrierea detaliat a ceea ce
organizaia/instituia urmeaz s ntreprind pentru atingerea obiectivelor. Activitatea este
un mijloc de a atinge un obiectiv. Trebuie reinut faptul c, pentru atingerea unui obiectiv,
este necesar punerea n practic a mai multor metode. Dac pentru obiectiv nu se poate
defini dect o metoda de a fi atins, nseamn ca obiectivul respectiv este de fapt o
activitate.
Acest capitol trebuie s cuprind:

enunarea fiecrei activiti n parte.

specificarea responsabilului activitii respective;

specificarea resurselor de care este nevoie (personal, echipament, timp)

descrierea secvenelor n timp si modul cum se interfereaz activitile.

Pentru a elabora activitile prin care se atinge un obiectiv, rspundei-v la urmtoarele

ntrebri:
ce anume avei de fcut pentru atingerea obiectivelor (rspunsul la aceasta ntrebare l
constituie aciunile ce trebuie ntreprinse);
ce sarcini trebuie ndeplinite n cadrul flecarei aciuni (rspunsul va ajuta sa evaluai
resursele de care avei nevoie si planificarea n timp);
ce resurse sunt necesare pentru ndeplinirea fiecrei sarcini;
care sunt datele de ncepere si terminare a sarcinilor (rspunsul la aceasta ntrebare va
ajuta sa determinai secvenele n timp);
cum se vor selecta participanii (rspunsul va ajuta sa va dai seama daca vei avea
oamenii necesari pentru ducerea activitilor la bun sfrit).
Recomandri:
resursele specificate la seciunea "activiti" trebuie s corespund cu resursele cerute n
buget;
fiecare resursa menionat (personal, echipament s.a.) va trebui "tradus" n bani i
regsit n buget;

explicai motivele care v-au fcut s alegei metodele pe care le-ai ales;
facei o scurt discuie despre riscul punerii n practica a metodelor respective; artai de ce
metodele pe care le-ai ales implica o probabilitate mare de atingere a obiectivelor.
Cum construim un plan de evaluare?
Aceast ntrebare se refer la planul pe baza cruia membrii organizaiei/instituiei urmeaz
s evalueze proiectul, att la terminarea lui, dar i pe parcurs, la diferite momente
intermediare.
Evaluarea reprezint emiterea de judecai privind progresul nregistrat pe calea atingerii
obiectivelor propuse. Motivele pentru care o activitate a unei organizaii neguvernamentale
este evaluat sunt diverse. O analiz simpl a acestor motive va identifica factori interni
(care provin din interiorul organizaiei - membri, consiliu de conducere, angajai,
simpatizani) i factori externi (beneficiari, finanatori, sponsori, contractani, alte ONG,
publicul general). Astfel, la ntrebarea "De ce evalum?" putem identifica cauze interne i
cauze externe, cteva dintre cele mai des ntlnite aflndu-se mai jos:
Motivaii interne:
pentru a vedea dac facem ceea ce trebuie;
pentru a obine informaii i reacii dac ceea ce facem e necesar n luarea deciziilor;
pentru aprecierea performanelor organizaiei n raport cu standardele de performan
intern n scopul mbuntirii performanelor;
ne ajut s nvm din greeli i astfel s pregtim succesele viitoare.
Motivaii externe:
pentru c finanatorii doresc s se asigure organizaia cheltuiete banii aa cum a prevzut
n cererea de finanare;
pentru c organizaia dorete s dovedeasc faptul c deruleaz proiecte i asigur servicii
de care este nevoie, acoper nevoile beneficiarilor i este capabil s fac ceea ce afirm
c poate face;
pentru a arta c suntem competitivi prin prisma raportului cost/beneficii;
pentru aprecierea performanelor organizaiei n raport cu standardele de performan
externe;
pentru a compara activitatea cu ceea ce altor organizaii similare.
Evaluarea se concentreaz asupra 4 aspecte principale:
resurse investite;
activiti desfurate;
rezultate obinute;
beneficii realizate.
Pentru a putea fi realizat, evaluarea necesit, n cele mai multe cazuri, culegerea de date
pe toat perioada derulrii proiectului, adic monitorizarea proiectului.

Monitorizarea este procesul de colectare sistematic i analizare a informaiilor cu privire la

activitaile organizaiei.
Monitorizarea ne ajut sa efectuam o verificare regulat a ceea ce facem n mod curent:
informaiile pot reprezint indicatori att cantitativi, ct i calitativi.
Planul de evaluare trebuie s cuprind deci referiri la modul cum vor fi culese informaiile cu
privire la derularea proiectului (cum se va face monitorizarea) i la felul n care se va
aprecia msura n care au fost atinse obiectivele i s-au obinut rezultatele preconizate.
Pentru a putea spune ca facei o evaluare corecta a proiectului trebuie ca la sfritul
procesului de evaluare s putei rspunde la urmtoarele ntrebri:
n ce msur proiectul si-a atins obiectivele propuse?
n ce msur atingerea acestor obiective poate fi atribuit n mod direct proiectului dvs.?
n ce msur proiectul s-a desfurat conform planificrii propuse n cererea de finanare?
Att monitorizarea, ct si evaluarea, nu au obiect i sunt imposibil de fcut n mod efectiv
atunci cnd organizaia nu are foarte bine clarificate si formulate obiectivele.
Activitatea de monitorizare si evaluare trebuie incluse n planificare, iar costurile necesare
efecturii lor trebuie cuprinse n buget.
Cum pregtim bugetul unui proiect?
n sens mai larg, bugetul de proiect poate fi privit ca o planificare a proiectului din punct de
vedere financiar.
Pregtirea unui buget detaliat i realist permite o imagine mai clara a resurselor necesare
atingerii obiectivelor proiectului. Astfel, bugetul atribuie valoare financiar activitilor
proiectului, planificarea generala a proiectului "mergnd mna n mna" cu cea a bugetului.
De asemenea, reprezint i un important instrument de control al resurselor financiare ale
proiectului, orice abatere trebuie luat n considerare.
Etape n realizarea bugetului:
planificarea activitilor proiectului
estimarea cheltuielilor n detaliu, pentru fiecare activitate i subactivitate
estimarea potenialelor surse de venituri
reconcilierea diferenelor dintre cheltuieli si venituri
fluxul de numerar (bani pentru efectuarea plailor - sume, perioade)
aprobarea bugetului
stabilirea unor proceduri de supraveghere permanenta a costurilor comparativ cu bugetul,
dup nceperea proiectului
revizuirea si actualizarea periodica a bugetului. Recomandri privind ntocmirea bugetului
ntocmirea unui buget corect va dura destul de mult, deci ncepei din timp;
consultai, la ntocmirea bugetului, toate persoanele implicate n acesta - vei avea mai
multe anse s fie realist, i, n plus, v asigurai ca el va fi neles i acceptat n mod flexibil
i nu privit ca o msur birocratica de control

bugetul trebuie sa corespund cu contractul de finanare

Se poate ntmpla ca finanatorul s nu ofere suma totala pe care o considerm necesar
atunci cnd scriem proiectul.
Aceasta poate avea 2 motive: fie nu am explicat aciunea i costul ei asociat destul de clar,
fie c nu am calculat corect fondurile necesare.
De menionat ar fi estimarea contribuiilor personale; este bine s atam o prospectare a
pieei ce ofer produse sau servicii similare, pentru a putea susine estimrile de pre
fcute.
Este bine s explicai finanatorului c dac nu v ofer toata suma pe care ai cerut-o (i
care este bine justificat), proiectul nu va putea atinge toate obiectivele pe care le-ai
propus i c ar trebui s aib n vedere acest fapt, mai ales atunci cnd va evalua
rezultatele proiectului dvs.
Tipuri de buget:
a.buget pe categorii de cheltuieli - grupeaz veniturile i cheltuielile pe categorii.
b.buget pe categorii de cheltuieli i pe activiti - grupeaz cheltuielile pe categorii i pe
activiti, n cadrul acelui proiect. Este tipul de buget cu care se opereaz atunci cnd se
elaboreaz bugetul proiectului. Utilizndu-l, ne putem asigura de faptul c nu scpm din
vedere nici o activitate i nici o cheltuial.
c.buget pe surse - grupeaz cheltuielile pe categorii i pe surse de finanare care particip
cu fonduri. Acest tip de buget reprezint, de obicei, forma sub care bugetul i se prezint
finanatorului cruia i se solicita fonduri, avnd n vedere faptul c orice finanator dorete
sa tie cine mai susine din punct de vedere financiar proiectul respectiv i n ce msura.
Daca se dorete o detaliere privind modul n care s-a ajuns s se prevad sumele aferente
fiecrui tip de cheltuiala, se poate ataa i bugetul de tip b) (pe activiti).
Cum justificm proiectul?
n cadrul fiecrui proiect trebuie s convingei finanatorul de urmtoarele aspecte:
1.problema abordata n cadrul proiectului este una real, iar amnarea rezolvrii ei are
repercusiuni asupra unui grup semnificativ de ceteni; trebuie s explicai ntr-un mod ct
mai convingtor ce ar urma s se ntmple dac problema respectiva ar fi lsata
nerezolvat;
2.atingerea scopului i, implicit, rezolvarea problemei, va aduce o serie de avantaje
comunitii, societii sau anumitor grupuri sociale, avantaje pe care trebuie s le
menionai;
3.organizaia dvs. este n msur s abordeze problema respectiva i s duca proiectul la
bun sfrit; explicai ct mai clar argumentele care susin aceasta afirmaie.
Cum demonstrm durabilitatea proiectului?
Cei mai muli finanatori doresc ca finanarea lor sa contribuie capital la creterea gradului

de cunoatere ntr-un domeniu important; cu alte cuvinte "le place sa-si cumpere un mic loc
n posteritate" prin contribuia lor financiar. Vor sa vad c proiectul pe care-l finaneaz
triete mai departe de limita propusa n cererea de finanare pentru ca ei (pe lng
celelalte grupuri int) s se poat bucura de beneficii. Adic vor sa vad ca investiia lor
este pe termen lung.
Cei mai muli cuttori de finanare nsa, nu au fora sa gndeasc sau s descrie proiectul
pe care-l propun dect pe durata derulrii trecuta n cererea de finanare.
Nu facei ca ei! Artai finanatorului ca v-ai gndit la derularea n continuare a proiectului,
ca avei contractele necesare pentru a susine financiar proiectul respectiv, dup ce s-a
ncheiat respectiva finanare. Potenialele surse de finanare viitoare pot include:
granturi ale altor finanatori
taxe pe servicii prestate sau ncasri din vnzarea produselor rezultate din proiectul
respectiv
programe de dotare (sau autodotare)
granturi ale aceluiai finanator (la o finanare ulterioara)
alte surse de finanare
Putei include costul acestor activiti n proiectul dvs. i le putei bugeta n cadrul finanrii
pe care o solicitai. Nu v facei probleme c ai putea fi considerat ingrat de ctre
finanator. Faptul ca va gndii i la alte surse de finanare dect ale lui v va crete
valoarea de manager de proiect.
Este de dorit s includei n aceasta seciune un buget prospectiv, detaliat, care s scoat n
evidenta echilibrul financiar ulterior. Daca avei n vedere s obinei o alt tran de
finanare, este bine sa-l ntiinai pe finanator nc de la nceput despre acest lucru i s
motivai temeinic nevoia de asisten ulterioar. Muli cuttori de finanare sunt att de
concentrai pe prezent nct uit ca finanatorul acord o mai mare atenie proiectelor care i
solicit o "finanare susinut".
Ce conine o introducere ntr-o prezentare de proiect?
Introducerea este acea parte a propunerii n care l convingem pe finanator c organizaia
noastr este cea mai potrivit pentru a aborda i rezolva problema de care se ocupa
proiectul nostru. Scopul introducerii este acela de a spori interesul finanatorului pentru
ceea ce face organizaia noastr i de a-l face interesat sa citeasc mai departe
propunerea de finanare.
Introducerea trebuie:
s descrie organizaia noastr i aciunile pe care le ntreprinde;
s prezinte misiunea, scopul i obiectivele organizaiei;
s prezinte corelarea dintre scopul i obiectivele proiectului i scopul i obiectivele pe
termen lung ale organizaiei
s scoat n eviden pregtirea profesional i tiinific a personalului ce se va ocupa de
proiect i ale responsabilului de proiect;

s prezinte persoanele ce pot oferi recomandri;

s prezinte sursele de venituri i alte tipuri de suport de care beneficiaz organizaia n
prezent;
s prezinte oricare alta informaie menit s creasc credibilitatea organizaiei.
Cum stabilim titlul unui proiect?
Titlul proiectului este citit primul (cteodat este tot ceea ce se citete!) n cadrul unui
proiect. Va trebui deci s gsii ceva care sa-l fac pe finanator s mearg mai departe. S
includei n titlu ceva care s-i trezeasc curiozitatea.
De obicei, titlul trebuie:
s fie descriptiv;
s scoat n eviden rezultatele proiectului i nu metodele folosite;
s descrie avantajele pe care le vor ctiga beneficiarii sau societatea de pe urma
proiectului
s fie clar, concis, i uor de inut minte
Daca vrei s vedei cteva exemple de titlu, este de ajuns s deschidei un ziar de senzaie
(cam aa ceva trebuie folosit ca stil si design).
Titlul poate varia ca lungime; cel mai bine ar fi s ntrebai finanatorul cruia i vei trimite
proiectul ce l-a frapat pozitiv la titlurile proiectelor admise la ultima etapa de finanare.
Sunt finanatori care au reguli stricte n privina numrului de litere folosite ntr-un titlu. Se
spune c "e bine sa foloseti 10 sau 13 cuvinte n titlul proiectului tu".
Recomandri:
e bine s nu folosii acronime atunci cnd finanatorul nu menioneaz explicit c dorete
acest lucru
nu facei referine la vasta dvs. cultura (mitologie, cultura generala, istorie, arta etc.); s-ar
putea ca finanatorul dvs. s nu aib aceleai hobby-uri cu ale dvs.
nu ncercai s impresionai finanatorul cu termeni tehnici sau cu elemente de jargon; dac
termenii finanrii nu prevd acest lucru, s-ar putea s nu v facei neles pe deplin.
Ce cuprinde un rezumat de proiect?
Rezumatul proiectului este o "condensare" clar i concis a propunerii. Motivele pentru
care o cerere de finanare trebuie s cuprind un rezumat sunt urmtoarele:
de cele mai multe ori, rezumatul este solicitat de ctre finanator;
rezumatul ofer o trecere n revista a capitolelor care urmeaz, fcndu-le astfel pe acestea
mai uor de neles
de multe ori, rezumatul este singura parte a cererii de finanare care se citete, servind
astfel ca unic baz de luare n considerare sau respingere a proiectului
fiind prima parte a propunerii care se citete, solicitantul de finanare poate trezi interesul
finanatorului pentru proiect. Este foarte important ca prima reacie a cititorului s fie

pozitiva.
Un rezumat trebuie s cuprind:
o scurt prezentare a solicitantului
scurt informaie privind credibilitatea solicitantului
prezentarea problemei ce urmeaz a fi abordat
scurt prezentare a obiectivelor
scurt prezentare a modului de atingere a obiectivelor
scurt prezentare a planului de evaluare
menionarea costului total al proiectului, a fondurilor deja primite, fondurilor solicitate de la
finanatorul cruia ii este adresata cererea i a fondurilor solicitate de la ali finanatori
menionarea modului de finanare n viitor (durabilitatea proiectului)
Ordinea n care sunt trecute aceste elemente n revist n cadrul rezumatului este puin
diferita de cea de mai sus.
Primul lucru pe care finanatorul trebuie s-l ia la cunotina este problema. Aadar,
problema trebuie s fie primul aspect menionat, dup care trebuie s urmeze celelalte
elemente n ordinea prezentata mai sus. Dei rezumatul este prima componenta a cererii
de finanare care se citete, ea se redacteaz dup ce toate celelalte sunt redactate.
Cum prezint obiectivele?
Rezultatele ateptate reprezint finalitatea proiectului, justificarea existentei sale. De obicei
ele sunt cantitative i calitative. Trebuie s fie msurabile, vizibile i specifice, reprezentnd,
de fapt, atingerea obiectivelor propuse. Pentru a se asigura buna funcionare a proiectului
este bine ca fiecrui obiectiv stabilit iniial s-i coincid un rezultat, pentru validare.
Cum prezint resursele?
Pentru a putea realiza scopul propus, managerul de proiect va avea la dispoziie anumite
resurse. Din punct de vedere calitativ i cantitativ, la conceperea proiectului s-a considerat
c, utilizate eficient, vor permite atingerea scopului.
Cele mai importante resurse care stau la dispoziia unui manager de proiect sunt: oamenii,
echipamentele, materialele, finanele, tirnpul, informaiile, spaiul, reputaia, imaginea etc.
Resursele sunt att o sursa de putere, ct i de constrngere. Adesea, ele functioneaza
alternativ: daca aveam timp, nu aveam nevoie de atia oameni; daca aveam informaii, nu
era nevoie de attia bani.
Un alt aspect important privind resursele este c, exceptnd pe cele financiare, valoarea lor
pentru proiect este n general relativ i depinde de capacitatea manageriala a celor care le
folosesc.
Cum se evalueaz proiectele participante la licitaii?
Finanatorul organizeaz o comisie de evaluare, putnd face apel i la experti din afara

propriei sale organizatii.

Dupa eliminarea proiectelor care au fost depuse dup data limita, toate celelalte proiecte
acceptate sunt evaluate din punctul de vedere al conformitii administrative (proiectele
conin toate formularele i anexele obligatorii - etap eliminatorie), eligibilitatii (solicitanii,
partenerii acestora i activitaile respecta criteriile stabilite la lansarea programului - etap
eliminatorie), calitii propunerilor (proiectele rspund obiectivelor i prioritilor programului
de finanare, in cont de specificul mediului social, conin elemente de noutate care pot fi
replicate sau extinse - conform grilei de punctaj stabilite nainte de lansarea publica a
programului de finanare), calitii bugetului (cheltuielile i veniturile sunt clar i detaliat
prezentate, cheltuielile sunt strict necesare pentru derularea proiectului, veniturile au o
probabilitate ridicata de realizare la nivelul prevazut n buget).
Proiectele care trec etapele eliminatorii de evaluare sunt ierarhizate descrescator funcie de
punctajul total obinut la evaluarea calitii propunerii i a bugetului.
Sunt declarate cstigatoare ale licitatiei proiectele care au nregistrat punctajele cele mai
mari, numarul lor fiind stabilit astfel nct suma totala acordat de finanator s nu
depeasca bugetul total al programului de finanare stabilit initial i anunat de finanator
(acest buget total putnd creste doar n situaii cu totul exceptionale, daca finantatorul
dispune de resurse financiare suplimentare i consider c a primit proiecte de foarte bun
calitate).
Care sunt caracteristicile unui proiect de succes?
Un proiect de succes poate fi caracterizat astfel:
Cererea de finanare este clar i logic elaborat i uor de studiat, chiar dac ideea
proiectului nu este neaprat extrem de novatoare;
ncadrare foarte buna n obiectivele i prioritatile programului de finanare
Planificare atent care poate fi respectat la implementare
Indicatori clar definii, msurabili
Proiectul poate continua n condiii normale dup terminarea finanrii nerambursabile
Bugetul este clar i suficient de detaliat
Cheltuielile sunt absolut necesare pentru funcionarea proiectului
Veniturile au o probabilitate mare de a fi obinue
Persoanele care vor lucra n cadrul proiectului au experienta necesara
Solicitantul are experien n managementul de proiecte
Exist o comunicare foarte bun ntre beneficiar i finanator, ncepnd din faza de
elaborare a proiectului i continund pe parcursul implementarii sale.
Cum se implementeaz un proiect cstigator?
Implementarea proiectului nseamna organizarea i desfasurarea efectiva a activitilor
prevazute n proiect. Din acest punct de vedere, se procedeaz ca n cazul organizrii
oricarei alte activitati, tinnd cont de o serie de observaii specifice:
1.Posibilitile de modificare a planului de activitate sunt reduse i trebuie argumentate n
faa finanatorului, uneori fiind necesar un acord expres al acestuia nainte de a le efectua -

activitile trebuie planificate ct mai bine nca din faza elaborarii proiectului participant la
licitatie;
2.Bugetul poate fi modificat numai ntre anumite limite destul de reduse, orice modificare
major neaprobata n prealabil de finanator ducnd la ncheierea contractului de finanare;
3.Se recomanda respectarea echipei proiectului care a fost prezentat n cadrul cererii de
finanare i anexele sale - modificrile justificate trebuie argumentate;
4.Pentru achiziii de bunuri de valori ridicate finanatorul poate solicita organizarea unor
licitatii, respectndu-se anumite condiii prestabilite;
5.Finanatorul solicit, de regul, organizarea n mod separat a evidenei financiar-contabile
a proiectului (cont bancar separat, conturi analitice distincte etc.);
Exist reguli stricte privind organizaia care poate efectua cheltuieli utiliznd resursele
financiare nerambursabile primite (deseori, solicitantul coordonator al proiectului este
singura organizaie care are dreptul s dispun utilizarea banilor din contul bancar al
proiectului, acoperind inclusiv eventualele cheltuieli realizate de partenerii si n cadrul
proiectului) i documentele justificative acceptate pentru decontarea cheltuielilor efectuate
(facturi, chitane fiscale, bonuri fiscale, ordine de plata etc.). n unele cazuri (de exemplu,
unele programe ale Bncii Mondiale) beneficiarul nu primete direct suma cstigata prin
proiect, o alt organizaie separat pltind n numele beneficiarilor toate cheltuielile
acestora realizate n cadrul proiectului.