Sunteți pe pagina 1din 200

Universitatea tefan cel Mare Suceava

Facultatea de tinne Economice i Administraie Public


Specializarea Finane Bnci

LA FIRMA SC. POLICOLOR S.A.

CUPRINS

PREZENTARE GENERAL
PROCEDURI UTILIZATE IN DERULAREA MISIUNII DE EVALUARE
Procedura P 01: ORDINUL DE SERVICIU
Procedura P 02: DECLARAIA DE INDEPENDEN
Procedura P 03: NOTIFICAREA DECLANRII MISIUNII DE AUDIT
Procedura P 04: COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMAIILOR
PRELIMINARE
Procedura P 05: ANALIZA RISCURILOR
Procedura P - 06: ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT INTERN
Procedura P - 07: EDINA DE DESCHIDERE
Procedura P - 08: COLECTAREA DOVEZILOR
Procedura P - 10: REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU
Procedura P - 11: EDINA DE NCHIDERE
Procedura P - 12: ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT
PUBLIC INTERN
Procedura P - 14: REUNIUNEA DE CONCILIERE
Procedura P - 17: URMRIREA RECOMANDRILOR
Procedura P - 18: SUPERVIZAREA

PREZENTARE GENERAL

Gestionarea resurselor umane ntr-o instituie public reprezint o funcie suport


important, fiind un domeniu de preferin al activitii auditorului intern, justificat n
mare msur de multitudinea de procese care sunt derulate i n mod implicit de riscurile
care le nsoesc.
Ghidul de audit intern privind gestiunea resurselor umane reprezint un model
practic de desfurare a unei misiuni de audit, care prezint n detaliu fiecare pas
semnificativ al derulrii misiunii, situaiile concrete analizate fiind comentate pentru
nelegere n mod didactic.
Misiunea de audit intern are scopul de a da asigurri managementului asupra
modului de organizare a activitii de gestiune a resurselor umane din cadrul entitii, a
funcionalitii sistemului de control intern, respectiv a conformitii cu cadrul legislativ
normativ, fiind structurate pe urmtoarele domenii auditabile:
- organizarea recrutrii personalului;
- stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului;
- evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor
- evoluia carierei personalului
- pregtirea profesional continu a personalului
- gestionarea dosarelor profesionale
- gestionarea carnetelor de munc
- funcionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane
- arhivarea documentelor
Elaborarea Ghidului privind gestiunea resurselor umane cuprinde procedurile i
documentele specifice structurate pe cele patru etape stabilite prin normele generale.
n etapa de pregtire a misiunii de audit intern au fost ntocmite documentele
standard i s-au adus clarificri, fa de norme, cu privire la modul concret de iniiere a
procedurii de analiza riscurilor, succesiunea documentelor, structura acestora i modul de
completare, nivelul de apreciere i mprire a acestora n mari, medii i mici, clasarea
riscurilor i ierarhizarea acestora n vederea finalizrii procedurii Analiza riscurilor i
obinerea Tematicii n detaliu a misiunii de audit, pe baza creia se va concentra munca
pe teren.
n etapa de intervenie la faa locului s-a realizat testarea efectiv pe baza listelor
de verificare pregtite n etapa anterioar, prin utilizarea unor tehnici diferite de
eantionare, teste de control, modele de interviuri, note de relaii i foi de lucru, elemente
care au stat la baza elaborrii fielor de identificare i analiz a problemelor i eventual a
formularelor de constatare i raportare a iregularitilor.
n etapa de elaborare a Raportului de audit intern s-a urmrit redactarea acestuia
ntr-un format standard prin prezentarea acestuia pe structura obiectelor auditabile din
Tematica n detaliu a misiunii de audit i comentarea constatrilor, consecinelor i
recomandrilor din formulare de constatare eliberate n etapa anterioar.
n etapa de urmrire a recomandrilor care se va realiza n perioada de la
finalizarea misiunii de audit intern pn la viitoarea misiune planificat propunem unele
modele de documente pentru evaluarea intern i extern a activitii de audit intern.
Ghidul practic privind gestiunea resurselor umane aduce o serie de contribuii la
teoria i practica desfurrii misiunilor de audit intern. n acelai timp acesta reprezint
un model general, dar este i o invitaie permanent pentru dezvoltarea sa, att de ctre
responsabilii ghidului, ct i de practicienii din domeniul auditului.
Misiunea de audit intern se va realiza la firma S.C. POLICOLOR S.A.

Forma juridica : Societate pe actiuni

Data constituirii : S.C. Policolor S.A. s-a infiintat la data de 2.11.1990 prin HG
nr. 1176/1990.

Nr. Inregistrare registru : J 40/205/91

Cod fiscal : R 326318

Durata societatii : Nelimitata

Obiect activitate : Fabricarea vopselelor, lacurilor, cernelii tipografice si


masticurilor.

Telefon : 021 345.17.30

Fax : 021 345.19.30

Capitaluri propii : 66.982.952 mii lei

Filiale, sucursale : Blv. Theodor Pallady nr. 51, sector 3 , Tel. (021)345.17.30
int. 1234; Fax (021)345.13.15 , Calea Moilor nr. 264, sector 2 , Tel.
(021)210.23.67; Fax (021)210.23.67 , os. tefan cel Mare nr. 34, sector 2 ,
Tel/Fax (021)210.74.15 , os. Pantelimon nr. 287, sector 2 , Tel/Fax
(021)255.03.61

Cifra de afaceri ( fara tva ) : 111.349.351 mii lei

Actionari (asociati ) : Actionari: 39,40% Romanian Investment Fund Cyprus


Ltd, 33,33% The Romanian American Enterprise Fund, 9,96% Romanian
Reconstruction (Cyprus) Ltd, 7,32% City Bank Romania S.A., 9,99% alti
actionari. Consiliul de administratie: Presedintele Consiliului de
Administratie: Ion Alexander Florescu, Membrii Consiliului de
Administratie: Peter Braun, Dumitru D. Popescu, Alin Giurgiu, Joel Douglas
Hayes, Carmen Seghete, Cezar Radu Cojocariu.

Cenzori : Dobre Georgiana, Dinca Alexandra, Dinca Adriana

Expert contabil : Buleandra Elisabeta

ORGANIGRAMA SOCIETATII S.C. POLICOLOR S.A.

Procedura P01: Iniierea auditului


SC. POLICOLOR.S.A.
Serviciul Audit Public Intern
Nr. 420575 din 15.03.2005
ORDIN DE SERVICIU
In conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a
O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea
activitii de audit intern, a Ordinului managerului general nr. 12345/2003 prin care s-au
aprobat Normele proprii de exercitare a auditului intern n cadrul entitii publice i a
Planului de audit intern pentru anul 2005, se va efectua misiunea de audit intern la
Direcia Resurselor Umane n perioada 01.04.2005 15.05.2005.
Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului de organizare a
activitii de gestiune a resurselor umane din entitatea public i a conformitii
cu cadrul legislativ i normativ aplicabil, fiind structurate pe urmtoarele domenii
auditabile:
Organizarea recrutrii personalului cuprinznd:
- Proiectul Planului de ocupare a funciilor publice, anex la Planul
naional de ocupare a funciilor publice;
- organizarea concursurilor;
- susinerea concursurilor;
- emiterea deciziilor de numire.
Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cuprinznd:
- stabilirea elementelor de natur salarial;
- modificarea drepturilor salariale;
- salarizarea muncii peste programul normal de lucru.
Evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor;
Evoluia carierei personalului;
Pregtirea profesional continu a personalului
Gestionarea dosarelor profesionale;
Gestionarea carnetelor de munc;
Funcionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor
umane cuprinznd:
- evaluarea sistemului informatic;
- sigurana n exploatare a sistemului informatic;
- securitatea bazelor de date.
Arhivarea documentelor.
Menionm c se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a
activitii de gestiune a resurselor umane din entitatea public.
Echipa de auditori interni este format din urmtorii:
1. Baciu Otilia Mariana
2. Cderea Georgeta

3. Bilauca Roxana - Nelia

Procedura - P02: Iniierea auditului


Serviciul Audit Public Intern
DECLARAIA DE INDEPENDEN
Nume i prenume: Baciu Otilia - Mariana
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Data: 15.03.2005

Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat


D
Da
Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar
putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s
constatai slbiciuni de audit n orice fel?
Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care
ar putea s v influeneze n misiunea de audit?
Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt
mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat?
Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor privind gestiunea
resurselor umane?
Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale
entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat?
Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu
conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere
colectiv?
Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau
primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel
guvernamental?
Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru
entitatea/structura ce va fi auditat?
Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat?

Nu
-

Auditor,
Baciu Otilia Mariana

ef serviciu,
Ionescu Mircea

x
X

x
X

x
X

x
X

x
X

x
X

x
X

x
X

Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la


entitatea/structura ce va fi auditat?
Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal,
extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a
face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului Audit Public Intern de
urgen?

x
X

x
X

x
-

Serviciul Audit Public Intern


DECLARAIA DE INDEPENDEN
Nume i prenume: Cderea Georgeta
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Data: 15.03.2005

Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat


D
Da
Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar
putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s
constatai slbiciuni de audit n orice fel?
Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care
ar putea s v influeneze n misiunea de audit?
Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt
mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat?
Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor privind gestiunea
resurselor umane?
Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale
entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat?
Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu
conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere
colectiv?
Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau
primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel
guvernamental?
Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru
entitatea/structura ce va fi auditat?
Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat?

Nu
-

Auditor,
Cderea Georgeta

ef serviciu,
Ionescu Mircea

x
X

x
X

x
X

x
X

x
X

x
X

x
X

x
X

Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la


entitatea/structura ce va fi auditat?
Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal,
extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a
face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului Audit Public Intern de
urgen?

x
X

x
X

x
-

Serviciul Audit Public Intern


DECLARAIA DE INDEPENDEN
Nume i prenume: Bilauca Nelia - Roxana
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Data: 15.03.2005

Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat


D
Da
Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar
putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s
constatai slbiciuni de audit n orice fel?
Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care
ar putea s v influeneze n misiunea de audit?
Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt
mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat?
Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor privind gestiunea
resurselor umane?
Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale
entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat?
Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu
conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere
colectiv?
Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau
primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel
guvernamental?
Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru
entitatea/structura ce va fi auditat?
Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat?

Nu
-

Auditor,
Bilauca Nelia - Roxana

ef serviciu,
Ionescu Mircea

x
X

x
X

x
X

x
X

x
X

x
X

x
X

x
X

Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la


entitatea/structura ce va fi auditat?
Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal,
extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a
face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului Audit Public Intern de
urgen?

x
X

x
X

x
-

Procedura P03: Iniierea Auditului


Serviciul Audit Public Intern
Nr. 420579 din 15.03.2005
NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT
PUBLIC INTERN
Ctre:
De la:

SC. POLICOLOR S.A.


ef Serviciu Audit Public Intern

Referitor la misiunea de audit intern Modul de organizare a activitii de gestiune a


resurselor umane
Stimate domnule Ivan Sokolov
n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2005, urmeaz ca n perioada
01.04.2005-15.05.2005 s efectum o misiune de audit intern cu tema Gestiunea
resurselor umane.
V vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord edina de deschidere n
vederea discutrii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinznd:
- prezentarea auditorilor;
- scopul misiunii de audit intern;
- prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern;
- programul interveniei la faa locului;
- alte aspecte.
Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm sa ne punei la
dispoziie urmtoarea documentaie necesar privind activitatea de gestiune a resurselor
umane: legile i reglementrile ce se aplica activitilor dumneavoastr, organigrama
direciei dumneavoastr, Regulamentul de organizare i funcionare, fiele posturilor,
procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia organizrii activitii,
un exemplar al rapoartelor de activitate, notelor, misiunilor de audit anterioare care se
refer la aceasta tem.
Dac avei unele ntrebri privind desfurarea misiunii, v rugm s-l
contactai pe doamna Baciu Otilia - Mariana - auditor, coordonatoarea misiunii sau
pe eful structurii de audit intern.
Cu stim,
Data: 15.03.2005
ef Serviciu Audit Public Intern
Ionescu Mircea

Procedura P04: Colectarea i prelucrarea informaiilor


Serviciul Audit Public Intern
COLECTAREA INFORMAIILOR
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.04.2009- 15.05.2009
ntocmit: Baciu Otilia Mariana
Cderea Georgeta
Bilauca Nelia
Avizat: Ionescu Mircea

Data: 01.01.2009
Data: 01.01.2009

COLECTAREA INFORMAIILOR
D
DIRECIA RESURSE UMANE
DA
NU
Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile structurii
X
auditate
X
X
Obinerea organigramei
X
X
Obinerea Regulamentului de organizare i funcionare
X
X
Obinerea fielor posturilor
X
Obinerea procedurilor scrise
X
X
Identificarea personalului responsabil
X
Obinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior

Observaii

Exist
doar parial

Anterior nu au
X fost
realizate
X
misiuni
de
audit intern

Procedura - P05 : Analiza riscurilor


Serviciul Audit Public Intern
LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004
ntocmit: Baciu Otilia Mariana
Cderea Georgeta
Bilauca Nelia
Avizat: Ionescu Mircea
Nr.crt
I.

Data: 15.03.2005
Data: 15.03.2005

DOMENIUL
ORGANIZAREA
RECRUTRII
PERSONALULUI

OBIECTE AUDITABILE
Proiectul Planului de
ocupare a funciilor publice,
anex la Planul naional de
ocupare a funciilor publice

1.

Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funciilor publice

Organizarea concursurilor

2.

Statul de funcii

3.

Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor

4.

Constituirea comisiilor de concurs

5.

Anunul de concurs

6.

Publicarea anunului de concurs

7.
8.

Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor


Procesul verbal privind analiza dosarelor

OBS.

Nr.crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE
9.
Susinerea concursurilor

Contestaii privind respingerea dosarelor

10. Stabilirea subiectelor


11. Susinerea probei scrise
12. Susinerea probei interviu
13. Verificarea i notarea lucrrilor i interviului
14. Procesul verbal privind rezultatele concursurilor
15. Comunicarea rezultatelor
16. Contestaii privitoare la rezultatele concursului

Deciziile de numire

17. Emiterea deciziei de numire


18. Comunicarea deciziei de numire

II.

STABILIREA
DREPTURILOR
SALARIALE
CUVENITE
PERSONALULUI

Stabilirea elementelor de 19. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale


natur salarial
20. Salariul de baz
21. Indemnizaii de conducere
22. Sporul pentru titlul tiinific de doctor
23. Sporul pentru complexitatea n munc
24. Sporul de vechime n munc
25. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte
26. Salariul de merit

OBS.

Nr.crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE
27. Sistemul de premiere
Modificarea drepturilor
salariale

28. Decizia de modificare a drepturilor salariale

Salarizarea muncii peste


programul normal de lucru

30. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru

29. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale


31. Aprobarea efecturii muncii peste programul normal de lucru
32. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru si recuperarea
acestuia
33. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru

III.

EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR I


CONCEDIILOR

34. Norme i proceduri referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i


concediilor
35. Utilizarea foilor colective de prezen
36. Evidena concediilor de odihn
37. Evidena concediilor de medicale
38. Evidena concediilor de studii

IV.

EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI

39. Concordana obiectivelor entitii cu evoluia carierei personalului


40. Promovarea n cadrul funciei pe categorii, clase i gradaii

V.

PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A


PERSONALULUI

41. Planurile strategice i anuale de pregtire profesional


42. Planurile individuale de pregtire profesional
43. Realizarea programelor de pregtire profesional

OBS.

Nr.crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE
44. Sistemul indicatorilor de performan privind pregtirea profesional

VI.

GESTIONAREA DOSARELOR
PROFESIONALE

45. Norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale


46. Constituirea dosarelor profesionale
47. Accesarea dosarelor profesionale
48. Actualizarea dosarelor profesionale

VII.

GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC

49. Norme i proceduri privind administrarea carnetelor de munc


50. Constituirea carnetelor de munc
51. Accesarea carnetelor de munc
52. Actualizarea carnetelor de munc

VIII.

FUNCIONALITATEA
SISTEMULUI
INFORMATIC
UTILIZAT PENTRU
GESTIUNEA
RESURSELOR UMANE

Evaluarea sistemului 53. Manuale de operare i utilizare a sistemului informatic


informatic
54. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor
55. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte
56. Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane n
sistemul informatic general al instituiei
57. Desemnarea personalului cu atribuii privind utilizarea aplicaiilor i operarea
n cadrul bazelor de date
58. Sistemul de pregtire profesional a personalului implicat n operarea n
sistemul informatic
59.Instruciunile privind ntreinerea programelor informatice
60.Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperilor
curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)

OBS.

Nr.crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE
Sigurana n
exploatare a sistemului
informatic
Securitatea bazelor de
date

IX.

ARHIVAREA DOCUMENTELOR

61.Instruirea utilizatorilor i informarea sistematic asupra modificrilor operate


n sistemul informatic
62.Existena unui sistem de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor
neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.)
63.Sistemul modificrii periodice a parolelor de acces
64.Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall
65.nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor
66. Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea
de gestiune a resurselor umane
67. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor
68. Stabilirea locaiei pentru dosarele profesionale i celelalte documente arhivate
69. Predarea dosarelor la arhiva instituiei

NOTA:
Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezint primul document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza
riscurilor i cuprinde, pentru acest studiu de caz, 69 de obiecte auditabile, structurate pe 9 obiective, care vor fi analizate pe
parcursul derulrii misiunii de audit intern.

OBS.

Procedura - P05 : Analiza riscurilor


Serviciul Audit Public Intern
IDENTIFICAREA RISCURILOR
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004
ntocmit: Baciu Otilia Mariana
Cderea Georgeta
Bilauca Nelia
Avizat: Ionescu Mircea
Nr.crt.
I.

DOMENIUL
ORGANIZAREA
RECRUTRII
PERSONALULUI

Data: 15.03.2005
Data: 15.03.2005
OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Proiectul Planului de
ocupare a funciilor
publice, anex la
Planul naional de
ocupare a funciilor
publice

1. Fundamentarea proiectului
Planului de ocupare a funciilor
publice

Organizarea
concursurilor

4. Statul de funcii

5. Corespondena pentru
solicitarea organizrii
concursurilor

Schimbarea structurii obiectivelor entitii


publice prin preluarea i prin transferul de
obiective la i de la alte entiti publice
Utilizarea personalului neadecvat activitii de
elaborare a planului
Utilizarea unor proceduri neadecvate
Statul de funcii nu este actualizat permanent
funcie de rezultatele procesului de recrutare
Adresele pentru solicitarea organizrii
concursurilor nu ndeplinesc condiiile de
conformitate
Bibliografia incomplet/neactualizat
Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile
nainte de data organizrii concursului

OBS.

Nr.crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

6. Constituirea comisiilor de
concurs

8. Anunul de concurs

10. Publicarea anunului de


concurs

11. Dosarele candidailor pentru


ocuparea posturilor

13. Procesul verbal privind


analiza dosarelor

Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs


i de soluionare a contestaiilor nu sunt
ntocmite cu 30 de zile nainte de data susinerii
a concursurilor
Incompatibilitatea membrilor comisiei de
concurs
Anunul de concurs nu ndeplinete condiiile de
conformitate
Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de
desfurare a concursului
Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de
participare la concurs
Anunul de concurs nu este publicat n Monitorul
Oficial al Romniei, Partea a III-a, cu cel puin
30 de zile nainte de data desfurrii
Anunul de concurs nu este afiat la sediul
entitii sau pe pagina de Internet
Neconcordana ntre coninutul anunului de
concurs stabilit de comisie i cel publicat
Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor
nu ndeplinesc condiiile de conformitate
Acceptarea unor dosare incomplete
Refuzul nejustificat al acceptrii dosarelor
candidailor pentru ocuparea posturilor
Lipsa acordului membrilor comisiei
Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au
fost afiate la sediul instituiei

OBS.

Nr.crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE
14. Contestaii privind
respingerea dosarelor

RISCURI SEMNIFICATIVE

Susinerea
concursurilor

15. Stabilirea subiectelor

16. Susinerea probei scrise

17. Susinerea probei interviu

19. Verificarea i notarea


lucrrilor i interviului

Acceptarea contestaiilor spre analiz i


soluionare fr ca acestea s fie depuse n
termen de ctre candidai
Respingerea/acceptarea nejustificat a
contestaiilor
Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au
fost afiate n termen de 5 zile lucrtoare de la
data expirrii perioadei de nscriere
Stabilirea unor subiecte din afara tematicii i
bibliografiei de concurs
Subiectele sunt neclar formulate sau conin erori
Procesul verbal privind proba scrisa nu
ndeplinete condiiile de conformitate
Procesul verbal privind proba interviu nu
ndeplinete condiiile de conformitate
Interviul nu este susinut n termen de 5 zile
lucrtoare de la data susinerii probei scrise
ntrebrile i rspunsurile la interviu nu au fost
consemnate n anexa la procesul verbal
Diferene semnificative intre calitatea tratrii
subiectelor si punctajelor acordate de membri
comisiei
Spaiile libere din lucrri nu au fost barate de
membrii comisiei
Declararea ca promovat a unor candidai care
nu au obinut un punctaj final de cel puin 100
de puncte cumulat i cel puin 50 de puncte la
fiecare prob

OBS.

Nr.crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

21. Procesul verbal privind


rezultatele concursurilor
15. Comunicarea
rezultatelor

16. Contestaii privitoare la


rezultatele concursului

Deciziile de numire

17. Emiterea deciziei de


numire

II.

STABILIREA
DREPTURILOR
SALARIALE
CUVENITE
PERSONALULUI

Stabilirea elementelor
de natur salarial

18. Comunicarea deciziei de


numire
19. Procedurile scrise privind
acordarea drepturilor salariale
20. Salariul de baz

21. Indemnizaii de conducere

22. Sporul pentru titlul


tiinific de doctor
23. Sporul pentru
complexitatea n munc

Procesul verbal nu s-a transmis la Direcia


Resurse Umane
Anunarea candidailor asupra rezultatelor nu s-a
realizat n termenul de trei zile lucrtoare de la
data susinerii ultimei probe
Acceptarea contestaiilor spre analiz i
soluionare fr ca acestea s fie depuse n
termen de ctre candidai
Candidaii nu au fost anunai in termen despre
rezultatul contestaiei
Datele de identificare ale candidatului admis, a
salariului de ncadrare i a sporurilor de care
beneficiaz nu au stabilite corect
Decizia de numire nu a fost emisa n termenul de
15 zile lucrtoare de la data admiterii
candidatului
Comunicarea cu ntrziere a deciziei de numire
Existena unor proceduri neactualizate privind
acordarea drepturilor salariale
Stabilirea eronat a salariului de baz
Acordarea unor indemnizaii de conducere
necuvenite
Stabilirea eronat a sporului pentru titlul
tiinific de doctor
Stabilirea eronata a unui spor pentru
complexitate n munc

OBS.

Nr.crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

Modificarea
drepturilor salariale

RISCURI SEMNIFICATIVE

24. Sporul de vechime n


munc
25. Sporul pentru orele lucrate
pe timp de noapte
26. Salariul de merit

27. Sistemul de premiere

28.
Decizia de modificare a
drepturilor salariale

29.
Comunicarea deciziei de
modificare a drepturilor
salariale

Salarizarea muncii
peste programul
normal de lucru

30.
Fundamentarea timpului
lucrat peste programul normal
de lucru
31.
Aprobarea efecturii
muncii peste programul normal
de lucru
32.
Evidena timpului lucrat
peste programul normal de
lucru si recuperarea acestuia

Stabilirea eronat a sporului de vechime n


munc
Stabilirea eronat a sporului pentru orele lucrate
pe timp de noapte
Acordarea de salarii de merit necuvenite
Salariile nu au fost diminuate pentru abateri
disciplinare
Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a
fost ntocmita
Modificarea neargumentat a drepturilor
salariale
Salariatului nu i s-a comunicat decizia de
modificare a drepturilor salariale
Decizia de modificare a drepturilor salariale nu
s-a comunicat Serviciului salarizare
Operarea modificrii drepturilor salariale n
carnetul de munc i dosarul profesional dup
soluionarea contestaiilor
Efectuarea fr justificare a orelor peste
programul normal de lucru

Efectuarea muncii peste programul normal de


lucru nu a fost autorizata de eful structurii

Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste


programul normal de lucru nu este formalizat

OBS.

Nr.crt.

III.

IV.

DOMENIUL

EVIDENIEREA PREZENEI,
NVOIRILOR, CONCEDIILOR

EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

33.
Salarizarea timpului
lucrat peste programul normal
de lucru
34.
Norme i proceduri
referitoare la modul de eviden
a prezenei, nvoirilor i
concediilor

Aplicarea eronat a indicilor salariali de


echivalare a orelor peste programul normal de
lucru
Inexistena procedurilor referitoare la modul de
eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor
Responsabilii pentru actualizarea normelor i
procedurilor referitoare la modul de eviden a
prezenei, nvoirilor, concediilor i recuperrilor
nu au fost desemnai
Evidenta prezentei nu se ncadreaz in principiile
de conformitate
Evidenta concediilor de odihna nu se ncadreaz
in principiile de conformitate
Evidenta concediilor medicale nu se ncadreaz
in principiile de conformitate
Evidenta concediilor de studii nu se ncadreaz
in principiile de conformitate
Politica prezenta i de perspectiv a entitii nu a
fost corelata cu dezvoltarea cunotinelor
profesionale ale personalului
Structura funciilor publice de execuie (superior,
principal, asistent i debutant) pe total nu este
corelata
Perioada de stagiu nu a fost respectata

35.
Utilizarea foilor
colective de prezen
36.
Evidena concediilor de
odihn
37.
Evidena concediilor de
medicale
38.
Evidena concediilor de
studii
39.
Concordana
obiectivelor entitii cu evoluia
carierei personalului

Vechimea minima n munc nu a fost respectata

Calificativele anuale acordate nu au fost


respectate

41.
Promovarea n cadrul
funciei pe categorii, clase i
gradaii

OBS.

Nr.crt.
V.

DOMENIUL
PREGTIREA PROFESIONAL
CONTINU A PERSONALULUI

OBIECTE AUDITABILE
44.
Planurile strategice i
anuale de pregtire profesional

RISCURI SEMNIFICATIVE

46.
Planurile individuale de
pregtire profesional
47.
Realizarea programelor
de pregtire profesional

48.
Sistemul indicatorilor de
performan privind pregtirea
profesional

VI.

GESTIONAREA DOSARELOR
PROFESIONALE

50.
Norme i proceduri
referitoare la gestionarea
dosarelor profesionale

51.
Constituirea dosarelor
profesionale
52.
Accesarea dosarelor
profesionale
53.
Actualizarea dosarelor
profesionale

Fundamentarea insuficienta a Planului strategic


privind recrutarea, formarea i perfecionarea
profesional a funcionarilor publici
Planul anual si cel strategic privind recrutarea,
formarea i perfecionarea profesional a
funcionarilor publici nu au fost corelate
Planurile de pregtire nu au fost adaptate la
cerinele individuale ale fiecrui salariat
Persoanele responsabile de realizarea
programelor de pregtire profesional nu au fost
nominalizate
Sistemul indicatorilor de performan nu
caracterizeaz activitatea de pregtire
profesionala
Persoanele responsabile pentru urmrirea
realizrii indicatorilor de performan nu au fost
stabilite
Insuficiena procedurilor i normelor referitoare
la gestionarea dosarelor profesionale
Responsabilii pentru actualizarea normelor i
procedurilor referitoare la gestionarea dosarelor
profesionale nu au fost desemnai
Dosarele profesionale pentru fiecare salariat nu
au fost constituite
Accesarea de ctre persoane neautorizate a
dosarelor profesionale
Dosarele profesionale nu au fost actualizate

OBS.

Nr.crt.
VII.

VIII.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

GESTIONAREA CARNETELOR DE
MUNC

FUNCIONALITATEA
SISTEMULUI
INFORMATIC
UTILIZAT PENTRU
GESTIUNEA
RESURSELOR UMANE

Evaluarea
sistemului
informatic

RISCURI SEMNIFICATIVE

54.
Norme i proceduri

privind administrarea carnetelor


de munc

56.
Constituirea carnetelor
de munc
57.
Accesarea carnetelor de
munc
52. Actualizarea carnetelor de
munc

53. Manuale de operare si


utilizare a sistemului informatic

54. Adaptabilitatea sistemului


informatic la cerinele
utilizatorilor

Sistemul de asigurare
pentru prelucrarea tranzaciilor
autorizate i corecte
56. Integrarea subsistemului
informatic aferent gestiunii
resurselor umane n sistemul
informatic general al instituiei

55.

Insuficienta procedurilor i normelor privind


administrarea carnetelor de munc
Responsabilii pentru actualizarea normelor i
procedurilor referitoare la administrarea
carnetelor de munca nu au fost desemnai
Carnetele de munca pentru fiecare salariat nu au
fost constituite
Accesarea de ctre persoane neautorizate a
carnetelor de munca
Carnetele de munc nu au fost actualizate
Insuficienta manualelor de operare i utilizare a
sistemului informatic
Manualele de operare i utilizare a sistemului
informatic nu au fost actualizate
Utilizarea ntr-o mare msura a procedurilor
manuale
Comunicare insuficienta intre utilizatori si
informaticieni/proiectanii sistemului informatic
Insuficiena sistemului privind prelucrarea numai
a tranzaciilor corecte i autorizate
Interfaa ntre subsistemele informatice nu este
adecvat

OBS.

Nr.crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

Sigurana n
exploatare a
sistemului
informatic

Securitatea
sistemului
informatic

RISCURI SEMNIFICATIVE

57. Desemnarea personalului


cu atribuii privind utilizarea
aplicaiilor i operarea n cadrul
bazelor de date

58. Sistemul de pregtire


profesional a personalului
implicat n operarea n sistemul
informatic

Delegarea atribuiilor i competenelor pentru


personalul implicat n utilizarea aplicaiilor i
operarea n cadrul bazelor de date nu este
complet

Discontinuitate in pregtirea personalului


implicat n operarea si utilizarea sistemului
informatic
Informarea personalului implicat n operarea si
utilizarea sistemului informatic asupra
modificrilor aduse acestuia este insuficienta
Instruciunile privind ntreinerea programelor
informatice nu se aplica

60.
Instruciunile privind
ntreinerea programelor
informatice
61.
Utilizarea echipamente-
lor de prevenire a fluctuaiilor
sau ntreruperilor curentului
electric (UPS, modulatoare de
tensiune s.a.)
62.
Instruirea utilizatorilor

i informarea sistematic asupra


modificrilor operate n
sistemul informatic
63.
Existena unui sistem de
prevenire/detectare a accesrilor
i modificrilor neautorizate ale
bazelor de date (parole,
programe antivirus .a.)

Echipamentele de prevenire a fluctuaiilor sau a


ntreruperilor curentului electric (UPS,
stabilizatoare de tensiune .a.) nu sunt utilizate
Disfuncionalitate in instruirea utilizatorilor sau
atunci cnd se produc modificri semnificative
n sistemul informatic
Insuficienta sistemului de prevenire/detectare a
accesrilor i modificrilor neautorizate ale
bazelor de date (parole, programe antivirus .a.)

OBS.

Nr.crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE
64.
Sistemul modificrii
periodice a parolelor de acces

RISCURI SEMNIFICATIVE

65.
Actualizarea
programelor antivirus,
antispyware, firewall

IX.

ARHIVAREA DOCUMENTELOR

66.
nregistrrile intrrilor i
ieirilor din sistem a
utilizatorilor
67.
Norme i proceduri

privind arhivarea documentelor


rezultate din activitatea de

gestiune a resurselor umane

68.
Desemnarea

personalului responsabil privind


arhivarea documentelor
69.
Stabilirea locaiei pentru
dosarele profesionale i
celelalte documente arhivate

70.
Predarea dosarelor la
arhiva instituiei

Calendarul privind modificarea periodica a


parolelor de acces nu se respecta
Personalul pentru verificarea i modificarea
periodic a parolelor de acces nu a fost desemnat
Actualizarea programelor antivirus, antispyware,
firewall nu se efectueaz zilnic
Rapoartele/listele privind nregistrrile intrrilor
i ieirilor din sistem a utilizatorilor nu au fost
verificate
ndosarierea documentelor nu este inclusa in
cadrul normelor i procedurilor
ntocmirea OPIS-ului dosarelor nu este inclusa
in cadrul normelor i procedurilor
Modul de constituire al dosarelor arhivate nu
este inclus in cadrul normelor i procedurilor
Atribuiile i competenele privind arhivarea
dosarelor activitii de gestiune a resurselor
umane nu au fost nominalizate
Alocarea unui spaiu insuficient arhivrii
documentaiei
Existena unei umiditi ridicate
Protecie insuficient a documentelor fa de
sursele de cldur
Dosarele nu sunt predate la arhiva instituiei la
termenele legale

OBS.

Nr.crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Procesul verbal de predare-primire


ndeplinete condiiile de conformitate

NOTA:
Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i presupune
asocierea riscurilor semnificative la operaiilor stabilite n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regul, se asociaz unul
sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieite din
propria experien. n situaia n care la operaiile auditabile se ataeaz mai multe riscuri analiza acestora se va putea realiza pentru
fiecare risc n parte sau pe total operaie/obiect auditabil.
n acest studiu de caz, au fost identificate 69 de operaii, prezentate n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, crora leau fost asociate 111 riscuri, aa cum rezult din documentul Identificarea riscurilor.

OBS.
nu

Anexa nr. 7

Procedura - P05: Analiza riscurilor


ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Public Intern
STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILE ACESTORA
I APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004
ntocmit: Baciu Otilia Mariana
Cderea Georgeta
Bilauca Nelia
Avizat: Ionescu Mircea
Factori de risc
(Fi)

Ponderea factorilor
de risc
(Pi)

Data: 19.03.2005
Data: 19.03.2005
Nivelul de apreciere al riscului (Ni)
N1

N2

N3

Exist proceduri,
sunt cunoscute,
dar nu se aplic

Nu exist
proceduri

Aprecierea
controlului intern
F1

P1 50%

Exist proceduri
i se aplic

Aprecierea
cantitativ
F2

P2 30%

Impact financiar
sczut

Impact financiar
mediu

Impact financiar
ridicat

Aprecierea
calitativ
F3

P3 20%

Vulnerabilitate
mic

Vulnerabilitate
medie

Vulnerabilitate
mare

Not:
Prin acest document se stabilesc, n funcie de importana i greutatea factorilor de risc, ponderile
i nivelurile de apreciere ale riscurilor.
Cei trei factori de risc sunt stabilii prin normele generale i sunt acoperitori pentru entitate, ns
dac dorim s evideniem i ali factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunztoare, trebuie s se
aib n vedere ca suma ponderilor factorilor de risc s fie de asemenea 100.

Procedura - P05 : Analiza riscurilor


ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Public Intern
STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004
ntocmit: Baciu Otilia Mariana
Cderea Georgeta
Bilauca Nelia
Avizat: Ionescu Mircea

Nr
crt
I.

DOMENIUL

ORGANIZAREA
RECRUTRII
PERSONALULU
I

OBIECTE
AUDITABILE

Proiectul Planului
de ocupare a
funciilor publice,
anex la Planul
naional de
ocupare a
funciilor publice

1.

Organizarea
concursurilor

4.

Fundamentarea
proiectului Planului de
ocupare a funciilor
publice

Statul de funcii

5. Corespondena
pentru solicitarea
organizrii
concursurilor

Data: 15.03.2005
Data: 15.03.2005
Criterii de analiza a riscurilor
Aprecierea
Aprecierea Aprecierea
controlului
cantitativ calitativ
intern (F1)
(F2)
(F3)
P1
P2
P3
Ni
Ni
Ni
50%
30%
20%

RISCURI SEMNIFICATIVE

Schimbarea obiectivului entitii publice


prin preluarea i prin transferul de
obiective
Utilizarea
personalului
neadecvat
activitii de elaborare a planului
Utilizarea unor proceduri neadecvate
Statul de funcii nu este actualizat
permanent funcie de rezultatele
procesului de recrutare
Adresele
pentru solicitarea

organizrii concursurilor
ndeplinesc
condiiile
conformitate

nu
de

Punctaj
total

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5

0,3

1,5

0,2

Nr
crt

DOMENIUL

OBIECTE
AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

6. Constituirea
comisiilor de
concurs

7. Anunul de concurs

8. Publicarea anunului
de concurs

Bibliografia incomplet
neactualizat
Avizul ANFP nu a fost solicitat
cu 45 de zile nainte de data
organizrii concursului
Ordinele de constituire ale
comisiilor de concurs i de
soluionare a contestaiilor nu
sunt ntocmite cu 30 de zile
nainte de data susinerii a
concursurilor
Incompatibilitatea membrilor
comisiei de concurs
Anunul de concurs nu
ndeplinete condiiile de
conformitate
Anunul de concurs nu cuprinde
condiiile de desfurare a
concursului
Anunul de concurs nu cuprinde
condiiile de participare la
concurs
Anunul de concurs nu este
publicat n Monitorul Oficial al
Romniei, Partea a III-a, cu cel
puin 30 de zile nainte de data
desfurrii

Criterii de analiza a riscurilor


Aprecierea
Aprecierea Aprecierea
controlului
cantitativ calitativ
intern (F1)
(F2)
(F3)
P1
P2
P3
Ni
Ni
Ni
50%
30%
20%

Punctaj
total

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

1,3

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

1,7

Nr
crt

DOMENIUL

OBIECTE
AUDITABILE

9. Dosarele
candidailor pentru
ocuparea posturilor

11. Procesul verbal


privind analiza
dosarelor

12. Contestaii privind


respingerea
dosarelor

RISCURI SEMNIFICATIVE

Anunul de concurs nu este afiat


la sediul entitii sau pe pagina
de Internet
Neconcordana ntre coninutul
anunului de concurs stabilit de
comisie i cel publicat
Dosarele candidailor pentru
ocuparea posturilor nu
ndeplinesc condiiile de
conformitate
Acceptarea unor dosare
incomplete
Refuzul nejustificat al acceptrii
dosarelor candidailor pentru
ocuparea posturilor
Lipsa acordului membrilor
comisiei
Rezultatele selectrii dosarelor
de nscriere nu au fost afiate la
sediul instituiei
Acceptarea contestaiilor spre
analiz i soluionare fr ca
acestea s fie depuse n termen
de ctre candidai
Respingerea
nejustificat
a
contestaiilor

Criterii de analiza a riscurilor


Aprecierea
Aprecierea Aprecierea
controlului
cantitativ calitativ
intern (F1)
(F2)
(F3)
P1
P2
P3
Ni
Ni
Ni
50%
30%
20%

Punctaj
total

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

2,3

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5

0,3

0,2

1,2

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

1,5

Nr
crt

DOMENIUL

Susinerea
concursurilor

OBIECTE
AUDITABILE

13.

RISCURI SEMNIFICATIVE

Stabilirea
subiectelor

14. Susinerea
scrise

probei

15. Susinerea
interviu

probei

18. Verificarea
i
notarea lucrrilor i
interviului

Rezultatele selectrii dosarelor


de nscriere nu au fost afiate n
termen de 5 zile lucrtoare de la
data expirrii perioadei de
nscriere
Stabilirea unor subiecte din afara
tematicii i bibliografiei de
concurs
Subiectele sunt neclar formulate
sau conin erori
Procesul verbal privind proba
scris nu ndeplinete condiiile
de conformitate
Procesul verbal privind proba
interviu
nu
ndeplinete
condiiile de conformitate
Interviul nu este susinut n
termen de 5 zile lucrtoare de la
data susinerii probei scrise
ntrebrile i rspunsurile la
interviu nu au fost consemnate n
anexa la procesul verbal
Diferene semnificative intre
calitatea tratrii subiectelor i
punctajelor acordate de membri
comisiei

Criterii de analiza a riscurilor


Aprecierea
Aprecierea Aprecierea
controlului
cantitativ calitativ
intern (F1)
(F2)
(F3)
P1
P2
P3
Ni
Ni
Ni
50%
30%
20%

Punctaj
total

0,5

0,3

0,2

1,3

0,5

0,3

0,2

2,8

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

2,7

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5

0,3

0,2

1,7

Nr
crt

DOMENIUL

Deciziile de
numire

OBIECTE
AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Spaiile libere din lucrri nu au


fost barate de membrii comisiei
Declararea ca promovat a unor
candidai care nu au obinut un
punctaj final de cel puin 100 de
puncte cumulat i cel puin 50 de
puncte la fiecare prob
20. Procesul
verbal Procesul verbal nu s-a transmis
privind rezultatele
la Direcia Resurse Umane
concursurilor
21. Comunicarea
Anunarea candidailor asupra
rezultatelor
rezultatelor nu s-a realizat n
termenul de trei zile lucrtoare
de la data susinerii ultimei
probe
22. Contestaii
Acceptarea contestaiilor spre
privitoare
la
analiz i soluionare fr ca
rezultatele
acestea s fie depuse n termen
concursului
de ctre candidai
Candidaii nu au fost anunai n
termen
despre
rezultatul
contestaiei
23. Emiterea deciziei de Datele de identificare ale
numire
candidatului admis, a salariului
de ncadrare i a sporurilor de
care beneficiaz nu au fost
stabilite corect

Criterii de analiza a riscurilor


Aprecierea
Aprecierea Aprecierea
controlului
cantitativ calitativ
intern (F1)
(F2)
(F3)
P1
P2
P3
Ni
Ni
Ni
50%
30%
20%

Punctaj
total

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

1,2

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

2,2

Nr
crt

II.

DOMENIUL

STABILIREA
DREPTURILOR
SALARIALE
CUVENITE
PERSONALULUI

Stabilirea
elementelor de
natur
salarial

OBIECTE
AUDITABILE

24. Comunicarea
deciziei de numire
25. Procedurile scrise
privind acordarea
drepturilor salariale
26. Salariul de baz
27. Indemnizaii de
conducere
28. Sporul pentru titlul
tiinific de doctor
29. Sporul pentru
complexitatea n
munc
30. Sporul de vechime
n munc
31. Sporul pentru orele
lucrate pe timp de
noapte
32. Salariul de merit
33. Sistemul de
premiere

RISCURI SEMNIFICATIVE

Decizia de numire nu a fost


emisa n termenul de 15 zile
lucrtoare de la data admiterii
candidatului
Comunicarea cu ntrziere a
deciziei de numire
Existena unor proceduri
neactualizate privind acordarea
drepturilor salariale
Stabilirea eronat a salariului de
baz
Acordarea unor indemnizaii de
conducere necuvenite
Stabilirea eronat a sporului
pentru titlul tiinific de doctor
Stabilirea eronata a unui spor
pentru complexitate n munc

Stabilirea eronat a sporului de


vechime n munc
Stabilirea eronat a sporului
pentru orele lucrate pe timp de
noapte
Acordarea de salarii de merit
necuvenite
Salariile nu au fost diminuate
pentru abateri disciplinare

Criterii de analiza a riscurilor


Aprecierea
Aprecierea Aprecierea
controlului
cantitativ calitativ
intern (F1)
(F2)
(F3)
P1
P2
P3
Ni
Ni
Ni
50%
30%
20%

Punctaj
total

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5

0,3

0,2

1,9

0,5

0,3

0,2

2,0

Nr
crt

DOMENIUL

Modificarea
drepturilor
salariale

OBIECTE
AUDITABILE

34. Decizia de
modificare a
drepturilor salariale

RISCURI SEMNIFICATIVE

35. Comunicarea
deciziei de
modificare a
drepturilor salariale

Salarizarea
muncii peste
programul
normal de
lucru

Decizia de modificare a
drepturilor salariale nu a fost
ntocmita
Modificarea neargumentat a
drepturilor salariale
Salariatului nu i s-a
comunicat decizia de modificare
a drepturilor salariale
Decizia de modificare a
drepturilor salariale nu s-a
comunicat Serviciului salarizare
Operarea modificrii
drepturilor salariale n carnetul
de munc i dosarul profesional
dup soluionarea contestaiilor
Efectuarea fr justificare a
orelor peste programul normal
de lucru

36. Fundamentarea

timpului lucrat peste


programul normal
de lucru
37. Aprobarea efecturii
Efectuarea muncii peste
muncii peste
programul normal de lucru nu a
programul normal
fost autorizat de eful structurii
de lucru
38. Evidena timpului
Sistemul de evidenta a timpului
lucrat peste
lucrat peste programul normal
programul normal
de lucru nu este formalizat
de lucru i
recuperarea acestuia

Criterii de analiza a riscurilor


Aprecierea
Aprecierea Aprecierea
controlului
cantitativ calitativ
intern (F1)
(F2)
(F3)
P1
P2
P3
Ni
Ni
Ni
50%
30%
20%

Punctaj
total

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5

0,3

0,2

2,5

Nr
crt

DOMENIUL

OBIECTE
AUDITABILE

39. Salarizarea timpului


lucrat peste
programul normal
de lucru
I EVIDENIEREA PREZENEI, 40. Norme i proceduri
III.
NVOIRILOR, CONCEDIILOR
referitoare la modul
de eviden a
prezenei, nvoirilor
i concediilor

RISCURI SEMNIFICATIVE

Aplicarea eronat a indicilor


salariali de echivalare a orelor
peste programul normal de lucru

41. Utilizarea foilor

colective de
prezen
42. Evidena concediilor
de odihn
43. Evidena concediilor
de medicale
44. Evidena concediilor
de studii

Inexistena procedurilor
referitoare la modul de eviden
a prezenei, nvoirilor i
concediilor
Responsabilii pentru
actualizarea normelor i
procedurilor referitoare la modul
de eviden a prezenei,
nvoirilor i concediilor nu au
fost desemnai
Evidena prezentei nu se
ncadreaz n principiile de
conformitate
Evidena concediilor de odihna
nu se ncadreaz n principiile de
conformitate
Evidena concediilor medicale
nu se ncadreaz n principiile de
conformitate
Evidena concediilor de studii nu
se ncadreaz n principiile de
conformitate

Criterii de analiza a riscurilor


Aprecierea
Aprecierea Aprecierea
controlului
cantitativ calitativ
intern (F1)
(F2)
(F3)
P1
P2
P3
Ni
Ni
Ni
50%
30%
20%

Punctaj
total

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5

0,3

0,2

2,2

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5

0,3

0,2

1,8

Nr
crt

DOMENIUL

I EVOLUIA CARIEREI
IV.
PERSONALULUI

OBIECTE
AUDITABILE

45. Concordana
obiectivelor entitii
cu evoluia carierei
personalului

RISCURI SEMNIFICATIVE

47. Promovarea n
cadrul funciei pe
categorii, clase i
gradaii

V.

PREGTIREA PROFESIONAL
CONTINU A PERSONALULUI

50. Planurile strategice


i anuale de
pregtire
profesional

Politica prezenta i de
perspectiv a entitii nu a fost
corelata cu dezvoltarea
cunotinelor profesionale ale
personalului
Structura funciilor publice de
execuie (superior, principal,
asistent i debutant) pe total nu
este corelat
Perioada de stagiu nu a fost
respectat
Vechimea minim n munc nu a
fost respectat
Calificativele anuale acordate nu
au fost respectate
Fundamentarea insuficienta a
Planului strategic privind
recrutarea, formarea i
perfecionarea profesional a
funcionarilor publici
Planul anual i cel strategic
privind recrutarea, formarea i
perfecionarea profesional a
funcionarilor publici nu au fost
corelate

Criterii de analiza a riscurilor


Aprecierea
Aprecierea Aprecierea
controlului
cantitativ calitativ
intern (F1)
(F2)
(F3)
P1
P2
P3
Ni
Ni
Ni
50%
30%
20%

Punctaj
total

0,5

0,3

0,2

2,7

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5

0,3

0,2

1,5

Nr
crt

DOMENIUL

OBIECTE
AUDITABILE

52. Planurile
individuale de
pregtire
profesional
53. Realizarea
programelor de
pregtire
profesional
54. Sistemul
indicatorilor de
performan privind
pregtirea
profesional

VI.

GESTIONAREA DOSARELOR
PROFESIONALE

56. Norme i proceduri


referitoare la
gestionarea
dosarelor
profesionale

RISCURI SEMNIFICATIVE

Planurile de pregtire nu au fost


adaptate la cerinele individuale
ale fiecrui salariat

Persoanele responsabile de
realizarea programelor de
pregtire profesional nu au fost
nominalizate
Sistemul indicatorilor de
performan nu caracterizeaz
activitatea de pregtire
profesional
Persoanele responsabile pentru
urmrirea realizrii indicatorilor
de performan nu au fost
stabilite
Insuficiena procedurilor i
normelor referitoare la
gestionarea dosarelor
profesionale
Responsabilii pentru
actualizarea normelor i
procedurilor referitoare la
gestionarea dosarelor
profesionale nu au fost
desemnai

Criterii de analiza a riscurilor


Aprecierea
Aprecierea Aprecierea
controlului
cantitativ calitativ
intern (F1)
(F2)
(F3)
P1
P2
P3
Ni
Ni
Ni
50%
30%
20%

Punctaj
total

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5

0,3

0,2

1,7

Nr
crt

DOMENIUL

OBIECTE
AUDITABILE

57. Constituirea
dosarelor
profesionale
58. Accesarea dosarelor
profesionale

VII.

GESTIONAREA CARNETELOR
DE MUNC

59. Actualizarea
dosarelor
profesionale
60. Norme i proceduri
privind
administrarea
carnetelor de munc

RISCURI SEMNIFICATIVE

Dosarele profesionale pentru


fiecare salariat nu au fost
constituite
Accesarea de ctre persoane
neautorizate a dosarelor
profesionale
Dosarele profesionale nu au fost
actualizate

Insuficienta procedurilor i
normelor privind administrarea
carnetelor de munc

Responsabilii pentru
actualizarea normelor i
procedurilor referitoare la
administrarea carnetelor de
munc nu au fost desemnai
Carnetele de munc pentru
fiecare salariat nu au fost
constituite
Accesarea de ctre persoane
neautorizate a carnetelor de
munca
Carnetele de munca nu au fost
actualizate

Criterii de analiza a riscurilor


Aprecierea
Aprecierea Aprecierea
controlului
cantitativ calitativ
intern (F1)
(F2)
(F3)
P1
P2
P3
Ni
Ni
Ni
50%
30%
20%

Punctaj
total

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5

0,3

0,2

2,2

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

2,2

0,5

0,3

0,2

2,3

61. Constituirea
carnetelor de munca
62. Accesarea
carnetelor de munca
52.Actualizarea
carnetelor de munca

Nr
crt
VIII.

DOMENIUL

FUNCIONALIT
ATEA
SISTEMULUI
INFORMATIC
UTILIZAT
PENTRU
GESTIUNEA
RESURSELOR
UMANE

Evaluarea
sistemului
informatic

OBIECTE
AUDITABILE

53. Manuale de operare


i utilizare a sistemului
informatic

RISCURI SEMNIFICATIVE

54. Adaptabilitatea
sistemului informatic la
cerinele utilizatorilor

55. Sistemul de
asigurare pentru
prelucrarea
tranzaciilor
autorizate i corecte
56. Integrarea
subsistemului
informatic aferent
gestiunii resurselor
umane n sistemul
informatic general al
instituiei

Insuficiena manualelor de
operare i utilizare a sistemului
informatic
Manualele de operare i utilizare
a sistemului informatic nu au
fost actualizate
Utilizarea ntr-o mare msur a
procedurilor manuale
Comunicare insuficient ntre
utilizatori
i
informaticieni/proiectanii
sistemului informatic
Insuficiena sistemului privind
prelucrarea numai a tranzaciilor
corecte i autorizate

Interfaa ntre subsistemele


informatice nu este adecvat

Criterii de analiza a riscurilor


Aprecierea
Aprecierea Aprecierea
controlului
cantitativ calitativ
intern (F1)
(F2)
(F3)
P1
P2
P3
Ni
Ni
Ni
50%
30%
20%

Punctaj
total

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5

0,3

0,2

2,3

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5

0,3

0,2

1,7

Nr
crt

DOMENIUL

OBIECTE
AUDITABILE

57. Desemnarea
personalului cu atribuii
privind utilizarea
aplicaiilor i operarea
n cadrul bazelor de
date
58. Sistemul de
pregtire profesional a
personalului implicat n
operarea n sistemul
informatic

Sigurana n
exploatare a
sistemului
informatic

RISCURI SEMNIFICATIVE

Delegarea atribuiilor i
competenelor pentru personalul
implicat n utilizarea aplicaiilor
i operarea n cadrul bazelor de
date nu este complet
Discontinuitate n pregtirea
personalului implicat n operarea
i utilizarea sistemului
informatic

Informarea personalului implicat


n operarea i utilizarea
sistemului informatic asupra
modificrilor aduse acestuia este
insuficient
59. Instruciunile
Instruciunile privind
privind ntreinerea
ntreinerea programelor
programelor informatice
informatice nu se aplic
60. Utilizarea
Echipamentele de prevenire a
echipamentelor de
fluctuaiilor sau a ntreruperilor
prevenire a fluctuaiilor
curentului electric (UPS,
sau ntreruperilor
stabilizatoare de tensiune .a.)
curentului electric
nu se utilizeaz
(UPS, modulatoare de
tensiune .a.)

Criterii de analiza a riscurilor


Aprecierea
Aprecierea Aprecierea
controlului
cantitativ calitativ
intern (F1)
(F2)
(F3)
P1
P2
P3
Ni
Ni
Ni
50%
30%
20%

Punctaj
total

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5

0,3

0,2

2,0

Nr
crt

DOMENIUL

Securitatea
bazelor de
date

OBIECTE
AUDITABILE

61. Instruirea
utilizatorilor i
informarea sistematic
asupra modificrilor
operate n sistemul
informatic
62. Existena unui
sistem de
prevenire/detectare a
accesrilor i
modificrilor
neautorizate ale bazelor
de date (parole,
programe antivirus .a.)
63. Sistemul modificrii
periodice a parolelor de
acces

64. Actualizarea
programelor antivirus,
antispyware, firewall
65. nregistrrile
intrrilor i ieirilor din
sistem a utilizatorilor

RISCURI SEMNIFICATIVE

Disfuncionalitate n instruirea
utilizatorilor sau atunci cnd se
produc modificri semnificative
n sistemul informatic

Insuficienta sistemului de
prevenire/ detectare a accesrilor
i modificrilor neautorizate ale
bazelor de date (parole,
programe antivirus .a.)

Calendarul privind modificarea


periodica a parolelor de acces nu
se respecta
Personalul pentru verificarea i
modificarea periodic a parolelor
de acces nu a fost desemnat
Actualizarea programelor
antivirus, anti-spyware, firewall
nu se efectueaz zilnic
Rapoartele/listele privind
nregistrrile intrrilor i ieirilor
din sistem a utilizatorilor nu au
fost verificate

Criterii de analiza a riscurilor


Aprecierea
Aprecierea Aprecierea
controlului
cantitativ calitativ
intern (F1)
(F2)
(F3)
P1
P2
P3
Ni
Ni
Ni
50%
30%
20%

Punctaj
total

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5

0,3

0,2

2,0

Nr
crt
IX.

DOMENIUL

ARHIVAREA DOCUMENTELOR

OBIECTE
AUDITABILE

66. Norme i proceduri


privind arhivarea
documentelor rezultate
din activitatea de
gestiune a resurselor
umane

RISCURI SEMNIFICATIVE

ndosarierea documentelor nu
este inclus n cadrul normelor
i procedurilor

ntocmirea OPIS-ului dosarelor


nu este inclus n cadrul
normelor i procedurilor
Modul de constituire al dosarelor
arhivate nu este inclus n cadrul
normelor i procedurilor
Atribuiile i competenele
privind arhivarea dosarelor
activitii de gestiune a
resurselor umane nu au fost
nominalizate
Alocarea unui spaiu insuficient
arhivrii documentaiei
Existena unei umiditi ridicate
Protecie insuficient a
documentelor fa de sursele de
cldur
Dosarele nu sunt predate la
arhiva instituiei la termenele
legale

Criterii de analiza a riscurilor


Aprecierea
Aprecierea Aprecierea
controlului
cantitativ calitativ
intern (F1)
(F2)
(F3)
P1
P2
P3
Ni
Ni
Ni
50%
30%
20%

Punctaj
total

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

2,3

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5

0,3

0,2

1,8

67. Desemnarea
personalului
responsabil privind
arhivarea
documentelor
68. Stabilirea locaiei
pentru dosarele
profesionale i celelalte
documente arhivate

69. Predarea dosarelor


la arhiva instituiei

Nr
crt

DOMENIUL

OBIECTE
AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Procesul verbal de predareprimire nu ndeplinete condiiile


de conformitate

Criterii de analiza a riscurilor


Aprecierea
Aprecierea Aprecierea
controlului
cantitativ calitativ
intern (F1)
(F2)
(F3)
P1
P2
P3
Ni
Ni
Ni
50%
30%
20%
0,5

0,3

0,2

Punctaj
total

NOTA:
Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului este document ul din procedura de Analiza riscurilor n care auditorul evalueaz
riscurile pe baza documentelor n posesia crora a intrat pn n acest moment, dar i a expertizei personale n domeniu.
Auditorii interni au stabilit punctajul total pentru fiecare risc identificat pe baza analizei riscurilor, dar i n funcie de resursele alocate
misiunii (numr de persoane, timpul aferent .a.) i pentru continuarea analizei, au mprit riscurile, n urmtoarele trei categorii.
Riscuri mici
1,0 - 1,7
Riscuri medii
1,8 - 2,2
Riscuri mari
2,3 - 3,0
Elaborarea acestui document au un oarecare grad de subiectivitate i din aceste motive auditorii interni aduc mbuntiri acestei lucrri pe
toat durata misiunii de auditpe toat perioada interveniei la faa locului n funcie de informaiile privind activitile auditate i a riscurilor
ataate acestora, pe care le constat.

2,2

Procedura - P05 : Analiza riscurilor


Serviciul Audit Public Intern
CLASAREA OPERAIILOR N FUNCIE DE ANALIZA RISCULUI
Misiunea de audit :Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004
ntocmit: Baciu Otilia Mariana
Cderea Georgeta
Bilauca Nelia
Avizat: Ionescu Mircea
Nr.
crt.
I.

DOMENIUL
ORGANIZAREA
RECRUTRII
PERSONALULUI

Data: 15.03.2005
Data: 15.03.2005

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Proiectul Planului
de ocupare a
funciilor publice,
anex la Planul
naional de
ocupare a
funciilor publice

1. Fundamentarea proiectului
Planului de ocupare a
funciilor publice

Organizarea
concursurilor

4. Statul de funcii care prevede


posturile ce urmeaz a se
ocupa prin concurs
5. Corespondena pentru
solicitarea organizrii
concursurilor

Schimbarea obiectivului entitii publice


prin preluarea i prin transferul de obiective
Utilizarea personalului neadecvat activitii
de elaborare a planului
Utilizarea unor proceduri neadecvate

Statul de funcii nu este actualizat


permanent funcie de rezultatele procesului
de recrutare
Adresele pentru solicitarea organizrii
concursurilor nu ndeplinesc condiiile de
conformitate
Bibliografia incomplet/neactualizat
Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile
nainte de data organizrii concursului

Punctaj
total

Clasare

OBS.

2,5

Mare

2,0

Mediu

2,0

Mediu

1,8

Mediu

1,5

Mic

Nu

2,0
1,5

Mediu
Mic

Nu

Nr.
crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

6. Constituirea comisiilor de
concurs

7. Anunul de concurs

8. Publicarea anunului de
concurs

9. Dosarele candidailor pentru


ocuparea posturilor

11. Procesul verbal privind


analiza dosarelor

Ordinele de constituire ale comisiilor de


concurs i de soluionare a contestaiilor nu
sunt ntocmite cu 30 de zile nainte de data
susinerii a concursurilor
Incompatibilitatea membrilor comisiei de
concurs
Anunul de concurs nu ndeplinete
condiiile de conformitate
Anunul de concurs nu cuprinde condiiile
de desfurare a concursului
Anunul de concurs nu cuprinde condiiile
de participare la concurs
Anunul de concurs nu este publicat n
Monitorul Oficial al Romniei, Partea a IIIa, cu cel puin 30 de zile nainte de data
desfurrii
Anunul de concurs nu este afiat la sediul
entitii sau pe pagina de Internet
Neconcordana ntre coninutul anunului de
concurs stabilit de comisie i cel publicat
Dosarele candidailor pentru ocuparea
posturilor nu ndeplinesc condiiile de
conformitate
Acceptarea unor dosare incomplete
Refuzul nejustificat al acceptrii dosarelor
candidailor pentru ocuparea posturilor
Lipsa acordului membrilor comisiei
Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere
nu au fost afiate la sediul instituiei

Punctaj
total

Clasare

OBS.

1,5

Mic

Nu

1,5

Mic

Nu

1,3

Mic

Nu

1,7

Mic

Nu

1,5

Mic

Nu

1,7

Mic

Nu

1,7

Mic

Nu

1,7

Mic

Nu

2,5

Mare

2,3

Mare

1,7

Mic

Nu

1,7
1,2

Mic
Mic

Nu
Nu

Nr.
crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

12. Contestaii privind


respingerea dosarelor

Susinerea
concursurilor

13. Stabilirea subiectelor de


ctre comisie

14. Susinerea probei scrise

15. Susinerea probei interviu

18. Verificarea i notarea


lucrrilor i interviului

20. Procesul verbal privind


rezultatele concursurilor

Acceptarea contestaiilor spre analiz i


soluionare fr ca acestea s fie depuse n
termen de ctre candidai
Respingerea nejustificat a contestaiilor
Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere
nu au fost afiate n termen de 5 zile
lucrtoare de la data expirrii perioadei de
nscriere
Stabilirea unor subiecte din afara tematicii i
bibliografiei de concurs
Subiectele sunt neclar formulate sau conin
erori
Procesul verbal privind proba scris nu
ndeplinete condiiile de conformitate
Procesul verbal privind proba interviu nu
ndeplinete condiiile de conformitate
Interviul nu este susinut n termen de 5 zile
lucrtoare de la data susinerii probei scrise
ntrebrile i rspunsurile la interviu nu au
fost consemnate n anexa la procesul verbal
Diferene semnificative intre calitatea
tratrii subiectelor i punctajelor acordate de
membri comisiei
Spaiile libere din lucrri nu au fost barate
de membrii comisiei
Declararea ca promovat a unor candidai
care nu au obinut un punctaj final de cel
puin 100 de puncte cumulat i cel puin 50
de puncte la fiecare prob
Procesul verbal nu s-a transmis la Direcia
Resurse Umane

Punctaj
total

Clasare

OBS.

1,5

Mic

Nu

1,5

Mic

Nu

1,3

Mic

Nu

2,8

Mare

2,5

Mare

2,7

Mare

2,5

Mare

2,0

Mediu

2,0

Mediu

1,7

Mic

Nu

1,5

Mic

Nu

1,7

Mic

Nu

1,2

Mic

Nu

Nr.
crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

15. Comunicarea
rezultatelor

16. Contestaii privitoare


la rezultatele concursului

Deciziile de numire

17. Emiterea deciziei de numire

II.

STABILIREA
DREPTURILO
R SALARIALE
CUVENITE
PERSONALUL
UI

Stabilirea
elementelor de
natur salarial

19. Comunicarea deciziei de


numire
20. Procedurile scrise privind
acordarea drepturilor salariale
21. Salariul de baz
22. Indemnizaii de conducere

23. Sporul pentru titlul tiinific


de doctor
24. Sporul pentru complexitatea
n munc
25. Sporul de vechime n munc

26. Sporul pentru orele lucrate


pe timp de noapte
27. Salariul de merit

Anunarea candidailor asupra rezultatelor


nu s-a realizat n termenul de trei zile
lucrtoare de la data susinerii ultimei probe
Acceptarea contestaiilor spre analiz i
soluionare fr ca acestea s fie depuse n
termen de ctre candidai
Candidaii nu au fost anunai n termen
despre rezultatul contestaiei
Datele de identificare ale candidatului
admis, a salariului de ncadrare i a
sporurilor de care beneficiaz nu au fost
stabilite corect
Decizia de numire nu a fost emisa n
termenul de 15 zile lucrtoare de la data
admiterii candidatului
Comunicarea cu ntrziere a deciziei de
numire
Existena unor proceduri neactualizate
privind acordarea drepturilor salariale
Stabilirea eronat a salariului de baz
Acordarea unor indemnizaii de conducere
necuvenite
Stabilirea eronat a sporului pentru titlul
tiinific de doctor
Stabilirea eronata a unui spor pentru
complexitate n munc
Stabilirea eronat a sporului de vechime n
munc
Stabilirea eronat a sporului pentru orele
lucrate pe timp de noapte
Acordarea de salarii de merit necuvenite

Punctaj
total

Clasare

OBS.

1,5

Mic

Nu

1,7

Mic

Nu

1,5

Mic

Nu

2,2

Mediu

1,7

Mic

1,8

Mediu

2,5

Mare

2,5

Mare

2,5

Mare

1,8

Mediu

1,8

Mediu

1,8

Mediu

1,8

Mediu

1,9

Mediu

Nu

Nr.
crt.

DOMENIUL

Modificarea
drepturilor
salariale

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

28. Sistemul de premiere

29. Decizia de modificare a


drepturilor salariale

30. Comunicarea deciziei de


modificare a drepturilor salariale

Salarizarea muncii 31. Fundamentarea timpului

peste programul
lucrat peste programul normal de
normal de lucru
lucru
32. Aprobarea efecturii muncii
peste programul normal de lucru

III.

EVIDENIEREA PREZENEI,
NVOIRILOR I CONCEDIILOR

33. Evidena timpului lucrat


peste programul normal de lucru
i recuperarea acestuia
34. Salarizarea timpului lucrat
peste programul normal de lucru

35. Norme i proceduri


referitoare la modul de eviden

Salariile nu au fost diminuate pentru abateri


disciplinare
Decizia de modificare a drepturilor salariale
nu a fost ntocmita
Modificarea neargumentat a drepturilor
salariale
Salariatului nu i s-a comunicat decizia de
modificare a drepturilor salariale
Decizia de modificare a drepturilor salariale
nu s-a comunicat Serviciului salarizare
Operarea modificrii drepturilor salariale n
carnetul de munc i dosarul profesional
dup soluionarea contestaiilor
Efectuarea fr justificare a orelor peste
programul normal de lucru
Efectuarea muncii peste programul normal
de lucru nu a fost autorizata de eful
structurii
Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste
programul normal de lucru nu este
formalizat
Aplicarea eronat a indicilor salariali de
echivalare a orelor peste programul normal
de lucru
Inexistena procedurilor referitoare la modul
de eviden a prezenei, nvoirilor i
concediilor

Punctaj
total

Clasare

OBS.

2,0

Mediu

2,5

Mare

2,0

Mediu

1,7

Mic

Nu

1,5

Mic

Nu

1,8

Mediu

2,0

Mediu

1,7

Mic

2,5

Mare

1,7

Mic

2,0

Mediu

Nu

Nu

Nr.
crt.

V.

DOMENIUL

I EVOLUIA CARIEREI
PERSONALULUI

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

a prezenei, nvoirilor i
concediilor

36. Utilizarea foilor colective de


prezen
37. Evidena concediilor de
odihn
38. Evidena concediilor de
medicale
39. Evidena concediilor de
studii
40. Concordana obiectivelor
entitii cu evoluia carierei
personalului

42. Promovarea n cadrul


funciei pe categorii, clase i
gradaii

V PREGTIREA PROFESIONAL
CONTINU A PERSONALULUI

45. Planurile strategice i anuale


de pregtire profesional

Responsabilii pentru actualizarea normelor


i procedurilor referitoare la modul de
eviden a prezenei, nvoirilor i
concediilor nu au fost desemnai
Evidena prezentei nu se ncadreaz n
principiile de conformitate
Evidena concediilor de odihna nu se
ncadreaz n principiile de conformitate
Evidena concediilor medicale nu se
ncadreaz n principiile de conformitate
Evidena concediilor de studii nu se
ncadreaz n principiile de conformitate
Politica prezenta i de perspectiv a entitii
nu a fost corelata cu dezvoltarea
cunotinelor profesionale ale personalului
Structura funciilor publice de execuie
(superior, principal, asistent i debutant) pe
total nu este corelata
Perioada de stagiu nu a fost respectat
Vechimea minim n munc nu a fost
respectat
Calificativele anuale acordate nu au fost
respectate
Fundamentarea insuficienta a Planului
strategic privind recrutarea, formarea i
perfecionarea profesional a funcionarilor
publici
Planul anual i cel strategic privind
recrutarea, formarea i perfecionarea
profesional a funcionarilor publici nu au
fost corelate

Punctaj
total

Clasare

OBS.

2,2

Mediu

2,5

Mare

2,0

Mediu

1,8

Mediu

1,8

Mediu

2,7

Mare

1,7

Mic

2,5

Mare

1,5

Mic

Nu

1,5

Mic

Nu

1,8

Mediu

1,5

Mic

Nu

Nu

Nr.
crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

47. Planurile individuale de


pregtire profesional
48. Realizarea programelor de
pregtire profesional

49. Sistemul indicatorilor de


performan privind pregtirea
profesional

VI.

GESTIONAREA DOSARELOR
PROFESIONALE

51. Norme i proceduri


referitoare la gestionarea
dosarelor profesionale

VII. GESTIONAREA
DE MUNC

52. Constituirea dosarelor


profesionale
53. Accesarea dosarelor
profesionale
54. Actualizarea dosarelor
profesionale
CARNETELOR 55. Norme i proceduri privind
administrarea carnetelor de
munc

57. Constituirea carnetelor de


munc

Planurile de pregtire nu au fost adaptate la


cerinele individuale ale fiecrui salariat
Persoanele responsabile de realizarea
programelor de pregtire profesional nu au
fost nominalizate
Sistemul indicatorilor de performan nu
caracterizeaz activitatea de pregtire
profesional
Persoanele responsabile pentru urmrirea
realizrii indicatorilor de performan nu au
fost stabilite
Insuficiena procedurilor i normelor
referitoare la gestionarea dosarelor
profesionale
Responsabilii pentru actualizarea normelor
i procedurilor referitoare la gestionarea
dosarelor profesionale nu au fost desemnai
Dosarele profesionale pentru fiecare salariat
nu au fost constituite
Accesarea de ctre persoane neautorizate a
dosarelor profesionale
Dosarele profesionale nu au fost actualizate
Insuficienta procedurilor i normelor privind
administrarea carnetelor de munc
Responsabilii pentru actualizarea normelor
i procedurilor referitoare la administrarea
carnetelor de munc nu au fost desemnai
Carnetele de munc pentru fiecare salariat
nu au fost constituite

Punctaj
total

Clasare

OBS.

1,7

Mic

Nu

1,7

Mic

Nu

1,5

Mic

Nu

1,7

Mic

Nu

1,8

Mediu

1,7

Mic

Nu

1,5

Mic

Nu

1,7

Mic

Nu

2,2

Mediu

1,8

Mediu

1,7

Mic

Nu

1,5

Mic

Nu

Nr.
crt.

DOMENIUL

VIII FUNCIONALITATEA

SISTEMULUI
INFORMATIC
UTILIZAT PENTRU
GESTIUNEA
RESURSELOR UMANE

OBIECTE AUDITABILE

Evaluarea
sistemului
informatic

RISCURI SEMNIFICATIVE

58. Accesarea carnetelor de


munc
52. Actualizarea

carnetelor de munc
53. Manuale de operare

i utilizare a sistemului
informatic

54. Adaptabilitatea sistemului


informatic la cerinele
utilizatorilor
70. Sistemul de asigurare pentru
prelucrarea tranzaciilor
autorizate i corecte
71. Integrarea subsistemului
informatic aferent gestiunii
resurselor umane n sistemul
informatic general al instituiei
72. Desemnarea personalului cu
atribuii privind utilizarea
aplicaiilor i operarea n cadrul
bazelor de date
73. Sistemul de pregtire
profesional a personalului

Accesarea de ctre persoane neautorizate a


carnetelor de munc
Carnetele de munc nu au fost actualizate

Punctaj
total

Clasare

2,2

Mediu

2,3

Mare

1,8

Mediu

1,8

Mediu

2,0

Mediu

2,3

Mare

2,0

Mediu

1,7

Mic

1,8

Mediu

OBS.

Insuficiena manualelor de operare i


utilizare a sistemului informatic

Manualele de operare i utilizare a


sistemului informatic nu au fost actualizate
Utilizarea ntr-o mare msur a procedurilor
manuale
Comunicare insuficient ntre utilizatori i
informaticieni/proiectanii sistemului
informatic
Insuficiena sistemului privind prelucrarea
numai a tranzaciilor corecte i autorizate
Interfaa ntre subsistemele informatice nu
este adecvat
Delegarea atribuiilor i competenelor
pentru personalul implicat n utilizarea
aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de
date nu este complet
Discontinuitate n pregtirea personalului
implicat n operarea i utilizarea sistemului
informatic

2,0

Mediu

Nu

Nr.
crt.

DOMENIUL

Sigurana n
exploatare a
sistemului
informatic

Securitatea
bazelor de
date

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

implicat n operarea n sistemul


informatic

75. Instruciunile privind


ntreinerea programelor
informatice
76. Utilizarea echipamentelor de
prevenire a fluctuaiilor sau
ntreruperilor curentului electric
(UPS, modulatoare de tensiune
s.a.)
77. Instruirea utilizatorilor i
informarea sistematic asupra
modificrilor operate n sistemul
informatic
78. Existena unui sistem de
prevenire/detectare a accesrilor
i modificrilor neautorizate ale
bazelor de date (parole,
programe antivirus .a.)
79. Sistemul modificrii
periodice a parolelor de acces

80. Actualizarea programelor


antivirus, antispyware, firewall
81. nregistrrile intrrilor i
ieirilor din sistem a
utilizatorilor

Informarea personalului implicat n


operarea i utilizarea sistemului informatic
asupra modificrilor aduse acestuia este
insuficienta
Instruciunile privind ntreinerea
programelor informatice nu se aplic
Echipamentele de prevenire a fluctuaiilor
sau a ntreruperilor curentului electric (UPS,
stabilizatoare de tensiune .a.) nu se
utilizeaz
Disfuncionalitate n instruirea utilizatorilor
sau atunci cnd se produc modificri
semnificative n sistemul informatic
Insuficienta sistemului de prevenire/
detectare a accesrilor i modificrilor
neautorizate ale bazelor de date (parole,
programe antivirus .a.)
Calendarul privind modificarea periodica a
parolelor de acces nu se respecta
Personalul pentru verificarea i modificarea
periodic a parolelor de acces nu a fost
desemnat
Actualizarea programelor antivirus,
antispyware, firewall nu se efectueaz zilnic
Rapoartele/listele privind nregistrrile
intrrilor i ieirilor din sistem a
utilizatorilor nu au fost verificate

Punctaj
total

Clasare

1,8

Mediu

1,8

Mediu

2,0

Mediu

2,0

Mediu

2,5

Mare

2,0

Mediu

1,8

Mediu

1,8

Mediu

2,0

Mediu

OBS.

Nr.
crt.
IX.

DOMENIUL
ARHIVAREA DOCUMENTELOR

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

82. Norme i proceduri privind


arhivarea documentelor rezultate
din activitatea de gestiune a
resurselor umane

83. Desemnarea personalului


responsabil privind arhivarea
documentelor
84. Stabilirea locaiei pentru
dosarele profesionale i celelalte
documente arhivate

85. Predarea dosarelor la arhiva


instituiei

ndosarierea documentelor nu este inclus n


cadrul normelor i procedurilor
ntocmirea OPIS-ului dosarelor nu este
inclus n cadrul normelor i procedurilor
Modul de constituire al dosarelor arhivate
nu este inclus n cadrul normelor i
procedurilor
Atribuiile i competenele privind arhivarea
dosarelor activitii de gestiune a resurselor
umane nu au fost nominalizate
Alocarea unui spaiu insuficient arhivrii
documentaiei
Existena unei umiditi ridicate
Protecie insuficient a documentelor fa de
sursele de cldur
Dosarele nu sunt predate la arhiva instituiei
la termenele legale
Procesul verbal de predare-primire nu
ndeplinete condiiile de conformitate

Punctaj
total

Clasare

1,8

Mediu

1,7

Mic

Nu

1,5

Mic

Nu

2,3

Mare

1,7

Mic

Nu

1,7

Mic

Nu

2,0

Mediu

1,8

Mediu

2,2

Mediu

OBS.

Nota:
Documentul Clasarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor cuprinde 69 de obiecte auditabile i 111 riscuri ataate acestora, care au
fost grupate pe cele trei categorii (mari, medii i mic).
n continuare, riscurile mici nu vor mai fi avute n vedere pentru auditare, iar riscurile semnificative (mari i medii) vor intra n auditare i
vor fi preluate pentru ierarhizare n documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe.
n baza acestui document au rezultat 18 obiecte auditabile care nu vor mai fi luate n considerare n vederea auditrii, fiind constituite numai
din operaii ale cror riscuri au fost apreciate ca fiind mici, i n consecin, documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe cuprinde 51 de obiecte
auditabile i 65 riscuri asociate acestora.

Procedura - P05 : Analiza riscurilor


Serviciul Audit Public Intern
TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004
ntocmit: Baciu Otilia Mariana
Cderea Georgeta
Bilauca Nelia
Avizat: Ionescu Mircea

Nr.c
rt.

I.

DOMENIUL

ORGANIZAREA
RECRUTRII
PERSONALULUI

Data: 15.03.2005
Data: 15.03.2005

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Proiectul Planului
de ocupare a
funciilor publice,
anex la Planul
naional de
ocupare a
funciilor publice

1. Fundamentarea proiectului
Planului de ocupare a
funciilor publice

Organizarea
concursurilor

2. Statul de funcii care


prevede posturile ce urmeaz a
se ocupa prin concurs

Schimbarea obiectivului entitii


publice prin preluarea i prin
transferul de obiective
Utilizarea personalului neadecvat
activitii de elaborare a planului
Utilizarea unor proceduri
neadecvate
Statul de funcii nu este actualizat
permanent funcie de rezultatele
procesului de recrutare

T/
S

Consecintele
funcionrii/
nefuncionri
i controlului
intern

Grad de
ncredere
al
auditorul
ui n
controlul
intern

Sczut

Mediu

Sczut

Mediu

Obs.

Nr.c
rt.

DOMENIUL

Susinerea
concursurilor

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

3. Corespondena pentru
solicitarea organizrii
concursurilor

7. Dosarele candidailor pentru


ocuparea posturilor

10. Stabilirea subiectelor de


ctre comisie

11. Susinerea probei scrise


12. Susinerea probei interviu

Bibliografia
incomplet/neactualizat
Dosarele candidailor pentru
ocuparea posturilor nu ndeplinesc
condiiile de conformitate
Acceptarea unor dosare incomplete
Stabilirea unor subiecte din afara
tematicii i bibliografiei de concurs
Subiectele sunt neclar formulate
sau conin erori
Procesul verbal privind proba
scris nu ndeplinete condiiile de
conformitate
Procesul verbal privind proba
interviu nu ndeplinete condiiile
de conformitate
Interviul nu este susinut n termen
de 5 zile lucrtoare de la data
susinerii probei scrise
ntrebrile i rspunsurile la
interviu nu au fost consemnate n
anexa la procesul verbal

T/
S

Consecintele
funcionrii/
nefuncionri
i controlului
intern

Grad de
ncredere
al
auditorul
ui n
controlul
intern

Mediu

Sczut

Sczut

T
T

Exist sistem
de control
eficient
Exist sistem
de control
eficient

Obs.

Ridicat
NU
Ridicat

Sczut

Sczut

Sczut

Sczut

Nr.c
rt.

DOMENIUL

Deciziile de
numire

II.

STABILIREA
DREPTURILOR
SALARIALE
CUVENITE
PERSONALULUI

Stabilirea
elementelor de
natur salarial

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

17. Emiterea deciziei de


numire

18. Comunicarea deciziei de


numire

19. Procedurile scrise privid


acordarea drepturilor salariale

20. Salariul de baz

21. Indemnizaii de conducere

22. Sporul pentru titlul


tiinific de doctor

23. Sporul pentru


complexitatea n munc

Datele de identificare ale


candidatului admis, funciei,
drepturilor salariale la ncadrare i
a sporurilor de care beneficiaz nu
au fost stabilite corect
Comunicarea cu ntrziere a
deciziei de numire

T/
S

Consecintele
funcionrii/
nefuncionri
i controlului
intern

Grad de
ncredere
al
auditorul
ui n
controlul
intern

Sczut

Sczut

Sczut

Sczut

Mediu

Existena unor proceduri


neactualizate privind acordarea
drepturilor salariale
Stabilirea eronat a salariului de
baz
Acordarea unor indemnizaii de
conducere necuvenite
Stabilirea eronat a sporului pentru
titlul tiinific de doctor

Stabilirea eronata a unui spor


pentru complexitate n munc

Mediu

24. Sporul de vechime n


munc

Stabilirea eronat a sporului de


vechime n munc

Mediu

25. Sporul pentru orele lucrate


pe timp de noapte
26. Salariul de merit

Stabilirea eronat a sporului pentru


orele lucrate pe timp de noapte
Acordarea de salarii de merit
necuvenite

Mediu

Sczut

Exist sistem
de control
eficient

Ridicat

Obs.

NU

Nr.c
rt.

DOMENIUL

Modificarea
drepturilor
salariale

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

27. Sistemul de premiere

28. Decizia de modificare a


drepturilor salariale

29. Comunicarea deciziei de


modificare a drepturilor
salariale
Salarizarea muncii 30. Fundamentarea timpului
peste programul
lucrat peste programul normal
normal de lucru
de lucru

III.

EVIDENIEREA PREZENEI,
NVOIRILOR I CONCEDIILOR

32. Evidena timpului lucrat


peste programul normal de
lucru i recuperarea acestuia

34. Norme i proceduri


referitoare la modul de
eviden a prezenei, nvoirilor
i concediilor

Salariile nu au fost diminuate


pentru abateri disciplinare
Decizia de modificare a drepturilor
salariale nu a fost ntocmita
Modificarea neargumentat a
drepturilor salariale
Operarea modificrii drepturilor
salariale n carnetul de munc i
dosarul profe-sional dup
soluionarea contestaiilor
Efectuarea fr justificare a orelor
peste programul normal de lucru
Sistemul de eviden a timpului
lucrat peste programul normal de
lucru nu este formalizat

Inexistena procedurilor referitoare


la modul de eviden a prezenei,
nvoirilor i concediilor
Responsabilii pentru actualizarea
normelor i procedurilor referitoare
la modul de eviden a prezenei,
nvoirilor i concediilor nu au fost
desemnai

T/
S

Consecintele
funcionrii/
nefuncionri
i controlului
intern

Grad de
ncredere
al
auditorul
ui n
controlul
intern

Sczut

Sczut

Sczut

Sczut

Sczut

Sczut

Sczut

Mediu

Obs.

Nr.c
rt.

IV.

V.

VI.

DOMENIUL

EVOLUIA CARIEREI
PERSONALULUI

PREGTIREA PROFESIONAL
CONTINU A PERSONALULUI

GESTIONAREA DOSARELOR
PROFESIONALE

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

35. Utilizarea foilor colective


de prezen
36. Evidena concediilor de
odihn

37. Evidena concediilor de


medicale

38. Evidena concediilor de


studii

39. Concordana obiectivelor


entitii cu evoluia carierei
personalului

40. Promovarea n cadrul


funciei pe categorii, clase i
gradaii

41. Planurile strategice i


anuale de pregtire
profesional

45. Norme i proceduri


referitoare la gestionarea
dosarelor profesionale

Evidena prezentei nu se ncadreaz


n principiile de conformitate
Evidena concediilor de odihna nu
se ncadreaz n principiile de
conformitate
Evidena concediilor medicale nu se
ncadreaz n principiile de
conformitate
Evidena concediilor de studii nu se
ncadreaz n principiile de
conformitate
Politica prezenta i de perspectiv a
entitii nu a fost corelat cu
dezvoltarea cunotinelor
profesionale ale personalului
Perioada de stagiu nu a fost
respectat

Fundamentarea insuficienta a
Planului strategic privind
recrutarea, formarea i
perfecionarea profesional a
funcionarilor publici
Insuficiena procedurilor i
normelor referitoare la gestionarea
dosarelor profesionale

T/
S

Consecintele
funcionrii/
nefuncionri
i controlului
intern

Grad de
ncredere
al
auditorul
ui n
controlul
intern

Sczut

Sczut

Sczut

Sczut

Sczut

Exist sistem
de control
eficient

Ridicat

Sczut

Sczut

Obs.

NU

Nr.c
rt.

DOMENIUL

VII. GESTIONAREA CARNETELOR


DE MUNC

VIII FUNCIONALITATEA

SISTEMULUI
INFORMATIC
UTILIZAT PENTRU
GESTIUNEA
RESURSELOR UMANE

Evaluarea
sistemului
informatic

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

48. Actualizarea dosarelor


profesionale

49. Norme i proceduri privind


administrarea carnetelor de
munc
51. Accesarea carnetelor de
munc

52. Actualizarea carnetelor de


munc
53. Manuale de operare i
utIlizare a sistemului
informatic

54. Adaptabilitatea sistemului


informatic la cerinele
utilizatorilor

55. Sistemul de asigurare


pentru prelucrarea tranzaciilor
autorizate i corecte

Dosarele profesionale nu au fost


actualizate

Insuficienta procedurilor i
normelor privind administrarea
carnetelor de munc
Accesarea de ctre persoane
neautorizate a carnetelor de munc

Carnetele de munc nu au fost


actualizate
Insuficiena manualelor de operare
i utilizare a sistemului informatic
Manualele de operare i utilizare a
sistemului informatic nu au fost
actualizate
Utilizarea ntr-o mare msur a
procedurilor manuale
Comunicare insuficient ntre
utilizatori i
informaticieni/proiectanii
sistemului informatic
Insuficiena sistemului privind
prelucrarea numai a tranzaciilor
corecte i autorizate

T/
S

Consecintele
funcionrii/
nefuncionri
i controlului
intern

Grad de
ncredere
al
auditorul
ui n
controlul
intern

Sczut

Sczut

Exist sistem
de control
eficient

Ridicat

Sczut

Sczut

Sczut

Sczut

Sczut

Sczut

Obs.

NU

Nr.c
rt.

DOMENIUL

Sigurana n
exploatare a
sistemului
informatic

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

57. Desemnarea personalului


cu atribuii privind utilizarea
aplicaiilor i operarea n
cadrul bazelor de date

58. Sistemul de pregtire


profesional a personalului
implicat n operarea n
sistemul informatic

59. Instruciunile privind


ntreinerea programelor
informatice
60. Utilizarea echipamentelor
de prevenire a fluctuaiilor sau
ntreruperilor curentului
electric (UPS, modulatoare de
tensiune s.a.)
61. Instruirea utilizatorilor i
informarea sistematic asupra
modificrilor operate n
sistemul informatic

Delegarea atribuiilor i
competenelor pentru personalul
implicat n utilizarea aplicaiilor i
operarea n cadrul bazelor de date
nu este complet
Discontinuitate n pregtirea
personalului implicat n operarea i
utilizarea sistemului informatic
Informarea personalului implicat n
operarea i utilizarea sistemului
informatic asupra modificrilor
aduse acestuia este insuficienta
Instruciunile privind ntreinerea
programelor informatice nu se
aplic
Echipamentele de prevenire a
fluctuaiilor sau a ntreruperilor
curentului electric (UPS,
stabilizatoare de tensiune .a.) nu se
utilizeaz
Disfuncionalitate n instruirea
utilizatorilor sau atunci cnd se
produc modificri semnificative n
sistemul informatic

T/
S

Consecintele
funcionrii/
nefuncionri
i controlului
intern

Grad de
ncredere
al
auditorul
ui n
controlul
intern

Sczut

Sczut

Exist sistem
de control
eficient

Ridicat

Sczut

Sczut

Sczut

Obs.

Nr.c
rt.

DOMENIUL

Securitatea
bazelor de
date

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

62. Existena unui sistem de


prevenire/detectare a
accesrilor i modificrilor
neautorizate ale bazelor de
date (parole, programe
antivirus .a.)
63. Sistemul modificrii
periodice a parolelor de acces

IX.

ARHIVAREA DOCUMENTELOR

64. Actualizarea programelor


antivirus, antispyware, firewall

65. nregistrrile intrrilor i


ieirilor din sistem a
utilizatorilor

66. Norme i proceduri privind


arhivarea documentelor
rezultate din activitatea de
gestiune a resurselor umane
67. Desemnarea personalului
responsabil privind arhivarea
documentelor

Insuficienta sistemului de
prevenire/ detectare a accesrilor i
modificrilor neautorizate ale
bazelor de date (parole, programe
antivirus .a.)
Calendarul privind modificarea
periodic a parolelor de acces nu se
respect
Personalul pentru verificarea i
modificarea periodic a parolelor de
acces nu a fost desemnat
Actualizarea programelor antivirus,
antispyware, firewall nu se
efectueaz zilnic
Rapoartele/listele privind
nregistrrile intrrilor i ieirilor
din sistem a utilizatorilor nu au fost
verificate
ndosarierea documentelor nu este
inclus n cadrul normelor i
procedurilor
Atribuiile i competenele privind
arhivarea dosarelor activitii de
gestiune a resurselor umane nu au
fost nominalizate

T/
S

Consecintele
funcionrii/
nefuncionri
i controlului
intern

Grad de
ncredere
al
auditorul
ui n
controlul
intern

Sczut

Sczut

Sczut

Sczut

Sczut

Sczut

Sczut

Obs.

Nr.c
rt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

68. Stabilirea locaiei pentru


dosarele profesionale i
celelalte documente arhivate
69. Predarea dosarelor la
arhiva instituiei

Protecie insuficient a
documentelor fa de sursele de
cldur
Dosarele nu sunt predate la arhiva
instituiei la termenele legale
Procesul verbal de predare-primire
nu ndeplinete condiiile de
conformitate

T/
S

Consecintele
funcionrii/
nefuncionri
i controlului
intern

Grad de
ncredere
al
auditorul
ui n
controlul
intern

Obs.

Exist sistem
de control
eficient

Ridicat

NU

Sczut

Sczut

NOTA
Ierarhizarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor s-a realizat prin elaborarea documentului Tabelul puncte tari i puncte slabe, n care
au fost cuprinse cele 51 de obiecte auditabile i 65 de riscuri asociate acestora, obinute din clasarea riscurilor. n urma analizei au fost identificate
5 obiecte auditabile i 6 riscuri asociate acestora , care au fost evaluate ca fiind puncte tari, diferenele fiind considerate puncte slabe.
Operaiile identificate ca fiind puncte tari i riscurile asociate acestora au fost evaluate astfel urmare a unor controale interne funcionale,
pe baza documentelor transmise de entitate i a misiunilor anterioare, care limiteaz apariia riscurilor.
Pe baza activitii de ierarhizare a operaiilor/obiectelor auditabile se va elabora documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit n care
vor fi preluate numai operaiile considerate ca fiind puncte slabe n numr de 45, ocazie cu care vor fi renumerotate.

Procedura - P05 : Analiza riscurilor


Serviciul Audit Public Intern

TEMATICA IN DETALIU A OPERAIILOR AUDITABILE


Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004
ntocmit: Baciu Otilia Mariana
Cderea Georgeta
Bilauca Nelia
Avizat: Ionescu Mircea

Data: 15.03.2005
Data: 15.03.2005

Nr.
crt.
I.

DOMENIUL
ORGANIZAREA
RECRUTRII
PERSONALULUI

1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funciilor publice

Organizarea concursurilor

2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

2
3
7
11
12
17
18
19

Deciziile de numire
STABILIREA
DREPTURILOR

Nr. crt. din Lista


centralizatoare

Proiectul Planului de ocupare a


funciilor publice, anex la
Planul naional de ocupare a
funciilor publice

Susinerea concursurilor

II.

OBIECTE AUDITABILE

Stabilirea elementelor de natur


salarial

Statul de funcii prevede posturile ce urmeaz a se ocupa prin concurs


Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor
Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor
Susinerea probei scrise
Susinerea probei interviu
Emiterea deciziei de numire
Comunicarea deciziei de numire
Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale

Nr.
crt.

III.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

Modificarea drepturilor
salariale

10. Salariul de baz


11. Indemnizaii de conducere
12. Sporul pentru complexitatea n munc
13. Sporul de vechime n munc
14. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte
15. Salariul de merit
16. Sistemul de premiere
17. Decizia de modificare a drepturilor salariale
18. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale

Salarizarea muncii peste


programul normal de lucru

19. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru


20. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru i recuperarea acestuia

EVIDENIEREA PREZENEI,
NVOIRILOR I CONCEDIILOR

21. Norme i proceduri referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i


concediilor
22. Utilizarea foilor colective de prezen
23. Evidena concediilor de odihn
24. Evidena concediilor de medicale
25. Evidena concediilor de studii
26. Concordana obiectivelor entitii cu evoluia carierei personalului
27. Planurile strategice i anuale de pregtire profesional

IV.

EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI

V.

PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A


PERSONALULUI

VI.

GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE

28. Norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale


29. Actualizarea dosarelor profesionale

VII.

GESTIONAREA CARNETELOR DE
MUNC

30. Norme i proceduri privind administrarea carnetelor de munc


31. Actualizarea carnetelor de munc

FUNCIONALITATEA
SISTEMULUI INFORMATIC

32.

VIII

Evaluarea
sistemului
informatic

Manuale de operare i utilizare a sistemului informatic

33. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor


86. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte

Nr. crt. din Lista


centralizatoare

20
21
23
24
25
26
27
28
29
30
32
34
35
36
37
38
39
41
45
48
49
52
53
54
55

Nr.
crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

UTILIZAT PENTRU

87. Desemnarea personalului cu atribuii privind utilizarea aplicaiilor i operarea n


cadrul bazelor de date
88. Sistemul de pregtire profesional a personalului implicat n operarea n
sistemul informatic
89. Instruciunile privind ntreinerea/mentenana programelor informatice

GESTIUNEA
RESURSELOR UMANE

Sigurana n
exploatare a
sistemului
informatic
Securitatea bazelor
de date

IX.

ARHIVAREA DOCUMENTELOR

Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperilor


curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)
91. Instruirea utilizatorilor i informarea sistematic asupra modificrilor operate n
sistemul informatic
92. Existena unui sistem de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor
neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.)
93. Sistemul modificrii periodice a parolelor de acces
94. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall
95. nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor
96. Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de
gestiune a resurselor umane
97. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor
98. Predarea dosarelor la arhiva instituiei
90.

Nr. crt. din Lista


centralizatoare

57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
69

NOTA:

Procedura Analiza riscurilor a nceput cu elaborarea documentului Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 69 de
operaii/obiecte auditabile, i s-a finalizat cu Tematica n detaliu a misiunii de audit, n care au fost selectate numai 46 de obiecte auditabile.
n continuare, cele 46 de operaii/obiecte auditabile, vor fi avute n vedere n activitatea de auditare, deoarece reprezint riscuri
semnificative pentru domeniul auditat i vor fi supuse diferitelor testri, stabilite pe baza Programului interveniei la faa locului, care se vor
materializa n F.I.A.P.-uri i F.C.R.I.-uri, acolo unde este cazul, i n final vor fi transferate i comentate n Raportul de audit intern, n ordinea
din Tematica n detaliu a misiunii de audit.

Procedura P06: Elaborarea programului de audit intern


Serviciul Audit Public Intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN


Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004
ntocmit: Baciu Otilia Mariana
Cderea Georgeta
Bilauca Nelia
Avizat: Ionescu Mircea
ETAPELE
MISIUNII
Tema general:
1. PREGTIREA
MISIUNII DE
AUDIT

DOMENIUL

Data: 27.03.2005
Data: 27.03.2005
ACTIVITI

Gestiunea resurselor umane


1. Tiprirea i procesarea Ordinului de serviciu
2. Tiparirea i procesarea Declaraiei de independen
3. Pregtirea i transmiterea Notificrii privind
declanarea misiunii de audit intern ctre prile
interesate
4. Colectarea i prelucrarea informaiilor

DURATA
(H)
544
130
2
2

PERSOANELE
IMPLICATE

LOCUL
DESFURRII

Baciu Otilia
Baciu Otilia

SAI
SAI

Cderea Georgeta

SAI

40

Baciu Otilia

SAI
AUDITAT

ETAPELE
MISIUNII

DOMENIUL

ACTIVITI

DURATA
(H)

5. ntocmirea Chestionarului de control intern


8
6. ntocmirea Listelor centralizatoare a obiectelor
auditabile
7. Elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe
8. ntocmirea Programului de audit intern
9.Intocmirea Notei i a Programului preliminar al
interveniei la faa locului
10. Obinerea aprobrii Notei i a anexelor acesteia:
Colectarea i prelucrarea datelor, Tabelul puncte tari i
puncte slabe i Programul interveniei la faa locului.
11. Planificarea i organizarea edinei de deschidere cu
Direcia Resurse Umane
12. Redactarea Minutei edinei de deschidere. Obinerea
numelui persoanelor de contact i stabilirea unui loc
pentru desfurarea activitii de audit.
II. INTERVENIA
LA FAA
LOCULUI

40

PERSOANELE
IMPLICATE

Baciu Otilia
Bilauca Nelia
Cderea Georgeta

Baciu Otilia
Bilauca Nelia
Cderea Georgeta

LOCUL
DESFURRII

SAI

SAI

16
4

Baciu Otilia
Baciu Otilia

SAI
SAI

Cderea Georgeta

SAI

Bilauca Nelia
4
4

SAI
Bilauca Nelia

SAI
AUDITAT

Bilauca Nelia
4

AUDITAT

326
OBIECTIVUL 1.
ORGANIZAREA
RECRUTRII
PERSONALULUI

OBIECTIVUL 2.
STABILIREA
DREPTURILOR

1.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei


la faa locului
1.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu
1.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor
1.4. Colectarea dovezilor
1.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de
vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei
centralizatoare a documentelor de lucru
2.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei
la faa locului
2.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu

16
2
8
8

Baciu Otilia
Baciu Otilia
Baciu Otilia
Cderea Georgeta
Cderea Georgeta

8
16
1

AUDITAT
SAI
SAI
AUDITAT
AUDITAT

Baciu Otilia
Baciu Otilia

AUDITAT
SAI

ETAPELE
MISIUNII

DOMENIUL
SALARIALE CUVENITE
PERSONALULUI

OBIECTIVUL 3.
MODUL DE
EVIDENIERE A
PREZENEI,
NVOIRILOR,
CONCEDIILOR,
RECUPERRILOR
OBIECTIVUL 4.
EVOLUIA CARIEREI
PERSONALULUI

OBIECTIVUL 5.
PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A
PERSONALULUI

OBIECTIVUL 6.
GESTIONAREA

ACTIVITI
2.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor
2.4. Colectarea dovezilor
2.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de
vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei
centralizatoare a documentelor de lucru
3.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei
la faa locului
3.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu
3.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor
3.4. Colectarea dovezilor
3.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de
vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei
centralizatoare a documentelor de lucru
4.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei
la faa locului
4.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu
4.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor
4.4. Colectarea dovezilor
4.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de
vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei
centralizatoare a documentelor de lucru
5.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei
la faa locului
5.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu
5.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor
5.4. Colectarea dovezilor
5.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de
vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei
centralizatoare a documentelor de lucru
6.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei
la faa locului

DURATA PERSOANELE
IMPLICATE
(H)
4
Baciu Otilia
Cderea Georgeta
2

LOCUL
DESFURRII

SAI
AUDITAT

Cderea Georgeta

1
10
2
4
4

AUDITAT
Baciu Otilia
Baciu Otilia
Baciu Otilia
Cderea Georgeta
Cderea Georgeta

2
8

AUDITAT
SAI
SAI
AUDITAT
AUDITAT

Baciu Otilia

AUDITAT

2
4
4

Baciu Otilia
Baciu Otilia
Bilauca Nelia

SAI
SAI
AUDITAT

Bilauca Nelia

AUDITAT

8
2
8
16

Baciu Otilia
Baciu Otilia
Baciu Otilia
Bilauca Nelia
Bilauca Nelia

8
8

AUDITAT
SAI
SAI
AUDITAT
AUDITAT

Baciu Otilia

AUDITAT
SAI

ETAPELE
MISIUNII

DOMENIUL
DOSARELOR
PROFESIONALE

OBIECTIVUL 7.
GESTIONAREA
CARNETELOR DE
MUNC

OBIECTIVUL 8.
FUNCIONALITATEA
SISTEMULUI
INFORMATIC UTILIZAT
PENTRU GESTIUNEA
RESURSELOR UMANE

OBIECTIVUL 9.
ARHIVAREA
DOCUMENTELOR

ACTIVITI
6.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu
6.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor
6.4. Colectarea dovezilor
6.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de
vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei
centralizatoare a documentelor de lucru
7.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei
la faa locului
7.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu
7.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor
7.4. Colectarea dovezilor
7.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de
vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei
centralizatoare a documentelor de lucru
8.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei
la faa locului
8.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu
8.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor
8.4. Colectarea dovezilor
8.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de
vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei
centralizatoare a documentelor de lucru
9.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei
la faa locului
9.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu
9.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor
9.4. Colectarea dovezilor
9.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de
vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei
centralizatoare a documentelor de lucru

DURATA
(H)
2
8
8

PERSOANELE
IMPLICATE

LOCUL
DESFURRII

Baciu Otilia
Baciu Otilia
Bilauca Nelia
Bilauca Nelia

SAI
AUDITAT
AUDITAT

Baciu Otilia

AUDITAT
SAI
SAI
AUDITAT
AUDITAT

8
10
2
8
8

Baciu Otilia
Baciu Otilia
Cderea Georgeta

Cderea Georgeta

AUDITAT
SAI

Baciu Otilia

AUDITAT
SAI
SAI

16

Baciu Otilia

AUDITAT

Cderea Georgeta

AUDITAT

Baciu Otilia

AUDITAT
SAI

Cderea Georgeta

8
4
2
8
8
8

Baciu Otilia
Baciu Otilia
Baciu Otilia
Cderea Georgeta
Cderea Georgeta

AUDITAT
SAI
AUDITAT
SAI
SAI
AUDITAT
AUDITAT
AUDITAT
SAI

ETAPELE
MISIUNII

DOMENIUL

ACTIVITI
13. Planificarea i organizarea edinei de nchidere
14. Discutarea constatrilor cu structura auditat
15. Concluzii

III. RAPORTUL DE AUDIT INTERN


16. Redactarea proiectului de Raport de audit intern
17. Revizuirea proiectului de Raport de audit intern
18. Obinerea aprobrii proiectului de Raport de audit
intern de conducerea Serviciului Audit Public Intern
19. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern la
auditat i solicitarea rspunsului asupra coninutului n 15
zile
20. Planificarea i organizarea Reuniunii de conciliere,
dac este cazul
21. Includerea n Raportul de audit intern a aspectelor
reinute din punctul de vedere al auditatului
22. Finalizarea Raportului de audit intern
23. Obinerea Raportului de audit intern aprobat de
conducerea instituiei
24. Transmiterea recomandrilor aprobate ctre auditat
IV. URMRIREA RECOMANDRILOR
25. Iniierea procesului de urmrire

DURATA
(H)
16
8
8
84
32
8
8

PERSOANELE
IMPLICATE

LOCUL
DESFURRII

Bilauca Nelia
Baciu Otilia
Baciu Otilia

AUDITAT
AUDITAT
SAI

Baciu Otilia
Bilauca Nelia

SAI
SAI

Baciu Otilia

SAI

Bilauca Nelia
SAI

Bilauca Nelia

Baciu Otilia

8
8

Baciu Otilia

SAI

Cderea Georgeta

SAI

Cderea Georgeta

AUDITAT

Baciu Otilia

SAI

2
4
4

AUDITAT
SAI

Procedura - P06: Elaborarea programului de audit intern


Serviciul Audit Public Intern
PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCULUI
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004
ntocmit: Baciu Otilia Mariana
Cderea Georgeta
Bilauca Nelia
Avizat: Ionescu Mircea

Data: 27.03.2005
Data: 27.03.2005

Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI


Nr.
crt.
1.

2.
3.

OBIECTE AUDITABILE

TIPUL TESTRII

Fundamentarea proiectului Planului de


ocupare a funciilor publice

- Analiza notelor de fundamentare


privind propunerile transmise de
structurile n teritoriu

Statul de funcii prevede posturile ce


urmeaz a se ocupa prin concurs
Corespondena pentru solicitarea organizrii
concursurilor

- Verificarea legalizrii sau


certificrii copiilor documentelor;
- Analiza respectrii modului de

Locul

Durata
(h)

Nr. test

Nr. lista
verificare

Auditori

DRU

T1

LV 1

Baciu Otilia

DRU

T2

LV 2

Cderea
Georgeta

4.

Dosarele candidailor pentru ocuparea


posturilor

organizare al concursurilor;

5.

Susinerea probei scrise

- Examinarea Proceselor verbale


privind susinerea probei scrise

6.

Susinerea probei interviu

- Eantionul va fi constituit din


dosarele celor 6 concursuri organizate n
2004, reprezentnd 100%

- Examinarea Proceselor verbale


privind susinerea probei interviu

DRU

T3

LV 3

Bilauca Nelia

DRU

T4

LV 4

Baciu Otilia

Locul

Durata
(h)

Nr. test

Lista
verificare

Auditori

- Eantionul va fi constituit din


dosarele celor 6 concursuri organizate n
2004
7.

Emiterea deciziei de numire

8.

Comunicarea deciziei de numire

- Verificarea deciziilor de numire


- Eantionul va fi constituit din
cele 6 dosare profesionale ale
candidailor admii n anul 2004

Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI


Nr.
crt.
9.

OBIECTE AUDITABILE
Procedurile scrise privind acordarea
drepturilor salariale

10.

Salariul de baz

11.

Indemnizaii de conducere

12.

Sporul pentru complexitatea n munc

13.

Sporul de vechime n munc

TIPUL TESTRII
- Chestionarea managementului -

Bilauca Nelia

CCI

DRU

- Verificarea stabilirii drepturilor


salariale nscrise n carnetul de munc,
dosarele profesionale i statele de plat

DRU

10

- Eantionul va fi constituit din

T5

LV 5

Baciu Otilia

Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI


Nr.
crt.

OBIECTE AUDITABILE

14.

Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte

15.

Salariul de merit

TIPUL TESTRII

Locul

Durata
(h)

Nr. test

Lista
verificare

Auditori

documentele celor 6 candidai admii n


anul 2004
- Verificarea legalitii acordrii
salariului de merit
- Eantionul va fi constituit din
documentele celor 6 candidai admii n
anul 2004

16.

Sistemul de premiere

- Verificarea i analiza dosarelor


profesionale
- Eantionul va fi constituit din
documentele celor 6 candidai admii n
anul 2004

17.
18.

Decizia de modificare a drepturilor salariale


Comunicarea deciziei de modificare a
drepturilor salariale

19.

Fundamentarea timpului lucrat peste


programul normal de lucru

20.

Evidena timpului lucrat peste programul


normal de lucru i recuperarea acestuia

- Analiza diminurilor salariale


- Verificarea operrii n carnetele de
munc a diminurilor salariale ca urmare
a sanciunilor

Cderea
Georgeta
DRU

T6

LV 6

DRU

T7

LV 7

- Eantionul va fi constituit din


documentele celor 7 salariai sancionai
n anul 2004
- Verificarea aprobrii efecturii muncii
peste programul normal de lucru
- Existena Registrului special de
eviden a timpului prestat peste
programul normal de lucru
- Analiza stabilirii compensrii muncii
efectuate peste programul normal de

Baciu Otilia

Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI


Nr.
crt.

OBIECTE AUDITABILE

TIPUL TESTRII

Locul

Durata
(h)

Nr. test

Lista
verificare

Durata
(h)

Nr. test

Lista
verificare

Auditori

lucru
- Eantionul va fi constituit din
informaiile pe lunile aprilie i decembrie
pentru 4 direcii din cele 10 ale entitii,
respectiv 40%
Obiectivul III. EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR I CONCEDIILOR
Nr.
crt.
21.

22.

OBIECTE AUDITABILE

TIPUL TESTRII

Norme i proceduri referitoare la modul de - Examinarea procedurilor scrise privind


eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor completarea i transmiterea foilor de
prezen colectiv
Utilizarea foilor colective de prezen

23.

Evidena concediilor de odihn

24.

Evidena concediilor medicale

25.

Evidena concediilor de studii

- Eantionul va fi constituit din


informaiile pe lunile aprilie i decembrie
pentru 4 direcii din cele 10 ale entitii,
respectiv 40%
- Verificarea modului de evideniere al
prezenei n foile colective
- Verificarea modului de evideniere al
concediilor de odihn
- Verificarea modului de evideniere al
concediilor medicale
- Verificarea modului de evideniere al
concediilor de studii

Locul

Auditori
Bilauca Nelia

DRU

Baciu Otilia

DRU

DRU

T8

LV 8

Cderea
Georgeta

Obiectivul IV. EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI


Nr.
Crt.
26.

OBIECTE AUDITABILE
Concordana obiectivelor entitii cu
evoluia carierei personalului

TIPUL TESTRII

Locul

Durata
(h)

Nr. test

Lista
verificare

Auditori

DRU

T9

LV 9

Bilauca Nelia

- Punerea de acord a planurilor de


pregtire profesional cu obiectivele
entitii
- Analiza concordanei
documentelor (programe, decizii,
dispoziii) cu atribuiile din fiele
posturilor
- Entionul va fi constituit dintr-un
procent de 3% din totalul dosarelor
profesionale din entitate

Obiectivul V. PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI


Nr.
Crt.
27.

OBIECTE AUDITABILE

TIPUL TESTRII

Locul

Durata
(h)

Nr. test

Lista
verificare

Auditori

Planurile strategice i anuale de pregtire


profesional

- Evaluarea atribuiilor din fiele


posturilor

DRU

T 10

LV 10

Baciu Otilia

- Verificarea fundamentrii planurilor


profesionale de pregtire
- Interviu adresat efului Serviciului RU

Obiectivul VI. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE


Nr.
Crt.
28.
29.

OBIECTE AUDITABILE
Norme i proceduri referitoare la gestionarea
dosarelor profesionale
Actualizarea dosarelor profesionale

TIPUL TESTRII
- Verificarea coninutului dosarelor
profesionale
- Eantionul va fi realizat dintr-un procent
de 10% din totalul dosarelor profesionale

Locul

Durata
(h)

Nr. test

Lista
verificare

Auditori

DRU

T 11

LV 11

Cderea
Georgeta

Durata
(h)

Nr. test

Obiectivul VII. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC


Nr.
crt.
30.

OBIECTE AUDITABILE

TIPUL TESTRII

Norme i proceduri privind administrarea - Verificarea procedurilor scrise pentru


carnetelor de munc
completarea carnetelor de munc

Locul
SAPI

Lista
verificare

Auditori

Obiectivul VII. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC


Nr.
crt.
31.

OBIECTE AUDITABILE
Actualizarea carnetelor de munc

TIPUL TESTRII

Locul

Durata
(h)

Nr. test

Lista
verificare

T 12

LV 12

Auditori

- Verificarea corectitudinii nregistrrii


elementelor salariale n carnetele de
munc
- Verificarea certificrii carnetelor de
munc
- Verificarea actualizrii sistematice a
carnetelor de munc

DRU

Baciu Otilia

- Eantionul va fi realizat dintr-un procent


de 10% din totalul carnetelor de munc
- Interviu adresat persoanelor care
opereaz n carnetele de munc

Obiectivul VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
Nr.
crt.

OBIECTE AUDITABILE

32.

Manuale de operare i utilizare a sistemului


informatic

33.

Adaptabilitatea sistemului informatic la


cerinele utilizatorilor

TIPUL TESTRII
- Examinarea manualului de utilizare a
sistemului informatic
- Analiza instruciunilor de utilizare a
sistemului informatic
- Examinarea adaptrii sistemului
informatic la necesitile utilizatorilor
- Verificarea existenei unui subsistem de
control asupra corectitudinii datelor
introduse n sistemul informatic

Locul

Durata
(h)

Nr. test

Lista
verificare

DRU

T 13

LV 13

Auditori
Cderea
Georgeta

Obiectivul VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
Nr.
crt.

OBIECTE AUDITABILE

34.

Sistemul de asigurare pentru prelucrarea


tranzaciilor autorizate i corecte

35.

Desemnarea personalului cu atribuii privind


utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul
bazelor de date

36.

37.

TIPUL TESTRII
- Eantionul va fi constituit din
informaiile privind 3 salariai din cadrul
compartimentului
- Interviu adresat persoanelor responsabile cu operarea i controlul operaiunilor
de gestiune a resurselor umane
- Verificarea fielor de post i deciziile de
numire ale personalului responsabil cu
utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul
bazelor de date

Locul

Durata
(h)

Nr. test

Lista
verificare

Auditori

Bilauca Nelia
DRU

Sistemul de pregtire profesional a


personalului implicat n operarea n sistemul
informatic

- Analiza documentelor privind


programele de pregtire profesional a
personalului implicat n operarea n
sistemul informatic

Baciu Otilia
DRU

Instruciunile privind ntreinerea


programelor informatice

- Examinarea procedurilor privind


ntreinerea programelor informatice

SAPI

Baciu Otilia

Obiectivul VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
Nr.
crt.
38.

OBIECTE AUDITABILE
Utilizarea echipamentelor de prevenire a
fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului
electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)

TIPUL TESTRII

Locul

Durata
(h)

Nr. test

Lista
verificare

- Analiza instruciunilor privind utilizarea


echipamentelor i instalaiilor pentru
realizarea exploatrii n siguran a
sistemului informatic
- Inspecia fizic pe teren a
echipamentelor de prevenire a
fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului
electric (UPS, modulatoare de tensiune)

Auditori
Baciu Otilia

DRU

T 14

LV 14

- Intervievarea privind examinarea manualului de utilizare i dotarea sistemului cu


echipamente auxiliare, adresat salariailor
care utilizeaz sistemul informatic
39.

40.

41.
42.

Instruirea utilizatorilor i informarea


sistematic asupra modificrilor operate n
sistemul informatic

Analiza sistemului de instruire i


informare sistematic asupra modificrilor operate n sistemul informatic

Existena unui sistem de prevenire/detectare


a accesrilor i modificrilor neautorizate
ale bazelor de date (parole, programe
antivirus .a.)
Sistemul modificrii periodice a parolelor de
acces
Actualizarea programelor antivirus,
antispyware, firewall

- Verificarea sistemului i a procedurilor


pentru asigurarea securitii bazelor de
date
- Analiza sistemului de parole de acces n
sistemul informatic
- Observarea fizic a sistemului de
prevenire i detectare a accesrilor i
modificrilor n sistem sau a

Bilauca Nelia
DRU

DRU

T 15

LV 15

Baciu Otilia

Obiectivul VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
Nr.
crt.
43.

OBIECTE AUDITABILE

TIPUL TESTRII

Durata
(h)

Nr. test

Lista
verificare

Locul

Durata
(h)

Nr. test

Lista
verificare

Auditori

DRU

T 16

LV 16

Baciu Otilia

Locul

Auditori

nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem transmiterilor neautorizate ale bazelor de


a utilizatorilor
date
- Examinarea programelor antivirus,
antispyware, firewall
- Eantionul se va constitui din
administrator i utilizatorii sistemului
informatic din cadrul DRU, care au n
dotare 5 calculatoare
- Intervievarea salariailor din cadrul
DRU privind securitatea sistemului
informatic
Obiectivul IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR

Nr.
crt.
44.
45.
46.

OBIECTE AUDITABILE
Norme i proceduri privind arhivarea
documentelor rezultate din activitatea de
gestiune a resurselor umane
Desemnarea personalului responsabil
privind arhivarea documentelor
Predarea dosarelor la arhiva instituiei

TIPUL TESTRII
- Analiza respectrii prevederilor
procedurale privitoare la activitatea de
arhivare
- Intervievarea directorului DRU privind
respectarea cadrului normativ referitor la
arhivarea documentelor

Auditorii,
Baciu Otilia / Cderea Georgeta / Bilauca Nelia

Supervizorul,
Ionescu Mircea

Procedura P07: edina de deschidere


Serviciul Audit Public Intern
MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004
ntocmit: Baciu Otilia Mariana
Cderea Georgeta
Bilauca Nelia
Avizat: Ionescu Dumitru
A. Lista participanilor

Funcia

Direcia/
Serviciul

Ionescu Dumitru

Auditor

ef SAPI

Baciu Otilia Mariana

Auditor

SAPI

Bilauca Nelia-Roxana
Cderea Georgeta

Auditor
Auditor

Dana Srbu

Director

Voinescu Lucica

Inspector

Barbu Vasile

Inspector

Stroescu Tudora

Inspector

SAPI
SAPI
Direcia Resurse
Umane
Direcia Resurse
Umane
Direcia Resurse
Umane
Direcia Resurse
Umane

Numele

Data: 27.03.2005
Data: 27.03.2005

Nr.
telefon

E-mail

Semntura

B. Stenograma edinei
n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la:
- Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit;
- Prezentarea funciei de audit intern de ctre eful Serviciului Audit Public Intern, n special a
obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaia auditului intern;
- Prezentarea Programului interveniei la faa locului, obiectivele auditabile care se
intenioneaz a fi realizate, dup analizele de risc efectuate.
n urma discuiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentanii
structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confrunt i anume:
- Activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezint o zon cu risc;
- Complexitatea activitii Direciei Resurse Umane i neatractivitatea nivelului salariului
pentru atragerea personalului specializat;
- Fluctuaia mare a personalului implicat n activitatea de gestiune a resurselor umane;
- Neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la suprancrcarea
personalului existent;
De asemenea, s-au stabilit:
- persoanele pe care auditorii le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de
teste asupra muncii lor i pentru a lua interviuri, programul ntlnirilor i timpul necesar

pentru realizarea acestor proceduri;


- condiiile minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit
(spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)
- aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul misiunii,
informarea sistematic asupra constatrilor;
- data edinei de nchidere, inclusiv a participanilor;
- modalitatea redactrii Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi distribuit).
Recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate, vor fi
discutate i analizate cu structura auditat, inclusiv a Planului de aciune i a calendarului
implementrii i persoanelor rspunztoare cu implementarea recomandrilor.
Auditori,

Auditai,

Procedura P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern
CHESTIONAR DE CONTROL INTERN
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004
ntocmit: Baciu Otilia Mariana
Cderea Georgeta
Bilauca Nelia
Avizat: Ionescu Mircea
ACTIVITATEA DE AUDIT

Data: 27.03.2005
Data: 27.03.2005
DA

NU

Obiectivul I.
ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI
Proiectul planului de ocupare a funciilor publice:
- obiectivele nou preluate au influenat fundamentarea
planului?
- obiectivele transferate au influenat fundamentarea
planului?
- planul se ncadreaz n politicile i obiectivele curente i de
perspectiva ale entitii?
- exist o fundamentare detaliat a planului?
- dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
- exist persoan responsabil cu elaborarea planului?
- v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i
pregtirea profesional necesare postului?
- planul conine toate avizele i aprobrile persoanelor
autorizate?
- exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
subobiectivului?
- dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
- realizarea operaiunilor de control intern prin proceduri:
- operaiunile de control intern sunt nsoite de liste de
verificare (check-list), sunt ntocmite cu respectarea
prevederilor legale, iar controalele efectuate au fost
formalizate prin acte de control, datate i semnate
- operaiunile de control intern sunt nsoite de liste de
verificare (check-list), sunt ntocmite cu respectarea
prevederilor legale, dar controalele efectuate nu sunt
formalizate prin acte de control, datate i semnate
- operaiunile de control intern sunt nsoite de liste de
verificare (check-list), care nu respect n

OBS.
1-17
1

X
X
X
X
Fundamentarea
proiectului

X
X

Atribuiile
postului; ROF

X
X
X
X
-

Nu exist lista
activitilor

DA
ACTIVITATEA DE AUDIT
totalitateprevederile legale i nici nu sunt formalizate
prin acte de control, datate i semnate
- operaiunile de control intern nu sunt nsoite de liste
de verificare (check-list), se efectueaz n virtutea unor
atribuii din fia postului i nici nu sunt formalizate
prin acte de control, datate i semnate
- se realizeaz operaiuni de control intern prin
proceduri?
- examinarea procedurilor:
- exist proceduri de lucru scrise, aprobate i actualizate i
se aplic?
- exist proceduri de lucru scrise, aprobate i actualizate,
sunt cunoscute, dar nu se aplic?
- exist proceduri de lucru scrise, aprobate i actualizate,
dar nu sunt cunoscute?
- exist proceduri de lucru scrise, dar nu sunt aprobate i
actualizate i nu sunt cunoscute?
- exist proceduri de lucru
- dac da, v rog s ni le furnizai.
Organizarea concursurilor
- exist un sistem procedural privind organizarea concursurilor?
- avei proceduri scrise i formalizate privind organizarea
concursurilor?
- dac da, v rog s ni le furnizai.
- atribuirea responsabilitilor, delegarea competenelor, separarea
sarcinilor prin proceduri i compararea acestora cu cele prevzute n
fia postului:
- procedurile asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea
competenelor, separarea sarcinilor i corespund cu atribuiile din
fiele postului
- procedurile asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea
competenelor, separarea sarcinilor, dar nu corespund cu atribuiile
din fiele postului
- procedurile nu asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea
competenelor i separarea sarcinilor, dar corespund cu atribuiile din
fiele postului, care la rndul lor sunt incomplete/neactualizate;
- procedurile nu asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea
competenelor i separarea sarcinilor i nici nu corespund cu
atribuiile din fiele postului;
- exist proceduri?/ (nu exist proceduri?)
dac da, v rugm s ne naintai fia postului.
v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i
pregtirea profesional necesare postului?
persoanele responsabile au experiena i pregtirea necesar?
statul de funcii este actualizat n funcie de rezultatele
procesului de recrutare?
dac da, v rog s ne furnizai statul de funcii actualizat

NU

OBS.

Nu se elaboreaz
check-list-uri

X
X

Nu exist
proceduri
2-9

X
Exist, dar nu
sunt formalizate

X
X
X

Fia postului

X
X
X
X

Statul de funcii

DA
ACTIVITATEA DE AUDIT
dup ultimul concurs
exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
X
subobiectivului?
dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
X
Susinerea concursurilor
exist un sistem privind susinerea concursurilor?
X
-

exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/


subobiectivului?
dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
Deciziile de numire
avei proceduri scrise i formalizate privind emiterea i
comunicarea deciziilor de numire?
dac da, v rugm s ni le furnizai.
exist stabilit persoan responsabil?
respectai principiul dublei semnturi?
exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
subobiectivului?
dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
Obiectivul II.
STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE
CUVENITE PERSONALULUI
Stabilirea elementelor de natura salarial
exist un sistem de proceduri pentru stabilirea elementelor de
natur salarial?
dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar.
exist stabilit persoan responsabil pentru elaborarea i
actualizarea procedurilor?
exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
subobiectivului?
dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea
profesional necesare postului?
dac da, v rugm s ne furnizai fia postului.
Modificarea drepturilor salariale
exist un sistem procedural de organizare al activitii privind
modificarea i comunicarea drepturilor salariale?
exist stabilit persoana responsabil?
v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea
profesional necesare postului?
exist responsabil cu actualizarea sistematic a procedurilor?
dac da, v rugm s ne furnizai fia postului.
exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
subobiectivului?
dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
Salarizarea muncii peste programul normal de lucru
exista un sistem procedural privind
timpul lucrat peste
programul normal de lucru?

NU

OBS.

Lista activitilor
10-15
Exist, dar nu
sunt formalizate
X
X
16-17

X
X
X
X
X
X

List activiti
18-32
18-26
Exist dar nu sunt
formalizate

X
X
X
X
X
X
X

Fia postului
27-28
Exist, dar nu este
formalizat

X
X
X
X
X

Fia postului
X
X

29-32
Exist dar nu este
formalizat

DA NU OBS.
ACTIVITATEA DE AUDIT
- se ine un registru special?
X
- avei stabilit un responsabil pentru analiza i aprobarea
X
fundamentrii timpului lucrat peste programul normal de lucru?
- dac da, v rugm s ne furnizai fia postului.
X
Fia postului
- avei stabilit un responsabil privind aprobarea efecturii muncii
X
peste programul normal de lucru?
X
- dac da, v rugm s ne furnizai fia postului.
- v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea
X
profesional necesare postului?
exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
X
subobiectivului?
dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
X
Obiectivul III.
EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR,
33-37
CONCEDIILOR I RECUPERRILOR
- exist un sistem general de norme i proceduri referitoare la
Exist, dar nu este
modul de eviden a prezenei, nvoirilor, concediilor i
X
formalizat
recuperrilor?
- dac da, v rugm ni-l furnizai?
X
- avei un responsabil pentru supravegherea i actualizarea acestui
X
sistem?
- dac da, v rugm s ne furnizai fia postului.
X
Fia postului
- exist personal responsabil pentru completarea foilor colective de
prezen i pentru evidena concediilor de odihn, concediilor
X
medicale i a concediilor de studii?
- dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanelor i fiele
X
posturilor respective.
exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
X
X
subobiectivului?
dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
X
X
Obiectivul IV.
38-39
EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI
- exist o procedur scris i formalizat?
Exist, dar nu este
X
formalizat
- dac da, v rugm sa ne furnizai un exemplar.
X
- este asigurat concordana ntre obiectivele entitii i capacitatea
X
profesional a personalului?
- exist un responsabil cu mbuntirea/actualizarea acesteia?
X
- dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia
X
postului.
- exist planuri de aciune pentru realizarea concordanei?
X
- dac da, v rugm s ni le furnizai.
X
Plan de aciune
exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
X
subobiectivului?
dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
X
40-43
Obiectivul V.
PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A

ACTIVITATEA DE AUDIT

PERSONALULUI
exist proceduri scrise i formalizate?
dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar.
modificarea politicilor/obiectivelor au influenat fundamentarea
planurilor de pregtire profesional?
planurile individuale sunt adaptate la cerinele de pregtire
profesional ale fiecrui salariat?
exist o fundamentare detaliat a planurilor?
avei persoane responsabile cu elaborarea planurilor
strategice i anuale de pregtire profesional?
exist persoane responsabile cu elaborarea planurilor
individuale de pregtire profesional?
avei persoane responsabile cu realizarea programelor de
pregtire profesional?
v rugm s ne prezentai atribuiile specifice acestor funcii.
exist un sistem de indicatori de performan privind
pregtirea profesional?
dac da, v rugam sa ne furnizai sistemul de indicatori.
exist persoana responsabila cu urmrirea realizrii
indicatorilor de performan?
dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia
postului.
exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
subobiectivului?
dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.

DA

NU

Exist, dar nu
sunt formalizate

X
X
X
X
X
X
X
X
X

Fia postului
X
X
X
X

X
X

Lista de activiti

Obiectivul VI.

GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE


exist norme pentru gestionarea dosarelor profesionale?
avei stabilit responsabil cu gestionarea i actualizarea dosarelor
profesionale?
dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia
postului.
sunt nominalizate persoanele care au acces la dosarele
profesionale?
dac da, v rugm s ne prezentai situaia persoanelor care au
primit acces la dosarele profesionale.
exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
subobiectivului?
dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
exist proceduri scrise i formalizate?

dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.

Obiectivul VII.

OBS.

44-47
X
X
X

Fia postului

X
Lista persoanelor
care au acces

X
X
X

Exist, dar nu
sunt formalizate

X
X

48-51

ACTIVITATEA DE AUDIT

GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC


exist un sistem pentru gestionarea carnetelor de munc?
dac da, v rugm s ne furnizai competenele necesare.
avei personal responsabil?
dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanelor i fia
postului.
sunt nominalizate persoanele care au acces la carnetele de
munc?
dac da, v rugm s ne prezentai situaia cu persoanele care au
acces.
exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
subobiectivului?
dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
exist proceduri scrise i formalizate?

dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.

DA

NU

OBS.

X
X
X
X

Fia postului

X
X

List persoane
X
X
Exist, dar nu
sunt formalizate

X
X

Obiectivul VIII.
FUNCIONALITATEA
SISTEMULUI
INFORMATIC
UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR
UMANE
Evaluarea sistemului informatic
- subsistemul informatic al gestiunii resurselor umane este integrat
n sistemul informatic general?
- v rugm s ne prezentai cerinele utilizatorilor?
- asigur prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte?
- v rugm, s ne prezentai competenele pe care trebuie s le
dein personalul de specialitate.
personalul responsabil are experiena necesar?
exist pregtire profesional continu pentru personalul de
specialitate?
dac da, v rugm s ne furnizai programele de pregtire
aprobate.
exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
subobiectivului?
dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
avei proceduri scrise i formalizate pentru utilizarea
subsistemului informatic al gestiunii resurselor umane?
dac da, v rugm s ni le furnizai.
Sigurana in exploatare a sistemului informatic
sistemul informatic este dotat cu echipamente de prevenire a
fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului electric?
exist personal responsabil pentru aceast activitate?
dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanelor i fiele
posturilor.
v rugm, s ne prezentai competenele pe care trebuie s le

52-64

52-58
X
X
X
X
X
X
Programe
pregtire

X
X
X

Exist, dar nu
sunt formalizate

X
X

59-60
X
X
X
X

List persoane

DA
ACTIVITATEA DE AUDIT
dein personalul de specialitate.
personalul responsabil beneficiaz de pregtirea profesional
X
continu?
dac da, v rugm s ne furnizai programele de pregtire
X
aprobate.
exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
subobiectivului?
dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
avei proceduri scrise i formalizate?
X
-

dac da, v rugm s ni le furnizai.


Securitatea bazelor de date
exist un sistem pentru prevenirea i detectarea accesrilor i
modificrilor neautorizate n sistem?
avei personal responsabil de specialitate?
dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia
postului.
personalul responsabil beneficiaz de pregtirea profesional
continu?
dac da, v rugm s ne furnizai programele de pregtire
aprobate.
utilizai programe antivirus, antispyware i firewall?
aceste programe sunt actualizate sistematic?
completai lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
subobiectivului?
dac da, v rog s ni le furnizai.
avei proceduri scrise i formalizate?

NU

Programe
pregtire
X
X
Manual de
instruciuni
neactualizat

X
61-64
X
X
X

Fia postului

X
X
X
X
X
X
Exist, dar nu
sunt formalizate

dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.

Obiectivul IX.
-

ARHIVAREA DOCUMENTELOR
avei un sistem privind organizarea arhivrii documentelor?
exist persoan desemnat pentru activitatea de arhivare a
dosarelor aferente activitii de gestiune a resurselor umane?
dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia
postului.
persoanele responsabile au experiena i pregtirea necesar?
v rugm s ne furnizai atribuiile postului.
spaiul destinat arhivrii documentelor corespunde cerinelor?
completai lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
subobiectivului?
dac da, v rog s ni le furnizai.
avei proceduri scrise i formalizate privind arhivarea
documentelor?
dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.

OBS.

65-68
X
X
X

Fia postului

X
X
X
X
X
Exist, dar nu
sunt formalizate

X
X

LISTA DE VERIFICARE NR. 1


Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI
Nr.
crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT
1

D
A

N
U

Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a


funciilor publice (Obiect auditabil 1 - LC)

Obiect
auditabil 1
(TD)

1
.1.

.2.
.3.
.4.

Examinarea procedurilor privind fundamentarea i


elaborarea Planului de ocupare a funciilor publice:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a
activitilor necesare fundamentrii i elaborrii planului:
a) aprobarea de ctre persoanele competente;
b) stabilirea modelelor de formulare necesare
fundamentrii;
c) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea
obiectivului/subobiectivului;
d) precizarea modalitilor de completare a modelelor
specifice activitilor;
e) oferirea unor exemple n acest sens;
f) solicitarea motivaiilor pentru faptul c nu se scot la
concurs toate posturile vacante;
g) justificarea numrului de funcii publice rezervate
absolvenilor de formare specializat;
h) cuprinderea modalitilor de actualizare a Panului de
ocupare a funciilor publice urmare a atribuirii de
obiective noi sau de transfer al altor obiective;
1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie
ale procesului de fundamentare i elaborare;
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnturi;
1.1.4. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie, respectiv
n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor
aferente;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de
formulare i informaiilor acestora, algoritmi de prelucrare
.a.
1.1.6. Modalitatea arhivrii documentelor.
1
Compararea atribuiilor cuprinse n fiele posturilor cu cele
din procedur i evaluarea completitudinii prelurii acestora
1
Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre responsabilii
cu realizarea activitii
1
Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii
acestora:

OBS.

Nr.
crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT

a) consider procedura corespunztoare?


b) constatat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice?
c) exist propuneri de perfecionare a procedurii?
1
.5.

Analiza Notelor de fundamentare privind propunerile


transmise de structurile din subordine:
a) modul de respectare al prevederilor procedurale cu
privire la modelele de formulare, coninutul acestora,
termene .a.;
b) concordana dintre numrul posturilor solicitate a fi
scoase la concurs i posturile vacante;
c) existena motivaiei faptului c nu au fost scoase la
concurs toate posturile vacante
d) existena numrului de funcii publice rezervate
absolvenilor programelor de formare specializat,
organizate de INA sau de instituii similare din strintate.
1
Verificarea avizrii Planului de ctre persoanele autorizate

.6.
1

Verificarea aprobrii Planului de ctre conducere

.7.

.9.
.10.

Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Baciu Otilia Mariana

OBS.

Test nr. 1

X
X

Lista de
control

X
X
X
-

1
.8.

Existena listelor de verificare prin care s se poat constata


elementele verificate de ctre persoanele care au avizat/aprobat
planul
1
Verificarea transmiterii Ageniei Naionale a Funcionarilor
Publici a Planului de ocupare a funciilor publice
1
Analiza modalitii de arhivare

N
U

Procedura P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern
TEST NR. 1
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004
Obiectul testului
Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funciilor publice
Obiectivele testului
Analiza notelor de fundamentare privind propunerile pentru ocuparea funciilor publice
transmise de structurile subordonate entitii
Descrierea testului
Eantionul a fost constituit prin selectarea primei direcii judeene de la fiecare liter alfabetic,
din totalul celor 40 de direcii i a municipiului Bucureti, (ex.: dintre Alba, Arad, Arge s-a selectat
Alba), astfel, au rezultat 14 direcii judeene, la care s-a adugat centrala entitii publice.
Testarea a constat n analiza notelor de fundamentare, examinndu-se urmtoarele elemente
stabilite prin Lista de verificare nr. 1, poz. 1.5. i 1.6., i anume:
Analiza Notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din subordine:
- modul de respectare al prevederilor procedurale cu privire la modelele de formulare,
coninutul acestora, termene .a.;
- concordana dintre numrul posturilor solicitate a fi scoase la concurs i posturile vacante;
- existena motivaiei faptului c nu au fost scoase la concurs toate posturile vacante;
- existena numrului de funcii publice rezervate absolvenilor programelor de formare
specializat, organizate de INA sau de instituii similare din strintate.
Verificarea avizrii Planului de ctre persoanele autorizate
Pentru efectuarea testrii a fost elaborat Lista de control privind analiza Notelor de
fundamentare a planului, prezentat n anex, care conine pe vertical elementele eantionului, iar pe
orizontal elementele testate.
Constatri
Din analiza Listei de control rezultate, s-a constatat c direciile judeene n notele de
fundamentare transmise nu au prevzut un numr de funcii publice rezervate absolvenilor
programelor de formare specializat, organizate de INA sau de instituii similare din strintate, dei
aveau aceast obligaie conform cadrului legal.
Concluzii
n baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 1.
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Baciu Otilia - Mariana

Supervizor,
Ionescu Mircea

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern
FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR.1
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004
PROBLEMA
Nestabilirea numrului funciilor publice care vor fi rezervate absolvenilor programelor de
formare specializat n administraia public, organizate de Institutul Naional de
Administraie sau de instituii similare din strintate.
CONSTATARE
Din analiza fundamentrii Planului de ocupare a funciilor publice pe anul 2004 s-a constatat c
nu a fost stabilit numrul funciilor publice care vor fi rezervate absolvenilor programelor de formare
specializat n administraia public, organizate de Institutul Naional de Administraie sau de instituii
similare din strintate, conform cadrului legal prevzut de H.G. nr. 25/2004 pentru aprobarea Planului
de ocupare a funciilor publice pe anul 2004, art. 1 i Legea nr. 188/1999 privind Statutul
funcionarilor publici, art. 20 alin. (1) lit. o) i art. 21 alin. (1) lit. b).
CAUZE
- Lipsa unei colaborri ntre minister i Agenia Naional a Funcionarilor Publici n elaborarea
Planului de ocupare a funciilor publice;
- Inexistena unor proceduri de lucru privind planificarea strategic a ocuprii funciilor publice
ntre instituiile i autoritile administraiei publice centrale;
- Nerespectarea cadrului legislativ i normativ n legtur cu rezervarea de posturi pentru
absolvenii programelor de formare specializat n administraia public, organizate de Institutul
Naional de Administraie sau de instituii similare din strintate;
CONSECINE
- Imposibilitatea angajrii absolvenilor programelor de formare specializat n administraia
public, organizate de Institutul Naional de Administraie sau de instituii similare din
strintate, datorit faptului c nu au fost rezervate asemenea posturi conform cadrului legislativ
i normativ;
- Fundamentarea nesatisfctoare a Planului de ocupare a funciilor publice la nivelul
ministerului.
RECOMANDRI
- Instruirea personalului care se ocup cu elaborarea i aprobarea Planului de ocupare a funciilor
publice la nivelul ministerului i evaluarea sistematic a acestuia;
- Stabilirea de atribuii i responsabiliti, n acest sens, prin fiele posturilor;
- Elaborarea procedurilor de planificare privind ocuparea funciilor publice n colaborare cu
Agenia Naional a Funcionarilor Publici.
ntocmit,

Supervizat,

Pentru conformitate,

Baciu Otilia Mariana

Ionescu Mircea
LISTA DE VERIFICARE NR. 2
Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI

Nr.
crt.

Activitatea de audit
1

D
A

N
U

Organizarea concursurilor
(Obiecte auditabile 2-9 - LC)

Obiecte
auditabile 2-4
(TD)

1
.1.

.2.
.3.
.4.

Examinarea procedurii privind organizarea i analiza


dosarelor candidailor pentru ocuparea posturilor:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor
necesare organizrii concursurilor:
a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente;
b) stabilirea modelelor de formulare specifice;
c) precizarea modalitilor de completare a modelelor;
d) oferirea unor exemple n acest sens;
e) prevederea situaiilor de respingere a dosarelor
candidailor;
f) cuprinderea modalitii de nregistrare a contestaiilor;
g) cuprinderea modalitii de soluionare a contestaiilor;
h) cuprinderea modului de comunicare a rezultatului analizei
contestaiilor;
i) existena componentei de actualizare a procedurii;
1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale
procesului;
1.1.3. Respectarea principiul dublei semnturi;
1.1.4. Stabilirea responsabilitilor pentru comisia de organizare a
concursurilor, respectiv verificarea statului de funcii,
constituirea comisiilor, publicarea anunului de concurs,
constituirea dosarelor candidailor, ntocmirea procesului
verbal privind analiza dosarelor i soluionarea contestaiilor,
n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor
aferente;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de
formulare i informaiile activitilor, algoritmi de prelucrare
.a.
1.1.6. Modalitatea arhivrii documentelor.
1
Compararea atribuiilor din procedur cu cele cuprinse n
fiele posturilor
1
Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu
responsabiliti n organizarea concursurilor
1
Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora:
a) consider procedura corespunztoare?
b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice?
c) exist propuneri de perfecionare a procedurii?

OBS.

Nr.
crt.

Activitatea de audit
1

.5.

1.6.

Verificarea existenei documentelor obligatorii:


a) copia actului de identitate
b) formularul de nscriere
c) copiile diplomelor de studii i ale altor acte care atest
efectuarea unor specializri
d) copia carnetului de munc sau, dup caz, o adeverin care
s ateste vechimea n munc i, dup caz, n specialitate
e) cazierul judiciar
f) adeverina care s ateste starea de sntate
g) copia fiei de evaluare a performanelor profesionale
individuale sau, dup caz, recomandarea de la ultimul loc de
munc
h) declaraia pe propria rspundere sau adeverina care s
ateste c nu a desfurat activiti de poliie politic
i) completarea formularului de nscriere
Verificarea legalizrii sau certificrii copiilor documentelor
obligatorii de ctre secretariatul comisiei de concurs, prezentate la pct
1.5.

N
U

OBS.

- Test nr. 2
- Liste de
control
X Centralizatorul
privind modul
de organizare
al
concursurilor

1
.7.

.8.

Analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare la


modul de organizare al concursurilor, modelele de formulare
(documente, coninutul acestora, termenele de realizare .a.), implic
verificarea:
a)existenei posturilor n statul de funcii;
b) solicitrii avizului ANFP cu 45 de zile naintea datei de
susinere a concursurilor;
c)emiterii avizului ANFP n termen de 10 zile lucrtoare;
d) publicrii anunului de concurs n Monitorul Oficial cu cel
puin 30 de zile naintea desfurrii concursurilor;
e)depunerii dosarelor candidailor n termen de 20 de zile de la
publicare;
f) ndeplinirii condiiilor de vechime.
1
Examinarea Procesului verbal de selecie a dosarelor n care
au fost verificate:
a) selectarea dosarelor candidailor n termen de 5 zile
lucrtoare
b) consemnarea afirii rezultatelor selectrii dosarelor n
termen de 5 zile lucrtoare;
c) existena meniunii admis n Procesul verbal n dreptul
dosarelor selectate;
d) concordana ntre numrul de dosare nregistrate i cele
cuprinse n Procesul verbal;

D
A

Test nr. 2

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
-

- Liste de
control
Centralizatorul
privind modul
de organizare
al
concursurilor

Nr.
crt.

Activitatea de audit

e) existena tuturor semnturilor membrilor comisiei n


1
.9.

Procesul verbal de selecie a dosarelor.


Verificarea contestaiilor:
a) depunerea n termen de 24 de ore de la afiarea listei;
b) examinarea contestaiilor;
c) consemnarea afirii rezultatelor contestaiei la sediul
instituiei.
Analiza modalitilor de arhivare

.10.

D
A

N
U

OBS.

Nu

Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Bilauca Nelia

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern
TEST NR. 2
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004
Obiectul testului:
Modul de organizare al concursurilor
Obiectivele testului:
Examinarea dosarelor candidailor
Descrierea testului:
n anul 2004, au fost organizate 6 concursuri pentru ocuparea funciilor publice. Eantionul a fost
constituit din dosarele candidailor care au fost declarai admii, la cele 6 concursuri, considerndu-se
ca fiind un numr redus de dosare pentru o entitate.
Testarea dosarelor de concurs s-a realizat prin verificarea elementelor care intr n componena
dosarului, conform Listei de verificare nr. 2 poz. 1.6., 1.7. i 1.8. prin care s-a urmrit:

Verificarea legalizrii sau certificrii copiilor documentelor obligatorii de ctre secretariatul


comisiei de concurs, prezentate la pct. 1.5.;
Analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare la modul de organizare al
concursurilor, modelele de formulare (documente, coninutul acestora, termenele de realizare
.a.), implic verificarea:
- existenei posturilor n statul de funcii;
- solicitrii avizului ANFP cu 45 de zile naintea datei de susinere a concursurilor;
- emiterii avizului ANFP n termen de 10 zile lucrtoare;
- publicrii anunului de concurs n Monitorul Oficial cu cel puin 30 de zile naintea
desfurrii concursurilor;
- depunerii dosarelor candidailor n termen de 20 de zile de la publicare;
- ndeplinirii condiiilor de vechime.
Examinarea Procesului verbal de selecie a dosarelor:
- verificarea selectrii dosarelor candidailor n termen de 5 zile lucrtoare;
- verificarea consemnrii afirii rezultatelor selectrii dosarelor n termen de 5 zile
lucrtoare;
- verificarea existenei meniunii admis n Procesul verbal n dreptul dosarelor selectate.
Testarea s-a concretizat n elaborarea listelor de control pentru fiecare dosar de concurs, care
ulterior au fost preluate ntr-un centralizator, care conine pe vertical dosarele supuse verificrii, iar
pe orizontal elementele selectate pentru testare, respectiv piesele care trebuie s existe n dosare,
prezentate n anex.
Constatri
Din verificrile efectuate i analiza Centralizatorului privind modul de organizare al
concursurilor s-a constatat c n toate dosarele de concurs ale candidailor exist documente depuse
care nu sunt n copii legalizate sau nu au fost certificate pentru conformitate cu originalul de ctre
secretariatul comisiei de concurs.
Concluzii
n baza acestui test s-a elaborat FIAP nr.2.
Data: 01.04.2005

Auditor intern,
Bilauca Nelia

Supervizor,
Ionescu Mircea

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern
FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2009 - 31.12.2009
PROBLEMA
Existena copiilor legalizate sau certificate de ctre secretariatul comisiei n dosarele candidailor
la ocuparea funciilor publice
CONSTATARE
Dosarele de concurs ale candidailor conin copii ale documentelor care nu sunt legalizate sau
care nu sunt certificate pentru conformitate de ctre secretariatul comisiei de concurs.Cadrul de
referin prevede ca la nscrierea la concursurile pentru ocuparea posturilor vacante, candidaii trebuie
s prezinte copii legalizate de pe actele prevzute n art. 8 din Regulamentul de organizare i
desfurare a concursurilor aprobat prin H.G. nr.1209/2003 privind organizarea i dezvoltarea carierei

funcionarilor publici sau copii nsoite de documentele originale, care sunt certificate pentru
conformitate cu originalul de ctre secretariatul comisiei de concurs.
CAUZE
- Inexistena unei proceduri n activitatea de organizare a concursurilor de ocupare a funciilor
publice;
- Nerespectarea atribuiilor stabilite prin fiele posturilor;
- Neinstruirea membrilor comisiei de concurs i a secretariatului acestuia n vederea organizrii
concursurilor.
CONSECINE
- Posibilitatea admiterii la concurs a unor candidai care nu ndeplinesc condiiile prevzute de
lege;
- Posibilitatea anulrii ulterioare a concursurilor, datorit neconcordanei ntre copiile din dosarul
de concurs i documentele originale;
- Prelungirea perioadei n care posturile rmn neocupate, implic un efort suplimentar al celorlali
funcionari din cadrul acelor structuri care ar fi trebuit s-i ocupe posturile vacante.
RECOMANDRI
- Instruirea membrilor comisiilor de concurs i ai comisiilor de contestaii, precum i a persoanelor
care asigur munca de secretariat naintea organizrii acestora, consemnate printr-un proces
verbal conform legii;
- Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind organizarea i susinerea concursurilor de
ocupare a funciilor publice, care s conin activitile de control i responsabilitile personale.
ntocmit,
Cderea Georgeta

Supervizat,
Ionescu Mircea

Pentru conformitate,

LISTA DE VERIFICARE NR. 3


Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI
Nr.
crt.
1.
1.1.

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

Susinerea concursurilor
(Obiecte auditabile 10-16 - LC)
Examinarea procedurii privind susinerea concursurilor
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a
activitilor aferente susinerii concursurilor:
a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente;
b) stabilirea modelelor de formulare specifice;
c) verificarea existenei listei activitilor pentru
realizarea obiectivului/subobiectivului;
d) precizarea modalitilor de completare a modelelor;
e) oferirea unor exemple n acest sens;

OBS.
Obiecte
auditabile
(TD)

5-6

Nr.
crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT

f) cuprinderea modalitii de nregistrare a contestaiilor;


g) cuprinderea modalitii de soluionare a contestaiilor;
h) cuprinderea modului de comunicare a rezultatului
1.1.2.
1.1.3.
1.1.4.

1.1.5.

1.1.6.
1.2.
1.3.
1.4.

1.5.

analizei contestaiilor;
i) existena componentei de actualizare a procedurii.
nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie
ale procesului;
Respectarea principiului dublei semnturi;
Stabilirea responsabilitilor pentru comisia de organizare
a concursurilor, respectiv n fazele de susinere a probei
scrise, a probei orale, notarea probelor, anunarea
rezultatelor i soluionarea eventualelor contestaii n
fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor
aferente;
Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de
formulare i informaiile activitilor, algoritm de
prelucrare .a.
Modalitatea arhivrii.
Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor

Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele


cu responsabiliti n organizarea i susinerea concursurilor
Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii
acestora:
a) consider procedura corespunztoare?
b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice?
c) exist propuneri de perfecionare a procedurii?
Analiza susinerii probelor scrise:

a) stabilirea subiectelor la proba scris s-a realizat pe


baza bibliografiei de concur
b) stabilirea a dou variante a cte trei subiecte
c) pentru testele gril numrul subiectelor este de 3 ori
mai mare dect numrul celor stabilit pentru fiecare test
gril
d) seturile de subiecte au fost semnate de ctre toi
membrii comisiei de concurs
e) plicurile au fost sigilate i au tampila instituiei
f) lucrrile de concurs au fost redactate doar pe seturile
de hrtie asigurate de DRU
g) lucrrile de concurs poart tampila pe fiecare fil, n
colul din stnga sus
h) asigurarea confidenialitii numelor candidailor
i) candidaii care au predat lucrrile de concurs au
semnat n borderoul special
j) semnarea procesului verbal de ctre toi membrii

DA

NU

OBS.

TEST

NR. 3
Liste de
control nr. 1 6

X
X

Centralizatorul
privind
susinerea
probelor scrise

X
X
X
X
X
X
X
X

Nr.
crt.
1.6.

1.7.

1.8.
1.9.
1.10.

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

comisiei
Analiza susinerii probelor interviu:
a) proba de interviu a fost susinut n termen de 5 zile
lucrtoare de la data susinerii probei scrise
b) stabilirea subiectelor la proba interviu s-a realizat pe
baza bibliografiei de concurs;
c) consemnarea ntrebrilor i rspunsurilor la interviu n
anexa la Procesul verbal;
d) ntocmirea procesului verbal la finalizarea probei
interviului;
e) stabilirea planului interviului;
f) semnarea procesului verbal de ctre toi membrii
comisiei.
Analiza rezultatelor concursurilor
- examinarea proceselor verbale ntocmite
- analiza baremurilor i notelor acordate dou probe
- verificarea candidailor admii privind obinerea la
punctajul final a cel puin 100 de puncte i minim 50
de puncte la fiecare prob
Garantarea anunrii rezultatelor n maximum 3 zile de la
data susinerii probelor
Analiza contestaiilor i a rspunsurilor formulate
Analiza modalitii de arhivare a documentelor

NU

TEST NR. 3
X
Liste de control
nr. 7 12

X
X

Centralizatorul
privind
susinerea
probelor
interviu

X
X
X
-

Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Cderea Georgeta

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern
TEST NR.3
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004
Obiectul testului
Modul de susinere a concursurilor
Obiectivele testului
Examinarea Proceselor verbale privind susinerea probei scrise
Examinarea Proceselor verbale privind susinerea probei interviu
Descrierea testului

OBS.

n anul 2004 fiind organizate un numr de mic de concursuri, respectiv 6, eantionul pentru
testare a fost constituit, n mod exhaustiv, din dosarele acestor concursuri.
Pentru efectuarea testrii s-au evaluat, pentru fiecare dosar de concurs, elementele stabilite n
Lista de verificare nr. 3, poz. 1.5. i 1.6., verificndu-se urmtoarele:
Analiza susinerii probelor scrise:
- stabilirea subiectelor la proba scris s-a realizat pe baza bibliografiei de concurs;
- stabilirea a dou variante a cte trei subiecte;
- pentru testele gril numrul subiectelor este de 3 ori mai mare dect numrul celor stabilit
pentru fiecare test gril;
- seturile de subiecte au fost semnate de ctre toi membrii comisiei de concurs;
- plicurile au fost sigilate i au tampila instituiei;
- lucrrile de concurs au fost redactate doar pe seturile de hrtie asigurate de DRU;
- lucrrile de concurs poart tampila pe fiecare fil, n colul din stnga sus;
- asigurarea confidenialitii numelor candidailor;
- candidaii care au predat lucrrile de concurs au semnat n borderoul special;
- semnarea procesului verbal de ctre toi membrii comisiei.
Analiza susinerii probelor interviu:
- proba de interviu a fost susinut n termen de 5 zile lucrtoare de la data susinerii probei
scrise;
- stabilirea subiectelor la proba interviu s-a realizat pe baza bibliografiei de concurs;
- consemnarea ntrebrilor i rspunsurilor la interviu n anexa la Procesul verbal;
- ntocmirea procesului verbal la finalizarea probei interviului;
- stabilirea planului interviului;
- semnarea procesului verbal de ctre toi membrii comisiei.
Testarea s-a materializat n elaborarea Listelor de control nr. 1-6 pentru proba scris i nr. 7-12
pentru proba interviu, care ulterior au fost centralizate separat i sunt prezentate n anexe.
Constatri
Din analiza Centralizatorului privind susinerea probelor scrise, prezentat n Anexa nr. 1, s-a
constatat c la dosarul de concurs pentru ocuparea postului de consilier superior la Direcia
Buget-Contabilitate-Financiar, procesul verbal nu a fost semnat de un membru al comisiei care a
lipsit din motive medicale i nu a existat un membru supleant care s l poat nlocui n comisia
de concurs.
Analiza Centralizatorului privind susinerea probelor interviu, prezentate n Anexa nr. 2, ne-a
permis s constatm c toate elementele examinate corespund prevederilor cadrului normativ n
vigoare.
Concluzii
n baza testului i a Centralizatorului privind susinerea probelor scrise s-a elaborat FIAP nr. 3.
Data: 01.04.2005

Auditor intern,
Cderea Georgeta

Supervizor,
Ionescu Mircea

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern
FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 3
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2009 - 31.12.2009

PROBLEMA
Modul de constituire a comisiilor de concurs i a comisiilor de soluionare a contestaiilor prin
act administrativ al conductorului autoritii sau al instituiei publice organizatoare a concursului.
CONSTATARE
Funcionarea comisiei de concurs cu nu numr mai mic de membri dect cel prevzut prin H.G.
nr. 1209/2003 privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici i aprobat prin ordin al
ministrului i acceptarea unor soluii neprocedurale.
Pentru ocuparea concursului de consilier superior n cadrul Direciei General Buget,
Contabilitate i Financiar s-a constituit comisia de concurs i comisia de soluionare a contestaiilor,
prin ordin al ministrului, n conformitate cu legislaia i actele normative n vigoare privind
organizarea concursurilor.
La data desfurrii concursului unul dintre membrii comisiei nu a putut s participe din motive
medicale.
Datorit inexistenei unei proceduri, s-a optat pentru o soluie de compromis, dar neprocedural,
prin solicitarea acordului verbal al candidailor de a se desfura concursul cu comisia incomplet
format din patru membri, din cei cinci desemnai prin ordinul ministrului.
CAUZE
- Legislaia n vigoare nu prevede posibilitatea nlocuirii unui membru din comisiile de concurs
i nici nu ofer o soluie n aceast situaie
- Inexistena unei proceduri interne privind organizarea i desfurarea concursurilor, care s
prevad situaiile care pot impieta buna desfurare a acestor concursuri, respectiv existena
unor membri supleani pentru cazuri deosebite.
CONSECINE
- Exist posibilitatea contestrii concursurilor datorit adoptrii unor soluii neprocedurale i
relurii procedurii.
RECOMANDRI
- Elaborarea procedurilor de organizare i desfurare a concursurilor privind ocuparea
funciilor publice, care s prevad numirea unor membri supleani pentru nlocuirea
membrilor indisponibili ai comisiilor de organizare a concursurilor pentru ocuparea funciilor
publice.
ntocmit,
Baciu Otilia - Mariana

Supervizat,
Ionescu Mircea

Pentru conformitate,

LISTA DE VERIFICARE NR. 4


Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI
Nr.
crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT
1

Deciziile de numire
(Obiecte auditabile 17-18 - LC)

DA

NU

OBS.
Obiecte
auditabile 7-8
(TD)

Nr.
crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT

NU

OBS.

1
.1.

Examinarea procedurii privind ntocmirea i comunicarea


deciziilor:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a
activitilor aferente ntocmirii i comunicrii deciziilor de
numire:
a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente;
b) stabilirea modelelor de decizie de numire;
c) verificarea existenei listei activitilor pentru
realizarea obiectivului;
d) precizarea modalitilor de completare a deciziei de
numire;
e) oferirea unor exemple n acest sens;
f) cuprinderea modalitii de nregistrare a deciziilor de
numire;
g) cuprinderea modalitii de comunicare a deciziilor de
numire.
h) existena componentei de actualizare a procedurii.
1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie
ale procesului;
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnturi;
1.1.4. Stabilirea responsabilitilor privind ntocmirea i
comunicarea deciziilor de numire, n fazele de ntocmire,
avizare, aprobare i ale termenelor aferente fiecrei faze;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de
formulare i informaiile activitilor, algoritm de
prelucrare .a.
1.1.6. Modalitatea arhivrii.
1
Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor

DA

.2.
1

Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele


cu responsabiliti n organizarea i susinerea concursurilor
1
Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii
.4.
acestora:
a) consider procedura corespunztoare?
b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice?
c) exist propuneri de perfecionare a procedurii?
1
Examinarea deciziilor de numire din dosarele profesionale
.5.
ale candidailor admii n urma concursului:
1.5.1. Decizia de numire are form scris i conine:
.3.

a)
b)
c)
d)
e)

denumirea funciei de ncadrare


temeiul legal al numirii
numele funcionarului public
data de la care urmeaz s exercite funcia public
drepturile salariale

X
X
X
X
X

Test nr.
4
- Liste
X
de
control
Centralizator
- privind
-

Nr.
crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT

f) locul de desfurare a activitii


g) semntura ordonatorului de credite
h) tampila instituiei
1.5.2. Confirmarea semnturii salariatului pentru primirea
deciziei de numire
1.5.3.Confirmarea semnturii salariatului pentru primirea copiei
fiei postului, anex la decizia de numire
1
Confirmarea numirii n termen de cel mult 15 zile
.6.
lucrtoare de la data la care candidatul a fost declarat admis
1
Analiza modalitilor de arhivare
.7.

DA

NU

OBS.

X
X
X

- emiterea
- deciziilor
numire
-

Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Baciu Otilia Mariana

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern
TEST NR. 4
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004
Obiectul testului
Emiterea deciziei de numire
Obiectivele testului
Verificarea respectrii conformitii actelor administrative (deciziilor) de numire

de

Descrierea testului
Eantionul a fost constituit din deciziile de numire ale candidailor admii n anul 2004, n mod
exhaustiv, ale celor 6 concursuri organizate pentru ocuparea unei funcii publice.
Pentru efectuarea testrii deciziilor de numire, pentru personalul nou angajat, pe baza Listei de
verificare nr. 4, poz. 1.5.1. s-a analizat existena elementelor pe care trebuie s le conin acestea i
anume:
-denumirea funciei publice;
-temeiul legal al numirii;
-numele funcionarului public;
-data de la care urmeaz s exercite funcia public;
-drepturile salariale;
-locul de desfurare a activitii;
-semntura ordonatorului de credite;
-tampila entitii publice.
Testarea s-a concretizat n elaborarea listelor de control pentru fiecare decizie de numire, care
ulterior au fost preluate ntr-un centralizator, prezentat n anex.
Constatri
Din analiza Centralizatorului privind emiterea deciziilor de numire a rezultat c decizia de
numire a dl. Constantinescu Ion a fost neconform cu realitatea n sensul c denumirea funciei publice
a fost completat cu o ncadrare necorespunztoare, respectiv consilier superior la DADR, categoria
A, clasa I, gr. 2, n loc de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 3 pentru care fusese declarat
admis, n baza Procesului verbal al comisiei de concurs.
Concluzii
n baza acestui test se va ntocmi FIAP-ul nr. 4.
Data: 01.04.2005

Auditor intern,
Bilauca Nelia - Roxana

Supervizor,
Ionescu Mircea

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern
FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 4
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004

PROBLEMA
Emiterea deciziilor de numire
CONSTATARE
Din analiza coninutului deciziilor de numire ale candidailor admii prin concurs n anul 2004,
conform testelor anexe la Lista de verificare nr. 4, s-a constatat ncadrarea eronat a dl.
Constantinescu Ion pe funcia de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 2, n loc de consilier
superior, categoria A, clasa I, gr. 3 pentru care fusese declarat admis de ctre comisia de concurs.
CAUZE
- ntocmirea Deciziei de numire de ctre un salariat care nu are atribuii i responsabiliti n
acest domeniu, respectiv cunotinele necesare respectrii prevederilor legale n materie;
- Motivaia directorului DRU a fost absena persoanei cu atribuii i competene n acest sens, ct
i de lipsa personalului i a timpului necesar pregtirii acestuia.
- Inexistena unei proceduri, scrise i formalizate privind modul de emitere al deciziilor de
numire.
CONSECINE
- Plata unor sume suplimentare necuvenite din bugetul entitii publice;
- Perturbarea activitii prin anularea deciziei de numire, refacerea acesteia n conformitate cu
prevederile legislative i modificarea nregistrrii din carnetul de munc.
RECOMANDRI
- Reverificarea corectitudinii deciziilor de numire emise n anul 2003 i informarea Serviciului
Audit Public Intern asupra rezultatelor verificrii;
- Pregtirea profesional a personalului implicat n activitatea de organizare i gestionare a
resurselor umane din cadrul entitii i evaluarea sistematic a acestuia;
- Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaiile specifice
activitilor privind organizarea i gestiunea resurselor umane din cadrul entitii;
- Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru sistemul de emitere al deciziilor de numire.
ntocmit,
Baciu Otilia - Mariana

Supervizat,

Pentru conformitate,

Ionescu Mircea

LISTA DE VERIFICARE NR. 5


Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Nr.
crt.
1.
1.1.

ACTIVITATEA DE AUDIT
Stabilirea elementelor de natur salarial
(Obiecte auditabile 19-27 - LC)
Examinarea procedurii privind stabilirea elementelor de

DA

NU

OBS.
Obiecte
auditabile 9-16
(TD)

Nr.
crt.

1.2.
1.3.
1.4.

1.5.

1.6.

ACTIVITATEA DE AUDIT
natur salarial:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor
aferente stabilirii elementelor de natur salarial:
a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente;
b) precizarea modalitilor de acordare a drepturilor salariale;
c) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea
obiectivului/subobiectivului;
d) cuprinderea modalitii de calcul a drepturilor salariale;
e) oferirea unor exemple n acest sens;
f) existena componentei de actualizare a procedurii.
1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale
procesului;
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnturi;
1.1.4. Atribuirea responsabilitilor privind stabilirea drepturilor
salariale n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale
termenelor aferente fiecrei faze;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de
formulare i informaiile activitilor, algoritm de prelucrare
1.1.6. Modalitatea arhivrii documentelor.
Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor
Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu
responsabiliti n stabilirea drepturilor salariale
Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora:
a) consider procedura corespunztoare?
b) au constatat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice?
c) au propuneri de perfecionare a procedurii?
Verificarea stabilirii drepturilor salariale, respectiv a:
a) salariului de baz
b) indemnizaiei de conducere
c) sporului pentru complexitatea n munc
d) sporului de vechime n munc
e) sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte
f) salariului de merit
g) sistemului de premiere
Analiza modalitilor de arhivare a documentelor
Data: 01.04.2005

DA

NU

Auditor intern,
Cderea Georgeta

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern
TEST NR. 5
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

TEST nr. 5
X

X
X
X
X
X
X
-

OBS.

- Liste de
control
- Centralizator
privind
sabilirea
elementelor de
natur
salarial

Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004


Obiectul testului
Stabilirea elementelor de natur salarial
Obiectivele testului
Examinarea respectrii conformitii privind acordarea drepturilor salariale
Descrierea testului
Eantionul va cuprinde dosarele de concurs ale celor 6 candidai admii n anul 2004.
Testarea se va realiza pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 5, poz. 1.5 dup
cum urmeaz:
- salariul de baz;
- indemnizaia de conducere;
- sporul pentru complexitate n munc;
- sporul de vechime n munc;
- sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte;
- salariul de merit.
n acest scop, s-au elaborat liste de control, pentru fiecare candidat admis, care au fost
completate cu drepturile salariale stabilite de auditori interni i comparate cu cele din deciziile de
numire.
Pe baza listelor de control s-a elaborat Centralizatorul privind stabilirea elementelor de natu
salarial, prezentate n anex.
Constatri
Din testarea elementelor care au stat la baza ntocmirii deciziilor de numire, conform
Centralizatorului privind stabilirea elementelor de natur salarial, prezentat n Anex, s-a constatat
acordarea eronat a salariului de baz pentru dl. Constantinescu Ion, aferent funciei de consilier
categoria A, clasa I, gradul 2. Astfel, s-au nclcat prevederile art. 49, lit. a) din H.G. nr. 1209/2003,
prin care se specific faptul c salariul de baz pentru funcia public de execuie de grad profesional
"superior", clasa I, este cel prevzut pentru funcia public de execuie de categoria A, , clasa I,
gradul 3.
Datorit constatrii cu ntrziere a erorii de ctre Serviciul salarizare, care avea obligaia
verificrii conformitii cu cadrul legislativ i normativ, s-au efectuat pli suplimentare necuvenite.
Ulterior, sumele au fost recuperate de la persoana care a beneficiat de acestea.
Concluzii
n baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 5.
Data: 01.04.2005

Auditor intern,
Baciu Otilia - Mariana

Supervizor,
Ionescu Mircea

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern
FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 5
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004


PROBLEMA
Modalitatea de stabilire a salariilor de baz pentru candidaii declarai admii la concursul
pentru ocuparea funciilor publice de execuie.
CONSTATARE
Neexercitarea controlului asupra modului de elaborare a deciziilor de numire de ctre
persoana autorizat din cadrul Serviciului financiar-salarizare.
Din verificarea datelor nscrise n deciziile de numire ale candidailor declarai admii n
urma organizrii concursurilor n anul 2004, conform Listei de verificare nr. 5, s-a constatat
stabilirea eronat a salariului de baz al dl. Constantinescu Ion, urmare a ncadrrii
necorespunztoare pe funcie. n conformitate cu H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea i
dezvoltarea carierei funcionarilor publici. Salariile de baz se stabilesc prin echivalare cu cele
prevzute de O.U.G. nr. 192/2002 privind reglementarea drepturilor de natur salarial ale
funcionarilor publici, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 228/2003.
CAUZE
- Nerespectarea atribuiilor din fia postului cu privire la verificarea drepturilor salariale stabilite
prin decizia de numire cu cele prevzute de cadrul normativ.
CONSECINE
- Plata unor sume suplimentare necuvenite din bugetul instituiei;
- Inexistena unor proceduri adecvate.
RECOMANDRI
- Asigurarea pregtirii profesionale a personalului implicat n activitatea de organizare i
gestionare a resurselor umane din cadrul entitii i evaluarea periodic a acestuia;
- Reverificarea modului de stabilire a salariilor pentru salariaii nou angajai n anul 2003 i
informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificrii;
- Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaiile specifice
activitilor privind organizarea i gestiunea resurselor umane din cadrul entitii;
- Elaborarea procedurilor scrise i formalizate i implementarea activitilor de control i a
responsabilitilor ce se impun, pentru realizarea operaiilor specifice fiecrei activiti privind
organizarea i gestiunea resurselor umane din cadrul entitii.

ntocmit,
Baciu Otilia - Mariana

Supervizat,

Pentru conformitate,

Ionescu Mircea

LISTA DE VERIFICARE NR. 6


Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
Nr.
crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT
1

Modificarea drepturilor salariale


(Obiecte auditabile 28-29 - LC)

DA

NU

OBS.
Obiect
auditabil 17-

Nr.
crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

OBS.
18 (TD)

1
.1.

Examinarea procedurii privind stabilirea elementelor de natur


salarial:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor
aferente fundamentrii i comunicrii modificrilor drepturilor
salariale:
a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente;
b) precizarea modalitilor de acordare a drepturilor salariale;
c) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea
obiectivului;
d) cuprinderea modalitii de calcul a drepturilor salariale;
e) oferirea unor exemple n acest sens;
f) existena componentei de actualizare a procedurii.
1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale
procesului;
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnturi;
1.1.4. Atribuirea responsabilitilor privind fundamentarea i
comunicarea modificrilor drepturilor salariale n fazele de
ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor aferente fiecrei
faze;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat,
respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i
informaiile activitilor, algoritm de prelucrare .a.
1.1.6. Modalitatea arhivrii documentelor.
1
Punerea de acord atribuiilor din procedur cu fiele posturilor

.2.

1
.3.
.4.

Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu


responsabiliti n fundamentarea i comunicarea modificrilor
drepturilor salariale
1
Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora:
a) consider procedura corespunztoare?
b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice?
c) exist propuneri de perfecionare a procedurii?
1
Examinarea datei ultimei actualizri a drepturilor salariale

.5.
1
.6.

Recalcularea majorrilor salariale, urmare a creterii vechimii n


munc

1
.7.

anuale
1

.8.

Analiza creterilor/diminurilor salariale, urmare a evalurilor


Analiza diminurilor salariale, urmare a aplicrii sanciunilor:
a) modificarea drepturilor salariale a fost aprobat de
conductorul entitii publice;
b) existena deciziei conductorului entitii publice de
diminuare a drepturilor salariale la propunerea comisiei de
disciplin.

X
X
X

Test nr. 6
- Liste de
control
Centralizator
privind
diminuarea
drepurilor

Nr.
crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

OBS.
salariale

Verificarea existenei concordanei atribuiilor din fiele


.9.
posturilor cu cerinele privind experiena i pregtirea profesional
1
Verificarea operrii n carnetele de munc a diminurii
.10.
drepturilor salariale
1
Diminuarea drepturilor salariale a fost realizat efectiv prin
.11.
reinerea sumelor

Analiza modalitii de arhivare a documentelor

.12.

- Liste de
control
Centralizator
privind
diminuarea
drepurilor
salariale

Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Bilauca Nelia Roxana

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern
TEST NR. 6
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004
Obiectul testului
Modificarea drepturilor salariale
Obiectivele testului
Operarea modificrilor drepturilor salariale
Descrierea testului
Eantionul supus testrii se va constitui integral din cele 7 cazuri de diminuri salariale care sau nregistrat n anul 2004.
Verificarea va consta n examinarea operrii modificrilor salariale ca urmare a sancionrii
abaterilor de la regulamente n baza de date electronic n dosarele profesionale i n carnetele de
munc ale salariailor.
Pentru fiecare salariat sancionat disciplinar s-a ntocmit o list de control pe baza elementelor
prevzute n Lista de verificare nr. 6, poz. 1.8, 1.10 i 1.11, dup cum urmeaz:
- modificarea drepturilor salariale a fost aprobat de conductorul instituiei publice;
- existena deciziei conductorului entitii publice de diminuare a drepturilor salariale la
propunerea comisiei de disciplin;
- diminuarea drepturilor salariale a fost operat n carnetul de munc;
- diminuarea drepturilor salariale a fost realizat efectiv prin reinerea sumelor.

Listele de control au fost preluate n Centralizatorul privind diminuarea drepturilor salariale


urmare a aplicrii sanciunilor disciplinare, prezentate n anex.
Constatri
Din analiz s-a constatat c, ntr-un singur caz, respectiv cel al doamnei Dnescu Laura,
sanciunea de 5%, aplicat la salariul de baz, a fost operat n baza de date electronic i reinut din
drepturile salariale, dar nu a fost operat i n carnetul de munc.
Concluzii
n baza acestui test s-a ntocmit FIAP nr. 6.
Data: 01.04.2005

Auditor intern,
Bilauca Roxana - Nelia

Supervizor,
Ionescu Mircea

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern
FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 6
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004
PROBLEMA
Nenregistrarea modificrilor drepturilor salariale n carnetul de munc
CONSTATAREA
Din analiza personalului care a fost sancionat, n anul 2004, respectiv 7 salariai, s-a constatat c
ntr-un caz sanciunea de 5% aplicat pe 3 luni a fost reinut din drepturile salariale i operat n baza
de date, dar nu a fost nregistrat n carnetul de munc.
CAUZE
- Nerespectarea atribuiilor de serviciu prevzute n fia postului de ctre persoana autorizat cu
operarea n carnetele de munc;
CONSECINE
- Reflectarea nereal a situaiei personalului n documentele administrative, cu impact asupra
carierei funcionarilor publici, n mod special n situaia unui transfer.

RECOMANDRI
- Verificarea persoanelor care au fost sancionate de conducere n anul 2003 pentru a se depista
dac exist nereguli n modul de aplicare al sanciunilor;
- Implementarea unui nivel de control intern ierarhic suplimentar.
ntocmit,
Baciu Otilia - Mariana

Supervizat,

Pentru conformitate,

Ionescu Mircea

LISTA DE VERIFICARE NR. 7


Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
Nr.
crt.

Activitatea de audit
1

.
1
.1.

D
A

N
U

Salarizarea muncii peste programul normal de lucru


(Obiecte auditabile 30-33 - LC)
Examinarea procedurii privind salarizarea muncii peste
programul normal de lucru:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor
aferente fundamentrii i evidenierii muncii prestate peste
programul normal de lucru:
a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente;
b) stabilirea modalitii de evideniere a muncii peste
programul normal de lucru;
c) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea
obiectivului;
d) precizarea modalitii recuperrii n bani sau timp
echivalent a muncii efectuate peste programul normal de
lucru;
e) cuprinderea modalitii de calcul a drepturilor salariale
realizate peste program;
f) cuprinderea modalitii de calcul a timpului ce va fi
recuperat;

OBS.
Obiecte
auditabile 1920 (TD)

Nr.
crt.

Activitatea de audit

g) oferirea unor exemple n acest sens.


h) existena componentei de actualizare a procedurii.
1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale
procesului;
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnturi;
1.1.4. Atribuirea responsabilitilor privind fundamentarea i
evidenierea timpului prestat peste programul normal de lucru,
n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor
aferente fiecrei faze;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de
formulare i informaiile activitilor, algoritm de prelucrare
.a.
1.1.6. Modalitatea arhivrii.
1
Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor
.2.

N
U

OBS.

1
.3.

Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu


responsabiliti n fundamentarea i evidenierea timpului prestat
peste programul normal de lucru
1
Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora:

D
A

.4.

a) consider procedura corespunztoare?


b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice?
c) exist propuneri de perfecionare a procedurii?
1

Aprobarea efecturii muncii peste programul normal de lucru

.5.
1
.6.
1
.7.
1
.8.

1
.9.
1
.10.

Existena Registrului special de prezen pentru evidena


orelor prestate peste programul normal de lucru prin care angajatorul
ine evidena acestuia pentru fiecare salariat
Verificarea completrii sistematice a Registrului special de
prezen pentru evidena orelor prestate peste programul normal de
lucru
Analiza stabilirii compensrii muncii efectuate peste
programul normal de lucru, respectiv:
a) compensarea prin timp liber echivalent a muncii
suplimentare n urmtoarele 30 de zile dup efectuarea
acesteia
b) compensarea orelor de munc suplimentar prin adugarea
unui spor la salariu cnd compensarea cu timp liber
echivalent nu este posibil
c) acordarea unui spor pentru munca suplimentar, care s nu
fie mai mic de 75% din salariul de baz
Depirea duratei maxime legale a timpului de munc, de 48
de ore pe sptmn, inclusiv orele suplimentare
Analiza modalitii de arhivare a documentelor

Test nr. 7

X
X

Lista de
control

Lista de
control

Test nr. 7

X
X
X
-

Lista de
control

Data: 01.04.2005

Auditor intern,
Cderea Georgeta

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern
TEST NR. 7
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004
Obiectul testului
Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului
Obiectivele testului
Salarizarea muncii peste programul normal de lucru
Descrierea testului
Eantionul a fost constituit n mod aleator din patru direcii ale entitii publice, respectiv a
Direciei Patrimoniu Administrativ (DPA), Direcia General Buget Financiar Contabilitate (DGBFC),
Direcia Resurse Umane (DRU), Direcia General de Integrare European (DGIE), din totalul celor
10 direcii existente, reprezentnd n cifre relative, o pondere de 40,0 %.
La fiecare direcie a fost testat sistemul privind evidena muncii prestate peste programul
normal de lucru prin utilizarea tehnicilor i instrumentelor de control stabilite n Lista de verificare nr.
7, poz. 1.5.-1.8., pentru lunile aprilie i decembrie 2004:
- aprobarea efecturii muncii peste programul normal de lucru;
- existena Registrului special de prezen pentru evidena orelor prestate peste programul
normal de lucru prin care angajatorul ine evidena acestuia pentru fiecare salariat;
- completarea sistematic a Registrului special de prezen pentru evidena orelor prestate
peste programul normal de lucru pentru fiecare salariat;
- compensarea orelor de munc suplimentar prin timp liber echivalent n urmtoarele 30 de
zile;
- compensarea orelor de munc suplimentar prin adugarea unui spor la salariu cnd
compensarea cu timp liber echivalent nu este posibil;
- acordarea unui spor pentru munca suplimentar, care s nu fie mai mic de 75% din salariul
de baz.
Rezultatele testrii sunt prezentate n Lista de control privind evidena salarizrii muncii peste
programul normal de lucru la structurile din cadrul entitii anexat.
Constatri
Pe baza testului efectuat s-au constatat urmtoarele:
- efectuarea orelor suplimentare nu a fost aprobat n scris de eful ierarhic superior;
- nu este organizat evidena orelor de munc prestate suplimentar de ctre personal prin
nfiinarea i completarea Registrului special de prezen pentru evidena orelor prestate
peste programul normal de lucru;
- orele suplimentare efectuate au fost pltite prin adugarea unui spor la salariu neurmrinduse posibilitatea compensrii n timp echivalent n urmtoarele 30 de zile;

Concluzii
n baza acestui test s-a ntocmit FIAP nr. 7.
Data: 01.04.2005

Auditor intern,
Cderea Georgeta

Supervizor,
Ionescu Mircea

FOAIE DE LUCRU
Obiectivul nr. 3: Evoluia carierei personalului
La nivelul entitii auditate exist un numr de 465 dosare profesionale, din care vom constitui
un eantion de 3%, respectiv 15 dosare, procednd astfel:
-

stabilim pasul de selecie astfel 465:14 = 33;

constituim din populaia statistic, 465 dosare, eantionul reprezentnd un numr de 15 dosare,
prin aplicarea pasului stabilit la dosarul cu numrul 1, rezultnd o serie a dosarelor cu
numerele: 1, 34, 463;

eantionul astfel constituit va fi verificat integral;

n urma verificrii efectuate se va ntocmi un test.


Auditor,

n prezena,

LISTA DE CONTROL
privind evidena salarizrii muncii peste programul normal de lucru
la structurile din cadrul entitii

Elemente
testate
Direciile
testate

Aprobar
ea efecturii
muncii peste
programul
normal de lucru

Existena
Registrului special
de eviden a
timpului lucrat
peste programul
normal de lucru

Completarea
sistematic a
Registrului special de
eviden a timpului
lucrat peste programul
normal de lucru pentru
fiecare salariat

Compensarea
orelor de munc
suplimentar prin
timp liber echivalent
n urmtoarele 30 de
zile

Compensarea
orelor de munc
suplimentar prin
adugarea unui spor
la salariu cnd
compensarea cu timp
liber echivalent nu
este posibil

Acordare
a unui spor
pentru munca
suplimentar,
care s nu fie mai
mic de 75% din
salariul de baz

Aprilie 2004:
- DPA
- DGBFC

FIAP
FIAP

FIAP
FIAP

FIAP
FIAP

X
X

FIAP
FIAP

X
X

- DRU

FIAP

FIAP

- DGIE

FIAP

FIAP

FIAP

FIAP

- DPA

FIAP

FIAP

FIAP

FIAP

- DGBFC
- DRU
- DGIE

FIAP
X
FIAP

FIAP
FIAP
FIAP

FIAP
FIAP
FIAP

X
X
X

FIAP
X
FIAP

X
X
X

Decembrie 2004:

Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Baciu Otilia - Mariana

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern
FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 7
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004
PROBLEMA
Inexistena unui sistem privind evidena orelor de munc prestate suplimentar de ctre personal i
a modului de compensare a acestora
CONSTATARI
- Inexistena unui sistem pentru organizarea modului de eviden a orelor suplimentare i de
recuperare a acestora de ctre salariaii entitii n conformitate cu art. 19 alin. (1) din O.G. nr.
123/2003 privind creterile salariale ce se vor acorda personalului din sectorul bugetar, care
implic utilizarea Registrului special de prezen pentru evidena orelor prestate peste
programul normal de lucru;
- Efectuarea orelor suplimentare nu a fost dispus n scris de eful ierarhic superior, dei n actul
normativ acest lucru era stipulat n sens imperativ;
- Din documentele analizate nu a reieit c nu ar fi fost posibil compensarea muncii prestate peste
programul normal de lucru cu timp liber corespunztor n urmtoarele 30 de zile, i abia dup
aceea s poat fi aplicat compensarea n bani.
CAUZE
- Neutilizarea Registrului special de prezen pentru evidena orelor prestate peste programul
normal de lucru;
- Lipsa personalului specializat i existena unei fluctuaii nsemnate de personal;
- Inexistena unei proceduri i a unei documentaii aferente evidenei operative i a modalitilor de
compensare a muncii suplimentare efectuate peste program.
CONSECINE
Stabilirea eronat a orelor suplimentare efectuate peste program i compensarea n timp sau n
bani, fr a se urmri realizarea n timp echivalent corespunztor muncii prestate suplimentar.
RECOMANDRI
- Efectuarea unei reverificri privind sistemul de eviden a timpului suplimentar peste programul
normal de lucru i modul de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaiilor de
nerespectare a cadrului normativ i informarea efului compartimentului de audit intern asupra
rezultatelor obinute;
- Elaborarea unei proceduri pentru gestionarea timpului efectuat peste programul normal de lucru
n vederea compensrii n timp sau n bani i implementarea n cadrul acestuia a activitilor de
control i a responsabilitilor adecvate;
- Asigurarea unei pregtiri profesionale de specialitate a personalului i evaluarea sistematic a
acestuia.
ntocmit,
Baciu Otilia Mariana

Supervizat,
Ionescu Mircea

Pentru conformitate,

LISTA DE VERIFICARE NR. 8


Obiectivul III. EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR I CONCEDIILOR
Nr.
crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT
1

DA

NU

OBS.

Modul de evideniere a prezenei, nvoirilor i concediilor


(Obiecte auditabile 34-38 - LC)

1
.1.

Examinarea procedurii privind evidenierea prezenei, nvoirilor


i concediilor:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor
aferente fundamentrii i evidenierii prezenei, nvoirilor i
concediilor de odihn, medicale i de studii:
a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente;
b) precizarea modalitii de evideniere a prezenei, nvoirilor
i concediilor;
c) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea
obiectivului/subobiectivului;
d) precizarea modalitii de planificare a concediilor de odihn;
e) precizarea modalitii de recuperare a nvoirilor;
f) cuprinderea modalitii de calcul a drepturilor salariale n
situaia nvoirilor i a concediilor de odihn, medicale i de
studii;
g) cuprinderea modalitii de calcul a timpului ce urmeaz a fi
recuperat sau diminuarea corespunztoare a drepturilor
salariale;
h) oferirea unor exemple n acest sens;
i) existena componentei de actualizare a procedurii.
1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale
procesului;
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnturi;
1.1.4. Atribuirea responsabilitilor privind planificarea i evidenierea
nvoirilor i a concediilor de odihn, medicale i de studii, n
fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor aferente
fiecrei faze;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat,
respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i
informaiile activitilor, algoritm de prelucrare .a.
1.1.6. Modalitatea arhivrii.
1
Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor

Obiecte
auditabile 2125 (TD)

.2.

Test nr. 8
X Lista de

1
.3.
.4.

.5.

Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu


responsabiliti n fundamentarea i evidenierea nvoirilor i a
concediilor de odihn, medicale i de studii
1
Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora:
a) consider procedura corespunztoare?
b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice?
c) exist propuneri de perfecionare a procedurii?
1
Verificarea modului de evideniere a prezenei:
a) utilizarea formularelor tipizate

Nr.
crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT

1
.6.

1
.7.

1
.8.

1
.9.
1
.10.
1

DA

b) respectarea principiului dublei semnturi


c) datele preluate n statul de plat corespund cu cele din foile
colective de prezen
Verificarea modului de evideniere a nvoirilor:
a) sistemul de eviden a nvoirilor
b) modul de compensare a nvoirilor
c) diminuarea corespunztoare a salariilor
d) aprobarea nvoirilor
Verificarea modului de evideniere a concediilor de odihn:
a) planificarea anual a concediilor de odihn
b) concordana efecturii concediilor cu planificarea anual
c) existena justificrii pentru cererile de concediu care nu
concord cu perioadele planificate (rechemare, lucrri
suplimentare, lucrri nefinalizate .a.)
Verificarea modului de evideniere a concediilor medicale
a) conformitatea certificatelor medicale
b) corespondena perioadelor din certificate cu cele din foile
colective de prezen
c) datele preluate n statul de plat corespund cu cele din
certificatele medicale
Verificarea modului de evideniere a concediilor de studii
a) existena actului adiional la contractul de munc
b) respectarea prevederilor contractelor individuale de munc
Compararea atribuiilor prevzute n fia postului cu cerinele
funciei
Analiza modalitii de arhivare a documentelor

.11.

NU
X

X
X
X

Verificarea planificrii i efecturii concediilor de odihn

Lista de
control
Test nr. 8

Lista de
control

X
-

Procedura - P08: Colectarea dovezilor

Obiectul testului
Sistemul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor
Obiectivele testului
Verificarea sistemului foilor colective de prezen

Test nr. 8

X
X

Cderea Georgeta

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004

Auditor intern,

TEST NR. 8

control

Data: 01.04.2005

Serviciul Audit Public Intern

OBS.

Verificarea evidenei concediilor medicale


Descrierea testului
Eantionul a fost constituit n mod aleator prin selectarea a patru direcii ale entitii publice,
respectiv a Direciei Patrimoniu Administrativ (DPA), Direcia Achiziii (DA), Direcia Resurse
Umane (DRU), Direcia General de Integrare European (DGIE), din totalul celor 10 direcii
existente, reprezentnd n cifre relative, o pondere de 40,0 %.
La fiecare direcie s-a analizat sistemul privind evidena muncii prestate peste programul
normal de lucru pe baza tehnicilor i instrumentelor de control stabilite n Lista de verificare nr. 8, poz.
1.5., 1.7 i 1.8., pentru lunile februarie i august 2004.
Testul pentru evaluarea sistemului de eviden a prezenei, concediilor de odihn i concediilor
medicale, comport urmtoarele verificri:
evidenierea prezenei, pentru lunile februarie i august 2004:
- utilizarea formularelor tipizate;
- respectarea principiului dublei semnturi;
- datele preluate n statul de plat corespund cu cele nscrise n foile colective de prezen.
evidenierea concediilor de odihn, pentru lunile februarie i august 2004:
- existena planificrii anuale a concediilor de odihn pe anul 2004;
- concordana efecturii concediilor cu planificarea anual;
- existena justificrii neconcordanei.
evidenierea concediilor medicale efectuate, pentru lunile februarie i august 2004:
- conformitatea certificatelor medicale;
- perioadele din certificate corespund cu cele din foile colective de prezen;
- datele preluate n statul de plat corespund cu cele din certificatele medicale.
Constatri
n urma verificrilor efectuate i analizei Listei de control privind evidena prezenei, concediilor
de odihn i concediilor medicale, prezentate n anex, s-a constatat:
- neutilizarea unui sistem de evideniere a prezenei personalului unitar la DPA, DA, DRU i
DGIE, respectiv folosirea unor formulare neadecvate i diferite de la o direcie la alta, care nu
conin rubricile prevzute de cadrul normativ;
- inexistena justificrii nerespectrii planificrii concediilor de odihn la DA i la DGIE.
Concluzii
n baza acestui test s-a ntocmit FIAP nr. 8.
Data: 12.04.2005

Auditor intern,
Baciu Otilia Mriana

Supervizor,
Ionescu Mircea

LISTA DE CONTROL
privind evidena prezenei, concediilor de odihn i concediilor medicale
la DPA, DA, DRU i DGIE
Elemente
testate

EVIDENIEREA PREZENEI

Utilizarea
formularelor
tipizate

Structuri
testate

Respectare
a
principiulu
idublei
semnturi

Datele preluate
n statul de plat
corespund cu
cele din foile
colective de
prezen

CONCEDII DE ODIHN

CONCEDII MEDICALE

Conc
Exi
stena
planificrii
anuale

ordana
efecturii
concediilor
cu
planificarea
anual

Exist
ena
justificrii
neconcordan
ei

Conf
ormitatea
certificatelor
medicale

Perioadele
din certificate
corespund cu cele
din foile colective
de prezen

Datele preluate
n statul de
plat
corespund cu
cele din
certificatele
medicale

Februarie 2004:
- DPA
- DA

FIAP
FIAP

X
X

X
X

X
X

X
X

X
-

X
X

X
X

X
X

- DRU

- DGIE

FIAP

- DPA

FIAP

- DA
- DRU
- DGIE

FIAP
X
FIAP

X
X
X

X
X
X

X
X
X

X
X
X

X
-

X
X
X

X
X
X

X
X
X

August 2004:

Data: 01.04.2005

Auditor intern,
Baciu Otilia - Mariana

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern
FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 8
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004
PROBLEMA
Inexistena unui sistem privind evidena prezenei i a justificrii nerespectrii planificrii
concediilor de odihn ale personalului
CONSTATAREA
Din analiza efectuat s-a constatat c n cadrul entitii publice se utilizeaz diferite formulare de
foi colective de prezen, care nu conin elementele obligatorii prevzute de lege.
Din verificarea foilor colective de prezen, pentru lunile februarie i august 2004, a rezultat
utilizarea formularelor diferite de eviden a prezenei la Direcia Patrimoniu Administrativ, Direcia
Achiziii i Direcia General de Integrare European. Prin analiza acestora s-a demonstrat c nici unul
dintre modelele privind evidena personalului, utilizate de direciile selectate, nu conineau elementele
prevzute de cadrul normativ.
De asemenea, din testare a reieit inexistena unui sistem de justificare a nerespectrii
planificrii concediilor de odihn ale personalului la Direcia Achiziii i Direcia General de
Integrare European.
CAUZE
- Nedesemnarea persoanelor responsabile cu evidena prezenei n cadrul structurilor entitii;
- Inexistena procedurilor scrise privind completarea foilor colective de prezen.
CONSECINE
- Efectuarea unor pli nejustificate care de altfel ar putea fi evitate.
RECOMANDRI
- Desemnarea prin fiele de post a atribuiilor persoanelor cu evidena prezenei personalului;
- Implementarea unui nivel de control suplimentar pentru evidenierea prezenei personalului i
justificrii nerespectrii planificrii concediilor de odihn, pe o perioad de 6 luni;
- Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru organizarea sistemului de eviden a
personalului i stabilirea formularelor prevzute de cadrul normativ.
ntocmit,
Baciu Otilia - Mariana

Supervizat,
Ionescu Mircea

Pentru conformitate,

LISTA DE VERIFICARE NR. 9


Obiectivul IV. EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI
Nr. crt.
1.

ACTIVITATEA DE AUDIT
Evoluia carierei personalului
(Obiecte auditabile 39-40 - LC)

Examinarea procedurii privind evaluarea i


promovarea n cadrul funciei pe categorii, clase i
gradaii a personalului:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin
procedur a activitilor aferente evalurii i
promovrii n cadrul funciei pe categorii, clase
i gradaii a personalului:
a) aprobarea procedurii de ctre persoanele
competente;
b) verificarea existenei listei activitilor
pentru realizarea obiectivului;
c) precizarea modalitii de evaluare i
promovare n cadrul funciei pe categorii,
clase i gradaii a personalului;
d) oferirea unor exemple n acest sens;
e) existena componentei de actualizare a
procedurii.
1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n
punctele cheie ale procesului;
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnturi;
1.1.4. Atribuirea responsabilitilor privind evaluarea
i promovarea n cadrul funciei pe categorii,
clase i gradaii a personalului, n fazele de
ntocmire, avizare, aprobare i soluionare a
contestaiilor, precum i ale termenelor
aferente fiecrei faze;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un
sistem informatizat, respectiv realizarea
codificrii modelelor de formulare i
informaiile activitilor, algoritm de prelucrare
.a.
1.1.6. Modalitatea arhivrii.
1.2.
Compararea atribuiilor din procedur cu fiele
posturilor
1.3.
Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre
persoanele cu responsabiliti n evaluarea i
promovarea n cadrul funciei pe categorii, clase i
gradaii a personalului
1.4.
Aprecierea calitii procedurii de ctre
responsabilii acestora:
a) consider procedura corespunztoare?
b) constat disfuncionaliti n timpul
aplicrii practice?

DA

NU

OBS.
Obiect
auditabil 26
(TD)

1.1.

Nr. crt.
1.5.

1.6.
1.7.

1.8.

ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
c) exist propuneri de perfecionare a
procedurii?
Analiza respectrii criteriilor de promovare n
cadrul funciei publice:
a) evaluarea anual a funcionarilor din ultimii
2 ani;
b) lipsa sanciunilor pe ultimii 2 ani;
c) vechimea pe funcie;
d) alte criterii stabilite de conducerea entitii
publice (cursuri absolvite, specializri .a.)
Punerea de acord a planurilor de pregtire
profesional cu obiectivele entitii
Verificarea concordanei obiectivelor entitii
cu atribuiile prevzute n fiele posturilor:
a) existena fielor de evaluare a personalului;
b) completarea fielor de evaluare a
personalului;
c) semnarea fielor de evaluare, att de
evaluatori, ct i de evaluai;
d) corespondena criteriilor de evaluare din
fia de evaluare cu sarcinile aferente
salariatului stabilite prin fia postului;
e) existena fielor postului la dosarul
profesional
f) completarea fielor postului;
g) semnarea fielor postului de salariai i
conducere;
h) corespondena sarcinilor din fia postului
cu sarcinile stabilite prin ROF n
competena structurii din care face parte
salariatul;
i) actualizarea periodic a fielor postului.
Analiza modalitii de arhivare a documentelor
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Bilauca Nelia Roxana

NU

OBS.

Test nr. 9

Test nr. 9

Lista de control

X
Lista de control

X
X
-

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern
TEST NR. 9
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004
Obiectul testului
Evoluia carierei personalului
Obiectivele testului
Evaluarea concordanei dintre obiectivele entitii stabilite prin ROF i structura fielor
de post ale personalului
Descrierea testului
Eantionul pentru verificarea concordanei obiectivelor entitii cu activitile cuprinse n
fiele posturilor, din dosarele profesionale, va fi de 3% din numrul total al dosarelor, rezultnd
14 fie ale posturilor care vor constitui elementele eantionului supus testrii, conform foii de
lucru, prezentate n anex.
Testarea fielor de post selectate, n numr de 14, se va realiza pe baza elementelor stabilite
n Lista de verificare nr. 9, poz. 1.6. n totalitate i 1.7. selectiv, urmrindu-se:

Punerea de acord a planurilor de pregtire profesional cu obiectivele entitii;

Verificarea concordanei obiectivelor entitii cu atribuiile prevzute n fiele posturilor:


-

existena fielor de evaluare a personalului;

semnarea fielor postului de salariai i conducere;

corespondena sarcinilor din fia postului cu sarcinile stabilite prin ROF n competena
structurii din care face parte salariatul;

actualizarea periodic a fielor postului.

Pentru efectuarea testrii s-a elaborat Lista de control nr. 9 privind concordana obiectivelor
entitii cu atribuiile prevzute n fiele posturilor, prezentat n anex.
Constatri
Din testare nu au rezultat diferene ntre obiectivele entitii, stabilite prin ROF, i atribuiile
personalului cuprinse n fiele posturilor.
Concluzii
n acest caz nu se va elabora FIAP.
Data: 08.04.2005

Auditor intern,
Baciu Otilia - Mariana

Supervizor,
Ionescu Mircea

FOAIE DE LUCRU
Obiectivul nr. 4: EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI
Pentru constituirea eantionului de 3% n vederea testrii dosarelor profesionale din
cadrul entitii procedurii astfel:

populaia 465 dosare profesionale;


eantionul de 3% = 14 dosare
stabilim pasul de selecie, astfel: 465:14 = 33
eantionul va cuprinde urmtoarele 14 dosare profesionale selectate din populaia total:
33, 66, 99, 132, 165, 198, 231, 264, 297, 330, 363, 396, 429, 462.
eantionul constituit va fi verificat integral;
n urma verificrii efectuate se va ntocmi un test.

Auditor,

n prezena,

LISTA DE CONTROL
privind concordana dintre obiectivele entitii i structura fielor de post
Elementel
e testate
Elementele
eantionului

Punerea de acord a
planurilor de
pregtire
profesional cu
obiectivele entitii

Existena fielor
de evaluare a
personalului

Semnarea fielor
postului de
salariai i
conducere

Corespondena sarcinilor
din fia postului cu
sarcinile stabilite prin
ROF n competena
structurii din care face
parte salariatul

Actualizarea
periodic a fielor
postului

01 - 33

02 - 66

03 - 99

04 - 132

05 - 165

06 - 198
07 - 231
08 - 264
09 - 297
10 - 330
11 - 363
12 - 396
13 - 429
14 - 462

X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X

Data: 01.04.2005

Auditor intern,
Baciu Otilia - Mariana

LISTA DE VERIFICARE NR. 10


Obiectivul IV. PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI
Nr.
crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT
1

D
A

N
U

Pregtirea profesional continu a personalului


(Obiecte auditabile 41-44 - LC)

Obiect
auditabil 27
(TD)

1
.1.

Examinarea procedurii privind pregtirea profesional a


personalului:
1.1.7. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor
aferente pregtirii profesionale a personalului:
f) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente;
g) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea
obiectivului/subobiectivului;
h) precizarea modalitii de pregtire profesional continu a
personalului;
i) oferirea unor exemple n acest sens;
j) existena componentei de actualizare a procedurii.
1.1.8. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale
procesului;
1.1.9. Respectarea principiului dublei semnturi;
1.1.10. Atribuirea responsabilitilor privind pregtirea profesional a
personalului n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i
soluionare a contestaiilor, precum i ale termenelor aferente
fiecrei faze;
1.1.11. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de
formulare i informaiile activitilor, algoritm de prelucrare
.a.
1.1.12. Modalitatea arhivrii documentelor.
1
Evaluarea atribuiilor din fiele posturilor

OBS.

.2.
1
.3.
.4.

Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu


responsabiliti n pregtirea profesional
1
Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora:
d) consider procedura corespunztoare?
e) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice?
f) exist propuneri de perfecionare a procedurii?
1
Verificarea fundamentrii planurilor de pregtire profesional

.5.
1
.6.
.7.

Verificarea coroborrii planurilor de pregtire profesional cu


obiectivele entitii
1
Analiza adaptrii planurilor individuale la cerinele de
pregtire ale fiecrui salariat
1
Analiza sistemului indicatorilor de performan

.8.
1
.9.

Verificarea atribuiilor din fia postului cu cerinele funciei de


elaborare a sistemului indicatorilor de performan

Interviu
Not

X
-

Interviu
Not

X
-

Nr.
crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT
1

Analiza modalitii de arhivare a documentelor

.10.
Data: 01.04.2005

N
U

OBS.

Auditor intern,
Bilauca Nelia Roxana

Serviciul Audit Public Intern


INTERVIU privind analiza coninutului fielor posturilor (1.2.) i
fundamentarea pregtirii profesionale (1.5.-1.6.) adresat domnului Enescu Ion, ef
Serviciu de Resurse Umane
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004
Nr.
crt.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.

ntrebri

Da

Ai semnat fia postului?


Desfurai i alte activiti dect cele
menionate n fia postului?
Dac da, v rugm enumerai-le.

Pentru ntocmirea Planului programelor de


formare i perfecionare a funcionarilor ai solicitat
propuneri din cadrul direciilor din entitate?
Dac da, v rugm s ni le furnizai.
Exist o legtur ntre cursurile de pregtire
profesional organizate i obiectivele entitii?
Dac da, v rugm s ni le prezentai.
Prin Planul pe care l-ai ntocmit anul trecut ai
avut n vedere ca toi funcionarii s urmeze cursuri de
pregtire i perfecionare profesional?
n cursul anului 2004, funcionari din cadrul
ministerului au participat la Programul Tinerilor
Profesioniti (YPS)?
Dac da, v rugm s ne furnizai contractele
dintre entitatea public i participani
Funcionarii publici care au urmat aceste cursuri
au fost ncadrai pe un post de conducere?
Dac nu, specificai motivul

Nu

Observaii

LV nr. 10, poz.


1.2.

Lista de
activiti

LV nr. 10, poz.


1.5.

Propuneri

X
X

Not

X
LV nr. 10, poz.
1.6.
X
X

Contracte
X
Cadrul
legislativ

Mai avei ceva de adugat referitor la cele de


mai sus?

Data: 03.04.2005

Intervievat,

NOTA:

Auditori,

Pe baza rspunsurilor la interviu i a documentelor transmise s-a hotrt ca pentru acest


obiectiv s nu se elaboreze FIAP.
Informaiile primite prin documentele transmise n cadrul interviului vor fi utilizate la
elaborarea Raportului de audit intern.
Auditor,

LISTA DE VERIFICARE NR. 11


Obiectivul VI. Gestionarea dosarelor profesionale
Nr.
crt.

Activitate de audit

1.

Gestionarea dosarelor profesionale


(Obiecte auditabile 45-48 - LC)

1.1.

Examinarea procedurii privind gestionarea dosarelor


profesionale:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a
activitilor privind gestionarea dosarelor profesionale:
a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente;
b) precizarea modalitii de gestionare a dosarelor
profesionale;
c) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea
obiectivului/subobiectivului;
d) precizarea documentelor obligatorii cuprinse n dosarele
profesionale;
e) precizarea persoanelor care au drept de acces pentru
consultarea dosarelor profesionale;
f) precizarea elementelor ce asigur securitatea dosarelor
profesionale;
g) oferirea unor exemple n acest sens;
h) existena componentei de actualizare a procedurii.
1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie
ale procesului;
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnturi;
1.1.4. Atribuirea responsabilitilor privind gestionarea dosarelor
profesionale;

DA

NU

Obs.
Obiect
e auditabile
28-29 (TD)

Nr.
crt.

1.2.
1.3.
1.4.

1.5.
1.6.

Activitate de audit
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de
formulare i informaiile activitilor, algoritm de prelucrare
.a.
1.1.6. Modalitatea arhivrii documentelor.
Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor
Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu
responsabiliti n gestionarea dosarelor profesionale
Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii
acestora:
a) consider procedura corespunztoare?
b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice?
c) exist propuneri de perfecionare a procedurii?
Analiza listei persoanelor nominalizate care au acces la
dosarele profesionale
Verificarea coninutului dosarelor profesionale
a) nume i prenume
b) data i locul naterii
c) starea civil
d) numele copiilor i data naterii
e) siuaia miliar
f) pregtirea profesional
g) cazierul judiciar
h) cazierul administrativ
i) funcia, categoria, clasa, gradaia
j) copii de pe carnetul de munc

k) declaraia pe proprie rspundere a titularului dosarului

1.7.

c nu a desfurat activiti de poliie politic


l) declaraia de avere actualizat n condiiile legii.
m) cereri de concedii de odihn pe ultimii 3 ani
n) copia de pe cartea de identitate sau buletin
o) Decizia de numire
p) fia postului
Analiza modalitii de arhivare
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Baciu Otilia - Mariana

DA

NU

Obs.

Test nr. 11

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
-

X List de
control
privind
modul de
eviden al
dosarelor
profesionale

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern
TEST NR. 11
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004
Obiectul testului
Modul de gestionare a dosarelor profesionale ale funcionarilor publici.
Obiectivele testului
Constituirea dosarelor profesionale
Descrierea testului
Eantionul pentru realizarea testrii modului de gestionare a dosarelor de personal a fost stabilit
pe baza unui procent de 10%, din totalul populaiei de 465 de dosare, respectiv 47 de dosare
profesionale, conform foii de lucru anexate.
Efectuarea testrii a urmrit dac dosarele profesionale conin datele i documentele obligatorii
stabilite prin Lista de verificare nr. 11, poz. 1.6, lit. a-p, i anume:
-

nume i prenume
data i locul naterii
starea civil
numele copiilor i data naterii
situaia militar
pregtirea profesional
cazierul judiciar
cazierul administrativ
funcia, categoria, clasa, gradaia
copii de pe carnetul de munc
declaraia pe proprie rspundere a titularului dosarului c nu a desfurat activiti
de poliie politic
- declaraia de avere actualizat n condiiile legii.
- cereri de concedii de odihn pe ultimii 3 ani
- copia de pe cartea de identitate sau buletin
- decizia de numire
- fia postului
Testarea elementelor coninute n dosarele profesionale s-a concretizat n elaborarea Listei de
control privind modul de eviden al dosarelor profesionale, prezentat n anex.
Constatri
n general, din analiza modului de ntocmire, actualizare, rectificare, pstrare i evidena
dosarelor profesionale ale funcionarilor publici i a Registrului de eviden a funcionarilor publici s-a
constatat c acestea corespund scopului de a asigura gestionarea unitar i eficient a resurselor
umane, precum i necesitilor de urmrire a carierei funcionarilor publici.
n urma verificrii eantionului stabilit, aa cum rezult din Lista de control privind modul de
eviden al dosarelor profesionale, s-a constatat c la unele dosare lipsesc urmtoarele documente:
Cazierul judiciar pentru elementele eantionate 61, 151, 211, 261, 321 i 431;
Copii de pe carnetele de munc pentru elementele eantionate 11, 141, 291 i 321;
Declaraii de avere pentru elementele eantionate 121, 151 i 241.
Concluzii
n baza acestui test s-a ntocmit FIAP nr. 11.
Data: 08.04.2005
Auditor intern,
Supervizor,

Baciu Otilia - Mariana

Ionescu Mircea

FOAIE DE LUCRU
Obiectivul nr. 6: GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE
Testarea se va realiza pe un eantion care a fost constituit astfel:
-

populaia total este de 465 dosare profesionale;

eantionul va fi de 10%, respectiv 465 x 10% = 46,5 = 47 dosare profesionale;

pasul de selecie va fi 465 : 47 = 10;

eantionul se va constitui din dosarele profesionale de la poziiile prezentate n Lista de


control anexat la Testul nr. 11:
1, 11, 21, , 441, 451, 461.

eantionul constituit va fi verificat integral;


n urma verificrii se va ntocmi un test.

Data: 08.04.2005
Auditor intern,
Baciu Otilia Mariana

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

Fia postului

Deizia de numire

Copii carte de identitate

Cerericoncediu odihn pe
ultimii 3 ani

Declaraii de avere

Declaraii de poliie politic

Copii de pe carnetul de munc

Stare civil

Funcia categoria, clasa, gradaia

1078
1112
1134
1256
1273
1288
1302
1318
1330
1345
1364
1380
1420
1437
1456
1481
1499

Cazier administrativ

11
21
31
41
51
61
71
81
91
101
111
121
131
141
151
161
171

Cazier judiciar

0844

Pregtire profesional

01

Situaia militar

Marca

i data nateriiNumele copiilor

Eantion

Data i locul naterii

Element
e testate

Nume i prenume

LISTA DE CONTROL
privind modul de eviden al dosarelor profesionale

XX

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
FIAP
X
X
X
X
X
X
X
X
FIAP
X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

FIAP
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
FIAP
X
X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
FIAP
X
X
FIAP
X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
FIAP
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
FIAP
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

Fia postului

Deizia de numire

Copii carte de

avere

Declaraii de

Declaraii de

Copii de pe

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
FIAP
X
X
FIAP
X
X
X
X
X
X
X
X
X

identitate

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

3 ani Cerericoncediu
odihn pe ultimii

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

poliie politic

X
X
X
FIAP
X
X
X
X

Funcia categoria,

Cazier judiciar

Pregtire

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

carnetul de munc

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

clasa, gradaia

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

Situaia militar

Stare civil

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

administrativ
Cazier

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

profesional

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

i data nateriiNumele copiilor

Marca
1512
1530
1555
1581
1598
1611
1627
1646
1660
1679
1692
1703
1716
1730
1747
1761
1777
1792
1806
1819
1840
1859
1871
1886

nateriiData i locul

Eantion
181
191
201
211
221
231
241
251
261
271
28
291
301
311
321
331
341
351
361
371
381
391
401
411

Nume i prenume

Element
e testate

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

Eantion
421
431
441
451
461
Marca
1900
1911
1921
1932
1943
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

Pregtire

X
FIAP
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X

clasa, gradaia

X
X
X
X
X

X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

Declaraii de
3 ani Cerericoncediu
odihn pe ultimii

avere

poliie politic

Copii de pe

Declaraii de

carnetul de munc

Funcia categoria,

administrativ
Cazier

Cazier judiciar

profesional

Situaia militar

i data nateriiNumele copiilor

Stare civil

nateriiData i locul

Nume i prenume

Element
e testate

X
X
X
X
X
Fia postului

Deizia de numire

Copii carte de

identitate

X
X
X
X
X

X
X
X
X
X

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern
FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 11
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004
PROBLEMA
Neconstituirea dosarului profesional n termen de 10 zile de la angajarea personalului, respectiv
intrarea n corpul funcionarilor publici.
CONSTATRI
Existena unor dosare profesionale incomplete care nu conin toate actele administrative
i documentele de evideniere a carierei funcionarului public, conform art. 4 din H.G. nr. 432/2004
privind constituirea dosarului profesional al funcionarilor publici.
n urma verificrii eantionului stabilit pe baza Testului nr. 11 i analiza informaiilor prezentate
n Lista de control privind modul de eviden al dosarelor profesionale, s-a constatat lipsa, la unele
dosare profesionale, a urmtoarelor documente:
- Cazierul judiciar pentru dosarele 61, 151, 211, 261, 321 i 431 din eantion;
- Copii de pe carnetele de munc pentru dosarele 11, 141, 291 i 321 din eantion;
- Declaraii de avere pentru dosarele 121, 151 i 241 din eantion.
CAUZE
- Inexistena procedurilor scrise privind constituirea dosarului profesional al funcionarului
public.
CONSECINE
- n situaia unor solicitri, nu pot fi obinute informaii complete cu privire la cariera
profesional a funcionarilor publici (stabilirea corect i prompt a salariului, a vechimii n munc i
n funcie, debite de recuperat .a.), dei aceste date cu caracter personal sunt necesare, de regul, n
regim de urgen.
RECOMANDRI
- Verificarea dosarelor profesionale de la ultima misiune de audit intern pn la zi, pentru
completarea actelor administrative i documentelor care evideniaz cariera profesional a
funcionarilor publici;
- Implementarea unui nivel de control suplimentar pe lanul procedural;
- Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru gestionarea dosarelor profesionale.

ntocmit,
Baciu Otilia - Mariana

Supervizat,
Ionescu Mircea

Pentru conformitate,

LISTA DE VERIFICARE NR. 12


Obiectivul VII. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC
Nr.
crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT

1.

Gestionarea carnetelor de munc


(Obiecte auditabile 49-52 - LC)

1.1.

Examinarea procedurii privind gestionarea carnetelor de

1.2.
1.3.
1.4.

1.5.

munc:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a
activitilor privind gestionarea carnetelor de munc:
a) aprobarea procedurii de ctre persoanele
competente;
b) verificarea existenei listei activitilor pentru
realizarea obiectivului/subobiectivului;
c) precizarea modalitii de gestionare a carnetelor de
munc;
d) precizarea elementelor de identificare, familiale, de
studii, profesionale i salariale obligatorii, cuprinse
n carnetele de munc;
e) precizarea persoanelor care au drept de acces pentru
consultarea carnetelor de munc;
f) precizarea elementelor ce asigur securitatea
carnetelor de munc;
g) oferirea unor exemple n acest sens.
h) existena componentei de actualizare a procedurii.
1.1.2. Existena activitilor de control intern n punctele cheie
ale procesului;
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnturi;
1.1.4. Atribuirea responsabilitilor privind gestionarea
carnetelor de munc;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de
formulare i informaiile activitilor, algoritm de
prelucrare .a.
1.1.6. Modalitatea arhivrii.
Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor
Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele
cu responsabiliti n gestionarea carnetelor de munc
Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii
acestora:
a) consider procedura corespunztoare?
b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice?
c) exist propuneri de perfecionare a procedurii?
Analiza listei persoanelor nominalizate care au acces la

DA

NU

OBS.
Obiecte
auditabile 30-31
(TD)

Nr.
crt.
1.6.
1.7.
1.8.

1.9.

1.10.
1.11.
1.12.
1.13.

ACTIVITATEA DE AUDIT
carnetele de munc
Analiza sistemului de securitate al carnetelor de munc
Verificarea existenei procedurilor scrise pentru
completarea carnetului de munc
Verificarea completrii cu datele de identificare
extraprofesionale:
a) nume i prenume;
b) situaia militar;
c) starea civil;
d) documente care atest studiile
Verificarea corectitudinii nregistrrii elementelor
salariale n carnetele de munc:
a) salariul de baz nscris n Decizia de numire este
corespunztor categoriei, clasei i gradului funciei;
b) sporul de vechime;
c) indemnizaia de conducere;
d) sporul pentru titlul tiinific de doctor;
e) sporul pentru complexitatea n munc;
f) sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte;
g) salariul de merit
Punerea de acord a datelor nscrise din carnetele de
munc cu cele din dosarele profesionale
Verificarea certificrii carnetelor de munc
Verificarea actualizrii sistematice a carnetelor de munc
(schimbarea numelui, schimbarea ncadrrii)
Analiza modalitii de arhivare a carnetelor de munc
Data: 01.04.2005
Auditor,
Cderea Georgeta

DA

NU

OBS.

Interviu

TEST nr. 12

X
X
X

Liste de control
privind evidena
carnetelor de
munc

TEST nr. 12

X
X
X
X
X
X
X
-

TEST nr. 12
- Interviu
- Nota de relaii
- FIAP nr. 12

X
-

Liste de control
privind evidena
carnetelor de
munc

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern
TEST NR. 12
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004
Obiectul testului
Gestionarea carnetelor de munc
Obiectivul testului
Modul de completare al carnetelor de munc
Descrierea testului
Eantionul pentru verificarea modului de completare al carnetelor de munc a fost de 10% din
populaia total, conform foii de lucru anexate, respectiv 47 de carnete de munc.
Testarea a urmrit completitudinea i corectitudinea datelor nscrise n carnetele de munc pe
baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 12, poz. 1. 9., 1.10 i 1.12., astfel:
Verificarea completrii cu datele de identificare extraprofesionale:
- nume i prenume;
- situaia militar;
- starea civil;
- studii;
Verificarea corectitudinii nregistrrii elementelor salariale n carnetele de munc:
- salariul de baz nscris n Decizia de numire;
- sporul de vechime;
- indemnizaia de conducere;
- sporul pentru titlul tiinific de doctor;
- sporul pentru complexitatea n munc;
- sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte;
- salariul de merit;
Verificarea certificrii carnetelor de munc
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control privind evidena carnetelor de munc,
prezentat n anex.
Constatri
n urma verificrii eantionului i pe baza Listei de control privind evidena carnetelor de munc
s-a constatat nenregistrarea unor date obligatorii i/sau neactualizarea, n totalitate, a carnetelor de
munc, i anume:
- starea civil la 7 carnete de munc i anume: 41, 131, 171, 211, 271, 341, 371;
- sporul de vechime la 8 carnete de munc, i anume: 51, 91, 161, 201, 271, 351, 391, 431.
Analiza a stabilit existena unor carnete de munc incomplete nc de la angajarea
salariailor i, de asemenea, a constatat lipsa de preocupare pentru completarea acestora.
Concluzii
n baza acestui test s-a ntocmit FIAP nr. 12.
Data: 08.04.2005

Auditor intern,
Bilauca Nelia - Roxana

Supervizor,
Ionescu Mircea

FOAIE DE LUCRU
Obiectivul nr. 7: GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC
Pentru constituirea eantionului de 10% n vederea testrii modului de completare a
carnetelor de munc din cadrul entitii se procedeaz astfel:

populaia total: 465 carnete de munc;


eantionul va fi de 10% din populaia total, respectiv 47 de carnete de munc;
pasul de selecie va fi de 10 (465:47=10);
eantionul va cuprinde urmtoarele elemente selectate din populaie:
1, 11, 21, ., 451, 461.
eantionul constituit va fi verificat integral;
n urma verificrii efectuate se va ntocmi un test.

Auditor,

n prezena,

LISTA DE CONTROL
privind evidena carnetelor de munc
Elementele
testate

Eantion

Marca
01-0844
11-1078
21-1112
31-1134
41-1256
51-1273
61-1288
71-1302
81-1318
91-1330
101-1345
111-1364
121-1380
131-1420
141-1437
151-1456
161-1481
171-1499
181-1512
191-1530
201-1555
211-1581
221-1598
231-1611

Verificarea datelor de
identificare

Verificarea corectitudinii nscrierii elementelor salariale

Salariul
de baz

Sporul
de
vechime

Nume i
prenume

Situaia
militar

Starea
civil

Studii

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
FIAP
X
X
X
X
X
X
X
X
FIAP
X
X
X
FIAP

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X

X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X

X
X
X
FIAP
X
X

X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X

Verificarea
certificrii
Sporul pt.
carnetelor
Indemnizaia
Sporul
pt. Sporul pt.
titlul
Salariul de de munc
de
complexitate orele de
conducere

tiinific
de doctor

n munc

merit

noapte

FIAP
X
X
X
FIAP
X
X
X
X
X
X
FIAP
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
FIAP
X
X
X

X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X

Elementele
testate

Eantion

Marca
241-1627
251-1646
261-1660
271-1679
281-1692
291-1703
301-1716
311-1730
321-1747
331-1761
341-1777
351-1792
361-1806
371-1819
381-1840
391-1859
401-1871
411-1886
421-1900
431-1911
441-1921
451-1932
461-1943

Verificarea datelor de
identificare

Verificarea corectitudinii nscrierii elementelor salariale

Nume i
prenume

Situaia
militar

Starea
civil

Studii

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
FIAP
X
X
X
X
X
X
FIAP
X
X
FIAP
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

Salariul
de baz

Sporul
de
vechime

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
FIAP
X
X
X
X
X
X
X
FIAP
X
X
X
FIAP
X
X
X
FIAP
X
X
X

Verificarea
certificrii
Sporul pt.
carnetelor
Indemnizaia
Sporul
pt. Sporul pt.
titlul
Salariul de de munc
de
complexitate orele de
conducere

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

tiinific
de doctor

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

n munc

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

merit

noapte

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

Serviciul Audit Public Intern


INTERVIU
privind verificarea existenei procedurilor scrise (1.7.)
i actualizarea carnetelor de munc (1.12.)
adresat
salariailor care opereaz n carnetele de munc
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004
Nr.
crt.

1.
2.

NTREBRI

Ai semnat o fi a postului?

DA

9.
10.

V rugm s ne motivai aceasta n scris?

4.
5.
6.
7.
8.

Auditori,

OBSERVAII

Lista de
verificare nr.
12, poz. 1.7. i
1.12.

Activitile pe care le desfurai sunt menionate n fia


postului?
Exist proceduri pentru completarea carnetului
de munc?
Dac da, v rugm s ni le prezentai.
Activitatea de actualizare a carnetelor de munc
intr n atribuiile dvs.?
Activitatea de actualizare este trecut n fia
postului dvs.?
V rugm s ne prezentai o copie de pe fia
postului.
Ai efectuat lunar actualizarea carnetelor de
munc?
Cnd ai efectuat ultimele actualizri?

3.

NU

X
X
X

X
X
X

Februarie
2005
Nota de relaii
Intervievat,

Serviciul Audit Public Intern

NOT DE RELAII
privind respectarea cadrului normativ referitor la gestionarea carnetelor de munc
adresat
doamnei Iliescu Veronica
ntrebarea nr. 1: Activitatea de gestiune a carnetelor de munc este n atribuia dvs.?
Rspuns nr. 1: n cadrul Direciei de Resurse Umane este prevzut un singur post de referent
care s desfoare activitatea de completare n carnetele de munc, dar acest post este momentan
vacant, iar aceast activitate mi-a fost atribuit recent, dar nu mi-a fost nscris i n fia postului.
ntrebarea nr. 2: La nivelul Direciei de Resurse Umane exist proceduri specifice,
scrise i formalizate, privind gestiunea carnetelor de munc?
Rspuns nr. 2: Nu, dar exist o fi a postului pentru persoana care ar trebui s
ndeplineasc aceast activitate, care conine principalele elemente care trebuie respectate pentru
realizarea acestei activiti.
ntrebarea nr. 3: Precizai motivele pentru care actualizarea carnetelor de munc nu
s-a mai efectuat din luna februarie 2005?
Rspuns nr. 3: n luna februarie am fost n concediu medical, iar n timpul perioadei ct am
absentat nu a fost desemnat o alt persoan care s ndeplineasc aceast activitate. Dup revenirea
din concediul medical s-a considerat de ctre eful serviciului c sunt alte prioriti, respectiv cele
aferente atribuiilor nscrise n fia postului meu, urmnd a opera modificrile n carnetele de munc,
ulterior finalizrii acestora.
ntrebarea nr. 4: Care considerai c a fost principala cauz care a generat aspectele
negative relevate mai sus?
Rspuns nr. 4: Numrul mare de posturi vacante (30% din totalul posturilor) a generat
repartizarea unui numr mai mare de sarcini salariailor existeni, astfel nct o parte din activitile
direciei, cum este i cazul arhivrii, au fost realizate de acetia cu superficialitate, considernd-o ca o
activitate auxiliar i care nu le aparine.
ntrebarea nr. 5: Mai avei ceva de adugat?
Rspuns nr. 5: Nu.
Auditor,
Baciu Otilia-Mariana
Nota:
Pentru constatarea de la ntrebarea 3 se va elabora FIAP.

Referent,
Iliescu Veronica

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern
FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 12
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004
PROBLEMA
Neactualizarea carnetelor de munc.
CONSTATAREA
Din testul i interviul efectuate a rezultat faptul c carnetele de munc nu sunt actualizate, n
special, la rubricile privind starea civil i sporul de vechime.
CAUZE
- Personalul angajat n cadrul entitii prin transfer de la alte instituii a prezentat carnete de
munc cu informaii incomplete, nesolicitndu-se aducerea imediat a actelor necesare;
- Efectuarea completrii carnetelor de munc de ctre persoane care nu au atribuii i competene
stabilite prin fia postului;
- Inexistena procedurilor scrise privind completarea carnetului de munc.
CONSECINE
- Lipsa unei surse de informaii complete privind datele de identificare, elementele salariale i
profesionale ale funcionarilor publici din cadrul entitii.
RECOMANDRI
- Stabilirea unor persoane responsabile cu gestionarea carnetelor de munc i a atribuiilor prin
fiele de post;
- Constituirea unei comisii prin decizia conducerii pentru reverificarea stadiului actualizrii
carnetelor de munc i informarea cu rezultatele acesteia a efului compartimentului de audit
intern;
- Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru gestionarea carnetelor de munc n care s
fie nglobate activitile de control i persoanele responsabile;
- Realizarea unui sistem de pregtire profesional a personalului implicat n gestionarea
carnetelor de munc;
- Testarea periodic a personalului i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acestor testri.
ntocmit,
Baciu Otilia - Mariana

Supervizat,
Ionescu Mircea

LISTA DE VERIFICARE NR. 13

Pentru conformitate,

Obiectivul VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA


RESURSELOR UMANE
Nr.
crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT

1.

Evaluarea sistemului informatic


(Obiecte auditabile 53-59 - LC)

1.1.

Examinarea manualului de utilizare a sistemului informatic:


1.1.1. Analiza instruciunilor de utilizare a sistemului
informatic n activitatea de gestiunea a resurselor umane:
a) existena manualului de instruciuni;
b) completitudinea manualului de instruciuni;
c) aprobarea manualului de instruciuni de ctre persoanele
competente;
d) modalitatea de actualizare a instruciunilor de utilizare a
sistemului informatic;
e) oferirea unor exemple n acest sens.
1.1.2. Cuprinderea unor operaii de control n punctele cheie ale
sistemului informatic
1.1.3. Realizarea rapoartelor i documentelor utile sistemului de
gestiune a resurselor umane
1.1.4. Atribuirea responsabilitilor persoanelor care au drept de
operare i consultare n sistemul informatic
1.1.5. Perfecionarea continu a personalului cu atribuii n
domeniu
1.1.6. Informarea sistematic a personalului cu atribuii n domeniu
asupra modificrilor sistemului informatic de gestiune a
resurselor umane
1.1.7. Gradul de prelucrare a informaiilor
1.1.8. Modalitatea stocrii informaiilor

1.2.
1.3.
1.4.

Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor


Examinarea cunoaterii instruciunilor prevzute n manual
de ctre persoanele cu responsabiliti n utilizarea sistemului
informatic de gestiune a resurselor umane
Examinarea adaptrii sistemului informatic la necesitile
utilizatorilor privind:

DA

NU

OBS.
Obiecte
auditabile 3237 (TD)

Interviu

X
X
X
X
X

FIAP nr. 13

X
-

Interviu

Obiectivul VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA


RESURSELOR UMANE
Nr.
crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

a) exist un numr suficient de manuale?


b)consider instruciunile ca fiind corespunztoare?
c) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice?

OBS.

FIAP nr. 13

X
X

d)exist propuneri de perfecionare a instruciunii?


e) permite preluarea i prelucrarea automat a datelor
introduse?

NU

X
X

1.5.

Analiza programului de pregtire profesional pentru personalul de


specialitate

1.6.

Sistemul informatic utilizat permite mai multe nivele de


acces funcie de nivelul de control exercitat asupra datelor?

DA

NU

Nr.
crt.
1.7.

1.8.

ACTIVITATEA DE AUDIT
Verificarea n cadrul sistemului informatic a:
- existenei unui subsistem de control asupra corectitudinii
datelor introduse;
- existenei unui responsabil pentru administrarea
subsistemului de control.
Analiza gradului de adaptare a sistemului informatic la
necesitile utilizatorilor privind stocarea datelor pe suporturi
amovibile (dischete, compact discuri, DVD-uri .a.)
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Cderea Georgeta

Test nr. 13

X
X
-

OBS.

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern
TEST NR. 13
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004
Obiectul testului:
Evaluarea sistemului informatic de gestiune a resurselor umane.
Obiectivele testului
Analiza funcionalitii sistemului informatic de gestiune a resurselor umane i a subsistemului
de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte.
Descrierea testului
Auditorii au testat funcionalitatea sistemului informatic prin nregistrarea n aplicaia de
gestiune a resurselor umane a unor date nereale pentru un eantion constituit din trei salariai.
Testul s-a efectuat astfel:
- pentru doi salariai s-au introdus date eronate privind marca i numele i prenumele
salariatului;
- pentru al treilea salariat s-au introdus date reale, fr a le anula pe cele existente n sistem,
practic dublndu-se nregistrarea anterioar cu datele salariatului.
Scopul testrii a fost acela de a vedea modul cum reacioneaz sistemul la numere de marc
eronate sau duble.
Rezultatele obinute trebuie s demonstreze existena unui sistem de control privind
corectitudinea datelor operate prin generarea unor rapoarte de control.
Testarea a avut la baz elementele stabilite prin Lista de verificare nr. 13, poz. 1.7.
Constatri
Din analiza nregistrrilor cu date nereale n sistemul informatic s-a constatat c acesta nu are
prevzut un subsistem de control asupra corectitudinii datelor operate, fapt demonstrat de lipsa de
reacie a acestuia la introducerea datelor.
Concluzii
Pentru constatrile de mai sus s-a elaborat FIAP-ul nr. 13.
Data: 08.04.2005

Auditor intern,
Bilauca Nelia - Roxana

Supervizor,
Ionescu Mircea

Serviciul Audit Public Intern


INTERVIU
privind existena unui numr suficient de manuale de instruciuni, actualizarea acestora (1.1)
i gradul de adaptabilitate al sistemului informatic la nevoile utilizatorilor (1.4.)
adresat
salariailor cu operarea i controlul operaiilor de gestiune din cadrul DRU
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004
Nr.
crt.

DA

NTREBRI

NU

1.
2.
3.
4.
5.

6.
7.
8.
9.
10.
11.

Exist un manual de instruciuni de utilizare a sistemului informatic?

Manualul de utilizare este aprobat de conducere?

Dac da, v rugm s ni-l prezentai.


Activitatea ntreprins n cadrul Direciei dumneavoastr se
desfoar pe baza instruciunilor din manual?
Examinarea adaptrii sistemului informatic la necesitile
utilizatorilor

Aplicaia pe care o utilizai permite preluarea i prelucrarea


automat a datelor introduse?

OBSERVAII

Lista de
verificare nr.
13 poz. 1.1.

Manualul de
utilizare

X
X

Lista de
verificare nr.
13, poz. 1.4.
Parial

Parial

Exist manual pentru fiecare utilizator?

FIAP

Manualul de instruciuni este actualizat periodic?

FIAP

Cnd a fost actualizat manualul ultima dat?


Avei propuneri de perfecionare a instruciunilor?
Mai avei ceva de adugat referitor la cele de mai sus?
Auditori,

sept. 2001
X
X

Intervievat,

NOT:
n baza acestui interviu se va elabora FIAP.

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern
FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 13
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004
PROBLEMA
Neadaptarea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor
CONSTATAREA
- Existena unui numr redus de manuale de utilizare a sistemului informatic i acestea nu sunt
actualizate;
- Sistemul informatic nu conine un subsistem de control pentru asigurarea prelucrrii
tranzaciilor corecte i autorizate i generarea de situaii de control ale acestora asupra
corectitudinii datelor operate.
CAUZE
- Administratorul sistemului informatic nu a furnizat tuturor utilizatorilor manualul care s
prevad instruciunile de acces, achiziie, stocare, prelucrare, transmisie, rspndire i utilizare
a datelor, prevzute de buna practic n domeniu;
- Lipsa pregtirii de specialitate a persoanelor care utilizeaz sistemul informatic.
CONSECINE
- Posibilitatea utilizrii necorespunztoare a aplicaiei informatice datorit manualelor
insuficiente i neactualizate;
- Posibilitatea nregistrrii n baza de date a unor informaii nereale privitoare la salariai
(ncadrare, cuantum, deduceri etc.).
RECOMANDRI
- Stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instruciuni;
- Actualizarea manualului de instruciuni de acces, achiziie, stocare, prelucrare, transmisie,
rspndire i utilizare a datelor;
- Asigurarea unui numr corespunztor de manuale pentru toi utilizatorii;
- Stabilirea n responsabilitatea administratorului de sistem a inserrii unui subsistem de control
pentru asigurarea prelucrrii doar a tranzaciilor corecte i autorizate;
- Asigurarea unui sistem de pregtire i evaluare sistematic a personalului responsabil n
utilizarea sistemului informatic.
ntocmit,

Supervizat,

Pentru conformitate,

Cderea Georgeta

Ionescu Mircea

LISTA DE VERIFICARE NR. 14


Obiectivul VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU
GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
Nr.
crt.

1.

ACTIVITATE AUDITABIL

DA

NU

Obiecte
auditabile
38-39 (TD)

Sigurana n exploatare a sistemului informatic


(Obiecte auditabile 60-61 - LC)

1.1.

1.2.
1.3.
1.4.

Examinarea manualului de utilizare a sistemului informatic:


1.1.1. Analiza instruciunilor privind utilizarea echipamentelor i
instalaiilor pentru realizarea exploatrii n siguran a sistemului
informatic:
f) precizarea instruciunilor privind utilizarea echipamentelor i
instalaiilor auxiliare sistemului informatic;
g) completitudinea instruciunilor;
h) aprobarea instruciunilor de ctre persoanele competente;
i) precizarea modalitii de actualizare a instruciunilor de utilizare a
echipamentelor i instalaiilor;
j) oferirea unor exemple n acest sens.
1.1.9. Cuprinderea unui program de ntreinere ale echipamentelor i
instalaiilor auxiliare;
1.1.10. Atribuirea responsabilitilor persoanelor care realizeaz service-ul
echipamentelor i instalaiilor auxiliare
1.1.11. Perfecionarea continu a personalului cu atribuii n asigurarea
service-ului echipamentelor i instalaiilor auxiliare
1.1.12. Informarea sistematic a personalului cu atribuii n operarea n
sistemul informatic asupra utilizrii echipamentelor i instalaiilor
auxiliare
Coroborarea atribuiilor din fia postului cu competenele pe care
trebuie s le dein personalul care realizeaz utilizarea n siguran a
sistemului informatic
Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu
responsabiliti n realizarea siguranei n exploatare a sistemului informatic
de gestiune a resurselor umane
Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora:
a) consider procedura corespunztoare?
b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice?
c) exist propuneri de perfecionare a procedurii?

OBS.

Interviu

X
X
X
X
X
-

Nr.
crt.

1.5.
1.6.

1.7.
1.8.

ACTIVITATE AUDITABIL

Analizarea programelor de pregtire profesional continu a personalului de


specialitate

DA

NU

Observarea fizic a dotrii sistemului cu echipamente periferice care s le


asigure stabilitatea n funcionare:
- back UPS;
- stabilizatoare de tensiune .a.

Test nr. 14
Interviu

X
X
X

Verificarea dotrii sistemul cu aplicaii informatice pentru asigurarea


stabilitii n funcionare

Chestionarea utilizatorilor privind instruirea permanent n privina noilor


modificri introduse n sistem i asupra extinderii posibilitilor
de utilizare a sistemului?

Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Baciu Otilia Mariana

OBS.

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern
TEST NR. 14
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004
Obiectul testului
Sigurana n exploatare a sistemului informatic de gestiune a resurselor umane.
Obiectivele testului
Analiza utilizrii corespunztoare a echipamentelor auxiliare pentru funcionarea sistemului
informatic.
Descrierea testului
Testarea s-a realizat prin observarea direct a existenei pe teren, la cele 5 calculatoare din
cadrul Direciei Resurse Umane, a echipamentelor auxiliare (back UPS, stabilizatoare de tensiune
.a) pe baza Listei de verificare nr. 14, poz. 1.6.
De asemenea, testarea s-a realizat i printr-un interviu adresat salariailor Direciei Resurse
Umane, prezentat n anex.
Constatri
Din testare a rezultat o dotare corespunztoare cu echipamente auxiliare destinate funcionrii
optime a sistemului informatic.
Concluzii
n baza acestui test nu s-a ntocmit FIAP.
Data: 08.04.2005

Auditor intern,
Bilauca Nelia Roxana

Supervizor,
Ionescu Mircea

ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Public Intern
INTERVIU
privind examinarea manualului de utilizare (1.1.1.) i a gradului de dotare cu echipamente
auxiliare a calculatoarelor din cadrul Direciei Resurse Umane
adresat salariailor care utilizeaz sistemul informatic
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004
Nr.
crt.

NTREBRI

DA

Exist un manual de utilizare a sistemului informatic?

NU

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Activitatea ntreprins n cadrul Direciei dumneavoastr se


desfoar pe baza instruciunilor din manual?
Atribuirea responsabilitilor i delegarea competenelor sunt
declarate prin fia postului?
Instruciunile/procedurile de utilizare a sistemului informatic
sunt aprobate?
Instruciunile/procedurile sunt actualizate sistematic?
Considerai instruciunile ca fiind suficiente?
Dotarea cu echipament informatic (PC, periferice, echipamente
auxiliare, suporturi amovibile, consumabile) este corespunztoare?
Mai avei ceva de adugat referitor la cele de mai sus?
Auditori,

Intervievat,

NOT:
n baza acestui interviu nu s-a elaborat FIAP.

OBSERVAII

Lista de
verificare nr.
14, poz. 1.1.1.

X
X
X
X
X
Lista de
verificare nr.
14, poz. 1.4.

X
X

LISTA DE VERIFICARE NR. 15


Obiectivul VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU
GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
Nr.
crt.
1.
1.1.

1.2.

ACTIVITATE AUDITABIL
Securitatea sistemului informatic
(Obiecte auditabile 62-65 - LC)
Examinarea manualului de proceduri privind asigurarea
securitii sistemului informatic aferent activitii de gestiune a
resurselor umane:
1.1.1. Verificarea sistemului i a procedurilor pentru asigurarea
securitii bazelor de date:
a) atribuirea responsabilitilor persoanelor care asigur
securitatea sistemului informatic
b) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente;
c) realizarea sistemului de securitate a bazelor de date care
previne accesarea i modificarea acestora de ctre
persoane neautorizate prin parole;
d) realizarea calendarului de modificare a parolelor de
acces;
e) existena unui responsabil pentru modificarea parolelor;
f) actualizarea programelor care asigur securitatea
sistemului informatic;
g) precizarea modalitii de actualizare a instruciunilor
privind realizarea securitii sistemului informatic de
gestiune a resurselor umane;
h) oferirea unor exemple n acest sens;
i) conine componenta de actualizare a procedurii.
1.1.2. Introducerea unor programe suplimentare de securitate n
punctele cheie ale sistemului informatic
1.1.3. Modalitatea de perfecionare continu a personalului cu
atribuii n domeniu
1.1.4. Informarea nominal a utilizatorilor asupra modificrilor
aduse sistemului informatic de ctre personalul cu atribuii
n domeniul realizrii securitii sistemului informatic
Analiza sistemului de parole de acces n sistemul
informatic
- exist un sistem de parole de acces?

DA

NU

OBS.
Obiecte
auditabile 4043 (TD)

TEST nr. 15
Interviu

X
X
-

X
-

X
X

Interviu

Test nr. 15
X

Nr.
crt.
1.3.
1.4.

1.5.
1.6.

1.7.
1.8.
1.9.

ACTIVITATE AUDITABIL
- exist un responsabil cu verificarea periodic a schimbrii
sistematice a parolelor de acces?
Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu
responsabiliti n asigurarea securitii sistemului informatic de
gestiune a resurselor umane
Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii
acestora:
a) consider procedura corespunztoare?
b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice?
c) exist propuneri de perfecionare a procedurii?

DA

NU
X

Analiza listelor de control privind prevenirea i detectarea


accesrilor i modificrilor neautorizate

Observarea fizic a sistemului de prevenire i detectare a


accesrilor i modificrilor sau transmiterilor
neautorizate ale bazelor de date asigurat prin sistem de
parole, programe antivirus, antispyware, firewall .a.
prin programe de audit informatic pentru nregistrarea
intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor autorizai
sau neautorizai

Examinarea programelor antivirus, antispyware i firewall

Verificarea actualizrii sistematice a programelor antivirus,


antispyware i firewall
Analiza modalitii de arhivare a documentelor

Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Cderea Georgeta

OBS.

Interviu

Interviu

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern
TEST NR. 15
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004
Obiectul testului
Evaluarea securitii sistemului informatic
Obiectivele testului
Verificarea sistemului de prevenire i detectare a accesrilor i modificrilor sau transmiterilor
neautorizate ale bazelor de date
Descrierea testului
Eantionul s-a realizat asupra administratorului i utilizatorilor sistemului informatic din cadrul
Direciei Resurse Umane, care au n dotare 5 calculatoare.
Testarea privind securitatea sistemului informatic a avut la baz elementele stabilite n Lista de
verificare nr. 15, poz. 1.1.1.c, d i e, respectiv:

existena unui sistem de parole care s fie modificate periodic;


realizarea calendarului privind parolele de acces;
existena unei persoane responsabile cu verificarea periodic a sistemului de parole de acces;

Testul s-a materializat prin verificarea pe teren a existenei sistemului de parole de acces i
a responsabilului cu verificarea schimbrii periodice a acestora de ctre utilizatori.
Constatri
Din verificarea sistemului de parole existent, pentru cele 5 calculatoare utilizate, prin observarea
direct pe teren, s-a constatat:
- inexistena unui sistem de parole de acces;
- nedesemnarea unui responsabil cu verificarea schimbrii sistemului de parole de acces;
- inexistena unui sistem de informare i pregtire sistematic al utilizatorilor.
Concluzii
n baza acestui test s-a ntocmit FIAP-ul nr. 15.

Data: 08.04.2005

Auditor intern,
Baciu Otilia - Mariana

Supervizor,
Ionescu Mircea

la

Serviciul Audit Public Intern


INTERVIU
privind securitatea sistemului informatic
adresat
salariailor din cadrul DRU
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004
Nr.
crt.

NTREBRI

DA

NU

1.
Exist un responsabil cu securitatea sistemului informatic?

Avei o procedur pentru sistemul de securitate aprobat de


conducere?

Accesul n sistemul de gestiune a resurselor umane se face printr-o


parol de acces?

Lista de
verificare nr.
15 poz. 1.1.1.
a.
Lista de
verificare nr.
15 poz. 1.1.1.
b.
Lista de
verificare nr.
15 poz. 1.1.1.
c.

2.

3.

4.
5.
6.
7.
8.

Schimbai periodic parola?


Parola este cunoscut doar de dvs.?

Calculatorul dvs. este prevzut cu programe antivirus, antispyware,


firewall .a.?

FIAP

FIAP

Exist o persoan responsabil cu verificarea schimbrii parolelor de


acces?
Acest responsabil are ca atribuii informarea nominal a utilizatorilor
asupra modificrilor aduse sistemului informatic?

OBSERVAII

X
X

Lista de
verificare nr.
15 poz. 1.1.4.
Lista de
verificare nr.
15 poz. 1.7. i

1.8.
9.
10.

Programele antivirus,
sistematic?

antispyware,

firewall

sunt

actualizate

X
X

Mai avei ceva de adugat referitor la cele de mai sus?

Auditori,

Intervievat,

NOT:
n baza acestui interviu se va elabora FIAP.

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern
FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 15
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004
PROBLEMA
Neasigurarea securitii sistemului informatic
CONSTATAREA
- Inexistena unui sistem de stabilire de ctre fiecare utilizator a parolelor i a unui responsabil cu
verificarea schimbrii periodice a parolelor de acces.
- Analiza interviului a scos n eviden, de asemenea, faptul c nu exist un sistem de securitate a
sistemului informatic i un responsabil al administrrii acestui sistem.
CAUZE
- Entitatea nu aplic procedura care prevede schimbarea sistematic a parolelor, precum i
verificarea acestora de ctre o persoan responsabil;
- Lipsa pregtirii de specialitate n acest domeniu a persoanelor care utilizeaz programul
informatic de gestiune a resurselor umane.
CONSECINE
- Posibilitatea utilizrii datelor i informaiilor din sistem n mod neadecvat de ctre persoane
neautorizate;
- Vulnerabilitatea ridicat a sistemului n faa unor intrri nedorite sau unor atacuri
informaionale.
RECOMANDRI
- Schimbarea sistematic a parolelor de acces de ctre utilizatorii sistemului informatic;
- Desemnarea unei persoane cu atribuii i competene n verificarea schimbrii periodice a
parolelor de acces;
- Stabilirea atribuiilor cu verificarea schimbrii parolelor n lipsa persoanei desemnate;
- Pregtirea specialitilor n asigurarea securitii sistemului informatic i informarea sistematic
a utilizatorilor.

ntocmit,
Cderea Georgeta

Supervizat,
Ionescu Mircea

Pentru conformitate,

LISTA DE VERIFICARE NR. 16


OBIECTIVUL IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Nr.
crt.
1.
1.1.

1.2.
1.3.
1.4.

1.5.

Activitate de audit
Arhivarea documentelor
(Obiecte auditabile 66-69 - LC)
Examinarea procedurii privind organizarea activitii de
arhivare a documentelor rezultate din activitatea de gestiune a
resurselor umane:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a
activitii de arhivare:
a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente;
b) verificarea existenei listei activitilor pentru
realizarea obiectivului/subobiectivului;
c) stabilirea modelelor de formulare specifice;
d) precizarea modalitilor de completare a modelelor;
e) stabilirea termenelor de predare a documentelor la
arhiv;
f) exemple n acest sens;
g) cuprinde modalitatea de predare-primire a
documentelor la arhiv;
h) conine componenta de actualizare a procedurii.
1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie
ale procesului;
1.1.3. Respectarea principiul dublei semnturi;
1.1.4. Stabilirea locaiei i ale condiiilor pe care trebuie s le
ndeplineasc aceasta;
1.1.5. Stabilirea responsabilitilor privind arhivarea
documentelor, n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i
ale termenelor aferente fazelor;
1.1.6. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de
formulare i informaiile activitilor, algoritmi de
prelucrare .a.
1.1.7. Modalitatea arhivrii documentelor.
Compararea atribuiilor din procedur cu cele cuprinse n
fiele posturilor
Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele
cu responsabiliti n activitatea de arhivare a documentelor
Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii
acestora:
a) consider procedura corespunztoare?
b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice?
c) exist propuneri de perfecionare a procedurii?
Analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare la
activitatea de arhivare, modelele de formulare (documente,
coninutul acestora, termenele de realizare .a.)
a) verificarea numerotrii, nuruirii i semnrii

DA

NU

Obs.
Obiecte auditabile
44-46 (TD)

Interviu
X

FIAP nr. 16

Nr.
crt.

Activitate de audit

DA

procesului de predare-primire a dosarelor arhivate i a


existenei opisului
b) verificarea existenei la dosarele arhivate a
documentelor trecute n opis
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Bilauca Nelia - Roxana

NU

Obs.

Serviciul Audit Public Intern


INTERVIU
privind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documentelor
adresat domnei Dana Srbu, director al Direciei de Resurse Umane
ntrebarea nr. 1: Activitatea de pregtire a dosarelor rezultate din activitatea de gestiune a
resurselor umane, n vederea predrii la arhiva instituiei, este repartizat prin fia postului unei
persoane din cadrul Direciei de Resurse Umane?
Rspuns nr. 1: n cadrul Direciei de Resurse Umane este prevzut un post de referent care s
desfoare i activitatea de arhivare, dar acest post este vacant. De altfel, din totalul posturilor
prevzute prin organigrama instituiei la nivelul acestei direcii numai 70% sunt, n prezent, ocupate.

ntrebarea nr. 2: La nivelul Direciei de Resurse Umane exist proceduri specifice,


scrise i formalizate, privind arhivarea documentelor?
Rspuns nr. 2: Nu, dar n urma discuiilor purtate cu echipa de auditori a fost elaborat
Decizia nr. 72/2005 prin care a fost desemnat o persoan responsabil cu asigurarea pregtirii
dosarelor din cadrul DRU n vederea arhivrii. Aceast persoan a primit i sarcina elaborrii
procedurilor specifice n vederea arhivrii documentelor, pn la sfritul anului.

ntrebarea nr. 3: Avei cunotine privind normele de arhivare a documentelor?


Rspuns nr. 3: Da. Am cunotine generale, dar nu am efectuat cursuri de pregtire de specialitate.

ntrebarea nr. 4: Dosarele cu documentele pregtite spre arhivare au fost numerotate,


nuruite i opisate?
Rspuns nr. 4: Pn la data prezentei misiuni, predarea-primirea documentelor la arhiva s-a realizat
prin rotaie de ctre referenii din cadrul direciei, fr a se efectua, n totalitate, verificarea
coninutului acestora.

ntrebarea nr. 5: Care considerai c a fost principala cauz care a generat aspectele
negative relevate mai sus?
Rspuns nr. 5: Numrul mare de posturi vacante (30% din totalul posturilor) a generat repartizarea
unui numr mai mare de sarcini salariailor existeni, astfel nct o parte din activitile direciei, cum
este i cazul arhivrii, au fost realizate de acetia cu superficialitate, considernd-o ca o activitate
auxiliar i care nu le aparine.
ntrebarea nr. 6: Mai avei ceva de adugat?
Rspuns nr. 6: Nu.
Director Direcia Resurse Umane,
Dana Srbu
NOT: Pentru constatarea de la nr. 4 se va elabora FIAP.

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern
FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 16
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004
PROBLEMA
Nerespectarea cadrului normativ privind activitatea de arhivare a Direciei Resurse Umane
CONSTATAREA
Predarea-primirea documentelor la arhiva instituiei se realizeaz fr verificarea
coninutului dosarelor ce vor fi arhivate, respectiv fr a fi numerotate, nuruite i opisate.
CAUZE
- Efectuarea parial a opisrii dosarelor, aceasta fiind considerat ca o operaiune neimportant;
- Lipsa de personal aferent activitii de gestiune a resurselor umane;
- Nedesemnarea unei persoane care s aib atribuii n acest sens;
- Inexistena procedurilor specifice de arhivare.
CONSECINE
- Dificultate n gsirea unor documente deja arhivate;
- Posibilitatea pierderii/dispariiei unor documente;
- Timp suplimentar acordat operaiunii de cutare care afecteaz activitatea curent;
RECOMANDRI
- Elaborarea procedurilor scrise i formalizate specifice activitii de arhivare a documentelor,
care s cuprind modul de constituire, de accesare, stocare i utilizare a dosarelor arhivate;
- Desemnarea unui salariat din cadrul Direcia Resurselor Umane care va avea atribuii i
competene n evidena, constituirea i predarea dosarelor la arhiva instituiei.
ntocmit,

Supervizare,

Baciu Otilia Mariana

Pentru conformitate,

Ionescu Mircea

Procedura P10: Revizuirea documentelor de lucru

Serviciul Audit Public Intern


NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU
Entitatea: Direcia Resurse Umane
Misiunea de audit intern: Gestiunea resurselor umane
Numele auditorului:
Data realizrii:
CONSTATAREA

DOCUMENT JUSTIFICATIV

1. Nu a fost stabilit numrul


funciilor publice care vor fi
rezervate
absolvenilor
programelor de formare
specializat n administraia
public,
organizate
de
Institutul
Naional
de
Administraie
sau
de
instituii
similare
din
strintate
2. Dosarele de concurs ale
candidailor conin copii ale
documentelor care nu sunt
legalizate sau care nu sunt
certificate pentru conformitate de ctre secretariatul
comisiei de concurs

- Planul de ocupare a funciilor publice


pe anul 2004;
- Note de fundamentare a planului de
ocupare a funciilor publice pe anul 2004.

Copii documente ale candidailor


la:

- Concursul pentru ocuparea postului de


consilier la DMRU
- Concursul pentru ocuparea postului de
asistent la DBFC
- Concursul pentru ocuparea postului de
consilier sup. la DBFC
- Concursul pentru ocuparea postului de
consilier pr. la DADR
- Concursul pentru ocuparea postului de
consilier superior la DAI
- Concursul pentru ocuparea postului de
consilier principal la DAI
3. Funcionarea comisiei de - Procese verbale ale concursurilor
concurs cu nu numr mai organizate n anul 2004.
mic de membri
4. ncadrarea eronat a
salariailor pe alte funcii
dect cele pentru care au fost
declarai admii de ctre
comisia de concurs
5. Neexercitarea controlului
asupra modului de elaborare
a deciziilor de numire de
ctre persoana autorizat din
cadrul Serviciului financiarsalarizare
6. Sanciunea de 5% aplicat

EXIST
DA
NU
X

X
X
X
X
X
X

- Procese verbale ale concursurilor


organizate n anul 2004;
- Decizia de numire nr. 1234/2004.

- Stat salarii lunile august i septembrie


2004.
- Decizia de numire nr. 1234/2004.

- Decizie de sancionare nr. 2345/2004;

AUDITORI

CONSTATAREA

DOCUMENT JUSTIFICATIV

pe 3 luni a fost reinut din


drepturile salariale i operat
n baza de date, dar nu a fost
nregistrat n carnetul de
munc
7. Inexistena unui sistem
pentru organizarea modului
de
eviden
a
orelor
suplimentare i de recuperare
a acestora de ctre salariaii
entitii

- Copie de pe carnetul de munc a dl.


Constantinesu Ion

- Evidena orelor suplimentare pentru


lunile aprilie i decembrie 2004 ale DPA,
DGBCF, DRU i DGIE.;
- Lista de control privind evidena
salarizrii muncii peste programul
normal de lucru la structurile din cadrul
entitii
8. Utilizarea a diferite - Foi colective de prezen lunile
formulare de foi colective de februarie i august 2004 ale DPA, DA,
prezen, care nu conin DRU i DGIE.
elementele
obligatorii
prevzute de lege
Inexistena unui sistem de
justificare a nerespectrii
planificrii concediilor de
odihn ale personalului la
Direcia Achiziii i Direcia
General
de
Integrare
European
9. Existena unor dosare - Lista de control privind modul de
profesionale incomplete care eviden al dosarelor profesionale
nu conin toate actele
administrative i documentele de evideniere a carierei
funcionarului public
10. Carnetele de munc nu - Lista de control privind evidena
sunt actualizate, n special, la carnetelor de munc;
rubricile privind starea civil - Nota de relaii
i sporul de vechime
11. Existena unui - Liste ale operaiunilor efectuate pentru
numr redus de manuale de verificarea aplicaiei;
utilizare
a
sistemului - Interviuri adresate utilizatorilor.
informatic i acestea nu sunt
actualizate.
Sistemul informatic
nu conine un subsistem de
control pentru asigurarea
prelucrrii
tranzaciilor
corecte i autorizate i
generarea de situaii de
control ale acestora asupra
corectitudinii datelor operate.
12. Inexistena unui - Interviuri adresate managementului
sistem de stabilire de ctre resurselor umane

EXIST
DA
NU
X

X
X

AUDITORI

CONSTATAREA
fiecare utilizator a parolelor
i a unui responsabil cu
verificarea
schimbrii
periodice a parolelor de
acces.
Nu exist un sistem de
securitate
a
sistemului
informatic i un responsabil
al
administrrii
acestui
sistem.
13. Predarea - primirea
documentelor
la
arhiva
instituiei se realizeaz fr
verificarea
coninutului
dosarelor ce vor fi arhivate,
respectiv
fr
a
fi
numerotate,
nuruite
i
opisate.

DOCUMENT JUSTIFICATIV

EXIST
DA
NU

- Interviu privind respectarea


cadrului normativ referitor la arhivarea
documentelor
adresat
domnului
Rdulescu Dumitru, director al Direciei
de Resurse Umane

Auditori,

PLANUL DE ACIUNE I CALENDARUL


IMPLEMENTRII RECOMANDRILOR

AUDITORI

Nr.
crt.
.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Recomandarea
1 Elaborarea procedurilor de planificare

privind ocuparea funciilor publice n


colaborare cu Agenia Naional a
Funcionarilor Publici
Instruirea personalului care se ocup cu
elaborarea i aprobarea Planului de
ocupare a funciilor publice la nivelul
ministerului i evaluarea sistematic a
acestuia
Stabilirea de atribuii i responsabiliti
n elaborarea i aprobarea Planului de
ocupare a funciilor publice, prin fiele
posturilor
Elaborarea procedurilor de organizare i
desfurare a concursurilor privind
ocuparea funciilor publice, care s
prevad numirea unor membri supleani
pentru
nlocuirea
membrilor
indisponibili ai comisiilor de organizare
a
concursurilor
pentru
ocuparea
funciilor publice
Instruirea membrilor comisiilor de
concurs i ai comisiilor de contestaii,
precum i a persoanelor care asigur
munca de secretariat naintea organizrii
acestora, consemnate printr-un proces
verbal conform legii
Reverificarea corectitudinii deciziilor de
numire emise n anul 2003 i informarea
Serviciului Audit Public Intern asupra
rezultatelor verificrii

Pregtirea profesional a personalului


implicat n activitatea de organizare i
gestionare a resurselor umane din cadrul
entitii i evaluarea sistematic a
acestuia

Plan de aciune
- Constituirea
prin
decizia
managerului a unei comisii pentru
elaborarea
procedurilor
de
planificare
- ntocmirea procedurilor specifice
de fundamentare a Planului de
ocupare a funciilor publice

- Organizarea cursurilor
de
pregtire
pentru
personalul responsabil cu
elaborarea Planului

Calendarul
implementarii

Responsabil cu
implementarea

31.12.2005

Director
DRU

31.12
.2005

Director
DRU

- Completarea atribuiilor
i responsabilitilor n
fiele de post

30.06
.2005

Director
DRU

- Desemnarea persoanelor
responsabile cu elaborarea
procedurilor
privind
organizarea i susinerea
concursurilor

30.06
.2005

Director
DRU

30.06
.2005

Director
DRU

30.09
.2005

Director
DRU

31.12
.2005

Director
DRU

- Pregtirea
membrilor
comisilor de concurs i ai
comisiilor de contestaii
pentru
cunoaterea
aprofundat a procedurilor
privind organizarea i
susinerea concursurilor
- Constituirea
unei
comisii cu atribuii n
verificarea deciziilor de
numire emise n anul
2003;
- Comunicarea rezultatelor verificrii compartimentului de audit intern
- Organizarea
unor
cursuri
de
pregtire
profesional cu specialiti
din domeniul resurselor
umane i/sau participarea
la cursurile de profil
organizate de INA

Nr.
crt.
8.

9.

10.

11.

12.

13.

Recomandarea

Plan de aciune

Implementarea unui nivel


suplimentar de control intern ierarhic
pentru operaiile specifice activitilor
privind organizarea i gestiunea
resurselor umane din cadrul entitii

- Desemnarea prin decizie


a managerului a unei
persoane
care
s
supervizeze respectarea
prevederilor legislative i
normative la emiterea
deciziilor de numire
- Desemnarea de ctre
directorul DRU a persoanelor cu atribuii n
elaborarea i actualizarea
procedurilor
pentru
sistemul de emitere i
comunicare a deciziilor
- Constituirea
unei
comisii cu atribuii n
verificarea modului de
stabilire a salariilor pentru
salariaii nou angajai n
anul 2003;
- Comunicarea rezultatelor verificrii compartimentului de audit intern.
- Constituirea
unei
comisii cu atribuii n
verificarea modului de
aplicare a sanciunilor n
anul 2003;
- Includerea n atribuiile
efului de serviciu RU a
obligativitii verificrii
completrii sanciunilor n
dosarele profesionale i n
carnetele de munc.
- Constituirea
unei
comisii cu atribuii n
verificarea sistemului de
eviden a timpului suplimentar peste programul
normal de lucru i modul
de compensare al acestuia;
- Transmiterea rezultatelor verificrii compartimentului de audit.

Elaborarea procedurilor scrise


i formalizate pentru sistemul de
emitere al deciziilor de numire

Reverificarea
modului
de
stabilire a salariilor pentru salariaii
nou angajai n anul 2003 i
informarea Serviciului Audit Public
Intern asupra rezultatelor verificrii

Verificarea persoanelor care au fost


sancionate de conducere n
anul 2003 pentru a se depista
dac exist nereguli n modul
de aplicare al sanciunilor

Efectuarea unei reverificri privind


sistemul de eviden a timpului
suplimentar peste programul
normal de lucru i modul de
compensare al acestuia pentru
depistarea tuturor situaiilor de
nerespectare
a
cadrului
normativ i informarea efului
compartimentului de audit
intern
asupra
rezultatelor
obinute
Elaborarea unei proceduri pentru
gestionarea timpului efectuat
peste programul normal de
lucru n vederea compensrii n

- Desemnarea
unei
comisii privind elaborarea
procedurilor
pentru
gestionarea
timpului

Calendarul
implementarii

30.06
.2005

Responsabil cu
implementarea

Director
DRU

30.06.2005

Director
DRU

30.09.2005

Director
DRU

30.09.2005

Director
DRU

30.09.2005

Director
DRU

30.06.2005

Director
DRU

Nr.
crt.

Recomandarea

Plan de aciune

Calendarul
implementarii

Responsabil cu
implementarea

31.12.2005

Director
DRU

30.09.2005

Director
DRU

30.06.2005

Director
DRU

30.06.2005

Director
DRU

30.06.2005

Director
DRU

timp
sau
n
bani
i efectuat peste programul
implementarea
n
cadrul normal de lucru
acestuia a activitilor de
control i a responsabilitilor
adecvate
14.

15.

16.

17.

18.

19.

Implementarea unui nivel de


control
suplimentar
pentru
evidenierea prezenei personalului i
justificrii nerespectrii planificrii
concediilor de odihn

Verificarea
dosarelor
profesionale de la ultima misiune de
audit intern pn la zi, pentru
completarea actelor administrative i
documentelor
care
evideniaz
cariera profesional a funcionarilor
publici
Implementarea unui
suplimentar pe lanul procedural

nivel

de

control

Elaborarea procedurilor scrise


i formalizate pentru gestionarea
dosarelor profesionale
Stabilirea
unor
persoane
responsabile
cu
gestionarea
carnetelor de munc i a atribuiilor
prin fiele de post

Constituirea unei comisii prin decizia


conducerii pentru reverificarea stadiului
actualizrii carnetelor de munc i
informarea cu rezultatele acesteia a
efului compartimentului de audit intern

- Desemnarea prin decizie


a managerului a unei
persoane
care
s
supervizeze respectarea
prevederilor legislative i
normative
privind
evidena
prezenei
personalului
- Constituirea
unei
comisii pentru verificarea
dosarelor
profesionale
necuprinse n analiza
echipei de auditori

- Desemnarea
prin
decizie a managerului a
unei persoane care s
supervizeze respectarea
prevederilor legislative i
normative
privind
gestionarea
dosarelor
profesionale
- Desemnarea
unei
comisii privind elaborarea
procedurilor
pentru
gestionarea
dosarelor
profesionale
- Desemnarea
unei
persoane i trecerea n
fia postului a atribuiilor
privind
gestionarea
carnetelor de munc,
respectiv a unei alte
persoane care s preia
aceste atribuii n situaia
absenei ndelungate a
primei persoane
- Decizia
conducerii
pentru constituirea unei
comisii
reverificarea
stadiului
actualizrii
carnetelor de munc i

31.12.2005

Director
DRU

Nr.
crt.

20.

21.

22.

23.

24.

25.

26.

27.

28.

29.

Recomandarea

Elaborarea procedurilor scrise i


formalizate pentru gestionarea carnetelor
de munc n care s fie nglobate
activitile de control i persoanele
responsabile
Realizarea unui sistem de pregtire
profesional a personalului implicat n
gestionarea carnetelor de munc
Testarea
periodic
a
personalului
i
influenarea
evalurilor anuale cu rezultatele
acestor testri
Stabilirea unui responsabil cu
actualizarea
manualului
de
instruciuni

Actualizarea manualului de
instruciuni de acces, achiziie,
stocare,
prelucrare,
transmisie,
rspndire i utilizare a datelor
Asigurarea
unui
numr
corespunztor de manuale pentru toi
utilizatorii
Stabilirea
n
responsabilitatea
administratorului de sistem a inserrii
unui subsistem de control pentru
asigurarea prelucrrii doar a tranzaciilor
corecte i autorizate
Asigurarea unui sistem de pregtire i
evaluare sistematic a personalului
responsabil n utilizarea sistemului
informatic
Schimbarea sistematic a parolelor de
acces de ctre utilizatorii
sistemului informatic
Desemnarea unei persoane cu atribuii i

Plan de aciune
informarea cu rezultatele
acesteia
a
efului
compartimentului de audit
intern
- Desemnarea persoanelor
cu
atribuii
n
elaborarea i actualizarea
procedurilor
pentru
gestionarea carnetelor de
munc
- nscrierea n Planul de
pregtire profesional pe
anul 2005 a participrii
personalului la cursuri de
pregtire de profil
- ntocmirea unui plan de
evaluare sistematic a
personalului
- Desemnarea
unei
persoane i completarea
prin fia postului a
atribuiilor
privind
actualizarea manualului
de instruciuni
- Desemnarea
unei
persoane responsabile cu
verificarea periodic a
actualizrii instruciunilor
i a stabilirii numrului
necesar de manuale de
instruciuni.
- Implementarea
unui
modul
de
control
suplimentar la sistemul
informatic existent
- Organizarea
unor
aplicaii
practice
cu
personalul responsabil i
evaluarea
cunotinelor
obinute
- Urmrirea
realizrii
unui
calendar
de
modificare a parolelor i
aplicarea
practic
a
acestuia
- nscrierea
n
fia

Calendarul
implementarii

Responsabil cu
implementarea

30.09.2005

Director
DRU

31.12.2005

Director
DRU

28.02.2006

Director
DRU

30.06.2005

Director
DRU
ef serviciu
IT

30.09.2005

Director
DRU
ef serviciu
IT

30.06.2005

Director
DRU
ef serviciu
IT

31.12.2005

Director
DRU
ef serviciu
IT

30.06.2005

Director
DRU
ef serviciu
IT

30.06.2005

ef serviciu

Nr.
crt.

30.

31.

32.

33.

Calendarul
implementarii

Recomandarea

Plan de aciune

competene
n
verificarea
schimbrii periodice a parolelor
de acces
Stabilirea atribuiilor cu verificarea
schimbrii parolelor n lipsa persoanei
desemnate

postului
persoanei
desemnate a atribuiilor

Pregtirea specialitilor n asigurarea


securitii sistemului informatic
i informarea sistematic a
utilizatorilor

Elaborarea procedurilor scrise i formalizate specifice activitii de


arhivare a documentelor, care s
cuprind modul de constituire,
de accesare, stocare i utilizare
a dosarelor arhivate
Desemnarea unui salariat din cadrul
Direcia Resurselor Umane care va avea
atribuii i competene n evidena,
constituirea i predarea dosarelor la
arhiva instituiei
Auditori,
Baciu Otilia Mariana
Cderea Georgeta
Bilauca Nelia - Roxana

- Desemnarea
unei
persoane care s preia
automat
atribuiile
responsabilului
cu
schimbarea parolelor
Pregtirea specialitilor n
asigurarea
securitii
sistemului
informatic
privind cele mai noi
informaii n domeniu i
crearea
posibilitii
accesului la manuale i
reviste de specialitate
- Desemnarea
unei
persoane cu elaborarea i
actualizarea procedurilor
specifice activitii de
arhivare a documentelor
- Elaborarea i nscrierea
atribuiilor n fia de post
a persoanei responsabile

Responsabil cu
implementarea

IT

30.06.2005

ef serviciu
IT

31.12.2005

ef serviciu
IT

30.06.2005

Director
DRU
ef serviciu
administrativ

30.06.2005

Director
DRU

Director DRU,
Ionescu Mircea

Procedura P11: edina de nchidere


ENTITATEA PUBLIC
Serviciul de Audit Intern
MINUTA EDINEI DE NCHIDERE
A. Meniuni generale:
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004-31.12.2004
ntocmit:
Baciu Otilia - Mariana
Avizat:
Ionescu Mircea

Data:
Data:

Lista participanilor:
Numele

Funcia

Baciu Otilia - Mariana


Cderea Georgeta
Bilauca Nelia Roxana

Auditor
Auditor
Auditor

Dana Srbu

Director

Voinescu Lucica

Inspector

Barbu Vasile

Inspector

Stroescu Tudora

Inspector

Direcia/
Serviciul
ef SAPI
SAPI
SAPI
Direcia
Resurse
Umane
Direcia
Resurse
Umane
Direcia
Resurse
Umane
Direcia
Resurse
Umane

Nr.
telefon

E-mail

Semntura

B. Concluzii:
n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru fiecare
obiect auditat. De asemenea, au fost discutate deficienele, au fost analizate cauzele care au
contribuit la realizarea disfuncionalitilor i au fost comentate recomandrile care urmeaz a fi
implementate pentru eliminarea deficienelor constatate.
Pentru constatrile/deficienele prezentate nu au fost formulate obiecii, fiind nsuite
n totalitate.
n final, s-au desemnat persoanele responsabile cu implementarea recomandrilor i datele
de realizare ale acestora.

Serviciul Audit Public Intern

RAPORT DE AUDIT INTERN


- PROIECT -

STRUCTURA AUDITAT:
DIRECIA RESURSELOR UMANE
DIN CADRUL S.C. POLICOLOR S.A.

Misiunea de audit:
GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

I.

INTRODUCERE

Echipa de auditare a fost format din:


Baciu Otilia Mariana - auditor coordonator al misiunii;
Cderea Georgeta auditor
Bilauca Nelia Roxana - auditor
din cadrul Serviciul Audit Public Intern al entitii publice
Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr.45/15.03.2009
Baza legal a aciunii de auditare:
- Planul de audit intern pe anul 2005 aprobat de conducerea instituiei;
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern;
- O.M.F.P. nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de exercitare a
auditului public intern;
- Normele proprii de exercitare a auditului public intern n cadrul entitii publice
Durata aciunii de auditare: 01.04 - 15.05.2005
Perioada supus auditrii: 01.01 - 31.12.2004
Obiectivele misiunii de audit:
Organizarea recrutrii personalului cu principalele subobiective:
- Proiectul Planului de ocupare a funciilor publice, anex la Planul naional de
ocupare a funciilor publice;
- organizarea concursurilor;
- susinerea concursurilor;
- deciziile de numire.
Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cu principalele subobiective:
- stabilirea elementelor de natur salarial;
- modificarea drepturilor salariale;
- salarizarea muncii peste programul normal de lucru.
Evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor;
Evoluia carierei personalului;
Pregtirea profesional continu a personalului
Gestionarea dosarelor profesionale;
Gestionarea carnetelor de munc;
Funcionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane cu
principalele subobiective:
- evaluarea sistemului informatic;
- sigurana n exploatare a sistemului informatic;
- securitatea bazelor de date.
Arhivarea documentelor.
Tipul de auditare: Audit de conformitate/regularitate.
Tehnici utilizate:

a) verificarea n vederea asigurrii validrii, realitii i acurateei nregistrrilor n carnetele de


munc i dosarele profesionale.
Tehnici de verificare utilizate:
- comparaia: pentru deciziile de numire i datele nscrise n carnetele de munc, n
dosarele profesionale i n bazele de date;
- examinarea: pentru detectarea erorilor n completarea carnetelor de munc,
dosarelor profesionale, proceselor verbale etc.;
- garantarea: pentru verificarea realitii datelor din documentele ce au stat la baza
justificrii nregistrrilor;
- urmrirea: pentru a se constata dac toate operaiunile au fost real efectuate.
b) interviul pentru lmurirea unor aspecte legate de organizarea i desfurarea activitilor;
c) eantionarea pentru analiza modului de ntocmire al documentelor;
d) observarea fizic n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i
emitere a documentelor.
Instrumente de audit:
- chestionarele;
- liste de verificare pentru a stabili condiiile pe care trebuie sa le ndeplineasc
fiecare obiectiv auditabil.
Documente i materiale examinate n cadrul Direciei de Resurse Umane: Verificarea la
faa locului a vizat urmtoarele documente ntocmite i completate pentru perioada 01.01.2004 31.12.2004:
- documente privind organizarea i susinerea concursurilor (Planul de ocupare a funciilor
publice pe anul 2004, statul de funcii, procese verbale de selectare a dosarelor candidailor,
procese verbale privind susinerea probelor de concurs .a.)
- decizii de numire, promovare, modificare a drepturilor salariale;
- carnete de munc, dosare profesionale, fie de post, Regulamentul de Organizare i
Funcionare;
- foile colective de prezen;
- cererile de concedii de odihn, fr plat etc.;
- Registrul de eviden a salariailor;
- alte documente.
-

Materiale ntocmite pe timpul auditrii:


foi de lucru privind descrierea activitilor auditate;
liste de verificare pe obiective (LV);
fie de identificare i analiz a problemelor constatate (FIAP);
documente de lucru;
Tabel puncte tari i puncte slabe, Tematica n detaliu ;
programul de audit, programul interveniei la faa locului;
Chestionarul de control intern (CCI);
rapoarte preliminare de audit, minutele edinelor de deschidere, de nchidere etc.

Organizarea Direciei Resurse Umane. Direcia a funcionat n perioada supus auditrii cu


un numr de 16 salariai, dintre care un post de director i un ef de serviciu. Organizarea i
funcionarea direciei a fost n conformitate cu organigrama i Regulamentul de organizare i
funcionare.
Pentru toi salariaii sunt ntocmite fie ale posturilor prin care sunt stabilite relaiile ierarhice i
sarcinile de serviciu.

Activiti desfurate n cadrul Direciei Resurselor Umane:


- ntocmirea statelor de funcii pe care le supune spre avizare conducerii;
- rspunderea privind aplicarea corect a reglementrilor legale n domeniul salarizrii
personalului, precum salariul de baz, sporul de vechime, indemnizaiile, alte sporuri;
- fundamentarea corect i acordarea premiilor;
- aplicarea corect a prevederilor legale privind efectuarea i salarizarea muncii peste
programul normal de lucru;
- fundamentarea capitolelor din buget privind cheltuielile cu salariile;
- verificarea foilor colective de prezen privind operarea corect a timpului lucrat i nelucrat;
- organizarea concursurilor de recrutare, promovare i avansare a personalului;
- ntocmirea i actualizarea carnetelor de munc;
- ntocmirea i actualizarea dosarelor profesionale;
- pregtirea i perfecionarea profesional continu a salariailor.
Echipa de auditori prin lucrrile specifice derulrii misiunii de audit a avut ca obiective principale
activitile care se desfoar n cadrul DRU, stabilite prin ROF, prezentate mai sus

II. CONSTATRI I RECOMANDRI


1. ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI
1.1.
Proiectul Planului de ocupare a funciilor publice, anex la Planul naional
de ocupare a funciilor publice
1.1.1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funciilor publice
(1)
n vederea analizei activitii de recrutare a personalului, identificat ca fiind prima etap a
procesului de gestionare a resurselor umane, s-a procedat la examinarea Planului de ocupare a
funciilor publice pe anul 2004, respectiv a modului de fundamentare a acestuia.
Din analiza fundamentrii Planului de ocupare a funciilor publice pe anul 2004, respectiv a Notelor
de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din subordine, conform Testului
nr. 1 elaborat n baza Listei de verificare nr.1, poz. 1.5., s-a constatat c nu au fost rezervate
funcii publice absolvenilor programelor de formare specializat n administraia
public.
n conformitate cu art. 1 din H.G. nr. 25/2004 pentru aprobarea Planului de ocupare a funciilor
publice pe anul 2004 i al art. 20 alin. (1) lit. o) i al art. 21 alin. (1) lit. b) din Legea nr.
188/1999 privind Statutul funcionarilor publici entitatea public trebuia s stabileasc
numrul funciilor publice care vor fi rezervate absolvenilor programelor de formare
specializat n administraia public, organizate de Institutul Naional de Administraie
sau de instituii similare din strintate.
Pentru prevenirea repetrii acestei situaii la elaborarea Planului de ocupare a funciilor
publice i n urmtorii ani, echipa de auditori recomand elaborarea procedurilor pentru ntocmirea i
formalizarea planului n colaborare cu Agenia Naional a Funcionarilor Publici.
n acelai timp, se impune i stabilirea unor responsabiliti bine definite persoanelor implicate
n fundamentarea i aprobarea Planului de ocupare a funciilor publice la nivelul entitii, care s
beneficieze anticipat de o pregtire profesional adecvat.

1.2. Organizarea concursurilor


1.2.1. Posturile prevzute n statul de funcii ce urmeaz a se scoate la

concurs (2)
.
1.2.2. Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor (3)
.
1.2.3. Dosarele candidailor la ocuparea posturilor (4)
n anul 2004, s-au organizat 6 concursuri pentru ocuparea posturilor vacante n cadrul
principalelor direcii de specialitate ale entitii publice conform planului aprobat de conducerea
acestuia.
La nscriere candidaii pentru ocuparea posturilor vacante trebuiau s prezinte copii legalizate
sau copii certificate pentru conformitate cu originalul de ctre secretariatul comisiei de concurs de pe
actele prevzute n art. 8 din Regulamentul de organizare i desfurare a concursurilor aprobat prin
H.G. nr.1209/2003 privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici.
Din analiza dosarelor de concurs ale candidailor s-a constatat c aceste copii nu sunt legalizate
sau certificate pentru conformitate, n baza Testului nr. 2 elaborat n temeiul Listei de verificare nr. 2,
poz. 1.5.
Consecinele imediate ale nerespectrii Regulamentului de organizare i funcionare al entitii
ar putea fi contestarea i/sau anularea ulterioar a concursurilor, motivate de nerespectarea prevederilor
normative.
n acelai timp, s-a constatat existena unei perioade prelungite n care posturile rmn
neocupate, ceea ce implic o munc suplimentar a celorlali funcionari din cadrul structurilor care au
solicitat ocuparea posturilor vacante i, mai mult, pot conduce la nerealizarea obiectivelor entitii
publice.
Pentru prevenirea unor asemenea consecine echipa de auditori recomand elaborarea unor
proceduri scrise i formalizate privind organizarea i susinerea concursurilor de ocupare a funciilor
publice, instruirea membrilor comisiilor de concurs i ai comisiilor de contestaii, precum i a
persoanelor care asigur activitatea de secretariat.
1.3. Susinerea concursurilor
1.3.1. Susinerea probei scrise (5)
Modul de constituire a comisiilor de concurs, respectiv a comisiilor de soluionare a contestaiilor, se
realizeaz prin actul administrativ al conductorului entitii publice organizatoare a
concursului.
Din analiza acestui aspect, pe baza Testului nr. 3 elaborat n conformitate cu Lista de
verificare nr. 3, poz. 1.5. i 1.6., s-a constatat c n cazul unui concurs comisia a funcionat cu un
numr mai mic de membri dect cel aprobat prin ordin al ordonatorului de credite n conformitate cu
prevederile H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici.
Echipa de auditori apreciaz c i n aceast situaie, exista posibilitatea contestrii
concursurilor urmare adoptrii unor soluii neprocedurale, fapt pentru care recomand elaborarea
procedurilor de organizare i desfurare a concursurilor privind ocuparea funciilor publice, care s
cuprind i numirea unor membri supleani pentru nlocuirea membrilor indisponibili din comisiile de
organizare, precum i din comisiile de contestaii, avnd n vedere faptul c cadrul normativ nu este
reglementat pentru aceast zon.

1.3.2. Susinerea probei interviu (6)


Analiza efectuat de auditori, pe baza Testului nr. 3 referitor la modul de susinere al probelor
interviu, le-a permis s constate c elementele verificate corespund cadrului normativ n vigoare.
1.4. Deciziile de numire
1.4.1. Emiterea deciziei de numire (7)
ntocmirea deciziei de numire reprezint un element important n activitatea resurselor umane,
n gestionarea raportului juridic prin care se angajeaz fondurile publice i, din acest punct de vedere,
corectitudinea acesteia reprezint un risc potenial ridicat.
Din analiza coninutului deciziilor de numire ale candidailor admii prin concurs n anul 2008,
n numr de 6, conform Testului nr. 4 elaborat n baza Listei de verificare nr. 4, poz. 1.5.1., s-a constatat
ncadrarea eronat a dl. Constantinescu Ion pe funcia de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 2,
n loc de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 3, pentru care fusese declarat admis de ctre
comisia de concurs.
ncadrarea eronat a avut drept consecin efectuarea plii unor sume suplimentare
necuvenite din bugetul entitii publice, situaie rezolvat ulterior prin anularea deciziei de numire i
refacerea acesteia n conformitate cu prevederile legislative, precum i modificarea nregistrrii din
carnetul de munc.
Din analiza cauzelor producerii acestei erori, echipa de auditori recomand reverificarea
conformitii deciziilor de numire emise n anul 2007, precum i implementarea unui nivel suplimentar
de control intern ierarhic pentru operaiile specifice acestei activiti.

1.4.2. Comunicarea deciziei de numire (8)


.
2.

STABILIREA
PERSONALULUI

DREPTURILOR

SALARIALE

CUVENITE

2.1. Stabilirea elementelor de natur salarial


2.1.1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale
(9)
.
2.1.2. Salariul de baz (10)

Salariile de baz pentru candidaii declarai admii la concursul pentru ocuparea funciilor publice de
execuie sunt stabilite n conformitate cu H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea i
dezvoltarea carierei funcionarilor publici i prin echivalare cu salariile de baz prevzute de
O.U.G. nr. 192/2002 privind reglementarea drepturilor de natur salarial ale funcionarilor
publici, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 228/2003.
Din analiza eantionului descris n Testul nr. 5 i a elementelor stabilite n Lista de verificare
nr. 5, poz. 1.5., echipa de auditori a constatat faptul c persoana autorizat din cadrul Serviciului
financiar-salarizare nu i-a exercitat atribuiile din fia postului cu privire la verificarea conformitii

drepturilor salariale stabilite prin deciziile de numire. Ca urmare, s-a efectuat plata unei sume
necuvenite din bugetul instituiei ctre un salariat, sum recuperat ulterior.
Pentru prevenirea unor asemenea situaii n viitor, echipa de auditori recomand elaborarea
procedurilor scrise i formalizate, implementarea unui nivel suplimentar de control i n acelai timp
asigurarea pregtirii profesionale a personalului implicat n activitatea de gestionare a resurselor
umane i evaluarea periodic a acestuia.
2.1.3. Indemnizaii de conducere (11)
.
2.1.4. Sporul pentru complexitatea n munc (12)
.
2.1.5. Sporul de vechime n munc (13)
.
2.1.6. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte (14)
.
2.1.7. Salariul de merit (15)
.
2.1.8. Sistemul de premiere (16)
.
2.2. Modificarea drepturilor salariale
2.2.1. Decizia de modificare a drepturilor salariale (17)
n acest caz, auditorii i-au focalizat atenia asupra diminurii salariilor, urmare a constatrilor
unei misiuni anterioare de audit n cadrul creia a fost analizat conformitatea acordrii sporurilor
salariale.
Din analiza modificrilor drepturilor salariale ale personalului care a fost sancionat, n anul
2004, respectiv a unui numr de 7 salariai, pentru care s-a elaborat Testul nr. 6, conform Listei de
verificare nr. 6, s-a constatat c ntr-un caz sanciunea de 5% aplicat pe 3 luni a fost reinut din
drepturile salariale i operat n baza de date, dar nu a fost nregistrat n carnetul de munc.
Echipa de auditori a stabilit c principala consecin a acestui fapt a fost reflectarea eronat a
situaiei personalului n documentele administrative, cu impact asupra carierei funcionarilor publici, n
mod special, n situaia unui transfer.
Recomandarea auditorilor pentru depistarea i evitarea unor situaii similare s-a ndreaptat spre
organizarea unor verificri sistematice privind operarea diminurilor salariale la persoanele
care au fost sancionate de ctre conducere i implementarea unui nivel de control
suplimentar.
2.2.2. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale (18)
.
2.3. Salarizarea muncii peste programul normal de lucru
2.3.1. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru

(19)
.
2.3.2. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru i
recuperarea acestuia (20)
Un element important al activitii de eviden a efecturii muncii peste programul normal de
lucru, const n fundamentarea acestuia n vederea compensrii n timp liber echivalent sau n bani, n
conformitate cu art. 19 alin. (1) din O.G. nr. 123/2003 privind creterile salariale ce se vor acorda
personalului din sectorul bugetar.
Din analiza Testului nr. 7, care a utilizat elementele cuprinse n Lista de verificare nr. 7, poz.
1.5.-1.8., s-a constatat c nu exist organizat un sistem de eviden i de recuperare a timpului peste
programul normal de lucru. De asemenea, s-a constatat c efectuarea orelor suplimentare nu a fost
dispus n scris de eful ierarhic, dei aceste lucruri sunt stipulate n cadrul normativ.
Din aceast cauz, n practic nici nu s-a mai urmrit compensarea n timp liber corespunztor,
n urmtoarele 30 de zile, ci au fost direct compensate n bani, ceea ce a reprezentat o cheltuial
semnificativ pentru entitate care putea fi evitat.
Echipa de auditori recomand utilizarea Registrului special de prezen pentru evidena orelor prestate
peste programul normal de lucru, realizarea procedurilor scrise privind compensarea muncii
suplimentare cu timp liber corespunztor n urmtoarele 30 de zile, dup efectuarea acesteia,
precum i pentru plata orelor suplimentare, n cazul n care compensarea nu a fost posibil.
De asemenea, se recomand i desemnarea unei comisii pentru reverificarea evidenei timpului
suplimentar peste programul normal de lucru i a modului de compensare al acestuia pentru depistarea
tuturor situaiilor de nerespectare a cadrului normativ.

3. EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR I CONCEDIILOR


3.1. Norme i proceduri referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor,
concediilor i recuperrilor (21)
.
3.2. Utilizarea foilor colective de prezen (22)
n vederea analizei sistemului de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor, a fost constituit
un eantion format din 4 direcii din cele 10 existente confom Testului nr. 8 realizat n baza Listei de
verificare nr. 8, poz. 1.5., 1.7 i 1.8., pentru lunile februarie i august 2004.
n urma verificrilor efectuate s-a constatat utilizarea unor formulare diferite pentru
evidenierea prezenei, precum i inexistena unui sistem de justificare a neconcordanei dintre
perioadele planificate pentru concediile de odihn i efectuarea acestora, fapt care poate conduce la
efectuarea unor pli nejustificate care, de altfel, ar putea fi evitate.
Recomandrile echipei de auditori s-au concretizat spre desemnarea unor persoane care s aib
responsabilitatea prezenei personalului stabilite prin fiele posturilor.
3.3. Evidena concediilor de odihn (23)
.
3.4.

Evidena concediilor de medicale (24)


.

3.5.

Evidena concediilor de studii (25)


.

4. EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI


4.1. Concordana obiectivelor entitii i evoluia carierei personalului (26)
Din analiza efectuat de auditori n baza Testului nr. 9, realizat n conformitate cu Lista de
verificare nr. 9, nu au rezultat diferene ntre obiectivele entitii, stabilite prin ROF, i atribuiile
personalului cuprinse n fiele posturilor.
5. PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI
5.1. Planurile strategice i anuale de pregtire profesional (27)
Prin analiza rspunsurilor la interviul realizat n baza Listei de verificare nr. 10 i a documentelor
transmise de ctre structura auditat, echipa de auditori a constatat c elementele verificate cu privire
la pregtirea profesional a personalului corespunde necesitilor de ndeplinire a obiectivelor entitii.
6. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE
6.1. Norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale (28)

6.2. Actualizarea dosarelor profesionale (29)


n activitatea de gestionare a dosarelor profesionale ntocmirea n format standard a dosarului
profesional, trebuie s se realizeze n termen de 10 zile de la intrarea noilor angajai n corpul
funcionarilor publici i acesta trebuie s cuprind o serie de documente obligatorii, conform art. 4 din
H.G. nr. 432/2004 privind dosarul profesional al funcionarilor publici.
n cazul deciziilor colective (decizii privind majorarea salariilor, acordarea salariului de merit,
indemnizaia de conducere) acestea se introduc n dosare, pe ani, n ordinea cronologic a emiterii
acestora.
n urma verificrii eantionului pentru realizarea testrii modului de gestionare a
dosarelor de personal, constituit n baza elementelor coninute n Testul nr. 11 conform Listei de
verificare nr. 11, poz. 1.6., lit. a-p, echipa de auditori a constatat existena unor dosare profesionale
incomplete care nu conin toate actele administrative i documentele de evideniere a carierei
funcionarilor publici.
n consecin, n situaia solicitrii unor informaii de ctre diferii beneficiari autorizai acestea
sunt incomplete cu privire la cariera profesional a funcionarilor publici, dei n unele cazuri aceste
informaii sunt solicitate n regim de urgen (stabilirea corect a salariului, a vechimii n munc i n
funcie, debite de recuperat .a.).
Pentru rezolvarea acestei neconformiti, echipa de auditori recomand reverificarea
tuturor dosarelor profesionale n vederea completrii cu datele i documentele care evideniaz cariera
profesional a funcionarilor publici.
7. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC

7.1. Norme i proceduri privind administrarea carnetelor de munc (30)


Din testarea efectuat prin Testul nr. 12 i a interviului adresat persoanelor care opereaz n
carnetele de munc, n baza Listei de verificare nr. 12 poz. 1.7. -1.12., s-a constatat faptul c acestea nu
sunt aduse la zi de persoanele care au responsabilitatea completrii sistematice a lor.
Problema neactualizrii carnetelor de munc are o prim consecin inexistena unor informaii
complete de identificare ale salariailor din cadrul entitilor. Pe baza analizei, echipa de auditori
propune o serie de recomandri, dup cum urmeaz:
- Stabilirea unor persoane responsabile cu gestionarea carnetelor de munc i a atribuiilor prin
fiele de post;
- Constituirea unei comisii prin decizia conducerii pentru reverificarea stadiului actualizrii
carnetelor de munc i informarea cu rezultatele acesteia a efului compartimentului de audit
intern;
- Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru gestionarea carnetelor de munc n care s
fie nglobate activitile de control i persoanele responsabile;
- Realizarea unui sistem de pregtire profesional a personalului implicat n gestionarea
carnetelor de munc;
- Testarea periodic a personalului i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acestor testri.
7.2. Actualizarea carnetelor de munc (31)
.
8.

FUNCIONALITATEA SISTEMULUI
GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

INFORMATIC

UTILIZAT

PENTRU

8.1. Evaluarea sistemului informatic


8.1.1. Manuale de operare i utilizare a sistemului informatic (32)
n scopul utilizrii eficiente i corecte a sistemului informatic de ctre operatorii autorizai, n
practic sunt utilizate manuale de instruciuni, care trebuie s existe ntr-un numr suficient i s fie
actualizate sistematic.
Echipa de auditori a constatat existena unui numr redus de manuale de utilizare a sistemului
informatic i de asemenea faptul c acestea nu sunt actualizate.
Din analiza sistemului informatic, prin introducerea n sistem a datelor corecte i eronate, conform
Testului nr. 13, realizat n baza Listei de verificare nr. 13, poz. 1.1.1. , 1.4. i 1.7., a rezultat c acesta nu
conine un subsistem de control pentru asigurarea prelucrrii tranzaciilor corecte i autorizate i
generarea de situaii de control asupra corectitudinii datelor operate, conform prevederilor manualului
de utilizare.
n vederea asigurrii eficientizrii funcionalitii sistemului informatic pentru GRU auditorii
recomand urmtoarele:
- stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instruciuni;
- actualizarea manualului de instruciuni de acces, achiziie, stocare, prelucrare, transmisie,
rspndire i utilizare a datelor;
- asigurarea unui numr corespunztor de manuale pentru toi utilizatorii;
- stabilirea n responsabilitatea administratorului de sistem a inserrii unui subsistem de control
pentru asigurarea prelucrrii doar a tranzaciilor corecte i autorizate;
- asigurarea unui sistem de pregtire i evaluare sistematic a personalului responsabil n
utilizarea sistemului informatic.
8.1.2. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor (33)
.

8.1.3. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i


corecte (34)
.
8.1.4. Desemnarea personalului cu atribuii privind utilizarea aplicaiilor i
operarea n cadrul bazelor de date (35)
.
8.1.5. Sistemul de pregtire profesional a personalului implicat n operarea
n sistemul informatic (36)
.
8.1.6. Instruciunile privind ntreinerea/mentenana
informatice (37)
.

programelor

8.2. Sigurana n exploatare a sistemului informatic


8.2.1. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaiilor sau
ntreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.) (38)
Auditorii prin analiza rspunsurilor la interviul privind dotarea cu echipamente auxiliare adresat
salariailor, dar i n baza inspeciei fizice realizate pe teren au constatat existena unei dotri adecvate
cu echipamente auxiliare i care asigur funcionalitatea optim a sistemului informatic.
8.2.2. Instruirea utilizatorilor i informarea
modificrilor operate n sistemul informatic (39)
.

sistematic

asupra

8.3. Securitatea bazelor de date


8.3.1. Existena unui sistem de prevenire/detectare a accesrilor i
modificrilor neautorizate ale bazelor de date (40)
.
8.3.2. Sistemul modificrii periodice a parolelor de acces (41)
n activitatea de stocare, prelucrare i transmiterea a datelor, asigurarea securitii acestora
trebuie s includ un sistem de parole de acces n sistemul informatic utilizat i un responsabil cu
administrarea acestui sistem.
Echipa de auditori pe baza observrii fizice a existenei i funcionalitii sistemului de parole
i a unui interviu adresat utilizatorilor, care a scos n eviden, inexistena unui responsabil cu
verificarea schimbrii periodice a parolelor de acces n sistem i, n consecin, lipsa unui calendar de
modificare sistematic a acestor parole de acces.
Echipa de auditori consider c prin inexistena sistemului de acces pe baz de parole, sistemul
este vulnerabil n faa unor intrri nedorite sau a unor atacuri informaionale, existnd i posibilitatea
utilizrii datelor i informaiilor din sistem n mod neadecvat de ctre persoane neautorizate.
n scopul reglementrii acestei situaii, recomandm desemnarea unei persoane cu atribuii i
competene n verificarea modificrii periodice a parolelor de acces i stabilirea atribuiilor cu
verificarea schimbrii parolelor n lipsa persoanei desemnate.
8.3.3. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall (42)

.
8.3.4. nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor (43)
.
9. ARHIVAREA DOCUMENTELOR
9.1. Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de
gestiune a resurselor umane (44)
.
9.2. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor (45)
.
9.3. Predarea dosarelor la arhiva instituiei (46)
.
III. CONCLUZII
Echipa de auditori pe baza testrilor i analizelor efectuate evalueaz Activitatea privind
gestiunea resurselor umane din entitatea auditat conform grilei:
NR.
CRT.
1.
2.
3.
4.
5.
6.

OBIECTIVUL
Organizarea
recrutrii
personalului
Stabilirea drepturilor salariale
cuvenite personalului
Evidenierea
prezenei,
nvoirilor i concediilor
Evoluia
carierei
personalului
Pregtirea
profesional
continu a personalului
Gestionarea dosarelor
profesionale

7.

Gestionarea carnetelor
de munc

8.

Funcionalitatea
sistemului
informatic
utilizat
pentru
gestiunea resurselor umane
Arhivarea
documentelor

9.

APRECIERE
DE
FUNCIONA
MBUNT
L
IT

CRITIC

X
X
X
X
X
X
X
X
X

Precizm, faptul c constatrile prezentate au la baz probe de audit obinute pe baza testelor
efectuate consemnate n documentele de lucru ntocmite de ctre echipa de auditori i nsuite de ctre
factorii de management ai entitii. Aceste evaluri au la baz discuiile care au avut loc cu privire la

recomandrile auditorilor n edinele de nchidere i conciliere ale misiunii, apreciate de ctre


participanii la aceste edine, ca fiind realiste i fezabile, i materializate n minutele edinelor de
nchidere i conciliere.
Considerm c rezultatele evalurii auditorilor interni privind Activitatea gestiunea resurselor
umane c se nscrie n parametri normali pentru aceast perioad de introducere a auditului intern n
entiti. De asemenea, prin implementarea recomandrilor echipei de auditori sistemul de gestiune al
resurselor umane va cunoate o ameliorare semnificativ.
Auditori,
Baciu Otilia Mariana / Cderea Georgeta / Bilauca Nelia - Roxana

Procedura P14: Finalizarea misiunii de audit public intern


ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Public Intern
MINUTA EDINEI DE CONCILIERE
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004
ntocmit:
Baciu Otilia Mariana / Cderea Georgeta / Bilauca Nelia - Roxana
Data: 27.03.2005
Avizat:
Ionescu Mircea
Data: 27.03.2005
A. Lista participanilor
Numele

Funcia

Ionescu Mircea
Baciu Otilia - Mariana
Cderea Georgeta
Bilauca Nelia - Roxana

Auditor
Auditor
Auditor
Auditor

Dana Srbu

Director

Voinescu Lucica

Inspector

Barbu Vasile

Inspector

Stroescu Tudora

Inspector

Direcia/
Serviciul
ef SAPI
SAPI
SAPI
SAPI
Direcia Resurse
Umane
Direcia Resurse
Umane
Direcia Resurse
Umane
Direcia Resurse
Umane

Nr.
telefon

E-mail

Semntura

B. Stenograma edinei
n cadrul edinei de conciliere s-a discutat asupra constatrilor i recomandrilor cuprinse n
proiectul Raportului de audit, iar reprezentanii structurii auditate au reiterat o parte din problemele cu
care se confrunt i anume:
- activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezint o zon cu risc;
- complexitatea activitii Direciei Resurse Umane i neatractivitatea nivelului salariului pentru
atragerea personalului specializat;
- fluctuaia mare a personalului implicat n activitatea de gestiune a resurselor umane;
- neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la suprancrcarea
personalului existent;
Pentru implementarea recomandrilor i remedierea problemelor constatate, structura auditat a
ntocmit Planul de aciune i calendarul implementrii, prin care s-au stabilit persoanele responsabile
pentru implementare i termenele/etapele de realizare, nmnnd un exemplar i auditorilor.
Pentru toate celelalte constatri, structura auditat nu a formulat obiecii fiind de acord cu acestea,
recunoscnd deficienele din activitatea specific.
Not:
Menionm c n situaia acceptrii integrale a constatrilor i recomandrilor echipei de
auditori confirmat n cadrul edinei de conciliere de managementul structurii auditate,
proiectul Raportului de audit intern va rmne nemodificat, constituind, n acelai timp, i

raport de audit intern final.

Procedura: Urmrirea recomandrilor


Serviciul de Audit Intern
FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR
Serviciul de audit
public intern

ENTITATEA PUBLIC

Rec
No.
1.

2.
3.
4.

5.

6.

7.

8.

Direcia Resurse Umane

Misiunea de audit public


intern:
Gestiunea resurselor umane

Recomandarea

Implem
entat

Instruirea personalului care se ocup cu elaborarea


i aprobarea Planului de ocupare a funciilor
publice la nivelul ministerului i evaluarea
sistematic a acestuia
Stabilirea de atribuii i responsabiliti, n acest
sens, prin fiele posturilor
Elaborarea procedurilor de planificare privind
ocuparea funciilor publice n colaborare cu
Agenia Naional a Funcionarilor Publici
Instruirea membrilor comisiilor de concurs i ai
comisiilor de contestaii, precum i a persoanelor
care asigur munca de secretariat naintea
organizrii acestora, consemnate printr-un proces
verbal conform legii
Elaborarea procedurilor de organizare i
desfurare a concursurilor privind ocuparea
funciilor publice, care s prevad numirea unor
membri supleani pentru nlocuirea membrilor
indisponibili ai comisiilor de organizare a
concursurilor pentru ocuparea funciilor publice
Reverificarea corectitudinii deciziilor de
numire emise n anul 2003 i informarea
Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor
verificrii

Neimpl
ementat

31.08.2005
Raport de
audit nr.
X/ ......2005
Data
planificat/
Data
implement
rii
31.12.2005

30.06.2005
X

31.12.2005

30.06.2005

30.06.2005

Pregtirea profesional a personalului


implicat n activitatea de organizare i gestionare a
resurselor umane din cadrul entitii i evaluarea
sistematic a acestuia
Implementarea unui nivel suplimentar de
control intern ierarhic pentru operaiile specifice
activitilor privind organizarea i gestiunea

Parial
implem
entat

Data:

30.09.2005

X
X

31.12.2005
30.06.2005

Serviciul de audit
public intern

ENTITATEA PUBLIC
Direcia Resurse Umane

Data:
31.08.2005

Misiunea de audit public


intern:
Gestiunea resurselor umane

Raport de
audit nr.
X/ ......2005

30.06.2005

resurselor umane din cadrul entitii


9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.
17.

18.

Elaborarea procedurilor scrise i


formalizate pentru sistemul de emitere al deciziilor
de numire
Reverificarea modului de stabilire a
salariilor pentru salariaii nou angajai n anul 2003
i informarea Serviciului Audit Public Intern
asupra rezultatelor verificrii

Verificarea persoanelor care au fost sancionate de


conducere pe anul 2003 pentru a se
X
depista dac mai exist i alte situaii de
acest gen
Efectuarea unei reverificri privind
sistemul de eviden a timpului suplimentar peste
programul normal de lucru i modul de
compensare al acestuia pentru depistarea tuturor
situaiilor de nerespectare a cadrului normativ i
informarea efului comparti-mentului de audit
intern asupra rezultatelor obinute
Elaborarea unei proceduri pentru
gestionarea timpului efectuat peste programul
normal de lucru n vederea compensrii n timp sau
X
n bani i implementarea n cadrul acestuia a
activitilor de control i a responsabilitilor
adecvate
Implementarea unui nivel de control
suplimentar pentru evidenierea prezenei
personalului i justificrii nerespectrii planificrii
concediilor de odihn, pe o perioad de 6 luni
Verificarea dosarelor profesionale de la
ultima misiune de audit intern pn la zi, pentru
completarea actelor administrative i documentelor
care evideniaz cariera profesional a
funcionarilor publici
Implementarea unui nivel de control
suplimentar pe lanul procedural
Elaborarea procedurilor scrise i
formalizate pentru gestionarea dosarelor
profesionale
Stabilirea unor persoane responsabile cu
gestionarea carnetelor de munc i a atribuiilor
prin fiele de post

30.09.2005

30.09.2005

30.09.2005

30.06.2005

31.12.2005

30.09.2005

30.06.2005

30.06.2005

30.06.2005

Serviciul de audit
public intern

ENTITATEA PUBLIC
Direcia Resurse Umane
19.

20.

21.
22.

23.
24.
25.
26.

27.
28.
29.
30.
31.

32.

Constituirea unei comisii prin decizia


conducerii pentru reverificarea stadiului
actualizrii carnetelor de munc i informarea cu
rezultatele acesteia a efului compartimentului de
audit intern
Elaborarea procedurilor scrise i
formalizate pentru gestionarea carnetelor de munc
n care s fie nglobate activitile de control i
persoanele responsabile

Misiunea de audit public


intern:
Gestiunea resurselor umane
X

Elaborarea procedurilor scrise i formalizate


specifice activitii de arhivare a
documentelor, care s cuprind modul de
constituire, de accesare, stocare i

31.08.2005
Raport de
audit nr.
X/ ......2005
31.12.2005

30.09.2005

Realizarea unui sistem de pregtire


profesional a personalului implicat n gestionarea
carnetelor de munc
Testarea periodic a personalului i
influenarea evalurilor anuale cu rezultatele
acestor testri
Stabilirea unui responsabil cu actualizarea
manualului de instruciuni
Actualizarea manualului de instruciuni de
acces, achiziie, stocare, prelucrare, transmisie,
rspndire i utilizare a datelor
Asigurarea unui numr corespunztor de
manuale pentru toi utilizatorii
Stabilirea n responsabilitatea
administratorului de sistem a inserrii unui
subsistem de control pentru asigurarea prelucrrii
doar a tranzaciilor corecte i autorizate
Asigurarea unui sistem de pregtire i
evaluare sistematic a personalului responsabil n
utilizarea sistemului informatic
Schimbarea sistematic a parolelor de acces de
ctre utilizatorii sistemului informatic
Desemnarea unei persoane cu atribuii i
competene n verificarea schimbrii
periodice a parolelor de acces
Stabilirea atribuiilor cu verificarea
schimbrii parolelor n lipsa persoanei desemnate
Pregtirea specialitilor n asigurarea securitii
sistemului informatic i informarea
sistematic a utilizatorilor

Data:

X 31.12.2005

X 28.02.2006
X

30.06.2005
X

30.09.2005
X

30.09.2005
30.06.2005

31.12.2005

30.06.2005

30.06.2005

30.06.2005
X

31.12.2005
30.06.2005

Serviciul de audit
public intern

ENTITATEA PUBLIC
Direcia Resurse Umane
33.

utilizare a dosarelor arhivate


Desemnarea unui salariat din cadrul
Direcia Resurselor Umane care va avea atribuii i
competene n evidena, constituirea i predarea
dosarelor la arhiva instituiei

Instruciuni
1. Introducei recomandrile de audit dup
cum sunt prezentate n Raportul de audit
2. Verificai coloana corespunztoare:
implementat, parial implementat, neimplementat
3. Introduceri data planificat pentru
implementare n Raportul de audit i data
implementrii

Data:
31.08.2005

Misiunea de audit public


intern:
Gestiunea resurselor umane

Raport de
audit nr.
X/ ......2005

30.06.2005

Entitatea/structura auditat:
Direcia Resurse Umane
Data i semntura conductorului:
Dana Srbu
Auditor:
Data i semntura:

Procedura P18: Supervizarea


ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Public Intern
FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat 01.01.2004-31.12.2005
Perioada misiunii 01.04-15.05.2005
Auditor evaluat: Baciu Otilia -Mariana
ntocmit:
Ionescu Mircea
Data:
15.05.2005
Bugetul de timp efectiv: 274 ore

Luat la cunotin:

Bugetul de timp planificat: 274


1 2 3 4 5
Observaii

n etapa de pregtire a misiunii, auditorul a identificat riscurile i


controalele prevzute pentru procesele legate de obiectivele de audit
i a estimat corespunztor riscurile activitii
Programele de audit au fost elaborate n vederea ndeplinirii
obiectivelor misiunii n cadrul bugetului de timp alocat

X
X
A fost
necesar s se
lucreze peste
orele de
program

X
Obiectivul auditului, scopul, procedurile i bugetul au fost
reanalizate n mod constant pentru a asigura o eficient folosire a
resurselor de audit
A existat o bun comunicare ntre auditor i auditat i ntre auditor i
conducerea structurii de audit intern;
A existat o bun comunicare ntre auditor i conducerea structurii de
audit intern
Au fost luate n considerare perspectivele i nevoile auditailor n
procesul de audit
Au fost atinse obiectivele de audit ntr-o manier eficient i la timp
Auditaii au avut posibilitatea s revad constatrile i
recomandrile cnd au fost identificate problemele
Normele de audit intern, au fost respectate
Constatrile de audit demonstreaz analize profunde i concluzii,
respectiv sunt formulate recomandri practice pentru probleme
identificate
Comunicrile scrise au fost clare, concise, obiective i corecte
Exist probe de audit care s susin concluziile auditorului
Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente,
competente, relevante i folositoare
Documentele au fost completate n mod corespunztor i n
conformitate cu normele de audit intern
Bugetul de timp a fost respectat
Nivel de productivitate personal al auditorului intern.

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

NOTA:
Tabelele de mai sus vor fi completate innd cont de urmtorul sistem de punctaj:
1 pentru nesatisfctor
2 pentru slab
3 pentru satisfctor
4 pentru bine
5 pentru foarte bine
n practic se va urmri ca pentru orice notare sub 3 s se solicite explicaii scrise.