Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
CUPRINS
PREZENTARE GENERAL
PROCEDURI UTILIZATE IN DERULAREA MISIUNII DE EVALUARE
Procedura P 01: ORDINUL DE SERVICIU
Procedura P 02: DECLARAIA DE INDEPENDEN
Procedura P 03: NOTIFICAREA DECLANRII MISIUNII DE AUDIT
Procedura P 04: COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMAIILOR
PRELIMINARE
Procedura P 05: ANALIZA RISCURILOR
Procedura P - 06: ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT INTERN
Procedura P - 07: EDINA DE DESCHIDERE
Procedura P - 08: COLECTAREA DOVEZILOR
Procedura P - 10: REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU
Procedura P - 11: EDINA DE NCHIDERE
Procedura P - 12: ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT
PUBLIC INTERN
Procedura P - 14: REUNIUNEA DE CONCILIERE
Procedura P - 17: URMRIREA RECOMANDRILOR
Procedura P - 18: SUPERVIZAREA
PREZENTARE GENERAL
Data constituirii : S.C. Policolor S.A. s-a infiintat la data de 2.11.1990 prin HG
nr. 1176/1990.
Filiale, sucursale : Blv. Theodor Pallady nr. 51, sector 3 , Tel. (021)345.17.30
int. 1234; Fax (021)345.13.15 , Calea Moilor nr. 264, sector 2 , Tel.
(021)210.23.67; Fax (021)210.23.67 , os. tefan cel Mare nr. 34, sector 2 ,
Tel/Fax (021)210.74.15 , os. Pantelimon nr. 287, sector 2 , Tel/Fax
(021)255.03.61
Data: 15.03.2005
Nu
-
Auditor,
Baciu Otilia Mariana
ef serviciu,
Ionescu Mircea
x
X
x
X
x
X
x
X
x
X
x
X
x
X
x
X
x
X
x
X
x
-
Data: 15.03.2005
Nu
-
Auditor,
Cderea Georgeta
ef serviciu,
Ionescu Mircea
x
X
x
X
x
X
x
X
x
X
x
X
x
X
x
X
x
X
x
X
x
-
Data: 15.03.2005
Nu
-
Auditor,
Bilauca Nelia - Roxana
ef serviciu,
Ionescu Mircea
x
X
x
X
x
X
x
X
x
X
x
X
x
X
x
X
x
X
x
X
x
-
Data: 01.01.2009
Data: 01.01.2009
COLECTAREA INFORMAIILOR
D
DIRECIA RESURSE UMANE
DA
NU
Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile structurii
X
auditate
X
X
Obinerea organigramei
X
X
Obinerea Regulamentului de organizare i funcionare
X
X
Obinerea fielor posturilor
X
Obinerea procedurilor scrise
X
X
Identificarea personalului responsabil
X
Obinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior
Observaii
Exist
doar parial
Anterior nu au
X fost
realizate
X
misiuni
de
audit intern
Data: 15.03.2005
Data: 15.03.2005
DOMENIUL
ORGANIZAREA
RECRUTRII
PERSONALULUI
OBIECTE AUDITABILE
Proiectul Planului de
ocupare a funciilor publice,
anex la Planul naional de
ocupare a funciilor publice
1.
Organizarea concursurilor
2.
Statul de funcii
3.
4.
5.
Anunul de concurs
6.
7.
8.
OBS.
Nr.crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
9.
Susinerea concursurilor
Deciziile de numire
II.
STABILIREA
DREPTURILOR
SALARIALE
CUVENITE
PERSONALULUI
OBS.
Nr.crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
27. Sistemul de premiere
Modificarea drepturilor
salariale
III.
IV.
V.
OBS.
Nr.crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
44. Sistemul indicatorilor de performan privind pregtirea profesional
VI.
GESTIONAREA DOSARELOR
PROFESIONALE
VII.
VIII.
FUNCIONALITATEA
SISTEMULUI
INFORMATIC
UTILIZAT PENTRU
GESTIUNEA
RESURSELOR UMANE
OBS.
Nr.crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
Sigurana n
exploatare a sistemului
informatic
Securitatea bazelor de
date
IX.
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
NOTA:
Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezint primul document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza
riscurilor i cuprinde, pentru acest studiu de caz, 69 de obiecte auditabile, structurate pe 9 obiective, care vor fi analizate pe
parcursul derulrii misiunii de audit intern.
OBS.
DOMENIUL
ORGANIZAREA
RECRUTRII
PERSONALULUI
Data: 15.03.2005
Data: 15.03.2005
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
Proiectul Planului de
ocupare a funciilor
publice, anex la
Planul naional de
ocupare a funciilor
publice
1. Fundamentarea proiectului
Planului de ocupare a funciilor
publice
Organizarea
concursurilor
4. Statul de funcii
5. Corespondena pentru
solicitarea organizrii
concursurilor
OBS.
Nr.crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
6. Constituirea comisiilor de
concurs
8. Anunul de concurs
OBS.
Nr.crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
14. Contestaii privind
respingerea dosarelor
RISCURI SEMNIFICATIVE
Susinerea
concursurilor
OBS.
Nr.crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
Deciziile de numire
II.
STABILIREA
DREPTURILOR
SALARIALE
CUVENITE
PERSONALULUI
Stabilirea elementelor
de natur salarial
OBS.
Nr.crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
Modificarea
drepturilor salariale
RISCURI SEMNIFICATIVE
28.
Decizia de modificare a
drepturilor salariale
29.
Comunicarea deciziei de
modificare a drepturilor
salariale
Salarizarea muncii
peste programul
normal de lucru
30.
Fundamentarea timpului
lucrat peste programul normal
de lucru
31.
Aprobarea efecturii
muncii peste programul normal
de lucru
32.
Evidena timpului lucrat
peste programul normal de
lucru si recuperarea acestuia
OBS.
Nr.crt.
III.
IV.
DOMENIUL
EVIDENIEREA PREZENEI,
NVOIRILOR, CONCEDIILOR
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
33.
Salarizarea timpului
lucrat peste programul normal
de lucru
34.
Norme i proceduri
referitoare la modul de eviden
a prezenei, nvoirilor i
concediilor
35.
Utilizarea foilor
colective de prezen
36.
Evidena concediilor de
odihn
37.
Evidena concediilor de
medicale
38.
Evidena concediilor de
studii
39.
Concordana
obiectivelor entitii cu evoluia
carierei personalului
41.
Promovarea n cadrul
funciei pe categorii, clase i
gradaii
OBS.
Nr.crt.
V.
DOMENIUL
PREGTIREA PROFESIONAL
CONTINU A PERSONALULUI
OBIECTE AUDITABILE
44.
Planurile strategice i
anuale de pregtire profesional
RISCURI SEMNIFICATIVE
46.
Planurile individuale de
pregtire profesional
47.
Realizarea programelor
de pregtire profesional
48.
Sistemul indicatorilor de
performan privind pregtirea
profesional
VI.
GESTIONAREA DOSARELOR
PROFESIONALE
50.
Norme i proceduri
referitoare la gestionarea
dosarelor profesionale
51.
Constituirea dosarelor
profesionale
52.
Accesarea dosarelor
profesionale
53.
Actualizarea dosarelor
profesionale
OBS.
Nr.crt.
VII.
VIII.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
GESTIONAREA CARNETELOR DE
MUNC
FUNCIONALITATEA
SISTEMULUI
INFORMATIC
UTILIZAT PENTRU
GESTIUNEA
RESURSELOR UMANE
Evaluarea
sistemului
informatic
RISCURI SEMNIFICATIVE
54.
Norme i proceduri
56.
Constituirea carnetelor
de munc
57.
Accesarea carnetelor de
munc
52. Actualizarea carnetelor de
munc
Sistemul de asigurare
pentru prelucrarea tranzaciilor
autorizate i corecte
56. Integrarea subsistemului
informatic aferent gestiunii
resurselor umane n sistemul
informatic general al instituiei
55.
OBS.
Nr.crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
Sigurana n
exploatare a
sistemului
informatic
Securitatea
sistemului
informatic
RISCURI SEMNIFICATIVE
60.
Instruciunile privind
ntreinerea programelor
informatice
61.
Utilizarea echipamente-
lor de prevenire a fluctuaiilor
sau ntreruperilor curentului
electric (UPS, modulatoare de
tensiune s.a.)
62.
Instruirea utilizatorilor
OBS.
Nr.crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
64.
Sistemul modificrii
periodice a parolelor de acces
RISCURI SEMNIFICATIVE
65.
Actualizarea
programelor antivirus,
antispyware, firewall
IX.
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
66.
nregistrrile intrrilor i
ieirilor din sistem a
utilizatorilor
67.
Norme i proceduri
68.
Desemnarea
70.
Predarea dosarelor la
arhiva instituiei
OBS.
Nr.crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
NOTA:
Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i presupune
asocierea riscurilor semnificative la operaiilor stabilite n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regul, se asociaz unul
sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieite din
propria experien. n situaia n care la operaiile auditabile se ataeaz mai multe riscuri analiza acestora se va putea realiza pentru
fiecare risc n parte sau pe total operaie/obiect auditabil.
n acest studiu de caz, au fost identificate 69 de operaii, prezentate n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, crora leau fost asociate 111 riscuri, aa cum rezult din documentul Identificarea riscurilor.
OBS.
nu
Anexa nr. 7
Ponderea factorilor
de risc
(Pi)
Data: 19.03.2005
Data: 19.03.2005
Nivelul de apreciere al riscului (Ni)
N1
N2
N3
Exist proceduri,
sunt cunoscute,
dar nu se aplic
Nu exist
proceduri
Aprecierea
controlului intern
F1
P1 50%
Exist proceduri
i se aplic
Aprecierea
cantitativ
F2
P2 30%
Impact financiar
sczut
Impact financiar
mediu
Impact financiar
ridicat
Aprecierea
calitativ
F3
P3 20%
Vulnerabilitate
mic
Vulnerabilitate
medie
Vulnerabilitate
mare
Not:
Prin acest document se stabilesc, n funcie de importana i greutatea factorilor de risc, ponderile
i nivelurile de apreciere ale riscurilor.
Cei trei factori de risc sunt stabilii prin normele generale i sunt acoperitori pentru entitate, ns
dac dorim s evideniem i ali factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunztoare, trebuie s se
aib n vedere ca suma ponderilor factorilor de risc s fie de asemenea 100.
Nr
crt
I.
DOMENIUL
ORGANIZAREA
RECRUTRII
PERSONALULU
I
OBIECTE
AUDITABILE
Proiectul Planului
de ocupare a
funciilor publice,
anex la Planul
naional de
ocupare a
funciilor publice
1.
Organizarea
concursurilor
4.
Fundamentarea
proiectului Planului de
ocupare a funciilor
publice
Statul de funcii
5. Corespondena
pentru solicitarea
organizrii
concursurilor
Data: 15.03.2005
Data: 15.03.2005
Criterii de analiza a riscurilor
Aprecierea
Aprecierea Aprecierea
controlului
cantitativ calitativ
intern (F1)
(F2)
(F3)
P1
P2
P3
Ni
Ni
Ni
50%
30%
20%
RISCURI SEMNIFICATIVE
organizrii concursurilor
ndeplinesc
condiiile
conformitate
nu
de
Punctaj
total
0,5
0,3
0,2
2,5
0,5
0,3
0,2
2,0
0,5
0,3
0,2
2,0
0,5
0,3
0,2
1,8
0,5
0,3
1,5
0,2
Nr
crt
DOMENIUL
OBIECTE
AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
6. Constituirea
comisiilor de
concurs
7. Anunul de concurs
8. Publicarea anunului
de concurs
Bibliografia incomplet
neactualizat
Avizul ANFP nu a fost solicitat
cu 45 de zile nainte de data
organizrii concursului
Ordinele de constituire ale
comisiilor de concurs i de
soluionare a contestaiilor nu
sunt ntocmite cu 30 de zile
nainte de data susinerii a
concursurilor
Incompatibilitatea membrilor
comisiei de concurs
Anunul de concurs nu
ndeplinete condiiile de
conformitate
Anunul de concurs nu cuprinde
condiiile de desfurare a
concursului
Anunul de concurs nu cuprinde
condiiile de participare la
concurs
Anunul de concurs nu este
publicat n Monitorul Oficial al
Romniei, Partea a III-a, cu cel
puin 30 de zile nainte de data
desfurrii
Punctaj
total
0,5
0,3
0,2
2,0
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,3
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,7
Nr
crt
DOMENIUL
OBIECTE
AUDITABILE
9. Dosarele
candidailor pentru
ocuparea posturilor
RISCURI SEMNIFICATIVE
Punctaj
total
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
2,5
0,5
0,3
0,2
2,3
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
1,2
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,5
Nr
crt
DOMENIUL
Susinerea
concursurilor
OBIECTE
AUDITABILE
13.
RISCURI SEMNIFICATIVE
Stabilirea
subiectelor
14. Susinerea
scrise
probei
15. Susinerea
interviu
probei
18. Verificarea
i
notarea lucrrilor i
interviului
Punctaj
total
0,5
0,3
0,2
1,3
0,5
0,3
0,2
2,8
0,5
0,3
0,2
2,5
0,5
0,3
0,2
2,7
0,5
0,3
0,2
2,5
0,5
0,3
0,2
2,0
0,5
0,3
0,2
2,0
0,5
0,3
0,2
1,7
Nr
crt
DOMENIUL
Deciziile de
numire
OBIECTE
AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
Punctaj
total
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,2
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
2,2
Nr
crt
II.
DOMENIUL
STABILIREA
DREPTURILOR
SALARIALE
CUVENITE
PERSONALULUI
Stabilirea
elementelor de
natur
salarial
OBIECTE
AUDITABILE
24. Comunicarea
deciziei de numire
25. Procedurile scrise
privind acordarea
drepturilor salariale
26. Salariul de baz
27. Indemnizaii de
conducere
28. Sporul pentru titlul
tiinific de doctor
29. Sporul pentru
complexitatea n
munc
30. Sporul de vechime
n munc
31. Sporul pentru orele
lucrate pe timp de
noapte
32. Salariul de merit
33. Sistemul de
premiere
RISCURI SEMNIFICATIVE
Punctaj
total
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
1,8
0,5
0,3
0,2
2,5
0,5
0,3
0,2
2,5
0,5
0,3
0,2
2,5
0,5
0,3
0,2
1,8
0,5
0,3
0,2
1,8
0,5
0,3
0,2
1,8
0,5
0,3
0,2
1,8
0,5
0,3
0,2
1,9
0,5
0,3
0,2
2,0
Nr
crt
DOMENIUL
Modificarea
drepturilor
salariale
OBIECTE
AUDITABILE
34. Decizia de
modificare a
drepturilor salariale
RISCURI SEMNIFICATIVE
35. Comunicarea
deciziei de
modificare a
drepturilor salariale
Salarizarea
muncii peste
programul
normal de
lucru
Decizia de modificare a
drepturilor salariale nu a fost
ntocmita
Modificarea neargumentat a
drepturilor salariale
Salariatului nu i s-a
comunicat decizia de modificare
a drepturilor salariale
Decizia de modificare a
drepturilor salariale nu s-a
comunicat Serviciului salarizare
Operarea modificrii
drepturilor salariale n carnetul
de munc i dosarul profesional
dup soluionarea contestaiilor
Efectuarea fr justificare a
orelor peste programul normal
de lucru
36. Fundamentarea
Punctaj
total
0,5
0,3
0,2
2,5
0,5
0,3
0,2
2,0
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,8
0,5
0,3
0,2
2,0
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
2,5
Nr
crt
DOMENIUL
OBIECTE
AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
colective de
prezen
42. Evidena concediilor
de odihn
43. Evidena concediilor
de medicale
44. Evidena concediilor
de studii
Inexistena procedurilor
referitoare la modul de eviden
a prezenei, nvoirilor i
concediilor
Responsabilii pentru
actualizarea normelor i
procedurilor referitoare la modul
de eviden a prezenei,
nvoirilor i concediilor nu au
fost desemnai
Evidena prezentei nu se
ncadreaz n principiile de
conformitate
Evidena concediilor de odihna
nu se ncadreaz n principiile de
conformitate
Evidena concediilor medicale
nu se ncadreaz n principiile de
conformitate
Evidena concediilor de studii nu
se ncadreaz n principiile de
conformitate
Punctaj
total
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
2,0
0,5
0,3
0,2
2,2
0,5
0,3
0,2
2,5
0,5
0,3
0,2
2,0
0,5
0,3
0,2
1,8
0,5
0,3
0,2
1,8
Nr
crt
DOMENIUL
I EVOLUIA CARIEREI
IV.
PERSONALULUI
OBIECTE
AUDITABILE
45. Concordana
obiectivelor entitii
cu evoluia carierei
personalului
RISCURI SEMNIFICATIVE
47. Promovarea n
cadrul funciei pe
categorii, clase i
gradaii
V.
PREGTIREA PROFESIONAL
CONTINU A PERSONALULUI
Politica prezenta i de
perspectiv a entitii nu a fost
corelata cu dezvoltarea
cunotinelor profesionale ale
personalului
Structura funciilor publice de
execuie (superior, principal,
asistent i debutant) pe total nu
este corelat
Perioada de stagiu nu a fost
respectat
Vechimea minim n munc nu a
fost respectat
Calificativele anuale acordate nu
au fost respectate
Fundamentarea insuficienta a
Planului strategic privind
recrutarea, formarea i
perfecionarea profesional a
funcionarilor publici
Planul anual i cel strategic
privind recrutarea, formarea i
perfecionarea profesional a
funcionarilor publici nu au fost
corelate
Punctaj
total
0,5
0,3
0,2
2,7
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
2,5
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,8
0,5
0,3
0,2
1,5
Nr
crt
DOMENIUL
OBIECTE
AUDITABILE
52. Planurile
individuale de
pregtire
profesional
53. Realizarea
programelor de
pregtire
profesional
54. Sistemul
indicatorilor de
performan privind
pregtirea
profesional
VI.
GESTIONAREA DOSARELOR
PROFESIONALE
RISCURI SEMNIFICATIVE
Persoanele responsabile de
realizarea programelor de
pregtire profesional nu au fost
nominalizate
Sistemul indicatorilor de
performan nu caracterizeaz
activitatea de pregtire
profesional
Persoanele responsabile pentru
urmrirea realizrii indicatorilor
de performan nu au fost
stabilite
Insuficiena procedurilor i
normelor referitoare la
gestionarea dosarelor
profesionale
Responsabilii pentru
actualizarea normelor i
procedurilor referitoare la
gestionarea dosarelor
profesionale nu au fost
desemnai
Punctaj
total
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
1,8
0,5
0,3
0,2
1,7
Nr
crt
DOMENIUL
OBIECTE
AUDITABILE
57. Constituirea
dosarelor
profesionale
58. Accesarea dosarelor
profesionale
VII.
GESTIONAREA CARNETELOR
DE MUNC
59. Actualizarea
dosarelor
profesionale
60. Norme i proceduri
privind
administrarea
carnetelor de munc
RISCURI SEMNIFICATIVE
Insuficienta procedurilor i
normelor privind administrarea
carnetelor de munc
Responsabilii pentru
actualizarea normelor i
procedurilor referitoare la
administrarea carnetelor de
munc nu au fost desemnai
Carnetele de munc pentru
fiecare salariat nu au fost
constituite
Accesarea de ctre persoane
neautorizate a carnetelor de
munca
Carnetele de munca nu au fost
actualizate
Punctaj
total
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
2,2
0,5
0,3
0,2
1,8
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
2,2
0,5
0,3
0,2
2,3
61. Constituirea
carnetelor de munca
62. Accesarea
carnetelor de munca
52.Actualizarea
carnetelor de munca
Nr
crt
VIII.
DOMENIUL
FUNCIONALIT
ATEA
SISTEMULUI
INFORMATIC
UTILIZAT
PENTRU
GESTIUNEA
RESURSELOR
UMANE
Evaluarea
sistemului
informatic
OBIECTE
AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
54. Adaptabilitatea
sistemului informatic la
cerinele utilizatorilor
55. Sistemul de
asigurare pentru
prelucrarea
tranzaciilor
autorizate i corecte
56. Integrarea
subsistemului
informatic aferent
gestiunii resurselor
umane n sistemul
informatic general al
instituiei
Insuficiena manualelor de
operare i utilizare a sistemului
informatic
Manualele de operare i utilizare
a sistemului informatic nu au
fost actualizate
Utilizarea ntr-o mare msur a
procedurilor manuale
Comunicare insuficient ntre
utilizatori
i
informaticieni/proiectanii
sistemului informatic
Insuficiena sistemului privind
prelucrarea numai a tranzaciilor
corecte i autorizate
Punctaj
total
0,5
0,3
0,2
1,8
0,5
0,3
0,2
1,8
0,5
0,3
0,2
2,0
0,5
0,3
0,2
2,3
0,5
0,3
0,2
2,0
0,5
0,3
0,2
1,7
Nr
crt
DOMENIUL
OBIECTE
AUDITABILE
57. Desemnarea
personalului cu atribuii
privind utilizarea
aplicaiilor i operarea
n cadrul bazelor de
date
58. Sistemul de
pregtire profesional a
personalului implicat n
operarea n sistemul
informatic
Sigurana n
exploatare a
sistemului
informatic
RISCURI SEMNIFICATIVE
Delegarea atribuiilor i
competenelor pentru personalul
implicat n utilizarea aplicaiilor
i operarea n cadrul bazelor de
date nu este complet
Discontinuitate n pregtirea
personalului implicat n operarea
i utilizarea sistemului
informatic
Punctaj
total
0,5
0,3
0,2
1,8
0,5
0,3
0,2
2,0
0,5
0,3
0,2
1,8
0,5
0,3
0,2
1,8
0,5
0,3
0,2
2,0
Nr
crt
DOMENIUL
Securitatea
bazelor de
date
OBIECTE
AUDITABILE
61. Instruirea
utilizatorilor i
informarea sistematic
asupra modificrilor
operate n sistemul
informatic
62. Existena unui
sistem de
prevenire/detectare a
accesrilor i
modificrilor
neautorizate ale bazelor
de date (parole,
programe antivirus .a.)
63. Sistemul modificrii
periodice a parolelor de
acces
64. Actualizarea
programelor antivirus,
antispyware, firewall
65. nregistrrile
intrrilor i ieirilor din
sistem a utilizatorilor
RISCURI SEMNIFICATIVE
Disfuncionalitate n instruirea
utilizatorilor sau atunci cnd se
produc modificri semnificative
n sistemul informatic
Insuficienta sistemului de
prevenire/ detectare a accesrilor
i modificrilor neautorizate ale
bazelor de date (parole,
programe antivirus .a.)
Punctaj
total
0,5
0,3
0,2
2,0
0,5
0,3
0,2
2,5
0,5
0,3
0,2
2,0
0,5
0,3
0,2
1,8
0,5
0,3
0,2
1,8
0,5
0,3
0,2
2,0
Nr
crt
IX.
DOMENIUL
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
OBIECTE
AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
ndosarierea documentelor nu
este inclus n cadrul normelor
i procedurilor
Punctaj
total
0,5
0,3
0,2
1,8
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
2,3
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
2,0
0,5
0,3
0,2
1,8
67. Desemnarea
personalului
responsabil privind
arhivarea
documentelor
68. Stabilirea locaiei
pentru dosarele
profesionale i celelalte
documente arhivate
Nr
crt
DOMENIUL
OBIECTE
AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
0,3
0,2
Punctaj
total
NOTA:
Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului este document ul din procedura de Analiza riscurilor n care auditorul evalueaz
riscurile pe baza documentelor n posesia crora a intrat pn n acest moment, dar i a expertizei personale n domeniu.
Auditorii interni au stabilit punctajul total pentru fiecare risc identificat pe baza analizei riscurilor, dar i n funcie de resursele alocate
misiunii (numr de persoane, timpul aferent .a.) i pentru continuarea analizei, au mprit riscurile, n urmtoarele trei categorii.
Riscuri mici
1,0 - 1,7
Riscuri medii
1,8 - 2,2
Riscuri mari
2,3 - 3,0
Elaborarea acestui document au un oarecare grad de subiectivitate i din aceste motive auditorii interni aduc mbuntiri acestei lucrri pe
toat durata misiunii de auditpe toat perioada interveniei la faa locului n funcie de informaiile privind activitile auditate i a riscurilor
ataate acestora, pe care le constat.
2,2
DOMENIUL
ORGANIZAREA
RECRUTRII
PERSONALULUI
Data: 15.03.2005
Data: 15.03.2005
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
Proiectul Planului
de ocupare a
funciilor publice,
anex la Planul
naional de
ocupare a
funciilor publice
1. Fundamentarea proiectului
Planului de ocupare a
funciilor publice
Organizarea
concursurilor
Punctaj
total
Clasare
OBS.
2,5
Mare
2,0
Mediu
2,0
Mediu
1,8
Mediu
1,5
Mic
Nu
2,0
1,5
Mediu
Mic
Nu
Nr.
crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
6. Constituirea comisiilor de
concurs
7. Anunul de concurs
8. Publicarea anunului de
concurs
Punctaj
total
Clasare
OBS.
1,5
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
1,3
Mic
Nu
1,7
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
1,7
Mic
Nu
1,7
Mic
Nu
1,7
Mic
Nu
2,5
Mare
2,3
Mare
1,7
Mic
Nu
1,7
1,2
Mic
Mic
Nu
Nu
Nr.
crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
Susinerea
concursurilor
Punctaj
total
Clasare
OBS.
1,5
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
1,3
Mic
Nu
2,8
Mare
2,5
Mare
2,7
Mare
2,5
Mare
2,0
Mediu
2,0
Mediu
1,7
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
1,7
Mic
Nu
1,2
Mic
Nu
Nr.
crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
15. Comunicarea
rezultatelor
Deciziile de numire
II.
STABILIREA
DREPTURILO
R SALARIALE
CUVENITE
PERSONALUL
UI
Stabilirea
elementelor de
natur salarial
Punctaj
total
Clasare
OBS.
1,5
Mic
Nu
1,7
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
2,2
Mediu
1,7
Mic
1,8
Mediu
2,5
Mare
2,5
Mare
2,5
Mare
1,8
Mediu
1,8
Mediu
1,8
Mediu
1,8
Mediu
1,9
Mediu
Nu
Nr.
crt.
DOMENIUL
Modificarea
drepturilor
salariale
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
peste programul
lucrat peste programul normal de
normal de lucru
lucru
32. Aprobarea efecturii muncii
peste programul normal de lucru
III.
EVIDENIEREA PREZENEI,
NVOIRILOR I CONCEDIILOR
Punctaj
total
Clasare
OBS.
2,0
Mediu
2,5
Mare
2,0
Mediu
1,7
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
1,8
Mediu
2,0
Mediu
1,7
Mic
2,5
Mare
1,7
Mic
2,0
Mediu
Nu
Nu
Nr.
crt.
V.
DOMENIUL
I EVOLUIA CARIEREI
PERSONALULUI
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
a prezenei, nvoirilor i
concediilor
V PREGTIREA PROFESIONAL
CONTINU A PERSONALULUI
Punctaj
total
Clasare
OBS.
2,2
Mediu
2,5
Mare
2,0
Mediu
1,8
Mediu
1,8
Mediu
2,7
Mare
1,7
Mic
2,5
Mare
1,5
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
1,8
Mediu
1,5
Mic
Nu
Nu
Nr.
crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
VI.
GESTIONAREA DOSARELOR
PROFESIONALE
VII. GESTIONAREA
DE MUNC
Punctaj
total
Clasare
OBS.
1,7
Mic
Nu
1,7
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
1,7
Mic
Nu
1,8
Mediu
1,7
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
1,7
Mic
Nu
2,2
Mediu
1,8
Mediu
1,7
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
Nr.
crt.
DOMENIUL
VIII FUNCIONALITATEA
SISTEMULUI
INFORMATIC
UTILIZAT PENTRU
GESTIUNEA
RESURSELOR UMANE
OBIECTE AUDITABILE
Evaluarea
sistemului
informatic
RISCURI SEMNIFICATIVE
carnetelor de munc
53. Manuale de operare
i utilizare a sistemului
informatic
Punctaj
total
Clasare
2,2
Mediu
2,3
Mare
1,8
Mediu
1,8
Mediu
2,0
Mediu
2,3
Mare
2,0
Mediu
1,7
Mic
1,8
Mediu
OBS.
2,0
Mediu
Nu
Nr.
crt.
DOMENIUL
Sigurana n
exploatare a
sistemului
informatic
Securitatea
bazelor de
date
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
Punctaj
total
Clasare
1,8
Mediu
1,8
Mediu
2,0
Mediu
2,0
Mediu
2,5
Mare
2,0
Mediu
1,8
Mediu
1,8
Mediu
2,0
Mediu
OBS.
Nr.
crt.
IX.
DOMENIUL
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
Punctaj
total
Clasare
1,8
Mediu
1,7
Mic
Nu
1,5
Mic
Nu
2,3
Mare
1,7
Mic
Nu
1,7
Mic
Nu
2,0
Mediu
1,8
Mediu
2,2
Mediu
OBS.
Nota:
Documentul Clasarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor cuprinde 69 de obiecte auditabile i 111 riscuri ataate acestora, care au
fost grupate pe cele trei categorii (mari, medii i mic).
n continuare, riscurile mici nu vor mai fi avute n vedere pentru auditare, iar riscurile semnificative (mari i medii) vor intra n auditare i
vor fi preluate pentru ierarhizare n documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe.
n baza acestui document au rezultat 18 obiecte auditabile care nu vor mai fi luate n considerare n vederea auditrii, fiind constituite numai
din operaii ale cror riscuri au fost apreciate ca fiind mici, i n consecin, documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe cuprinde 51 de obiecte
auditabile i 65 riscuri asociate acestora.
Nr.c
rt.
I.
DOMENIUL
ORGANIZAREA
RECRUTRII
PERSONALULUI
Data: 15.03.2005
Data: 15.03.2005
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
Proiectul Planului
de ocupare a
funciilor publice,
anex la Planul
naional de
ocupare a
funciilor publice
1. Fundamentarea proiectului
Planului de ocupare a
funciilor publice
Organizarea
concursurilor
T/
S
Consecintele
funcionrii/
nefuncionri
i controlului
intern
Grad de
ncredere
al
auditorul
ui n
controlul
intern
Sczut
Mediu
Sczut
Mediu
Obs.
Nr.c
rt.
DOMENIUL
Susinerea
concursurilor
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
3. Corespondena pentru
solicitarea organizrii
concursurilor
Bibliografia
incomplet/neactualizat
Dosarele candidailor pentru
ocuparea posturilor nu ndeplinesc
condiiile de conformitate
Acceptarea unor dosare incomplete
Stabilirea unor subiecte din afara
tematicii i bibliografiei de concurs
Subiectele sunt neclar formulate
sau conin erori
Procesul verbal privind proba
scris nu ndeplinete condiiile de
conformitate
Procesul verbal privind proba
interviu nu ndeplinete condiiile
de conformitate
Interviul nu este susinut n termen
de 5 zile lucrtoare de la data
susinerii probei scrise
ntrebrile i rspunsurile la
interviu nu au fost consemnate n
anexa la procesul verbal
T/
S
Consecintele
funcionrii/
nefuncionri
i controlului
intern
Grad de
ncredere
al
auditorul
ui n
controlul
intern
Mediu
Sczut
Sczut
T
T
Exist sistem
de control
eficient
Exist sistem
de control
eficient
Obs.
Ridicat
NU
Ridicat
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Nr.c
rt.
DOMENIUL
Deciziile de
numire
II.
STABILIREA
DREPTURILOR
SALARIALE
CUVENITE
PERSONALULUI
Stabilirea
elementelor de
natur salarial
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
T/
S
Consecintele
funcionrii/
nefuncionri
i controlului
intern
Grad de
ncredere
al
auditorul
ui n
controlul
intern
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Mediu
Mediu
Mediu
Mediu
Sczut
Exist sistem
de control
eficient
Ridicat
Obs.
NU
Nr.c
rt.
DOMENIUL
Modificarea
drepturilor
salariale
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
III.
EVIDENIEREA PREZENEI,
NVOIRILOR I CONCEDIILOR
T/
S
Consecintele
funcionrii/
nefuncionri
i controlului
intern
Grad de
ncredere
al
auditorul
ui n
controlul
intern
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Mediu
Obs.
Nr.c
rt.
IV.
V.
VI.
DOMENIUL
EVOLUIA CARIEREI
PERSONALULUI
PREGTIREA PROFESIONAL
CONTINU A PERSONALULUI
GESTIONAREA DOSARELOR
PROFESIONALE
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
Fundamentarea insuficienta a
Planului strategic privind
recrutarea, formarea i
perfecionarea profesional a
funcionarilor publici
Insuficiena procedurilor i
normelor referitoare la gestionarea
dosarelor profesionale
T/
S
Consecintele
funcionrii/
nefuncionri
i controlului
intern
Grad de
ncredere
al
auditorul
ui n
controlul
intern
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Exist sistem
de control
eficient
Ridicat
Sczut
Sczut
Obs.
NU
Nr.c
rt.
DOMENIUL
VIII FUNCIONALITATEA
SISTEMULUI
INFORMATIC
UTILIZAT PENTRU
GESTIUNEA
RESURSELOR UMANE
Evaluarea
sistemului
informatic
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
Insuficienta procedurilor i
normelor privind administrarea
carnetelor de munc
Accesarea de ctre persoane
neautorizate a carnetelor de munc
T/
S
Consecintele
funcionrii/
nefuncionri
i controlului
intern
Grad de
ncredere
al
auditorul
ui n
controlul
intern
Sczut
Sczut
Exist sistem
de control
eficient
Ridicat
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Obs.
NU
Nr.c
rt.
DOMENIUL
Sigurana n
exploatare a
sistemului
informatic
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
Delegarea atribuiilor i
competenelor pentru personalul
implicat n utilizarea aplicaiilor i
operarea n cadrul bazelor de date
nu este complet
Discontinuitate n pregtirea
personalului implicat n operarea i
utilizarea sistemului informatic
Informarea personalului implicat n
operarea i utilizarea sistemului
informatic asupra modificrilor
aduse acestuia este insuficienta
Instruciunile privind ntreinerea
programelor informatice nu se
aplic
Echipamentele de prevenire a
fluctuaiilor sau a ntreruperilor
curentului electric (UPS,
stabilizatoare de tensiune .a.) nu se
utilizeaz
Disfuncionalitate n instruirea
utilizatorilor sau atunci cnd se
produc modificri semnificative n
sistemul informatic
T/
S
Consecintele
funcionrii/
nefuncionri
i controlului
intern
Grad de
ncredere
al
auditorul
ui n
controlul
intern
Sczut
Sczut
Exist sistem
de control
eficient
Ridicat
Sczut
Sczut
Sczut
Obs.
Nr.c
rt.
DOMENIUL
Securitatea
bazelor de
date
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
IX.
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Insuficienta sistemului de
prevenire/ detectare a accesrilor i
modificrilor neautorizate ale
bazelor de date (parole, programe
antivirus .a.)
Calendarul privind modificarea
periodic a parolelor de acces nu se
respect
Personalul pentru verificarea i
modificarea periodic a parolelor de
acces nu a fost desemnat
Actualizarea programelor antivirus,
antispyware, firewall nu se
efectueaz zilnic
Rapoartele/listele privind
nregistrrile intrrilor i ieirilor
din sistem a utilizatorilor nu au fost
verificate
ndosarierea documentelor nu este
inclus n cadrul normelor i
procedurilor
Atribuiile i competenele privind
arhivarea dosarelor activitii de
gestiune a resurselor umane nu au
fost nominalizate
T/
S
Consecintele
funcionrii/
nefuncionri
i controlului
intern
Grad de
ncredere
al
auditorul
ui n
controlul
intern
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Obs.
Nr.c
rt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
Protecie insuficient a
documentelor fa de sursele de
cldur
Dosarele nu sunt predate la arhiva
instituiei la termenele legale
Procesul verbal de predare-primire
nu ndeplinete condiiile de
conformitate
T/
S
Consecintele
funcionrii/
nefuncionri
i controlului
intern
Grad de
ncredere
al
auditorul
ui n
controlul
intern
Obs.
Exist sistem
de control
eficient
Ridicat
NU
Sczut
Sczut
NOTA
Ierarhizarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor s-a realizat prin elaborarea documentului Tabelul puncte tari i puncte slabe, n care
au fost cuprinse cele 51 de obiecte auditabile i 65 de riscuri asociate acestora, obinute din clasarea riscurilor. n urma analizei au fost identificate
5 obiecte auditabile i 6 riscuri asociate acestora , care au fost evaluate ca fiind puncte tari, diferenele fiind considerate puncte slabe.
Operaiile identificate ca fiind puncte tari i riscurile asociate acestora au fost evaluate astfel urmare a unor controale interne funcionale,
pe baza documentelor transmise de entitate i a misiunilor anterioare, care limiteaz apariia riscurilor.
Pe baza activitii de ierarhizare a operaiilor/obiectelor auditabile se va elabora documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit n care
vor fi preluate numai operaiile considerate ca fiind puncte slabe n numr de 45, ocazie cu care vor fi renumerotate.
Data: 15.03.2005
Data: 15.03.2005
Nr.
crt.
I.
DOMENIUL
ORGANIZAREA
RECRUTRII
PERSONALULUI
Organizarea concursurilor
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
2
3
7
11
12
17
18
19
Deciziile de numire
STABILIREA
DREPTURILOR
Susinerea concursurilor
II.
OBIECTE AUDITABILE
Nr.
crt.
III.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
Modificarea drepturilor
salariale
EVIDENIEREA PREZENEI,
NVOIRILOR I CONCEDIILOR
IV.
V.
VI.
VII.
GESTIONAREA CARNETELOR DE
MUNC
FUNCIONALITATEA
SISTEMULUI INFORMATIC
32.
VIII
Evaluarea
sistemului
informatic
20
21
23
24
25
26
27
28
29
30
32
34
35
36
37
38
39
41
45
48
49
52
53
54
55
Nr.
crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
UTILIZAT PENTRU
GESTIUNEA
RESURSELOR UMANE
Sigurana n
exploatare a
sistemului
informatic
Securitatea bazelor
de date
IX.
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
69
NOTA:
Procedura Analiza riscurilor a nceput cu elaborarea documentului Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 69 de
operaii/obiecte auditabile, i s-a finalizat cu Tematica n detaliu a misiunii de audit, n care au fost selectate numai 46 de obiecte auditabile.
n continuare, cele 46 de operaii/obiecte auditabile, vor fi avute n vedere n activitatea de auditare, deoarece reprezint riscuri
semnificative pentru domeniul auditat i vor fi supuse diferitelor testri, stabilite pe baza Programului interveniei la faa locului, care se vor
materializa n F.I.A.P.-uri i F.C.R.I.-uri, acolo unde este cazul, i n final vor fi transferate i comentate n Raportul de audit intern, n ordinea
din Tematica n detaliu a misiunii de audit.
DOMENIUL
Data: 27.03.2005
Data: 27.03.2005
ACTIVITI
DURATA
(H)
544
130
2
2
PERSOANELE
IMPLICATE
LOCUL
DESFURRII
Baciu Otilia
Baciu Otilia
SAI
SAI
Cderea Georgeta
SAI
40
Baciu Otilia
SAI
AUDITAT
ETAPELE
MISIUNII
DOMENIUL
ACTIVITI
DURATA
(H)
40
PERSOANELE
IMPLICATE
Baciu Otilia
Bilauca Nelia
Cderea Georgeta
Baciu Otilia
Bilauca Nelia
Cderea Georgeta
LOCUL
DESFURRII
SAI
SAI
16
4
Baciu Otilia
Baciu Otilia
SAI
SAI
Cderea Georgeta
SAI
Bilauca Nelia
4
4
SAI
Bilauca Nelia
SAI
AUDITAT
Bilauca Nelia
4
AUDITAT
326
OBIECTIVUL 1.
ORGANIZAREA
RECRUTRII
PERSONALULUI
OBIECTIVUL 2.
STABILIREA
DREPTURILOR
16
2
8
8
Baciu Otilia
Baciu Otilia
Baciu Otilia
Cderea Georgeta
Cderea Georgeta
8
16
1
AUDITAT
SAI
SAI
AUDITAT
AUDITAT
Baciu Otilia
Baciu Otilia
AUDITAT
SAI
ETAPELE
MISIUNII
DOMENIUL
SALARIALE CUVENITE
PERSONALULUI
OBIECTIVUL 3.
MODUL DE
EVIDENIERE A
PREZENEI,
NVOIRILOR,
CONCEDIILOR,
RECUPERRILOR
OBIECTIVUL 4.
EVOLUIA CARIEREI
PERSONALULUI
OBIECTIVUL 5.
PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A
PERSONALULUI
OBIECTIVUL 6.
GESTIONAREA
ACTIVITI
2.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor
2.4. Colectarea dovezilor
2.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de
vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei
centralizatoare a documentelor de lucru
3.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei
la faa locului
3.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu
3.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor
3.4. Colectarea dovezilor
3.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de
vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei
centralizatoare a documentelor de lucru
4.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei
la faa locului
4.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu
4.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor
4.4. Colectarea dovezilor
4.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de
vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei
centralizatoare a documentelor de lucru
5.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei
la faa locului
5.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu
5.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor
5.4. Colectarea dovezilor
5.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de
vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei
centralizatoare a documentelor de lucru
6.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei
la faa locului
DURATA PERSOANELE
IMPLICATE
(H)
4
Baciu Otilia
Cderea Georgeta
2
LOCUL
DESFURRII
SAI
AUDITAT
Cderea Georgeta
1
10
2
4
4
AUDITAT
Baciu Otilia
Baciu Otilia
Baciu Otilia
Cderea Georgeta
Cderea Georgeta
2
8
AUDITAT
SAI
SAI
AUDITAT
AUDITAT
Baciu Otilia
AUDITAT
2
4
4
Baciu Otilia
Baciu Otilia
Bilauca Nelia
SAI
SAI
AUDITAT
Bilauca Nelia
AUDITAT
8
2
8
16
Baciu Otilia
Baciu Otilia
Baciu Otilia
Bilauca Nelia
Bilauca Nelia
8
8
AUDITAT
SAI
SAI
AUDITAT
AUDITAT
Baciu Otilia
AUDITAT
SAI
ETAPELE
MISIUNII
DOMENIUL
DOSARELOR
PROFESIONALE
OBIECTIVUL 7.
GESTIONAREA
CARNETELOR DE
MUNC
OBIECTIVUL 8.
FUNCIONALITATEA
SISTEMULUI
INFORMATIC UTILIZAT
PENTRU GESTIUNEA
RESURSELOR UMANE
OBIECTIVUL 9.
ARHIVAREA
DOCUMENTELOR
ACTIVITI
6.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu
6.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor
6.4. Colectarea dovezilor
6.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de
vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei
centralizatoare a documentelor de lucru
7.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei
la faa locului
7.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu
7.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor
7.4. Colectarea dovezilor
7.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de
vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei
centralizatoare a documentelor de lucru
8.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei
la faa locului
8.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu
8.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor
8.4. Colectarea dovezilor
8.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de
vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei
centralizatoare a documentelor de lucru
9.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei
la faa locului
9.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu
9.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor
9.4. Colectarea dovezilor
9.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de
vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei
centralizatoare a documentelor de lucru
DURATA
(H)
2
8
8
PERSOANELE
IMPLICATE
LOCUL
DESFURRII
Baciu Otilia
Baciu Otilia
Bilauca Nelia
Bilauca Nelia
SAI
AUDITAT
AUDITAT
Baciu Otilia
AUDITAT
SAI
SAI
AUDITAT
AUDITAT
8
10
2
8
8
Baciu Otilia
Baciu Otilia
Cderea Georgeta
Cderea Georgeta
AUDITAT
SAI
Baciu Otilia
AUDITAT
SAI
SAI
16
Baciu Otilia
AUDITAT
Cderea Georgeta
AUDITAT
Baciu Otilia
AUDITAT
SAI
Cderea Georgeta
8
4
2
8
8
8
Baciu Otilia
Baciu Otilia
Baciu Otilia
Cderea Georgeta
Cderea Georgeta
AUDITAT
SAI
AUDITAT
SAI
SAI
AUDITAT
AUDITAT
AUDITAT
SAI
ETAPELE
MISIUNII
DOMENIUL
ACTIVITI
13. Planificarea i organizarea edinei de nchidere
14. Discutarea constatrilor cu structura auditat
15. Concluzii
DURATA
(H)
16
8
8
84
32
8
8
PERSOANELE
IMPLICATE
LOCUL
DESFURRII
Bilauca Nelia
Baciu Otilia
Baciu Otilia
AUDITAT
AUDITAT
SAI
Baciu Otilia
Bilauca Nelia
SAI
SAI
Baciu Otilia
SAI
Bilauca Nelia
SAI
Bilauca Nelia
Baciu Otilia
8
8
Baciu Otilia
SAI
Cderea Georgeta
SAI
Cderea Georgeta
AUDITAT
Baciu Otilia
SAI
2
4
4
AUDITAT
SAI
Data: 27.03.2005
Data: 27.03.2005
2.
3.
OBIECTE AUDITABILE
TIPUL TESTRII
Locul
Durata
(h)
Nr. test
Nr. lista
verificare
Auditori
DRU
T1
LV 1
Baciu Otilia
DRU
T2
LV 2
Cderea
Georgeta
4.
organizare al concursurilor;
5.
6.
DRU
T3
LV 3
Bilauca Nelia
DRU
T4
LV 4
Baciu Otilia
Locul
Durata
(h)
Nr. test
Lista
verificare
Auditori
8.
OBIECTE AUDITABILE
Procedurile scrise privind acordarea
drepturilor salariale
10.
Salariul de baz
11.
Indemnizaii de conducere
12.
13.
TIPUL TESTRII
- Chestionarea managementului -
Bilauca Nelia
CCI
DRU
DRU
10
T5
LV 5
Baciu Otilia
OBIECTE AUDITABILE
14.
15.
Salariul de merit
TIPUL TESTRII
Locul
Durata
(h)
Nr. test
Lista
verificare
Auditori
16.
Sistemul de premiere
17.
18.
19.
20.
Cderea
Georgeta
DRU
T6
LV 6
DRU
T7
LV 7
Baciu Otilia
OBIECTE AUDITABILE
TIPUL TESTRII
Locul
Durata
(h)
Nr. test
Lista
verificare
Durata
(h)
Nr. test
Lista
verificare
Auditori
lucru
- Eantionul va fi constituit din
informaiile pe lunile aprilie i decembrie
pentru 4 direcii din cele 10 ale entitii,
respectiv 40%
Obiectivul III. EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR I CONCEDIILOR
Nr.
crt.
21.
22.
OBIECTE AUDITABILE
TIPUL TESTRII
23.
24.
25.
Locul
Auditori
Bilauca Nelia
DRU
Baciu Otilia
DRU
DRU
T8
LV 8
Cderea
Georgeta
OBIECTE AUDITABILE
Concordana obiectivelor entitii cu
evoluia carierei personalului
TIPUL TESTRII
Locul
Durata
(h)
Nr. test
Lista
verificare
Auditori
DRU
T9
LV 9
Bilauca Nelia
OBIECTE AUDITABILE
TIPUL TESTRII
Locul
Durata
(h)
Nr. test
Lista
verificare
Auditori
DRU
T 10
LV 10
Baciu Otilia
OBIECTE AUDITABILE
Norme i proceduri referitoare la gestionarea
dosarelor profesionale
Actualizarea dosarelor profesionale
TIPUL TESTRII
- Verificarea coninutului dosarelor
profesionale
- Eantionul va fi realizat dintr-un procent
de 10% din totalul dosarelor profesionale
Locul
Durata
(h)
Nr. test
Lista
verificare
Auditori
DRU
T 11
LV 11
Cderea
Georgeta
Durata
(h)
Nr. test
OBIECTE AUDITABILE
TIPUL TESTRII
Locul
SAPI
Lista
verificare
Auditori
OBIECTE AUDITABILE
Actualizarea carnetelor de munc
TIPUL TESTRII
Locul
Durata
(h)
Nr. test
Lista
verificare
T 12
LV 12
Auditori
DRU
Baciu Otilia
Obiectivul VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
Nr.
crt.
OBIECTE AUDITABILE
32.
33.
TIPUL TESTRII
- Examinarea manualului de utilizare a
sistemului informatic
- Analiza instruciunilor de utilizare a
sistemului informatic
- Examinarea adaptrii sistemului
informatic la necesitile utilizatorilor
- Verificarea existenei unui subsistem de
control asupra corectitudinii datelor
introduse n sistemul informatic
Locul
Durata
(h)
Nr. test
Lista
verificare
DRU
T 13
LV 13
Auditori
Cderea
Georgeta
Obiectivul VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
Nr.
crt.
OBIECTE AUDITABILE
34.
35.
36.
37.
TIPUL TESTRII
- Eantionul va fi constituit din
informaiile privind 3 salariai din cadrul
compartimentului
- Interviu adresat persoanelor responsabile cu operarea i controlul operaiunilor
de gestiune a resurselor umane
- Verificarea fielor de post i deciziile de
numire ale personalului responsabil cu
utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul
bazelor de date
Locul
Durata
(h)
Nr. test
Lista
verificare
Auditori
Bilauca Nelia
DRU
Baciu Otilia
DRU
SAPI
Baciu Otilia
Obiectivul VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
Nr.
crt.
38.
OBIECTE AUDITABILE
Utilizarea echipamentelor de prevenire a
fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului
electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)
TIPUL TESTRII
Locul
Durata
(h)
Nr. test
Lista
verificare
Auditori
Baciu Otilia
DRU
T 14
LV 14
40.
41.
42.
Bilauca Nelia
DRU
DRU
T 15
LV 15
Baciu Otilia
Obiectivul VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
Nr.
crt.
43.
OBIECTE AUDITABILE
TIPUL TESTRII
Durata
(h)
Nr. test
Lista
verificare
Locul
Durata
(h)
Nr. test
Lista
verificare
Auditori
DRU
T 16
LV 16
Baciu Otilia
Locul
Auditori
Nr.
crt.
44.
45.
46.
OBIECTE AUDITABILE
Norme i proceduri privind arhivarea
documentelor rezultate din activitatea de
gestiune a resurselor umane
Desemnarea personalului responsabil
privind arhivarea documentelor
Predarea dosarelor la arhiva instituiei
TIPUL TESTRII
- Analiza respectrii prevederilor
procedurale privitoare la activitatea de
arhivare
- Intervievarea directorului DRU privind
respectarea cadrului normativ referitor la
arhivarea documentelor
Auditorii,
Baciu Otilia / Cderea Georgeta / Bilauca Nelia
Supervizorul,
Ionescu Mircea
Funcia
Direcia/
Serviciul
Ionescu Dumitru
Auditor
ef SAPI
Auditor
SAPI
Bilauca Nelia-Roxana
Cderea Georgeta
Auditor
Auditor
Dana Srbu
Director
Voinescu Lucica
Inspector
Barbu Vasile
Inspector
Stroescu Tudora
Inspector
SAPI
SAPI
Direcia Resurse
Umane
Direcia Resurse
Umane
Direcia Resurse
Umane
Direcia Resurse
Umane
Numele
Data: 27.03.2005
Data: 27.03.2005
Nr.
telefon
Semntura
B. Stenograma edinei
n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la:
- Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit;
- Prezentarea funciei de audit intern de ctre eful Serviciului Audit Public Intern, n special a
obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaia auditului intern;
- Prezentarea Programului interveniei la faa locului, obiectivele auditabile care se
intenioneaz a fi realizate, dup analizele de risc efectuate.
n urma discuiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentanii
structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confrunt i anume:
- Activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezint o zon cu risc;
- Complexitatea activitii Direciei Resurse Umane i neatractivitatea nivelului salariului
pentru atragerea personalului specializat;
- Fluctuaia mare a personalului implicat n activitatea de gestiune a resurselor umane;
- Neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la suprancrcarea
personalului existent;
De asemenea, s-au stabilit:
- persoanele pe care auditorii le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de
teste asupra muncii lor i pentru a lua interviuri, programul ntlnirilor i timpul necesar
Auditai,
Data: 27.03.2005
Data: 27.03.2005
DA
NU
Obiectivul I.
ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI
Proiectul planului de ocupare a funciilor publice:
- obiectivele nou preluate au influenat fundamentarea
planului?
- obiectivele transferate au influenat fundamentarea
planului?
- planul se ncadreaz n politicile i obiectivele curente i de
perspectiva ale entitii?
- exist o fundamentare detaliat a planului?
- dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
- exist persoan responsabil cu elaborarea planului?
- v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i
pregtirea profesional necesare postului?
- planul conine toate avizele i aprobrile persoanelor
autorizate?
- exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
subobiectivului?
- dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
- realizarea operaiunilor de control intern prin proceduri:
- operaiunile de control intern sunt nsoite de liste de
verificare (check-list), sunt ntocmite cu respectarea
prevederilor legale, iar controalele efectuate au fost
formalizate prin acte de control, datate i semnate
- operaiunile de control intern sunt nsoite de liste de
verificare (check-list), sunt ntocmite cu respectarea
prevederilor legale, dar controalele efectuate nu sunt
formalizate prin acte de control, datate i semnate
- operaiunile de control intern sunt nsoite de liste de
verificare (check-list), care nu respect n
OBS.
1-17
1
X
X
X
X
Fundamentarea
proiectului
X
X
Atribuiile
postului; ROF
X
X
X
X
-
Nu exist lista
activitilor
DA
ACTIVITATEA DE AUDIT
totalitateprevederile legale i nici nu sunt formalizate
prin acte de control, datate i semnate
- operaiunile de control intern nu sunt nsoite de liste
de verificare (check-list), se efectueaz n virtutea unor
atribuii din fia postului i nici nu sunt formalizate
prin acte de control, datate i semnate
- se realizeaz operaiuni de control intern prin
proceduri?
- examinarea procedurilor:
- exist proceduri de lucru scrise, aprobate i actualizate i
se aplic?
- exist proceduri de lucru scrise, aprobate i actualizate,
sunt cunoscute, dar nu se aplic?
- exist proceduri de lucru scrise, aprobate i actualizate,
dar nu sunt cunoscute?
- exist proceduri de lucru scrise, dar nu sunt aprobate i
actualizate i nu sunt cunoscute?
- exist proceduri de lucru
- dac da, v rog s ni le furnizai.
Organizarea concursurilor
- exist un sistem procedural privind organizarea concursurilor?
- avei proceduri scrise i formalizate privind organizarea
concursurilor?
- dac da, v rog s ni le furnizai.
- atribuirea responsabilitilor, delegarea competenelor, separarea
sarcinilor prin proceduri i compararea acestora cu cele prevzute n
fia postului:
- procedurile asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea
competenelor, separarea sarcinilor i corespund cu atribuiile din
fiele postului
- procedurile asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea
competenelor, separarea sarcinilor, dar nu corespund cu atribuiile
din fiele postului
- procedurile nu asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea
competenelor i separarea sarcinilor, dar corespund cu atribuiile din
fiele postului, care la rndul lor sunt incomplete/neactualizate;
- procedurile nu asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea
competenelor i separarea sarcinilor i nici nu corespund cu
atribuiile din fiele postului;
- exist proceduri?/ (nu exist proceduri?)
dac da, v rugm s ne naintai fia postului.
v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i
pregtirea profesional necesare postului?
persoanele responsabile au experiena i pregtirea necesar?
statul de funcii este actualizat n funcie de rezultatele
procesului de recrutare?
dac da, v rog s ne furnizai statul de funcii actualizat
NU
OBS.
Nu se elaboreaz
check-list-uri
X
X
Nu exist
proceduri
2-9
X
Exist, dar nu
sunt formalizate
X
X
X
Fia postului
X
X
X
X
Statul de funcii
DA
ACTIVITATEA DE AUDIT
dup ultimul concurs
exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
X
subobiectivului?
dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
X
Susinerea concursurilor
exist un sistem privind susinerea concursurilor?
X
-
NU
OBS.
Lista activitilor
10-15
Exist, dar nu
sunt formalizate
X
X
16-17
X
X
X
X
X
X
List activiti
18-32
18-26
Exist dar nu sunt
formalizate
X
X
X
X
X
X
X
Fia postului
27-28
Exist, dar nu este
formalizat
X
X
X
X
X
Fia postului
X
X
29-32
Exist dar nu este
formalizat
DA NU OBS.
ACTIVITATEA DE AUDIT
- se ine un registru special?
X
- avei stabilit un responsabil pentru analiza i aprobarea
X
fundamentrii timpului lucrat peste programul normal de lucru?
- dac da, v rugm s ne furnizai fia postului.
X
Fia postului
- avei stabilit un responsabil privind aprobarea efecturii muncii
X
peste programul normal de lucru?
X
- dac da, v rugm s ne furnizai fia postului.
- v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea
X
profesional necesare postului?
exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
X
subobiectivului?
dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
X
Obiectivul III.
EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR,
33-37
CONCEDIILOR I RECUPERRILOR
- exist un sistem general de norme i proceduri referitoare la
Exist, dar nu este
modul de eviden a prezenei, nvoirilor, concediilor i
X
formalizat
recuperrilor?
- dac da, v rugm ni-l furnizai?
X
- avei un responsabil pentru supravegherea i actualizarea acestui
X
sistem?
- dac da, v rugm s ne furnizai fia postului.
X
Fia postului
- exist personal responsabil pentru completarea foilor colective de
prezen i pentru evidena concediilor de odihn, concediilor
X
medicale i a concediilor de studii?
- dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanelor i fiele
X
posturilor respective.
exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
X
X
subobiectivului?
dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
X
X
Obiectivul IV.
38-39
EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI
- exist o procedur scris i formalizat?
Exist, dar nu este
X
formalizat
- dac da, v rugm sa ne furnizai un exemplar.
X
- este asigurat concordana ntre obiectivele entitii i capacitatea
X
profesional a personalului?
- exist un responsabil cu mbuntirea/actualizarea acesteia?
X
- dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia
X
postului.
- exist planuri de aciune pentru realizarea concordanei?
X
- dac da, v rugm s ni le furnizai.
X
Plan de aciune
exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
X
subobiectivului?
dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
X
40-43
Obiectivul V.
PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A
ACTIVITATEA DE AUDIT
PERSONALULUI
exist proceduri scrise i formalizate?
dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar.
modificarea politicilor/obiectivelor au influenat fundamentarea
planurilor de pregtire profesional?
planurile individuale sunt adaptate la cerinele de pregtire
profesional ale fiecrui salariat?
exist o fundamentare detaliat a planurilor?
avei persoane responsabile cu elaborarea planurilor
strategice i anuale de pregtire profesional?
exist persoane responsabile cu elaborarea planurilor
individuale de pregtire profesional?
avei persoane responsabile cu realizarea programelor de
pregtire profesional?
v rugm s ne prezentai atribuiile specifice acestor funcii.
exist un sistem de indicatori de performan privind
pregtirea profesional?
dac da, v rugam sa ne furnizai sistemul de indicatori.
exist persoana responsabila cu urmrirea realizrii
indicatorilor de performan?
dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia
postului.
exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
subobiectivului?
dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
DA
NU
Exist, dar nu
sunt formalizate
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Fia postului
X
X
X
X
X
X
Lista de activiti
Obiectivul VI.
Obiectivul VII.
OBS.
44-47
X
X
X
Fia postului
X
Lista persoanelor
care au acces
X
X
X
Exist, dar nu
sunt formalizate
X
X
48-51
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
NU
OBS.
X
X
X
X
Fia postului
X
X
List persoane
X
X
Exist, dar nu
sunt formalizate
X
X
Obiectivul VIII.
FUNCIONALITATEA
SISTEMULUI
INFORMATIC
UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR
UMANE
Evaluarea sistemului informatic
- subsistemul informatic al gestiunii resurselor umane este integrat
n sistemul informatic general?
- v rugm s ne prezentai cerinele utilizatorilor?
- asigur prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte?
- v rugm, s ne prezentai competenele pe care trebuie s le
dein personalul de specialitate.
personalul responsabil are experiena necesar?
exist pregtire profesional continu pentru personalul de
specialitate?
dac da, v rugm s ne furnizai programele de pregtire
aprobate.
exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
subobiectivului?
dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
avei proceduri scrise i formalizate pentru utilizarea
subsistemului informatic al gestiunii resurselor umane?
dac da, v rugm s ni le furnizai.
Sigurana in exploatare a sistemului informatic
sistemul informatic este dotat cu echipamente de prevenire a
fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului electric?
exist personal responsabil pentru aceast activitate?
dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanelor i fiele
posturilor.
v rugm, s ne prezentai competenele pe care trebuie s le
52-64
52-58
X
X
X
X
X
X
Programe
pregtire
X
X
X
Exist, dar nu
sunt formalizate
X
X
59-60
X
X
X
X
List persoane
DA
ACTIVITATEA DE AUDIT
dein personalul de specialitate.
personalul responsabil beneficiaz de pregtirea profesional
X
continu?
dac da, v rugm s ne furnizai programele de pregtire
X
aprobate.
exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
subobiectivului?
dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
avei proceduri scrise i formalizate?
X
-
NU
Programe
pregtire
X
X
Manual de
instruciuni
neactualizat
X
61-64
X
X
X
Fia postului
X
X
X
X
X
X
Exist, dar nu
sunt formalizate
Obiectivul IX.
-
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
avei un sistem privind organizarea arhivrii documentelor?
exist persoan desemnat pentru activitatea de arhivare a
dosarelor aferente activitii de gestiune a resurselor umane?
dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia
postului.
persoanele responsabile au experiena i pregtirea necesar?
v rugm s ne furnizai atribuiile postului.
spaiul destinat arhivrii documentelor corespunde cerinelor?
completai lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
subobiectivului?
dac da, v rog s ni le furnizai.
avei proceduri scrise i formalizate privind arhivarea
documentelor?
dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
OBS.
65-68
X
X
X
Fia postului
X
X
X
X
X
Exist, dar nu
sunt formalizate
X
X
ACTIVITATEA DE AUDIT
1
D
A
N
U
Obiect
auditabil 1
(TD)
1
.1.
.2.
.3.
.4.
OBS.
Nr.
crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT
.6.
1
.7.
.9.
.10.
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Baciu Otilia Mariana
OBS.
Test nr. 1
X
X
Lista de
control
X
X
X
-
1
.8.
N
U
Supervizor,
Ionescu Mircea
Supervizat,
Pentru conformitate,
Ionescu Mircea
LISTA DE VERIFICARE NR. 2
Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI
Nr.
crt.
Activitatea de audit
1
D
A
N
U
Organizarea concursurilor
(Obiecte auditabile 2-9 - LC)
Obiecte
auditabile 2-4
(TD)
1
.1.
.2.
.3.
.4.
OBS.
Nr.
crt.
Activitatea de audit
1
.5.
1.6.
N
U
OBS.
- Test nr. 2
- Liste de
control
X Centralizatorul
privind modul
de organizare
al
concursurilor
1
.7.
.8.
D
A
Test nr. 2
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
-
- Liste de
control
Centralizatorul
privind modul
de organizare
al
concursurilor
Nr.
crt.
Activitatea de audit
.10.
D
A
N
U
OBS.
Nu
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Bilauca Nelia
Auditor intern,
Bilauca Nelia
Supervizor,
Ionescu Mircea
funcionarilor publici sau copii nsoite de documentele originale, care sunt certificate pentru
conformitate cu originalul de ctre secretariatul comisiei de concurs.
CAUZE
- Inexistena unei proceduri n activitatea de organizare a concursurilor de ocupare a funciilor
publice;
- Nerespectarea atribuiilor stabilite prin fiele posturilor;
- Neinstruirea membrilor comisiei de concurs i a secretariatului acestuia n vederea organizrii
concursurilor.
CONSECINE
- Posibilitatea admiterii la concurs a unor candidai care nu ndeplinesc condiiile prevzute de
lege;
- Posibilitatea anulrii ulterioare a concursurilor, datorit neconcordanei ntre copiile din dosarul
de concurs i documentele originale;
- Prelungirea perioadei n care posturile rmn neocupate, implic un efort suplimentar al celorlali
funcionari din cadrul acelor structuri care ar fi trebuit s-i ocupe posturile vacante.
RECOMANDRI
- Instruirea membrilor comisiilor de concurs i ai comisiilor de contestaii, precum i a persoanelor
care asigur munca de secretariat naintea organizrii acestora, consemnate printr-un proces
verbal conform legii;
- Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind organizarea i susinerea concursurilor de
ocupare a funciilor publice, care s conin activitile de control i responsabilitile personale.
ntocmit,
Cderea Georgeta
Supervizat,
Ionescu Mircea
Pentru conformitate,
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
NU
Susinerea concursurilor
(Obiecte auditabile 10-16 - LC)
Examinarea procedurii privind susinerea concursurilor
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a
activitilor aferente susinerii concursurilor:
a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente;
b) stabilirea modelelor de formulare specifice;
c) verificarea existenei listei activitilor pentru
realizarea obiectivului/subobiectivului;
d) precizarea modalitilor de completare a modelelor;
e) oferirea unor exemple n acest sens;
OBS.
Obiecte
auditabile
(TD)
5-6
Nr.
crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT
1.1.5.
1.1.6.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
analizei contestaiilor;
i) existena componentei de actualizare a procedurii.
nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie
ale procesului;
Respectarea principiului dublei semnturi;
Stabilirea responsabilitilor pentru comisia de organizare
a concursurilor, respectiv n fazele de susinere a probei
scrise, a probei orale, notarea probelor, anunarea
rezultatelor i soluionarea eventualelor contestaii n
fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor
aferente;
Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de
formulare i informaiile activitilor, algoritm de
prelucrare .a.
Modalitatea arhivrii.
Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor
DA
NU
OBS.
TEST
NR. 3
Liste de
control nr. 1 6
X
X
Centralizatorul
privind
susinerea
probelor scrise
X
X
X
X
X
X
X
X
Nr.
crt.
1.6.
1.7.
1.8.
1.9.
1.10.
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
comisiei
Analiza susinerii probelor interviu:
a) proba de interviu a fost susinut n termen de 5 zile
lucrtoare de la data susinerii probei scrise
b) stabilirea subiectelor la proba interviu s-a realizat pe
baza bibliografiei de concurs;
c) consemnarea ntrebrilor i rspunsurilor la interviu n
anexa la Procesul verbal;
d) ntocmirea procesului verbal la finalizarea probei
interviului;
e) stabilirea planului interviului;
f) semnarea procesului verbal de ctre toi membrii
comisiei.
Analiza rezultatelor concursurilor
- examinarea proceselor verbale ntocmite
- analiza baremurilor i notelor acordate dou probe
- verificarea candidailor admii privind obinerea la
punctajul final a cel puin 100 de puncte i minim 50
de puncte la fiecare prob
Garantarea anunrii rezultatelor n maximum 3 zile de la
data susinerii probelor
Analiza contestaiilor i a rspunsurilor formulate
Analiza modalitii de arhivare a documentelor
NU
TEST NR. 3
X
Liste de control
nr. 7 12
X
X
Centralizatorul
privind
susinerea
probelor
interviu
X
X
X
-
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Cderea Georgeta
OBS.
n anul 2004 fiind organizate un numr de mic de concursuri, respectiv 6, eantionul pentru
testare a fost constituit, n mod exhaustiv, din dosarele acestor concursuri.
Pentru efectuarea testrii s-au evaluat, pentru fiecare dosar de concurs, elementele stabilite n
Lista de verificare nr. 3, poz. 1.5. i 1.6., verificndu-se urmtoarele:
Analiza susinerii probelor scrise:
- stabilirea subiectelor la proba scris s-a realizat pe baza bibliografiei de concurs;
- stabilirea a dou variante a cte trei subiecte;
- pentru testele gril numrul subiectelor este de 3 ori mai mare dect numrul celor stabilit
pentru fiecare test gril;
- seturile de subiecte au fost semnate de ctre toi membrii comisiei de concurs;
- plicurile au fost sigilate i au tampila instituiei;
- lucrrile de concurs au fost redactate doar pe seturile de hrtie asigurate de DRU;
- lucrrile de concurs poart tampila pe fiecare fil, n colul din stnga sus;
- asigurarea confidenialitii numelor candidailor;
- candidaii care au predat lucrrile de concurs au semnat n borderoul special;
- semnarea procesului verbal de ctre toi membrii comisiei.
Analiza susinerii probelor interviu:
- proba de interviu a fost susinut n termen de 5 zile lucrtoare de la data susinerii probei
scrise;
- stabilirea subiectelor la proba interviu s-a realizat pe baza bibliografiei de concurs;
- consemnarea ntrebrilor i rspunsurilor la interviu n anexa la Procesul verbal;
- ntocmirea procesului verbal la finalizarea probei interviului;
- stabilirea planului interviului;
- semnarea procesului verbal de ctre toi membrii comisiei.
Testarea s-a materializat n elaborarea Listelor de control nr. 1-6 pentru proba scris i nr. 7-12
pentru proba interviu, care ulterior au fost centralizate separat i sunt prezentate n anexe.
Constatri
Din analiza Centralizatorului privind susinerea probelor scrise, prezentat n Anexa nr. 1, s-a
constatat c la dosarul de concurs pentru ocuparea postului de consilier superior la Direcia
Buget-Contabilitate-Financiar, procesul verbal nu a fost semnat de un membru al comisiei care a
lipsit din motive medicale i nu a existat un membru supleant care s l poat nlocui n comisia
de concurs.
Analiza Centralizatorului privind susinerea probelor interviu, prezentate n Anexa nr. 2, ne-a
permis s constatm c toate elementele examinate corespund prevederilor cadrului normativ n
vigoare.
Concluzii
n baza testului i a Centralizatorului privind susinerea probelor scrise s-a elaborat FIAP nr. 3.
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Cderea Georgeta
Supervizor,
Ionescu Mircea
PROBLEMA
Modul de constituire a comisiilor de concurs i a comisiilor de soluionare a contestaiilor prin
act administrativ al conductorului autoritii sau al instituiei publice organizatoare a concursului.
CONSTATARE
Funcionarea comisiei de concurs cu nu numr mai mic de membri dect cel prevzut prin H.G.
nr. 1209/2003 privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici i aprobat prin ordin al
ministrului i acceptarea unor soluii neprocedurale.
Pentru ocuparea concursului de consilier superior n cadrul Direciei General Buget,
Contabilitate i Financiar s-a constituit comisia de concurs i comisia de soluionare a contestaiilor,
prin ordin al ministrului, n conformitate cu legislaia i actele normative n vigoare privind
organizarea concursurilor.
La data desfurrii concursului unul dintre membrii comisiei nu a putut s participe din motive
medicale.
Datorit inexistenei unei proceduri, s-a optat pentru o soluie de compromis, dar neprocedural,
prin solicitarea acordului verbal al candidailor de a se desfura concursul cu comisia incomplet
format din patru membri, din cei cinci desemnai prin ordinul ministrului.
CAUZE
- Legislaia n vigoare nu prevede posibilitatea nlocuirii unui membru din comisiile de concurs
i nici nu ofer o soluie n aceast situaie
- Inexistena unei proceduri interne privind organizarea i desfurarea concursurilor, care s
prevad situaiile care pot impieta buna desfurare a acestor concursuri, respectiv existena
unor membri supleani pentru cazuri deosebite.
CONSECINE
- Exist posibilitatea contestrii concursurilor datorit adoptrii unor soluii neprocedurale i
relurii procedurii.
RECOMANDRI
- Elaborarea procedurilor de organizare i desfurare a concursurilor privind ocuparea
funciilor publice, care s prevad numirea unor membri supleani pentru nlocuirea
membrilor indisponibili ai comisiilor de organizare a concursurilor pentru ocuparea funciilor
publice.
ntocmit,
Baciu Otilia - Mariana
Supervizat,
Ionescu Mircea
Pentru conformitate,
ACTIVITATEA DE AUDIT
1
Deciziile de numire
(Obiecte auditabile 17-18 - LC)
DA
NU
OBS.
Obiecte
auditabile 7-8
(TD)
Nr.
crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT
NU
OBS.
1
.1.
DA
.2.
1
a)
b)
c)
d)
e)
X
X
X
X
X
Test nr.
4
- Liste
X
de
control
Centralizator
- privind
-
Nr.
crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
NU
OBS.
X
X
X
- emiterea
- deciziilor
numire
-
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Baciu Otilia Mariana
de
Descrierea testului
Eantionul a fost constituit din deciziile de numire ale candidailor admii n anul 2004, n mod
exhaustiv, ale celor 6 concursuri organizate pentru ocuparea unei funcii publice.
Pentru efectuarea testrii deciziilor de numire, pentru personalul nou angajat, pe baza Listei de
verificare nr. 4, poz. 1.5.1. s-a analizat existena elementelor pe care trebuie s le conin acestea i
anume:
-denumirea funciei publice;
-temeiul legal al numirii;
-numele funcionarului public;
-data de la care urmeaz s exercite funcia public;
-drepturile salariale;
-locul de desfurare a activitii;
-semntura ordonatorului de credite;
-tampila entitii publice.
Testarea s-a concretizat n elaborarea listelor de control pentru fiecare decizie de numire, care
ulterior au fost preluate ntr-un centralizator, prezentat n anex.
Constatri
Din analiza Centralizatorului privind emiterea deciziilor de numire a rezultat c decizia de
numire a dl. Constantinescu Ion a fost neconform cu realitatea n sensul c denumirea funciei publice
a fost completat cu o ncadrare necorespunztoare, respectiv consilier superior la DADR, categoria
A, clasa I, gr. 2, n loc de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 3 pentru care fusese declarat
admis, n baza Procesului verbal al comisiei de concurs.
Concluzii
n baza acestui test se va ntocmi FIAP-ul nr. 4.
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Bilauca Nelia - Roxana
Supervizor,
Ionescu Mircea
PROBLEMA
Emiterea deciziilor de numire
CONSTATARE
Din analiza coninutului deciziilor de numire ale candidailor admii prin concurs n anul 2004,
conform testelor anexe la Lista de verificare nr. 4, s-a constatat ncadrarea eronat a dl.
Constantinescu Ion pe funcia de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 2, n loc de consilier
superior, categoria A, clasa I, gr. 3 pentru care fusese declarat admis de ctre comisia de concurs.
CAUZE
- ntocmirea Deciziei de numire de ctre un salariat care nu are atribuii i responsabiliti n
acest domeniu, respectiv cunotinele necesare respectrii prevederilor legale n materie;
- Motivaia directorului DRU a fost absena persoanei cu atribuii i competene n acest sens, ct
i de lipsa personalului i a timpului necesar pregtirii acestuia.
- Inexistena unei proceduri, scrise i formalizate privind modul de emitere al deciziilor de
numire.
CONSECINE
- Plata unor sume suplimentare necuvenite din bugetul entitii publice;
- Perturbarea activitii prin anularea deciziei de numire, refacerea acesteia n conformitate cu
prevederile legislative i modificarea nregistrrii din carnetul de munc.
RECOMANDRI
- Reverificarea corectitudinii deciziilor de numire emise n anul 2003 i informarea Serviciului
Audit Public Intern asupra rezultatelor verificrii;
- Pregtirea profesional a personalului implicat n activitatea de organizare i gestionare a
resurselor umane din cadrul entitii i evaluarea sistematic a acestuia;
- Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaiile specifice
activitilor privind organizarea i gestiunea resurselor umane din cadrul entitii;
- Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru sistemul de emitere al deciziilor de numire.
ntocmit,
Baciu Otilia - Mariana
Supervizat,
Pentru conformitate,
Ionescu Mircea
Nr.
crt.
1.
1.1.
ACTIVITATEA DE AUDIT
Stabilirea elementelor de natur salarial
(Obiecte auditabile 19-27 - LC)
Examinarea procedurii privind stabilirea elementelor de
DA
NU
OBS.
Obiecte
auditabile 9-16
(TD)
Nr.
crt.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.
ACTIVITATEA DE AUDIT
natur salarial:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor
aferente stabilirii elementelor de natur salarial:
a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente;
b) precizarea modalitilor de acordare a drepturilor salariale;
c) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea
obiectivului/subobiectivului;
d) cuprinderea modalitii de calcul a drepturilor salariale;
e) oferirea unor exemple n acest sens;
f) existena componentei de actualizare a procedurii.
1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale
procesului;
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnturi;
1.1.4. Atribuirea responsabilitilor privind stabilirea drepturilor
salariale n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale
termenelor aferente fiecrei faze;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de
formulare i informaiile activitilor, algoritm de prelucrare
1.1.6. Modalitatea arhivrii documentelor.
Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor
Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu
responsabiliti n stabilirea drepturilor salariale
Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora:
a) consider procedura corespunztoare?
b) au constatat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice?
c) au propuneri de perfecionare a procedurii?
Verificarea stabilirii drepturilor salariale, respectiv a:
a) salariului de baz
b) indemnizaiei de conducere
c) sporului pentru complexitatea n munc
d) sporului de vechime n munc
e) sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte
f) salariului de merit
g) sistemului de premiere
Analiza modalitilor de arhivare a documentelor
Data: 01.04.2005
DA
NU
Auditor intern,
Cderea Georgeta
TEST nr. 5
X
X
X
X
X
X
X
-
OBS.
- Liste de
control
- Centralizator
privind
sabilirea
elementelor de
natur
salarial
Auditor intern,
Baciu Otilia - Mariana
Supervizor,
Ionescu Mircea
ntocmit,
Baciu Otilia - Mariana
Supervizat,
Pentru conformitate,
Ionescu Mircea
ACTIVITATEA DE AUDIT
1
DA
NU
OBS.
Obiect
auditabil 17-
Nr.
crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
NU
OBS.
18 (TD)
1
.1.
.2.
1
.3.
.4.
.5.
1
.6.
1
.7.
anuale
1
.8.
X
X
X
Test nr. 6
- Liste de
control
Centralizator
privind
diminuarea
drepurilor
Nr.
crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
NU
OBS.
salariale
.12.
- Liste de
control
Centralizator
privind
diminuarea
drepurilor
salariale
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Bilauca Nelia Roxana
Auditor intern,
Bilauca Roxana - Nelia
Supervizor,
Ionescu Mircea
RECOMANDRI
- Verificarea persoanelor care au fost sancionate de conducere n anul 2003 pentru a se depista
dac exist nereguli n modul de aplicare al sanciunilor;
- Implementarea unui nivel de control intern ierarhic suplimentar.
ntocmit,
Baciu Otilia - Mariana
Supervizat,
Pentru conformitate,
Ionescu Mircea
Activitatea de audit
1
.
1
.1.
D
A
N
U
OBS.
Obiecte
auditabile 1920 (TD)
Nr.
crt.
Activitatea de audit
N
U
OBS.
1
.3.
D
A
.4.
.5.
1
.6.
1
.7.
1
.8.
1
.9.
1
.10.
Test nr. 7
X
X
Lista de
control
Lista de
control
Test nr. 7
X
X
X
-
Lista de
control
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Cderea Georgeta
Concluzii
n baza acestui test s-a ntocmit FIAP nr. 7.
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Cderea Georgeta
Supervizor,
Ionescu Mircea
FOAIE DE LUCRU
Obiectivul nr. 3: Evoluia carierei personalului
La nivelul entitii auditate exist un numr de 465 dosare profesionale, din care vom constitui
un eantion de 3%, respectiv 15 dosare, procednd astfel:
-
constituim din populaia statistic, 465 dosare, eantionul reprezentnd un numr de 15 dosare,
prin aplicarea pasului stabilit la dosarul cu numrul 1, rezultnd o serie a dosarelor cu
numerele: 1, 34, 463;
n prezena,
LISTA DE CONTROL
privind evidena salarizrii muncii peste programul normal de lucru
la structurile din cadrul entitii
Elemente
testate
Direciile
testate
Aprobar
ea efecturii
muncii peste
programul
normal de lucru
Existena
Registrului special
de eviden a
timpului lucrat
peste programul
normal de lucru
Completarea
sistematic a
Registrului special de
eviden a timpului
lucrat peste programul
normal de lucru pentru
fiecare salariat
Compensarea
orelor de munc
suplimentar prin
timp liber echivalent
n urmtoarele 30 de
zile
Compensarea
orelor de munc
suplimentar prin
adugarea unui spor
la salariu cnd
compensarea cu timp
liber echivalent nu
este posibil
Acordare
a unui spor
pentru munca
suplimentar,
care s nu fie mai
mic de 75% din
salariul de baz
Aprilie 2004:
- DPA
- DGBFC
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
X
X
FIAP
FIAP
X
X
- DRU
FIAP
FIAP
- DGIE
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
- DPA
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
- DGBFC
- DRU
- DGIE
FIAP
X
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
FIAP
X
X
X
FIAP
X
FIAP
X
X
X
Decembrie 2004:
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Baciu Otilia - Mariana
Supervizat,
Ionescu Mircea
Pentru conformitate,
ACTIVITATEA DE AUDIT
1
DA
NU
OBS.
1
.1.
Obiecte
auditabile 2125 (TD)
.2.
Test nr. 8
X Lista de
1
.3.
.4.
.5.
Nr.
crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT
1
.6.
1
.7.
1
.8.
1
.9.
1
.10.
1
DA
.11.
NU
X
X
X
X
Lista de
control
Test nr. 8
Lista de
control
X
-
Obiectul testului
Sistemul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor
Obiectivele testului
Verificarea sistemului foilor colective de prezen
Test nr. 8
X
X
Cderea Georgeta
Auditor intern,
TEST NR. 8
control
Data: 01.04.2005
OBS.
Auditor intern,
Baciu Otilia Mriana
Supervizor,
Ionescu Mircea
LISTA DE CONTROL
privind evidena prezenei, concediilor de odihn i concediilor medicale
la DPA, DA, DRU i DGIE
Elemente
testate
EVIDENIEREA PREZENEI
Utilizarea
formularelor
tipizate
Structuri
testate
Respectare
a
principiulu
idublei
semnturi
Datele preluate
n statul de plat
corespund cu
cele din foile
colective de
prezen
CONCEDII DE ODIHN
CONCEDII MEDICALE
Conc
Exi
stena
planificrii
anuale
ordana
efecturii
concediilor
cu
planificarea
anual
Exist
ena
justificrii
neconcordan
ei
Conf
ormitatea
certificatelor
medicale
Perioadele
din certificate
corespund cu cele
din foile colective
de prezen
Datele preluate
n statul de
plat
corespund cu
cele din
certificatele
medicale
Februarie 2004:
- DPA
- DA
FIAP
FIAP
X
X
X
X
X
X
X
X
X
-
X
X
X
X
X
X
- DRU
- DGIE
FIAP
- DPA
FIAP
- DA
- DRU
- DGIE
FIAP
X
FIAP
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
-
X
X
X
X
X
X
X
X
X
August 2004:
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Baciu Otilia - Mariana
Supervizat,
Ionescu Mircea
Pentru conformitate,
ACTIVITATEA DE AUDIT
Evoluia carierei personalului
(Obiecte auditabile 39-40 - LC)
DA
NU
OBS.
Obiect
auditabil 26
(TD)
1.1.
Nr. crt.
1.5.
1.6.
1.7.
1.8.
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
c) exist propuneri de perfecionare a
procedurii?
Analiza respectrii criteriilor de promovare n
cadrul funciei publice:
a) evaluarea anual a funcionarilor din ultimii
2 ani;
b) lipsa sanciunilor pe ultimii 2 ani;
c) vechimea pe funcie;
d) alte criterii stabilite de conducerea entitii
publice (cursuri absolvite, specializri .a.)
Punerea de acord a planurilor de pregtire
profesional cu obiectivele entitii
Verificarea concordanei obiectivelor entitii
cu atribuiile prevzute n fiele posturilor:
a) existena fielor de evaluare a personalului;
b) completarea fielor de evaluare a
personalului;
c) semnarea fielor de evaluare, att de
evaluatori, ct i de evaluai;
d) corespondena criteriilor de evaluare din
fia de evaluare cu sarcinile aferente
salariatului stabilite prin fia postului;
e) existena fielor postului la dosarul
profesional
f) completarea fielor postului;
g) semnarea fielor postului de salariai i
conducere;
h) corespondena sarcinilor din fia postului
cu sarcinile stabilite prin ROF n
competena structurii din care face parte
salariatul;
i) actualizarea periodic a fielor postului.
Analiza modalitii de arhivare a documentelor
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Bilauca Nelia Roxana
NU
OBS.
Test nr. 9
Test nr. 9
Lista de control
X
Lista de control
X
X
-
corespondena sarcinilor din fia postului cu sarcinile stabilite prin ROF n competena
structurii din care face parte salariatul;
Pentru efectuarea testrii s-a elaborat Lista de control nr. 9 privind concordana obiectivelor
entitii cu atribuiile prevzute n fiele posturilor, prezentat n anex.
Constatri
Din testare nu au rezultat diferene ntre obiectivele entitii, stabilite prin ROF, i atribuiile
personalului cuprinse n fiele posturilor.
Concluzii
n acest caz nu se va elabora FIAP.
Data: 08.04.2005
Auditor intern,
Baciu Otilia - Mariana
Supervizor,
Ionescu Mircea
FOAIE DE LUCRU
Obiectivul nr. 4: EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI
Pentru constituirea eantionului de 3% n vederea testrii dosarelor profesionale din
cadrul entitii procedurii astfel:
Auditor,
n prezena,
LISTA DE CONTROL
privind concordana dintre obiectivele entitii i structura fielor de post
Elementel
e testate
Elementele
eantionului
Punerea de acord a
planurilor de
pregtire
profesional cu
obiectivele entitii
Existena fielor
de evaluare a
personalului
Semnarea fielor
postului de
salariai i
conducere
Corespondena sarcinilor
din fia postului cu
sarcinile stabilite prin
ROF n competena
structurii din care face
parte salariatul
Actualizarea
periodic a fielor
postului
01 - 33
02 - 66
03 - 99
04 - 132
05 - 165
06 - 198
07 - 231
08 - 264
09 - 297
10 - 330
11 - 363
12 - 396
13 - 429
14 - 462
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Baciu Otilia - Mariana
ACTIVITATEA DE AUDIT
1
D
A
N
U
Obiect
auditabil 27
(TD)
1
.1.
OBS.
.2.
1
.3.
.4.
.5.
1
.6.
.7.
.8.
1
.9.
Interviu
Not
X
-
Interviu
Not
X
-
Nr.
crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT
1
.10.
Data: 01.04.2005
N
U
OBS.
Auditor intern,
Bilauca Nelia Roxana
ntrebri
Da
Nu
Observaii
Lista de
activiti
Propuneri
X
X
Not
X
LV nr. 10, poz.
1.6.
X
X
Contracte
X
Cadrul
legislativ
Data: 03.04.2005
Intervievat,
NOTA:
Auditori,
Activitate de audit
1.
1.1.
DA
NU
Obs.
Obiect
e auditabile
28-29 (TD)
Nr.
crt.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.
Activitate de audit
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de
formulare i informaiile activitilor, algoritm de prelucrare
.a.
1.1.6. Modalitatea arhivrii documentelor.
Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor
Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu
responsabiliti n gestionarea dosarelor profesionale
Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii
acestora:
a) consider procedura corespunztoare?
b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice?
c) exist propuneri de perfecionare a procedurii?
Analiza listei persoanelor nominalizate care au acces la
dosarele profesionale
Verificarea coninutului dosarelor profesionale
a) nume i prenume
b) data i locul naterii
c) starea civil
d) numele copiilor i data naterii
e) siuaia miliar
f) pregtirea profesional
g) cazierul judiciar
h) cazierul administrativ
i) funcia, categoria, clasa, gradaia
j) copii de pe carnetul de munc
1.7.
DA
NU
Obs.
Test nr. 11
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
-
X List de
control
privind
modul de
eviden al
dosarelor
profesionale
nume i prenume
data i locul naterii
starea civil
numele copiilor i data naterii
situaia militar
pregtirea profesional
cazierul judiciar
cazierul administrativ
funcia, categoria, clasa, gradaia
copii de pe carnetul de munc
declaraia pe proprie rspundere a titularului dosarului c nu a desfurat activiti
de poliie politic
- declaraia de avere actualizat n condiiile legii.
- cereri de concedii de odihn pe ultimii 3 ani
- copia de pe cartea de identitate sau buletin
- decizia de numire
- fia postului
Testarea elementelor coninute n dosarele profesionale s-a concretizat n elaborarea Listei de
control privind modul de eviden al dosarelor profesionale, prezentat n anex.
Constatri
n general, din analiza modului de ntocmire, actualizare, rectificare, pstrare i evidena
dosarelor profesionale ale funcionarilor publici i a Registrului de eviden a funcionarilor publici s-a
constatat c acestea corespund scopului de a asigura gestionarea unitar i eficient a resurselor
umane, precum i necesitilor de urmrire a carierei funcionarilor publici.
n urma verificrii eantionului stabilit, aa cum rezult din Lista de control privind modul de
eviden al dosarelor profesionale, s-a constatat c la unele dosare lipsesc urmtoarele documente:
Cazierul judiciar pentru elementele eantionate 61, 151, 211, 261, 321 i 431;
Copii de pe carnetele de munc pentru elementele eantionate 11, 141, 291 i 321;
Declaraii de avere pentru elementele eantionate 121, 151 i 241.
Concluzii
n baza acestui test s-a ntocmit FIAP nr. 11.
Data: 08.04.2005
Auditor intern,
Supervizor,
Ionescu Mircea
FOAIE DE LUCRU
Obiectivul nr. 6: GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE
Testarea se va realiza pe un eantion care a fost constituit astfel:
-
Data: 08.04.2005
Auditor intern,
Baciu Otilia Mariana
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Fia postului
Deizia de numire
Cerericoncediu odihn pe
ultimii 3 ani
Declaraii de avere
Stare civil
1078
1112
1134
1256
1273
1288
1302
1318
1330
1345
1364
1380
1420
1437
1456
1481
1499
Cazier administrativ
11
21
31
41
51
61
71
81
91
101
111
121
131
141
151
161
171
Cazier judiciar
0844
Pregtire profesional
01
Situaia militar
Marca
Eantion
Element
e testate
Nume i prenume
LISTA DE CONTROL
privind modul de eviden al dosarelor profesionale
XX
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
FIAP
X
X
X
X
X
X
X
X
FIAP
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
FIAP
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
FIAP
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
FIAP
X
X
FIAP
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
FIAP
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
FIAP
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Fia postului
Deizia de numire
Copii carte de
avere
Declaraii de
Declaraii de
Copii de pe
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
FIAP
X
X
FIAP
X
X
X
X
X
X
X
X
X
identitate
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
3 ani Cerericoncediu
odihn pe ultimii
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
poliie politic
X
X
X
FIAP
X
X
X
X
Funcia categoria,
Cazier judiciar
Pregtire
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
carnetul de munc
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
clasa, gradaia
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Situaia militar
Stare civil
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
administrativ
Cazier
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
profesional
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Marca
1512
1530
1555
1581
1598
1611
1627
1646
1660
1679
1692
1703
1716
1730
1747
1761
1777
1792
1806
1819
1840
1859
1871
1886
nateriiData i locul
Eantion
181
191
201
211
221
231
241
251
261
271
28
291
301
311
321
331
341
351
361
371
381
391
401
411
Nume i prenume
Element
e testate
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Eantion
421
431
441
451
461
Marca
1900
1911
1921
1932
1943
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Pregtire
X
FIAP
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
clasa, gradaia
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Declaraii de
3 ani Cerericoncediu
odihn pe ultimii
avere
poliie politic
Copii de pe
Declaraii de
carnetul de munc
Funcia categoria,
administrativ
Cazier
Cazier judiciar
profesional
Situaia militar
Stare civil
nateriiData i locul
Nume i prenume
Element
e testate
X
X
X
X
X
Fia postului
Deizia de numire
Copii carte de
identitate
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
ntocmit,
Baciu Otilia - Mariana
Supervizat,
Ionescu Mircea
Pentru conformitate,
ACTIVITATEA DE AUDIT
1.
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
munc:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a
activitilor privind gestionarea carnetelor de munc:
a) aprobarea procedurii de ctre persoanele
competente;
b) verificarea existenei listei activitilor pentru
realizarea obiectivului/subobiectivului;
c) precizarea modalitii de gestionare a carnetelor de
munc;
d) precizarea elementelor de identificare, familiale, de
studii, profesionale i salariale obligatorii, cuprinse
n carnetele de munc;
e) precizarea persoanelor care au drept de acces pentru
consultarea carnetelor de munc;
f) precizarea elementelor ce asigur securitatea
carnetelor de munc;
g) oferirea unor exemple n acest sens.
h) existena componentei de actualizare a procedurii.
1.1.2. Existena activitilor de control intern n punctele cheie
ale procesului;
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnturi;
1.1.4. Atribuirea responsabilitilor privind gestionarea
carnetelor de munc;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de
formulare i informaiile activitilor, algoritm de
prelucrare .a.
1.1.6. Modalitatea arhivrii.
Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor
Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele
cu responsabiliti n gestionarea carnetelor de munc
Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii
acestora:
a) consider procedura corespunztoare?
b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice?
c) exist propuneri de perfecionare a procedurii?
Analiza listei persoanelor nominalizate care au acces la
DA
NU
OBS.
Obiecte
auditabile 30-31
(TD)
Nr.
crt.
1.6.
1.7.
1.8.
1.9.
1.10.
1.11.
1.12.
1.13.
ACTIVITATEA DE AUDIT
carnetele de munc
Analiza sistemului de securitate al carnetelor de munc
Verificarea existenei procedurilor scrise pentru
completarea carnetului de munc
Verificarea completrii cu datele de identificare
extraprofesionale:
a) nume i prenume;
b) situaia militar;
c) starea civil;
d) documente care atest studiile
Verificarea corectitudinii nregistrrii elementelor
salariale n carnetele de munc:
a) salariul de baz nscris n Decizia de numire este
corespunztor categoriei, clasei i gradului funciei;
b) sporul de vechime;
c) indemnizaia de conducere;
d) sporul pentru titlul tiinific de doctor;
e) sporul pentru complexitatea n munc;
f) sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte;
g) salariul de merit
Punerea de acord a datelor nscrise din carnetele de
munc cu cele din dosarele profesionale
Verificarea certificrii carnetelor de munc
Verificarea actualizrii sistematice a carnetelor de munc
(schimbarea numelui, schimbarea ncadrrii)
Analiza modalitii de arhivare a carnetelor de munc
Data: 01.04.2005
Auditor,
Cderea Georgeta
DA
NU
OBS.
Interviu
TEST nr. 12
X
X
X
Liste de control
privind evidena
carnetelor de
munc
TEST nr. 12
X
X
X
X
X
X
X
-
TEST nr. 12
- Interviu
- Nota de relaii
- FIAP nr. 12
X
-
Liste de control
privind evidena
carnetelor de
munc
Auditor intern,
Bilauca Nelia - Roxana
Supervizor,
Ionescu Mircea
FOAIE DE LUCRU
Obiectivul nr. 7: GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC
Pentru constituirea eantionului de 10% n vederea testrii modului de completare a
carnetelor de munc din cadrul entitii se procedeaz astfel:
Auditor,
n prezena,
LISTA DE CONTROL
privind evidena carnetelor de munc
Elementele
testate
Eantion
Marca
01-0844
11-1078
21-1112
31-1134
41-1256
51-1273
61-1288
71-1302
81-1318
91-1330
101-1345
111-1364
121-1380
131-1420
141-1437
151-1456
161-1481
171-1499
181-1512
191-1530
201-1555
211-1581
221-1598
231-1611
Verificarea datelor de
identificare
Salariul
de baz
Sporul
de
vechime
Nume i
prenume
Situaia
militar
Starea
civil
Studii
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
FIAP
X
X
X
X
X
X
X
X
FIAP
X
X
X
FIAP
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
FIAP
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Verificarea
certificrii
Sporul pt.
carnetelor
Indemnizaia
Sporul
pt. Sporul pt.
titlul
Salariul de de munc
de
complexitate orele de
conducere
tiinific
de doctor
n munc
merit
noapte
FIAP
X
X
X
FIAP
X
X
X
X
X
X
FIAP
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
FIAP
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Elementele
testate
Eantion
Marca
241-1627
251-1646
261-1660
271-1679
281-1692
291-1703
301-1716
311-1730
321-1747
331-1761
341-1777
351-1792
361-1806
371-1819
381-1840
391-1859
401-1871
411-1886
421-1900
431-1911
441-1921
451-1932
461-1943
Verificarea datelor de
identificare
Nume i
prenume
Situaia
militar
Starea
civil
Studii
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
FIAP
X
X
X
X
X
X
FIAP
X
X
FIAP
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Salariul
de baz
Sporul
de
vechime
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
FIAP
X
X
X
X
X
X
X
FIAP
X
X
X
FIAP
X
X
X
FIAP
X
X
X
Verificarea
certificrii
Sporul pt.
carnetelor
Indemnizaia
Sporul
pt. Sporul pt.
titlul
Salariul de de munc
de
complexitate orele de
conducere
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
tiinific
de doctor
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
n munc
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
merit
noapte
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
1.
2.
NTREBRI
Ai semnat o fi a postului?
DA
9.
10.
4.
5.
6.
7.
8.
Auditori,
OBSERVAII
Lista de
verificare nr.
12, poz. 1.7. i
1.12.
3.
NU
X
X
X
X
X
X
Februarie
2005
Nota de relaii
Intervievat,
NOT DE RELAII
privind respectarea cadrului normativ referitor la gestionarea carnetelor de munc
adresat
doamnei Iliescu Veronica
ntrebarea nr. 1: Activitatea de gestiune a carnetelor de munc este n atribuia dvs.?
Rspuns nr. 1: n cadrul Direciei de Resurse Umane este prevzut un singur post de referent
care s desfoare activitatea de completare n carnetele de munc, dar acest post este momentan
vacant, iar aceast activitate mi-a fost atribuit recent, dar nu mi-a fost nscris i n fia postului.
ntrebarea nr. 2: La nivelul Direciei de Resurse Umane exist proceduri specifice,
scrise i formalizate, privind gestiunea carnetelor de munc?
Rspuns nr. 2: Nu, dar exist o fi a postului pentru persoana care ar trebui s
ndeplineasc aceast activitate, care conine principalele elemente care trebuie respectate pentru
realizarea acestei activiti.
ntrebarea nr. 3: Precizai motivele pentru care actualizarea carnetelor de munc nu
s-a mai efectuat din luna februarie 2005?
Rspuns nr. 3: n luna februarie am fost n concediu medical, iar n timpul perioadei ct am
absentat nu a fost desemnat o alt persoan care s ndeplineasc aceast activitate. Dup revenirea
din concediul medical s-a considerat de ctre eful serviciului c sunt alte prioriti, respectiv cele
aferente atribuiilor nscrise n fia postului meu, urmnd a opera modificrile n carnetele de munc,
ulterior finalizrii acestora.
ntrebarea nr. 4: Care considerai c a fost principala cauz care a generat aspectele
negative relevate mai sus?
Rspuns nr. 4: Numrul mare de posturi vacante (30% din totalul posturilor) a generat
repartizarea unui numr mai mare de sarcini salariailor existeni, astfel nct o parte din activitile
direciei, cum este i cazul arhivrii, au fost realizate de acetia cu superficialitate, considernd-o ca o
activitate auxiliar i care nu le aparine.
ntrebarea nr. 5: Mai avei ceva de adugat?
Rspuns nr. 5: Nu.
Auditor,
Baciu Otilia-Mariana
Nota:
Pentru constatarea de la ntrebarea 3 se va elabora FIAP.
Referent,
Iliescu Veronica
Supervizat,
Ionescu Mircea
Pentru conformitate,
ACTIVITATEA DE AUDIT
1.
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
DA
NU
OBS.
Obiecte
auditabile 3237 (TD)
Interviu
X
X
X
X
X
FIAP nr. 13
X
-
Interviu
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA
OBS.
FIAP nr. 13
X
X
NU
X
X
1.5.
1.6.
DA
NU
Nr.
crt.
1.7.
1.8.
ACTIVITATEA DE AUDIT
Verificarea n cadrul sistemului informatic a:
- existenei unui subsistem de control asupra corectitudinii
datelor introduse;
- existenei unui responsabil pentru administrarea
subsistemului de control.
Analiza gradului de adaptare a sistemului informatic la
necesitile utilizatorilor privind stocarea datelor pe suporturi
amovibile (dischete, compact discuri, DVD-uri .a.)
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Cderea Georgeta
Test nr. 13
X
X
-
OBS.
Auditor intern,
Bilauca Nelia - Roxana
Supervizor,
Ionescu Mircea
DA
NTREBRI
NU
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
OBSERVAII
Lista de
verificare nr.
13 poz. 1.1.
Manualul de
utilizare
X
X
Lista de
verificare nr.
13, poz. 1.4.
Parial
Parial
FIAP
FIAP
sept. 2001
X
X
Intervievat,
NOT:
n baza acestui interviu se va elabora FIAP.
Supervizat,
Pentru conformitate,
Cderea Georgeta
Ionescu Mircea
1.
ACTIVITATE AUDITABIL
DA
NU
Obiecte
auditabile
38-39 (TD)
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
OBS.
Interviu
X
X
X
X
X
-
Nr.
crt.
1.5.
1.6.
1.7.
1.8.
ACTIVITATE AUDITABIL
DA
NU
Test nr. 14
Interviu
X
X
X
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Baciu Otilia Mariana
OBS.
Auditor intern,
Bilauca Nelia Roxana
Supervizor,
Ionescu Mircea
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Public Intern
INTERVIU
privind examinarea manualului de utilizare (1.1.1.) i a gradului de dotare cu echipamente
auxiliare a calculatoarelor din cadrul Direciei Resurse Umane
adresat salariailor care utilizeaz sistemul informatic
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004
Nr.
crt.
NTREBRI
DA
NU
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Intervievat,
NOT:
n baza acestui interviu nu s-a elaborat FIAP.
OBSERVAII
Lista de
verificare nr.
14, poz. 1.1.1.
X
X
X
X
X
Lista de
verificare nr.
14, poz. 1.4.
X
X
1.2.
ACTIVITATE AUDITABIL
Securitatea sistemului informatic
(Obiecte auditabile 62-65 - LC)
Examinarea manualului de proceduri privind asigurarea
securitii sistemului informatic aferent activitii de gestiune a
resurselor umane:
1.1.1. Verificarea sistemului i a procedurilor pentru asigurarea
securitii bazelor de date:
a) atribuirea responsabilitilor persoanelor care asigur
securitatea sistemului informatic
b) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente;
c) realizarea sistemului de securitate a bazelor de date care
previne accesarea i modificarea acestora de ctre
persoane neautorizate prin parole;
d) realizarea calendarului de modificare a parolelor de
acces;
e) existena unui responsabil pentru modificarea parolelor;
f) actualizarea programelor care asigur securitatea
sistemului informatic;
g) precizarea modalitii de actualizare a instruciunilor
privind realizarea securitii sistemului informatic de
gestiune a resurselor umane;
h) oferirea unor exemple n acest sens;
i) conine componenta de actualizare a procedurii.
1.1.2. Introducerea unor programe suplimentare de securitate n
punctele cheie ale sistemului informatic
1.1.3. Modalitatea de perfecionare continu a personalului cu
atribuii n domeniu
1.1.4. Informarea nominal a utilizatorilor asupra modificrilor
aduse sistemului informatic de ctre personalul cu atribuii
n domeniul realizrii securitii sistemului informatic
Analiza sistemului de parole de acces n sistemul
informatic
- exist un sistem de parole de acces?
DA
NU
OBS.
Obiecte
auditabile 4043 (TD)
TEST nr. 15
Interviu
X
X
-
X
-
X
X
Interviu
Test nr. 15
X
Nr.
crt.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.
1.7.
1.8.
1.9.
ACTIVITATE AUDITABIL
- exist un responsabil cu verificarea periodic a schimbrii
sistematice a parolelor de acces?
Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu
responsabiliti n asigurarea securitii sistemului informatic de
gestiune a resurselor umane
Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii
acestora:
a) consider procedura corespunztoare?
b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice?
c) exist propuneri de perfecionare a procedurii?
DA
NU
X
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Cderea Georgeta
OBS.
Interviu
Interviu
Testul s-a materializat prin verificarea pe teren a existenei sistemului de parole de acces i
a responsabilului cu verificarea schimbrii periodice a acestora de ctre utilizatori.
Constatri
Din verificarea sistemului de parole existent, pentru cele 5 calculatoare utilizate, prin observarea
direct pe teren, s-a constatat:
- inexistena unui sistem de parole de acces;
- nedesemnarea unui responsabil cu verificarea schimbrii sistemului de parole de acces;
- inexistena unui sistem de informare i pregtire sistematic al utilizatorilor.
Concluzii
n baza acestui test s-a ntocmit FIAP-ul nr. 15.
Data: 08.04.2005
Auditor intern,
Baciu Otilia - Mariana
Supervizor,
Ionescu Mircea
la
NTREBRI
DA
NU
1.
Exist un responsabil cu securitatea sistemului informatic?
Lista de
verificare nr.
15 poz. 1.1.1.
a.
Lista de
verificare nr.
15 poz. 1.1.1.
b.
Lista de
verificare nr.
15 poz. 1.1.1.
c.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
FIAP
FIAP
OBSERVAII
X
X
Lista de
verificare nr.
15 poz. 1.1.4.
Lista de
verificare nr.
15 poz. 1.7. i
1.8.
9.
10.
Programele antivirus,
sistematic?
antispyware,
firewall
sunt
actualizate
X
X
Auditori,
Intervievat,
NOT:
n baza acestui interviu se va elabora FIAP.
ntocmit,
Cderea Georgeta
Supervizat,
Ionescu Mircea
Pentru conformitate,
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
Activitate de audit
Arhivarea documentelor
(Obiecte auditabile 66-69 - LC)
Examinarea procedurii privind organizarea activitii de
arhivare a documentelor rezultate din activitatea de gestiune a
resurselor umane:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a
activitii de arhivare:
a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente;
b) verificarea existenei listei activitilor pentru
realizarea obiectivului/subobiectivului;
c) stabilirea modelelor de formulare specifice;
d) precizarea modalitilor de completare a modelelor;
e) stabilirea termenelor de predare a documentelor la
arhiv;
f) exemple n acest sens;
g) cuprinde modalitatea de predare-primire a
documentelor la arhiv;
h) conine componenta de actualizare a procedurii.
1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie
ale procesului;
1.1.3. Respectarea principiul dublei semnturi;
1.1.4. Stabilirea locaiei i ale condiiilor pe care trebuie s le
ndeplineasc aceasta;
1.1.5. Stabilirea responsabilitilor privind arhivarea
documentelor, n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i
ale termenelor aferente fazelor;
1.1.6. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de
formulare i informaiile activitilor, algoritmi de
prelucrare .a.
1.1.7. Modalitatea arhivrii documentelor.
Compararea atribuiilor din procedur cu cele cuprinse n
fiele posturilor
Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele
cu responsabiliti n activitatea de arhivare a documentelor
Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii
acestora:
a) consider procedura corespunztoare?
b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice?
c) exist propuneri de perfecionare a procedurii?
Analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare la
activitatea de arhivare, modelele de formulare (documente,
coninutul acestora, termenele de realizare .a.)
a) verificarea numerotrii, nuruirii i semnrii
DA
NU
Obs.
Obiecte auditabile
44-46 (TD)
Interviu
X
FIAP nr. 16
Nr.
crt.
Activitate de audit
DA
NU
Obs.
ntrebarea nr. 5: Care considerai c a fost principala cauz care a generat aspectele
negative relevate mai sus?
Rspuns nr. 5: Numrul mare de posturi vacante (30% din totalul posturilor) a generat repartizarea
unui numr mai mare de sarcini salariailor existeni, astfel nct o parte din activitile direciei, cum
este i cazul arhivrii, au fost realizate de acetia cu superficialitate, considernd-o ca o activitate
auxiliar i care nu le aparine.
ntrebarea nr. 6: Mai avei ceva de adugat?
Rspuns nr. 6: Nu.
Director Direcia Resurse Umane,
Dana Srbu
NOT: Pentru constatarea de la nr. 4 se va elabora FIAP.
Supervizare,
Pentru conformitate,
Ionescu Mircea
DOCUMENT JUSTIFICATIV
EXIST
DA
NU
X
X
X
X
X
X
X
AUDITORI
CONSTATAREA
DOCUMENT JUSTIFICATIV
EXIST
DA
NU
X
X
X
AUDITORI
CONSTATAREA
fiecare utilizator a parolelor
i a unui responsabil cu
verificarea
schimbrii
periodice a parolelor de
acces.
Nu exist un sistem de
securitate
a
sistemului
informatic i un responsabil
al
administrrii
acestui
sistem.
13. Predarea - primirea
documentelor
la
arhiva
instituiei se realizeaz fr
verificarea
coninutului
dosarelor ce vor fi arhivate,
respectiv
fr
a
fi
numerotate,
nuruite
i
opisate.
DOCUMENT JUSTIFICATIV
EXIST
DA
NU
Auditori,
AUDITORI
Nr.
crt.
.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Recomandarea
1 Elaborarea procedurilor de planificare
Plan de aciune
- Constituirea
prin
decizia
managerului a unei comisii pentru
elaborarea
procedurilor
de
planificare
- ntocmirea procedurilor specifice
de fundamentare a Planului de
ocupare a funciilor publice
- Organizarea cursurilor
de
pregtire
pentru
personalul responsabil cu
elaborarea Planului
Calendarul
implementarii
Responsabil cu
implementarea
31.12.2005
Director
DRU
31.12
.2005
Director
DRU
- Completarea atribuiilor
i responsabilitilor n
fiele de post
30.06
.2005
Director
DRU
- Desemnarea persoanelor
responsabile cu elaborarea
procedurilor
privind
organizarea i susinerea
concursurilor
30.06
.2005
Director
DRU
30.06
.2005
Director
DRU
30.09
.2005
Director
DRU
31.12
.2005
Director
DRU
- Pregtirea
membrilor
comisilor de concurs i ai
comisiilor de contestaii
pentru
cunoaterea
aprofundat a procedurilor
privind organizarea i
susinerea concursurilor
- Constituirea
unei
comisii cu atribuii n
verificarea deciziilor de
numire emise n anul
2003;
- Comunicarea rezultatelor verificrii compartimentului de audit intern
- Organizarea
unor
cursuri
de
pregtire
profesional cu specialiti
din domeniul resurselor
umane i/sau participarea
la cursurile de profil
organizate de INA
Nr.
crt.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Recomandarea
Plan de aciune
Reverificarea
modului
de
stabilire a salariilor pentru salariaii
nou angajai n anul 2003 i
informarea Serviciului Audit Public
Intern asupra rezultatelor verificrii
- Desemnarea
unei
comisii privind elaborarea
procedurilor
pentru
gestionarea
timpului
Calendarul
implementarii
30.06
.2005
Responsabil cu
implementarea
Director
DRU
30.06.2005
Director
DRU
30.09.2005
Director
DRU
30.09.2005
Director
DRU
30.09.2005
Director
DRU
30.06.2005
Director
DRU
Nr.
crt.
Recomandarea
Plan de aciune
Calendarul
implementarii
Responsabil cu
implementarea
31.12.2005
Director
DRU
30.09.2005
Director
DRU
30.06.2005
Director
DRU
30.06.2005
Director
DRU
30.06.2005
Director
DRU
timp
sau
n
bani
i efectuat peste programul
implementarea
n
cadrul normal de lucru
acestuia a activitilor de
control i a responsabilitilor
adecvate
14.
15.
16.
17.
18.
19.
Verificarea
dosarelor
profesionale de la ultima misiune de
audit intern pn la zi, pentru
completarea actelor administrative i
documentelor
care
evideniaz
cariera profesional a funcionarilor
publici
Implementarea unui
suplimentar pe lanul procedural
nivel
de
control
- Desemnarea
prin
decizie a managerului a
unei persoane care s
supervizeze respectarea
prevederilor legislative i
normative
privind
gestionarea
dosarelor
profesionale
- Desemnarea
unei
comisii privind elaborarea
procedurilor
pentru
gestionarea
dosarelor
profesionale
- Desemnarea
unei
persoane i trecerea n
fia postului a atribuiilor
privind
gestionarea
carnetelor de munc,
respectiv a unei alte
persoane care s preia
aceste atribuii n situaia
absenei ndelungate a
primei persoane
- Decizia
conducerii
pentru constituirea unei
comisii
reverificarea
stadiului
actualizrii
carnetelor de munc i
31.12.2005
Director
DRU
Nr.
crt.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
Recomandarea
Actualizarea manualului de
instruciuni de acces, achiziie,
stocare,
prelucrare,
transmisie,
rspndire i utilizare a datelor
Asigurarea
unui
numr
corespunztor de manuale pentru toi
utilizatorii
Stabilirea
n
responsabilitatea
administratorului de sistem a inserrii
unui subsistem de control pentru
asigurarea prelucrrii doar a tranzaciilor
corecte i autorizate
Asigurarea unui sistem de pregtire i
evaluare sistematic a personalului
responsabil n utilizarea sistemului
informatic
Schimbarea sistematic a parolelor de
acces de ctre utilizatorii
sistemului informatic
Desemnarea unei persoane cu atribuii i
Plan de aciune
informarea cu rezultatele
acesteia
a
efului
compartimentului de audit
intern
- Desemnarea persoanelor
cu
atribuii
n
elaborarea i actualizarea
procedurilor
pentru
gestionarea carnetelor de
munc
- nscrierea n Planul de
pregtire profesional pe
anul 2005 a participrii
personalului la cursuri de
pregtire de profil
- ntocmirea unui plan de
evaluare sistematic a
personalului
- Desemnarea
unei
persoane i completarea
prin fia postului a
atribuiilor
privind
actualizarea manualului
de instruciuni
- Desemnarea
unei
persoane responsabile cu
verificarea periodic a
actualizrii instruciunilor
i a stabilirii numrului
necesar de manuale de
instruciuni.
- Implementarea
unui
modul
de
control
suplimentar la sistemul
informatic existent
- Organizarea
unor
aplicaii
practice
cu
personalul responsabil i
evaluarea
cunotinelor
obinute
- Urmrirea
realizrii
unui
calendar
de
modificare a parolelor i
aplicarea
practic
a
acestuia
- nscrierea
n
fia
Calendarul
implementarii
Responsabil cu
implementarea
30.09.2005
Director
DRU
31.12.2005
Director
DRU
28.02.2006
Director
DRU
30.06.2005
Director
DRU
ef serviciu
IT
30.09.2005
Director
DRU
ef serviciu
IT
30.06.2005
Director
DRU
ef serviciu
IT
31.12.2005
Director
DRU
ef serviciu
IT
30.06.2005
Director
DRU
ef serviciu
IT
30.06.2005
ef serviciu
Nr.
crt.
30.
31.
32.
33.
Calendarul
implementarii
Recomandarea
Plan de aciune
competene
n
verificarea
schimbrii periodice a parolelor
de acces
Stabilirea atribuiilor cu verificarea
schimbrii parolelor n lipsa persoanei
desemnate
postului
persoanei
desemnate a atribuiilor
- Desemnarea
unei
persoane care s preia
automat
atribuiile
responsabilului
cu
schimbarea parolelor
Pregtirea specialitilor n
asigurarea
securitii
sistemului
informatic
privind cele mai noi
informaii n domeniu i
crearea
posibilitii
accesului la manuale i
reviste de specialitate
- Desemnarea
unei
persoane cu elaborarea i
actualizarea procedurilor
specifice activitii de
arhivare a documentelor
- Elaborarea i nscrierea
atribuiilor n fia de post
a persoanei responsabile
Responsabil cu
implementarea
IT
30.06.2005
ef serviciu
IT
31.12.2005
ef serviciu
IT
30.06.2005
Director
DRU
ef serviciu
administrativ
30.06.2005
Director
DRU
Director DRU,
Ionescu Mircea
Data:
Data:
Lista participanilor:
Numele
Funcia
Auditor
Auditor
Auditor
Dana Srbu
Director
Voinescu Lucica
Inspector
Barbu Vasile
Inspector
Stroescu Tudora
Inspector
Direcia/
Serviciul
ef SAPI
SAPI
SAPI
Direcia
Resurse
Umane
Direcia
Resurse
Umane
Direcia
Resurse
Umane
Direcia
Resurse
Umane
Nr.
telefon
Semntura
B. Concluzii:
n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru fiecare
obiect auditat. De asemenea, au fost discutate deficienele, au fost analizate cauzele care au
contribuit la realizarea disfuncionalitilor i au fost comentate recomandrile care urmeaz a fi
implementate pentru eliminarea deficienelor constatate.
Pentru constatrile/deficienele prezentate nu au fost formulate obiecii, fiind nsuite
n totalitate.
n final, s-au desemnat persoanele responsabile cu implementarea recomandrilor i datele
de realizare ale acestora.
STRUCTURA AUDITAT:
DIRECIA RESURSELOR UMANE
DIN CADRUL S.C. POLICOLOR S.A.
Misiunea de audit:
GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
I.
INTRODUCERE
concurs (2)
.
1.2.2. Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor (3)
.
1.2.3. Dosarele candidailor la ocuparea posturilor (4)
n anul 2004, s-au organizat 6 concursuri pentru ocuparea posturilor vacante n cadrul
principalelor direcii de specialitate ale entitii publice conform planului aprobat de conducerea
acestuia.
La nscriere candidaii pentru ocuparea posturilor vacante trebuiau s prezinte copii legalizate
sau copii certificate pentru conformitate cu originalul de ctre secretariatul comisiei de concurs de pe
actele prevzute n art. 8 din Regulamentul de organizare i desfurare a concursurilor aprobat prin
H.G. nr.1209/2003 privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici.
Din analiza dosarelor de concurs ale candidailor s-a constatat c aceste copii nu sunt legalizate
sau certificate pentru conformitate, n baza Testului nr. 2 elaborat n temeiul Listei de verificare nr. 2,
poz. 1.5.
Consecinele imediate ale nerespectrii Regulamentului de organizare i funcionare al entitii
ar putea fi contestarea i/sau anularea ulterioar a concursurilor, motivate de nerespectarea prevederilor
normative.
n acelai timp, s-a constatat existena unei perioade prelungite n care posturile rmn
neocupate, ceea ce implic o munc suplimentar a celorlali funcionari din cadrul structurilor care au
solicitat ocuparea posturilor vacante i, mai mult, pot conduce la nerealizarea obiectivelor entitii
publice.
Pentru prevenirea unor asemenea consecine echipa de auditori recomand elaborarea unor
proceduri scrise i formalizate privind organizarea i susinerea concursurilor de ocupare a funciilor
publice, instruirea membrilor comisiilor de concurs i ai comisiilor de contestaii, precum i a
persoanelor care asigur activitatea de secretariat.
1.3. Susinerea concursurilor
1.3.1. Susinerea probei scrise (5)
Modul de constituire a comisiilor de concurs, respectiv a comisiilor de soluionare a contestaiilor, se
realizeaz prin actul administrativ al conductorului entitii publice organizatoare a
concursului.
Din analiza acestui aspect, pe baza Testului nr. 3 elaborat n conformitate cu Lista de
verificare nr. 3, poz. 1.5. i 1.6., s-a constatat c n cazul unui concurs comisia a funcionat cu un
numr mai mic de membri dect cel aprobat prin ordin al ordonatorului de credite n conformitate cu
prevederile H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici.
Echipa de auditori apreciaz c i n aceast situaie, exista posibilitatea contestrii
concursurilor urmare adoptrii unor soluii neprocedurale, fapt pentru care recomand elaborarea
procedurilor de organizare i desfurare a concursurilor privind ocuparea funciilor publice, care s
cuprind i numirea unor membri supleani pentru nlocuirea membrilor indisponibili din comisiile de
organizare, precum i din comisiile de contestaii, avnd n vedere faptul c cadrul normativ nu este
reglementat pentru aceast zon.
STABILIREA
PERSONALULUI
DREPTURILOR
SALARIALE
CUVENITE
Salariile de baz pentru candidaii declarai admii la concursul pentru ocuparea funciilor publice de
execuie sunt stabilite n conformitate cu H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea i
dezvoltarea carierei funcionarilor publici i prin echivalare cu salariile de baz prevzute de
O.U.G. nr. 192/2002 privind reglementarea drepturilor de natur salarial ale funcionarilor
publici, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 228/2003.
Din analiza eantionului descris n Testul nr. 5 i a elementelor stabilite n Lista de verificare
nr. 5, poz. 1.5., echipa de auditori a constatat faptul c persoana autorizat din cadrul Serviciului
financiar-salarizare nu i-a exercitat atribuiile din fia postului cu privire la verificarea conformitii
drepturilor salariale stabilite prin deciziile de numire. Ca urmare, s-a efectuat plata unei sume
necuvenite din bugetul instituiei ctre un salariat, sum recuperat ulterior.
Pentru prevenirea unor asemenea situaii n viitor, echipa de auditori recomand elaborarea
procedurilor scrise i formalizate, implementarea unui nivel suplimentar de control i n acelai timp
asigurarea pregtirii profesionale a personalului implicat n activitatea de gestionare a resurselor
umane i evaluarea periodic a acestuia.
2.1.3. Indemnizaii de conducere (11)
.
2.1.4. Sporul pentru complexitatea n munc (12)
.
2.1.5. Sporul de vechime n munc (13)
.
2.1.6. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte (14)
.
2.1.7. Salariul de merit (15)
.
2.1.8. Sistemul de premiere (16)
.
2.2. Modificarea drepturilor salariale
2.2.1. Decizia de modificare a drepturilor salariale (17)
n acest caz, auditorii i-au focalizat atenia asupra diminurii salariilor, urmare a constatrilor
unei misiuni anterioare de audit n cadrul creia a fost analizat conformitatea acordrii sporurilor
salariale.
Din analiza modificrilor drepturilor salariale ale personalului care a fost sancionat, n anul
2004, respectiv a unui numr de 7 salariai, pentru care s-a elaborat Testul nr. 6, conform Listei de
verificare nr. 6, s-a constatat c ntr-un caz sanciunea de 5% aplicat pe 3 luni a fost reinut din
drepturile salariale i operat n baza de date, dar nu a fost nregistrat n carnetul de munc.
Echipa de auditori a stabilit c principala consecin a acestui fapt a fost reflectarea eronat a
situaiei personalului n documentele administrative, cu impact asupra carierei funcionarilor publici, n
mod special, n situaia unui transfer.
Recomandarea auditorilor pentru depistarea i evitarea unor situaii similare s-a ndreaptat spre
organizarea unor verificri sistematice privind operarea diminurilor salariale la persoanele
care au fost sancionate de ctre conducere i implementarea unui nivel de control
suplimentar.
2.2.2. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale (18)
.
2.3. Salarizarea muncii peste programul normal de lucru
2.3.1. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru
(19)
.
2.3.2. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru i
recuperarea acestuia (20)
Un element important al activitii de eviden a efecturii muncii peste programul normal de
lucru, const n fundamentarea acestuia n vederea compensrii n timp liber echivalent sau n bani, n
conformitate cu art. 19 alin. (1) din O.G. nr. 123/2003 privind creterile salariale ce se vor acorda
personalului din sectorul bugetar.
Din analiza Testului nr. 7, care a utilizat elementele cuprinse n Lista de verificare nr. 7, poz.
1.5.-1.8., s-a constatat c nu exist organizat un sistem de eviden i de recuperare a timpului peste
programul normal de lucru. De asemenea, s-a constatat c efectuarea orelor suplimentare nu a fost
dispus n scris de eful ierarhic, dei aceste lucruri sunt stipulate n cadrul normativ.
Din aceast cauz, n practic nici nu s-a mai urmrit compensarea n timp liber corespunztor,
n urmtoarele 30 de zile, ci au fost direct compensate n bani, ceea ce a reprezentat o cheltuial
semnificativ pentru entitate care putea fi evitat.
Echipa de auditori recomand utilizarea Registrului special de prezen pentru evidena orelor prestate
peste programul normal de lucru, realizarea procedurilor scrise privind compensarea muncii
suplimentare cu timp liber corespunztor n urmtoarele 30 de zile, dup efectuarea acesteia,
precum i pentru plata orelor suplimentare, n cazul n care compensarea nu a fost posibil.
De asemenea, se recomand i desemnarea unei comisii pentru reverificarea evidenei timpului
suplimentar peste programul normal de lucru i a modului de compensare al acestuia pentru depistarea
tuturor situaiilor de nerespectare a cadrului normativ.
3.5.
FUNCIONALITATEA SISTEMULUI
GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
INFORMATIC
UTILIZAT
PENTRU
programelor
sistematic
asupra
.
8.3.4. nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor (43)
.
9. ARHIVAREA DOCUMENTELOR
9.1. Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de
gestiune a resurselor umane (44)
.
9.2. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor (45)
.
9.3. Predarea dosarelor la arhiva instituiei (46)
.
III. CONCLUZII
Echipa de auditori pe baza testrilor i analizelor efectuate evalueaz Activitatea privind
gestiunea resurselor umane din entitatea auditat conform grilei:
NR.
CRT.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
OBIECTIVUL
Organizarea
recrutrii
personalului
Stabilirea drepturilor salariale
cuvenite personalului
Evidenierea
prezenei,
nvoirilor i concediilor
Evoluia
carierei
personalului
Pregtirea
profesional
continu a personalului
Gestionarea dosarelor
profesionale
7.
Gestionarea carnetelor
de munc
8.
Funcionalitatea
sistemului
informatic
utilizat
pentru
gestiunea resurselor umane
Arhivarea
documentelor
9.
APRECIERE
DE
FUNCIONA
MBUNT
L
IT
CRITIC
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Precizm, faptul c constatrile prezentate au la baz probe de audit obinute pe baza testelor
efectuate consemnate n documentele de lucru ntocmite de ctre echipa de auditori i nsuite de ctre
factorii de management ai entitii. Aceste evaluri au la baz discuiile care au avut loc cu privire la
Funcia
Ionescu Mircea
Baciu Otilia - Mariana
Cderea Georgeta
Bilauca Nelia - Roxana
Auditor
Auditor
Auditor
Auditor
Dana Srbu
Director
Voinescu Lucica
Inspector
Barbu Vasile
Inspector
Stroescu Tudora
Inspector
Direcia/
Serviciul
ef SAPI
SAPI
SAPI
SAPI
Direcia Resurse
Umane
Direcia Resurse
Umane
Direcia Resurse
Umane
Direcia Resurse
Umane
Nr.
telefon
Semntura
B. Stenograma edinei
n cadrul edinei de conciliere s-a discutat asupra constatrilor i recomandrilor cuprinse n
proiectul Raportului de audit, iar reprezentanii structurii auditate au reiterat o parte din problemele cu
care se confrunt i anume:
- activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezint o zon cu risc;
- complexitatea activitii Direciei Resurse Umane i neatractivitatea nivelului salariului pentru
atragerea personalului specializat;
- fluctuaia mare a personalului implicat n activitatea de gestiune a resurselor umane;
- neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la suprancrcarea
personalului existent;
Pentru implementarea recomandrilor i remedierea problemelor constatate, structura auditat a
ntocmit Planul de aciune i calendarul implementrii, prin care s-au stabilit persoanele responsabile
pentru implementare i termenele/etapele de realizare, nmnnd un exemplar i auditorilor.
Pentru toate celelalte constatri, structura auditat nu a formulat obiecii fiind de acord cu acestea,
recunoscnd deficienele din activitatea specific.
Not:
Menionm c n situaia acceptrii integrale a constatrilor i recomandrilor echipei de
auditori confirmat n cadrul edinei de conciliere de managementul structurii auditate,
proiectul Raportului de audit intern va rmne nemodificat, constituind, n acelai timp, i
ENTITATEA PUBLIC
Rec
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Recomandarea
Implem
entat
Neimpl
ementat
31.08.2005
Raport de
audit nr.
X/ ......2005
Data
planificat/
Data
implement
rii
31.12.2005
30.06.2005
X
31.12.2005
30.06.2005
30.06.2005
Parial
implem
entat
Data:
30.09.2005
X
X
31.12.2005
30.06.2005
Serviciul de audit
public intern
ENTITATEA PUBLIC
Direcia Resurse Umane
Data:
31.08.2005
Raport de
audit nr.
X/ ......2005
30.06.2005
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
30.09.2005
30.09.2005
30.09.2005
30.06.2005
31.12.2005
30.09.2005
30.06.2005
30.06.2005
30.06.2005
Serviciul de audit
public intern
ENTITATEA PUBLIC
Direcia Resurse Umane
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
31.08.2005
Raport de
audit nr.
X/ ......2005
31.12.2005
30.09.2005
Data:
X 31.12.2005
X 28.02.2006
X
30.06.2005
X
30.09.2005
X
30.09.2005
30.06.2005
31.12.2005
30.06.2005
30.06.2005
30.06.2005
X
31.12.2005
30.06.2005
Serviciul de audit
public intern
ENTITATEA PUBLIC
Direcia Resurse Umane
33.
Instruciuni
1. Introducei recomandrile de audit dup
cum sunt prezentate n Raportul de audit
2. Verificai coloana corespunztoare:
implementat, parial implementat, neimplementat
3. Introduceri data planificat pentru
implementare n Raportul de audit i data
implementrii
Data:
31.08.2005
Raport de
audit nr.
X/ ......2005
30.06.2005
Entitatea/structura auditat:
Direcia Resurse Umane
Data i semntura conductorului:
Dana Srbu
Auditor:
Data i semntura:
Luat la cunotin:
X
X
A fost
necesar s se
lucreze peste
orele de
program
X
Obiectivul auditului, scopul, procedurile i bugetul au fost
reanalizate n mod constant pentru a asigura o eficient folosire a
resurselor de audit
A existat o bun comunicare ntre auditor i auditat i ntre auditor i
conducerea structurii de audit intern;
A existat o bun comunicare ntre auditor i conducerea structurii de
audit intern
Au fost luate n considerare perspectivele i nevoile auditailor n
procesul de audit
Au fost atinse obiectivele de audit ntr-o manier eficient i la timp
Auditaii au avut posibilitatea s revad constatrile i
recomandrile cnd au fost identificate problemele
Normele de audit intern, au fost respectate
Constatrile de audit demonstreaz analize profunde i concluzii,
respectiv sunt formulate recomandri practice pentru probleme
identificate
Comunicrile scrise au fost clare, concise, obiective i corecte
Exist probe de audit care s susin concluziile auditorului
Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente,
competente, relevante i folositoare
Documentele au fost completate n mod corespunztor i n
conformitate cu normele de audit intern
Bugetul de timp a fost respectat
Nivel de productivitate personal al auditorului intern.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
NOTA:
Tabelele de mai sus vor fi completate innd cont de urmtorul sistem de punctaj:
1 pentru nesatisfctor
2 pentru slab
3 pentru satisfctor
4 pentru bine
5 pentru foarte bine
n practic se va urmri ca pentru orice notare sub 3 s se solicite explicaii scrise.