Lista de verificare privind capacitatea autoritii contractante

Verificarea privind capacitatea autoritii contractante se realizeaz n cadrul

seciunii Stabilirea abordrilor pentru realizarea proceselor de achiziie
public. Se va lua n considerare cel puin patru elemente principale:

i. Guvernana i managementul achiziiilor publice la nivel de autoritate

contractant
ii. Definirea necesitilor
iii. Strategii privind gestionarea contractelor din portofoliu i achiziiile
comune ocazionale
iv. Personalul implicat n derularea activitilor de achiziii publice

Pornind de la aceste elemente n cele ce urmeaz este prezentat un chestionar

pe care autoritatea contractant este invitat s l parcurg; fiecrei situaii i
corespunde un punctaj de la 1 la 5 (unde 1 reprezint Foarte bine i 5 Foarte
slab). Punctajul obinut se interpreteaz pe baza Matricei evalurii
competentelor autoritii contractante i st la baza deciziei autoritii
contractante cu privire la resursele i competenele disponibile necesare derulrii
proceselor de achiziii publice i necesitatea de a atrage resurse suplimentare.

Mai jos sunt propuse cateva exemple de ntrebri generice care acoper cele
patru elemente principale, rmnand la latitudinea autoritii contractante s
decid asupra coninutului acestor intrebri precum i a modalitii de punctare
astfel inct elementele propuse s reflecte ct mai exact realitatea la nivel de
autoritate contractant.

1. Guvernanta funciei de achiziii la nivel de autoritate contractant

[Funcia de achiziii este privit n acest context ca fiind o funcie managerial i

nu ca o operaiune prin care se asigur aprovizionarea autoritii
contractante.]

1. Exist un compartiment intern specializat n achiziii publice?

i. Da 1;
ii. Nu 5;
2. Compartimentul intern specializat n achiziii publice i desfoar activitatea
n baza unui proces bine definit, responsabilitatea n ceea ce privete
derularea achiziiilor publice este atribuit n mod clar angajailor din cadrul
compartimentului i definit prin intermediul fiei postului?
i. Da i e totul foarte bine definit i reglementat 1;
ii. Da, ns e loc i de mai bine 2;
iii. Exist n cadrul unui alt compartiment i exist persoane desemnate
privind derularea achiziiilor publice 3;
iv. Nu exist un proces clar definit ci doar un cadru general 4;
v. Nu exist un proces clar definit 5;
3. n cadrul autoritii contractante exist un proces de delegare bine conturat n
ceea ce privete achiziiile publice:
i. Exist i funcioneaz foarte bine 1;
ii.
Cod document: Exist i funcioneaz bine 2
iii.document:
Denumire Aa iLista
aa 3
de verificare privind capacitatea autoritii contractante
iv. Nu exist un proces ci un flux ad-hoc realizat, de la caz la caz 4

Pagina 1 din 4
 v. Lipsete cu desvrire 5

4. n cadrul autoritii contractante, schema cu privire la persoanele delegate n

realizarea achiziiilor stabilete nivelul de autoritate i separarea sarcinilor
(pentru contractele de achiziie) care sunt revizuite i actualizate cel puin
anual?
i. Exist i funcioneaz foarte bine 1;
ii. Exist i funcioneaz bine 2;
iii. Aa i aa 3;
iv. Nu exist un proces ci un flux ad-hoc dopa caz i caz 4;
v. Lipsete cu desvrire 5.

5. Controlul intern este n msur s asigure un sistem de control intern adecvat

i eficace privind achiziiile publice?
i. Controlul intern acoper i achiziiile publice att cele la nivel strategic
cat i cele la nivel tactic 1;
ii. Controlul intern acoper achiziiile publice n general 2;
iii. Exist o strategie de control intern sau cel puin un cadru pentru a fi
siguri ca practicile n materie de achiziii sunt adecvate contextului i
rspund prevederilor legale - 3;
iv. Controlul intern nu a fost realizat n ultimii 3 ani 4;
v. Controlul intern nu vizeaz achiziiile publice 5.

6. Obiectivele compartimentului de achiziii publice

i. Toate obiectivele stabilite la nivelul de compartiment sunt de tipul
SMARTER 1;
ii. Exist unele obiective stabilite la nivel de compartiment de achiziii de
tipul SMARTER 2;
iii. Exist obiective stabilite la nivel de compartiment de achiziii dar nu
sunt de tipul SMARTER 3;
iv. Exist patine obiective stabilite la nivel de compartiment 4;
v. Nu exist obiective stabilite la nivel de compartiment 5.

7. Monitorizarea performanei activitilor desfurate de personalul

compartimentului specializat
i. Monitorizarea performanei activitilor desfurate de personalul
compartimentului specializat n achiziii se realizeaz semestrial prin
intermediul unor indicatori cantitativi i calitativi 1;
ii. Monitorizarea performanei activitilor desfurate de personalul
compartimentului specializat n achiziii se realizeaz anual prin
intermediul unor indicatori cantitativi i calitativi 2;
iii. Monitorizarea performanei activitilor desfurate de personalul
compartimentului specializat n achiziii se realizeaz anual nu prin
intermediul unor indicatori cantitativi i calitativi 3;
iv. Monitorizarea performanei activitilor desfurate de personalul
compartimentului specializat n achiziii se realizeaz doar la cerere 4;
v. Nu exist monitorizarea activitilor desfurate de personalul
compartimentului specializat n achiziii 5.

2. Definirea necesitilor modalitatea de elaborare a specificaiilor

Cod document:
A. Specificaiile
Denumire privind
document: Lista achiziiile
de verificare de bunuri,
privind capacitatea lucrri i servicii
sunt elaborate n
autoritii contractante
aa fel nct s aduc plusvaloare autoritii contractante i interesului

Pagina 2 din 4
 general pe care l deservete (specificaii de performan, costul pe ciclul de
via etc.)?
i. Specificaiile sunt elaborate mereu innd cont de plusvaloare - 1
ii. Specificaiile sunt n mare parte elaborate innd cont de plusvaloare
2
iii. Specificaiile sunt uneori elaborate tinand cont de plusvaloare - 3;
iv. Specificaiile nu rareori elaborate tinand cont de plusvaloare 4;
v. Specificaiile nu sunt elaborate cu scopul de a aduce plusvaloare iar
conceptele precum costul pe ciclul de via, specificaii de performan
nu exist 5.

B. Specificaiile sunt elaborate n mod integrat i iau n considerare posibilele

sinergii ntre contracte i corelarea cu obiectivele autoritii publice (exemplu
nu exist/exist o planificare a iniiativelor de investiii, procesele de
achiziii ce contribuie la ndeplinirea unui obiectiv sunt avute n vedere la
planificare sau acestea sunt realizate independent)?
i. Specificaiile sunt elaborate mereu n mod integrat cu luarea n considerare
a sinergiilor ntre contracte 1;
ii. Specificaiile sunt elaborate n cele mai multe cazuri mod integrat cu
luarea n considerare a sinergiilor ntre contracte 2;
iii. Specificaiile sunt elaborate uneori n mod integrat cu luarea n considerare
a sinergiilor ntre contracte 3;
iv. Specificaiile sunt rareori elaborate n mod integrat cu luarea n
considerare a sinergiilor 4;
v. Specificaiile nu sunt elaborate n mod integrat i nu iau n considerare
posibilele sinergii 5.

C. Exist dovezi/nregistrri c obiectivele autoritii contractante sunt incluse n

activitatea de achiziii?
i. Exist dovezi c obiectivele autoritii contractante sunt transpuse mereu
pe ct posibil n activitatea de achiziii prin includerea n specificaii 1;
ii. Exist dovezi c obiectivele autoritii contractante sunt transpuse deseori
pe ct posibil n activitatea de achiziii prin includerea n specificaii 2;
iii. Exist dovezi c obiectivele autoritii contractante sunt transpuse uneori
pe ct posibil n activitatea de achiziii prin includerea n specificaii 3;
iv. Exist dovezi c obiectivele autoritii contractante sunt transpuse rareori
pe ct posibil n activitatea de achiziii prin includerea n specificaii 4;
v. Nu exist dovezi c obiectivele autoritii contractante sa fie transpuse n
activitatea de achiziii 5.

3. Strategii privind gestionarea contractelor din portofoliu i achiziiile

comune ocazionale

1. Care este nivelul de dezvoltare a strategiilor privind gestionarea contractelor

din portofoliu i recursul la achiziii comune ocazionale?
i. Foarte ridicat, toate contractele sunt gestionare apelnd la aceste
strategii de management - 1;
Cod document:
ii. document:
Denumire Ridicat,Listamajoritatea contractelor
de verificare privind sunt contractante
capacitatea autoritii gestionate apelnd la aceste
strategii de management 2;

Pagina 3 din 4
 iii. Moderat (unele contracte, cele cu valoare de peste o anumit sum, sunt
gestionate innd cont de strategii de management) 3;
iv. Slab, rareori i sporadic contractele sunt gestionate apelnd la aceste
strategii 4;
v. Inexistent, contractele nu sunt gestionate facnd apel la aceste strategii
5.

2. n ce msur se tine cont de analiza pieei n elaborarea strategiei?

(nelegerea folosirii conceptelor de costul pe ciclul de via, calitate, pre de
referin)

i. Foarte mult 1;
ii. Mult - 2;
iii. Moderat 3;
iv. Slab 4;
v. Deloc nu se ine cont - 5

4. Personalul implicat n activitatea de achiziii publice

A. Care este gradul de cunoatere i nelegere a legislaiei europene n materie

de achiziii a personalului care desfoar activiti de achiziii publice n
cadrul autoritii contractante (inclusiv personalul ce desfoar activiti
specifice serviciilor auxiliare achiziiilor publice)?
vi. Grad foarte ridicat de cunoatere i nelegere a legislaiei europene n
materie de achiziii publice (exemple de punerea n practica a acesteia)
1;
vii. Grad ridicat de cunoatere i nelegere a legislaiei europene n materie
de achiziii (spre ex. publicitatea contractelor) 2;
viii. Grad mediu de cunoatere i nelegere a legislaiei europene n materie
de achiziii 3;
ix. Grad redus de cunoatere i nelegere a legislaiei europene n materie de
achiziii 4;
x. Grad inexistent de cunoatere i nelegere a legislaiei europene n
materie de achiziii sau cunoaterea vechii legislaii europene n materie
de achiziii (participare la sesiuni de formare n urma cu mai mult de 2 ani)
5.

Cod document:
Denumire document: Lista de verificare privind capacitatea autoritii contractante

Pagina 4 din 4